SAMARBEJDSAFTALE Om udbygning af Lillevang Plejecenter
28. februar 2020
SAMARBEJDSAFTALE
Om udbygning af Lillevang Plejecenter
(herefter ”Aftalen”)
1. AFTALENS PARTER
Mellem
Boligselskabet Farumsødal v. Domea .dk Xxxxxxxxx Xxxx 0
2630 Tåstrup
i det følgende kaldet Boligselskabet og
Furesø Kommune Stiager 2
3500 Værløse
i det følgende kaldet Furesø Kommune,
der i fællesskab antager Xxxxx.xx Xxxxxxxxx Xxxx 0
2630 Tåstrup
i det følgende kaldet Domea,
som fælles byggeforretningsfører, er der indgået aftale om følgende:
2. BAGGRUND OG FORMÅL
Formålet med denne aftale er at fastlægge betingelser for gennemførelse af det påtænkte byggeri, herunder beskrive samarbejdet mellem Boligselskabet Farumsødal og Furesø Kommu- ne under nærværende byggeri.
Boligselskabet og Furesø Kommune ønsker i henhold til lov om almene boliger at samarbejde om opførelse og drift af almene ældreboliger med tilhørende serviceareal (herefter ”Byggeri- et”) på grunden i gensidig åbenhed og har på den baggrund indgået denne aftale, som fast- lægger de overordnede rammer og vilkår for Parternes samarbejde om Byggeriet.
3. BYGGERIET
Byggeriet omfatter 55 almene plejeboliger á ca. 71 m2 pr. bolig (inkl. sammenbygning med eksisterende boliger), samt et serviceareal på ca. 1100 m2.
Byggeriet skal opføres ved Lillevang Plejecenter, Furesø Kommune.
Boligselskabet er ejer og bygherre for opførelse af plejeboliger inkl. fællesboligarealer.
Furesø Kommune er ejer og bygherre for opførelse af servicearealer og tiltræder som sådan de rådgiver- og entrepriseaftaler som indgås ved efterfølgende EU-udbud. Furesø Kommune har som ejer af servicearealerne den endelige beslutningskompetence vedr. disse. Godken- delsesprocedure skal fremgå af den endelige tidsplan.
Grunden opdeles derfor i to ejerlejligheder og parterne indgår en købsaftale, jf. pkt. 9, der bl.a. også sikrer, at Furesø Kommune får skøde på den ene ejerlejlighed indeholdende servi- cearealerne, når Byggeriet er opført og endeligt opdelt.
Furesø Kommune og Domea indgår samtidig med samarbejdsaftalen en byggeforretningsfører- aftale, jf. pkt. 11, vedrørende forretningsførelse i forbindelse med opførelse af servicearea- lerne. Endvidere indgås en driftsaftale mellem Furesø Kommune og Boligselskabet vedrørende den bygningsmæssige drift af servicearealerne efter ibrugtagning, jf. pkt. 12.
Kommunen er indforstået med, at Boligselskabet er underlagt en række særlige bestemmelser og lovkrav, og at Parternes samarbejde derfor i enhver henseende skal ske inden for disse bestemmelser.
Byggesagen gennemføres som alment boligbyggeri med offentlig støtte og er underkastet de for disse sager, til enhver tid gældende lovgivning, herunder almenboligloven og udbudsregler med tilhørende bekendtgørelser, cirkulærer og vejledninger, krav og klausuler gældende for Furesø Kommune, samt krav fra forsyningsselskaber m.v. Byggeriet skal samtidig leve op til gældende politikker og strategier gældende for Furesø Kommune, der er relevante for bygge- riets gennemførelse samt Kommuneplan 2017, jf. Furesø Kommunes hjemmeside.
4. AFTALEGRUNDLAG
Følgende dokumenter udgør det samlede grundlag for Parternes samarbejde om Byggeriet på tidspunktet for Aftalens indgåelse. Det bemærkes, at Parterne skal nå til enighed om en ræk- ke yderligere dokumenter, jf. pkt. 9-16.
Nærværende samarbejdsaftale.
- Dispositionsforslag fra Mangor & Nagel dateret 20.09.2019
- Organisationsdiagram (Bilag 1).
