Databehandleraftale
Databehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
E-Komplet A/S CVR: 34587655
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
Karlskogavej 6B 9220 Aalborg SV Danmark
herefter ”den Dataansvarlige” og
Netic A/S
CVR 26762642
Xxxxxx Xxxxxx Vej 25 9220 Aalborg Øst Danmark
herefter ”Databehandleren”
der hver især er en ”Part” og sammen udgør ”Parterne”
HAR AFTALT følgende kontraktsbestemmelser baseret på Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser af december 2019 (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Indhold
1. Præambel 3
2. Den Dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
3. Databehandleren handler efter instruks 4
4. Fortrolighed 4
5. Behandlingssikkerhed 4
6. Anvendelse af underdatabehandlere 5
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
8. Bistand til den Dataansvarlige 7
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
10. Sletning og returnering af oplysninger 8
11. Revision, herunder inspektion 9
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
12. Parternes aftaler om andre forhold 9
13. Ikrafttræden og ophør 9
14. Kontaktpersoner hos den Dataansvarlige og Databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 16
1. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på Parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af Hosting- og driftskontrakt af den 2. december 2021 (”Hovedaftalen”) behandler Databehandleren personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem Parterne.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den Dataansvarliges betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den Dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den Dataansvarliges instruks for så vidt angår Databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med Databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge Parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke Databehandleren fra forpligtelser, som Databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2. Den Dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den Dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den Dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
3. Den Dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som Databehandleren instrueres i at foretage.
3. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den Dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den Dataansvarlige, hvis en instruks efter Databehandlerens mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
3. Såfremt den Dataansvarlige giver Databehandleren en instruks i strid med databeskyttelsesforordningen, EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, og Databehandleren ikke er vidende om, at den afgivne instruks er i strid hermed, så kan Databehandleren ikke holdes ansvarlig herfor i henhold til Bestemmelse 12 og den Dataansvarlige har derved ikke krav på at blive holdt skadesløs.
4. Fortrolighed
1. Databehandleren skal holde personoplysningerne fortrolige.
2. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den Dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af Databehandlerens medarbejdere, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
3. Databehandleren skal efter anmodning fra den Dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
4. Den Dataansvarlige skal behandle fortrolige oplysninger, som modtages fra Databehandleren, fortroligt, og må ikke uberettiget udnytte eller videregive de fortrolige oplysninger.
5. Databehandlerens forpligtelser efter nærværende punkt 4 består uden tidsbegrænsning, og uanset om parternes samarbejde i øvrigt måtte være ophørt.
5. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den Dataansvarlige og Databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og
organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
2. Den Dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
3. Efter forordningens artikel 32 skal Databehandleren – uafhængigt af den Dataansvarlige
– også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den Dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for Databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
4. Derudover skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den Dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den Dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den Dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført, skal den Dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
5. Parternes regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med den Dataansvarliges eller Databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger skal ske i henhold til de angivne timepriser i Parternes Hovedaftale eller af denne Aftales Bilag D.
6. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående skriftlig godkendelse fra den Dataansvarlige.
3. Databehandleren må kun gøre brug af underdatabehandlere med den Dataansvarliges forudgående specifikke skriftlige godkendelse. Databehandleren skal indgive anmodningen om en specifik godkendelse mindst 60 dage inden anvendelsen af den
pågældende underdatabehandler. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når Databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder Databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
6. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den Dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den Dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den Dataansvarlige.
7. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den Dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af Databehandlerens konkurs, således at den Dataansvarlige kan indtræde i Databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den Dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
8. Hvis Databehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver Databehandleren ansvarlig over for den Dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser i henhold til disse Bestemmelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den Dataansvarlige og Databehandleren, herunder underdatabehandleren.
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af Databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den Dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som Databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den Dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt, skal Databehandleren underrette den Dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige kan Databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller en databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den Dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8. Bistand til den Dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den Dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den Dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
2. Dette indebærer, såfremt dette er muligt, at Databehandleren så vidt muligt skal bistå den Dataansvarlige i forbindelse med, at den Dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
3. I tillæg til Databehandlerens forpligtelse til at bistå den Dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 5.4., bistår Databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, den Dataansvarlige med:
a. den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den Dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den Dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den Dataansvarlige for at begrænse risikoen.
4. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
5. Parternes regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med den Dataansvarliges eller Databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger skal ske i henhold til de angivne timepriser i Parternes Hovedaftale eller af denne Aftales Bilag D.
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den Dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den Dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den Dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 8.3.a skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at Databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den Dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den Dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som Databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den Dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
10. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er Databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
11. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den Dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den Dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den Dataansvarlige.
2. Procedurerne for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med Databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den Dataansvarliges eller Databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til Databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
12. Parternes aftaler om andre forhold
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
1. En eventuel regulering af konsekvenserne af Parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgå af Parternes Hovedaftale eller af denne aftales Bilag D.
2. En eventuel regulering af andre forhold mellem Parterne vil fremgå af Parternes Hovedaftale eller af denne aftales Bilag D.
13. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge Parters underskrift heraf.
2. Begge Parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe Hovedaftalen vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem Parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den Dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med 14 dages skriftligt varsel af begge Parter.
5. Underskrift
På vegne af den Dataansvarlige
Navn Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Stilling Administrerende Direktør Telefonnummer x00 00 00 00 00
E-mail xxxxxxx@x-xxxxxxx.xx Underskrift
På vegne af Databehandleren
Xxxx Xxxxx Xxxxxx
Stilling CEO Telefonnummer
E-mail xx@xxxxx.xx Underskrift
14. Kontaktpersoner hos den Dataansvarlige og Databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktperson hos den Dataansvarlige:
Navn Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
Stilling Administrerende Direktør Telefonnummer x00 00 00 00 00
E-mail xxxxxxx@x-xxxxxxx.xx Kontaktperson hos Databehandleren:
Navn Xxxxxx Xxxx Xxxxxx
Stilling DPO Telefonnummer x00 00 00 00 00 E-mail xxx@xxxxx.xx
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige
Denne Aftale er indgået i forbindelse med Parternes aftale vedrørende hosting services i Hovedaftalen, i hvilken forbindelse Databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige og til opfyldelse af Hovedaftalens formål.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Den primær behandling omhandler:
• Indsamling
• Søgning
• Registrering
• Drift af den Dataansvarliges servere
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, beskæftigelse, løn og boligforhold
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Ansatte
• Kunder
• Brugere
• Kunders kunder
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Indtil Hosting- og driftskontrakt af den 10. januar 2022 ophører.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den Dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den Dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den Dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre Databehandlere, og derved give den Dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den Dataansvarlige i hænde minimum 2 måneder før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige sker ved, at Databehandleren udfører følgende:
Databehandleren leverer driftsydelser vedrørende den Dataansvarliges applikationer der afvikles på Databehandleres infrastruktur (server backup mv.). Databehandlerens behandling af personoplysninger består udelukkende i at drifte og overvåge persondata i forbindelse med IT-løsningen.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
Behandlingen omfatter en større mængde af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningen artikel 6, hvorfor der skal etableres et ”højt sikkerhedsniveau”, hvilket svarer til det serviceniveau, der er beskrevet i Hosting- og driftskontrakt af den 2. december 2021.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den Dataansvarlige:
C.3 Bistand til den Dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den Dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Organisatoriske foranstaltninger:
● Databehandler har udpeget en DPO.
● Databehandler har udpeget en Sikkerhedskomité til varetagelse af de overordnede retningslinjer, samt varetagelse af specifikke sikkerhedstiltag og -beslutninger.
● Databehandler sikre en funktionsadskillelse (SOD) i forhold til det tekniske og administrative personale, som sikre at ikke autoriseret personale har adgang til kundens it-løsning.
● Alt teknisk personale ved Databehandleren er sikkerhedsgodkendt ift. interne regler.
● Databehandler indhentes straffeattest for alle medarbejder ved ansættelse samt én gang om året, for specifikke medarbejdere ved Databehandleren. Dette gennemføres hvis det er påkrævet af Dataansvarlig. Databehandlerens medarbejdere som er oplyst om, at en handling har ændret indhold af deres straffeattest skal orientere Netic herom.
● Databehandleren anvender en fast on- og off-boarding process som sikre, at alle logiske og tekniske adgange lukkes rettidigt.
● Der er for visse ny ansættelser ved Databehandleren, en process for baggrundscheck af nye medarbejdere og ledere.
● Databehandler gennemfører træning af alle medarbejdere i generel it-sikkerhed samt hvorledes persondata skal behandles korrekt. Dette gennemføres ved ansættelsen, samt på gentaget træningsforløb
● Databehandler gennemføres årlige elektronisk awareness kampagner med fokus på generel sikkerhed, samt databeskyttelse.
Tekniske foranstaltninger:
● Databehandler anvender antivirus på klient maskiner som anvendes til håndtering af kundens it-løsning
● Databehandler gennemfører logning i den udstrækning dette beskrives af kunden: Alle adgange til systemer logges med præcise informationer om tidspunkt og identifikation af, hvem der benyttede adgangen. Log information opsamles i 6 måneder til sikring af informationen.
● Databehandlerens passwords opbevares i databehandlerens password vault. Password kan tilgås ud fra SOD princippet.
● Der anvendes kryptering i den udstrækning dette kræves af kunden: Kun legitime formål kan give adgang til den enkeltes kunde systemer og data. Det sker udelukkende fra dedikeret, krypteret udstyr leveret af Netic, over en krypteret session, samt ved anvendelse af 2-faktor adgang. Derudover skal alle databærende forbindelser til/fra Netic, som bærer fortrolige, personhenførbare eller følsomme data, krypteres stærkt med tidssvarende teknologier.
