GLR/CHR drift, vedligehold og videreudvikling Udbudsbetingelser August 2016 Journal nr.: 2016-43-123-00089 TED 2016/S 162-292370

GLR/CHR drift, vedligehold og videreudvikling

Udbudsbetingelser

August 2016

Journal nr.: 2016-43-123-00089

TED 2016/S 162-292370

Indhold

1. Indledning 4

2. Ordregiver 5

3. Tidsplan 6

4. Spørgsmål 7

4.1 Informationsmøde 7

4.2 Spørgsmål og svar 7

5. Udbuddets omfang 8

5.1 Arbejdsklausuler 9

6. Ansøgning om at deltage - Udelukkelse og egnethed 10

6.1 Udfyldelse af ESPD 10

6.2 Oplysninger om den økonomiske aktør 10

6.3 Udelukkelsesgrunde 11

6.4 Økonomisk og finansiel formåen 11

6.5 Teknisk og/eller faglig formåen 12

6.6 Konsortier 13

6.7 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 13

6.8 Underleverandører hvis kapacitet tilbudsgiveren ikke baserer sig på 13

6.9 Indhentelse af dokumentation 14

7. Kontraktvilkår 15

8. Tilbud – kun tilbudsgivere, som opfordres til at afgive tilbud 16

9. Tildelingskriterium og underkriterier 17

9.1 Vægtning af krav 17

10. Afgivelse af tilbud – kun for tilbudsgivere, som opfordres til at afgive tilbud 19

10.1 Krav til afgivelse af tilbud 19

10.2 Vedståelsesfrist 19

11. Tilbuddets indhold 20

11.1 Tilbuddets indhold 20

11.2 Sprog 20

11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 21

11.4 Forbehold 21

12. Tilbudsevaluering 22

12.1 Forbehold og konditionsmæssighed 22

12.2 Tildelingskriterium og underkriterier 22

12.3 Evalueringsmodel 22

13. Forhandling 24

13.1 Forhandlingsforløb 24

13.2 Processen efter forhandling 24

13.3 Vederlag 24

14. Udelukkelsesgrunde og verifikation 25

15. Orientering om resultatet af udbuddet 26

16. Fortrolighed og aktindsigt 27

1. Indledning

Udbuddet vedrører genudbud af drift, vedligeholdelse, videreudvikling af Generelt LandbrugsRegister / Centralt HusdyrbrugsRegister (GLR/CHR) for Fødevarestyrelsen (FVST) og NaturErhvervstyrelsen (NAER).

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. Udbudslovens §§ 61-66, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage i udbuddet, men kun tilbudsgivere, som Ordregiver opfordrer hertil, kan afgive tilbud.

Udbudsmaterialet består foruden udbudsbetingelserne af:

• ESPD (fælles europæiske udbudsdokument)

• Bilag A - Referencer samt bilag B - Støtteerklæring.

• Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S 162-292370

• Udkast til Kontrakt om drift, vedligeholdelse og videreudvikling af GLR/CHR med
  tilhørende bilag 1-13 (herunder kravspecifikation)

• Tilbudsbrev til brug ved tilbudsafgivelse

Kontrakt med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til Kontrakt om drift, vedligeholdelse og videreudvikling.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne.

Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Dette sker på linket nedenfor.

Udbudsmaterialet er offentliggjort via:

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/XxXxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxx-xxxxx.xxxx

Uddybende dokumentation er tilgængeligt på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

Brugernavn og password udleveres ved henvendelse via mail til xxxxxxxxxxx@xxxx.xx

Beskrivelse af strukturen for dokumentationen på xxxxxxxxxxxx.xx fremgår af udbudsmaterialets kontrakt - Bilag 1 – Situationsbeskrivelse.

2. Ordregiver

Ordregiver er:

Fødevarestyrelsen

Stationsparken 31-33

2600 Glostrup

CVR-nr.: 62534516

og

NaturErhvervstyrelsen

Xxxxxxxxxx 00

1780 København V

CVR-nr.: 20814616

(herefter ”Ordregiver”)

Kontaktperson: Xxxxxx Xxxxx

E-mail adresse: xxxxxxxxxxx@xxxx.xx

Telefon: x00 0000 0000

3. Tidsplan

Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående tidsplan. Der kan forekomme afvigelser fra tidsplanen.

19. august 2016	Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende (TED)
29. august 2016 kl. 12.30	Informationsmøde vedr. udbudsstruktur, indhold og ESPD
12. september 2016	Frist for modtagelse af spørgsmål til prækvalifikation
14. september 2016	Frist for svar på spørgsmål til prækvalifikation
22. september 2016 kl. 12.00	Frist for anmodning om prækvalifikation
6. oktober 2016	Annoncering om prækvalificerede tilbudsgivere
25. oktober 2016	Frist for modtagelse af spørgsmål til tilbudsmaterialet
31. oktober 2016	Frist for svar på spørgsmål til prækvalifikation
7. november 2016 kl. 12.00	Frist for afgivelse af tilbud
Uge 45-47 2016	Gennemgang, evaluering af tilbud
Uge 48 2016	Forhandlingsforløb med tilbudsgivere
Uge 49 2016	Frist for endeligt tilbud
Uge 4 2017	Indhentelse og verifikation af dokumentation for ESPD
Uge 5 2017	Forventet annoncering af valg af leverandør
Uge 5 og 6 2017	Stand-still periode (+ 10 dage efter annoncering af leverandør)
Uge 7 2017	Indgåelse af kontrakt

4. Spørgsmål

4.1 Informationsmøde

Der vil blive afholdt informationsmøde den 29. august kl. 12.30 hos Fødevarestyrelsen, Stationsparken 31-33, 2600 Glostrup. Henvendelse sker til receptionen. Mødet vil blive offentliggjort på samme måde som skriftlige spørgsmål og svar, jf. pkt. 4.2.

Formålet med mødet er at orientere om udbudsforretningen samt at give en kort gennemgang af fremgangsmåden for udfyldelse af ESPD dokumentet. Dertil vil Ordregiver vise, hvorledes dokumentationen for det samlet system kan tilgås på Ordregivers projektsite. Enhver tilbudsgiver er berettiget til at deltage i informationsmødet med op til 2 personer.

Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter Ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos Ordregiver, kan Ordregiver dog henvise tilbudsgiver til stille spørgsmålet skriftligt. Spørgsmål, svar og andre generelt relevante oplysninger fra informationsmødet vil i anonymiseret form blive offentliggjort på den angivne hjemmeside.

4.2 Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i Kontrakten, udbudsmaterialet i øvrigt, eller der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.

Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til:

xxxxxxxxxxx@xxxx.xx med angivelse af ”Spørgsmål til Udbud GLR/CHR” i emnefeltet.

Ordregiver ser gerne, at spørgsmål vedrørende prækvalifikation stilles senest den 12. september 2016. Hvis Ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil Ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den 14. september 2016, medmindre Ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, vil ikke blive besvaret.

Ordregiver ser gerne, at spørgsmål vedrørende tilbudsmaterialet stilles senest den 25. oktober 2016. Hvis Ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil Ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den 31. oktober 2016, medmindre Ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, vil ikke blive besvaret.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via:

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/XxXxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxx-xxxxx.xxxx

5. Udbuddets omfang

Ordregiver ønsker, på baggrund af en beslutning om at genudbyde drift, vedligeholdelse og videreudvikling af eksisterende GLR/CHR system, at indgå en aftale om drift, vedligeholdelse og videreudvikling af GLR/CHR samt dennes underliggende delsystemer og applikationer jf. bilag 1 - Situationsbeskrivelsen.

Leverancen, der ønskes anskaffet, består af to hovedbestand dele:

1. Etablering og transition af den tekniske løsning

2. Et løbende samarbejde om drift, vedligeholdelse samt videreudvikling af GLR/CHR

Kort om den tekniske løsning

GLR/CHR er et systemkompleks, der er etableret med henblik på at opfylde Danmarks forpligtelser i henhold til Rådets forordning 3508/92 af 27. november 1992 om et integreret system for forvaltning og kontrol af visse EF-støtteordninger med senere ændringer.

GLR/CHR består i dag af de to registre GLR og CHR med en række øvrige delsystemer og applikationer. Til Systemkomplekset hører endvidere integrationer (databaselink, webservices og ftp-løsninger), til og fra systemer, som ikke er omfattet af Systemkomplekset. GLR/CHR er udviklet løbende siden etableringen i 1993.

GLR er NaturErhvervstyrelsens centrale database til registrering af landbrugsbedrifter og landbrugsarealer. Formålet med GLR er at samle data om landbrugsbedrifter og -arealer centralt, så disse kan benyttes på tværs af ministeriet til både administration, forskning og til brug for udveksling af data med andre offentlige myndigheder. Lovgrundlaget for GLR er primært EU-lovgivningen samt national lovgivning vedrørende gødskningsanvendelse og økologisk landbrug.

CHR er Fødevarestyrelsens centrale database til registrering af besætninger og husdyr. Formålet med CHR er at kunne levere en hurtig og effektiv smittesporing ved udbrud af smitsomme husdyrsygdomme som fx mund- og klovesyge eller svinepest. Endvidere overvåges en række sygdomme med henblik på at undgå sygdomsudbrud hos mennesker og dyr.

GLR / CHR er således særdeles vigtige elementer for Ordregiver og som følge heraf et forretningskritisk system.

Ikrafttræden, varighed, forlængelse og opsigelse fremgår af Kontraktens afsnit 38.

Ordregiver har overvejet muligheden for at udbyde kontrakten i delkontrakter. Dette er ikke fundet hensigtsmæssigt, da systemkomplekset har mange afhængigheder som umuliggør opdelingen af ydelserne i flere delkontrakter. Endvidere er Systemkomplekset yderst forretningskritisk, hvorfor det vurderes uhensigtsmæssigt, at have flere leverandører til at håndtere en række delydelser.

Ordregiver har derfor valgt ikke at udbyde kontrakten i særskilte delkontrakter, da det findes mest hensigtsmæssigt, at der er én kontraktsansvarlig leverandør for alle ydelser. Slutteligt taler økonomiske hensyn for en samlet løsning, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

5.1 Arbejdsklausuler

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde Ordregivers arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, jf. Kontraktens pkt. 35.2.

6. Ansøgning om at deltage - Udelukkelse og egnethed

Tilbudsgiveren skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver.

Ordregiver har til hensigt at opfordre maksimum 3 tilbudsgivere til at afgive tilbud. Udvælgelsen af tilbudsgiverne vil ske blandt de virksomheder, der har den fornødne kapacitet til at løfte den udbudte opgave. Ved udvælgelsen vil der blive lagt vægt på relevansen og kvaliteten af de oplyste referencer i forhold til den udbudte opgave. Tilbudsgivere, der ønsker at komme i betragtning til at byde på opgaven, skal fremsende de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger i forbindelse med sin ansøgning. Oplysningerne skal gives ved at udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) og vedlægge dette dokument ansøgningen.

I forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, skal Tilbudsgiver aflevere 4 fysiske eksemplarer samt én USB indeholdende nedenstående dokumenter. Prækvalifikationen skal afleveres på Ordregivers adresse.

• Udfyldt ESPD

  • Udfyldt XML fil (vedlagt på USB)

  • Udfyldt PDF

• Bilag A – Referencer

• Bilag B - Støtteerklæring

6.1 Udfyldelse af ESPD

Som foreløbig dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke er ramt af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er anført i pkt. 6.3, og for, at tilbudsgiveren opfylder mindstekravene i pkt. 6.4 og 6.5, skal tilbudsgiveren med sit tilbud vedlægge et udfyldt ESPD-dokument. Det ESPD-dokument, som tilbudsgiveren skal udfylde, indgår som del af udbudsmaterialet og kan findes på Ordregivers hjemmeside samme sted som udbudsmaterialet.