Forudgående korrespondance og lignende mellem Parterne kan ikke tillægges nogen betyd- ning for Parternes indbyrdes retsforhold, med mindre dette udtrykkeligt i nærværende aftale er gjort til en del af aftalegrundlaget.
5. SAMARBEJDE OG ORGANISERING
Organisationsplan for den samlede projektorganisation er vedlagt som bilag 1.
Organisationsdiagrammet beskriver overordnet projektets organisering og mødefora. Beslut- ningskompetence for Domea fastlægges i byggeforretningsføreraftalerne.
Parterne forpligter sig til samarbejdet, og til at deltage aktivt i de nedsatte brugergrupper som angivet i organisationsplanen.
Parterne er enige om via en løbende gensidig dialog at samarbejde om Xxxxxxxxxx gennemfø- relse og indgåelsen af de for gennemførelsen af Byggeriet nødvendige aftaler, herunder om løsningen af de problemstillinger og opgaver, der måtte opstå i forløbet. Parterne forpligter sig ved Aftalen til hver især at allokere sådanne ressourcer til Byggeriet, som er påkrævet.
Boligselskabet, Furesø Kommune og Domea udarbejder under hensyntagen til den politiske beslutningsproces en beslutningsplan, så det er tydeligt for Furesø Kommune, hvornår Furesø Kommune skal træffe beslutninger. Det gælder både i forhold til Byggeriet og i forhold til gennemførelse af de for projektet nødvendige udbudsprocesser.
Der skal i projektets hovedtidsplan og mødekalender generelt indarbejdes den nødvendige tid til gennemgang af materialer og behandling heraf i styregruppe, byggeudvalg og brugergrup- per samt indhentelse af kommunale beslutninger.
Der er nedsat følgende projektorganisation til gennemførelse af byggesagen:
Styregruppe
I styregruppen indgår repræsentanter for Boligselskabet Farumsødal, Furesø Kommune, Do- mea og bygherrerådgiver når denne er udpeget.
For styregruppens konkrete sammensætning og definition af roller, henvises til bilag 1. Møde- kalender skal fastlægges med fokus på projektets faser og kritiske terminer og mødedatoer indarbejdes i hovedtidsplanen.
Styregruppens opgave er at træffe/indstille strategiske og principielle beslutninger, herunder totaløkonomi, som sikrer fremdrift af projektet i alle dets faser. Beslutninger, som vedrører det fælles byggeri, træffes i enighed mellem Furesø Kommunes og Boligselskabets repræsen- tanter. Den endelige beslutningskompetence for boligdelen ligger hos Boligselskabet, og for servicearealerne hos Furesø Kommune. For beslutninger, der kræver et bedømmelsesudvalg, nedsættes dette af styregruppen, under hensyntagen til Furesø Kommunes behov for politisk deltagelse heri.
Byggeudvalg
Under styregruppen etableres et byggeudvalg, som detaljeret, og med reference til byggeri- ets interessenter og brugergrupper, sørger for at projektet udvikling og fremdrift er i overens- stemmelse med nærværende samarbejdsaftale, beslutninger i styregruppen og Parternes respektive krav til byggeriet.
I byggeudvalget indgår bygherrerepræsentanter, herunder repræsentant for Boligselskabet Farumsødal og Furesø Kommunes projektleder, suppleret med repræsentanter for sundheds- forvaltningen, teknik og administration/økonomi, byggeforretningsfører og bygherrerådgiver når denne er udpeget. Hertil knyttes ad hoc-medlemmer afhængigt af de emner, som behand- les på møderne.
Byggeudvalget varetager den løbende koordinering af projektet og udarbejder indstillinger til styregruppen. Byggeudvalget er bindeleddet mellem brugerne/interessenterne og styregrup- pen.
Byggeudvalget mødes minimum 2 gange i hver af projekteringens faser, herunder ved ud- bud/licitation og indsendelse af skema B. Hver part kan kræve yderligere møder, hvis det skønnes påkrævet for sagens gennemførelse.
I udførelsesperioden fra godkendt skema B til ibrugtagning / endeligt byggeregnskab afholdes møder med passende interval for opfølgning på projektets økonomi, tid og kvalitet. Mødefre- kvens aftales, når den endelige udførelsestidsplan foreligger, med udgangspunkt i kritiske terminer i byggeprocessen og forventet ibrugtagning. Mødedatoer indarbejdes i hovedtidspla- nen.
Brugergrupper og Interessenter
Foruden projektorganisationen er der en række brugergrupper og interessenter, som pro- jektorganisationen skal være opmærksom på i processen:
• Beboere og pårørende på Lillevang Plejecenter.
• Medarbejdere på Lillevang Plejecenter.
• Naboer til byggeriet.
• Handicaprådet
• Seniorrådet
• Lillevangs Venner
Inddragelsen af disse aftales nærmere mellem Boligselskabet og Furesø Kommune i forhold til deres mulighed for at komme med input i forhold til den detaljerede fastlæggelse af byggeri- ets funktioner og indretning. Hovedtidsplan skal tilpasses, så der indarbejdes den nødvendige tid til inddragelse af brugergrupperne, herunder gennemgang af materiale og mødeaktivitet.
Den nærmere organisering af brugerinddragelsen beskrives i samarbejde med Domea og byg- herrerådgiver.
6. KRAV TIL BYGGERIET OG GRÆNSEFLADER
Boligselskabet og Furesø Kommune skal sikre, at Byggeriet er tidssvarende og opfylder inten- tionen om at opføre de bedst mulige rammer for målgruppen. Rammebeløbet for støttet byg- geri og Furesø Kommunes bevilling til servicearealer m.v. skal dog kunne overholdes.
Detaljerede krav til byggeriet fremgår af dispositionsforslag dateret 20.09.2019, der er udar- bejdet i samarbejde mellem Boligselskabet, Furesø Kommune, Domea og Mangor og Nagel.
Der lægges vægt på det arkitektoniske helhedsindtryk, indpasning i lokalområdet, sammen- hæng i bebyggelsen, indretningen af den enkelte bolig og funktionaliteten af boliger, fælles- områder og servicearealer hver for sig og i forhold til hinanden, tilgængelighed i byggeriet samt opfyldelsen af byggeprogrammets krav og ønsker.
Herudover skal der i byggeriet lægges særlig vægt på bæredygtighed. Byrådet i Furesø Kom- mune har vedtaget en række krav for at fremme bæredygtigt byggeri og bæredygtig arealan- vendelse, herunder blandt andet lokal håndtering af regnvand og en bæredygtighedscertificering af byggeri over 500 m2 tilpasset danske forhold. Derudover har Furesø Byråd valgt at sætte særligt fokus på FN verdensmål om at arbejde for en indsats for et bedre klima.
Der skal i projektforløbet gennemføres en totaløkonomisk vurdering af opførelse, drift, vedli- geholdelse og bortskaffelse af byggematerialer jævnfør regler for alment byggeri.
Det skal i et tæt samarbejde mellem Furesø Kommune, Boligselskabet, Domea og bygherrerå- dgiver sikres, at Furesø Kommune har afgørende indflydelse på spørgsmål, som er af betyd- ning for slutbruger, f.eks. funktionalitet, arbejdsmiljøforhold, materiale- og farvevalg. Be- slutning herom fremlægges for styregruppen til endelig godkendelse ved hvert faseskift.
Byggeriets endelige udformning fastlægges i planlægnings- forslags- og projekteringsfasen, af Boligselskabet og Furesø Kommune i samarbejde med Domea, bygherrerådgiver og totalentre- prenør. Alle beslutninger om udformning og indretning af servicearealer, der opføres med Furesø Kommune som ejer og bygherre, forelægges og godkendes løbende af Furesø Kommu- ne.
Parterne vil gennem projektets forskellige faser indgå aktivt i processen omkring inddragelse af projektets interessenter.
Parterne indgår i samarbejdet med de aftalte beføjelser, jf. også byggeforretningsførerafta- ler med Domea.
7. ØKONOMI
Det er afgørende for Boligselskabet, at Byggeriet kan opføres inden for Furesø Kommunes støttetilsagn, som angivet i skema A. Parterne er derfor enige om, at Furesø Kommunes støt- tetilsagn er en overgrænse for udgifterne til boligerne ved skema B.
Senest ved godkendelse af skema B skal parterne være enige om en samlet økonomisk ramme og budget for Byggeriet. Økonomien og fordelingsnøgle låses helt fast ved endelig opmåling og arealfordeling, ved skema C.
Det samlede budget for servicearealer inkl. andel af fælles gangarealer m.v. udgør
28.737.000 kr. inkl. moms. Furesø Kommune godkender løbende ændringer i det af Furesø Kommunes frigivne anlægsbudget for servicearealerne.
Alle udgifter, der indgår i anlægsbudgettet (skema A’er m.v.), fordeles på henholdsvis bolig- del inkl. fællesboligarealer og servicearealer, 100 % i det omfang dette er muligt.
Entrepriseudgifter fordeles efter en fordelingsnøgle, som tager udgangspunkt i de opgjorte arealer (p.t. henholdsvis 3.909 m2 og 1.127 m2). Servicearealet indgår derefter med en faktor 0,837 med baggrund i dispositionsforslaget, hvor boligdelen blandt andet indeholder et stort antal dyre baderums m2, hvor servicearealet primært består af billigere opholdsrum.
Øvrige udgifter fordeles efter de opgjorte arealer uden anvendelse af den nævnte faktor.
Der arbejdes alene med ét regnskab, der deles i to. Domea udarbejder oversigt, som viser fordelingsnøglen for alle poster i det samlede budget / regnskab.
Furesø Kommune disponerer i forhold til servicearealerne over den del af det samlede budget ekskl. moms, som er afsat til Furesø Kommunes leverancer, uforudsete entrepriseudgifter, internt honorar, byggeforretningsførelse og øvrige kommunale omkostninger og gebyrer. Byg- geriets styregruppe disponerer over eventuelt restbeløb af det afsatte beløb til uforudsete entrepriseudgifter ved byggeriets aflevering.
Hvis det i løbet af projekteringen eller ved afslutningen af udbuddet står klart, at Byggeriet ikke kan forventes opført inden for Furesø Kommunes afsatte budget til servicearealer, er Parterne gensidigt forpligtede til at finde besparelser i Byggeriet, der gør det muligt at over- holde de økonomiske rammer.
8. TIDSPLAN
Parterne er enige om, at projektet følger nedenstående rammetidsplan, som skal ligge til grund for hovedtidsplanen:
▪ Skema A marts 2020
▪ Udbud bygherrerådgivning marts 2020 – okt. 2020
▪ Udbud Totalentreprise marts 2020 – jan. 2021
▪ Skema B februar 2021
▪ Projekt inkl. myndighedsbehandling marts 2021 – sep. 2021
▪ Byggeperiode inkl. aflevering okt. 2021 – juni 2023
▪ Indflytning august 2023
▪ Skema C ultimo 2023
Hovedtidsplanen udarbejdes af Domea i samarbejde med bygherrerådgiver og opdateres lø- bende. Eventuelle afvigelser, der påvirker indflytning og skema sager, forelægges for styre- gruppen til godkendelse. Alle godkendelsesprocedurer i forhold til både projektets styre- gruppe og Furesø Kommune skal være indarbejdet i hovedtidsplanen. Ligeledes skal der fra
start være indarbejdet den fornødne tid til behandling heraf i byggeudvalg og brugergrupper. Indflytning for sidste del af etaperne forventes ifølge tidsplanen i august 2023. Øvrige etaper kan indflyttes i takt med at disse afleveres.
9. GRUNDKØBSAFTALER
Boligselskabet og Furesø Kommune skal senest ved indgåelse af samarbejdsaftalen være enige om købsaftaler for de arealerhvervelser, som er nødvendige for gennemførelse af Byggeriet.
Domea foranlediger via landinspektør, at der udarbejdes et udstykningsforslag, der kan over- drages til en af parterne udpeget advokat, som på denne baggrund udarbejder udkast til købsaftale/skøde vedrørende af salg af de berørte arealer fra Boligselskabet Farumsødal afd. 2018 / Furesø Kommune til Byggeriet.
Købsaftale inkl. grundkøbesum skal være indgået senest ved godkendelse af skema B, inkl. nødvendige godkendelser fra Boligselskabets bestyrelse, Furesø Kommune og Finansstyrelsen, som skal godkende anvendelse af nettoprovenu ved salget, til gennemførelse af nødvendige grundforbedringer på den eksisterende ejendom.
Parterne er på nuværende tidspunkt enige om følgende vilkår:
Grundkøbesum er jf. notat af 13.11.2019 fra Domea foreløbig skønnet til kr. 6.016.200 inkl. fradrag for grundforbedringer, som foretages af grundsælger. Grundkøbesum og udgifterne til inddeling i ejerlejligheder afholdes af Boligselskabet og Furesø Kommune i henhold til forde- lingsnøglen (foreløbig: 77,62% / 22,38%), jf. pkt. 7.
Forslag til købsaftale vedrørende køb af delareal af xxxx.xx. 10ez, 8e, 10d og 11b, Farum by, Farum (parkeringsarealet) er udarbejdet af Domea.dks advokat. Fordeling af grundkøbesum inkl. omkostninger sker i henhold til fordelingsnøglen (foreløbig: 77,62% / 22,38%). Købsafta- len, herunder en evt. opdeling i en aftale til hver af de to bygherrer, aftales endeligt mellem boligselskabet og Furesø Kommune inden godkendelse af skema B..
10. EJERFORENINGSVEDTÆGTER
Når Ejendommen er opdelt i to ejerlejligheder, skal der etableres en ejerforening mellem Boligselskabet og Kommunen. Ejerforeningen skal også omfatte de eksisterende ejerligheder tilhørende henholdsvis Boligskabet Farumsødal, afd. 2008 og Furesø Kommunes servicearea- ler.
Parterne skal nå til enighed om ejerforeningsvedtægter senest ved godkendelse af skema B. Parterne er enige om, at normalvedtægten for ejerforeninger skal anvendes som udgangs- punkt. Domea sørger for at der udarbejdes et udkast til ejerforeningsvedtægter. Vedtægterne skal godkendes af Boligselskabet og Furesø Kommune.
11. DRIFTSAFTALE
Furesø Kommune og Boligselskabet skal senest ved byggeriets aflevering være nået til enighed om, hvorvidt der skal etableres en driftsaftale, der regulerer driftsforpligtelserne for servi- cearealerne, når Byggeriet er færdigopført, og der foreligger en ibrugtagningstilladelse. Bo- ligselskabet udarbejder eventuelt udkast til driftsaftale.
Såfremt der indgås en driftsaftale, træder denne i kraft ved ibrugtagningen af Byggeriet.
12. ANVISNINGSAFTALE
Furesø Kommune har 100 % anvisningsret og -pligt til boligerne i Byggeriet, jf. gældende lovgivning
13. BYGHERRERÅDGIVNING OG TOTALRÅDGIVNING
Bygherrerådgivning:
Udbuddet og bygherrerådgiverens ydelser fastlægges i overensstemmelse med ABR18 og Ydel- sesbeskrivelse for bygherrerådgivning 2019.
Endelig beslutning om valg af bygherrerådgiver træffes af styregruppen på baggrund af indstilling fra byggeudvalget og med baggrund i gældende lovgivning.
Bygherrerådgiver indtræder i projektorganisationen, jfr. organisationsplan for byggesagen.
Udgifterne til bygherrerådgiver fordeles i henhold til fordelingsnøglen (foreløbig: 77,62% / 22,38%).
Totalrådgivning:
Med baggrund i det hidtil udførte arbejde, indgås der totalrådgivningsaftale med arkitektfir- maet Mangor & Nagel omfattende ydelserne byggeprogram, dispositionsforslag, udbud af byg- herrerådgivning og udbud af totalentreprise. Ydelserne specificeres i den aftale som indgås. Totalrådgiver udtræder af sagen efter indgåelse af bygherrerådgivningsaftale og totalentre- prisekontrakt.
14. UDBUD
Parterne har aftalt, at entreprisekontrakten for opførelse af Byggeriet skal tildeles en entre- prenør i overensstemmelse med gældende udbudsregler og almenboligloven.
Udbudsform er aftalt som udbud i totalentreprise som omvendt udbud. Udbud af totalentre- prisen gennemføres med bistand fra en af Parterne i fællesskab antaget bygherrerådgiver og totalrådgiver, jf. også pkt. 13.
