Udbudsbetingelser

Ordregiver kan inden for rammerne af de gældende udbudsregler foretage ændringer i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHIICS. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version.

Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.

1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse

Tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbuddet.

1.5 Beskrivelse af udbuddet

Favrskov Kommune har fået udarbejdet en plejeboliganalyse, som tager udgangspunkt i den forventede befolkningsudvikling i kommunen for alderssegmentet 80+ årige. I analysen indgår vurderingen af behovet for plejeboliger med en forudsætning om ”sund aldring”, således behovet for plejeboliger reduceres i takt med den forventede stigning i sundheden blandt den ældre del af befolkningen.

Med baggrund i analysen skal Favrskov Kommune opføre et nyt plejecenter i Hadsten ved siden af det eksisterende Aktivitetscenter Elbæktoften. Det nye plejecenter i Hadsten forventes opført med 60 plejeboliger, hvor de 12 boliger anvendes som ”fleksible pladser”, hvorved menes plejeboliger eller korttidspladser alt efter, hvordan behovet udvikler sig.

Favrskov Kommune ønsker ved dette udbud at indgå en rådgiveraftale med en rådgiver som skal varetage rollen som byggeherrerådgiver i projektet.

Bygherrerådgiver skal i samarbejde med Ordregiver udbyde totalentreprisen for det nye plejecenter i

”omvendt licitation” indeholdende en projektkonkurrence.

For yderligere beskrivelse af bygherrerådgiveropgaven henvises til Bilag A – Ydelsesbeskrivelsen for Bygherrerådgivning og Bilag B – Budgetblok A-401.

Budget for opførelse af det nye plejecenter fremgår af rådgiveraftalens punkt 8.

1.5.1 Delaftaler

Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

1.5.2 Åbning af indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud.

Ordregiver ønsker at indgå Aftalen med en (1) bygherrerådgiver for opgaven med kontraktstart og afslutning af opgaven i henhold til hovedtidsplanen, jf. Bilag D – Hovedtidsplan.

Side 5 af 19

1.6 Aftaleperiode

1.7 Underleverandører

Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse, om Tilbudsgiver har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende.

Tilbudsgiver bedes anføre disse oplysninger i ESPD, Del ll. D.

Hvis der er tale om en underleverandør, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes ESPD for både Tilbudsgiver og den underleverandør Tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Hvis Tilbudsgiver IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i Tilbudsgivers ESPD jf. ovenstående.

Det bemærkes, at Tilbudsgiver ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Tilbudsgiver har baseret sin egnethed på i Aftalens løbetid. Andre underleverandører oplyst i ESPD, del II. D kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. Aftalens punkt 4.2

1.8 Vejledende tidsplan

Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:

Aktivitet	Tidspunkt	Fase
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU- tidende	10.12.2021	Tilbudsfase
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbudsbetingelserne	07.01.2022
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål	14.01.2022
Tilbudsfrist	21.01.2022, Kl. 10.00
Virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i tilbuddet	Uge 5 – 6, 2021
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode	11.02.2022	Underretnings- og Aftale-indgåelsesfase
Forventet aftaleindgåelse og opstartsmøde	22.02.2022	Underretnings- og Aftale-indgåelsesfase

1.9 Formkrav

1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet

Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.

Beskrivelse af ETHICS:

Side 6 af 19

Al kommunikation mellem Tilbudsgiver/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af tilbud og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål, Tilbud og tilbud, der er modtaget udenfor ETHICS.

• For at få adgang til ETHICS, skal Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS.

• Udbudsmaterialet ligger under ”Hent Materiale” i øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle

Ordregivers fællesbeskeder og Tilbudsgivers egne beskeder placeret.

• Det er beskrevet i punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. er det beskrevet, hvorledes tilbud afleveres i ETHICS.

Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke Tilbudsgivere ved at sende beskeder i ETHICS, som Tilbudsgiver kan svare på. Tilbudsgivere har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.

1.9.2 Spørgsmål og svar

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved

at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

1.9.3 Sprog

Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på dansk.

Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes.

1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

Side 7 af 19

Der kan ikke afgives mere end ét tilbud fra hver Tilbudsgiver.

Side 8 af 19

2 Tilbudsbetingelser

2.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD). Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes punkt

2.2. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:

• Tilbudsgiver udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Tilbudsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 0. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.

• Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.

2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD’et

Side 9 af 19

Der skal udfyldes følgende i ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

• Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2)

• Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på

Del III: Udelukkelsesgrunde

• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

• Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis

der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

• Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

o Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Tilbudsgiver, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

o Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

▪ Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.

▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2.

▪ Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3.

▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

▪ Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5.

▪ Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6.

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt A: Egnethed

• Finder ikke anvendelse i nærværende udbud.

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen

• Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

o Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens §31 (LBK nr. 1580 af 10/12/2015).

o Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

o Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 1.000.000 DKK for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen

• Tilbudsgiver skal anføre minimum to (2) referencer, som opfylder mindstekravene nedenfor.

o Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.

• Referencerne skal indeholde følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig og konditionsmæssig i forhold til mindstekravet nedenfor.

2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste

opgave, der er anført under ”Beskrivelse”.

4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

• Mindstekrav:

o Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har mindst to (2) referencer vedr. bygherrerådgivning til nyopførelse af plejecenter med boliger omfattet af reglerne vedr. støttet boligbyggeri i en kommune gennemført indenfor de seneste fem (5) år regnet fra tilbudsfristens udløb.

▪ For mindst en (1) af referencerne skal byggeprogrammering være gennemført indenfor de seneste fem (5) år regnet fra tilbudsfristens udløb.

▪ For mindste en (1) af referencerne skal byggeriet være omfattet af reglerne om støttet boligbyggeri hvor ansøger har forestået processen omkring udarbejdelse og indberetning af ansøgningsskema ABC.

o Ordregiver vil se bort fra referencer, som ikke opfylder ovenstående mindstekrav

Hvis flere referencer er anført, vil Ordregiver alene vurdere på de fire (4) nyeste, hvor det er datoen for hhv. projekteringsfasens gennemførelse og afleveringsforretningens afholdelse, der er afgørende.

Tilbudsgiver har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i

ESPD’et, fx i form af billeder og illustrationer mv.

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt D: Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder:

• Finder ikke anvendelse i nærværende udbud.

Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere

Side 10 af 19

Ikke aktuelt i offentligt udbud.

Del VI: Afsluttende erklæringer

Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Tilbudsgiver underskriver ESPD’et.

Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.

2.2 Sammenslutninger eller Andre Enheder

2.2.1 Generelt

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Tilbudsgivere.

2.2.2 Sammenslutning

Såfremt en Sammenslutning (eksempelvis et konsortium) afgiver tilbud skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i Sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.

Senest i forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal Sammenslutningen endvidere være opmærksom på, at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.

Sammenslutningen kan anvende Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.

2.2.3 Tilbudsgiver baserer sig på Andre Enheders formåen

Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud basere sig på Andre Enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Tilbudsgiver baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på.

Side 11 af 19

Senest i forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal Tilbudsgiver endvidere være opmærksom på at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de Xxxxx Xxxxxxx erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med løsning af opgaven. De Andre Enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Tilbudsgiver kan anvende Bilag 1 – Støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.

2.3 Verificering af oplysninger i ESPD

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger skal på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med tilbuddet. I punkt 2.3.1 og 2.3.2 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

2.3.1 ESPD’ets Del III – Udelukkelsesgrunde

Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

• Skatteforvaltningen

• ATP

• Politiet (Kriminalregistret)

o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i

forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

2.3.2 ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede Egenkapital medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante

Side 12 af 19

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller, Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

2.4 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse

Såfremt en Tilbudsgiver har baseret sin formåen på Andre Enheders ressourcer eller udgør en Sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:

• Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed Andre Enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Bilag 1 eller egen erklæring kan anvendes.

• Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i Sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Bilag 2 eller egen erklæring kan anvendes.

2.5 Aflevering af tilbud

Det er obligatorisk, at tilbud afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud der ikke afleveres i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.

Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter. Desuden gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.

Aflevering i ETHICS:

• For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”.

• Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye

dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet.

• Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslutning tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver.

• Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter.

2.5.1 Tilbuddets indhold

Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af:

• Tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 2.1

• Evt. ESPD’er fra Andre Enheder eller Sammenslutninger jf. punkt 2.2

• Bilag C – Tilbudsliste/Bygherrerådgivning

• Besvarelse af Underkriterieret ”Kompetencer – CV og team” som udfærdiges af Tilbudsgiver

Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2016, MS Excel 2016 eller seneste version af Adobe Acrobat PDF viewer.

Side 13 af 19

• Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag.

2.5.2 Vedståelse

Tilbuddet skal være gældende i seks (6) måneder fra den anførte tilbudsfrist.

Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af aftale, og ophører således ikke førend endelig aftale er indgået.

2.6 Forbehold

2.6.1 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 3.1.

Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.

Side 14 af 19

Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.

Side 15 af 19

3 Tilbudsevaluering

3.1 Vurdering af konditionsmæssighed

Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:

1. Tilbuddet er indkommet rettidigt

2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information

3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet

Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

3.2 Evaluering af tilbud

De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 3.3. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.

3.3 Tildelingskriterium og underkriterier

Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Aftalen.

Underkriterium	Vægt i procent
Honorar	55 %
Kompetencer – CV og team	45 %

Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 3.3.1 og yderligere beskrivelse af underkriterierne i punkt 3.3.2 – 3.3.3.

I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.

3.3.1 Pointskala

Underkriterierne vurderes på en pointskala fra 0–8, hvor de tildelte point i den samlede evaluering vil blive ganget med vægtningen af underkriteriet jf. punkt 3.3.

• Underkriteriet ”Honorar” evalueres jf. punkt 3.3.2.

Side 16 af 19

• Det kvalitative underkriterie ”Kompetencer – CV og team” evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 8 point tildeles tilbud med bedst mulige opfyldelse af underkriteriet.

Point	Prosavurdering
0	Ingen opfyldelse

1	Meget begrænset opfyldelse
2	Begrænset opfyldelse
3	Under middel opfyldelse
4	Middel opfyldelse
5	Over middel opfyldelse
6	Høj grad af opfyldelse
7	Meget høj grad af opfyldelse
8	Bedst mulige opfyldelse

3.3.2 Ad. Underkriterium ”Honorar”

Underkriteriet ”Honorar” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag C – Tilbudsliste/Bygherrerådgivning. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.

Tilbudsgivers honorar skal beregnes på baggrund af følgende:

Tilbudsgiver skal fastsætte et samlet honorar for den tilbudte ”Bygherrerådgivning vedr. opførelse af nyt plejecenter i Hadsten”. Den angivne honorarramme er fast, og det er Tilbudsgivers ansvar at sikre sig, at den tilbudte bygherrerådgivning løses indenfor det fastsatte honorarsum der er angivet i Bilag C - Tilbudsliste/Bygherrerådgivning.

Tilbudsgiver skal i den forbindelse udarbejde et estimat over det antal timer, fordelt på faser og medarbejdere, som Tilbudsgiver tilbyder i forbindelse med processen med angivelse af hver medarbejders timepris.

Underkriterium ”Honorar” vil blive evalueret på den samlede honorarsum, som er angivet i Bilag C - Tilbudsliste/Bygherrerådgivning.

Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Honorar”.

Primær evalueringsmodel

De samlede honorarsummer evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede honorarsum”, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 3.1, tildeles 8 point. En samlet honorarsum, der svarer til ”laveste samlede honorarsum” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.

Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:

𝑍 =

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 ℎ𝑜𝑛𝑜𝑟𝑎𝑟𝑠𝑢𝑚 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 ℎ𝑜𝑛𝑜𝑟𝑎𝑟𝑠𝑢𝑚

𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠

𝑍

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •

𝑿

Såfremt nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel

i overensstemmelse hermed.

De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.

Side 17 af 19

, hvor X således fastsættes til 50 %.

Sekundær evalueringsmodel

Såfremt det konstateres, at den samlede honorarsum i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede honorarsum” plus 50 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede honorarsum” plus 100 % eller derover tildeles 0 point.

Tertiær evalueringsmodel

Såfremt det konstateres, at den samlede honorarsum i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede honorarsum” plus 100 %, fastsættes X til 150 %. Således tildeles en samlet honorarsum, der svarer til ”laveste samlede honorarsum” plus 150 % eller derover 0 point.

3.3.3 Ad. Underkriterium ”Kompetencer – CV og team”

Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse i eget dokument, hvor Tilbudsgiver bedes besvare følgende forhold:

• Hvilke kompetencer og kvalifikationer af relevans for varetagelsen af den udbudte opgave har de tilbudte nøglemedarbejdere, som indgår i det tilbudte team. CV bedes vedlægges for følgende nøglepersoner:

o Projektleder

o Ansvarlig for interessentinddragelse

o Fagansvarlige for både arkitektur- og ingeniørydelser

o IKT ansvarlig

o Arbejdsmiljøkoordinator (B)

▪ Tilbudsgiver skal vedlægge CV’er for medarbejderne i teamet inkl.

nøglemedarbejderne, der ikke må fylde mere end 2 A4-sider pr. medarbejder.

• Angivelse af rollefordelingen i teamet fordelt på de enkelte nøglepersoner. Ordregiver forventer et team, hvor der er en (1) fast kontaktperson igennem hele projektet.

• Hvordan Tilbudsgiver sikrer at vidensniveauet ikke går tabt i forbindelse med nødvendig udskiftning af medarbejdere i det tilbudte team.

Tilbudsgivers beskrivelse af underkriteriet må maksimalt fylde 2 A4-sider fraregnet de vedlagte CV’er og

organisationsdiagram.

Ordregiver vil vurdere det positivt, at:

• De enkelte CV’er har en kompetent profil med relevante kvalifikationer, uddannelse og kompetencer i forhold til den udbudte opgave samt i forhold til den tildelte rolle i teamet som angivet i organisationsdiagrammet.

• Det sammensatte teams organisering har en klar rollefordeling, således at Ordregiver kender den ansvarlige for en konkret opgave. Visualiseringen af rollefordelingen i teamet tydeligt kan vises i et organisationsdiagram.

Evalueringsmetode:

Side 18 af 19

• Det sammensatte teams organisering understøtter en solid løsning af den udbudte opgave, hvor der er taget højde for vidensdeling omkring væsentlige beslutninger, således at viden vedr. beslutninger fastholdes i forbindelse med et evt. nødvendigt medarbejderskift.

• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.

• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet.

• Ordregiver vurderer hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.

3.4 Underretning og standstill-periode

Alle berørte Tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af Aftalen ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens § 129.

Indgåelse af aftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er sket ad elektronisk vej. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.

3.5 Aftaleindgåelse

Indgåelse af Aftalen vil ske på baggrund af vedlagte udkast til Aftalen (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.

Side 19 af 19

Aftalen regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.

Document Metadata

Table of Contents

Free Standard Templates

Udbudsbetingelser

Document Metadata