FORCE Certification A/S
FORCE Certification A/S
ABC-Sys
Almindelige bestemmelser for certificering af ledelsessystemer inkl. ISO 3834
43. udgave – januar 2019
Indholdsfortegnelse
1. Generelt 1
2. Indledende certificering 1
3. Auditafslutning før tid 2
4. Overvågningsbesøg 2
5. Recertificering 2
6. Afvigelser, bemærkninger og problemområder 2
7. Udsættelse eller annullering af auditbesøg 2
8. Ændring af kundens ledelsessystem 2
9. Auditbesøg med kort varsel eller uden varsel 3
10. Ændringer af certificeringens gyldighedsområde 3
11. Suspendering og tilbagetrækning af certificeringen 3
12. Ændringer i gældende standarder, akkrediteringskrav og guidelines 3
13. Regler for omtale af certificeringen 3
14. Regler for brug af certificeringsmærke 4
15. Fortrolighed 4
16. Anke- og klageadgang 5
17. Offentliggørelse 5
18. Opsigelse 5
1. GENERELT
Bestemmelserne i denne ABC-Sys skal overholdes for at certificering af kundens ledelsessystem kan opnås og opretholdes i henhold til de internationale og nationale standarder, akkrediteringskrav og guidelines samt for modulerne D, D1, E, E1, H eller H1 efter EU’s Direktiver og Forordninger.
Disse bestemmelser kan ikke fraviges og er gældende over alle andre bestemmelser.
På vor hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx har vi publiceret en orienterende beskrivelse af de enkelte certificeringsprocesser. Disse beskrivelser giver en bredere forståelse af den proces, der igangsættes, samt en vejledning til den dokumentation, der skal foreligge. Denne beskrivelse kan ikke på nogen måde træde istedet for de her foreliggende betingelser.
Udstedte certifikater er FORCE Certification A/S’s ejendom.
I nærværende bestemmelser er en certificeret kunde den virksomhed, hvis ledelsessystem er blevet certificeret.
2. INDLEDENDE CERTIFICERING
Den indledende certificeringsaudit af et ledelsessystem skal gennemføres i to trin: fase 1 og fase 2, idet fase 1 ikke et krav ifm. ISO 3834-certificering.
Kunden skal i god tid informeres om navn på medlemmerne i auditteamet, og efter anmodning få yderligere information om enkeltmedlemmer, således at kunden kan gøre indsigelse mod enkeltpersoners deltagelse inden igangsætning.
Kunden skal :
− tilvejebringe nødvendige data for at fastslå omfanget af certificeringen, eksempelvis ved anvendelse af vore ansøgningsskemaer, se xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx;
− forsyne vor auditteam med informationer, som gør det muligt at bedømme, om kundens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med gældende krav;
− give auditteamet adgang til faciliteter, personale og registreringer, således at auditteamet kan verificere, at kundens ledelsessystem er indarbejdet og vedligeholdt;
− samarbejde med auditteamet ved behandling af afvigelser;
FORCE Certification A/S - Park Allé 000 – 0000 Xxxxxxx – Xxxxxxx – Tel x00 00 00 00 00 – xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx –
− forud for fase 2 besøget indhente information fra relevante myndigheder vedrørende aftaler og udestående forhold, der kan være relevante for certificeringen;
− ved fase 2 besøget fremlægge dokument(er), som vedrører eventuelle aftaler, autorisation, godkendelser, påbud, forbud, tilsynsresultater og eventuelle udestående forhold, der er relevante for certificeringen;
− ajourføre og opbevare ledelsessystemdokumentation i henhold til certificeringskravene. Denne dokumentation skal være dokumentstyret.
− specialkrav for ISO 3834 certificering: Kunden skal registrere alle klager, som kunden modtager i forbindelse med certificeringen, og gøre disse tilgængelige for FORCE Certification A/S. Kunden skal dokumentere og gennemføre passende handlinger hertil.
