Løndatabehandleraftale
Løndatabehandleraftale
1. Parterne
Dataansvarlig:
Institut for (X), Xxxxxxxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxxxx C, CVR NR 34145814 Løndatabehandler:
Danske Lønsystemer A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, CVR 15611472, kaldet danløn.
2. Aftalens baggrund
Baggrunden for aftalen er, at Løndatabehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Aftalen fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.
Den dataansvarlige har i forhold til de registrerede personer ansvaret for over- holdelse af lovgivningen. Den dataansvarlige har ansvaret for, at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres.
3. Behandling efter instruks
Løndatabehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Instruk- sen er indeholdt i denne aftale. Hermed accepterer Løndatabehandleren i enhver henseende at behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondata- forordningen og kun med de formål og på en sådan måde, som fremgår af denne Løndatabehandleraftale. Parternes samarbejde er i øvrigt reguleret af en særskilt aftale om system, ydelser, betaling m.v.
3.1 Formålene med behandlingen
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Administration af medlemmets relation til den dataansvarlige
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og undervisere:
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Afregning af pension.
• Indberetning til Skat
• Administration af xxxxxxxx og undervisernes relation til den data- ansvarlige
3.2 Kategorier af registrerede
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer
b) Ledere
c) Undervisere
d) Administrativt personale
3.3 Genstanden for behandlingen og typen af oplysninger
Løndatabehandleren behandler både almindelige oplysninger og de typer af op- lysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger m.v.), og skal behandle alle personoplysninger strengt fortroligt. Løndatabehand- leren har alene ret til at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål.
Løndatabehandleren skal behandle følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e- mailadresse
2) Oplysninger om ledere og undervisere:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e- mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til den dataansvarlige og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Opbevaring af ansættelseskontrakter
3.4 Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger
Løndatabehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikker- hedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgiv- ningen i øvrigt.
Løndatabehandleren må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer, der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.
Løndatabehandleren skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over for den registrerede. Dette indebærer bl.a., at Løndata- behandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige til- strækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organi- satoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.
Den dataansvarlige har ret til at kræve adgang til Løndatabehandlerens fysiske lokaler og kan også afkræve en årlig revisionserklæring.
4. Varigheden af behandlingen
Denne aftale gælder, så længe Løndatabehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydel- ser, betaling m.v. Løndatabehandleren skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.
For den dataansvarlige Sted: Aarhus
Dato: 18.05.2018
For Danløn kan der refereres til vores aftale med danløn, hvis nødvendigt.