Databehandleraftale

Databehandleraftale

For behandling af data i Tereba

Databehandleren: Scenit

CVR nr.: 30227875

Xxxxxxxxxxxx 00, 0.xx

2200 København N Danmark

1 Indhold

2 Baggrund for databehandleraftalen 3

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4

4 Databehandleren handler efter instruks 4

5 Fortrolighed 4

6 Behandlingssikkerhed 4

7 Anvendelse af underdatabehandlere 5

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 6

9 Bistand til den dataansvarlige 6

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 7

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 8

12 Tilsyn og revision 8

13 Parternes aftaler om andre forhold 9

14 Ikrafttræden og ophør 9

Bilag A Oplysninger om behandlingen 10

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere 11

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere 11

B.2 Godkendte underdatabehandlere 11

B.3 Videregivelse af data 12

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13

C.1 Behandlingens genstand/ instruks 13

C.2 Behandlingssikkerhed 13

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine 14

C.4 Lokalitet for behandling 14

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande 14

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren 14

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere 15

2 Baggrund for databehandleraftalen

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når data- behandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordnin- gen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af ho- vedaftalen Betingelser for brug af Tereba, som den dataansvarlige har godkendt ved op- rettelse af Terebaprofil.

4. Databehandleraftalen og hovedaftalen Betingelser for brug af Tereba er indbyrdes af- hængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige hovedaftalen – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i Betingelser for brug af Tereba.

6. Til denne aftale hører 3 bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandler- aftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herun- der om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder betingelser for brug af underdatabehandlere samt en liste over underdatabehandlere og videregivelse af data.

9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der fø- res tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

11. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data- beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandle- ren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs- punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af da- tabeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslut- ninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den be- handling, som databehandleren foretager.

4 Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter data- behandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelses- bestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til op- lysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplys- ninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

3. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele- vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyt- telsesforordningens artikel 32, hvoraf der bl.a. står, at der skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til

disse risici. Det vil sige, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici.

Tereba indeholder primært virksomheds- og produktionsoplysninger med henblik på of- fentliggørelse. Der er derfor ikke behov for pseudonymisering og kryptering af personop- lysninger. Systemets tilgængelighed og robusthed samt evne til at genoprette tilgænge- ligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse vægtes højt bl.a. ved backup hos flere underdatabehandlere. Dette samt procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og orga- nisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed er beskrevet i Databehand- leraftalen Bilag. C.

2. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforord- ningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataan- svarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

4. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underda- tabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gen- nem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstater- nes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabe- handleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

5. Dataansvarlig kan til en hver tid få tilsendt en kopi af underdatabehandleraftalen. Den da- taansvarlige har herigennem mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, ek- sempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver da- tabehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdata- behandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel af personoplysninger til tredje- lande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæs- sige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter- national organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

9 Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvar- liges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyns- tagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandle- ren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndighe- den (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usand- synligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske per- soners rettigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttel- se, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske per- soners rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af hovedaftalen Betingelser for brug af Tereba.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandle- ren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne

– bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. I tilfælde af, at databehandler, Scenit, ophører som selvejende institution eller begæres konkurs, er Scenit eller konkursboet efter Scenit forpligtiget til vederlagsfrit at overdrage kopi af indsamlede data til Kulturministeriet. Dette forudsætter, at Kulturministeriet fremsætter begæring herom.

12 Tilsyn og revision

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandle- rens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådig- hed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gæl- dende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysi- ske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databe- handleraftalen vil fremgår af hovedaftale Betingelser for brug af Tereba.

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af hovedaftalen Be- tingelser for brug af Tereba.

14 Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved den dataansvarliges godkendelse.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for- bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes hovedaftalen Betingelser for brug af Tereba.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigel- sesvarsel, som fremgår af hovedaftalen Betingelser for brug af Tereba.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset hovedaftalen Betingelser for brug af Tereba og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige er:

• Synliggørelse af salg

• Formidling af professionel scenekunst i Danmark

• Dokumentation og indsamling af historiske data om professionel scenekunst i Danmark

• Indsamling af data til scenekunststatistikken

• Administrative lettelser for teatre/producenter/arrangører/offentlige myndigheder

Databehandler, Scenit, har fået det opdrag fra Kulturministeriet og Slots- og Kulturstyrelsen at indsamle data til scenekunststatistikken samt drive scenekunstportalen xxxxxx.xx, der synliggør og formidler aktuelle forestillinger i salg. Hovedformålet for Scenit er at dele viden om scenekun- sten, så den bliver mere synlig og tilgængelig for publikum og beslutningstagere.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:

Databehandleren stiller databasen Tereba til rådighed for kulturvirksomheder til indtastning og opbevaring af virksomhedsoplysninger og oplysninger om produktioner/arrangementer. De per- sonoplysningerne, som forekommer i Tereba benyttes til administrative opgaver samt markedsfø- ring og formidling af scenekunst.

Persondata omkring en produktion bliver videreformidlet til publikum på de nationale portaler xxxxxx.xx, xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx.xx samt videregivet til eksterne data- modtagere, der har til formål at synliggøre scenekunst. Hvis den dataansvarlige er en del af for- midlings-, salgs- og rabatsamarbejdet ”Teaterbilletter”, benyttes data også til markedsføring og formidling af scenekunst på xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

Tereba indeholder persondata af kategorien ”almindelige personoplysninger” i form af:

• fulde navn på personer; bag produktionen, på/bag scenen og administrationen.

• arrangementsfoto, der viser genkendelige personer.

• fulde navn på kunstnerisk ledelse, administrativ ledelse og kontaktperson.

OBS! Hvis dataansvarlig er lig med en privatperson, så skal vedkommende være opmærksom på, at virksomhedsoplysningerne kan indeholde persondata som fx privattelefonnummer og mail. Det gælder fx ved enkeltpersonvirksomheder eller scenekunstnere uden virksomhed.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen er ikke tidsbegrænset:

Scenit har et opdrag fra Kulturministeriet og Slots- og Kulturstyrelsen om at indsamle data til sce- nekunststatistikken. I databehandleraftalen godkender den dataansvarlige, at al data om produk- tion/arrangement bliver foreviget og overgår til xxxxxxxxxxxxxxx.xx, som administreres af databe- handler. Formålet med scenekunstarkivet er at opbevare historiske data om scenekunst og dele viden om teater. Sitet fungerer som et digitalt opslagsværk, der erstatter dansk ITI’s Teater Årbog: Teater i Danmark.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte æn- dringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataan- svarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 30 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give med- delelse herom til databehandleren inden 10 dage efter modtagelsen af underretningen. Den da- taansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgen- de underdatabehandlere:

Navn	CVR-nr	Adresse	Beskrivelse af behandling
ITide A/S	26255244	Xxxxxxx 00, 0000 Xxx- hus	Ajour CMS, medudvikler af Tereba. Drift, løbende opdateringer og vedligehol- delse af Tereba
Mico	29220646	Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx SV	Mico er IT-supporter for Scenit. De tjekker om ITides system leverer en vellykket backup til Micos server. Hvis backup fejler kontakter Xxxx ITide og sik- rer, at problemet løses. Derudover overvå- ger Mico regelmæssigt, om backup er leve- ret vellykket til Amazon.

Alle Tereba-brugere har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – an- vende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling inden aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

Hvis den dataansvarlige er en del af salgs- formidlings- og rabatsamarbejdet Teaterbilletter, så har den dataansvarlige ved databehandleraftalens ikrafttræden desuden specifikt godkendt anven- delse af følgende underdatabehandlere:

Navn	CVR-nr	Adresse	Beskrivelse af behandling
Billetten	28863780	Xxxxxxxx 00, 0. sal	Billetten A/S er billetoperatør for Teater-
A/S		6000 Kolding	xxxxxxxxx.xx. De distribuerer forestillinger
			og står for det praktiske omkring salg og
			rabatordning
Molamil	30539648	Store Xxxxxxxxxxx 00X, 0000 Xxxxxxxxx X	Xxxxxxxx af Xxxxxxxxxxxxxxx.xx app’en og står for driften af denne.

Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – an- vende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

B.3 Videregivelse af data

Det er Scenits hovedformål at dele viden om scenekunst i Danmark. Derfor arrangerer Scenit afta- ler om videregivelse af relevant scenekunstdata til datamodtagere, der hjælper med at opfylde Scenits formål. Datamodtagerne indgår en skriftlig aftale med Scenit om videregivelse af data, hvori der står, at datamodtager kun må benytte data til formålene jf. A1.

• Datamodtager må ikke bruge data til andre formål end anvist af Scenit med mindre data- modtageren er retligt forpligtiget hertil efter EU-retten eller lovgivningen i Danmark.

• Datamodtager må ikke videregive dataudtræk til 3. part uden forudgående skriftlig aftale med Scenit samt underretning af dataansvarlig.

• Datamodtager handler alene efter dokumenteret instruks fra Scenit om at fastholde Sce- nits overordnede formål jf. A1.

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt, at Scenit videregiver data til datamodtagere, som Scenit betragter som relevante i henhold til at opfylde formålet med data. Hvis Scenit finder ny relevant datamodtager, som der ønskes en aftale med om videregivelse af scenekunstdata, får dataansvarlig besked tidsnok til, at dataansvarlig kan modsige en sådan aftale.

Dataansvarlig kan se listen over aktuelle datamodtagere på xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx- datamodtagere.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

Bilag C er databehandlers SLA – Service Level Agreement, der indeholder sikkerhed i henhold til behandling og opbevaring af data. Ved databehandleraftalens ikrafttræden godkender den data- ansvarlige databehandlerens sikkerhedsforanstaltninger.

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Persondata i forbindelse med en produktion (det gælder kreditering og foto) bliver benyttet til formidling og markedsføring af produktionen på xxxxxx.xx. Hvis dataansvarlig er med i salgs- formidlings- og rabatsamarbejdet Teaterbilletter, bliver data også benyttet til formidling og mar- kedsføring på xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Ved hver sæsons afslutning overføres data til xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

Persondata i forbindelse med profilens stamdata og kontaktperson (gælder for alle profiler i Tere- ba: producenter/arrangører/spillesteder) bliver benyttet rent administrativt af Scenits medarbej- dere. Hvis den dataansvarlige har Billetten A/S som billetoperatør, så har Billetten A/S også ad- gang til persondata for kontaktperson.

C.2 Behandlingssikkerhed

Scenit tilstræber, at Tereba har en oppetid på 99%. Oppetid omfatter ikke nedetid på grund af udefrakommende faktorer såsom nedbrud på internetforbindelser, eksterne webservere og vars- lede software-opdateringer. Fejl og mangler på den dataansvarliges internetopkobling eller pro- blemer med browser eller lignende er Scenit uvedkommende.

Databehandler overvåger dagligt Tereba, og observerer eventuelle fejl og mangler. Det er dog den dataansvarliges eget ansvar, at alle data i Tereba-profilen er korrekte og opdaterede.

Alle databehandlers medarbejdere har kendskab til håndtering af persondata. IT-udstyr og - programmer er sikret med individuelle koder og passwords, som ændres jf. Intern procedure.

Databehandler tester nye funktioner i Tereba i forbindelse med opdateringer, så de er klar inden dataansvarlige indtaster sine data.

Der tages backup af ændrede data hvert døgn. Tabte data vil således kunne føres tilbage til et tidspunkt før et eventuelt servernedbrud. Frembringelse af data fra backup sker på den dataan- svarliges egen regning. Der tages dog det forbehold, at det trods for dette kan være muligt, at den dataansvarliges informationer ikke kan reetableres efter systemnedbrud.

• Der tages internbackup af data ved underdatabehandler ITide A/S dagligt.

• Der tages eksternbackup af data ved underdatabehandler Mico: 1 gang ugentligt og d. 1. januar hvert år tages der backup et år tilbage

• 1. gang årligt, ved sæsonafslutning, evaluerer databehandler dataindsamlingen.

Databehandler træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt kommer til uved- kommende kendskab eller misbrug.

Databehandler er forpligtiget til hurtigst muligt at rette væsentlige funktionsfejl, men Scenit yder ingen garanti for, at driften af Tereba vil være uden afbrydelser og fejl.

Databehandleren er forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikker- hedsniveau omkring oplysningerne.

Logning af aktiviteter sker på virksomhedsprofilniveau, og databehandler kan derfor ikke overvå- ge, hvem der benytter profilen.

I tilfælde af force majeure er ingen af partnerne ansvarlige overfor hinanden. Ved force majeure forstås fx krig og mobilisering, borgerluge uroligheder, naturkatastrofer, strejke og lockout, ilde- brand, beskadigelse af produktionsapparat, virus og hacking samt andre forhold uden for en parts kontrol.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

I databehandleraftalen godkender den dataansvarlige, at al data bliver foreviget og overgår til xxxxxxxxxxxxxxx.xx, som administreres af databehandler (jf. A.4 i databehandleraftalen). Hvis den dataansvarlige trods databehandleraftalen anmoder om at få oplysningerne slettet og trukket tilbage, skal dataansvarlig selv betale omkostningerne for den tid og det arbejde, der ligger i at fjerne data.

C.4 Lokalitet for behandling

Alt hardware er placeret hos databehandlers underdatabehandlere Mico og ITide A/S (jf.B.2.). Databehandler har adgang til Tereba-backend.

Databehandlers adresse: Scenit, Xxxxxxxxxxxx 00, 0.xx, 0000 Xxxxxxxxx X

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Databehandler overfører ikke data til tredjelande uden for EU. Hvis dette skulle blive aktuelt, vil den dataansvarlige blive informeret herom, og Xxxxxx vil indhente samtykke fra den dataansvarli- ge.

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Den dataansvarlige kan til enhver tid rette henvendelse til Scenit og aftale tilsyn af databehand- ling. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsagligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere

Den dataansvarlige kan til enhver tid rette henvendelse til Scenit ang. underdatabehandlere og aftale tilsyn af databehandling. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de res- sourcer (hovedsagligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.