Contract

Der efterspørges et moderne intranet med tidssvarende funktioner for brugerne og redaktørerne til kommunikation og enkle SoMe-aktiviteter (like, kommentere osv.).

Det nye intranets indhold og funktioner vil falde i fire overordnede kategorier

1. Nyhedsformidling opdelt efter brugergrupper.

2. Vejledninger og praktisk information om Folketinget som arbejdsplads opdelt efter brugergrupper.

3. Videndeling i form af grupperum, hvor der kan publiceres indhold. Denne mulighed skal være tilgængelig for enheder i administrationen, partigrupperne, projektgrupper og faglige/sociale foreninger.

4. SoMe-funktionalitet i form af kommentarer og likes til indhold.

Ud over at være tilgængelig via almindelig pc-adgang, skal intranet løsningen ligeledes være tilgængelig fra mobil og ipad i et responsivt design. Ligeledes skal løsningen stille grupperum til rådighed for partigrupper og tværgående fora (chefgruppe, faglige foreninger, sociale foreninger osv.).

Løsningen skal tillige anvendes af pressen (eksterne brugere), der skal have en kerne af indhold til rådighed - eventuelt gennem en replikering af indholdet til servere uden for Folketingets firewall, men hvor driften varetages af Folketinget.

Adgangen til indhold på intranettet skal ikke alene segmenteres i forhold til brugergruppe, men også i forhold til, hvordan man tilgår intranettet (PC, smartphone eller tablet).

Brugeradministration i systemet skal kunne ske via AD.

Løsningens drift varetages af Folketinget selv. Løsningen kan enten leveres til og driftes ”On Premise”, hvilket vil sige i Folketingets eget fysiske driftsmiljø, eller med udgangspunkt i Folketingets cloudbaserede drifts infrastruktur (baseret på licenser i relation til eksisterende Sharepoint Online-miljø). Det bemærkes i tilknytning hertil, at formålet med udbuddet for Folketinget er, at få et system, der kan opfylde de angivne krav, uden en præference for en bestemt teknisk løsning.

Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Kundens muligheder for videreudvikling, der typisk vil ske i agile forløb.

4.Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af:

Udbudsbekendtgørelsen
Udbudsbetingelser (nærværende dokument)
eESPD til udfyldelse (xml fil)
Vejledning om udfyldelse af ESPD (vedlagt). Vejledningen kan desuden findes via følgende link: xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/XXXX%00-%00Xxxxxxxxxxxxx_xx_xXxxxxx.xxx
Erklæring om konsortiedannelse (anvendes til brug for dokumentation, jf. punkt 8.6)
Støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen (anvendes til brug for dokumentation, jf. punkt 8.6)
Kontrakt
Bilag til kontrakt
Bilag 1 – Tidsplan
Bilag 2 – Kundens it-miljø
Bilag 3 – Leverancebeskrivelse med Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse samt ændringsmuligheder (herunder optioner)
Bilag 4 – Dokumentation
Bilag 5 – Vedligeholdelse og support
Bilag 6 – Servicemål
Bilag 7 – Drift
Bilag 8 – Aftale om Agilt Forløb
Bilag 9 – Ændringshåndtering
Bilag 10 – Samarbejdsorganisation (appendiks om den agile metode)
Bilag 11 – Kundens deltagelse
Bilag 12 – Leverancevederlag og betalingsplan samt øvrige priser
Bilag 13 – Videreudviklingsaftale
Bilag 14 – Prøver
Bilag 15 – Licensbetingelser
Bilag 16 – Leverandørens forpligtelser ved ophør
Bilag 17 - Databehandleraftale

Som en del af udbudsmaterialet ovenfor, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens udbudsretlige vejledninger. Der er indsat særskilt link til vejledningen til udfyldelse af ESPD ovenfor.

Kontrakten med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Kontrakten med den valgte leverandør underskrives i forlængelse af udbudsforretningens afslutning.

Udbudsmaterialet er gjort tilgængeligt på Folketingets hjemmeside: xxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxx_xxxxxxxx

Offentliggørelse af svar samt eventuelt supplerende oplysninger sker via ovenstående hjemmeside og Tilbudsgivere opfordres til løbende at holde sig orienteret via hjemmesiden.

Yderligere oplysninger, rettelser mv. samt spørgsmål og svar vil indgå som en del af udbudsmaterialet og vil blive indeholdt i den endelige kontrakt.

Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt ordregiver bliver opmærksom på fejl eller udeladelser.

Yderligere oplysninger, rettelser mv. samt spørgsmål og svar vil indgå som en del af udbudsmaterialet og vil blive indeholdt i den endelige kontrakt.

5.Sprog

Sproget i udbudsmaterialet er dansk, og udbudsprocessen gennemføres på dansk. Endvidere skal tilbud inklusiv bilag afleveres på dansk.

Det bemærkes, at dele af tilbuddet, der udgør tilbudsgivers standardmæssige tekniske dokumentation, kan fremgå på engelsk. Der er tale om standardmæssig teknisk dokumentation, når der er tale om standardmæssige beskrivelser af dele af leverandørens leverance, som ikke er udarbejdet specifikt til nærværende udbudsforretning, eksempelvis i form af licensbetingelser.

6.Arbejds- og sociale klausuler

Det vil være et kontraktmæssigt krav, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer medarbejderne løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

Herudover vil kontrakten indeholde kontraktuelle bestemmelser om sociale klausuler.

Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet.

7.Tidsplan for udbudsforretningen

7.1Anmodninger om yderligere oplysninger

Tilbudsgiver kan stille uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages senest fredag den 24. november 2017, kl. 14:00 lokal tid i Danmark vil under alle omstændigheder blive besvaret.

Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen.

Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Spørgsmål skal fremsættes på dansk og fremsendes til følgende e-mail: Xxxxxx.Xxxxxx.Xxxxxxx@xx.xx.

Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil løbende blive offentliggjort på Folketingets hjemmeside xxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxx_xxxxxxxx

Alle spørgsmål bedes starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører.

7.2Frist for modtagelse af tilbud

Sidste frist for modtagelse af tilbud er torsdag den 7. december 2017, kl. 13:00 lokal tid i Danmark.

Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning.

Tilbud skal indleveres til Den centrale indlevering på følgende adresse:

Folketinget

Christiansborg Slot 1

1240 København

Danmark

Tilbud skal leveres i en lukket konvolut mærket ”Folketinget, Udbud af intranet – MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTIONEN”.

Tilbud må IKKE sendes med post. Tilbud skal indleveres i en papirkopi og en elektronisk kopi (USB-stick). Ved indbyrdes konflikt, har den elektroniske version forrang. Tilbud kan IKKE afgives på anden måde, herunder ved e-mail.

7.3Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb.

Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud.

7.4Samlet tidsplan

Det er ordregivers forventning, at udbudsforretningen afvikles efter nedenstående tidsplan:

Tidspunkt	Aktivitet	Ansvarlig
24. november 2017, kl. 14.00	Frist for indlevering af skriftlige spørgsmål til udbudsmateriale	Tilbudsgiver
1. december 2017 inden kl. 12.00	Seneste tidspunkt for svar på spørgsmål til udbudsmateriale	Ordregiver
7. december 2017, kl. 13.00	Tilbudsfrist	Tilbudsgiver
medio januar 2018	Forventet tidspunkt for meddelelse om kontrakttildeling	Ordregiver
ultimo januar 2018	Forventet tidspunkt for kontraktindgåelse	Ordregiver og den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten

8.Udelukkelsesgrunde, udvælgelse og dokumentation

Ved det offentlige udbud kan alle interesserede afgive tilbud. Som en del af tilbudsafgivelsen skal tilbudsgiver dokumentere opfyldelsen af udbudsbekendtgørelsens udvælgelseskriterier.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ESPD), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om nedenstående forhold:

Erklæringerne skal opfyldes via udfyldelse af ESPD. Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD.

8.1Udelukkelsesgrunde

Følgende skal angives i ESPD:

Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 2 og stk. 3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136, nr. 1 - 3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer).

8.2Økonomisk og finansiel kapacitet

Følgende skal angives i ESPD:

Tilbudsgivers samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed).

Tilbudsgivers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

I forhold til omsætning er det et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en omsætning på minimum DKK 10 mio. i det seneste disponible regnskabsår.

Det er i forhold til soliditetsgraden et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en soliditetsgrad på 10 % i det seneste disponible regnskabsår.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) eller såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, opgøres omsætningen som den samlede omsætning for de relevante enheder.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) eller såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, opgøres soliditetsgraden som de relevante enheders samlede egenkapital delt med de relevante enheders samlede aktiver.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal tilbudsgiveren og de pågældende enheder hæfte solidarisk for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

8.3Teknisk og faglig kapacitet

Der er ikke stillet krav om tilbudsgivers tekniske og faglige kapacitet.

8.4Konsortier og underleverandører

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter de relevante dele af ovennævnte erklæringer.

8.5Udfyldelse af eESPD

For at kunne udfylde ESPD skal tilbudsgiver uploade/importere den xml-fil i udbudsmaterialet, der udgør ESPD, i den elektroniske version af ESPD, som ligger her: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx

ESPD, der fremgår af udbudsmaterialet, er genereret på baggrund af de oplysninger om udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier, der fremgår af udbudsbekendtgørelsens del III.

Tilbudsgiver skal udfylde:

Del II - Oplysninger om den økonomiske aktør (udfyldes i relevant omfang), idet følgende ikke skal udfyldes af tilbudsgiver i Del II A:

Hvorvidt tilbudsgiver er et beskyttet værksted, en ”social virksomhed”, eller vil udføre kontrakten som led i programmer for beskyttet beskæftigelse
Hvorvidt tilbudsgiver er i stand til at fremlægge et certifikat vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og skatter og afgifter

Del III – Udelukkelsesgrunde
Del IV – Udvælgelseskriterier

De ønskede oplysninger må ikke afgives andre steder end i ESPD.

Der gøres for god ordens skyld opmærksom på, at udbudsbekendtgørelsen henviser til Udbudslovens regler, mens ESPD henviser til de relevante artikler i Udbudsdirektivet. Nedenfor er derfor angivet en ”oversættelsestabel” mellem Udbudslovens regler og de tilsvarende artikler i Udbudsdirektivet:

Oplysninger som krævet i udbudsbekendtgørelsen	Udbudsloven	Udbudsdirektivet
Obligatoriske udelukkelsesgrunde	Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 2	Art. 57, stk. 1
Obligatoriske udelukkelsesgrunde	Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 135, stk. 3	Art. 57, stk. 2
Obligatoriske udelukkelsesgrunde	Udbudslovens § 136, nr. 1-3	Art. 57, stk. 4
Frivillig udelukkelsesgrund	Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2	Art. 57, stk. 4
Udvælgelse – økonomisk og finansiel formåen	Udbudslovens § 142 og 144	Art. 58, stk. 3
Udvælgelse – teknisk og faglig formåen	Udbudslovens § 143 og 144	Art. 58, stk. 4

Tilbudsgiver opfordres i øvrigt til i løbet af udbudsprocessen at afklare eventuelle uklarheder mv. ved at benytte adgangen til at stille spørgsmål til forståelsen og udfyldelsen af ESPD.

8.6Dokumentation

Før beslutning om tildeling af kontrakt skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD.

Ordregiver kan desuden på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode tilbudsgiverne om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i ESPD, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2. Tilsvarende kan ordregiver anmode tilbudsgiverne om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver.

Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens pkt. VI.3, hvilke former for dokumentation ordregiver kan kræve i forhold til:

Dokumentation for opfyldelse af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde
Dokumentation for opfyldelse af de nævnte mindstekrav til økonomisk/finansiel formåen
Dokumentation, såfremt tilbudsgiver er et konsortium (konsortieerklæring)
Dokumentation, såfremt tilbudsgiver anvender underleverandører (støtteerklæringer)

Det anbefales, at tilbudsgiver så vidt muligt sikrer sig at have den nødvendige dokumentation klar i løbet af udbudsprocessen.

9.Tildelingskriterium og evaluering af tilbud

Tildeling af Kontrakten vil ske til den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet.

9.1Vurderingsgrundlaget for tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet indeholder følgende underkriterier med vægtning angivet i parentes: K

Systemets kvalitet (45 %)

Pris (25 %)

Proces og vedligeholdelses kvalitet (30 %)

Underkriterierne "Systemets kvalitet” og ” Proces og vedligeholdelses kvalitet” betegnes som de kvalitative underkriterier.

9.1.1Ad underkriteriet ”Systemets kvalitet” (vægter 45 %)

Vurderingen inden for underkriteriet ”Systemets Kvalitet” foretages ud fra med hvilket kvalitativt indhold krav i bilag 3A, der ikke er mindstekrav, opfyldes, idet det vægter positivt, at kravene opfyldes. Der lægges vægt på følgende:

I hvilket omfang og med hvilket indhold det tilbudte sikrer, at Kundens krav kan opfyldes med Standardprogrammel og således minimerer behovet for specialudvikling eller specielle tilretninger (Kundespecifikt Programmel), idet det vurderes positivt med højest mulig opfyldelse via Standardprogrammel, jf. tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B i forhold til ordregivers krav i bilag 3A.

I hvilket omfang og med hvilket indhold Tilbudsgiverens krav i bilag 2, Appendiks B, til Kundens it-miljø, fremstår som velbegrundede og relevante for at sikre en stabil afvikling af Leverancen. Det vægter positivt, hvis omfanget af krav fra Leverandøren til Kundens hardware og programmel (omfattende operativsystemer og basissoftware) til Leverancen er lille, og hvis Tilbudsgiveren alene anlægger få forventninger til ændringsbehov ved etablering af Leverancen, jf. tilbudsgivers krav i bilag 2, Appendiks B, Leverandørens krav til Kundens it-miljø.

I hvilket omfang og hvorledes der etableres en effektiv og smidig håndtering af de redaktionelle processer fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 6 (dog undtagen afsnit 6.16.1 og 6.18.2), vurderet ud fra tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang og hvorledes der tilbydes en effektiv og brugervenlig editor i relation ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 6 (dog undtagen afsnit 6.16.1 og 6.18.2), vurderet ud fra tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang og hvorledes der etableres en effektiv og smidig proces og i relation for udarbejdelse af informationsarkitektur, navigation og design. ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 7, vurderet ud fra tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang og hvorledes, der etableres en effektiv, sikker og smidig administration af den tilbudte løsning ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 8 og 10 vurderet ud fra tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang og hvorledes, der etableres en sikker løsning ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 6.16.1, 6.18.2 og 9 vurderet ud fra tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

Det vurderes i hvilket omfang vilkårstekst i forhold til Kontrakten, bilag 2, bilag 3, bilag 4, bilag 9, bilag 15 og bilag 16, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker ordregivers forretningsmæssige ønsker til vilkår, som er indeholdt i de enkelte dokumenter med henblik på, at sikre den rette Leverance.

Kriteriet består af flere elementer. Elementerne er alene udtryk for de elementer, der samlet indgår i evalueringen af underkriteriet. Elementerne er ikke udtryk for selvstændige delkriterier eller en indbyrdes (lige)vægtning eller anden underopdeling, men er alene grundlaget for en samlet vurdering af underkriteriet baseret på de anførte elementer.

9.1.2Ad underkriteriet ”Pris” (vægter 25 %)

Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” lægges vægt på den laveste samlede tilbudstekniske pris, opgjort og beregnet i overensstemmelse med vejledningen til bilag 12 og den i bilag 12A beregnede samlede tilbudstekniske pris.

9.1.3Ad underkriteriet ”Proces og vedligeholdelses kvalitet” (vægter 30 %)

Ved vurderingen lægges der vægt på følgende delkriterier (a-c):

Proces

At tilbudsgiver ved udfyldelse og besvarelse af de i bilag 1, tidsplan, anførte krav, præsenterer et realistisk, robust og sammenhængende leveranceforløb, der sikrer en rettidig struktureret og fejlfri udførelse af Leverancen under hensyntagen til de i bilag 1 anførte forhold, herunder sikre en relevant og rettidig inddragelse af Kunden i tidsplansforløbet.

I hvilket omfang Leverandørens projektorganisation ud fra de i bilag 10, inklusiv Appendiks A og B, anførte krav hertil, understøtter en struktureret levering af Leverancen samt efterfølgende vedligeholdelse heraf. Heri indgår en vurdering af de tilbudte CV’er i forhold til hvorledes de anførte kvalifikationer og erfaringer inddrages og nyttiggøres i forhold til Leverancen.

I hvilket omfang og hvorledes de af Tilbudsgiver tilbudte metoder for udvikling af Agile Leverancer og afvikling af Agile Forløb, herunder løbende kvalitetssikring og test, jf. bilag 10, Appendiks C, sikrer et struktureret og forretningsmæssigt understøttende udviklingsforløb til frembringelse af leverance baseret på et agilt forløb

En velbegrundet involvering af Kunden, ud fra de i bilag 11 anførte krav, der på relevant og hensigtsmæssig vis understøtter rettidig og struktureret levering af Leverandørens ydelser, herunder understøttelse af levering af Leverandørens ydelser ud fra et Agilt Forløb, sammenholdt med den i bilag 1 vedlagte detaljerede tids- og aktivitetsplan.

I hvilket omfang og hvorledes tilbudsgivers beskrivelse af værktøjer, metoder og processer til brug for interne test og afvikling af prøver, ud fra de i bilag 14 anførte krav, skaber sikkerhed for et stabilt prøveforløb, der kan påvise, at ydelserne leveres i overensstemmelse med Kontraktens krav.

Det vurderes ligeledes i hvilket omfang med hvilket indhold, at vilkårstekst i forhold til bilag 1, bilag 8, bilag 10, bilag 11, bilag 13 og bilag 14, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker ordregivers forretningsmæssige ønsker til vilkår, som er indeholdt i de enkelte dokumenter med henblik på, at sikre den rette implementeringsproces og efterfølgende vedligeholdelse.

Vedligeholdelse

I hvilket omfang tilbudsgivers beskrivelse i forhold til det i bilag 5 anførte vedr. supportorganisation, opdateringskrav- og strategi samt evt. vedligeholdelsesaftaler med tredjepart tilbyder en samlet vedligeholdelsesordning, der er egnet til at understøtte en stabil driftsafvikling.

Det vurderes ligeledes i hvilket omfang med hvilket indhold, at vilkårstekst i forhold til bilag 5, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker ordregivers forretningsmæssige ønsker til vilkår, som er indeholdt i de enkelte dokumenter med henblik på, at sikre den rette implementeringsproces og efterfølgende vedligeholdelse.

Servicemål

Hvorvidt der i bilag 6, afsnit 3.2, tilbydes attraktive svartider for de angivne funktioner, der danner grundlag for målingen.

I hvilket omfang de i bilag 6 tilbudte servicemål til driftseffektivitet og den anvendte målemetodik imødekommer de i bilaget udtrykte krav, og at det tilbudte vurderes som egnet til at understøtte en stabil afvikling af Leverancen i vedligeholdelsesperioden.

Det vurderes ligeledes i hvilket omfang med hvilket indhold, at vilkårstekst i forhold til bilag 6, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker ordregivers forretningsmæssige ønsker til vilkår, som er indeholdt i de enkelte dokumenter med henblik på, at sikre den rette implementeringsproces og efterfølgende vedligeholdelse.

Hvert af delkriterierne består af et eller flere elementer. Elementerne er for hvert delkriterie alene udtryk for de elementer, der samlet indgår i evalueringen af hvert af delkriterierne. Elementerne er ikke udtryk for en indbyrdes (lige)vægtning eller anden underopdeling, men er alene grundlaget for en samlet vurdering af hvert enkelt delkriterie i forhold til en samlet vurdering baseret på de anførte elementer.

9.2Tilbudsevaluering

Evaluering af de indkomne konditionsmæssige tilbud foretages på baggrund af vurderingsgrundlaget angivet i punkt 9.1 ovenfor i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtigheds-princippet, og for så vidt angår de kvalitative underkriterier ud fra en absolut verbal vurdering af det enkelte tilbud.

Underkriteriet ”Pris” vurderes på baggrund af den tilbudstekniske pris, opgjort og beregnet i overensstemmelse med vejledningen til bilag 12 og de i bilag 12A anførte priser.

For det kvalitative underkriterium ”Systemets kvalitet” foretages der en samlet skønsmæssig bedømmelse på baggrund af de anførte elementer, der indgår i bedømmelsen, ud fra en kvalitativ bedømmelse af det tilbudte.

For det kvalitative underkriterie ”Proces og vedligeholdelses kvalitet” foretages der en samlet skønsmæssig vurdering af de enkelte delkriterier baseret på de elementer, der indgår i det enkelte delkriterie ud fra en kvalitativ bedømmelse af det tilbudte. Ud fra de skønsmæssige vurderinger af de enkelte delkriterier, foretages der herefter en samlet skønsmæssig vurdering af underkriteriet.

9.2.1Evalueringsmetode

Ved tilbudsevalueringen benyttes en model baseret på procentvise forskelle i tilbudspriser sam-menvægtet med procentvise forskelle i point for de kvalitative underkriterier. I modellen sker omregningerne således i forhold til indholdet i tilbuddene med henholdsvis laveste pris og bedste kvalitet.

På baggrund af vurderingerne af de kvalitative underkriterier gives der point for hvert enkelt un-derkriterium på en skala fra 0 til 8, hvor 8 point gives for bedste kvalitet, og 0 point for den dårligste ud fra nedenstående støtteværktøj:

Opfyldelse af kriteriet	Point
Bedst mulig opfyldelse af kriteriet	8
Glimrende opfyldelse af kriteriet	7
God opfyldelse af kriteriet	6
Over middel opfyldelse af kriteriet	5
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	4
Under middel opfyldelse af kriteriet	3
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	2
Ringe tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	1
Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud)	0

Herefter omregnes pointforskellene i tilbuddene til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med bedste kvalitet.

De tilbudstekniske priser omregnes ligeledes til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med den laveste pris.

De procentvise forskelle i priser samt hvert af de kvalitative underkriterier ganges herefter med vægtningen for henholdsvis underkriteriet pris samt de respektive kvalitative underkriterier.

Tilbuddet med den laveste sammenvægtede procentforskel udgør det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og tildeles kontrakten.

Et eksempel på tilbudsevalueringen kunne være følgende:

Der er indkommet 3 konditionsmæssige tilbud. Disse tilbud gives point efter de kvalitative under-kriterier, således:

	Tilbud A	Tilbud B	Tilbud C
Priser (kr.)	95.000	120.000	80.000
Systemets kvalitet	5	8	6
Proces og vedligeholdelses kvalitet	4	8	2

Tilbudspriserne omregnes herefter til procentvise forskelle i forhold til laveste pris (tilbud C), og kvalitetspoint omregnes til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med bedste kvalitet for hvert underkriterium, hvilket giver følgende billede:

	Tilbud A	Tilbud B	Tilbud C
Priser (kr.)	18,75 %	50 %	0 %
Systemets kvalitet	37,50 %	0 %	25 %
Proces og vedligeholdelses kvalitet	50 %	0 %	75 %

De opgjorte procentvise forskelle ganges dernæst med de angivne vægtprocenter for hvert underkriterium, og vinderen af udbuddet er tilbuddet med den laveste sammenvægtede procentforskel:

	Vægt	Tilbud A	Tilbud B	Tilbud C
Priser (kr.)	30 %	5,63 %	15 %	0 %
Systemets kvalitet	40 %	15 %	0 %	10 %
Proces og vedligeholdelses kvalitet	30 %	15 %	0 %	22,5 %
Sammenvægtet procentmæssige forskel		35,63 %	15 %	32,50 %

I eksemplet har tilbud B den laveste sammenvægtede procentforskel og vinder derfor udbuddet.

9.2.2Hvis den angivne evalueringsmetode viser sig at være uanvendelig

Hvis den ovenfor beskrevne evalueringsmetoder viser sig at være uegnet, er udgangspunktet, at udbuddet skal aflyses og udbuddet må gå om, medmindre en ændring af evalueringsmetoden ikke har forvredet konkurrencen og ej heller har haft betydning for kredsen af økonomiske aktører.

10.Mindstekrav og forbehold

Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes og overholdes, idet fravigelser herfra ikke accepteres. Der kan således ikke tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav.

Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav:

Forhold, der i kravspecifikationen, jf. bilag 3, er angivet som mindstekrav skal overholdes, og tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor disse.
Forhold, der i kontraktens øvrige bilag er angivet som mindstekrav, skal overholdes, og tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor disse.
Tilbuddet skal omfatte samtlige optioner.

Ovenstående er mindstekrav, og skal overholdes, og tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for disse.

Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke indgå i tilbudsvurderingen.

Ordregiver betragter således mindstekravene som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet kan være grundlæggende elementer.

Det er i forbindelse med vurderingen af konditionsmæssighed uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse ”præcisering”, ”justering” eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret.

Forbehold over for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at tilbuddet vil blive anset for ikke-konditionsmæssigt og dermed ikke indgå i tilbudsvurderingen.

11.Alternative tilbud

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud.

