INDKØBSPOLITIK
Opdateret juni 2017
SCU (Skanderborg- Odder Center for Uddannelse)
Indhold
Skolens uddannelsesledelse (direktion) 1
Overordnede formål med indkøbspolitikken 1
Indkøbspolitiske mål 2
Centralt indgåede aftaler 2
Indkøb uden aftaler 2
Leasing 2
Leverandørforhold 3
Medarbejdernes adfærd i forbindelse med indkøb 3
Administration af fakturering mm 3
Skanderborg-Odder Center for Uddannelses identifikation 3
Kredittider 3
Gyldighed og evaluering 3
Skolens uddannelsesledelse (direktion)
Følgende udgør skolens uddannelsesledelse (direktion):
Rektor hf og vuc
Rektor handelsgymnasiet Uddannelsesleder eud og eux Studieadministrativchef Direktør
Overordnede formål med indkøbspolitikken
Denne indkøbspolitik fastsætter de overordnede mål og rammer for indkøb af varer og tjenesteydelser på Skolen (Skanderborg-Odder Center for Uddannelse). Indkøbspolitikken er et element i Skanderborg-Odder Center for Uddannelses strategi og skal derfor i videst muligt omfang understøtte opfyldelsen af Skanderborg-Odder Center for Uddannelses strategiske målsætninger.
Formålet med indkøbspolitikken er at effektivisere indkøb i bredeste forstand, for derved at frigøre ressourcer til gavn for Skanderborg-Odder Center for Uddannelses formål. Skanderborg-Odder Center for Uddannelse skal ikke bare opnå fordelagtige priser, når kvalitet, indkøbsvilkår og andre parametre tages i betragtning, men også effektivisere indkøbsprocessen i sin helhed.
Indkøbspolitikken skal sikre, at alle indkøb sker i henhold til gældende lovgivning og udbudsdirektiver, og at Skanderborg-Odder Center for Uddannelse i forhold til leverandører fremstår som en redelig samarbejdspart.
Skanderborg-Odder Center for Uddannelse er sig sit ansvar som offentligt finansieret institution bevidst, og derfor inddrager indkøbspolitikken en række andre forhold end pris og kvalitet som afgørende for
indkøbsbeslutninger. Det er et særskilt mål for Skanderborg-Odder Center for Uddannelses indkøb at minimere det totale ressourceforbrug set over varens/tjenesteydelsen samlede levetid.
Indkøbspolitikken udmønter de overordnede mål og rammer for Skanderborg-Odder Center for Uddannelses indkøb i en række konkrete regler og retningslinjer, der skal efterleves af alle institutionens indkøbsdisponerende medarbejdere og enheder. Da indkøbsdisponeringen i vidt omfang foregår decentralt, er det de enkelte medarbejdere og enheder, der er ansvarlige for, at dette er tilfældet. Indkøbspolitikken omfatter alle Skanderborg-Odder Center for Uddannelses indkøb af varer og tjenesteydelser.
Indkøbspolitiske mål
Skanderborg-Odder Center for Uddannelses målsætning er:
• At der gennem effektive indkøb og indkøbsprocesser skabes et økonomisk råderum, der kan anvendes til gavn for Skanderborg-Odder Center for Uddannelses kerneaktiviteter
• At Skanderborg-Odder Center for Uddannelse indkøber efter princippet om ”rette kvalitet til formålet til bedst mulige pris”
• At Skanderborg-Odder Center for Uddannelse foruden pris og kvalitet også inddrager servicevilkår, driftsomkostninger leveringssikkerhed
og leveringsbetingelser i indkøbsbeslutningen
• At Skanderborg-Odder Center for Uddannelse koordinerer sine indkøb og optræder som én kunde i forhold til leverandører for derved at
udnytte det samlede indkøbsvolumen til at opnå fordelagtige priser og indkøbsvilkår
• At Skanderborg-Odder Center for Uddannelse i videst mulige omfang anvender centrale rammeaftaler eller gennemfører selvstændige udbud
• At standardisere og udnytte substitutionsmuligheder for de enkelte indkøbsområder
• At Skanderborg-Odder Center for Uddannelse gennem sine indkøb medvirker til at minimere ressourceforbrug og miljøbelastning
Centralt indgåede aftaler
Skanderborg-Odder Center for Uddannelse organiserer i videst muligt omfang sine indkøb som centralt indgåede rammeaftaler.
Centralt indgåede aftaler omfatter:
• Koordinerede aftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI)
• Koordinerede aftaler indgået af Finansministeriet
• IFIRS-aftaler, fælles indkøbsaftaler m.m.
Indkøb uden aftaler
Når der er tale om beløbsmæssigt mindre indkøb, kan der lokalt indkøbes uden aftale, hvis der forudgående er indhentet tilbud, der beviser, at der handles sparsommeligt.
Leasing
Skanderborg-Odder Center for Uddannelse indgår ikke finansielle leasingaftaler. Operationelle leasingaftaler kan kun indgås af direktøren.
Leverandørforhold
Skanderborg-Odder Center for Uddannelse ønsker at opbygge gode og dynamiske relationer til sine leverandører. Antallet af leverandører afstemmes ud fra hensyn til leverancesikkerhed, sortiment og serviceniveau samt de administrative omkostninger for Skanderborg-Odder Center for Uddannelse ved at håndtere flere leverandører. Med henblik på at sikre fordelagtige indkøbsvilkår indgås der normalt aftaler, der sikrer de valgte leverandører et attraktivt volumen. Normalt genforhandles rammeaftaler hvert andet år.
Medarbejdernes adfærd i forbindelse med indkøb
Ansatte på Skanderborg-Odder Center for Uddannelse skal iagttage de almindelige habilitetsregler i forbindelse med indkøb. For at undgå tvivl om sammenblanding af interesser, må indkøbsansvarlige ikke indkøbe til private formål hos Skanderborg-Odder Center for Uddannelses leverandører til bedre priser og/eller handelsvilkår, som Skanderborg-Odder Center for Uddannelse kan opnå.
Det påhviler den indkøbsansvarlige at orientere økonomifunktionen om alle evt. kundegoder i forbindelse med indkøb. Bonuspoint hos flyselskaber og hoteller m.v. opnået i forbindelse med tjenesterejser tilfalder Skanderborg-Odder Center for Uddannelse.
Administration af fakturering mm.
Alle fakturaer skal indsendes elektronisk via EAN-nr.
Husk at påføre rekvisitionsoplysninger og evt. rekvisitionsnummer. Af fakturaen skal desuden fremgå leveringsadresse og afdeling.
Skanderborg-Odder Center for Uddannelses identifikation:
EAN-nr. 5798000554191
CVR-nr. 33359217
Kredittider
Medmindre andet er skriftligt aftalt vil betaling finde sted senest 30 dage efter fakturadato. Evt. faktureringsgebyrer, rentetilskrivning og andre tillæg vil ikke blive imødekommet uden forudgående skriftlig aftale.
Gyldighed og evaluering
Politikken er gyldig fra underskriftstidspunkt og til politikken afløses af ny politik. Revideret og senest godkendt af uddannelsesledelsen, Skanderborg den 23. maj 2016 Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx