GENERELLE BETINGELSER FOR ADMINISTRATIONSSERVICE

GENERELLE BETINGELSER FOR ADMINISTRATIONSSERVICE

DEL I: INDLEDNING

Aftalegrundlag

I disse betingelser er beskrevet rammerne for, hvordan Softværket leverer administrati- onsservice til sine kunder. Disse betingelser udgør sammen med det underskrevne or- dredokument den samlede aftale for kundens administrationsservice fra Softværket.

Leverancens omfang og indhold kan også være baseret på en mundtlig eller skriftlig ordre afgivet af kunden. I så fald vil Softværket efterfølgende sende en bekræftelse, som kunden skal kontrollere og inden 2 dage skriftligt informere Softværket, dersom der er uoverensstemmelser i forhold til kundens ønsker. Sker dette ikke, da er det Soft- værkets bekræftelse, der er gældende som ordredokument mellem parterne.

Kundens aftale på Administrationsservice fra Softværket er underlagt de til enhver tid gældende ”Generelle betingelser for Administrationsservice” offentliggjort på selska- bets hjemmeside, og kundens benyttelse af denne service og/eller betaling af abonne- mentsfakturaer betragtes som accept af de senest offentliggjorte betingelser.

Hvad er omfattet

Med nærværende aftale om administrationsservice, leverer Softværket administrativ service til kunden på værksadministration og ledningsregistreringsservice, hvor Soft- værket udfører disse opgaver i stedet for kundens ansatte.

Det vil fremgå af ordresedlen, i hvilket omfang Softværket skal levere administrations- service til kunden.

Ikrafttræden

Nærværende aftale træder i kraft på den i ordredokumentet angivne dato. Softværket s forpligtelser i henhold til aftalen forudsætter dog altid, at kunden har opfyldt de nød- vendige betingelser og betalt forfaldne beløb.

Opbygning

Nærværende betingelser er opdelt i følgende dele:

Del I: Indledning

Del II: Omfang og forudsætninger Del III: Administrationsservicen Del IV: Generelle bestemmelser

DEL II: OMFANG OG ETABLERING

Forudsætninger

Det er en forudsætning, for Softværkets levering af administrationsservice, på de i afta- len angivne vilkår, at kunden som minimum opfylder følgende betingelser:

• Såfremt kunden selv har adgang til det programmel og de data, der ligger til grund for den administrerede løsning, skal kunden have en aktiv aftale om ho- sting med Softværket.

• Kunden skal udpege en kontaktperson hos kunden, som skal kunne tage beslut- ninger om alle spørgsmål, der måtte opstå i relation til opfyldelse af aftalen. Kun- dens kontaktperson skal angives i ordredokumentet, og meddelelse om udskift- ning skal gives skiftligt til Softværket.

• Kunden tilknyttes en primær kontaktperson ved Softværket, som varetager al kontakt kunden og Softværket imellem i det omfang, det er muligt. Henvendelser fra værker, der administreres af Softværket, sidestilles med øvrige kunder i Softværkets telefonkø fra værker, der administreres.

• Kunden afholder alle omkostninger til Betalingsservice, forsendelse, fortrykt pa- pir og kuverter mv.

• Kunden skal være tilmeldt Betalingsservice Total.

• Såfremt aftalen omfatter lønadministration, skal kunden anvende Bluegarden til lønafregning samt være tilmeldt e-arkiv*

• Kundens administrative procedurer skal i alle henseender leve op til lovgivnin- gens krav.

Øvrige forudsætninger

Der kan herudover i ordredokumentet være angivet konkrete krav til kunden, som knytter sig til den administrationsservice, der skal leveres.

Oprettelse

Softværket udarbejder en plan for, hvilke aktiviteter der skal finde sted, herunder de ak- tiviteter fra begge parters side, der er nødvendige som forudsætning for levering af ad- ministrationsservicen som aftalt.

Indledningsvist vil Softværket gennemgå kundens data og rutiner. Hvis det er nødven- digt for Softværkets administrationsservice, vil Softværket stille krav til kunden om æn- dringer, med tidsrammer for gennemførelse heraf.

Dersom kunden ønsker Softværkets bistand hos kunden i den forbindelse, vil dette ske som ekstraydelse i henhold til Softværkets almindelige betingelser for levering af kon- sulentassistance.

Kundens medarbejdere

Den aftalte administrationsservice vil blive leveret af Softværkets medarbejdere og Softværket overtager ingen medarbejdere fra kunden i forbindelse med overtagelse af de aftalte opgaver fra kunden.

DEL III: ADMINISTRATIONSSERVICEN

Service Level

Softværket leverer de i ordresedlen specificerede ydelser med personale, der lever op til god faglig standard på det pågældende område. Herudover har Softværket ikke ansvar for ydelser leveret under denne aftale.

Kundens ansvar for processer, lovgivning og retningslinjer

Softværket er alene udførende på de aftalte opgaver. Kunden er opmærksom på, at Softværket ikke er rådgiver over for kunden omkring hverken servicen eller kundens procedurer, herunder heller ikke omkring overholdelse af lovgivning og retningslinjer. Softværket undersøger ikke, inden en opgave udføres, det hensigtsmæssige eller lov- lige i opgaven eller processen.

Dersom Softværket erfarer, at et værk har brug for ændring eller opstramning af proce- durer på et eller flere områder, vil Softværket gøre kunden opmærksom herpå, men det er alene kunden, der har ansvar for egne procedurer. Softværket har i ingen forhold nogen form for rådgiveransvar i forhold til kunden.

Softværkets arbejdstider

Softværket vil være tilgængelig indenfor Softværkets normale arbejdstid, hvor også problemer kan indrapporteres til Softværket.

Den normale arbejdstid er:

mandag – torsdag kl. 08.00 – 15.45 fredag kl. 08.00 – 14.00

Softværkets administrationsservice vedrører alene de aktiviteter, der er angivet i ordredokumentet, og kan alene betragtes som en ressourceforstærkning til kunden. Kunden er derfor stadig ansvarlig for validiteten af data.

Kunden bevarer samtlige rettigheder til egne data.

DEL IV: GENERELLE BESTEMMELSER

Priser og betaling

Softværkets vederlag for levering af den aftalte administrationsservice til kunden frem- går af ordredokumentet, og faktureres kvartalsvis forud hver den 1/6, 1/9, 1/1 og 1/3.

Ved indgåelse af ny aftale faktureres fra den følgende kalendermåned efter ikrafttræ- den og frem til næste faktureringstermin.

Fakturaer forfalder til betaling 14 dage efter fakturadato. Ved forsinket betaling er Soft- værket berettiget til renter fra forfaldstidspunktet med 1,5 % per måned af det til en- hver tid skyldige beløb.

Prisregulering

Prisen reguleres årligt med virkning fra 1. juni i henhold til priser vedtaget af selskabets bestyrelse.

Omfanget af administrationsydelser, som Softværket forventes at skulle håndtere pr. år, er angivet i ordredokumentet. Opgavens omfang opgøres hvert år pr. 1. juni eller på det i ordredokumentet angivne tidspunkt, hvorefter et eventuelt overforbrug vil blive indregnet i estimering af forbrug for det efterfølgende år. Sker der i løbet af et år væ- sentlige ændringer i kundens forhold, vil forbruget på dette tidspunkt blive taget op til vurdering og om nødvendigt revideret.

Persondata

I det omfang, Softværket behandler persondata for kunden, handler Softværket alene efter instruks fra kunden. Softværket vil træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger.

Softværket vil uden særskilt vederlag, på kundens anmodning, give kunden eller den direkte dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at det kan påses, at de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 


Tredjepartsleverandører

Softværket kan aldrig efter nærværende aftale gøres ansvarlig for manglende levering af opgaver under administrationsservicen, der skyldes forhold hos tredjemand eller kunden, som f.eks. fejl eller manglende kapacitet i datalinjer eller fejl og nedbrud hos nødvendige tredjepartsleverandører. Softværket vil i sådanne tilfælde så vidt muligt være behjælpelig med afvikling af uopsættelige aktiviteter på anden vis, dersom kun- den måtte ønske det, og det er muligt. En sådan ydelse vil blive leveret på Softværkets almindelige betingelser for levering af konsulentydelser.

Erstatningsbegrænsninger

Softværket er ikke ansvarlig for skader som følge af edb-virus, uanset omfanget eller arten heraf, uanset hvorledes vira’en er overført eller viderebragt eller som sikredes ydelse/leverance skulle have forhindret denne virus.

Softværket har alene ansvar for, at de til administrationsservicen dedikerede ressourcer har en almindelig god faglig standard til den pågældende opgave, men Softværket kan ikke yde garantier for, at der ikke sker fejl i forbindelse med administrationen.

Softværkets ansvar er altid begrænset til situationer, hvor Softværket har handlet groft uagtsomt, og i den situation kan alene kundens direkte tab kræves erstattet. Softvær- ket kan under ingen omstændigheder gøres ansvarlig for kundens indirekte tab, tabt avance, tab af data, eller tab foranlediget af beskadigelse af data, eller omkostninger til datas reetablering.

Et eventuelt erstatningskrav mod Softværket vil aldrig kunne overstige et beløb sva- rende til det i tabsåret betalte vederlag efter denne aftale.

Ovenstående erstatningsbegrænsning finder anvendelse uanset graden af udvist uagtsomhed fra Softværkets side og finder tillige anvendelse for et eventuelt produkt- ansvar.

modtagelse af påkrav fra den part, der påberåber sig misligholdelsen.

Ved ophør af aftalen, uanset årsag, skal kunden selv sørge for en eventuel flytning af de lagrede data senest på ophørstidspunktet. Softværket kan bistå med dataflytning på Softværkets almindelige betingelser for levering af konsulentydelser. Efter ophør af af- talen har Softværket i henhold til nærværende aftale ikke længere forpligtelse til opbe- varing af kundens data.

Xxxx virksomhedsoverdragelse ved ophør

Parterne anser ikke en flytning af hosting m.v. til Softværket, eller videreflytning til en fremtidig driftsleverandør, herunder kunden selv, i forbindelse med aftalens ophør, som omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.

Hverken kunden eller kundens fremtidige leverandør overtager ansatte fra Softværket i forbindelse med aftalens ophør, uanset årsag. 
Såfremt medarbejdere hos kunden eller Softværket mod forventning måtte gøre krav eller forpligtelser gældende over for Softværket i den anledning, skal kunden friholde Softværket herfor.

Force Majeure

Softværket er ikke ansvarlig for begivenheder, der må betragtes som force majeure, herunder krig, mobilisering, terror, ekstraordinære hackerangreb og virus, svigt eller nedbrud i elforsyning eller kommunikationslinjer, sygdom eller fravær af anden grund hos nøglemedarbejdere, strejke, lockout, brand, oversvømmelse, skybrud eller andre naturkatastrofer.

Fortolkning

Hvor intet andet er angivet i nærværende aftale, finder dansk rets almindelige regler anvendelse på forholdet mellem parterne.

Tvistløsning

Hvis parterne bliver uenige, kan hver part anmode om et forhandlingsmøde med del- tagelse af parternes direktør og bestyrelsesformand.

Såfremt dette ikke leder til en løsning på konflikten, kan hver af parterne begære sa- gen indbragt til mediation ved en uafhængig mediator, som i mangel af enighed

og eventuelt selve mediationens afholdelse deles ligeligt mellem parterne.

Enhver uenighed, der opstår mellem kunder og selskabet omkring nærværende sel- skabs vedtægter eller samhandlen mellem selskabet og den enkelte kunde, skal i man- gel af mindelig løsning afgøres endeligt ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af vold- giftssagen.