DATABEHANDLERAFTALE
DATABEHANDLERAFTALE
baseret på Datatilsynets skabelon
Nærværende databehandleraftale er indgået mellem Omsorgsbemanding, ved Mølgaard Operations ApS (CVR-nr.: 32306667) og brugeren af vagtbookingsystemet Omsorgsbemanding.
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Xxxxxxxx af vagtbookingsystemet Omsorgsbemanding herefter ”den dataansvarlige”
og
Omsorgsbemanding, ved Mølgaard Operations ApS CVR 32306667
Xxxxxxxxxxx 0
3600 Frederikssund Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”.
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 6
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 7
9. Bistand til den dataansvarlige 8
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 9
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 10
13. Parternes aftale om andre forhold 10
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 11
Bilag A Oplysninger om behandlingen 12
Bilag B Underdatabehandlere 13
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 19
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af [Vagtbookingsystemet Omsorgsbemanding] behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst [30 dages] varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal
retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, [Datatilsynet], medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, [Datatilsynet], inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest [8 timer] efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
Side 9 af 19
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren på forlangende forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
Nærværende databehandleraftale accepteres af den dataansvarlige i det den dataansvarlige oprettes på Omsorgsbemanding systemet.
Navn
Side 10 af 19
Telefonnummer E-mail Underskrift
På vegne af databehandleren
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Stilling Direktør
Telefonnummer 00000000
E-mail xx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx Underskrift
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige findes i Omsorgsbemanding systemet. Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Stilling Direktør
Telefonnummer 00000000
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, for at kunne levere sin hovedydelse til den dataansvarlige. Hovedydelsen består i selve systemet Omsorgsbemanding, dens funktionalitet og at systemet er tilgængeligt for omsorgsinstitution og -personale.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Selve databehandlingen består i at opbevare omsorgspersonalets data, og lade dele af den flyde mellem omsorgsinstitution og omsorgspersonale for at dække vagter i omsorgsinstitutionen.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Typer af personoplysninger, der behandles i sammenhæng med levering af Hovedydelsen er:
a) Almindelige personoplysninger (Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse)
b) fagområde(r) hvori omsorgspersonen har markeret vedkommende kan løse vagter, og information om ren straffeattest og autorisation indenfor personens fagområde(r), hvis brugeren vælger at afgive denne information og
c) eventuelt billede (hvis omsorgspersonalet har uploaded et billede).
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Kategorien af registrerede identificerede eller identificerbare fysiske personer omfattet af data- behandleraftalen:
a) Ansatte i, eller konsulenter for, Omsorgsbemanding.
b) Alle brugere af Omsorgsbemanding.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Indtil nærværende aftale aktivt opsiges af én af parterne.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
Side 13 af 19
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Xxxxxx.xxx A/S | 29 41 20 06 | Højvangen 4, 8660 Skanderborg | Outsourcingpartner |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Leverer hovedydelsen som beskrevet under Bilag A, Punkt A1.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandlingen omfatter almindelige personoplysninger og vil blive behandlet i overensstemmelse med de grundlæggende principper i Persondataforordningen.
Databehandleren sikrer at data opbevares sikkert og udveksles sikkert under kryptering. Databehandleren og dennes medarbejdere er aldrig i besiddelse af brugeres passwords. Databehandleren instruerer sine medarbejdere i at håndtere information sikkert. Databehandleren tager forbehold for brugerens forsætlige videregivelse af følsomme informationer.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Databehandleren sikrer at data håndteres sikkert. Databehandleren har valgt at outsource datalagring til en professionel og certificeret udbyder. Der er kun én hos databehandleren som er i stand til at udføre ændringer på systemets opsætning, og én som under instruktion fra stifter og adm. direktør, kan udføre andre ændringer. Den eksterne professionelle certificerede data-lagringleverandørs serverrum bygger på en moderne og yderst effektiv opsætning af køling, brandsikring, nødstrømsanlæg, nøje udvalgt hardware og netværksopsætning. Dertil er der tilknyttet en 24-timers vagtordning og overvågning af alle services, og ikke mindst store, redundante GBit fiber-forbindelser.
Autorisation og adgangskontrol
Databehandleren og dens medarbejdere er ude af stand til at læse passwords eller tilgå data som flyder mellem server og klient (computer). Det samme gælder udefrakommende aktører. Kun almindelige personoplysninger kan ses af databehandleren, dens medarbejdere og brugere af systemet, og kun efter login. Databehandlerens system er password beskyttet og krypteret. Password politikken er som følger: Adgangskoden skal være på mindst 8 karakterer og bestå af mindst ét lille bogstav, ét stort bogstav og ét tal.
Brug af kryptering
Databehandlerens system er ’end to end’ krypteret, både for ’data-at-rest’ og ’data-in-motion’. Krypteringsmetoden i anvendelse betyder at det er kun computeren og serveren som kan dekryptere informationen. Og hvis nogle prøver at tilgå informationen på dens vej mellem server og computer (data-in-motion), vil informationen ikke kunne læses da den er krypteret. Ingen hos databehandleren har mulighed for at læse de lagrede passwords (data-in-rest) da disse bliver ’hashed’ inde i systemet, hvilket betyder at PW’s også kun kan læses af systemet
kriminel adfærd. Skal en bruger have nyt password sker dette via en automatisk proces som brugeren selv bestiller via systemet og ingen personer fra databehandleren skal på noget tidspunkt involveres eller ser en brugers password. Databehandleren har pt. ingen fjernarbejdspladser, men hvis således tilføjes, vil de blive beskyttet af en sikker VPN- forbindelse.
Logning
Outsourcing partneren fører adgangslog og systemet indeholder en transaktionslog.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren skal på den Dataansvarliges anmodning redegøre for og/eller dokumentere, at Databehandleren opfylder kravene i databeskyttelseslovgivningen, herunder fremvise dokumentation for Databehandlerens datastrømme og procedurer/politikker for behandling af personoplysninger.
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise Databehandlerens overholdelse af kravene i databeskyttelsesforordningen og Aftalen, til rådighed for den Dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den Dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den Dataansvarlige.
Al bistand og besvarelse som følge af forespørgsler fra den dataansvarlige, vedrørende databehandling, faktureres til den dataansvarlige med 1.250 kroner ekskl. moms, per påbegyndt time.
C.3.1. Bistand til varetagelse af de registreredes rettigheder
Databehandleren sikrer, at databehandlerens systemer og interne processer er indrettet på en sådan måde, der gør det muligt for databehandleren at bistå den dataansvarlige med at varetage de registreredes rettigheder i tilfælde, hvor den dataansvarlige ikke er i stand til at gøre dette uden databehandlerens medvirken samt i tilfælde, hvor databehandleren på forhånd er blevet instrueret i at varetage en eller flere af de registreredes rettigheder på vegne af den dataansvarlige. Databehandleren vil i de tilfælde, hvor det er muligt og relevant i forhold til den pågældende behandling, sørge for, at databehandlerens systemer er indrettet på en måde, som gør det muligt for den dataansvarlige selv at varetage de registreredes rettigheder direkte i databehandlerens systemer således, at databehandlerens bistand ikke vil være påkrævet.
Modtager databehandleren en henvendelse fra en registreret, hvis personoplysninger databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige, tager databehandleren kontakt til den dataansvarlige for at blive instrueret i, hvordan en sådan henvendelse skal håndteres, medmindre databehandleren på forhånd er blevet instrueret i at varetage en sådan henvendelse. En sådan instruks skal fremgå af dette afsnit.
C.3.2. Bistand til foretagelse af en konsekvensanalyse
Databehandlerens systemer og interne processer er indrettet på en sådan måde, at databehandleren, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, kan bistå den dataansvarlige med dennes eventuelle forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte
behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse), samt bistå den dataansvarlige med dennes forpligtelse til at høre den kompetence tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt konsekvensanalysen viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
C.3.3. Bistand til anmeldelse af brud til tilsynsmyndigheden og underretning af de registrerede
Databehandlerens systemer og interne processer er indrettet på en sådan måde, at databehandleren uden unødig forsinkelse, og senest 8 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, kan underrette den dataansvarlige om brud på persondatasikkerheden. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med de nødvendige oplysninger om bruddet således, at den dataansvarlige kan opfylde sin forpligtelse til uden unødig forsinkelse, og om muligt senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden. Oplysningerne om bruddet fremsendes til den dataansvarlige via e- mail.
Databehandlerens systemer og interne processer er ligeledes indrettet på en sådan måde, at databehandleren kan stille de nødvendige oplysninger til rådighed for den dataansvarlige, således at den dataansvarlige kan vurdere, hvorvidt de registrerede skal underrettes om brud på persondatasikkerheden. Vurderer den dataansvarlige herefter, at der skal foretages underretning af de registrerede, bistår databehandleren, efter anmodning fra den dataansvarlige, med at foretage en sådan underretningen i tilfælde, hvor underretning ikke kan ske uden databehandlerens medvirken.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
”Personoplysninger opbevares så længe Dataansvarlig er kunde hos databehandleren, hvorefter de slettes hos databehandleren og/eller tilbageleveres til den dataansvarlige.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.”
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Xxxxxx.xxx A/S | 29 41 20 06 | Højvangen 4 8660 Skanderborg | Outsourcingpartner |
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren må ikke overføre personoplysninger til tredjelande, hvilket vil sige lande udenfor EØS, herunder Storbritannien.
Side 16 af 19
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den Dataansvarlige eller en repræsentant for den Dataansvarlige kan på forlangende foretage et årligt tilsyn med Databehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og Aftalen. Den Dataansvarlige fastsætter selv rammerne for, hvordan tilsynet udføres.
”Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige kan på forlangende foretage en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databehandleren, når den dataansvarlige finder det nødvendigt, dog maksimalt én gang årligt.”
”Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv.”
Al bistand og besvarelse som følge af forespørgsler fra den dataansvarlige, vedrørende databehandling, faktureres til den dataansvarlige med 1.250 kroner ekskl. moms, per påbegyndt time.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
”Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren kan på forlangende foretage en årlig fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Ud over det planlagte tilsyn, kan databehandleren gennemføre en inspektion med underdatabehandleren, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt, dog maksimalt én gang årligt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af tilsynet, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.”
Side 17 af 19
databehandling, faktureres til den dataansvarlige med 1.250 kroner ekskl. moms, per påbegyndt time.