Contract

KOMLIS Indkøb

Fokus på indkøbsaftaler og anvendelsen af disse

Modulet giver et overblik over indkøbsaftaler, ligesom det viser brugen af aftalerne. Det gør det også muligt - centralt og decentralt - at synliggøre den økonomiske konsekvens af ikke at benytte indgåede aftaler.

Generel information - KOMLIS Specifik information – KOMLIS Indkøb

KOMLIS modulet Indkøb er udviklet i tæt samarbejde med to af vores kunder. Begge kommuner arbejder ud fra en koncerntankegang inden for den tværgående og helhedsorienterede ledelsesinformation. Deres fokus har været at få skabt samlet overblik i ét system – KOMLIS. Dette gælder også i forhold til indkøbsaftalens livscyklus.

Modulet giver brugeren, centralt eller decentralt placeret, mulighed for, i samme analyse at se budget og forbrug (fra KOMLIS modulet Øko- nomi) koblet med oplysninger om, hvorvidt indkøb er sket inden eller uden for indkøbsaftalerne. De aftaler kommunen har indgået vil ligele- des fremgå i modulet. Endelig er der mulighed for at komme ned i den enkelte faktura, i varekataloget, vareleverancen med mere.

Indhold i Indkøb

KOMLIS modulet INDKØB indeholder informationer fra økonomisyste- met. Der gælder blandt andet oplysninger om afdeling, aftale, bestilt

KOMLIS (Analyse, indsats, effektmåling og ledelsesinformation) af, fakturalinje, fakturadato, firma, indkøbsordre, kontoplan, medar-

■ Er stærk information i ét system. bejder varekatalog, vareleverance, varemodtaget, EAN nummer og

■ Opsamler data på tværs af alle fagområder. adresse på afdeling. Mulighed for indlæsning af kreditortype på ”Firma”

■ Skaber sammenhæng mellem økonomi, mængder/helårsperso- (monopol, udbudsegnet, udbudt m.v.), kontaktperson, adresse, e-mail

ner, aktivitet, indsats og effektmåling. og telefonnummer på Firma og meget mere. Hertil en lang række be-

■ Synliggør registreringspraksis, god/dårlig kultur, ledelsesperspekti- regningsfelter grupperet i fakturalinjer, indkøbsordre, fakturering/afta-

ver m.v. ledifferencer og varekatalog m.v.

■ Effektiviserer gennem digitalisering (herunder nedlægger regne- Aftalt pris sammenholdt med faktuel fakturapris på betalingstids-

ark og tunge manuelle processer). punkt – endvidere beregning af difference

■ Giver faktuel (ikke myte) og hurtig status om resultater.

■ Skaber et godt styringsmæssigt overblik og bedre beslutnings- grundlag.

■ Synliggør fremdrift i forhold til bl.a. indsats og effekt.

■ Skaber ny viden og indkredser problemstillinger.

■ Bidrager til strategiske beslutninger med alternative handlemulig- heder.

■ Opleves meget brugervenligt, og der kan udveksles analyseskabe- loner med øvrige KOMLIS kommuner.

■ Kan implementeres i kommunen på en måned.

Analyse med fokus på skolelederens behov (decentralt niveau)

KOMLIS Moduler (standarder)

■ FLIS

■ FLIS+

■ Økonomi

■ Indkøb

■ HR/Løn/Fravær

■ ESDH

■ Borger

■ Daginstitution

■ Skole

■ Udsatte børn og voksne

■ DUBU

■ Overførselsindkomst

■ Sundhed

■ Ældre

■ Asyl

■ Logning

■ CVR (på vej)

Moduler henter automatisk data fra fagsystemer. Opdateringsdato og frekvens svarer til det aftalte i dataleveranceaftalen. Moduler kan implementeres enkeltvis og flere ad gangen.

KOMLIS Brugeren

Alle der har brug for præcis og relevant information:

■ Politikere, direktion, øvrig ledelse, afdeling, institution, sagsbehandler, controller, medarbejder m.v.

Adgang via rettighedsstyring - ingen personafhængighed.

KOMLIS Platform

Microsoft SQL Server 2016 Enterprise Edition.

Anvendte snitflader i KOMLIS Indkøb

Prisme.

Yderligere snitflader kan indarbejdes gennem aftalt udviklingsfor- løb.

KOMLIS – 5 testforløb

Alle moduler gennemgår følgende testforløb:

■ 3 testforløb i forbindelse med udvikling.

■ 1 testforløb i forbindelse med implementering.

■ 1 testforløb af kommunen efter implementering.

KOMLIS – Typisk implementeringsforløb hos kommunen

■ Kickoffmøde med fælles projektplanlægning.

■ It-afdelingen opsætter servermiljø efter anvisning.

■ Workshop – opstart.

■ Workshop – aflevering.

■ Kundetest.

■ Idriftsættelse.

Det er muligt at have fokus på en specifik leverandør. Man kan også se på andelen af køb, der ligger uden for indgåede aftale, og konsekven- sen heraf – i form af mer- eller mindre betaling i henhold til faktura.

Analyse med fokus på leverandøren

KOMLIS modulet Indkøb – sammenhæng til øvrige KOMLIS moduler

(Forudsættes installeret).

Modulet Indkøb kan anvendes sammenhængende med og afstemt til KOMLIS modulet Økonomi. Decentralt, hos for eksempel en daginstitu- tion, vil det være naturligt, i én analyse, at opstille informationer fra modulerne Økonomi, Indkøb, HR/Løn/Fravær og fra det fagmodul, der knytter sig til området. Formålet med dette er at få alle relevante infor- mationer samlet ét sted – og sammenhængende.

Eksempler på nytteværdier i relation til KOMLIS modulet Indkøb

■ Får overblik over økonomien og indkøbsmønster i én og samme analyse.

■ Man kan udbrede ejerskabet i forhold til brugen af indkøbsaftaler:

⮚ Gør det synligt i de analyser man i forvejen benytter.

■ Brugen af de indgåede aftaler bliver synlige – centralt og decentralt.

■ Konsekvensen af ikke at anvende de indgåede aftaler – centralt og decentralt – bliver synlige.

■ Man bliver orienteret om prisforskellen mellem indgået aftale og

pris ved faktura.

■ Gør det muligt at digitalisere nogle af de decentrale kontroller.

■ Kombinationsmulighederne er uendelige, da alle data er til rådig- hed.