Standardkontraktsbestemmelser

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem Kunden

herefter ”den dataansvarlige” og

GapSolutions A/S CVR 38582356

Xxxxxxxxx 0

8700 Horsens Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

Indhold

1. Præambel 3

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3

3. Databehandleren handler efter instruks 4

4. Fortrolighed 4

5. Behandlingssikkerhed 4

6. Anvendelse af underdatabehandlere 5

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6

8. Bistand til den dataansvarlige 7

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8

10. Sletning og returnering af oplysninger 9

11. Revision, herunder inspektion 9

12. Parternes aftale om andre forhold 9

13. Ikrafttræden og ophør 9

Bilag A Oplysninger om behandlingen 11

Bilag B Underdatabehandlere 13

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14

1. Præambel‌

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af GapPortalen behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser‌

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks‌

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

3. Databehandleren har ret til at nægte instrukser, der er ulovlige, og skal gøre det klart på skrift til den dataansvarlige, at der er foregået en ulovlig instruks.

4. Fortrolighed‌

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed‌

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere‌

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU- retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer‌

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige‌

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 5.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 8.1. og 8.2.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden‌

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 8.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

Side 8 af 15

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10. Sletning og returnering af oplysninger‌

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11. Revision, herunder inspektion‌

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold‌

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør‌

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift af Ordrebekræftelsen med dertilhørende salgs- og leveringsbetingelser.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

Side 9 af 15

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

Bilag A Oplysninger om behandlingen‌

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet med at behandle personoplysninger i forbindelse med brugen af GapPortalen og dertilhørende services er dels at levere et dokumentationsværktøj, hvor den dataansvarlige kan dokumentere compliance-aktiviteter og dels at dokumentere de handlinger der løbende foretages i portalen. Dette kommer til udtryk ved tre forskellige scenarier:

• Når en registreret bruger foretager ændringer, logges dette med henblik på at dokumentere, hvem der har foretaget hvilke ændringer på hvilket tidspunkt.

• Når en anonym bruger (bruger kun baseret på en e-mail) kvitterer for at have udført en bestemt handling eller udfylder dokumentation (f.eks. e-learning).

• Når den dataansvarlige indtaster personoplysninger eller uploader dokumenter med personoplysninger til GapPortalen.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

E-mail / bruger-id logges eventuelt sammen med et navn, når en bruger udfylder dokumentation i form af en læsekvittering eller udfyldelse af en e-learning lektion.

Bruger-id logges sammen med ændringerne foretaget af brugeren, når elementer i GapPortalen ændres.

Opbevaring af de personoplysninger, som den dataansvarlige måtte uploade eller indtaste i portalen i henholdsvis dokumenter og fritekstfelter.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Følgende personoplysninger behandles:

• Navn og e-mail i forbindelse med oprettelse af en bruger.

• Eventuelt telefonnummer.

• E-mail og eventuelt navn, når der udsendes en læsekvittering, e-learning eller lignende til brugere, der ikke er registreret i GapPortalen.

• Et bruger-id oprettes når en ny bruger registreres. Dette ID er ikke tilgængeligt for brugeren.

• Brugernes IP-adresser logges i forbindelse med ændringer i portalen, med henblik på at opdage/validere eventuelle angreb fra ondsindede personer der har adgang til brugeres loginoplysninger.

• Underskrifter og kontaktoplysninger på dokumenter, som er uploadet på GapPortalen.

• Eventuelle personoplysninger indskrevet i fritekstfelter.

Databehandleren forbeholder sig retten til udelukkende at behandle almindelige personoplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningen artikel 6, på vegne af den dataansvarlige. Det er således, den dataansvarlige der bærer ansvaret for, hvilke typer af personoplysninger den dataansvarlige indskriver i GapPortalen og dertilhørende services.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

• Der registreres personoplysninger om brugere af GapPortalen samt dertilhørende services. Både brugere med eget kodeord og brugere uden.

• Der registreres personoplysninger på personer der fremgår på dokumenter der uploades til GapPortalen samt dertilhørende services.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

I forbindelse med at kundeforholdet mellem databehandleren og den dataansvarlige ophører, slettes alle personoplysninger senest 24 måneder fra ophørstidspunktet, jf. databehandlerens backup procedure.

Bilag B Underdatabehandlere‌

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

NAVN	CVR	ADRESSE	BESKRIVELSE AF BEHANDLING
Hetzner Online GmbH Datacenter Park Fallenstein	DE 812871812	Xxxxxxxxxxx.00 00000 Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx	Hosting af server
Hetzner Finland Oy Datacenterpark Helsinki		Xxxxxxxxx 00 00000 Xxxxxxx	Hosting af backup
Xxxxxxxxxx		Xxx Xxxxxxxx 0 0000 XX Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx	Mail service

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Ved ændringer skal databehandleren skriftligt underrette den dataansvarlige indenfor den fastsatte frist i punkt 6.2

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger‌

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Alle personoplysninger oprettes i forbindelse med, at den dataansvarlige indtaster dem i GapPortalen og dertilhørende services. Den videre behandling foregår på to måder:

1. Der foretages en ændring i GapPortalen, som dernæst logges i databasen

2. En bruger slettes hvorefter data ligeledes slettes, men vedligeholdes i backup indtil udløbet af den pågældende backup.

C.2. Behandlingssikkerhed

Behandlingen af personoplysninger forholder sig udelukkende til personoplysninger af almindelig karakter jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6. Derfor vurderes et lavt sikkerhedsniveau som værende tilstrækkeligt. Mængden af registrerede personoplysninger er i de fleste tilfælde begrænset, men da det er muligt at registrere mange personoplysninger, har databehandleren valgt at oprette følgende foranstaltninger:

• Kodeord for alle brugere er krypteret med henblik på at begrænse adgang, selv i tilfælde af at ondsindede personer skulle få adgang til databasen.

• Der er opsat login-throttling, så der ikke kan gennemføres mere end fem loginforsøg i minuttet.

• Fejlbeskeder i forbindelse med login-forsøg beskriver ikke om det er kodeord eller brugernavn der er fejl i, så eventuelle ondsindede forsøg på adgang ikke kan regne delinformationer ud.

• Webserver, database og backup er alle på forskellige lokationer for at undgå tab af data.

• Der udføres periodisk restoretest af både database og filer for at sikre, at det fungerer.

• Al adgang til servere sker igennem SSH-adgang.

• Al adgang til hostingkontoen sker vha. brugernavn og et mindst 16 karakterer langt kodeord med specialtegn, som udskiftes periodisk. Dertil kommer 2-faktor godkendelse for at sikre adgangen.

• Al dataoverførsel mellem database og webserver sker via et lukket netværk. Alle data, der sendes til brugernes browser, overføres via HTTPS.

• Databehandleren har indgået databehandleraftaler med alle underdatabehandlere. Disse beskriver passende sikkerhedsforanstaltninger, hvorigennem det bl.a. er sikret, at underdatabehandlerens medarbejdere, med adgang til data, er underlagt fortrolighed, og udelukkende tildeles adgang, hvis der foreligger et arbejdsbetinget behov.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 8.1 og 8.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

• Databehandleren skal stille deres GDPR–ansvarlige til rådighed for at yde bistand i forbindelse med et sikkerhedsbrud

• Databehandleren har implementeret interne procedure for håndtering af sikkerhedsbrud.

• Databehandleren giver deres medarbejdere, med adgang til GapPortalen, løbende awareness- træning i håndtering af alle GDPR-relaterede sager som måtte berøre den dataansvarliges personoplysninger.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

I forbindelse med at kundeforholdet ophører med den dataansvarlige, slettes alle personoplysninger senest 24 måneder fra ophørstidspunktet, jf. databehandlerens backup procedure.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

• GapSolutions A/S’ adresser

• Datacentrene der er anført i forbindelse med underdatabehandlere

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren skal inden for rimelig tid og for databehandlerens regning indhente en erklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Der er enighed mellem parterne om, at erklæringen vil anses for at være i overensstemmelse med de nævnte Bestemmelser, så længe den er er udarbejdet af en uafhængig tredjepart.

Erklæringen fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering.

Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt. Dog er dette kun muligt efter godkendelse af databehandleren og den fysiske inspektion skal kunne begrundes med en klar og rimelig grund, som begge parter anses for at være rimelig.