Boligselskabet og Furesø Kommune udarbejder under hensyntagen til den politiske beslut- ningsproces en beslutningsplan, så det er tydeligt, hvornår Furesø Kommune skal træffe be- slutninger – både i forhold til Byggeriet og i forhold til udbudsprocessen.
15. ENTREPRISEAFTALE
Det er mellem Parterne aftalt, at der skal indgås totalentrepriseaftale om projektering og opførelsen af Byggeriet, baseret på aftalevilkår, som er i overensstemmelse med støtteregler- ne og Furesø Kommunes gældende regler.
Aftale mellem BL og Dansk Byggeri om anvendelse af AB(T)18 accepteres af Parterne efter forudgående godkendelse af Furesø Kommune jf. bek. om støtte til almene boliger.
De nærmere betingelser for gennemførelse af udbuddet, herunder nedsættelse og bemanding af bedømmelsesudvalg, udbudsmaterialets udformning, udvælgelses – og tildelingskriterier
m.v. aftales nærmere mellem parterne.
16. BETINGELSER
Aftalen er fra Boligselskabet og Furesø Kommunes side betinget af:
- At Boligselskabets bestyrelse og Furesø Kommune godkender nærværende samarbejdsaf- tale.
- At Furesø Kommune godkender Skema A.
Aftalen er fra begge Parters side endvidere betinget af følgende forhold:
- At parterne senest ved godkendelse af skema A er enige om en økonomisk ramme samt budget (Skema A) for Byggeriet, jf. pkt. 7.
- At Boligselskabet og Kommunen senest ved indgåelse af samarbejdsaftalen er nået til enighed om de nødvendige grundkøbsaftaler, jf. pkt. 9.
Bortfalder aftalen i medfør af ovenstående, har ingen af Parterne i den anledning nogen form for krav mod den anden, idet allerede udvekslede ydelser dog tilbagegives.
Derudover er aftalen betinget af:
- At byggeriet kan opføres efter gældende lokalplan, herunder landzonetilladelser, eller at kommunen dispenserer fra lokalplanen, så Byggeriet kan realiseres.
Kan Xxxxxxxxx ikke realiseres grundet manglende lokalplan og/eller indsigelser mod/kla- ge over ændringer i lokalplanen, kompenseres Domea og bygherrerådgiver for dokumen- teret afholdte udgifter til rådgivning, opmåling mv. samt forholdsmæssigt honorar, jf. respektive aftalers bestemmelser herom.
17. TVISTER
Parterne aftaler, at eventuelle tvister skal løses i henhold til bestemmelserne i ABR18, kap. J (Tvister) (Almindelige betingelser for rådgivning og bistand i bygge- og anlægsvirksomhed 2019-01-09 nr. 9021).
18. IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR
Nærværende aftale træder i kraft, når begge parter har underskrevet samarbejdsaftalen.
Boligselskabet og Furesø Kommune kan opsige Aftalen med én (1) måneds varsel i følgende tilfælde:
- Hvis Byggeriet efter udbud ikke kan forventes gennemført inden for maksimumbeløbet og/eller Furesø Kommunes støttetilsagn.
- Hvis Parterne ikke senest ved skema B er nået til enighed om ejerforeningsvedtægter, jf. pkt. 10.
Opsiges aftalen efter nærværende punkt 18 ophører samarbejdet. Afholdte udgifter til byg- herrerådgiver, udbud osv. afholdes af hver part i henhold til den aftalte fordelingsnøgle 77,62
%/22,38 %. Domea har krav på honorar i henhold til byggeforretningsføreraftalen svarende til udført arbejde på opsigelsestidspunktet.
19. BILAG
Bilag 1 - Organisationsplan
Bilag 3 - Byggeforretningsføreraftale mellem Furesø Kommune og Domea vedr. servicearealer. Bilag 4 - Byggeforretningsføreraftale mellem Boligselskabet og Domea
Bilag 5 - Dispositionsforslag fra Mangor & Nagel af 20.09.2019
1. OMKOSTNINGER OG UNDERSKRIFTER
Hver Part afholder omkostninger til egne rådgivere, herunder advokat. Dato: Dato:
Tegningsberettiget for Boligselskabet: Tegningsberettiget for Kommunen:
[INDSÆT] [INDSÆT]
[INDSÆT] [INDSÆT]