Der gøres opmærksom på, at ESPD-dokumentet er et elektronisk dokument i form af en xml-fil, som tilbudsgiver skal downloade fra Ordregivers hjemmeside til tilbudsgivers egen computer. Når dokumentet er downloadet, er det muligt at åbne dokumentet med henblik på udfyldelse heraf via følgende internetadresse:

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx

Dokumentet kan alene åbnes via denne adresse. Hvis man forsøger at åbne ESPD-dokumentet ved at dobbeltklikke på filen, virker det ikke.

Tilbudsgiverne skal først vælge ”Jeg er en økonomisk aktør” og dernæst ”Importere ESPD”. Herefter skal tilbudsgiver uploade den xml-fil, som udgør ESPD-dokumentet, og som tilbudsgiveren har downloadet fra Ordregivers hjemmeside. ESPD-dokumentet vil herefter kunne åbnes ved at klikke på ”Næste”.

For nærmere vejledning om udfyldelse af ESPD-dokumentet henvises der til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”Det elektroniske ESPD - Sådan virker det”, der kan findes på adressen: xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxx.xxx

Den angivne dokumentation danner grundlag for Ordregivers vurdering af, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave og hvilke leverandører, der opfordres til at afgive tilbud.

6.2 Oplysninger om den økonomiske aktør

Tilbudsgiver skal oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt tilbudsgiver er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt, hvorvidt tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II, afsnit A).

Endvidere skal tilbudsgiver oplyse om navn og adresser på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere tilbudsgiver i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, e-mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II, afsnit B).

Slutteligt skal tilbudsgiver underskrive sin ansøgning (ESPD del VI).

6.3 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136 (ESPD del III, afsnit A- Grunde vedrørende straffedomme og B- Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger).

Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 & 6 (ESPD del III, afsnit C- Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet).

6.4 Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med udfyldelse af følgende punkter: del IV, afsnit B.

Tilbudsgiver skal endvidere benytte det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiveren opfylder de nedenfor anførte minimumskrav til egnethed, samt hvordan tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, jf. § 145, stk. 2. Før Ordregivers beslutning om tildeling af Kontrakten, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens § 151. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Der skal i den forbindelse fremlægges følgende dokumentation:

1. Årsomsætning: Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

2. Egenkapital: Virksomhedens balance eller uddrag heraf i de seneste tre disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

3. Soliditetsgrad: Erklæring om virksomhedens soliditetsgrad for de seneste tre disponible regnskabsår. Dette angives i ESPD i afsnittet vedrørende Finansielle nøgletal. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

4. Erhvervsansvarsforsikring: Denne angives i ESPD i afsnittet vedrørende Erhvervsansvarsforsikring.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen:

1. Minimum samlet årsomsætning på 100.000.000 kr. i hvert af de seneste tre regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår.

2. Positiv egenkapital i hvert af de seneste tre regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

3. Soliditetsgrad skal for alle tre regnskabsår være positiv.

4. Erhvervsansvarsforsikring på min. 5 xxx.xx.

6.5 Teknisk og/eller faglig formåen

Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med udfyldelse af følgende punkter: del IV, afsnit C, nr. 1b, 3).

Tilbudsgiver skal endvidere benytte det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiveren opfylder de nedenfor anførte minimumskrav til egnethed, samt hvordan tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, jf. § 145, stk. 2. Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens § 151. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Der skal i den forbindelse fremlægges følgende dokumentation beskrevet i bilag A - Referencer:

• Der ønskes minimum 2, maksimalt 5 referencer vedr. drift, vedligeholdelse og videreudvikling af applikationer baseret på teknologier beskrevet i bilag 1 - Situationsbeskrivelsen, fra de seneste 3 år, hvor opgavens omfang minder om Ordregivers forhold hvad angår volumen og kompleksitet i systemlandskab. Hver reference må maksimalt fylde 3 A4-sider. Der lægges vægt på teknologier inden for Oracle, Linux og ADF Java. Det ses gerne at referencer i videst muligt omfang er fra sammenlignelige offentlige kunder set i forhold til størrelse, myndighed og kompleksitet. Der vil særligt være fokus på referencer, hvor tilbudsgiver har overtaget applikationsvedligeholdelsen og den efterfølgende videreudvikling af applikationerne. Der ønskes i denne forbindelse beskrevet pr. reference:

• Beskrivelse af den løste opgave med fokus på transition, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af applikationer, herunder tilbudsgivers roller i opgaven samt hvilke typer af egne specialister tilbudsgiver anvendte i opgaveløsningen

• Kontraktstørrelsen. Antal timer i kontraktperioden, heraf relateret til ydelsesområdet

• Tidspunkt for udførelsen

• Modtager af leverancen
  
  
  

6.6 Konsortier

Ansøges der om prækvalifikation af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Hvis tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II, afsnit A).

6.7 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (jf. pkt. 6.3 og 6.4) være den samlede egnethed, der vurderes.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt og underskrevet af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C).

I forbindelse med fremsendelse af dokumentation for de i ESPD-dokumentet indeholdte oplysninger, skal tilbudsgiveren i øvrigt dokumentere, at tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formå eller tekniske og faglige formåen hos den støttende enhed. Dette skal ske ved fremlæggelse af en støtteerklæring, som dokumenterer, at den støttende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Tilbudsgiver skal således udfylde bilag B – Støtteerklæring for økonomiske og finansielle formåen og / eller tekniske og faglige formåen.

6.8 Underleverandører hvis kapacitet tilbudsgiveren ikke baserer sig på

Hvis tilbudsgiver har til hensigt at give en del af Kontrakten videre til underleverandører som underleverancer, skal dette oplyses i ESPD (ESPD del II, afsnit D - Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på).

6.9 Indhentelse af dokumentation

Inden Ordregiver beslutter at tildele en tilbudsgiver kontrakten, vil Ordregiver indhente nærmere dokumentation fra den pågældende tilbudsgiver for de oplysninger, som er afgivet i ESPD-dokumentet, jf. udbudslovens § 151, stk. 1.

Som bevis for at tilbudsgiveren/tilbudsgiveren har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, at den ikke er dømt for strafbare forhold, og at den ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation kan tilbudsgiveren/tilbudsgiveren fremlægge en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen.

Ordregiver kan i øvrigt på ethvert tidspunkt under udbudsproceduren kræve denne dokumentation fremlagt, når det er nødvendigt for at sikre, at udbudsproceduren gennemføres korrekt, jf. udbudslovens § 151, stk. 2. Krævet dokumentation skal af tilbudsgiveren fremsendes snarest og senest inden 5 Arbejdsdage fra Ordregiver har fremsat anmodning herom.

Ordregiver kan anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation vedrørende tilbudsgiverens egnethed eller formåen, jf. Udbudslovens § 151, stk. 4. Særligt med henblik på dokumentation for en tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen bemærkes, at en tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver finder passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som er anført i pkt. 6.4, jf. Udbudslovens § 154, stk. 2.

7. Kontraktvilkår

Den udbudte Kontrakt indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast.

8. Tilbud – kun tilbudsgivere, som opfordres til at afgive tilbud

Kun tilbudsgivere, som opfordres hertil, kan afgive tilbud. Der kan ikke afgives mere end et tilbud fra hver tilbudsgiver. Der accepteres ikke alternative tilbud.

9. Tildelingskriterium og underkriterier

Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Der anvendes følgende underkriterier:

Underkriterier	Vægtning
1. Pris	40 %
2. Kvalitet	60 %

9.1 Vægtning af krav

i. Kriteriet pris:

Ordregiver beregner for hvert af de indkomne tilbud en samlet vægtet evalueringsteknisk tilbudspris jf. bilag 5 – Vederlag samt betalingsplan, hvor de ydelseselementer, der udgør den samlede leverance i Kontraktens løbetid, regnes sammen.

Dette fører til følgende grundlag for vægtning af den samlede evalueringstekniske tilbudspris jf. det grønt markerede felt i bilag 5 - Vederlag samt betalingsplan.

Pris 40 %

• Transition: 10 %

• Platformsdrift, kapacitet og vedligeholdelse: 20 %

• Timepris: 70 %

  • Onshore 97,5 %

  • Offshore 2,5 %

ii. Kriteriet kvalitet:

Kvaliteten af den samlede Ydelse forstået som kvaliteten af transition, kvaliteten af den tilbudte løsning, kvaliteten af det arbejde samt de arbejdsprocesser, som tilbudsgiver anvender til drift, vedligeholde og videreudvikle løsningen. Dertil vurderes kvaliteten ift. hvordan samarbejdet mellem Ordregiver og tilbudsgiver håndteres og styres i Kontraktperioden samt kvaliteten af de tilbudte ressourcer, som skal levere Ydelserne til Ordregiver. Sikkerheder er et centralt fokusområde, hvorfor bilag 4 - Kravspecifikation indeholder en række krav, som skal sikre et højt sikkerhedsniveau. Ydelserne, der ønskes leveret, kræver et supportniveau, hvor supporten kender til Ordregiver. Der er således vægt på tilbudsgiverens levering af support, som honorer Ordregivers forventning jf. bilag 3, 4 og 6. Eftersom at dokumentation er væsentligt i forbindelse med overdragelse eller involvering af tredjemand, er der endvidere fokus på, hvorledes tilbudsgiveren opfylder Ordregivers krav til dette.

Kvaliteten vurderes i henhold til tilbudsgivers besvarelse af de påkrævede bilag jf. afsnit 11.1. Bilag 4 – Kravspecifikationen indeholder en præcist angivelse af, hvilket delkriterium det enkelte krav omhandler.

Evalueringen vil ske ud fra et samlet skøn over tilbuddets opfyldelse af de i bilagene anførte krav. Ved evalueringen anvendes en understøttende pointmodel, hvor der gives et samlet point på en skala fra 0-5 for hvert af de nedenstående delkriterier.

Nedenfor er anført de delkriterier, der relaterer sig til kriteriet kvalitet.

Kvalitet 60 %

• Transition: 15 %

• Drift & udvikling: 40 %

• Samarbejde & ressourcer: 30 %

• Sikkerhed & adgangsstyring: 10 %

• Support & dokumentation: 5 %

10. Afgivelse af tilbud – kun for tilbudsgivere, som opfordres til at afgive tilbud

10.1 Krav til afgivelse af tilbud

Det indledende tilbud skal afleveres skriftligt i 4 fysiske eksemplarer samt én USB. Det endelig tilbud skal fremsendes således, at ændringerne i tilbudsmaterialet tydeligt fremgår for Ordregiver fx ved brug af track-changes. Det endelig tilbud med ændringerne skal fremsendes i 4 eksemplar samt på USB. Det elektroniske eksemplar på USB skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal bilag 4 - Kravspecifikationen være i Microsoft Excel kompatibelt format.

Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende.

Materialet sendes inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist til:

Miljø- og Fødevareministeriet

Fødevarestyrelsen

Stationsparken 31-33

2600 Glostrup

Hjemmeside: xxx.xxxx.xx

Kontaktperson: Xxxxxx Xxxxx

Tilbud skal mærkes ”Udbud GLR/CHR” og ”Tilbuddet må kun åbnes af Jura”. Forsendelsen skal være lukket.

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er.

10.2 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

11. Tilbuddets indhold

11.1 Tilbuddets indhold

Ved afgivelse af tilbuddet skal dette indeholde følgende oplysninger eller beskrivelser, der kræves i forbindelse med vurderingen af underkriterier:

Dokument	Vedlægges tilbudsmaterialet	Udfyldes af tilbudsgiver
Udbudsbekendtgørelse (via TED)	Nej	Nej
Udbudsbetingelser	Nej	Nej
Tilbudsbrev	Ja	Ja
Kontrakt	Ja	Nej
Bilag 1 - Situationsbeskrivelse	Ja	Nej
Bilag 2 - Aktivitets- og tidsplan for overtagelsesprojektet	Ja	Ja
Bilag 3 – Ydelsesbeskrivelse	Ja	Nej
Bilag 4 - Kravspecifikation	Ja	Ja
Bilag 4.1 – Overordnet beskrivelse af løsningen	Ja	Ja
Bilag 4.2 – Motivation og CV’er	Ja	Ja
Bilag 5 - Vederlag og betalingsplan	Ja	Ja
Bilag 6 - Servicemål	Ja	Ja
Bilag 7 - Samarbejdsorganisation	Ja	Ja
Bilag 8 - Prøver	Ja	Ja
Bilag 9 - Ændringsanmodning	Ja	Nej
Bilag 10 – Overdragelse ved ophør	Ja	Nej
Bilag 11 – Bestillingsblanket til udviklingsydelser	Ja	Nej
Bilag 12 - Standardprogrammel	Ja	Ja
Bilag 13 – Databehandleraftaler	Ja	Nej

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er Ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.

Hvor ikke andet fremgår af udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver undlade at vedlægge generelt salgsmateriale, almindelige salgs- og leveringsbetingelser, standard prislister m.v., da sådant materiale efter omstændighederne vil kunne udgøre forbehold, som berettiger eller forpligter Ordregiver til at forkaste tilbuddet.

11.2 Sprog

Tilbud og bilagsmateriale skal være på dansk. Eventuelle vejledninger, produktblade e. lign. må være på engelsk.

11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er Ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud- ej heller ved eventuel aflysning af tilbuddet uanset årsagen hertil.

11.4 Forbehold

Tilbudsgiver bør nøje overveje, om det endelig tilbud skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at Ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

12. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter:

12.1 Forbehold og konditionsmæssighed

Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.

Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 11.1.

12.2 Tildelingskriterium og underkriterier

Tilbuddene vurderes derefter på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, ud fra underkriterierne Pris og Kvalitet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af Kontrakt eller iværksættelse af forhandlingsrunde i henhold til pkt. 13.

12.3 Evalueringsmodel

Ved vurderingen af tilbudsprisen¹ jf. bilag 5 (samlet evalueringsteknisk tilbudspris er markeret med grønt) anvendes en gearet pointmodel. Modellen findes velegnet til at sikre, at hele pointskalaen anvendes ved omregningen af den samlede evalueringstekniske tilbudspris til point.

Evalueringsmodel: Maks point - (maks point/gearing)*(tilbuddets pris – laveste pris)/laveste pris

Der bliver givet en karakter mellem 0-5 for alle underkriterierne og tilhørende delkriterier.

Pris vægtes 40 %

Der gives en karakter på 5 til det laveste bud. Der anvendes en gearet pointmodel. Da priserne på området forventes at ligge forholdsvist tæt på hinanden, anvendes en gearing på 25 %, dog med elastik i gearingen op til højeste pris, dog med et maksimum gearing på 50 %. Dvs. at en samlet pris, der er præcis fx 25 % dyrere end laveste pris vil få karakteren 0, og priserne der imellem vil blive pointgivet lineært imellem de to punkter. Elastikken i gearingen gør, at en samlet evalueringsteknisk tilbudspris, der er mere end 25 % dyrere end det billigste tilbud, ændrer på maksimumpunktet for den lineære sammenhæng. Priser, der er mere end 50 % dyrere end laveste pris, anses for ukonditionsmæssige.

Eksempel:

Spredning op til 25 %
Tilbudsgiver	1	2	3
Tilbudspris	100.000	115.000	125.000
Point	5	2	0

Tilbuddets point = 5 – (5/25 %) * (tilbuddets pris – laveste pris)/laveste pris

Spredning op til 50 %
Tilbudsgiver	1	2	3
Tilbudspris	100.000	115.000	155.000
Point	5	3,5	Ukonditionsmæssig (-0,50)

Tilbuddets point = 5 – (5/50 %) * (tilbuddets pris – laveste pris)/laveste pris

Kvalitet vægtes 60 %

Hvert enkelt delkriterium vurderes på en skala fra 0-5. Der gives ikke point for hvert enkelt krav. Alle krav under et delkriterium vurderes samlet, og der angives ét point for hvert delkriterium ud fra følgende kriterier:

0. = Lige netop antagelig beskrivelse, men kvaliteten af beskrivelsen er af en sådan standard, at den rejser mange spørgsmål

1. = Mindre tilstrækkelig beskrivelse

2. = Tilstrækkelig beskrivelse, men med minimal acceptgrad af opfyldelse

3. = Beskrivelsen er acceptabel, men der er plads til forbedringer

4. = Beskrivelsen har kun plads til få og mindre væsentlige forbedringer

5. = Beskrivelsen er fuldt dækkende i forhold til det efterspurgte

De tildelte points for hvert under- og delkriterium vil blive vægtet efter angivelsen, og der vil fremkomme en samlet pointsum, hvorefter den tilbudsgiver med flest point vil få tildelt Kontrakten.

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.

13. Forhandling

Formålet med forhandlingerne er, dels at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud.

Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige.

Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud, men i så fald kun til en tilbudsgiver, hvis indledende tilbud er konditionsmæssigt.

Tilbudsgiverne vil senest ultimo uge 46 2016 modtage orientering om, hvorvidt Ordregiver ønsker at gennemføre en forhandlingsrunde eller tildele på baggrund af de indledende tilbud.

13.1 Forhandlingsforløb

Såfremt Ordregiver ønsker at gennemføre en forhandlingsrunde, vil tilbudsgiverne blive indkaldt til forhandling i henhold til tidsplanen. Forhandlingsmøderne vil være af maximalt 3 timers varighed med følgende tema for forhandlingen:

• Tilbudsgivers korte præsentation af tilbuddet

• Gennemgang af transitionsforløbet samt efterfølgende samarbejde herunder:

  • Tidsplan og samlet løsningsbeskrivelse for transitionen

  • Arbejdsprocesser: fejlhåndteringsproces, justering af ressourcer proces,
    chance proces, eskalations proces

  • Samarbejde: indhold af statusmøder, hyppighed mv.

• Ordregivers feedback på det indledende tilbuds styrker og svagheder

• Fokus på de elementer i det indledende tilbud, hvor Ordregiver ser det største potentiale for
  forbedring
  
  
  

13.2 Processen efter forhandling

Efter afholdelsen af forhandlingsmøderne, har tilbudsgiverne efterfølgende en uge til at foretage eventuelle justeringer / ændringer i dennes tilbudsmateriale. Ordregiver forbeholder sig ligeledes retten til at foretage mindre ændringer i udbudsmaterialet, såfremt denne ser det hensigtsmæssigt, på baggrund af forhandlingerne med tilbudsgiverne.

Fristen for tilbudsgivernes endelig afgivelse af tilbud, orienteres af Ordregiver efter forhandlingerne.

Aflevering af det endelig tilbudsmateriale skal følge retningslinjerne jf. pkt. 10.1.

13.3 Vederlag

Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne.

14. Udelukkelsesgrunde og verifikation

Inden Ordregiver tildeler Kontrakten, vil Ordregiver verificere, at tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til afsnit 6.4 samt udbudslovens §§ 135-137. Dette vil ske ved indhentelse af en serviceattest, som er maksimalt er 6 måneder gammel, og som dokumenterer oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 159, stk. 2.

Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver.

Inden Ordregiver afviser en tilbudsgiver, som er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.

15. Orientering om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171, stk. 1, nr. 3. Udbuddet er ikke afsluttet, før Kontrakten er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb.

16. Fortrolighed og aktindsigt

Ordregiver er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven, og kan derfor have pligt til at give tredjemand aktindsigt i tilbudsgivernes tilbud.

Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Tilbudsgiveren skal sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiveren modtager fra Ordregiver i forbindelse med udbudsforretningen.

1 Ved tilbudspris henvises til den samlede evalueringstekniske tilbudspris jf. bilag 5 markeret med grønt

Side 1 af 29

Fødevarestyrelsen • Stationsparken 31-33 • DK-2600 Glostrup
Tel x00 00 00 00 00 • Fax x00 00 00 00 00 • CVR 62534516 • EAN 5798000986008 • xxx.xxxx.xx/xxxxxxx • xxx.xxxx.xx