3. AUDITAFSLUTNING FØR TID
Hvis FORCE Certification A/Ss Lead Auditor eller Certificeringsansvarlige finder, at det forelagte materiale og dokumentationen er utilstrækkelig, kan de afbryde audit processen. Kunden skal dække FORCE Certification A/S omkostninger iht de aftalte honorarbetingelser op til udarbejdelsen af FORCE Certification A/Ss skriftlige redegørelse for afbrydelsen.
4. OVERVÅGNINGSBESØG
For opretholdelse af certificeringen foretager FORCE Certification A/S regelmæssige overvågningsbesøg mindst 1 gang årligt. Hyppigheden vil fremgå af certificeringsaftalen.
FORCE Certification A/S varsler kunden senest 2 uger før et overvågningsbesøg. Besøget gennemføres i h.t. plan udarbejdet af FORCE Certification A/S, som omfatter udvalgte dele af det samlede kravgrundlag.
Bliver FORCE Certification A/S opmærksom på forhold, som kræver yderligere overvågningsbesøg, kan disse afholdes med kort varsel.
5. RECERTIFICERING
FORCE Certification kontakter kunden i god tid, inden kundens certifikat udløber. Recertificeringsbesøg aftales, således at besøget gennemføres senest 3 måneder før certifikatudløb.
6. AFVIGELSER, BEMÆRKNINGER OG PROBLEMOMRÅDER
Dokumentation for kundens behandling af meddelte afvigelser/bemærkninger/problemområder fremsendes til FORCE Certification A/S i h. t. fastlagt tidsramme.
Korrektioner og korrigerende handlinger skal være gennemført og verificeret inden for 90 dage efter afvigelser/ bemærkninger/problemområder er meddelt af FORCE Certification A/S.
Hvis verifikation ikke kan gennemføres inden for 90 dage, har FORCE Certification A/S ret til at gennemføre ny bedømmelse, som kan omfatte besøg på kundens anlægsområde.
7. UDSÆTTELSE ELLER ANNULLERING AF AUDITBESØG
Såfremt virksomheden udsætter eller annullerer et planlagt audit-, overvågningsaudit- eller recertificeringsbesøg mindre end 4 uger fra den første dag af de aftalte certificeringsdatoer, forbeholder FORCE Certification A/S sig ret til at fakturere 20% af prisen for certificeringen til dækning af administrative omkostninger samt evt- allerede udført arbejde. Aflyses et besøg mindre end 14 dage fra den første dag af de aftalte certiceringsdatoer, forbeholder FORCE Certification A/S sig ret til at fakturere det fulde beløb.
8. ÆNDRING AF KUNDENS LEDELSESSYSTEM
Hvis kunden i certifikatets gyldighedsperiode ønsker at gennemføre væsentlige ledelsessystemmæssige ændringer, skal planer herfor straks fremsendes til FORCE Certification A/S.
Væsentlige ændringer inkluderer ændringer vedrørende:
− juridisk, kommerciel, organisatorisk status eller ejerskab;
− organisation og ledelse, fx ændringer af ledende, beslutningstagende eller teknisk nøglepersonale;
− personalestabens omfang;
− kontaktadresser og omfattede adresser, herunder fysiske anlægsområder;
− gyldighedsområdet for opgaver under det certificerede ledelsessystem;
− produktionsprocesser;
− produkttyper og –områder;
− ledelsessystemet.
Ledende auditor vurderer, om ændringerne kan have betydning for certifikatets gyldighed, og om der skal foretages et ekstraordinært opfølgningsbesøg hos kunden.
9. AUDITBESØG MED KORT VARSEL ELLER UDEN VARSEL
FORCE Certification A/S kan gennemføre auditbesøg med kort varsel i forbindelse med:
− opfølgning på korrektioner og korrigerende handlinger;
− opfølgning på eventuelle suspenderede certificeringer;
− undersøgelse af eventuelle klager;
− ændringer af certifikatets gyldighedsområde.
FORCE Certification A/S foretager uanmeldte auditbesøg, når der stilles krav hertil i bekendtgørelser, direktiver/forordninger eller andre krav gældende for området.
10. ÆNDRINGER AF CERTIFICERINGENS GYLDIGHEDSOMRÅDE
Kundens ansøgning om udvidelse af gyldighedsområdet for en allerede tildelt certificering vurderes og godkendes af FORCE Certification A/S herunder med krav til evt. supplerende auditbesøg.
Hvis kunden vedvarende eller i alvorlig grad ikke opfylder certificeringskravene til de pågældende dele af gyldighedsområdet, vil FORCE Certification A/S indskrænke gyldighedsområdet til at omfatte de dele, der opfylder kravene.
En certificeringsaftale, der omfatter Multiple Site princippet, kan ikke indskrænkes ved fravalg af 1 eller flere anlægsområder. Der kan indgås ny aftale.
11. SUSPENDERING OG TILBAGETRÆKNING AF CERTIFICERINGEN
FORCE Certification A/S har til enhver tid ret til at suspendere certificeringen inden for gyldighedsperioden, såfremt:
− den certificerede kunde skriftligt har anmodet om suspendering;
− korrektioner / korrigerende handlinger ikke kan verificeres af FORCE Certification A/S inden for aftalt tidsramme;
− kundens certificerede ledelsessystem vedvarende eller i alvorlig grad ikke opfylder certificeringskravene;
− den certificerede kunde ikke tillader, at der gennemføres planlagte overvågnings- eller recertificeringsbesøg eller uanmeldte besøg;
− den certificerede kunde misbruger certifikatet eller certificeringsmærket;
− den certificerede kunde ikke overholder de økonomiske betingelser i certificeringsaftalen;
− hvis den certificerede kunde på nogen måde bringer FORCE Certification A/S i vanry.
Under suspenderingsperioden – normalt 90 dage - er kundens certificering af ledelsessystemet midlertidigt ugyldig.
FORCE Certification A/S har til enhver tid ret til at trække certificeringen tilbage inden for gyldighedsperioden, hvis den certificerede kunde undlader at rette op på de forhold, der førte til suspendering inden for den tidsfrist, der er fastsat af FORCE Certification A/S, eller iøvrigt væsentlig misligholder certificeringen.
Straks efter meddelelse om tilbagetrækning er kundens certificering af ledelsessystemet ugyldig, og kunden skal straks returnere certifikatet til FORCE Certification A/S.
12. ÆNDRINGER I GÆLDENDE STANDARDER, AKKREDITERINGSKRAV OG GUIDELINES
Hvis de gældende krav for at opnå og vedligeholde certificeringen i henhold til de internationale og nationale standarder, akkrediteringskrav og guidelines ændres i kontraktperioden, skal den certificerede kunde inden den oplyste ikrafttrædelsesdato implementere disse i kvalitetssystemet, og de eksisterende certificeringsaftaler skal ændres i henhold hertil.
13. REGLER FOR OMTALE AF CERTIFICERINGEN
Ved enhver omtale af kundens certificering skal kunden sikre, at:
− FORCE Certification A/S’s krav opfyldes, når kunden henviser til sin certificeringsstatus i medier som fx internettet, brochurer eller reklamer eller i andre dokumenter;
− der ikke fremsættes en misvisende erklæring om certificeringen;
− der ikke bruges eller tillades brug af et certificeringsdokument eller en del deraf på en misvisende måde;
− alt reklamemateriale rettes, når certificeringens gyldighedsområde er blevet indskrænket;
− det ikke tillades, at henvisninger til systemcertificeringen anvendes på en måde, der kan give indtryk af, at FORCE Certification A/S certificerer et produkt (inkl. en serviceydelse) eller en proces;
− der ikke gives indtryk af, at certificeringen gælder for aktiviteter uden for gyldighedsområdet for certificeringen;
− certificeringen ikke anvendes på en måde, der vil kunne bringe FORCE Certification A/S og/eller certificeringssystemet i miskredit og mindske offentlighedens tillid;
− al dokumentation eller omtale, som referer til certificeringen, omgående bringes til ophør, såfremt certificeringen suspenderes, tilbagetrækkes eller gyldighedsområdet indskrænkes.
14. REGLER FOR BRUG AF CERTIFICERINGSMÆRKE
Efter opnået certificering og i forbindelse med fremsendelse af certifikat vil FORCE Certification A/S medsende de dertilhørende certificeringsmærker. Virksomheden kan anvende FORCE Certification A/S’s certificeringsmærke i forbindelse med oplysning om gældende certificering. Det kan anbefales at FORCE Certification A/S godkender de ønskede anvendelser/layout før trykning af brochurer, brevpapir og lignende.
Som forudsætning for anvendelse af certificeringsmærket forpligter virksomheden sig til følgende krav:
− at overvåge at anvendelsen ikke er i strid med nedennævnte vilkår for brug af mærket;
− at gennemføre korrigerende handlinger til de afvigelser FORCE Certification A/S meddeler, samt at disse er gennemført inden den meddelte frist;
− at registrere alle klager, som virksomheden gøres bekendt med omkring anvendelsen af mærket, og at klagerne gøres tilgængelige for FORCE Certification A/S.
− at virksomheden ikke kan overlade brugen af mærket til andre virksomheder, datterselskaber eller kunder;
Virksomheden forpligter sig til følgende vilkår for brug af mærket:
− al brug af mærket skal omgående bringes til ophør ved udløb af overvågningsaftalens/kontrolaftalens udløb;
− al brug af mærket og al dokumentation eller omtale, som refererer til certifikatet, omgående bringes til ophør, såfremt certificeringen suspenderes, tilbagetrækkes, gyldighedsområdet indskrænkes, eller hvis certificeringskravene til brug af mærket ændres;
− mærket må kun anvendes på en måde, der alene knytter mærket til certificeringen af ledelsessystemets ordning;
− mærket for et certificeret ledelsessystem må godt anvendes på produktemballage eller ledsagende information til et produkt. Det må ikke indikerere, at det er produktet der er certificeret. For at mærket må benyttes på produktemballage eller ledsagende information skal mærket være påført virksomhedens eget logo. Ved anvendelse af certificeringsmærket på produkter skal virksomhedens eget logo fremsendes til FORCE Certification A/S for indarbejdelse i certificeringsmærket;
− mærket må ikke anvendes i forbindelse med virksomhedens laboratorieprøvning, kalibreringsattester/rapporter inspektionsrapporter;
− mærket må ikke miskreditere den opnåede certificering;
− mærket skal reproduceres i sin helhed mindst 15 mm højt og ikke større end virksomhedens eget logo.
For virksomheder, der er FSSC-certificeret, gælder yderligere, at regler for anvendelse af FSSC-certificeringsmærket er anført i de særlige bestemmelser for FSSC.
Ovenstående forpligtelser kan af virksomheden ikke fraviges, så længe virksomheden anvender mærket. FORCE Certification A/S kan uden varsel inddrage tilladelsen af al brug, hvis betingelserne ikke opfyldes.
DANAKs akkrediteringsmærke må ikke anvendes på certificerede produkter eller på nogen form for materiale (incl. elektronisk/digitalt materiale) udarbejdet af kunden.
Efter udstedelse af et certifikat i overensstemmelse med et af modulerne D, D1, E, E1, H eller H1 i henhold til Europæiske Direktiver og Forordninger, kan kunden anvende FORCE Certification A/S’s identifikationsnummer 0200 på de produkttyper, der er omfattet af certifikatet. Regler for mærkning af produkterne er angivet i de respektive Direktiver og Forordninger.
15. FORTROLIGHED
FORCE Certification A/S behandler alle oplysninger, der kommer til medarbejdernes og evt. underleverandørers kendskab under certificeringsprocessen eller på anden måde, som fortrolige med mindre loven foreskriver andet. FORCE Certification A/S vil desuden ikke videregive sådanne til uvedkommende uden kundens skriftlige samtykke.
FORCE Certification A/S har truffet forholdsregler til at sikre, at fortrolige oplysninger ikke er tilgængelige for uvedkommende personer.
Uanset ovenstående accepterer kunden, at FORCE Certification A/S er forpligtet til på begæring at give DANAK eller andre akkrediteringsmyndigheder1 alle nødvendige oplysninger til brug for disses tilsyn med vore akkrediteringer.
FORCE Certification A/S er forpligtet til at modtage tilsynsbesøg fra akkrediteringsmyndigheden1, og kunden accepterer, at et sådant tilsynsbesøg kan omfatte de certificerede aktiviteter hos kunden.
Særlige bestemmelser vedrørende GDPR
FORCE Certification A/S har ikke behov for generel adgang til virksomhedens registreringer, herunder registrerede persondata, og adgangen til følsomme persondata skal være afskåret. FORCE Certification A/S vil ikke udtage persondata fra virksomhedens registreringer.
FORCE Certification A/S skal have adgang til at bedømme et repræsentativt antal medarbejdere for at kunne vurdere personalets kompetence inden for det ansøgte certificeringsområde. Denne bedømmelse vil væsentligst finde sted ved besøg på virksomhedens lokaliteter. Såfremt virksomheden i forbindelse med ansøgninger eller dokumentation af korrigerende handlinger fremsender dokumentation for medarbejderes kompetence, skal denne ikke indeholde personfølsomme oplysninger herunder CPR-numre, særlige kategorier af personoplysninger, fagforeningsmæssige tilhørsforhold eller helbredsoplysninger m.m. FORCE Certification A/S sletter tilsendt dokumentation indeholdende persondata efter bedømmelsen.
16. ANKE- OG KLAGEADGANG
Anke af en afgørelse truffet af FORCE Certification A/S skal ske skriftligt og være modtaget af FORCE Certification A/S senest 4 uger efter kundens modtagelse af afgørelsen.
Klager over FORCE Certification A/S’s aktiviteter i forbindelse ved certificeringen skal ske skriftligt og være modtaget af FORCE Certification A/S senest 4 uger efter certificeringsdatoen.
Klage over FORCE Certification A/S som bemyndiget organ kan altid indbringes direkte til den udpegende myndighed. Kontaktinformation og procedure for anker/klager fremgår af xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
17. OFFENTLIGGØRELSE
Følgende oplysninger offentliggøres om de registrerede certifikatindehavere:
− fuld identifikation (navn, adresse(r));
− grundlag for certificeringen:
− særlige begrænsninger vedr. produkter, teknologier, osv.;
− certifikatets gyldighed, herunder oprindelig udstedelsesdato, fornyelser og udløbsdato;
− status vedrørende suspendering og tilbagetrækning.
18. OPSIGELSE
Aftalen kan opsiges af begge parter med 90 dages skriftlig varsel.
I opsigelsesperioden kan certificeringens gyldighed opretholdes, forudsat at certificeringen vedligeholdes uændret i perioden.
-oOo-
Ændringer fra udgave 34:
• Kap 2. nyt sidste afsnit om klageregister for ISO 3834. Ændringer fra udgave 35:
• Ændring i adresser
Ændringer fra udgave 36:
• Fejl i web-adresse rettet Xxxxxxxxx fra udgave 37:
• Tilpasset ny EN ISO 17021:2015 under pkt. 7 og 14.
Ændringer fra udgave 38:
• Aftale om brug af certificeringsmærke er implementeret i afsnit 13
• Mindre redaktionelle ændringer Xxxxxxxxx fra udgave 39:
• Afsnit 14 opdateret med særlige bestemmelser vedr. GDPR
Ændringer fra udgave 40:
• Afsnit 14 opdateret med ejere af certificeringsordninger Ændringer fra udgave 41:
• Ejere af certificeringsordninger inkluderet i afsnit 14 som fodnote
Ændringer fra udgave 42:
• Nyt afsnit 7 indsat vedrørende forbehold for fakturering ved udsættelse eller annullering af auditbesøg
1. Inklusiv ejere af certificeringsordningen