DATABEHANDLERAFTALE
DATABEHANDLERAFTALE
for
Xxxxx.xx ApS
CVR: 20756438
Xxxxxxxxxx 00, 0
0000 Xxxxxxxx Xxxxxxx
1 Indhold 2
1.1 Baggrund for databehandleraftalen 3
2 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4
3 Databehandleren handler efter instruks 4
4 Fortrolighed 4
5 Behandlingssikkerhed 4
6 Anvendelse af underdatabehandlere 5
7 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 6
8 Bistand til den dataansvarlige 7
9 Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
10 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 8
11 Tilsyn og revision 9
12 Parternes aftaler om andre forhold 9
13 Ikrafttræden og ophør 9
Bilag A Oplysninger om behandlingen 10
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere 11
B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere 11
B.2 Godkendte underdatabehandlere 11
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
C.1 Behandlingens genstand/ instruks 13
C.2 Behandlingssikkerhed 13
C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine 14
C.4 Lokalitet for behandling 14
C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelan- de 14
C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som fore- tages hos databehandleren 14
C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuel- le underdatabehandlere 14
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 15
D.1 Bistand til den dataansvarlige 15
1.1 Baggrund for databehandleraftalen
1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den data- ansvarlige.
2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Eu- ropa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om be- skyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.
3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyl- delse af parternes ”hovedaftale”: [Leje- og serviceaftalen].
4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsi-
ges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – er- stattes af en anden gyldig databehandleraftale.
5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestem- melser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.
6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databe- handleraftalen.
7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kate- gorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.
9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken be- handling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behand- lingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagt- tages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underda- tabehandlere.
10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af for- hold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.
11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektro- nisk af begge parter.
12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt data- behandleren.
2 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som ud- gangs-punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor ram- merne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe be- slutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages be- handling.
3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.
3 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlems- staternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter da- tabehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, med- mindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller data- beskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4 Fortrolighed
1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen frata- ges eller udløber.
2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.
3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle perso- noplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
5 Behandlingssikkerhed
1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til data- beskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyn- tagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varieren- de sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sik- re et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.
2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risiko- vurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede ri- sici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og – tjenester
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til perso-
noplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effek- tiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af be- handlingssikkerhed
3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som mini- mum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.
4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.
6 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelses- forordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underda- tabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den da- taansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstat- ning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.
6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandle- ren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne data- behandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU- retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornød-
ne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdata- behandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forplig- telser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.
7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigen- nem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databe- handleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehand- leraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den data- ansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, så- ledes at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af op- lysninger.
9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbli- ver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.
7 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organi- sationer
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videre- givelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller interna- tionale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlems- staternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter da- tabehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, med- mindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – in- denfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;
a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,
b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et
tredjeland,
c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.
8 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt mu- ligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foran- staltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare an- modninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyt- telsesforordningens kapitel 3.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i for- bindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrere- de
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi-
strerede
c. den registreredes indsigtsret
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personop- lysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgø- relser, herunder profilering
2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den data- ansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgænge- lige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.
Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karak- ter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sik- re overholdelsen af:
a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foran- staltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyn-
digheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 ti- mer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmin- dre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrere-
de om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil
indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databe-
skyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling,
såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at be- handlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den da- taansvarlige for at begrænse risikoen
3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbin- delse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af denne af- tales bilag D.
9 Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest [24 timer] efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvar- lige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.
2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgænge- lige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.
Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe neden-
stående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt ka- tegorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysnin- ger
b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger
10 Sletning og tilbagelevering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, ef- ter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
11 Tilsyn og revision
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databe- handlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne af- tale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revi- sioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.
3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som ud- gangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.
4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faci- liteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til da- tabehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
12 Parternes aftaler om andre forhold
13 Ikrafttræden og ophør
1. Denne aftale træder i kraft ved Kundens online godkendelse heraf.
2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhen- sigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.
3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignen- de i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedafta- le” eller af denne aftales bilag D.
4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.
5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/el- ler databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventu- elle underdatabehandlere.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:
At den dataansvarlige kan anvende systemet Saldi, som ejes og administreres af databe- handleren, til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarliges medlemmer.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):
At databehandleren stiller systemet Saldi til rådighed for den dataansvarlige og herigen- nem opbevarer personoplysninger om den dataansvarliges kunder på underdatabehand- lernes servere.
Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:
Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, Kontooplysninger og CVR-nummer.
Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
Personer, som gør eller har gjort forretning hos den dataansvarlige.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varig- hed:
Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne. Efter endt samarbejde, vil der blive gemt en sikkerhedskopi i 5 år, af kundens regnskabsdata i en krypteret tilstand.
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabe- handlere og liste over godkendte underdatabehandlere
B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabe- handlere
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af un- derdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventu- elle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigel- ser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandle- ren inden 1 måned efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
B.2 Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:
Navn | CVR-nr | Adresse | Beskrivelse af behandling |
Sentia Solutions A/S | 25464737 | Smedeland 32 2600 Glostrup | Hosting / serverdrift |
Kikkenborgs Dataservice ApS 34690510 Søndermarken 2, Hosting / serverdrift 6670 Holsted | |||
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anven- delsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftli- ge godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1 Behandlingens genstand/ instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
• Stiller systemet ’Saldi’ til rådighed for den dataansvarlige, hvori databehandleren lagrer personoplysninger, og laver backups af denne data, for den dataansvarlige - dermed stemmer behandlingen overens med indholdet af ”hovedaftalen”.
C.2 Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At der ikke er tale om behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforord- ningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der ikke er krav om at der skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau”.
• Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.
• Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre føl-
gende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):
• Adgang sker gennem krypterede kanaler
• Brugeradgang sker gennem https, med certifikat udstedt af anerkendt udbyder.
• Det kan opnås adgang når klienten har kendskab til navn på regnskab, bruger- navn og adgangskode. Alle 3 parametre er versalfølsomme.
• Der kan endvidere gives https / json adgang via API. Denne adgang gives til auto-
riserede IP numre og kræver korrekt navn på regnskab, brugernavn & API nøgle.
• Systemadgang sker gennem ssh, og gives kun til autoriseret personel. Der er kun adgang fra autoriserede IP numre.
• Data behandles og opbevares på servere som er udbudt af Sentia A/S og Kikken-
Borg Data Service ApS, med hvem der foreligger underbahandleraftale. Disse er ansvarlige i forhold til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester, samt sikring mod uautorise- ret fysisk / teknisk adgang.
• Saldi ApS sikrer den nødvendige funktionalitet i forhold til sporbarhed i søgninger
på persondata og dataansvarliges behov for anonymisering af persondata.
C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret. Der vil dog forefindes sikkerhedskopier i 5 år. Disse opbevares i krypteret form hos databehandler.
C.4 Lokalitet for behandling
Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarli- ges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:
• Xxxxxxxxxx 00, 0. xxx, 0000 Xxxxxxxx. Xxxxx.xx Aps anvender adressen.
• Smedeland 32, 2600 Glostrup, Sentia Solutions A/S anvender adressen.
• Søndermarken 2, 6670 Holsted, Kikkenborgs Dataservice ApS anvender adressen.
C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysnin- ger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har angivet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandleraftalen fore- tage en sådan overførsel.
C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behand- ling, som foretages hos databehandleren
Den dataansvarlige kan for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hoved- sagligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.
C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere
Databehandleren skal på foranledning af den dataansvarlige, for den dataansvarliges reg- ning, indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående underdatabe- handlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter databehandle- rens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.1 Bistand til den dataansvarlige:
- Hvis den dataansvarlige ønsker bistand ift. denne parts forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databe- skyttelsesforordningens kapitel 3, vil databehandleren yde gratis bistand i 1 time. Alt bistand udover denne første time, vil den dataansvarlige hæfte for.
- Hvis den Dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerheds- foranstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan Databehandleren behandler Personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder infor- mation, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende Databeskyt- telseslovgivning, må Databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere ser- vices. Databehandleren og dennes ansatte skal sikre fortrolighed i forhold til Per- sonoplysninger, som behandles i henhold til Aftalen. Denne bestemmelse skal lige- ledes gælde efter ophør af Aftalen.