● Der anvendes 2-faktor autentifikation og VPN i forbindelse med anvendele af fjernarbejdsplads ved Databehandleren
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
● Kundens løsning er beskyttet i Databehandlerens datacenter med fysisk beskyttelse, i form af tyverialarm, brandalarm og -varsling, samt UPS og klimaanlæg. Beskrevet i punkt C5
● Databehandler har udarbejdet generel kriseberedskabsprocess, som testes minimum årligt.
● Der udarbejdes jf. C7 en ISAE3402 og -3000 erklæring som på forlangende fremsendes til Dataansvarlige.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares i henhold til Hosting- og driftskontrakt af den 2. december 2021s løbetid og følger enhver forlængelse, opsigelse eller ophævelse af kontrakten, og slettes hos Databehandleren i overensstemmelse med et sådant ophør af kontrakten.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren holde alle databærende medier forsvarligt aflåst indtil de kan destrueres på stedet og/eller ved opsyn af Netic ansatte. Medier bliver derfor ikke returneret, indeholdende data, til en producent i forbindelse med service, opdateringer e.l., medmindre den Dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den Dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den Dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Netics kontoradresse, Alfred Xxxxxx xxx 00, 0000 Xxxxxxx Xxx, Xxxxxxx samt pågældende datacentre.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Der må ikke overføres til tredjelande uden foregående aftale med den Dataansvarlige.
Hvis den Dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er Databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandler gennemfører en årlig, ekstern revision af datacentre, procedurer, dokumentation og politikker i overensstemmelse med ISAE-3402 type 2 baseret på ISO 27001. Netic skal omkostningsfrit, og ikke senere end to uger efter modtagelsen af den eksterne revisors ISAE-3402 type 2-rapport, udstyre den Dataansvarlige med en kopi heraf. Endvidere skal Netic årligt omkostningsfrit stille en ISAE 3000-rapport omhandlende Netics overholdelse af behandlingssikkerhed for persondata i relation til Netics serviceydelser til rådighed for den Dataansvarlige.
Rapporten fremsendes uden unødig forsinkelse til den Dataansvarlige til orientering. Den Dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i rapporten, og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny rapport - betalt af den Dataansvarlige - under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
Baseret på resultaterne af rapporten, er den Dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Databehandleren er berettiget til at fakturere den Dataansvarlige for de faktiske forbrugte timer og omkostninger som er forbundet med gennemførelse af yderligere foranstaltninger i henhold til den aftalte timepris jf. Hovedaftalen.
Den Dataansvarlige, eller en repræsentant for den Dataansvarlige, har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra Databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den Dataansvarlige finder det nødvendigt.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold D1. Erstatning og skadesløsholdelse
1. Den Dataansvarlige kan kræve erstatning af Databehandleren efter
persondataforordningens artikel 82 samt dansk rets almindelige erstatningsregler for de tab, som kan henføres til Databehandlerens behandling af personoplysninger i strid med denne aftales Bestemmelser eller i strid med sine forpligtelser efter den til enhver tid gældende persondatalovgivning, eventuelle branchenormer, forskrifter eller anbefalinger fra tilsynsmyndigheder eller den Dataansvarliges instruks.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
2. Databehandleren forpligter sig til at holde den Dataansvarlige skadesløs for enhver form for dokumenterede tab, sanktioner, erstatningskrav og rimelige forligsmæssigt aftalte beløb, som den Dataansvarlige pådrager sig eller bliver mødt med som følge af Databehandlerens krænkelse af tredjemands persondatarettigheder, medmindre krænkelsen beror på den Dataansvarliges forhold, herunder den Dataansvarliges instruks til Databehandleren.
3. Uanset hvad der er angivet i Bestemmelsernes punkt 12.1 og 12.2 er Databehandlerens samlede ansvar begrænset til maksimum DKK 1.000.000 per skade og maksimalt DKK
1.000.000 om året.
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo™ sikker digital underskrift.
Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder.
Penneo dokumentnøgle: X2K61-7BUC5-F7N4G-AHYW7-QN2IP-YY58N
“Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument.”
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxx |
Administrerende Direktør | CEO |
På vegne af: E-Komplet A/S | På vegne af: Netic A/S |
Serienummer: PID:9208-2002-2-236528805069 | Serienummer: PID:9208-2002-2-013933737584 |
IP: 00.000.xxx.xxx | IP: 00.000.xxx.xxx |
2022-04-05 07:20:48 UTC | 2022-04-19 10:05:49 UTC |
Dette dokument er underskrevet digitalt via Xxxxxx.xxx. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden.
Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt
Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet
i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature ser- vice <xxxxxx@xxxxxx.xxx>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret.
Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indle- jret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxxxxxx