Opgave og rollefordeling mellem provstiudvalg, stiftsadministrationer, Landsforeningen af Menighedsråd og Kirkeministeriet

Kirkeministeriet har udarbejdet en overordnet beskrivelse af stiftsøvrighedens (-administrationen) og provstiudvalgets myndighedsopgaver, herunder rådgiv- ningsopgaver. Beskrivelsen er udarbejdet med henblik på at kvalificere drøftel- sen af, hvor opgaverne løses mest hensigtsmæssigt og hvor opgaver kan over- drages.

Gejstligt personales ansættelsesforhold og opgaver i øvrigt er kun i begrænset omfang beskrevet, da det er en myndighedsopgave, som det ikke er muligt at overdrage.

1.2 Provstiudvalget

1.2.1 Provstiudvalgets opgaver

Provstiudvalget har ansvar for at koordinere den lokale folkekirkelige økono- mi. Provstiudvalget fastsætter således rammerne for de lokale kirkelige kassers budgetter samt det beløb, der skal udskrives i kirkeskat til de lokale kasser.

Provstiudvalget er i øvrigt på en række økonomiske, administrative og byg- ningsmæssige områder godkendende instans i forhold til menighedsrådenes beslutninger. Provstiudvalgets kompetence i forhold til økonomien kan ved kvalificeret flertal på 2/3 af menighedsrådene i ligningsområdet overdrages til et besluttende budgetsamråd, der består af repræsentanter for menighedsrådene samt af provstiudvalget. Provstiudvalget har ingen direkte rolle i forhold til menighedsrådenes ansættelser, men ofte er provstiet omdrejningspunkt for samarbejde og rådgivning omkring personalespørgsmål.

1.2.2 Provstens opgaver og kompetencer

Provsten virker som provstiudvalgets forretningsførende medlem og drager omsorg for udførelsen af udvalgets beslutninger.

Provsten har ikke nogen selvstændig kompetence med hensyn til forvaltnings- tilsyn i forhold til menighedsrådene.

Side 5

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Provstiudvalget og stiftsøvrigheden varetager i henhold til § 45 i lov om me- nighedsråd1 tilsynet med menighedsrådenes økonomiske forvaltning.

Tilsynet med menighedsrådenes funktion i øvrigt udøves i henhold til samme bestemmelse af biskoppen.

Provsten deltager dog som repræsentant for biskoppen i udøvelsen af tilsynet med menighedsrådenes funktion. Provsten vil således normalt af biskoppen blive anmodet om en udtalelse, ligesom biskoppen kan anmode provsten om at bistå med en nærmere belysning af de sager, som biskoppen skal tage stilling til.

1.2.3 Provstiudvalgets myndighedsopgaver og udøvelse af legalitetskon- trol

Provstiudvalget er menighedsrådets nærmeste tilsynsmyndighed. Rent organi- satorisk er provstiudvalget en selvstændig, lokalt valgt offentlig instans, som ikke står i et almindeligt underordnelsesforhold til hverken stiftsøvrighed eller ministerium.

Provstiudvalgenes opgaver og beføjelser er lovbundne. De træffer på en række områder selvstændige retlige afgørelser, ligesom de er tillagt godkendelses- kompetencer i forhold til en række af menighedsrådenes dispositioner.

Provstiudvalgenes afgørelser kan kun indbringes for en højere myndighed, ty- pisk stiftsøvrigheden, på grundlag af udtrykkelig hjemmel i lov eller admini- strativ retsforskrift. Dog kan spørgsmål om lovligheden af en afgørelse altid forelægges en højere myndighed.

Provstiudvalgets primære myndighedsopgaver vedrører budgetgodkendelse og regnskabsgodkendelse. Kompetenceområdet er derfor som udgangspunkt af overordnet økonomisk karakter, men kan også i et vist omfang siges at være udøvelse af legalitetskontrol – provstiudvalget kontrollerer med andre ord, om menighedsrådenes virksomhed er i strid med loven og sikrer sig, at der er hjemmel i loven. Som en naturlig del af sit virke skal provstiudvalget således sikre, at der finder en korrekt forvaltningsmæssig efterlevelse sted.

I økonomiloven følger, at:

§ 7 b. Provstiudvalget påser, at kirkekassernes budget for det kommende regnskabsår er i over- ensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte rammer og bevillinger, jf. § 7, stk. 1 og 2, ligesom provstiudvalget foretager legalitetskontrol af budgetterne.

Af overordnede kerneopgaver som provstiudvalget udfører, kan nævnes:

1) fastsættelse af rammebevilling for kirkekassernes driftsudgifter og bevilling til anlægsarbejder, 2) fastsætter det samlede ligningsbeløb i provsti- et/kommunen, 3) godkendelse af menighedsrådenes årsregnskaber, 4) udøvelse af forvaltningstilsyn/legalitetskontrol i forhold til menighedsrådenes forvalt- ning af de bevilgede midler og administration, 5) godkendelse af kirkegårds-

Side 6

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

1 Lovbekendtgørelse nr. 584 af 31. maj 2010 af lov om menighedsråd.

vedtægter, 6) fastsættelse af fælles kirkegårdstakster, 7) godkendelse af sager vedr. præsteembedernes ejendomme (salg, nedrivning, ombygning, bortfor- pagtning) samt 8) overordnet opfølgning på de økonomiske behov i lignings- områder bl.a. gennem investeringsoversigter på anlægsområdet.

For provstiudvalgene gælder, at det er regionale forvaltningsmyndigheder. Det betyder, at de afgørelser, som udvalget træffer, efter almindelige forvaltnings- retlige principper kan indbringes for Kirkeministeriet, med mindre andet ud- trykkeligt er fastsat i lovgivningen.

Klageberettigede er de parter som udvalget afgørelser vedrører.

1.2.4 Særlige opgaver i forhold til menighedsrådenes ansatte

For så vidt angår forhold vedrørende kirke- og kirkegårdsfunktionærer, så lig- ger det ikke inden for provstiudvalgets kompetence at skære i stillingsindholdet i de enkelte stillinger eller at lægge overordnede politiske retningslinjer for stillingsnormeringen i provstiet.

Side 7

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Provstiudvalget har endvidere ikke kompetence til ensidigt at fastsætte egne regler på løn - og ansættelsesområdet, men udvalget kan dog i samarbejde med provstiets menighedsråd koordinere ensartede retningslinjer for normering af bestemte grupper af kirkefunktionærer.

Alle provstiudvalgets overordnede styringer af personaleforbruget foretages ud fra et økonomisk hensyn og skal ske i respekt af den grundlæggende kompe- tence på personaleområdet, jf. således § 22, stk. 1, 1. pkt. i ansættelsesloven, hvorefter det følger, at det er menighedsrådet som bestemmer kirkebetjenin- gens ordning (efter regler fastsat af Kirkeministeriet).

Budgetsamrådet kan beslutte, at personalenormeringen fastlægges af provsti- udvalget og i så fald fastlægge retningslinjer for personalenormering, jf. § 22, stk. 1, 2. pkt. i ansættelsesloven. Beslutningen træffes på det første budgetsam- rådsmøde efter nyvalg til menighedsråd og er bindende for menighedsrådenes funktionsperiode.

Provstiudvalget fastlægger den samlede økonomiske driftsramme, herunder for den kirkelige betjening. Menighedsrådet ansætter og aflønner personale inden for rammen.

Hverken provst eller provstiudvalg vurderes at have myndighedsopgaver i for- hold til menighedsrådenes ansatte, som gør det betænkeligt at bistå menigheds- rådene i den praktiske administration og eventuelle forhandlinger.

1.2.5 Provstikonsulenter

Med provstikonsulenter menes der, konsulenter der er ansat af flere menig- hedsråd eller andre folkekirkelige myndigheder i et fællesskab til at rådgive og hjælpe menighedsrådene med administrative opgaver, herunder personalesager.

I en del provstier har menighedsrådene i fællesskab ansat personalekonsulenter. Konsulenternes arbejdsopgaver varierer fra provsti til provsti. Typisk hjælper konsulenterne menighedsrådene med at løse opgaver omkring administrationen af kirkefunktionærer, herunder opgaver med udarbejdelse af APV, gennemfø- relse af MUS-samtaler og afholdelse af lønforhandlinger. Det er altsammen opgaver, der er en del menighedsrådenes myndighedsopgaver.

Anvendelsen af provstikonsulenter er ikke centralt reguleret, og hjemmels- grundlaget for oprettelsen og aflønning af konsulenterne er tvivlsomt.

Folkekirkens myndighedsstruktur indebærer, at flere myndighedsled skal ind- drages, og en række objektive forudsætninger skal være opfyldt, inden der op- rettes nye stillinger:

1. Der skal være et stillingsindhold efter de regler, der er fastsat af Kirke- ministeriet efter ansættelseslovens § 22, stk. 1, 1. pkt. Klassificeringen af stillingen kræver godkendelse i Kirkeministeriet. Der er altså ikke fri normeringsret for menighedsrådene eller andre folkekirkelige myndig- heder til at oprette stillinger, der ikke er beskrevet i løn- og ansættelses- regler.

2. Oprettelse af stillinger skal være udtrykkeligt besluttet af menighedsrå- det.

3. Der skal være budgetmæssigt grundlag for stillingens oprettelse. Når disse tre forudsætninger er opfyldt, kan ansættelsesproceduren startes.

Provstikonsulenternes manglende tilknytning til myndigheder eller organisati- oner kan være problematisk, da det er vanskeligt for konsulenterne at opnå den fornødne indsigt og uddannelse til at kunne sikre en kvalificeret varetagelse af arbejdsopgaverne, ligesom den manglende forankring kan give loyalitetspro- blemer.

1.2.6 Provstiernes eget personale

Provstiudvalget er arbejdsgiver for eget personale, hvilket oftest udgøres af en provstisekretær og nogle tilfælde en provstikonsulent.

Kirkeministeriet har udsendt cirkulære af 31. juli 1998 om aflønning af provstise- kretærer. Her er provstiudvalget bemyndiget til at afgøre lønindplaceringen af provstisekretæren efter cirkulærets retningslinjer. Dog gælder, at såfremt sekretæ- ren er i familie med provsten eller medlem af provstens husstand, skal en lønind- placering, der er højere end assistent, godkendes af biskoppen.

1.3 Stiftsøvrigheden (-administrationen)

1.3.1 Stiftsøvrighedens (-administrationens) opgaver generelt

Side 8

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Stiftsøvrigheden varetager de opgaver, der følger af den kirkelige lovgivning med tilhørende retsforskrifter. Endvidere varetager stiftsøvrigheden de opga- ver, som tillægges den efter generel delegation eller konkret bemyndigelse fra Kirkeministeriet.

Stiftsøvrighedens opgaver omfatter juridisk tilsyn med menighedsråd og prov- stiudvalg, administration af fællesfonden, godkendelseskompetence vedrørende menighedsrådets beslutninger om kirken og kirkegården (bygningsarbejder) og herunder udøvelse af statslig myndighed efter planloven, overordnet ledelse af stiftsadministrationen og deltagelse i landemodet.

Stiftsøvrigheden fører tilsyn med menighedsrådenes forvaltning af kirker, kir- kegårde, præsteboliger og præstegårde. Stiftsøvrigheden skal desuden bl.a. godkende ændringer i kirkebygninger samt udvidelse og anlæggelse af kirke- gårde.

For hvert stift vælges et stiftsråd som bestyrer kapitaler, som tilhører kirker og præsteembeder i stiftet. Stiftsrådet kan endvidere, af hensyn til det kirkelige liv, træffe beslutning om at udskrive et bindende bidrag fra kirkekasserne til finan- siering af aktiviteter i stiftet.

Stiftsøvrigheden administrerer Folkekirkens Lønservice, FLØS, som dels yder lønservice for menighedsrådene og dels anvendes til administration af løn og tjenstlige godtgørelser til præsterne.

For stiftsøvrighederne gælder, at de er regionale forvaltningsmyndigheder. Det betyder, at de afgørelser, som en stiftsøvrighed træffer, efter almindelige for- valtningsretlige principper kan indbringes for Kirkeministeriet, med mindre andet udtrykkeligt er fastsat i lovgivningen.

Klageberettigede er dels de myndigheder, som en afgørelse vedrører, dels pri- vatpersoner, der er part i en afgjort sag.

1.3.2 Stiftsøvrighedens (-administrationens) myndighedsopgaver og udø- velse af legalitetskontrol

Stiftsøvrigheden fører overtilsyn (jf. lov om menighedsråd kapitel 9) med me- nighedsrådenes forvaltning af kirker, kirkegårde, præsteboliger og præstegårde samt varetager opgaver vedrørende løn - og ansættelsesforhold for de kirkelige medarbejdere.

Stiftsøvrigheden har til opgave at deltage i legalitetstilsynet med menighedsrå- dene og provstiudvalgene og stiftsøvrigheden kan sætte en ulovlig beslutning truffet af menighedsrådet ud af kraft, såfremt den endnu ikke er udført. Herud- over har stiftsøvrigheden beføjelse til at foretage en midlertidig suspension af en beslutning, der ikke er udført, mens sagen behandles.

Hvis et menighedsråd undlader at udføre en foranstaltning, som det efter loven har pligt til at udføre, kan stiftsøvrigheden pålægge de pågældende medlemmer af menighedsrådet, som er ansvarlige for undladelsen, tvangsbøder. Stiftsøv- righeden har ligeledes beføjelse til at anlægge en erstatningssag mod de pågæl-

Side 9

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

dende menighedsrådsmedlemmer, som er ansvarlige for et tab påført xxxxxxxx- xxx.

Stiftsøvrigheden har endvidere til opgave at godkende udvidelse, ombygning og ændring af kirkebygninger – stiftsøvrigheden skal i denne forbindelse sikre, at alle de nødvendige sagkyndige bliver hørt.

Med hensyn til plansager, fungerer stiftsøvrigheden som statslig sektormyn- dighed i forhold til planlovgivningen. Stiftsøvrigheden kan således i medfør af planloven nedlægge veto mod en kommunalbestyrelses påtænkte gennemførel- se af et lokalplanforslag.

Stiftsøvrigheden skal have forelagt forslag til ændring eller indgreb i kirkein- ventar og kirkebygninger til godkendelse. Stiftsøvrighedens godkendelse skal ligeledes indhentes i sager om køb og salg, opførelse og ombygning af fredede præsteboliger og konfirmandlokaler. I disse sager bistås stiftsøvrigheden af eksterne konsulenter. Stiftsøvrigheden forbereder endvidere sager, som afgøres af Kirkeministeriet.

For hvert stift vælges et stiftsråd. Stiftsrådet bestyrer stiftsmidlerne og træffer afgørelse om anbringelse og udlån af kirkers og præsteembeders kapitaler. Kir- keministeriet har endvidere i vid udstrækning bemyndiget stiftsrådet til at god- kende forbrug af kirkers og præsteembeders formue. Stiftsadministrationen fungerer som sekretariat.

Stiftsøvrigheden udarbejder budget for sin del af fællesfonden og aflægger regnskab for sin del af fællesfonden og for kapitalforvaltningen til kirkemini- steren efter bestemmelser fastsat af ministeren. Regnskaberne revideres af Rigsrevisionen.

Stiftsøvrigheden varetager desuden en række opgaver i sager om vurdering af og ansættelse i kirkefunktionærstillinger. Stiftsøvrigheden fungerer via admini- strationen af Folkekirkens Lønservice, FLØS, som lønservice for menighedsrå- dene. Stiftsøvrigheden anviser desuden løn og andre tjenstlige godtgørelser til provster og præster via FLØS.

Herudover vejleder og rådgiver stiftsøvrigheden menighedsråd og provstiud- valg om f.eks. personaleforhold, yder bistand i byggesager, rådgivning af me- nighedsråd ved igangsættelse af byggesager, rådgivning vedrørende kirke- gårdsvedtægter samt rådgivning af menighedsråd og provstiudvalg om den lokale økonomiforvaltning mv.

Stiftsøvrigheden har både ret og pligt til at indhente de oplysninger fra menig- hedsrådet, der er nødvendige for, at stiftsøvrigheden kan varetage sin tilsyns- funktion. Med bestemmelsen i § 39, stk. 1 i lov om menighedsråd, forpligtes menighedsrådene til at besvare sådanne forespørgsler.

Inden for de sagsområder, hvor stiftsøvrigheden er rekursmyndighed for me- nighedsrådenes og provstiudvalgenes afgørelser, bør stiftsadministrationerne være opmærksomme på kun at give rådgivning og bistand vedrørende sagernes indhold og undlade at tilkendegive stiftsadministrationens opfattelse af, hvad en afgørelse bør gå ud på.

Side 10

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

1.3.3 Biskoppens opgaver og kompetencer

Biskoppen har en gejstlig tilsynsfunktion for stiftet, som vedrører, at præsten i sin forkyndelse holder sig til folkekirkens bekendelsesgrundlag og den autori- serede liturgi. Biskoppens gejstlige opgaver er ikke omfattet af denne rapport og behandles derfor ikke nærmere.

Biskoppen har en række kompetencer i forhold til bestyrelse og brug af folke- kirkens kirker. Det vedrører blandt andet den kirkelige betjening af folkekir- kens menigheder, sager om brug af folkekirkens kirker, fortolkning af menig- hedsrådsloven og menighedsrådsvalgloven og ansættelsesretlige forhold for præster.

I henhold til § 45 i lov om menighedsråd2 varetages tilsynet med menighedsrå- denes økonomiske forvaltning af provstiudvalget og stiftsøvrigheden efter de bestemmelser, der er fastsat herom. Tilsyn med menighedsrådenes funktion i øvrigt udøves af biskoppen efter reglerne herom.

Biskoppen får juridisk og administrativ rådgivning af stiftsadministrationen i sager vedrørende præster og menighedsråd. Biskoppen kan anmode provsten om at bistå med en nærmere belysning af de sager, som biskoppen skal tage stilling til.

Biskoppens tilsyn er ligesom stiftsøvrigheden og stiftsadministrationens virke underlagt et forvaltningsansvar.

1.3.4 Stiftsøvrigheden (-administrationens) kerneopgaver som admini- strativ myndighed

Stiftsadministrationerne har en række kerneopgaver som administrativ myn- dighed for stiftsøvrigheden og som forvaltningsmyndighed under Kirkemini- steriet.

Stiftsadministrationernes sagsbehandlings- og administrative opgaver som ud- føres på stiftsøvrighedens vegne kan oplistes inden for følgende sagsområder, idet opgaver i forbindelse med bistand til biskoppen, som f.eks. sekretariatsbi- stand, juridisk rådgivning, administration af hele præsteområdet, administration af begravelsesloven og andre særopgaver som f.eks. administration af KIS og Intranet ikke er medtaget i denne beskrivelse:

• Gravstedsaftaler/kirkegårdsvedtægter

• Byggesager

• Plansager

• Kirkefunktionærsager – løn og ansættelse

Side 11

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

2 Lovbekendtgørelse nr. 584 af 31. maj 2010 af lov om menighedsråd.

• Økonomi

• Sekretariatsbistand for Stiftsråd

Gravstedsaftaler/kirkegårdsvedtægter

Stiftsadministrationen behandler alle sager om gravstedsaftaler, der indgås på kirkegårdene og som løber i mere end 1 år. Behandling af gravstedsaftaler er en omfattende virksomhed, og stiftsadministrationerne har et stort arbejde med at rådgive og vejlede gravere og kirkeværger m.v. om gravstedsaftaler og takster.

Stiftsadministrationen skal sikre, at gravstedsaftalen er i overensstemmelse med kirkegårdsvedtægten. Når en aftale er godkendt, udskrives der en faktura, som sendes til gravstedsindehaveren. Hvis der ikke er modtaget betaling, iværksætter stiftsadministrationen en rykkerprocedure efter forudgående aftale med det enkelte menighedsråd.

Stiftsadministrationen skal forvalte midlerne bedst muligt, og tilbagebetaler midlerne til kirkekassen i henhold til reglerne om kirkernes og præsteembeder- nes kapitaler.

Stiftsadministrationerne har iværksat et samarbejde om at lave fælles elektroni- ske gravstedsaftaler og kirkegårdsvedtægter, således at der bliver en større ens- artethed på området.

Stiftsadministrationerne behandler endvidere henvendelser fra menighedsråd og ansatte om fortolkningen af reglerne om kirkegårdsvedtægter og brugsret til gravsteder samt ansøgninger i henhold til begravelsesloven vedrørende urner.

Provstiudvalgene fastsætter kirkegårdsvedtægten og taksterne for hver enkelt kirkegård, og sender dem til stiftsadministrationen. Udvalgene forsøger at ens- rette taksterne på kirkegårdene i provstiet.

Byggesager

Til en del af stiftsøvrighedernes (stiftsadministrationernes) kerneydelser henhø- rer byggesager. Byggesager er sager vedrørende folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde samt øvrige bygninger til brug for kirken. Karakteristisk for va- retagelsen af disse opgaver er, at der forudsættes et godt lokalkendskab samt at der er opbygget et solidt kendskab – og særskilte faglige kompetencer – i for- hold til sagerne.

Stiftsøvrighederne (stiftsadministrationerne) har i forbindelse med byggesager dels en rolle som myndighedsudøver i relation til menighedsrådene, dels en rolle som rådgiver i forhold til henholdsvis menighedsrådene og provstiudval- gene.

Stiftsøvrigheden godkender som udgangspunkt sager om restaureringsarbejder ved kirker og kirkegårde, samt opførelse af bygninger inden for kirkediget.

Herudover rådgiver stiftsadministrationerne blandt andet provstiudvalgene om opførelse af bygninger udenfor kirkediget og om køb og salg af præsteboliger.

Side 12

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Stiftsadministrationen formidler lån af stiftsmidlerne til menighedsråd i oven- nævnte sager og yder nødvendig sagsbehandling og rådgivning den forbindel- se.

Stiftsadministrationens opgaver i byggesager kan variere afhængigt af sagens omfang. I større sager inddrages stiftsadministrationen typisk i sagsbehandlin- gen på et tidligt tidspunkt, så der under sagens forberedelse kan ske en drøftel- se af de arbejder, menighedsrådene ønsker at gennemføre.

I flere stiftsadministrationer gennemføres der - efter de enkelte menighedsråds ønske - nogle gange om året konsulentrunder på stedet. Stiftsadministrationen inddrager de relevante konsulenter i sagsbehandlingen, ligesom konsulenterne oftest deltager i møder på stedet sammen med stiftsadministrationens persona- le.

Stiftsadministrationerne har udarbejdet en fælles vejledning om byggesager, hvor sagsgangen i en række typiske byggesager gennemgås. Vejledningen er tilgængelig på Kirkeministeriets intranet og på menighedsrådenes IT- skrivebord. Vejledningen er under stadig udbygning.

Myndighedsopgaver i forbindelse med byggesager

Myndighedsopgaverne løftes af samtlige stiftsøvrigheder (stiftsadministratio- ner) og i samme omfang i henhold til de gældende regler på området. Der kan derfor forventes den samme opgavevaretagelse i så henseende fra alle stiftsøv- righeder (stiftsadministrationer).

Stiftsøvrighederne (stiftsadministrationerne) er i det kirkelige regelsæt givet en række myndighedsopgaver vedrørende kirkebygninger, kirkegårde, tjenestebo- liger m.v.

Kirkebygninger

Hovedbestemmelserne om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde findes i lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde, jf. lovbekendtgørelse nr. 77 af 2. februar 2009. Det fremgår af denne lovs § 2, stk. 3, at stiftsøvrigheden skal godkende udvidelse, ombygning og ændring af kirkebygninger. Stiftsøv- righeden godkender i medfør af lovens § 4 forslag om restaurering af kalkmale- rier (disse forslag skal være tilvejebragt gennem Nationalmuseet).

Stiftsøvrigheden skal endvidere i medfør af bekendtgørelse nr. 1238 af 22. ok- tober 2007 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde godkende ændring eller istandsættelse af kirkebygninger, der er over 100 år gamle, eller er under- givet et særligt tilsyn i henhold til lov om folkekirkens kirkebygninger og kir- kegårde kapitel VI.

Med hensyn til kirkebygningernes inventar og tilbehør, så skal stiftsøvrigheden i medfør af bekendtgørelsens § 3 godkende ændring eller istandsættelse af in- ventar, der er over 100 år gammelt (og hvor forslaget er tilvejebragt gennem Nationalmuseet). Stiftsøvrigheden skal herudover i henhold til bekendtgørel- sens § 4 godkende forslag til anskaffelse, ændring eller istandsættelse af alter, døbefont, prædikestol, varmeanlæg, tårnure, orgler eller klokker, med undta-

Side 13

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

gelse af mindre flytbare orgler og automatiske ringeanlæg. Placering af anten- nesystemer på folkekirkens kirkebygninger kræver ligeledes tilladelse fra stiftsøvrigheden, jf. lov om etablering og fælles udnyttelse af master til radio- kommunikationsformål m.v.

Efter bekendtgørelsens § 6 skal stiftsøvrigheden meddele tilladelse til, at inven- tar og prydelser af kunstnerisk eller historisk værdi fjernes. I forhold til den kunstneriske udsmykning, så skal stiftsøvrigheden godkende forslag til æn- dring eller istandsættelse af bestående kunstnerisk udsmykning (hvis denne er over 100 år gammel skal forslag tilvejebringes gennem Nationalmuseet), jf. bekendtgørelsens § 11. Forslag til anskaffelse af anden kunstnerisk udsmyk- ning (dvs. ikke-løse kunstværker) skal ligeledes godkendes af stiftsøvrigheden.

Kirkegårde

Salg af arealer, som er en del af kirkegården, og af bygninger på kirkegården skal ifølge bekendtgørelsens § 13 godkendes af stiftsøvrigheden. For så vidt angår anlægs- og bygningsarbejder skal stiftsøvrigheden efter § 14 i bekendt- gørelsen godkende anlæggelse, udvidelse og nedlæggelse af kirkegårde og par- keringspladser til brug for kirken eller kirkegården. Arbejde vedrørende opfø- relse, ombygning og nedrivning af bygninger på kirkegården skal godkendes af stiftsøvrigheden, jf. § 15 i bekendtgørelsen.

Kirkegårdens indhegning og indgangsparti må ikke ændres, omsættes eller ned- rives uden stiftsøvrighedens tilladelse, jf. bekendtgørelsens § 17.

I de tilfælde, hvor kirken er over 100 år gammel, skal stiftsøvrigheden godken- de omfangsdræn omkring kirken, efter forudindhentet udtalelse fra kirkegårds- konsulenten, den kongelige bygningsinspektør og Nationalmuseet, jf. § 19 i bekendtgørelsen.

I forhold der vedrører kirker og kirkegårde yder de kgl. bygningsinspektører, Nationalmuseet og Akademiet for de skønne Kunster sagkyndig bistand til stiftsøvrigheden, ligesom stiftsøvrigheden får rådgivning fra en række særligt sagkyndige, såsom varmekonsulenten, orgelkonsulenter, klokkekonsulenter og kirkegårdskonsulenter, jf. § 8, i lov om folkekirkens kirkebygninger og kirke- gårde.

Stiftsøvrighedernes afgørelser efter lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde samt bekendtgørelse om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde kan (med en enkelt undtagelse vedrørende flytning af lig) ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. § 46, stk. 3, i bekendtgørelse om folkekir- kens kirkebygninger og kirkegårde.

Tjenesteboliger

Ved køb, salg, leje, opførelse, ombygning eller nedrivning af tjenestebolig for en præst, skal stiftsøvrigheden godkende sådanne beslutninger, såfremt der er tale om en fredet bygning, jf. § 2, stk. 3, i cirkulære nr. 9902 af 9. juni 2009 om tjenestebolig for folkekirkens præster. I salgssituationer kan stiftsøvrigheden tillade at der sker salg uden offentligt udbud, jf. cirkulærets § 3. Endelig salgs-

Side 14

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

aftale ved fredede bygninger er betinget af stiftsøvrighedens godkendelse, jf. cirkulærets § 3.

Stiftsøvrighedernes myndighedsopgaver i relation til anden lovgivning Stiftsøvrighederne er statslig myndighed i relation til planlovgivningen, for så vidt angår varetagelsen af de kirkelige interesser, og behandler derfor kommu- neplaner og lokalplaner i høringsfasen.

Stiftsøvrighederne høres i et vist omfang også af kommunerne, når der er søgt om byggeri m.v. i landszoner i kirkers næromgivelser. Stiftsøvrighederne høres endvidere i fredningssager, typisk hvor der er søgt om dispensation fra en fred- ning.

Herudover behandler stiftsøvrighederne sager om anden lovgivning af byg- ningsmæssig relevans.

Landbrugsejendomme

I bekendtgørelse nr. 411 af 3. maj 2006 om præsteembedernes faste ejendom- me er der fastsat en række bestemmelser vedrørende præsteembedernes faste ejendomme bortset fra tjenesteboliger for folkekirkens præster, jf. bekendtgø- relsens § 1, stk.1.

De afgørelser som provstiudvalget træffer i medfør af bekendtgørelsen kan af menighedsrådet påklages til stiftsøvrigheden, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 1. Stiftsøvrighedens afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myn- dighed, jf. § 9, stk. 2 i bekendtgørelsen. I de tilfælde, hvor et menighedsråd henvender sig til stiftsøvrigheden (stiftsadministrationen) med landbrugs- spørgsmål knyttet til landbrugsejendomme, så henviser ni stiftsadministrationer menighedsrådet til at søge om landbrugsmæssig rådgivning ved Videncenter for Landbrug, der har til opgave at rådgive om forhold, der vedrører landbrugs- bedrifter. Én stiftsadministration foretager ved menighedsrådets henvendelse en umiddelbar vurdering af om administrationen selv kan forestå rådgivningen eller om der skal henvises til Videncentret. I langt de fleste tilfælde henvender menighedsrådene sig direkte til Xxxxxxxxxxxx – uden således først at have rettet henvendelse til stiftsøvrigheden (stiftsadministrationen).

Rådgivningsopgaver i forbindelse med byggesager

Omfanget af stiftsøvrighedens (stiftsadministrationens) rådgivning varierer i forhold til byggesagens kompleksitet og omfang, herunder hvor tidligt stiftsøv- righeden (stiftsadministrationen) er blevet inddraget i sagen.

Stifterne har i fællesskab udarbejdet en vejledning henvendt til menighedsrå- dene i forbindelse med byggesager. Der er nedsat en arbejdsgruppe med repræ- sentanter fra nogle af stifterne, som løbende mødes og udveksler erfaringer og drøfter eventuelle problematikker vedrørende byggesager.

I byggesager kan der forventes følgende rådgivning fra alle stiftsøvrigheder (stiftsadministrationer):

Side 15

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

• Rådgivning i forbindelse med igangsætning af en byggesag

o Rådgivning om indhentning af tilbud på arkitektbistand

o Kontakt til de relevante konsulenter

o Rådgivning om forløbet af en byggesag hos de kirkelige myn- digheder (provsti – stift - konsulenter)

• Afholdelse af møder

o Afholdelse af indledende møder med deltagelse af menigheds- rådet, relevante konsulenter, stiftet m.fl.

• Gennemgang af forslag til rådgivningsaftaler fra den valgte arkitekt

o Nogle stifter vælger at lade byggekonsulenten screene forslag til sådanne aftaler, ofte med særlig vægt på prisen

• Rådgivning i alle faser: forprojekt/skitseforslag/hovedprojekt

/detailforslag/ideoplæg/projekteringsfaser/projektforslag m.v.

o Høring af alle relevante konsulenter, herunder kgl. bygningsin- spektør og Nationalmuseet

• Rådgivning i forbindelse med formidling af lån til byggesager

o Der rådgives i sager, hvor stiftsøvrigheden har kompetencen

o Der rådgives i begrænset omfang, hvor provstiudvalget har kompetencen

• Byggesager vedrørende bygninger udenfor kirkegården

o I de sager, hvor provstiudvalget har kompetencen, bistås der med rådgivning efter anmodning fra provstiudvalget

I nogle stifter ydes der rådgivning i yderligere omfang - dette vedrører særskilt:

• Konsulentrunder, der gennemføres efter forskellige modeller

• Gennemsyn af salgsopstillinger m.v.

• Bistand til provstiudvalg i forbindelse med køb og salg af fast ejendom

Økonomi

Stiftsadministrationen varetager administrationen af stiftsmidlerne i henhold til de retningslinjer, der er vedtaget af stiftsrådet, hvilket indebærer at bevilge lån i stiftemidlerne og forestå forvaltningen af de midler, der ikke er udlånt. Med oprettelsen af et fælles kapitalforvaltningsinstitut, vil stiftsadministrationernes opgave alene bestå at formidle långivning, udbetaling af renter mv. i forhold til det enkelte menighedsråd samt fastlægge en udlånspolitik.

Stiftsadministrationen yder rådgivning og vejledning til menighedsråd om xxx- xxxxxx og præsteembedernes kapitaler og om udbetaling og tilbagebetaling af lån i stiftsmidlerne, og stiftsadministrationen udsender jævnligt oplysninger om den enkelte kirkekasses eller præstegårdskasses indestående i stiftsmidlerne samt afdragsprofiler mv.

Side 16

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Kursusvirksomhed

Landsforeningen har en selvstændig kursusvirksomhed. Nogle stiftsadministra- tioner har kursusvirksomhed i samarbejde med distriktsforeningerne, og nogle stiftsadministrationer arrangerer selv orienteringsmøder for menighedsrådene typisk i samarbejde med distriktsforeningerne eller provstierne.

EU-udbud

Stiftsadministrationerne har opbygget en kompetence i forbindelse med EU- udbud af forskellige opgaver, såsom provstirevision, orgeludbud, udbud af op- gaver inden for energi mv., og indkøbsopgaver i øvrigt.

1.3.5 Opgaver i forhold til menighedsrådenes ansatte

Rådgivning og vejledning

Stiftsadministrationernes opgaver i sager om kirkefunktionærer kan opdeles i to hovedområder.

Den ene del af stiftsadministrationernes opgaver er sagsbehandling i forbindel- se med ændring og nedlæggelse af lønrammestillinger, nyberegning af enkelte stillingskategorier, lønindplacering af nyansatte medarbejdere i lønrammestil- lingerne og ajourføring af de ansatte i KIS. Der ydes tillige rådgivning om an- satte på cirkulærevilkår.

Den anden del omfatter serviceopgaver, herunder almindelig ansættelsesretlig rådgivning om fx barsel, ferie og dagpenge.

Dog bemærkes, at stiftsadministrationerne i udstrakt grad servicerer stort set samtlige menighedsråd med lønopgaven via FLØS. Serviceringen vedrører blandt andet:

• Indtastning af bilag

• Fejlretning

• Kvalitetssikring og kontrol

• Vejledning om løn- og pensionsforhold

• Kontakt til andre myndigheder, fx kommuner og SKAT

• Undervisning af menighedsrådenes lønansvarlige

Endvidere omfatter serviceopgaven blandt andet følgende:

• forslag til opslag

• bistand til menighedsrådet ved vurdering af stillingens størrelse

• udkast til ansættelsesbevis og inspiration til stillingsbeskrivelser

• bistand i forhold til arbejdstilrettelæggelse

Side 17

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

• hjælp til udformning af de fornødne skrivelser i forbindelse med konfliktløsning, herunder til udformning af mødereferater

• generel vejledning og bistand til udarbejdelse af dokumenter i ansættelsesretlige og personaleadministrative forhold

• deltagelse i samtaler og møder i forbindelse med uenighed og fortolkningstvivl mellem menighedsrådet og de ansatte

• hjælp i forbindelse med tjenstlige sager, herunder afskedigelses- sager

• generel forhandlingsrådgivning

Stiftsadministrationerne har udarbejdet en lang række skabeloner både i ansæt- telsesmæssig sammenhæng og i relation til lønforhandling.

Der ydes ligeledes rådgivning om forståelsen af de gældende retningslinjer for kirkefunktionærer, herunder arbejdstid, planlægning, frihed, rådighed mv.

Stiftsadministrationerne varetager rådgivning om aflønning (rådgivning til kas- serer forud for lønkørsler, rådgivning om efterreguleringer m.v.)

Herudover har stiftsadministrationerne fra Kirkeministeriet fået delegeret for- handlingsretten for overenskomstbrud på 3F området, og stiftsadministratio- nerne indkalder i disse sager menighedsråd og 3F til forhandlinger.

Stiftsadministrationerne har en række rådgivningsopgaver overfor menigheds- rådene om forhold i forbindelse med ansættelse af nyt personale, under ansæt- telsen samt i forbindelse med afsked.

Personaleadministrativ bistand

Stiftsadministrationen yder bistand vedrørende generel lønindplacering og FLØS. Alle stiftsadministrationer yder også konsulentbistand til menighedsråd vedrørende ansættelser og afsked og bistand i menighedsrådenes forhandlinger med faglige organisationer.

1.3.6 Særlige opgaver i forhold til overenskomstansatte Xxxxxx

Overenskomst for organister og organisationsaftale for kirkefunktionærer:

Er der ved forhandling om intervalløn og tillæg ikke opnået enighed mellem menighedsrådet og den forhandlingsberettigede organisation, kan organisatio- nen kræve forhandling med stiftsadministrationen.

Stiftsadministrationen har kompetence til at indgå bindende aftaler på vegne af menighedsrådene. Stiftsadministrationen fungerer således som niveau 2 ved forhandlinger om intervalløn og tillæg.

Baggrunden for at stiftsadministrationen er sat ind som niveau 2 er, at organi- sationerne er afskåret mulighed for mundtlig forhandling i 1. instans ved for- handlinger om intervalløn og tillæg.

Side 18

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Der er altså ikke tale om en ekstra beskyttelse af retssikkerheden, men om et forsøg på at begrænse mængden af mundtlige forhandlinger i sognene.

Overenskomst for gravermedhjælpere på landsbykirkegårde:

Ved uenighed om tillæg har Kirkeministeriet efter aftale med 3F, givet stifts- administrationerne kompetence til at deltage i forhandlingen i niveau 2.

Habilitet i lønforhandlinger

Det forhold at stiftsadministrationen har ydet rådgivning, vejledning eller per- sonale administrativ bistand til et menighedsråd i en konkret sag om tillæg, betyder ikke i sig selv, at stiftsadministrationen bliver inhabilt i forhold til ni- veau 2. behandlingen.

Opmærksomheden henledes i denne forbindelse på, at der ikke er tale om 2. instansbehandling i forvaltningsretlig forstand som rekursmyndighed, men om en særlig forhandlings- og aftalekompetence efter fagretlige regler.

Afsked

Overenskomst for organister og organisationsaftale for kirkefunktionærer:

Er der ikke opnået enighed mellem menighedsrådet og den forhandlingsberet- tigede organisation ved en forhandling om, hvorvidt en afskedigelse kan anses for rimeligt begrundet i den ansattes eller organisationens forhold, kan organi- sationen kræve forhandling med stiftsadministrationen.

Baggrunden for at stiftsadministrationen er sat ind som niveau 2 er at sikre såvel menighedsrådet som den ansatte den retssikkerhed, der ligger i at få sa- gen behandlet i flere instanser.

Habilitet i afskedssager

Har stiftsadministrationen ydet rådgivning, vejledning eller personale admini- strativbistand til et menighedsråd i en konkret sag, bør stiftsadministrationen være opmærksomt på om der er ydet rådgivning eller bistand på en måde, som kan føre til tvivl om stiftsadministrationens habilitet. Stiftsadministrationerne bør være opmærksomme på kun at give rådgivning og bistand vedrørende sa- gernes indhold og undlade at tilkendegive stiftsadministrationens opfattelse af, hvad en afgørelse bør gå ud på. I tvivlstilfælde bør stiftsadministrationen efter aftale henvise niveau 2 behandlingen til en anden stiftsadministration. Denne fremgangsmåde er blevet benyttet i nogle sager og har fungeret godt.

Efter dansk forvaltningsretlig praksis skal der ganske meget til, før en myndig- hed bliver inhabil på grund af forudgående involvering.

Side 19

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

1.3.7 Særlige opgaver i forhold til tjenestemænd

Stiftsadministrationerne yder rådgivning og vejledning til menighedsrådene i forbindelse med alle faser af tjenestemænds ansættelsesforhold.

Stiftsadministrationerne har hidtil haft en række opgaver i forbindelse med stillingsopmålinger for tjenestemænd og ansatte på tjenestemandslignende vil- kår. Disse opgaver forventes at bortfalde endeligt i forbindelse med den regel- sanering, der netop er sendt i høring hos organisationerne.

Stiftsadministrationerne har desuden en række opgaver i forbindelse med op- rettelse af og lønindplacering i tjenestemandsstillinger.

Xxxxxxxx forventes opgaven med at klassificere tjenestemandsstillinger, at blive lagt ud til stiftsadministrationerne. Klassificeringen skal kun foretages, når en allerede ansat tjenestemand skifter til en stilling, som ikke hidtil har væ- ret klassificeret i lønrammesystemet. Opgaverne angående tjenestemænd og tjenestemandslignede ansatte må anses som værende kraftigt faldende allerede fordi der ikke oprettes nye stillinger og der ikke kommer nye tjenestemænd til. Antallet er reduceret og reduceres yderligere de kommende år.

1.3.8 Opsummering

Bortset fra de ovenfor omtalte afskedssager vedrørende overenskomstansatte kirkefunktionærer findes der ikke i stiftsadministrationernes tilbageværende kompetencer vedrørende kirkefunktionærer at være opgaver af myndighedska- rakter som sætter grænser for den hjælp eller service, der kan ydes til menig- hedsrådene.

Det bemærkes, at den tidligere opgave med at normere og kvotafastsætte bort- falder, ligesom stiftsadministrationen ikke har nogen selvstændig myndigheds- funktion i forhold til uansøgt afsked/afsked af helbredsmæssige årsager af tje- nestemænd.

1.3.9 Stiftsadministrationernes eget personale

Efter ansættelseslovens § 17 træffer kirkeministeren bestemmelse om oprettel- se og nedlæggelse af stillinger ved stiftsadministrationerne og foretager ansæt- telse og afskedigelse i disse stillinger. Kirkeministeren kan helt eller delvist henlægge de i 1. pkt. nævnte kompetencer til stiftsøvrigheden.

I overensstemmelse hermed har Kirkeministeriet udstedt cirkulære nr. 177 af

23. oktober 1991 om stillinger ved stiftsadministrationerne.

Cirkulærets kap. II om oprettelse og nedlæggelse af stillinger anvendes ikke længere i praksis, idet antallet af stillinger samt disses beskæftigelsesgrad og

Side 20

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

aflønning i dag fastsættes af stiftsøvrigheden indenfor den udmeldte budget- ramme.

Kirkeministeriet ansætter og afskediger stiftskontorchefer. Ansættelse sker efter indstilling fra stiftsøvrigheden, jf. cirkulærets § 3, stk. 1, og § 4, stk. 1.

Uansøgt afsked af varigt tjenestemandsansatte stiftskasserere foretages af kir- keministeren, jfr. cirkulærets § 4, stk. 2.

Stiftsøvrigheden ansætter og afskediger det øvrige personale ved stiftsadmi- nistrationerne, jf. cirkulærets § 3, stk. 2 og § 4, stk. 3.

1.3.10 Stiftsråd

Forholdene vedrørende stiftsråd er særskilt reguleret i bekendtgørelse nr. 739 af 13. juli 2009, jf. økonomilovens § 23, stk. 5.

Det fremgår af bekendtgørelsens § 1, at der vælges et stiftsråd i hvert stift som består af stiftets biskop, stiftets domprovst, en repræsentant for stiftets provster, tre repræsentanter for stiftets præster samt en menighedsrepræsentant fra hvert provsti3. Stiftsrådet vælger en formand blandt de valgte menighedsrepræsen- tanter, jf. bekendtgørelsens § 26.

Stiftsrådet har som opgave at understøtte det lokale kirkelige liv samt fungere som et inspirationsforum for menigheder og biskop. Endvidere har stiftsrådet til opgave på menighedsrådenes vegne at bestyre kirkernes og præsteembeder- nes kapitaler. Stiftsrådet har også til opgave at fastlægge stiftets udvalgsstruk- tur og bestemmer herunder, om der skal nedsættes et særskilt udvalg til at vare- tage det mellemkirkelige arbejde på stiftsniveau.

Herudover kan stiftsrådet af hensyn til det kirkelige liv i stiftet træffe beslut- ning om at udskrive et bindende bidrag fra kirkekasserne til finansiering af aktiviteter i stiftet. Stiftsbidraget kan dog højest være 1 procent af den lokale ligning i de enkelte ligningsområder i stiftet, og bidraget kan bruges til aktivite- ter inden for følgende områder:

1. Kommunikation mellem stiftet, menighedsråd og provster.

2. Formidling af kristendom.

3. Udviklingsprojekter inden for undervisning, diakoni, IT, medier, kir- kemusik og lignende, herunder analyser til forberedelse af sådanne pro- jekter.

Stiftsadministrationen bistår stiftsrådet med varetagelsen af de forskellige op- gaver efter nærmere bestemmelser herom i økonomiloven.

Side 21

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

3 Undtaget herfra er Lolland-Falsters stift, hvor der vælges to menighedsrepræsentanter fra hvert provsti.

1.3.11 Biskoppens tilsyn med menighedsrådene

Biskoppens pligter og beføjelser følger direkte af bestemmelser fastsat i den kirkelige lovgivning samt retssædvaner.

Den biskoppelige tilsynspligt omfatter, udover tilsynet med menighedsrådene i det pågældende stift, også folkekirkens provster og præster i øvrigt. Tilsynet er et retligt tilsyn, hvorefter biskoppen fører tilsyn med, at de eksisterende regel- sæt bliver overholdt. Såfremt dette ikke er tilfældet, indebærer tilsynet en ad- gang for biskoppen til at gribe ind.

Selve retsgrundlaget for biskoppens tilsynsfunktion med præster og provster er

D.L. 2-17-14 – med de modifikationer der er sket dels ved ændringer i det kir- kelige regelsæt - og lovgivningen i øvrigt - og dels ved retssædvane.

I og med der ikke består et egentligt over-underordnelsesforhold mellem bi- skop og menighedsråd, så kræver denne tilsynsfunktion et egentligt hjemmels- grundlag.

Biskoppens tilsyn med menighedsrådene er fastsat i § 45 i menighedsrådslo- ven, hvor det fremgår, at tilsynet med menighedsrådenes økonomiske forvalt- ning varetages af provstiudvalget og stiftsøvrigheden efter de bestemmelser, der er fastsat herom. Tilsynet med menighedsrådenes funktion i øvrigt udøves af biskoppen efter regler herom.

Biskoppen har imidlertid ingen selvstændige sanktionsmidler over for et me- nighedsråd i forbindelse med sine tilsynsfunktioner. Såfremt biskoppen i for- bindelse med sit tilsyn konstaterer ulovligheder eller ulovlige undladelser, må forholdet om nødvendigt indberettes til stiftsøvrigheden. Stiftsøvrigheden råder således over sanktionsmuligheder efter § 46 i menighedsrådsloven.

Biskoppen har herudover en række funktioner i relation til afholdelse af valg til menighedsråd.

Det følger af § 6, stk. 3, i menighedsrådsvalgloven, at biskoppen afgør klager vedrørende valgbestyrelsens afgørelser i forbindelse med menighedsrådsvalget samt klager over valget som sådan, jf. § 30 i menighedsrådsvalgloven.

Herudover træffer biskoppen i medfør af § 3, stk. 11, i ovennævnte lov, afgø- relse vedrørende klager over de af menighedsrådet trufne afgørelser vedrørende valgbarhedsspørgsmål i forhold til straf.

Biskoppen træffer ligeledes beslutning om, hvorvidt der skal udskrives udfyld- ningsvalg i de tilfælde, hvor det ordinære valg ikke fører til dannelse af et fuld- talligt menighedsråd, jf. lovens § 23.

Side 22

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

4 Efter D.L. 2-17-1 skal der i hvert stift være en superintendent, som Kongen dertil beskikker og stadfæster, som skal have alle provster og præster under sig og holde dem til at gøre deres embede og se til, at alting går skikkeligt og ret til, som her befales.

1.4 Kirkeministeriet

1.4.1 Kirkeministeriets opgaver

Det er Kirkeministeriet, der udsteder administrative forskrifter for folkekirken i tilknytning til den kirkelige lovgivning, og ministeriets væsentligste opgave er at forvalte statens økonomiske og strukturelle understøttelse af folkekirken.

Kirkeministeriet administrerer således den kirkelige lovgivning, budgettet for den fælles folkekirkelige økonomi samt begravelseslovgivningen. Herudover forhandler ministeriet løn - og ansættelsesvilkår for folkekirkens personale m.v.

Ministeriet udøver beføjelser på forskellige områder. Det gælder f.eks. med hensyn til efter tjenestemandsloven at fastsætte regler og varetage forhand- lingsret i forhold til den faglige organisation direkte eller efter bemyndigelse fra Finansministeriet.

Den overordnede regulering af området vedrørende kirke- og kirkegårdsfunkti- onærer forestås af Kirkeministeriet. Det betyder, at Kirkeministeriet udfærdiger og udsender de forskrifter, der regulerer kirke- og kirkegårdsfunktionærers ansættelsesforhold. Forskrifterne udfærdiges dels på grundlag af Finansmini- steriets aftaler og cirkulærer, dels efter bemyndigelse fra Finansministeriet, og dels med hjemmel i de givne bemyndigelser til kirkeministeren i ansættelseslo- vens § 16 og § 22.

Derudover er Kirkeministeriet klageinstans i sager, der er afgjort af biskoppen eller stiftsøvrigheden vedrørende ansættelsesforholdet.

1.4.2 Kirkeministeriets tilsynspligt

Kirkeministeriet er den øverste tilsynsmyndighed i en række forskellige anlig- gender. Ministeriet påser således, at menighedsrådene har handlet lovligt – der må ikke handles i strid med loven og en afgørelse skal have hjemmel i loven.

Afgørelser som stiftsøvrigheden træffer efter almindelige forvaltningsretlige principper kan indbringes for Kirkeministeriet, med mindre andet er fastsat i lovgivning.

Kirkeministeriets tilsynsfunktion i medfør af menighedsrådsloven er fastsat i § 47.

I Økonomiloven fastlægges tilsynet vedrørende provstiudvalget:

§ 17 b, stk. 8. De i lov om menighedsråd § 46, stk. 1, nævnte regler om annullation og suspension af beslutninger finder tilsvarende anvendelse over for et provstiudvalgs beslutninger, der strider mod lovgivningen. Endvidere finder de i lov om menighedsråd § 46, stk. 2-5, og § 48 nævnte regler om pålæggelse af tvangsbøder i forbindelse med ulovlige undladelser, anlæggelse af erstatningssager ved domstolene, frafald af erstatningsanlæg mod betaling af erstatningsretlig bod samt nedsættelse

Side 23

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

eller helt bortfald af en erstatning tilsvarende anvendelse over for medlemmer af provstiudvalg, der er ansvarlige for en undladelse eller for, at en kirkekasse eller provstiudvalgskassen er påført et tab. Stk. 9. Stiftsøvrighedens afgørelser efter stk. 8, 1. pkt., kan af provstiudvalget indbringes for kir- keministeren. Stiftsøvrighedens afgørelser efter stk. 8, 2. pkt., kan af de pågældende medlemmer af

provstiudvalget indbringes for kirkeministeren.

Vedrørende kirkebygninger følger det af lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde, at:

§ 2. Opførelse af kirker og nedbrydning af kirker skal godkendes af kirkeministeren.

De kongelige bygningsinspektører, Nationalmuseet og Akademiet for de skøn- ne Kunster yder sagkyndig bistand til Kirkeministeriet og stiftsøvrighederne i sager vedr. kirker og kirkegårde. Endvidere kan kirkeministeren udpege særligt sagkyndige til at rådgive i spørgsmål vedr. varmeanlæg, orgler, klokker og an- dre forhold, hvor vejledning skønnes ønskelig.

Et menighedsråd eller flere i forening kan tage initiativ til alene eller flere i samarbejde at løse folkekirkelige opgaver, der kræver fravigelse af gældende regler i den kirkelige lovgivning. Fravigelserne skal godkendes af kirkeministe- ren. Hvis der er tale om samarbejde mellem to eller flere menighedsråd, ned- fældes de nærmere bestemmelser om det aftalte samarbejde i en vedtægt, der godkendes af kirkeministeren og bekendtgøres på Kirkeministeriets hjemme- side. Aftaler om samarbejde kan ophæves, når deltagerne er enige om det, eller når en af deltagerne ønsker det, og kirkeministeren finder rimelig grund til det, jf. i det hele menighedsrådslovens § 43.

Af eksempler på sådanne samarbejdsaftaler kan nævnes:

• Samarbejde om fælles bogføring – og regnskabsfunktioner i Fredericia Provsti – revisionsfirma varetager opgaven.

• Samarbejde om en fælles personalekonsulent (Hjørringmodellen) til va- retagelse af rådgivning og vejledning ved afsked/ansættelse m.v.

• Samarbejde mellem Kerteminde provstiudvalg og menighedsrådene i provstiet om provstiudvalgets sekretariatsfunktion med hensyn til kirke- funktionæransættelser m.m. – herudover stiller stiftsøvrigheden sekre- tærbistand til rådighed for provstiudvalget.

1.4.3 Administrationschefer

Siden slutningen af 1990´erne er der oprettet cirka 25 stillinger som admini- strationschef i større sogne. Disse stillinger er oprettet efter dispensation eller ved omdannelse af eksisterende stillinger. De fleste stillinger blev oprettet ved omdannelse af kordegne- eller kirkegårdslederstilling. Enkelte af stillingerne blev oprettet som AC-stillinger.

Siden organisationsaftalen for kirkefunktionærer trådte i kraft den 1. september 2009, sker ansættelsen efter organisationsaftale for kirkefunktionærer, jf. pro- tokollat for kordegne, løngruppe 3 og 4.

Side 24

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

For at blive ansat som kordegn med ledelsesbeføjelser (administrationschef) skal vedkommende udøve ledelse af ansatte efter bemyndigelse fra menigheds- rådet. Ved ledelse forstås, at kirkefunktionæren har de daglige ledelses- og instruktionsbeføjelser i forhold til ansatte. For at blive aflønnet i løngruppe 3 skal ledelsen varetages for et antal ansatte minimum svarende til 4 fuldtidsstil- linger (eksklusiv lederen selv). Ved opgørelsen af antallet af ansatte medregnes alt personale, som er omfattet af en overenskomst, eller som er ansat på tjene- stemands- eller tjenestemandslignende vilkår.

For kirkegårdslederstillingerne, der er eller bliver omdannet til en administrati- onschefstilling, forbliver stillingen under den forhandlingsberettigede organisa- tion ved udskiftning. Disse stillinger omfattes ikke af organisationsaftalen for kirkefunktionærer.

1.4.4 Central arbejdsgiverrepræsentant

Den overordnede regulering af kirke- og kirkegårdsfunktionærers løn- og an- sættelsesvilkår forestås af Kirkeministeriet.

Det betyder, at Kirkeministeriet udfærdiger og udsender de forskrifter, der re- gulerer kirke- og kirkegårdsfunktionærers ansættelsesforhold. Forskrifterne udfærdiges dels på grundlag af Finansministeriets aftaler og cirkulærer, dels efter bemyndigelse fra Finansministeriet, og dels med hjemmel i de givne be- myndigelser til kirkeministeren i ansættelseslovens § 16, § 17 og § 22.

Som central arbejdsgiver for folkekirkens ansatte har ministeriet en række op- gaver. Ministeriet fastsætter regler for folkekirkens ansatte jf. § 22 i ansættel- sesloven.

Kirkeministeriet forhandler og drøfter løbende spørgsmål om løn- og ansættel- sesvilkår med såvel de forhandlingsberettigede organisationer som med andre interessenter/parter. Forhandlingerne og drøftelserne angår både generelle og konkrete problemstillinger. Forhandlings- og høringsreglerne følger blandt andet af forvaltningslovens § 19, ansættelseslovens § 23 og af tjenestemands- lovens § 45, stk. 2.

Der foretages løbende revision af eksisterende regelsæt. Xxxxxxxxx foretages efter høring af eller forhandling med relevante myndigheder og organisationer.

Kirkeministeriet drøfter eksisterende regelsæt med Personalestyrelsen, og overvejer om der skal laves særskilte regler for at sikre implementering af sta- tens retsregler på folkekirkens område.

Kirkeministeriet overvåger lønudviklingen på folkekirkens område. Om nød- vendigt iværksættes initiativer for at fremme en bæredygtig økonomisk lønud- vikling.

Side 25

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

1.4.5 Ministeriet som overenskomstpart

Personalestyrelsen har for størstedelen af kirkefunktionærerne valgt at delegere forhandlingskompetence til Kirkeministeriet. Som forhandlingspart har mini- steriet en række opgaver. Disse opgaver er i hovedtræk, at:

• Vejlede og informere om indholdet af overenskomsterne. Et eksempel herpå er ministeriets vejledninger og de roadshows, der blev gennem- ført i forbindelse med de nye overenskomster.

• Rådgive i forbindelse med konkrete sager om forståelse af overenskom- ster. Det kan ske både ved henvendelse fra Landsforeningen af Menig- hedsråd, stiftsøvrighederne (-administrationerne), provstiudvalgene, menighedsråd og organisationer.

• Afholde møder om fortolkning og opfølgning med de forhandlingsbe- rettigede organisationer.

• Forberede overenskomstforhandlingerne, herunder sikre dialog med in- teressenter og koordinere strategi med Personalestyrelsen.

• Gennemføre overenskomstforhandlinger.

• Medvirke til løsning af sager om brud på overenskomster

1.4.6 Særlige opgaver i forhold til menighedsrådenes ansatte Rådgivning og vejledning

Kirkeministeriet tilbyder rådgivning og vejledning vedrørende den kirkelige lovgivning, budgettet for den fælles folkekirkelige økonomi samt begravelses- lovgivningen. Herudover tilbyder ministeriet rådgivning og vejledning af gene- rel karakter om løn - og ansættelsesvilkår for folkekirkens personale m.v.

Personaleadministrativ bistand

Kirkeministeriet administrerer Folkekirkens Lønservice (FLØS) og faciliterer stiftsadministrationerne i de tekniske og faglige del af lønadministrationen.

1.4.7 Særlige opgaver for overenskomstansatte

Tillæg

Side 26

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Overenskomst for organister og organisationsaftale for kirkefunktionærer:

Er der ikke opnået enighed ved forhandling i 2. instans mellem organisationen og stiftsadministrationen om intervalløn og tillæg, kan centralorganisationen senest 1 måned efter forhandlingen kræve forhandling med Kirkeministeriet.

Kirkeministeriet fungerer således som 3. instans ved forhandlinger om interval- løn og tillæg.

Opmærksomheden henledes i denne forbindelse på, at der ikke er tale om fler- instansbehandling i forvaltningsretlig forstand som rekursmyndighed, men om en særlig forhandlings- og aftalekompetence efter fagretlige regler.

Overenskomst for gravermedhjælpere på landsbykirkegårde:

Er der ikke opnået enighed ved forhandling i 2. instans mellem organisationen og menighedsrådet om tillæg, kan sagen kræves forhandlet med Kirkeministe- riet.

Det forhold at Kirkeministeriet har ydet generel rådgivning eller vejledning i en konkret sag om tillæg, betyder ikke i sig selv, at ministeriet bliver inhabil i forhold til 3. instansbehandlingen jf. ovenfor.

Afsked

Overenskomst for organister og organisationsaftale for kirkefunktionærer:

Er der ikke opnået enighed ved forhandling i 2. instans mellem organisationen og stiftsadministrationen om, hvorvidt en afskedigelse kan anses for rimeligt begrundet i den ansattes eller organisationens forhold, kan centralorganisatio- nen senest 1 måned efter forhandlingen kræve forhandling med Kirkeministeri- et.

Kirkeministeriet fungerer således som 3. instans ved forhandlinger om afsked.

Overenskomst for gravermedhjælpere på landsbykirkegårde:

Er der ikke opnået enighed om, hvorvidt en afskedigelse kan anses for rimeligt begrundet i den ansattes eller organisationens forhold, kan sagen kræves for- handlet med Kirkeministeriet.

Det forhold at Kirkeministeriet har ydet generel rådgivning eller vejledning i en konkret sag om afsked, betyder ikke i sig selv, at ministeriet bliver inhabil i forhold til 3. instans behandlingen.

Efter dansk forvaltningsretlig praksis skal der ganske meget til før en myndig- hed bliver inhabil på grund af forudgående involvering.

Side 27

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

1.4.8 Særlige opgaver i forhold til tjenestemandsansatte i folkekirken Løn- og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes for tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte ved aftale efter tjenestemandslovens §§ 45 – 48.

Bestemmelsen fastslår, at folkekirken er en del af det offentlige statslige arbejds- marked med finansministeren som den øverste løn- og ansættelses-myndighed i folkekirken. Finansministeriets myndighedsudøvelse sker normalt gennem Kirke- ministeriet ved bemyndigelse enten til at være forhandlings- og aftalepart i forhold til de folkekirkelige tjenestemandsorganisationer eller til at fastsætte lønvilkår for de cirkulæremæssigt aflønnede og løn- og ansættelsesvilkår for de honorarlønnede.

Efter ansættelseslovens § 22, stk. 2, fastsætter kirkeministeren efter forhandling med menighedsrådet og den faglige organisation, i hvilke stillinger tjenestemands- ansættelse skal finde sted. Det bemærkes, at nyoprettelse af tjenestemandsstillinger på kirkefunktionærområdet ikke længere finder sted, bortset fra som kirkegårdsle- der.

Ansættelse

Ansættelse på tjenestemands- eller tjenestemandslignende vilkår finder kun sted ved ansættelse af kirkegårdsledere og for 12 særlige organiststillinger. Alle øvrige kirkefunktionærer ansættes efter overenskomst. En tjenestemandsansat kirkefunk- tionær der går direkte til en ny ansættelse bevarer sin tjenestemandsstatus.

Oprettelse af tjenestemandsstillinger forudsætter klassificering i lønrammesyste- met, hvilket foretages af Kirkeministeriet efter forhandling med den faglige orga- nisation. Stillinger oprettet i lønrammesystemet kan ikke ensidigt ændres eller nedlægges af menighedsrådet, der dog afgør, om en stilling skal besættes.

Disciplinære straffe

Disciplinære straffe kan kun bringes i anvendelse af Kirkeministeriet. Det på- hviler derfor menighedsrådet at foretage indberetning til ministeriet om for- hold, der skønnes at kunne give anledning til anvendelse af disciplinær straf. Det påtænkes, at delegere større myndighed og kompetence til stiftsadministra- tionerne.

Forinden det kommer dertil, har menighedsrådet en vidtgående forpligtelse til som arbejdsgiver gennem anvisninger, påtaler og forhandling at forsøge at løse sagen lokalt. Menighedsrådet har en selvstændig ret til at påtale og evt. skrift- ligt udtrykke misbilligelse overfor den ansattes forsømmelser, uden at der der- ved bliver tale om disciplinære sanktioner i tjenestemandslovens forstand.

Hvis der skal afholdes et tjenstligt forhør i forbindelse med en disciplinær-sag, udpeger Kirkeministeriet en forhørsleder efter tjenestemandslovens § 20, stk. 2.

Side 28

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Kirkeministeriet kan suspendere en tjenestemand efter tjenestemandslovens § 19, mens et menighedsråd kan beslutte tjenestefritagelse med løn af en tjene- stemandsansat i tilslutning til, at sagen indbringes for Kirkeministeriet.

Afsked

Uansøgt afsked af varigt ansatte tjenestemænd kan kun foretages af kirkeministe- ren, jf. § 26, stk. 2, i tjenestemandsloven.

Endvidere er det kun kirkeministeren, der kan foretage (ansøgt) afsked af en tjene- stemand af helbredsgrunde, og helbredsbetinget afsked af tjenestemænd kan kun ske, efter at Kirkeministeriet har forelagt sagen for Helbredsnævnet under Finans- ministeriet. Afskedigelse af tjenestemandslignende ansatte på grund af sygdom eller uegnethed som følge af sygefravær foretages af menighedsrådet, jf. cirkulære herom af 11. november 2005.

Afsked kan enten ske efter ansøgning eller uansøgt. Uansøgt afsked kan være be- grundet i sygdom, i tjenesteforseelser eller diskretionært. I sidstnævnte tilfælde sker afskeden på grundlag af et frit skøn fra menighedsrådets side. I beslutnings- grundlaget kan kun inddrages saglige hensyn, begrundet i den ansattes forhold eller i generelle forhold ved kirken.

Øvrige løn- og ansættelsesvilkår

Kirkeministeriet indgår centrale aftaler angående løn- og ansættelsesforhold for folkekirkens tjenestemænd. Det gælder blandt andet aftaler om fridagsregler og om anvendelse af lokallønsmidlerne. I den forbindelse gennemføres en række forhandlinger med de forhandlingsberettigede organisation.

1.4.9 Uddannelse

Kirkefunktionærer i folkekirken med kordegne-, kirketjener- eller graverfunk- tioner, skal gennemføre 5 ugers grundlæggende uddannelse inden 2 år efter ansættelsen. Tilsvarende gælder for kirkegårdsledere, hvortil der er knyttet forpligtelse til at varetage kirketjenerfunktioner.

Kirkefunktionæren skal også gennemføre anden uddannelse, som vedkommen- des jobfunktioner i stillingen er afhængig af, når uddannelsen er obligatorisk for den pågældende jobfunktion.

Kirkeministeriet kan dispensere fra det obligatoriske uddannelseskrav, hvis der foreligger særlige grunde herfor. Jf. cirkulære af 7. august 2009 om uddannel- ses krav for kirkefunktionærer.

1.5 Finansministeriet

1.5.1 Finansministeriets kompetencer i forhold til folkekirkens personale

Side 29

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Finansministeriet er den centrale myndighed for behandlingen af sager om løn- og andre ansættelsesvilkår for personale i staten og folkekirken mv., hvilket blandt andet følger af ansættelseslovens § 21.

De opgaver, der knytter sig til Finansministeriets kompetence i sager om løn- og ansættelsesvilkår, varetages af Personalestyrelsen. Personalestyrelsen træf- fer afgørelse på finansministerens vegne. Styrelsens afgørelser kan derfor ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

I en række tilfælde vælger Personalestyrelsen at delegere kompetencen til at forhandle eller fastsætte regler til de enkelte fagministerier. Dette var tilfældet, da de nye overenskomster på folkekirkens område blev forhandlet. Da styrel- sen delegerede opgaven, tog den forbehold for styrelsens endelige godkendel- se. Det er en forudsætning at forhandlingen varetages af Kirkeministeriet. Den kan således ikke delegeres videre.

1.5.2 Finansministeriet som overenskomstpart

Da Personalestyrelsen er den ene part ved overenskomstforhandlingerne har de kompetencen til efterfølgende at lave bindende fortolkninger og aftaler angå- ende overenskomsternes anvendelse. Det betyder, at styrelsen kan binde me- nighedsrådene ved konkrete aftaler med de forhandlingsberettigede organisati- oner, herunder at menighedsrådene kan pålægges en bod for brud på reglerne i en overenskomst.

Flertallet af menighedsrådenes ansatte er omfattet af overenskomster, der er indgået af Kirkeministeriet efter delegation fra Personalestyrelsen. Alle sager om påstået brud på overenskomsterne med følgende betaling af bod skal for- handles ved et fællesmøde mellem Personalestyrelsen og den forhandlingsbe- rettigede organisation. Undtagelse hertil er sager om mangelfuldt ansættelses- bevis. Ved sager om brud på overenskomsterne er der typisk en tredelt arbejds- opgave: 1) sagens forberedelse med indhentning af nødvendige oplysninger og en vurdering af sagens udfald til brug for forhandlingen 2) selve fællesmødets gennemførelse - typisk deltager repræsentanter fra Personalestyrelsen, Kirke- ministeriet, stiftsadministrationen og menighedsrådet 3) opfølgning på sagen både i forhold til det konkrete menighedsråd og eventuelt i forhold til en of- fentliggørelse af resultatet.

Ud over behandlingen af konkrete sager vejleder og rådgiver Personalestyrel- sen om indholdet af overenskomsterne.

1.5.3 Central arbejdsgiverrepræsentant

Som den centrale arbejdsgiverrepræsentant varetager Personalestyrelsen en række funktioner, der alle relaterer sig til statslige og folkekirkelige myndighe- ders rolle som arbejdsgivere. Det gælder således regeludstedelse, forhandling

Side 30

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

af generelle aftaler og rammeaftaler. Det er i det hele tale om en del af Finans- ministeriets myndighedsudøvelse som ikke delegeres videre end til Kirkemini- steriet.

1.6 Menighedsrådsvalg

I forbindelse med afholdelse af valg til menighedsråd5 varetager Landsforenin- gen af Menighedsråd, stiftsøvrighederne (stiftsadministrationerne) og Kirkemi- nisteriet en række opgaver henholdsvis i samarbejde med hinanden samt hver især.

Opgaverne forbundet med menighedsrådsvalg har typisk karakter af regelfast- sættelse, rådgivning og vejledning, undervisning, herunder afholdelse af kurser, information samt politisk interessevaretagelse. Til varetagelsen af opgaverne med menighedsrådsvalget knytter sig ligeledes en IT-mæssig understøttelse, og IT-Skrivebordet har tillige en væsentlig rolle i denne sammenhæng.

Opgaver vedrørende det kirkelige regelsæt

Forarbejdet forbundet med udarbejdelse af regler og øvrige forskrifter vedrø- rende valg til menighedsråd sker i et samarbejde mellem Landsforeningen af Menighedsråd, stiftsøvrighederne (stiftsadministrationerne) og Kirkeministeri- et. Kirkeministeriet udarbejder – som den ansvarlige regelfastsættende myn- dighed - lovforslag samt udsteder relevante generelle og konkrete administrati- ve forskrifter, og ministeriet forestår den lovgivningsmæssige proces i forhold til Folketinget m.v.

Kirkeministeriet (og biskopperne) er endvidere tillagt myndighedsopgaver i medfør af menighedsrådsvalgloven. Det fremgår af menighedsrådsvalglovens § 30, at de af biskoppen trufne afgørelser vedrørende klager over valget kan ind- bringes for kirkeministeren.

Opgaver vedrørende rådgivning og vejledning

Generel rådgivning og vejledning af menighedsråd m.fl. vedrørende fortolk- ning og forståelse af reglerne om menighedsrådsvalg sker både i Landsforenin- gen af Menighedsråd, stiftsøvrighederne (stiftsadministrationerne) og Kirkemi- nisteriet.

Landsforeningen af Menighedsråd varetager herudover rådgivning og vejled- ning, som har karakter af politisk interessevaretagelse. Dette kan for eksempel være spørgsmål i relation opstillingsmødets tilrettelæggelse m.v.

Opgaver vedrørende undervisning, afholdelse af kurser, information m.v. Landsforeningen af Menighedsråd varetager, som en del af foreningens kerne- opgaver, opgaver, der relaterer sig til undervisning og kommunikation. Lands- foreningen afholder kurser om menighedsrådsvalget rettet mod valgbestyrel- serne og udarbejder i denne sammenhæng kursusmateriale. Kursusmaterialet har hidtil været drøftet mellem Landsforeningen af Menighedsråd, stiftsøvrig- hederne (stiftsadministrationerne) og Kirkeministeriet.

Side 31

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

5 Jf. Lovbekendtgørelse nr. 80 af 2. februar 2009 om valg til menighedsråd (menighedsråds- valgloven).

Opgaver vedrørende IT-understøttelse af menighedsrådsvalget Kirkeministeriet har som myndighed ansvaret for at drive og udvikle den elek- troniske understøttelse af menighedsrådsvalget, og ministeriets varetagelse af de rammemæssige tiltag vedrørende IT-Skrivebordet sker i samarbejde med Landsforeningen af Menighedsråd.

2 Landsforeningen af Menighedsråds opgaver

2.1 Landsforeningens organisation

Landsforeningen af Menighedsråd er en interesseorganisation, hvis formål er at støtte menighedsrådene ved udførelse af de hverv, de er tillagt ifølge lovgiv- ningen, samt at yde rådene bistand i forhandlinger med myndigheder og faglige organisationer, herunder om kirkebetjening og løn- og ansættelsesforhold. Me- nighedsrådene er medlem af Landsforeningen igennem medlemskab af en af Landsforeningens 49 distriktsforeninger. Landsforeningens øverste myndighed er delegeretmødet, som vælger Landsforeningens bestyrelse, bestående af 14 lægfolk og 6 præster. Landsforeningen har et sekretariat med 25 medarbejdere.

2.2 Medlemsrådgivning

2.2.1 Generel rådgivning

Landsforeningen rådgiver om alle de problemstillinger, som menighedsrådene arbejder med i det daglige menighedsrådsarbejde og i forbindelse med de hverv, de har som menighedsrådsmedlemmer i forskellige folkekirkelige orga- ner. Landsforeningens interessevaretagelse angår ikke kun menighedsrådsar- bejdet i snæver forstand, men alle områder, hvori der indgår læge interesser i den danske folkekirke, herunder i provstiudvalg og stiftsråd.

Rådgivningen drejer sig navnlig om juridisk rådgivning og økonomisk med- lemsrådgivning, der er funderet i de kirkelige hovedlove, herunder andre afta- legrundlag som bl. a. overenskomstområdet.

Hertil kommer rådgivning om medlemskab af folkekirken, kirkelig betjening, sognebåndsløsning, offentlig forvaltning, præsteansættelser, kirkegårdsforvalt- ning, funktionærret, samarbejde/samvirke, procesudvikling, forsikringsforhold, forhandlingsteknik og konflikthåndtering.

I erkendelse af at især menighedsrådene er underlagt stigende administrative opgaver, er Landsforeningen begyndt at tilbyde administrativ service, bl.a. regnskabsservice/regnskabsføring for menighedsråd.

Side 32

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

2.2.2 Folkekirkens økonomi

Landsforeningen rådgiver om alle forhold inden for folkekirkens økonomi med særlig vægt på den lokale budgetprocedure, regnskab og bogholderi, folkekir- kens forsikringsordning samt målsætning og prioritering. Landsforeningen op- lever en stigende efterspørgsel på en del af disse områder. En del af efter- spørgslen må tilskrives, at der er kommet en række nye regler om regnskabsfø- relse, herunder nye kontoplaner, momsregler m.m., som skal anvendes fra og med 2011. For nogle menighedsråd er dette så belastende, at man har fundet det mere hensigtsmæssigt at indgå i forskellige samarbejder, hvor professionel- le regnskabsførere varetager bogføringen og opstillingen af regnskaber m.m.

2.2.3 Personaleområdet

Et af Landsforeningens store rådgivningsområder er hele spektret af kirkefunk- tionærernes løn- og ansættelsesforhold

På det overordnede plan indgår Landsforeningen i samarbejde med Kirkemini- steriet i forberedelsen af overenskomstforhandlingerne. Menighedsrådene har fået tillagt en række arbejdsgiverkompetencer i forhold til kirkefunktionærerne. I den forbindelse har der vist sig behov for at øge professionaliseringen af rå- dene som arbejdsgivere.

Landsforeningen finder det derfor ikke længere hensigtsmæssigt at udarbejde vejledningerne på overenskomstområderne i samarbejde med fagforbundene. Det er Landsforeningens holdning, at vejledninger skal udarbejdes særskilt på arbejdsgiversiden.

Foreningen yder også rådgivning om tilrettelæggelse af sagsforløbet i forbin- delse med afskedigelsessager. Dette indebærer bl.a. bisidderfunktionen.

2.2.4 Samarbejde mellem menighedsråd og visionsarbejde

Et område i vækst er etableringen af fælles menighedsråd, samarbejdsprojekter og visionsarbejde på menighedsråds- og provstiplan. Landsforeningen har an- sat en proceskonsulent, der bistår og rådgiver i, hvordan der kan etableres pro- cesser, som fører frem til nye samarbejdsformer og målsætninger, der bl.a. på en gang både effektiviserer og forenkler en række af de arbejdsområder, som de folkevalgte varetager.

2.2.5 De kirkelige myndigheders kompetence

Side 33

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Et specielt rådgivningsområde for Landsforeningen er sager, hvor et menig- hedsråd er kommet på kant med andre kirkelige myndigheder - typisk stift eller provsti. Her rådgives primært om procedure- og kompetencespørgsmål.

2.2.6 Arbejdsmiljø

Landsforeningen yder generelt rådgivning og bistår menighedsrådene ved for- handlinger med de faglige organisationer og tilsynsmyndigheder. På det mere overordnede plan har Landsforeningen taget initiativ til at stifte Folkekirkens Arbejdsmiljøråd og er sekretariat for rådet. Et led i sekretariatsarbejdet er drif- ten af hjemmesiden ”xxxxxxxxxxxx.xx”. Landsforeningen har autorisation til at udbyde den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse for folkekirkens område. Der har i 2010 været gennemført 3 kurser med gennemsnitligt 20 deltagere på hver.

2.2.7 Samarbejdsvanskeligheder og konflikthåndtering

Sagerne omhandler konflikter inden for følgende områder:

• mellem menighedsrådsmedlemmer internt

• mellem menighedsråd og præst

• mellem menighedsråd og kirkefunktionærer

• mellem kirkefunktionærer indbyrdes

• mellem kirkefunktionærer og præst.

Landsforeningen oplever en stigende efterspørgsel efter rådgivning om og bi- stand til at løse konflikter. I en række sager er konflikterne vokset i så alvorlig grad, at det er særdeles vanskeligt at få bilagt stridighederne, fordi man er kommet for langt op af den såkaldte “konflikttrappe”. Indgår der en præst i konflikten, kompliceres sagen yderligere af, at de implicerede parter ikke har samme arbejdsgiver.

2.2.8 Pressehåndtering

Landsforeningen yder rådgivning til menighedsråd i pressehåndtering i forbin- delse med kriser og konflikter, som har påkaldt sig interesse fra pressen. Råd- givningen kan opdeles i 2 områder. Dels i rådgivning om kommandovejssty- ring, dvs. hvem udtaler sig til pressen, hvad gør man når journalisten pludselig ringer osv. Dels i rådgivning om, hvordan en sag “lægges død” i forhold til pressen herunder omtale af områder eller emner, som er personfølsomme eller underlagt tavshedspligt.

Side 34

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

2.2.9 IT -support

Landsforeningen yder rådgivning på alle niveauer om Menighedsrådets IT- skrivebord.

2.3 Kursusvirksomhed

Landsforeningen driver kursusvirksomhed, der er opdelt på målgrupper og ho- vedemner. Kurserne tilrettelægges, så menighedsrådsmedlemmer kan deltage i relevante kurser på relevante tidspunkter og inden for acceptabel geografisk afstand

2.4 Informationsvirksomhed

2.4.1 Menighedsrådenes blad

Landsforeningen udgiver menighedsrådenes blad

2.4.2 Landsforeningens Forlag

Landsforeningen driver forlagsvirksomhed

2.4.3 Menighedsrådets IT-skrivebord

Landsforeningen driver i samarbejde med Kirkeministeriet Menighedsrådets IT-skrivebord, der er platform for det administrative arbejde i menighedsråde- ne.

2.4.4 Landsforeningens hjemmeside

Hjemmesiden er foreningens ansigt udadtil i forhold til folk i bred almindelig- hed, og her lægges løbende nyheder og oplysninger af mere generel karakter om foreningens virksomhed.

Side 35

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

2.4.5 Analyser

Landsforeningen udgiver skriftserien “Perspektiv på folkekirken”, der præsen- terer generelle analyser af vilkårene for at være kirke i Danmark. Foreningen gennemfører også efter anmodning analyser for andre dele af det kirkelige landskab.

2.4.6 Presseinformation

Landsforeningen informerer pressen om aktuelle folkekirkelige forhold.

2.4.7 Politisk interessevaretagelse

Den politiske interessevaretagelse af de læge interesser i folkekirken sker i form af arbejde med høringer, poster i eksterne udvalg og arbejdsgrupper samt ved kontakt til biskopperne, Folketingets Kirkeudvalg, kirkeministeren, Kir- keministeriets afdelinger samt ved kontakt til opinionsdannere.

2.5 Menighedsrådsvalg

Opgavefordelingen mellem Kirkeministeriet og Landsforeningen i forbindelse med menighedsrådsvalget har hidtil været praktiseret således, at Kirkeministe- riet ifølge sagens natur forestår regeludstedelsen og forklaringen hertil, mens Landsforeningen informerer rådene og valgbestyrelsen om en række forhold, der kan opstå i forbindelse med valget. Landsforeningen udgiver i denne for- bindelse publikationen “Værd at vide om menighedsrådsvalget”.

3 Fremtidig opgave- og rollefordeling

I dette afsnit gives der en oversigt over de ændringer der er i den fremtidige opgave- og rollefordeling.

3.1 Koordineringsudvalget vedrørende opgave- og rollefordeling

Der nedsættes et permanent koordineringsudvalg, som får til opgave at sikre et optimalt samarbejde mellem Kirkeministeriet, stifterne, provstierne og Lands-

Side 36

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

foreningen af Menighedsråd. Koordineringsudvalgetskal beskæftige sig med samarbejdet mellem folkekirkelige myndigheder og organisationer på arbejds- giversiden, herunder hvordan parterne kan sikre den bedste hjælp til menig- hedsrådene i deres rolle som arbejdsgivere.

Koordineringsudvalgetkommer med indstilling til Kirkeministeriet angående oprettelse af nye stillinger som provstikonsulent.

Desuden drøftes varetagelsen af samarbejde i forbindelse med større ændringer af retsregler for folkekirkens ansatte f.eks. i forbindelse med overenskomstfor- handlinger.

Uenigheder mellem Landsforeningen af Menighedsråd og stifterne vedrørende opgavefordeling adresseres i koordineringsudvalget.

Koordineringsudvalgetsammensættes af:

• 1 repræsentant fra Kirkeministeriet

• 2 stiftskontorchefer

• 1 repræsentant fra Provsteforeningen

• 2 repræsentanter fra Landsforeningen af Menighedsråd. Kirkeministeriet yder sekretariatsbetjening.

Møderne afholdes kvartalsvis i Kirkeministeriet.

3.2 Autorisation af standardparadigmer og vejledninger

Kirkeministeriet vil udarbejde retningslinjer for autorisering af gældende stan- dardparadigmer og vejledninger, fx ansættelsesbeviser.

Der har gennem de seneste år været mange eksempler på, at der udarbejdes talrige paradigmer til håndtering af samme problemstilling. Det kan eksempel- vis være én udgave af et ansættelsesbevis for en bestemt faggruppe, hvor flere stifter, Landsforeningen af Menighedsråd, den forhandlingsberettigede organi- sation og enkelte provstiet hver udarbejder deres skabelon.

Samlet set er de mange muligheder med til at vanskeliggøre en hensigtsmæssig rådgivning af menighedsrådene.

Kirkeministeriet vil med de nye muligheder for autorisering sikre en mere en- strenget og professionel rådgivning af menighedsrådene. De relevante myndig- heder og foreninger vil kunne opnå en autorisering af et relevant paradigme efter aftale med ministeriet.

3.3 Provstikonsulent

Side 37

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

3.3.1 Løn- og ansættelsesvilkår for provstikonsulenter

Kirkeministeriet udarbejder efter drøftelse med Personalestyrelsen et cirkulære om løn- og ansættelsesvilkår for provstikonsulenter. I cirkulæret defineres provstikonsulenterne som faggruppe og der foretages en afgrænsning i forhold til andre grupper, herunder særligt kordegne.

Desuden fastsættes løn og ansættelsesvilkår for provstikonsulenterne. Ved fast- læggelse af lønniveauet for fremtidige ansættelser tages der udgangspunkt i, at provstikonsulenter som udgangspunkt må forventes at være ansat som (kon- tor)assistenter med en baggrund og uddannelse inden for HK. Ministeriet for- venter at anvende lønniveauet fra organisationsaftalen for kontorfunktionærer m.fl., § 11; løngruppe 2, sats 2.

Der kan ske aflønning efter reglerne efter organisationsaftalen § 12; løngruppe 3, sats 1, hvis konsulenten er ansat til:

a) varetagelse af selvstændig sagsbehandling på områder, der kræver en stor specialviden, eller

b) varetagelse af koordineringsopgaver, eller

c) varetagelse af ledelsesopgaver i mindre omfang, eller

d) varetagelse af selvstændigt, kvalificeret arbejde som forudsætter relevant uddannelse og erfaring.

Ud over den centralt fastsatte løn kan der aftales løn efter reglerne i rammeafta- len om nye lønsystemer.

I det omfang at konsulenten opfylder en række betingelser, kan der undtagel- sesvist ske en højere aflønning. En forsætning herfor er, at

1) provstikonsulenten i sin bistand af menighedsrådene har selvstændigt ansvar for tilrettelæggelsen og planlægning af arbejdsopgaver for et større antal ansatte og

2) provstikonsulenten varetager et selvstændigt ledelsesansvar og

3) provstikonsulenten har uddannelse på akademisk niveau og ansættel- sesmyndigheden forudsætter uddannelse på akademisk niveau.

Hvis forudsætningerne under 1 – 3 er opfyldte, sker aflønningen efter reglerne i overenskomst for akademikere i staten §§ 4, stk. 1 og 2 med mulighed for at aftale lokale løntillæg efter reglerne i rammeaftale om nye lønsystemer.

Provstikonsulenter som havde påbegyndt deres ansættelse inden cirkulærets ikrafttræden aflønnes med den løn som er aftalt mellem provstikonsulenten og ansættelsesmyndigheden. Ansættelsesmyndigheden kan beslutte, at konsulen- ten i stedet skal aflønnes efter bestemmelserne for nyansatte i cirkulæret. Så- fremt det medfører en lønnedgang, skal ændringen varsles med konsulentens opsigelsesvarsel.

Side 38

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Oprettelse af stillinger som provstikonsulent efter cirkulærets ikrafttræden, skal ske efter godkendelse af Kirkeministeriet. Ministeriets afgørelse træffes efter indstilling fra koordineringsudvalget.

Koordineringsudvalgets indstilling afgives på baggrund af et oplæg fra koordi- neringsudvalgets sekretariat.

3.3.2 Provstikonsulenternes faglige tilknytning

Det er en forudsætning for oprettelse af en provstikonsulentstilling, at der laves et formaliseret samarbejde mellem menighedsråd, som godkendes af Kirkemi- nisteriet. Samarbejdsaftalen kan vedrøre løn- og ansættelsesvilkår, uddannelse og betingelser for samarbejdet i øvrigt.

Provstikonsulenterne forpligtes til at indgå i et samarbejde, som for så vidt an- går vidensdeling, information, netværkssupport og undervisning ledes af Landsforeningen af Menighedsråd. For så vidt angår varetagelse af opgaver inden for stiftets sagsområde, ledes samarbejdet af stiftet eller flere stifter i fællesskab. Fordelingen skal sikre provstikonsulenterne fornøden indsigt og uddannelse til at kunne give en kvalificeret varetagelse af arbejdsopgaverne.

Fordelingen af opgaverne i samarbejdet kan skitseres således:

1. Med hensyn til at være partsrepræsentant for menighedsrådene ved forhand- linger påtager Landsforeningen sig at tilbyde provstikonsulenterne et forum for erfaringsudveksling og uddannelse.

2. Med hensyn til den generelle rådgivning vedrørende løn- og ansættelsesvil- kår påtager stiftsadministrationerne og Kirkeministeriet sig, at tilbyde nødven- dig og aktuel viden.

For at sikre kontakt mellem provstikonsulenterne får de deres eget intranet på IT-skrivebordet. På den måde får provstikonsulenterne et netværk, hvor de kan supplere og hjælpe hinanden.

For allerede ansatte etableres en overgangsordning med henblik på at sikre legalisering af eksisterende ansættelsesvilkår. Ordningen indebærer, at der også for allerede ansatte etableres samarbejdsaftaler, som sikre tilknytning til stifts- administrationen og Landsforeningen.

3.4 Ændring af stifternes arbejdsopgaver

Stiftsadministrationernes fremtidige opgaver er identiske med de hidtidige, jf. de forrige kapitler. For så vidt angår opgaver vedrørende menighedsrådenes personaleadministrative område præciseres yderligere:

Side 39

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Stifterne yder en generel rådgivning på det personaleadministrative område. Undtaget herfra er egentlig partsrepræsentation, som varetages af Landsfor- eningen af Menighedsråd.

Stifternes rådgivningsopgave vedrører blandt andet:

• forslag til stillingsopslag

• bistand til menighedsrådet ved vurdering af sammenhæng mellem opgaver og timetal i stillinger

• vejledning om og fortolkning af overenskomster, blandt andet om- kring faglig og geografisk fleksibilitet, samarbejdsaftaler m.v.

• vejledning om lønindplacering

• rådgivning og udfyldelse af konkrete udkast til ansættelsesbeviser og inspiration til stillingsbeskrivelser

• bistand i forhold til arbejdstilrettelæggelse

• vejledning omkring tjenstlige sanktioner, herunder møder med me- nighedsrådene i forbindelse med uenighed og fortolkningstvivl samt generel forhandlingsrådgivning

Andre eksempler på stifternes ansættelsesretlige rådgivning kan være rådgiv- ning om barsel, ferie, feriefridage, skat, dagpenge, løn, brug af fløs, pension, overenskomst- og lovfortolkning m.v.

Stifterne holder orienteringsmøder for menighedsråd om nye lovtiltag m.v.

Som det fremgår af resultataftalen for 2011 skal stifterne drage omsorg for, at personalet på stifterne kompetenceudvikles til at løfte denne opgave ens på landsplan, ligesom stifterne i henhold til resultataftale 2010 har udarbejdet fæl- les procedurer for håndtering af fase 2 lønforhandlinger samt fase 2 afskedigel- sesforhandlinger. Stifterne har i tilslutning hertil udarbejdet skabeloner og vej- ledninger til menighedsrådene for såvel lønforhandlinger som afskedigelses- forhandlingerne. Alt er tilgængeligt på samtlige stifters hjemmesider.

3.4.1 Stiftsøvrighedernes (stiftsadministrationernes) rolle i forbindelse med byggesager

Der er ikke tiltænkt ændringer i stiftsøvrighedernes (stiftsadministrationernes) rolle i forbindelse med byggesager, jf. afsnit 1.3.4. Landsforeningen yder ikke byggesagsrådgivning.

3.5 Ændring af Landsforeningens arbejdsopgaver

Landsforeningen varetager uddannelse og information af menighedsrådene vedrørende folkekirkens økonomi. Denne funktion inkluderer såvel de valgte medlemmer af menighedsrådene som de personer, menighedsrådene køber ydelser af i forbindelse med deres økonomiske forvaltning. Landsforeningen

Side 40

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

rådgiver menighedsrådene på alle områder, der vedrører den økonomiske ad- ministration.

Landsforeningen vil fremover ikke yde rådgivning vedrørende udfærdigelse af papirer på personaleområdet. Den generelle rådgivning vedrørende løn- og ansættelsesvilkår forudsættes at finde sted i stiftsadministrationerne.

Landsforeningen yder assistance og rådgivning i personalesager, hvor menig- hedsrådet er blevet part i en sag, dvs. hvor der skal forhandles med den ansatte eller dennes organisation, hvor der er uenighed angående ansættelsen og arbej- dets udførelse, herunder lønniveau samt stillingernes art og størrelse.

Landsforeningen afholder kurser inden for personaleområdet.

Landsforeningen stiller sig til rådighed og deltager så vidt muligt i forbindelse med overenskomstforhandlinger og andre forhandlinger af afgørende betyd- ning for varetagelsen af menighedsrådenes arbejdsgiverfunktion. Kirkeministe- riet afgør, hvornår Landsforeningens deltagelse er mulig.

Landsforeningen er platform for provstikonsulenter og andre konsulenter ansat af menighedsrådene (ofte i fællesskab) på det personalemæssige område. Det indebærer, at provstikonsulenterne henter deres oplæring og foretager erfa- ringsudveksling i Landsforeningens regi.

Når provstikonsulenterne vejleder menighedsrådene vedrørende den generelle personalerådgivning sparrer de med stiftsadministrationernes personale.

Når provstikonsulenterne optræder som partsrepræsentant for menighedsrådene ved forhandlinger sparrer de med Landsforeningens personale.

Landsforeningen yder generel rådgivning og bistår menighedsrådene ved for- handlinger med de faglige organisationer og tilsynsmyndigheder i alle spørgs- mål om arbejdsmiljø. Landsforeningen er sekretariatet for Folkekirkens Ar- bejdsmiljøråd og driver hjemmesiden ”xxxxxxxxxxxx.xx”.

Landsforeningen stiller sig til rådighed ved udarbejdelse af vejledninger, an- sættelsespapirer og andet materiale til brug for menighedsrådene på en fælles IT-platform. Landsforeningen deltager så vidt muligt i de arbejdsgruppesam- menhænge, der drøfter disse spørgsmål. Landsforeningen ønsker i den sam- menhæng at samarbejde med Kirkeministeriet om udfærdigelse og vedligehol- delse af en fælles generel IT-løsning.

3.6 Ved samarbejdsaftaler mellem menighedsråd

Når menighedsråd indgår samarbejdsaftaler om løsning af opgaver efter lov om menighedsråd § 42 a eller § 43 yder Landsforeningen rådgivning vedrørende alle aspekter af samarbejdsaftaler, blandt andet om personalemæssige forhold. Stiftet sørger for myndighedsvaretagelsen, herunder sikrer det juridiske indhold af samarbejdsaftalen inden fremsendelse til Kirkeministeriet.

Side 41

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

3.7 Gensidig visitering af arbejdsopgaver

I forbindelse med drøftelserne om den nuværende og den fremtidige opgave- og rollefordeling har parterne tilkendegivet, at det er hensigten, at der fremover skal ske henvisning af henvendelser fra menighedsråd m.fl. i overensstemmel- sen med beskrivelsen i dette dokument. Eksempelvis henviser et stift en hen- vendelse om bistand til en lønforhandling i fase 1 til Landsforeningen af Me- nighedsråd.

Side 42

Dokument nr. 20609/11 Dato: 31. marts 2011

Document Metadata

Table of Contents

Opgave og rollefordeling mellem provstiudvalg, stiftsadministrationer, Landsforeningen af Menighedsråd og Kirkeministeriet

Document Metadata