12.Uklarheder

Tilbudsgiver skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor.

Såfremt tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 7.1, bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund.

13.Behandling af tilbud mv.

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er ordregiver uvedkommende.

14.Fortrolighed

Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning.

Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbudsforretningen er ordregiver berettiget til at kræve, at tilbudsgiver tilintetgør og sletter enhver kopi af udbudsmaterialet på nær én, der vedvarende skal opbevares sikkert af tilbudsgiver.

15.Aktindsigt

Ordregiver er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven.

Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. Udbudslovens § 5.

Ordregiver er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i ordregivers vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt.

16.Delaftaler

Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler.

Det er ordregivers vurdering, at anskaffelsen ikke med fordel kan opdeles, idet der er tale om udbud af en samlet systemanskaffelse med tilhørende sammenhængende ydelser, som er vurderet til hverken it-strategisk eller teknisk at være egnet til at opdele i delaftaler.

17.Tilbuddets udformning

Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Dokumenterne bør fremgå af tilbuddet i den anførte rækkefølge.

Tilbudsgiver bør følge nedenstående disposition for tilbuddet:

Resumé af tilbuddet
Kontaktoplysninger
Udfyldt ESPD
Samlet gengivelse af eventuelle forbehold
Kontrakt
Bilag til kontrakt

Resumé af tilbuddet

Denne del af tilbuddet skal overordnet beskrive indholdet af det tilbudte, herunder gerne overordnede prisoplysninger.

Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give ordregiver et samlet overblik.

Kontaktoplysninger

Dette afsnit bedes indeholde følgende kontaktoplysninger:

Navn på kontaktperson
Stilling
Adresse
Tlf. nr.
Direkte tlf. nr.
E-mailadresse

Udfyldt ESPD

ESPD skal udfyldes på baggrund af de i udbudsbekendtgørelsen og de i punkt 8. oven for angivne krav i forhold til udelukkelsesgrunde og udvælgelse.

Samlet gengivelse af forbehold

Afsnittet bør indeholde en samlet gengivelse af tilbudsgivers eventuelle forbehold til kontrakten.

Tilbudsgivers forbehold bør ledsages af en skriftlig begrundelse.

Forbehold skal desuden fremgå af de relevante dele af aftalegrundlaget, jf. nedenfor under punkt 5 og 6.

Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give ordregiver et samlet overblik.

Kontrakt

Det er ikke nødvendigt, at kontrakten medsendes tilbuddet.

Såfremt tilbudsgiver tager eventuelle forbehold til kontrakten, medsendes kontrakten som en del af tilbuddet hvori tilbudsgiver tydeligt har angive eventuelle forbehold til kontrakten, jf. dog punkt 10. ovenfor om mindstekrav og forbehold. Der må således alene foretages ændringer i kontrakten i overensstemmelse med punkt 10. ovenfor om mindstekrav og forbehold.

Tilbudsgivers forbehold skal markeres tydeligt, og tilbudsgiver skal i kontrakten angive, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiver vil indgå på. Det vil være hensigtsmæssigt, om en sådan markering sker ved anvendelse af ændringsmarkeringer (”track changes”) eller lignende.

Bilag til kontrakt

Det fremgår af de enkelte bilag og vejledninger til bilag, hvorledes tilbudsgiver skal forholde sig hertil ved tilbudsgivningen og hvilke felter, tilbudsgiver skal udfylde i forbindelse med afgivelsen af tilbuddet.

Derudover kan tilbudsgiver i bilagene tydeligt angive eventuelle forbehold til bilagene, jf. dog punkt 10. ovenfor om mindstekrav og forbehold. Der må således alene foretages ændringer i bilagene i overensstemmelse med punkt 10. ovenfor om mindstekrav og forbehold.

Tilbudsgivers forbehold skal markeres tydeligt, og tilbudsgiver skal i bilagene angive, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiver vil indgå på. Det vil være hensigtsmæssigt, om en sådan markering sker ved anvendelse af ændringsmarkeringer (”track changes”) eller lignende.

18.Bevillingsmæssige forhold

Udbudsforretningen samt indgåelse af kontrakten er kun bindende for Folketinget under forudsætning af, at der opnås fornøden bevillingsmæssig hjemmel. Fornøden bevillingsmæssig hjemmel skal være opnået forud for kontraktens indgåelse.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata