Midttrafiks 8. udbud af Specialkørsel
Midttrafiks 8. udbud af Specialkørsel
Skive Kommune
Udbudsbetingelser
04.04.2018 side 1
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel 3
5. Udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier 6
12. Meddelelse af resultatet 15
16. Oplysninger om tilladelser og vogne samt garantistillelse 16
18. Tjekliste til tilbudsafgivelsen 18
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel
Den udbudte kørsel
Område | Skive Kommune |
Kørselstype | Specialkørsel: Kørsel til skoler med specialklasser, institutioner eller lign. for Skive Kommune, hvor der foreligger et fast kørselsmønster. |
Vogntyper (mindstekrav) | 2, 3, 5. Se bilag 2. |
Xxxxx pakker, jf. Bilag D | 27 |
Xxxxx vogne, jf. Bilag D | 27 |
Samlet antal køretimer i udbud (ekskl. tomkørsel) | Ca. 8.320 timer pr. år |
Vigtige datoer vedrørende kontrakterne
Kontraktstart | 13. august 2018 |
Kontraktløbetid | 2 år |
Forlængelsesmulighed | Midttrafik kan forlænge kontrakten i perioder på minimum 1år ad gangen. Kontrakten kan maksi- malt forlænges 2 år ud over ordinær kontraktløbe- tid. |
Tildeling
Tildelingskriterie | Pris |
Vigtige datoer i tilbudsfasen
Sidste frist for modtagelse af spørgsmål | 26. april 2018 kl. 12.00 |
Sidste frist for svar på spørgsmål / rettel- sesblade | 1. maj 2018 kl. 11.00 |
Tilbudsfrist | 8. maj 2018 kl. 12.00 |
Frist for indsendelse af dokumentation, jf. pkt. 5.2. | Senest 3 uger efter anmodning fra Midttrafik |
Forventet meddelelse om tildeling | 12. juni 2018 |
Forventet indgåelse af kontrakt | 10 dage efter meddelelse om tildeling |
Frist for garantistillelse | 14 dage efter meddelelse om tildeling |
Vedståelsesfrist | 13. august 2018. Dette gælder også ved underskrivelse af kontrak- ten med en anden tilbudsgiver. |
Henvendelser til Midttrafik i udbudsprocessen
Kontaktperson | |
Skriftlig henvendelse vedrørende dette udbud: |
Afregningssatser
Prisniveau | Indeks 111,5 (april 2018) Trafikselskabernes omkostningsindeks: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxx/Xxxxxx ningsindeks/ |
Tilbudt pris pr. time | [Udfyldes efter tildeling] |
Udbudsbetingelser
1. Ordregiver
Midttrafik udbyder specialkørsel i Skive Kommune (herefter benævnt ”Kom- munen”).
Ordregiveren i dette udbud er Midttrafik, med hvem kontrakterne indgås.
2. Udbuddets omfang
2.1. Kørsel omfattet af udbuddet
Den udbudte kørsel omfatter specialkørsel for Skive Kommune med kørsel til skoler med specialklasser, institutioner mm., hvor der foreligger et fast kør- selsmønster.
Den udbudte kørsel vedrører kørsel på skoledage samt kørsel til og fra SFO på dage, hvor der er skolefri, men SFO’en har åbent.
Den udbudte kørsel vedrører derudover kørsel til institutioner på hverdage. De omfattede kørselsordninger er:
• Kørsel med skoleelever og specialklasseelever mv., efter folkeskolelovens
§ 26
• Specialskoler, jf. folkeskolelovens § 26
• Merudgiftsydelser efter servicelovens § 41
• Kørsel til visiteret aflastning og aktivitet.
De enkelte borgere er alle visiterede til en af de omfattede kørselsordninger. Nogle borgere skal hjælpes ind og ud af vognen. Nogle borgere er desuden vi- siteret til en speciel service:
• Almindelige ganghjælpemidler
• Kørestolsbruger
• Borgere som medbringer en ledsager
• Borgere med behov for hjælp til/fra hoveddør i gadeniveau
• Håndaflevering
2.2. Forbehold for ændringer i kørselsomfanget inden driftsstart
De enkelte kørselspakker indeholder et cirkatal for, hvor mange timer pakken forventes at have, ekskl. kørsel mellem vognens hjemsted og første og sidste tur, samt eventuel tomkørsel mellem ture. Kørselspakkerne er beskrevet ved en fiktiv start og slutadresse for hver tursegment. Kørselspakkerne er lavet på grundlag af kørselsdata fra 2017, hvilket betyder at der kan ske ændringer, der vil få indflydelse på de enkelte pakker inden driftsstart.
Da kørslen under alle omstændigheder vil være ændret før driftsstart 13. au- gust 2018, er planlægningen ikke gennemført i alle detaljer som en reel drifts- planlægning. Derfor vil ruterne ikke nødvendigvis se sådan ud i den endelige planlægning.
3. Udbudsmateriale
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel (herefter benævnt ”Nøg- leoplysninger”)
Indeholder summariske oplysninger om bl.a. væsentlige datoer vedr. kontrakten og tilbudsfasen og oversigt over de udbudte pakker. I tilfæl- de af uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og Nøgleoplys- ninger, har Nøgleoplysninger forrang.
• Udbudsbetingelser med tilhørende bilag
Indeholder vejledninger og krav til tilbudsgiveren og anvendes i forbin- delse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåelse af kontrakter.
• Kontrakt med bilag
Fastlægger de krav, der gælder for kørslens udførelse og angiver, hvor- dan forholdet mellem Midttrafik og leverandøren reguleres. Det er et bindende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af kontrakten.
• Pakkebeskrivelser
Indeholder beskrivelse af de udbudte kørselspakker.
• Spørgsmål og svar
Spørgsmål og svar offentliggjort i overensstemmelse med tidsplanen. Se frister under ”Nøgleoplysninger”.
4. Retsgrundlag
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15/12/2015).
5. Udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier
5.1. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
En tilbudsgiver skal som udgangspunkt udelukkes fra udbuddet, såfremt til- budsgiver er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene anført i pkt.
5.3 og eller ikke lever op til udvælgelseskriterierne anført i pkt. 5.4.
Som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i én eller flere af ude- lukkelsesgrundene eller ikke lever op til udvælgelseskriterier, er det ved lov besluttet, at tilbudsgiver skal aflevere udfyldt og underskrevet ESPD.
ESPD-dokumentet er udarbejdet af Europa-Kommissionen. Dokumentet udfyl- des på udbudshjemmesiden.
ESPD besvares på følgende måde:
1. klik på ”Besvar C1. ESPD”
2. Udfyld relevante felter under alle faner
3. klik på ”Gem ESPD”
ESPD’et kan efterfølgende tilpasses fremt til tilbudsfristen ved klik på ”Rediger ESPD”.
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal samtlige deltagere i konsortiet aflevere komplet udfyldt ESPD-dokument.
Såfremt tilbudsgiver benytter sig af underleverandører, skal hver underleve- randør aflevere komplet udfyldt ESPD-dokument.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at forkert udfyldelse af ESPD- dokumentet kan føre til, at tilbudsgiverens tilbud afvises som ukonditions- mæssigt.
Tilbudsgivere, der er i tvivl om krav til ESPD-dokumentets udfyldelse, opfor- dres til at stille spørgsmål hertil.
5.2. Indhentelse af dokumentation
Midttrafik skal fra de tilbudsgivere, der forventes at få tildelt kontrakt, indhen- te dokumentation for, at oplysningerne afgivet i ESPD-dokumentet er korrekte.
Tilbudsgiverne opfordres derfor allerede i forbindelse med tilbuddets udarbej- delse til at indhente nødvendig dokumentation for oplysningernes korrekthed fra relevante myndigheder, således at den nødvendige dokumentation hurtigt kan frembringes, såfremt tilbudsgiveren vurderes som forventet vinder af ud- buddet.
Nødvendig dokumentation for oplysninger om udelukkelsesgrunde, jf. udbuds- betingelsernes pkt. 5.3, skal for danske tilbudsgivere bestå i en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, der maksimalt er 6 måneder gammel, hvorfor en sådan anbefales rekvireret hurtigst muligt, og senest dagen efter anmodning fra Midttrafik.
Nødvendig dokumentation for egnethed, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.1, kan bestå i en kopi af den/de til tilbudsgiveren udstedte tilladelser til udførelse af den af kontrakten omfattede kørsel, der dog først kræves indsendt efter til- delingen af kontrakten, jf. fristen angivet i Nøgleoplysningerne.
Nødvendig dokumentation for økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbe- tingelsernes pkt. 5.4.2, kan udelukkende bestå i form af den endelige garanti- stillelse, der dog først kræves indsendt efter tildelingen af kontrakten, jf. fri- sten angivet i Nøgleoplysningerne.
5.3. Udelukkelsesgrunde - ESPD-dokumentets del III
Tilbudsgiver vil være udelukket fra deltagelse i udbuddet, hvis tilbudsgiver er omfattet af én eller flere af de nedenfor anførte udelukkelsesgrunde.
I ESPD-dokumentets del III A skal tilbudsgiver oplyse, om tilbudsgiver (eller et medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd) er dømt for et eller flere af følgende forhold, jf. Udbudsloven § 135, stk. 1 og stk. 2:
• handlinger begået som led i en kriminel organisation
• bestikkelse
• svig
• terrorhandlinger elle strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivi- teter
• hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme
• børnearbejde og andre former for menneskehandel
I ESPD-dokumentets del III B skal tilbudsgiver oplyse, om tilbudsgiver har op- fyldt sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikkerhedsordninger. En tilbudsgiver vil som udgangspunkt blive ude- lukket fra udbuddet, såfremt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det of- fentlige på 100.000 kr. eller derover, jf. Udbudsloven § 135, stk. 3.
I ESPD-dokumentets del III C skal tilbudsgiver oplyse, om tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af følgende udelukkelsesgrunde, jf. Udbudsloven § 136 og § 137, nr. 1-6:
• en interessekonflikt som følge af deltagelse i udbuddet
• direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af udbuddet
• afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger samt manglende fremsendelse af supplerende oplysninger i forhold til øvrige udelukkelsesgrunde samt udvælgelseskriterier
• tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-. Social- eller arbejdsretlige område
• konkurs, under insolvens- eller likvidationsbehandling, under tvangsak- kord eller en situation, der i henhold til national ret svare til konkurs
• alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
• plausible indikationer på aftale med henblik på konkurrencefordrejning
• misligholdelse af tidligere offentlig kontrakt
• uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, besiddelse af fortrolige oplysninger der giver uretmæssige fordele i forbindelse med udbuddet, groft uagtsomt afgivelse af vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på ordregivers beslutninger i udbuddet
ESPD-dokumentets del III D er ikke relevant, og skal derfor ikke udfyldes.
5.4. Udvælgelseskriterier - ESPD-dokumentets del IV
Det er et mindstekrav for udførelsen af de udbudte kørselsopgaver, at leve- randøren har gyldig tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, OST- tilladelse, bustilladelse eller taxabevilling.
Tilbudsgiver skal i ESPD dokumentet del IV. A oplyse om, hvilke typer af tilla- delser samt antallet heraf, tilbudsgiver er ihændehaver af.
5.4.2. Økonomisk og finansiel formåen
Midttrafik vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at tilbudsgiverens virksomhed består under hele kon- traktperioden.
For at sikre, at tilbudsgiver har den rette finansielle og økonomiske formåen, er det derfor et mindstekrav, at leverandøren i forbindelse med kontraktindgå- elsen stiller ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 10.000 kr. pr. vogn, der indgår i kontrakten. Nærmere krav til anfor- dringsgarantien er anført i kontrakten.
Forhåndstilsagn om garantistillelse
Tilbuddet skal derfor vedlægges en erklæring fra tilbudsgiverens pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab indeholdende et forhåndstilsagn om, at der kan stilles en garanti på 10.000 kr. pr. vogn, der er afgivet tilbud med. Til brug for udarbejdelsen af den krævede erklæring kan tilbudsgiverens pengein- stitut/kautionsforsikringsselskab benytte sig af den foreslåede formulering i bi- lag B1.
Eksempel på beregning af forhåndstilsagnets beløbsstørrelse:
Tilbudsgiveren afgiver tilbud på 18 vogne. Tilbudsgiveren vedstår sig 10 vog- ne. Erklæringen fra tilbudsgiverens pengeinstitut eller kautionsforsikringssel- skab skal derfor indeholde et forhåndstilsagn om, at tilbudsgiveren kan stille en garanti på i alt 100.000 kr. (10 vogne á 10.000 kr.).
5.4.3. Teknisk og faglig formåen
1. Det er et mindstekrav for udførelsen af kørslen omfattet af kontrakten, at tilbudsgiveren overholder kontraktens bestemmelser vedr. børneatte- ster.
Tro og loveerklæring vedr. børneattester
Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver vil indhente en børneattest på alle chauffører beskæftiget med den udbudte kørsel.
Indhentningen af børneattest sker i overensstemmelse med reglerne i be- kendtgørelse for Det Centrale Kriminalregister § 36.
Erklæringen skal udfyldes og indsendes via udbudshjemmesiden, når tilbuddet afsluttes.
2. Det er et mindstekrav for udførelsen af kørslen omfattet af kontrakten, at tilbudsgiver overholder kontraktens bestemmelser vedr. løn- og ar- bejdsvilkår for ansatte, der er beskæftiget med kørsel omfattet af kon- trakten
Tro og loveerklæring vedr. løn- og arbejdsvilkår
Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver følger de bestemmelser, der sikrer de ansatte løn- og arbejdsvil- kår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de indenfor det pågælden- de område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gæl- der påhele det danske område.
Erklæringen skal udfyldes og indsendes via udbudshjemmesiden, når tilbuddet afsluttes.
5.5. Henvisning til andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tek- niske og faglige formåen
Såfremt tilbudsgiver ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen, jf. pkt. 5.4.2, og/eller tekniske og faglige formåen, jf. pkt. 5.4.3, på andre virksomheders (fx moderselskabers, andre koncernselskabers eller underleve- randørers) formåen, skal tilbuddet vedlægges en erklæring fra den anden virk- somhed om, at virksomheden stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet til rådighed for tilbudsgiver.
Erklæringen skal afgives ved, at bilag C2 udfyldes og vedlægges tilbuddet. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være da- teret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.
Der skal desuden vedlægges udfyldt ESPD-dokument for de virksomheder, som tilbudsgiver ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på, jf. nærmere herom i ESPD- dokumentets pkt. II.C.
5.6. Brug af underleverandører
Såfremt tilbudsgiveren agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af opgaverne omfattet af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II.D oplyses, hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i un- derleverance, ligesom navnet på den pågældende underleverandør skal oply- ses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse.
Udskiftning af underleverandører efter tilbudsfristen kan ikke ske uden forud- gående godkendelse fra Midttrafik i overensstemmelse med kontraktens be- stemmelser herom.
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet vedlægges erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter direkte, ubegrænset og solidarisk for kontraktens udførelse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem Midttrafik kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne.
Erklæringen skal afgives ved, at bilag C3 udfyldes og vedlægges tilbuddet. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være da- teret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal samtlige deltagere i konsortiet aflevere komplet udfyldt ESPD-dokument.
6. Tilbuddets form
Midttrafik gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil Midttrafik være berettiget til – og i de tilfælde, hvor manglende oplysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet
– til at afvise tilbuddet i dets helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver føl- ger anvisningerne i udbudsbetingelserne og udfylder de ønskede tilbudsblan- ketter/bilag og uploader disse sammen med det automatisk genererede og signerede følgebrev.
6.1. Elektronisk tilbudsafgivelse
Udbuddet afvikles elektronisk, og tilbud skal derfor afgives elektronisk. Andre former for tilbud accepteres ikke.
For at kunne afgive elektronisk tilbud skal tilbudsgiver tilmelde sig udbuddet på udbudshjemmesiden.
Derudover skal den udbudsansvarlige hos tilbudsgiveren have digital signatur. Ved tilmelding til udbuddet modtager tilbudsgiveren automatisk en digital sig- natur, der kan anvendes ved afgivelsen af tilbuddet. Er tilbudsgiver allerede tilmeldt Midttrafiks udbudssystem Ethics, har tilbudsgiver modtaget en signa- tur-fil tidligere.
Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved besvarelse af rele- vante tilbudsbalnketter, indsendelse af efterspurgte bilag, samt afslutning ved automatisk generiering af følgebrev.
Tilbuddet afgives på dansk og i danske kroner.
6.2. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen
Tilbuddet skal baseres på køreplanerne oplyst i udbudsmaterialet, inkl. even- tuelle ændringer heraf i løbet af udbudsprocessen.
Køreplanerne inkl. eventuelle ændringer heraf vil være udgangspunktet for be- regning af ændringer i kørselsomfanget, jf. kontraktens bestemmelser herom.
6.2.2. Hjemsted for vogne, der også kører/vil køre FlexVariabel
Hvis der bydes ind med vogne, der allerede kører FlexVariabel (FV5) vil vog- nen automatisk have samme hjemsted, som det er tilfældet i FV5 – en vogn kan ikke have mere end ét hjemsted.
Hvis der bydes ind med vogne, der ikke allerede kører Flexvariabel, vil vog- nens hjemsted angivet i dette udbud også blive hjemsted for vognen, hvis den tilbydes i det kommende udbud af FlexVariabel.
6.3. Vilkår for afgivelse af priser
Der skal afgives en selvstændig timepris på hver pakke, som der bydes på. Der kan afgives tilbud på enkeltpakker, der er anført i Bilag D.
Der kan ikke afgives tilbud på en del af en pakke. Tilbud må ikke være af- hængige af andre juridiske personers tilbud.
6.4. Antal vogne/tilladelser kontra antal tilbud
Det er en forudsætning for tilbudsafgivelsen, at tilbudsgiveren har det fornød- ne antal tillladelser. Én tilladelse kan kun bruges til én vogn.
Tilbudsgiveren skal i tilbuddet angive, hvor mange vogne, han maksimalt øn- sker at vedstå sig. Bemærk, at det oplyste antal vogne vil blive lagt til grund for en eventuel tildeling. Midttrafik vil ikke (som praktiseret i tidligere udbud) spørge tilbudsgiverne inden tildelingen, om de fortsat vedstår sig det angivne antal vogne.
Tilbudsgiver skal i ESPD’et oplyse om, hvilke typer af tilladelser samt antallet heraf, tilbudsgiver er ihændehaver af. Antallet skal stemme overens med det oplyste antal vogne/pakker/delaftaler, som tilbudsgiveren vedstår sig.
Tilbudsgiveren kan afgive tilbud med samme vogn på flere pakker/vogne. En vogn kan dog kun tildeles kontrakt på én pakke/vogn. Såfremt tilbudsgiver står til at vinde flere pakker/vogne, end det oplyste antal vedståede vogne, bestemmer Midttrafik, hvilke pakker/vogne, der tildeles tilbudsgiveren. Midt- trafik vil i den forbindelse tildele tilbudsgiveren de pakker/vogne, der samlet set giver Midttrafik den billigste pris for alle pakker/vogne.
7. Forbehold
Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres på tilbudsblanket- ten.
Midttrafik accepterer ikke forbehold over for grundlæggende elementer i ud- budsmaterialet, herunder men ikke begrænset til formuleringer i kontrakten. Sådanne forbehold indebærer, at tilbuddet vil være ukonditionsmæssigt.
Midttrafik er berettiget til at se bort fra tilbud med forbehold for ikke- grundlæggende elementer. Midttrafik er imidlertid også berettiget til at tage tilbud med sådanne forbehold i betragtning.
Vælger Midttrafik at tage tilbuddene i betragtning, vil forbeholdene blive pris- sat af Midttrafik og værdien tillagt evalueringsprisen, hvorefter de vil indgå i den samlede vurdering af tilbuddene.
Såfremt forbeholdene ikke kan prissættes, betyder dette, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt.
Eventuelle forbehold skal fremføres skriftligt og tydeligt på listeform på til- budsblanketten (Bilag A1), og for hvert forbehold angive stedet (punkt og side) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere.
8. Alternative tilbud
Midttrafik accpterer ikke alternative tilbud.
9. Henvendelser
Alle henvendelser til Midttrafik forud for tilbudsafgivelsen skal ske via udbuds- hjemmesiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/
Spørgsmål skal indsendes via menupunktet ” Send spørgsmål” under fanen ”kommunikation” på udbudshjemmesiden.
Spørgsmål, der fremsendes indenfor fristen angivet i tidplanen, jf. ”Nøgleoplysninger”, kan påregnes besvaret senest 6 hele kalenderdage før til- budsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive be- svaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfri- stens udløb. Fristen fremgår af Nøgleoplysninger.
Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsma- terialet (f.eks. afsnit og sidenummer), som spørgsmålet vedrører.
Alle spørgsmål besvares via udbudshjemmesiden. Svar på spørgsmål offentlig- gøres i anonymiseret form på udbudshjemmesiden under menupunktet ”Spørgsmål og svar”. Eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil ligeledes bli- ve meddelt via udbudshjemmesiden.
10. Aflevering af tilbud
Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de ud- fyldte bilag og anden relevant dokumentation til udbudshjemmesiden.
Der er først afgivet tilbud, når det automatisk genererede følgebrev er under- skrevet (signeret elektronisk).
Det anbefales, at tilbudsgiverne navngiver bilagene/dokumenterne på en lo- gisk og genkendelig måde på egen computer, således at det er muligt at iden- tificere dokumenterne efter de er blevet uploadet.
Fristen for, hvornår tilbuddet senest skal afgives, fremgår af Nøgleoplysninger.
Tilbud, der fremkommer efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Det er tilbudsgi- vers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
11. Evaluering af tilbud
Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet ”pris” med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver enkelt pakke.
Prisen beregnes på følgende måde:
Prisen beregnes på baggrund af det antal køreplantimer, der fremgår under den enkelte pakke, samt den tid, der medgår til kørsel mellem henholdsvis vognens hjemsted og rutens start- og slutsted (tomkørsel), som er nævnt i de enkelte pakker.
Tomkørsel (TK) opgøres på baggrund af en beregning i Midttrafiks IT-system (p.t. Planet), tomkørsel beregnes på baggrund af den tilbudte timepris pr. pakke.
Tomkørsel (TK) udregnes af Midttrafik efter modtagelse af tilbud på baggrund af det af tilbudsgiver angivne hjemsted for de enkelte vogne.
Følgende beregningsformel anvendes: P = (KPT + TK) x TP P = pris pr. uge inklusiv tomkørsel
KPT = Ugentlige køreplantimer pr. pakke (se pakkebeskrivelserne)
TK = Ugentlig tomkørsel i timer fra/til vognens hjemsted
TP = Tilbudt timepris angivet af tilbudsgiver pr. pakke på tilbuds- blanketten
Kontrakten for de enkelte pakker tildeles til den tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med den bedste pris for den enkelte pakke, og kan vedstå sig pak- ken.
Hvis flere tilbud på samme pakke har samme evalueringspris vil kontrakten blive tildelt ved lodtrækning.
For hver pakke vil der blive indgået en selvstændig kontrakt.
12. Meddelelse af resultatet
Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af ud- buddet.
Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at deres tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med til- budsgiveren, før stand-still perioden er udløbet uden klager over udbuddet.
Meddelelse om resultatet af udbuddet vil endvidere blive offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende reg- ler.
Midttrafik vil udarbejde en tildelingsliste med oplysninger om vindende til- budsgivere, pakkenumre, tilbudspriser, beregnet tomkørsel samt samlet eva- lueringspris.
Tildelingslisten offentliggøres på xxx.xxxxxxxxxx.xx.
Der kan ikke kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang.
13. Vedståelsesfrist
Tilbud er bindende indtil den dato, der er oplyst i Nøgleoplysninger. Dette gæl- der også ved underskrivelse af kontrakt med en anden tilbudsgiver.
14. Annullering af udbud
Indtil kontraktindgåelsen forbeholder Midttrafik sig mulighed for at annullere udbuddet eller dele heraf (en eller flere pakker), såfremt Midttrafik finder, at der er en saglig grund hertil.
Såfremt udbuddet eller dele heraf annulleres, er Midttrafik ikke forpligtet til at dække tilbudsgivers udgifter til deltagelsen i udbuddet.
15. Indgåelse af kontrakt
Der indgås kontrakt med én leverandør pr. pakke.
Kontrakten underskrives elektronisk på en kontraktside i Ethics af både vin- dende tilbudsgiver og Midttrafik.
16. Oplysninger om tilladelser og vogne samt garantistillelse
16.1. Indsendelse af dokumentation for tilladelser
Efter tildeling af kontrakter skal dokumentationen for ihændehavelse af tilla- delser skal være Midttrafik i hænde inden udløbet af den frist, der fremgår af Nøgleoplysninger.
Tilbudsgiver skal ikke indsende kopi af tilladelserne, men skal senest den an- givne frist have udfyldt et online oplysningsskema. Oplysningsskemaet vil væ- re tilgængeligt på kontraktmodulet efter tildeling og skal udfyldes med anførel- se af følgende for henholdsvis tilladelser og vogne:
• Tilladelsestype
• Tilladelsesnummer
• Udløbsdato
• Udstedende myndighed
• Registreringsnummer
• Dato for 1. indregistrering
• Dato for 1. ibrugtagning på den vogn, der skal knyttes til tilbuddet.
Venter tilbudsgiveren på levering af vogn(e), kan registreringsnr. mv. efter nærmere aftale med Midttrafik eventuelt tillades indsendt senere, dog senest en måned efter udløbet af ovennævnte frist.
Midttrafik forbeholder sig ret til på forlangende at få fremsendt kopi af gyldige tilladelser, samt kopi af gyldige registreringsattester eller anden relevant do- kumentation for alle vogne, der udfører kørsen for Midttrafik.
Levrandøren er forpligtet til at opdatere online oplysningsskema med ændrin- ger vedrørende tilladelser og vogne igennem hele kontraktperioden.
16.2. Indsendelse af endelig garanti
Efter tildeling af kontrakter skal endelig garanti være Midttrafik i hænde inden udløbet af den frist, der fremgår af Nøgleoplysninger. Der accepteres ikke for- håndstilsagn på dette tidspunt i processen.
16.3. Procedure ved manglende overholdelse af frist
Tilbudsgivere som ikke overholder fristen for indsendelse af dokumentation kan miste deres kontrakt, medmindre andet er aftalt med Midttrafik.
Såfremt en tilbudsgiver mister kontrakten, kan kontrakten herefter blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris for den eller de pågældende pakker/vogne.
Såfremt der ikke kan indgås kontrakt med den tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris, kan Midttrafik tilbyde kontrakten til tilbudsgiveren med det tredje laveste bud og så fremdeles, indtil Midttrafik har fundet en til- budsgiver at indgå kontrakt med eller indtil Midttrafik vurderer, at det ikke længere er fordelagtigt at indgå kontrakt.
Tilbudsgivere, der får tildelt kontrakt efter fristen for indsendelse af dokumen- tation, jf. Nøgleoplysninger, skal senest 5 arbejdsdage efter fornyet tildeling indsende de krævede dokumenter.
Hvis denne frist ikke overholdes kan Midttrafik igen tildele kontrakten til næst- laveste tilbud.
Indenfor de sidste 7 kalenderdage op til driftsstart er Midttrafik berettiget til at sætte en dokumentationsfrist på ned til 24 timer.
Såfremt denne frist ikke overholdes, kan Midttrafik igen tildele kontrakten til næstlaveste tilbud.
17. Bilagsoversigt
Bilagsnr. | Bilagsnavn | Afleveres med tilbuddet |
Bilagsgruppe A - Tilbudsblanketter | ||
Bilag A1 | Tilbudsblanket | Ja |
Bilag A2 | Vedståelsesblanket | Ja |
Bilagsgruppe B - Garantistillelse | ||
Bilag B1 | Forhåndstilsagn om garantistillelse | Ja |
Bilag B2 | Formulering til garantistillelse | Nej |
Bilagsgruppe C – Øvrige tilbudsbilag | ||
Bilag C1 | ESPD – fælles europæisk udbudsdo- kument | Ja |
Bilag C2 | Støtteerklæring fra andre virksomhe- der | Ja, hvis relevant |
Bilag C3 | Konsortieerklæring | Ja, hvis relevant |
Bilagsgruppe D - Pakkebeskrivelser | ||
Bilag D | Pakkebeskrivelser | Nej |
Bilagsgruppe E – Tro og loveerklæringer | ||
Bilag E1 | Tro og loverklæring om børneattest | Ja |
Bilag E2 | Tro og loveerklæring om løn- og ar- bejdsvilkår | Ja |
Bilagsgruppe F - Stamoplysninger | ||
Bilag F | Stamoplysninger om virksomheden | Ja |
18. Tjekliste til tilbudsafgivelsen
Følgende dokumenter skal afleveres sammen med tilbuddet:
• Tilbudsblanket for den/de pakker, der afgives tilbud på (bilag A1)
• Vedståelsesblanket (bilag A2)
• Forhåndstilsagn om garantistillelse (bilag B1)
• ESPD (bilag C1)
• Støtteerklæring fra andre virksomheder (Bilag C2) – dog kun hvis rele- vant
• Konsortieerklæring (Bilag C3) – dog kun hvis relevant
• Tro- og loveerklæring om børneattester (Bilag E1)
• Tro- og loveerklæring om løn- og arbejdsvilkår (Bilag E2)
• Stamoplysninger om virksomheden (Bilag F)