Administrative procedurer i byggesager

Procedurerne gælder byggesager, hvor et alment boligselskab er byg- og driftsherre på boligdelen og Aalborg Kommune er bygherre/ejer af servicearealer og har anvisningsret til boligerne. Bortset fra det plejefaglige indhold i projektet varetages bygherrerollen af AaK Bygninger på vegne af Senior og Omsorg.

Boligselskabet skal følge normal procedure i forhold til By og Land, Støttet Byggeri og byggesagsbehandling.

Aalborg Kommune stiller følgende vilkår til opførelse af almene plejeboliger for Senior og Omsorg:

• Boligselskabet skal overholde de til enhver tid gældende krav fra Senior og Omsorg i

henhold til gældende ”Vejledning til plejeboliger” med evt. bilag.

• Nærværende "Administrative procedurer i byggesager".

• Boligselskabet skal i samarbejde med Aalborg Kommune tilknytte og afholde udgift til ekstern bygherrerådgiver for koordinering og orientering mellem Boligselskabet, AaK Bygninger og Senior og Omsorg.

• I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale, skal Aalborg Kommunes arbejds- og uddannelsesklausuler vedlægges og følges (Kontrol af sociale klausuler - Aalborg Kommune)

• Boligselskabet skal i samarbejde med Aalborg Kommune forestå ejerlejlighedsopdeling via landinspektør af boligdel og de kommunalt ejede servicearealer samt etablere en ejerforening.

• Aalborg Kommune stiller som vilkår ved skema A at Boligselskabet følger standard ejerforeningsvedtægter udarbejdet af AaK Bygninger og Senior og Omsorg.

2. Overordnet program

Formål med det overordnede program er at fastlægge de overordnede fysiske, økonomiske og tidsmæssige rammer for projektet. Det overordnede program indeholder følgende:

• Sagsbeskrivelse – budgethenvisning, antal boliger, servicearealer, plangrundlag og valg af boligselskab

• Beskrivelse af målgruppen

• Vision for byggeriet

• Den økonomiske ramme

• Rammer for byggeriet – herunder evt. afvigelser fra Byggevejledningen

• Organisering, herunder forslag til projektgruppe og udbudsform

• Proces og tidsplan

Senior- og Omsorgsudvalget, rådmand og direktør orienteres om væsentlige ændringer fra program til fremsendelse af dispositionsforslag/skema A.

3. Valg af bygherre, ekstern bygherrerådgiver og øvrige rådgivere

By- og Landskabsudvalget vælger bygherre og driftsherre. Senior og Omsorg høres.

Senior- og Omsorgsudvalget orienteres i forbindelse med godkendelse af overordnet program.

3.1. Ekstern bygherrerådgiver

Bygherrerådgiver udarbejder forslag til rådgivningsaftale, og fremsender denne til Boligselskabet og AaK bygninger for accept.

3.2. Øvrige rådgivere

Boligselskabet og AaK Bygninger forhandler og godkender aftaler med øvrige rådgivere.

Boligselskabet skal indføje i kontrakterne til de øvrige rådgivere, at overordnet byggeprogram, ”Vejledning til plejeboliger” samt nærværende ”Administrative procedurer i byggesager”

skal følges.

4. Nedsættelse af projektgruppe

Der nedsættes en projektgruppe, der udarbejder et byggeprogram. Projektgruppen består af:

• Boligselskab

• Ekstern bygherrerådgiver

• Plejeboligchef/Assisterende plejeboligchef

• Plejehjemsleder(e)

• Personalerepræsentanter

• Konsulent fra Senior og Omsorg

• Repræsentant fra Seniorrådet

• Repræsentant for Beboer-/pårørenderådet eller Lokalrådet

• Bygherrerådgiver fra AaK Bygninger

• Hygiejnesygeplejerske, Videnscenter for Demens, Myndighedsafdelingen, håndværkere, repræsentanter fra By og Land (Støttet Byggeri) og diverse fagspecialister inddrages ad hoc.

4.1 Projektgruppemøder

Efter Senior- og Omsorgsudvalgets godkendelse af overordnet program, indkalder ekstern bygherrerådgiver til opstartsmøde. Godkendt overordnet program og ” Vejledning til plejeboliger” udsendes til mødedeltagerne.

Møderne ledes og refereres af ekstern bygherrerådgiver, der udsender dagsorden og ajourførte tegninger i god tid før hvert møde.

På opstartsmødet gennemgås status på sagen og det sikres at alle kender det godkendte overordnet program, ”Vejledning til plejeboliger” og processen for byggesagen.

Mødeintervaller aftales – normalt 4-6 møder. På møderne skal følgende forhold gennemgås:

• Introduktion til projektet, organisation, proces og tidsplan

• Behov og funktioner i forhold til målgruppen for byggeriet

• Evt. studie-/inspirationstur

• Udarbejdelse af byggeprogram eller dispositionsforslag og design samt forslag til udearealer

• Farver og farveforslag

• Wayfinding

• Velfærdsteknologi

• Gennemgang af revideret byggeprogram/dispositionsforslag

• Godkendelse af udbudsprogram og byggeprogram/dispositionsforslag Møderne afholdes som temadrøftelse, hvor de enkelte forhold behandles.

Til hvert møde sikrer ekstern bygherrerådgiver, at der er udarbejdet dagsorden for mødet og at der udarbejdes referat af mødet.

Af referaterne skal fremgå hvem der har ansvar for forskellige opgaver og deadline herpå.

5. Byggeprogram/Dispositionsforslag og Skema A

Byggeprogram/Dispositionsforslag udarbejdes af eksterne rådgivere for boligselskabet og Aalborg Kommune.

Senior- og Omsorgsudvalget skal godkende alle afvigelser i forhold til ”Vejledning til plejeboliger” så tidligt i forløbet som muligt. Bilag med beskrivelse af evt. afvigelser skal udarbejdes i forbindelse med godkendelse af dispositionsforslag. Dette udarbejdes af den eksterne rådgiver.

5.1 Byggeprogram/Dispositionsforslag

Indstilling om godkendelse af Byggeprogram/Dispositionsforslag udarbejdes af AaK Bygninger og Senior og Omsorg i fællesskab og skal godkendes af Senior- og Omsorgsudvalget. Dette skal ske inden By- og Landskabsudvalget behandler Skema A.

Byggeprogram/Dispositionsforslag skal indeholde:

• Sagsbeskrivelse – med historik fra budget og overordnet program

• Udsnit af bykort med byggeriets placering i lokalområdet

• Kort beskrivelse af projektet, herunder evt. afvigelser fra vejledningen og evt. dispensationer i.h.t. byggelovgivningen.

• Ved Byggeprogram: volumenstudie

• Ved Dispositionsforslag: hovedtegninger i form af situationsplan/haveplan, plan, snit og facader. Møbleringsplan af boligtyper, fælles boligarealer og servicearealer. Der skal laves møbleringsplaner for alle møblerbare rum med vendediameter.

• Materialebeskrivelse af hovedkonstruktioner, ud- og indvendige materialer.

• Opgørelse over bruttoarealer fordelt på boligarealer og servicearealer. Arealerne opgøres således at de senere kan anvendes som grundlag for endelig ejerlejlighedsopmåling og BBR.

• Udbudsstrategi, herunder evt. kriterier for bedømmelse af projekt.

• Hovedtidsplan.

• Foreløbigt anlægsbudget og anskaffelsessum pr. m², opdelt i bolig- og servicearealer (Skema A).

• Foreløbige huslejeberegninger opdelt i bolig- og servicearealer (skema A).

• Kommunal økonomi, herunder udgifter til servicearealer, servicearealtilskud og grundkapitalindskud

• Byggesagens organisation

5.2 Skema A

• Boligselskabet udarbejder og indsender skema A til By og Land til godkendelse i By- og Landskabsudvalget og Byrådet. Skema A med bilag afleveres samtidigt med dispositionsforslaget til By- Landskabsforvaltningen, AaK Bygninger og ekstern byggerådgiver.

• Boligselskabet skal være opmærksom på, at selvom By- og Landskabsudvalget og

Byrådet er øverste myndighed i forhold til xxxxxx xxxxxxx, skal Senior- og Omsorgsudvalget godkende hele økonomien vedr. servicearealer og huslejer til almene ældreboliger. By- og Landskabsudvalg og Byråd godkender økonomien blandt andet under forudsætning af at Senior- og Omsorgsudvalget har godkendt projekt og økonomi.

5.3 Ejerlejlighedsopdeling

• Ved tildeling af kvote til byggeri af plejehjem, fremsender By og Land oplæg til ejerforeningsvedtægter, driftsaftale og betinget købsaftale for Aalborg Kommunes køb af servicearealer til boligselskabet.

• Boligselskabet foretager tidligst muligt i sagsforløbet en ejerlejlighedsopdeling baseret på en landinspektøropmåling af boligarealer- ejet af boligselskabet, og servicearealer – ejet af Aalborg kommune.

• Boligselskabet er ansvarlig for, at ejerforeningsvedtægt og driftsaftale er i orden og godkendt af Senior og Omsorg senest 6 måneder før indflytning. Ejerforeningsvedtægt og driftsaftale underskrives for Aalborg Kommune af Ældre- og Sundhedschefen.

• Hvis boligselskabet har ændringer til ejerforeningsvedtægt og driftsaftale, drøfter Senior og Omsorg de ønskede ændringer med AaK Bygninger.

• Købsaftale for Aalborg Kommunes køb af servicearealer underskrives for Aalborg Kommune af borgmester og kommunaldirektør.

• Boligselskabet indgår individuelle lejekontakter med de enkelte beboere

6. Projekt inden udbud

• Afhængig af valgt udbudsform indkaldes hele eller dele af projektgruppen i fornødent omfang for afklaring af detailspørgsmål.

• Inden projektet endelig udbydes skal den samlede projektgruppe godkende det udarbejdede materiale, herunder afvigelser fra dispositionsforslaget. Godkendelserne skal fremgå af mødereferat.

• Væsentlige afvigelser i forhold til dispositionsforlaget skal forelægges til godkendelse af direktør og rådmand og evt. til orientering i Senior- og Omsorgsudvalget.

6.1 Ansøgning om byggetilladelse

• Boligselskabet udarbejder ansøgning om byggetilladelse.

• Boligselskabet fremsender underskrevet ansøgning til By og Land.

• Evt. dispensationsansøgninger skal godkendes af AaK Bygninger inden fremsendelse.

• Kopi af alle myndighedsansøgninger og -godkendelser sendes løbende til ekstern byggerådgiver og AaK Bygninger.

6.2 Løst inventar, IT og telefoni

• Boligselskabet afsætter i forbindelse med Skema B beløb til finansiering af løst inven- tar i boligfællesarealer. Beløbet finansieres via et 10-årigt inventarlån, der afdrages via huslejen.

• Løst inventar, IT og telefoni i servicearealer finansieres over byggesagens servicedel.

• Løst inventar kan indgå i den udbudte entreprise. Særlige ønsker til inventar udbydes efter gældende indkøbsaftaler.

• AaK Bygninger har ansvar for, at IT-omfang fastsættes og at priser indhentes af Senior og Omsorgs IT-afsnit.

7. Licitation og skema B

7.1 Afholdelse af licitation

• Boligselskabet forestår afholdelse af licitationen og evt. forhandling.

• Ekstern bygherrerådgiver og AaK Bygninger skal inviteres.

7.2 Udarbejdelse af indstilling og godkendelse

• Boligselskabet gennemgår tilbuddene med AaK Bygninger og bygherrerådgiver. Der afholdes møde mellem boligselskabet, bygherrerådgiver, Senior og Omsorg og AaK Bygninger for forelæggelse og drøftelse af evt. besparelser, merudgifter eller ændringer i projektet.

• Boligselskabet udarbejder skema B, som fremsendes til By og Land for godkendelse i

By- og Landskabsudvalget og evt. Byrådet med kopi til AaK Bygninger via bygherrerådgiver.

• Hvis budgettet fra skema A inkl. evt. indeksregulering overholdes, fremsendes skema B

til orientering i Senior- og Omsorgsudvalget.

• Indstilling af licitationsresultat fremsendes til Senior- og Omsorgsudvalgets godkendelse. Ved større besparelser, der har betydning for brugerne, skal projektgruppen inden politisk behandling godkende de nødvendige ændringer af projektet.

• Efter godkendelse i Senior og Omsorg sender AaK Bygninger meddelelse til By og

Land inden godkendelse af skema B. Boligselskab, Senior og Omsorg og bygherrerådgiver orienteres.

• Bygherrerådgiver indkalder projektgruppen til sidste møde, hvor der orienteres om beslutning vedrørende licitationsresultatet og den videre tidsplan.

7.3 Accepter

På baggrund af godkendt skema B udarbejder boligselskabet accepter.

8. Udførelsesfasen

8.1 Ændring af projektgruppen til byggegruppe

• Projektgruppen reduceres til en mindre byggegruppe efter licitationen. Gruppen skal følge sagen under opførelsen til og med afleveringen.

• Deltagere i bygherremøder: Boligselskab, bygherrerådgiver, Aak Bygninger og relevante deltagere fra Senior og Omsorg

• Byggegruppen skal på bygherremøderne specielt høres ved ændringer i projekt, økonomi, tidsplan samt afklaring af detailspørgsmål, der har indflydelse på brugen.

• Referater fra bygherremøder gøres tilgængelige for byggegruppens medlemmer

8.2 1. spadestik

• Dato for første spadestik aftales mellem boligselskab og rådmanden for Senior og Omsorg.

• Gæsteliste for forvaltningen udarbejdes af repræsentant fra Senior og Omsorg og fremsendes efter godkendelse af direktør og Rådmand til boligselskabet.

• Indbydelse skrives og udsendes af boligselskabet. Det fremgår af indbydelsen, at rådmanden er medindbyder.

• Udgiften afholdes efter forholdstal mellem boligdel og servicedel over byggesagen.

8.3 Rejsegilde

• Dato for rejsegilde aftales mellem boligselskab og rådmanden for Senior og Omsorg.

• Gæsteliste for forvaltningen udarbejdes af repræsentant for Senior og Omsorg og fremsendes efter godkendelse af direktør og Rådmand til boligselskabet.

• Indbydelse skrives og udsendes af boligselskabet. Det fremgår af indbydelsen, at rådmanden er medindbyder.

• Udgiften afholdes efter forholdstal mellem boligdel og servicedel over byggesagen.

9. Aflevering og skema C

9.1 Afleveringsforretning

• Boligselskabet, AaK Bygninger, bygherrerådgiver og repræsentant for Senior og Omsorg foretager mangelgennemgang min. 14 dage før afleveringsforretningen (tidligere i større byggesager) og udarbejder mangelliste, som fremsendes til entreprenørerne, i så god tid, at entreprenørerne har mulighed for at udbedre manglerne inden indflytningen.

• Når byggeriet står færdig foretages en afleveringsforretning. Der udarbejdes

afleveringsdokument, der underskrives af alle deltagere.

• Såfremt enkelte mangler udbedres efter indflytning skal der tages videst mulig hensyn til beboerne og arbejdets gennemførelse skal aftales med den stedlige leder.

• Boligselskabet meddeler afslutning af mangeludbedring til AaK Bygninger og stedlig leder.

9.2 Indflytning

• I god tid inden afleveringen aftales procedure mellem bygherrerådgiver, boligselskab og Senior og Omsorg. Boligselskabet skal planlægge mangelafhjælpningen, således at servicearealer og fælles boligarealer kan indflyttes ca. 2 uger inden boligernes overtagelsesdato.

• Husleje betales fra overtagelsesdagen, uanset indflytningstidspunktet.

9.3 Byggeregnskab, skema C

• Landinspektøropmåling med oversigtsplaner og endelige arealberegninger opdelt som til dispositionsforslag skal afleveres til AaK Bygninger senest sammen med byggeregnskab. (Bilag til ejerlejlighedsopdeling.)

• Boligselskabet udarbejder byggeregnskab (skema C) og fremsender dette til By og Land og AaK Bygninger. Skema C skal godkendes i By- og Landskabsudvalg og Byråd.

• Overskridelser fra skema B til C må normalt ikke forekomme. Væsentlige afvigelser af økonomien fra skema B til C, skal godkendes af By og Land og Senior og Omsorg som ved skema B.

9.4 Indvielse

Indvielse afholdes og finansieres af Plejeboligfunktionen ca. 3 måneder efter ibrugtagningen. Plejehjemsleder aftaler dato og gæsteliste med Senior og Omsorg.

Rådmand underskriver invitationen

Plejehjemsleder kan rekvirere forslag til gæsteliste hos kontaktperson i Senior og Omsorg.

10.Eftersyn og senere byggearbejder

10.1 1 og 5-års eftersyn, Byggeskadefonden (støttet byggeri), gælder kun boligarealer

Eftersynet indkaldes og afholdes af Byggeskadefonden. Boligselskabet meddeler plejehjemsleder dato herfor. Kopi af protokol fremsendes af boligselskabet, til AaK Bygninger, plejehjemslederen og Senior og Omsorg.

Boligselskabet orienterer AaK Bygninger og plejehjemsleder, om evt. udbedringsarbejder på baggrund af rapport udarbejdet af Byggeskadefonden.

10.2 1 og 5-års eftersyn

Eftersynet indkaldes og afholdes af boligselskabet. AaK Bygninger og plejehjemsleder og/eller

repræsentant fra bygningsområdet i Senior og Omsorg deltager. Plejehjemslederen orienterer beboerne. Referat af eftersyn fremsendes til AaK Bygninger, plejehjemslederen og Senior og Omsorg.

Opsamling og notering af mangler i garantiperioderne foretages af den stedlige leder i samarbejde med Senior og Omsorg. Ved uopsættelige mangler, som konstateres indenfor garantiperioden, meddeles disse via AaK Bygninger til boligselskabet som foranlediger at manglerne udbedres.

10.3 Senere byggearbejder

Forslag fra boligselskab eller beboere/afdelingen til bygningsarbejder, der medfører lejeforhøjelse for boliger eller servicearealer skal fremsendes af boligselskabet til forvaltningen til aftale om procedure inden igangsætning. Tegninger af alle bygningsændringer sendes til AaK Bygninger og Senior og Omsorg.

Alle bygningsarbejder vedr. servicearealer skal godkendes af Senior og Omsorg. Bygningsarbejder vedr. boliger godkendes på afdelingsmøde.

Ved bygningsarbejder på plejehjem, hvor Aalborg Kommune selv er byg- og driftsherre er proceduren identisk. Her vil AaK Bygninger varetage boligselskabets rolle og funktion.

Document Metadata

Table of Contents

Administrative procedurer i byggesager

Document Metadata