Privatlivspolitik i Klejtrup Idrætsforening
Privatlivspolitik i Klejtrup Idrætsforening
Persondata til medlemmer af Klejtrup Idrætsforening Opdateret: april 2020
Retningslinjer for behandling af personoplysninger for medlemmer i forbindelse med opfyldelse af aftale hos Klejtrup Idrætsforening
Som følge af din aftale med Klejtrup Idrætsforening accepterer du denne privatlivspolitik.
Oversigt:
1. Generelt
2. Personoplysninger
2.1 Hvad er personoplysninger?
2.2 Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
2.3 Hvad bruger vi personoplysninger til?
2.4 Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?
2.5 Retten til adgang til dine personoplysninger
2.6 Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
2.7 Retten til sletning af dine personoplysninger
2.8 Kan vi ændre behandlingen af personoplysninger?
3. Kontakt
1. Generelt
Gennem din aftale med Klejtrup Idrætsforening indsamles der personoplysninger om dig.
Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning, som får virkning i Danmark fra
25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i
databeskyttelsesforordningen og den nuværende persondatalov (samlet ”gældende lovgivning”).
Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.
2. Personoplysninger
2.1 Hvad er personoplysninger?
Klejtrup Idrætsforening beder om dine almindelige kontaktoplysninger, når du indgår aftale med Klejtrup Idrætsforening. Det er primært oplysninger som navn, adresse, postnummer, telefon- og mobiltelefonnummer, e-mail mv. Oplysninger vedrørende aktie- og eller anpartsselskabers navn, adresse mv. vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfattet af persondataforordningen.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som medlem eller træner. De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT-system og/eller i et fysisk register.
2.2 Hvor længe opbevarer Klejtrup Idrætsforening personoplysninger?
Opbevaring af personoplysninger afhænger af, hvor længe din aftale med Klejtrup Idrætsforening består. Når du er medlem eller træner i Klejtrup Idrætsforening, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, i forhold til hold-dokumentation og betalinger er udløbet. Dine personoplysninger vil som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret hos Klejtrup Idrætsforening i en periode på 1 år fra udgangen af det indeværende år.
Her vises nogle tænkte eksempler:
• Person tilmelder sig en aktivitet, som slutter d. 10-03-2020 (I dag), og får slette-dato 31-12-2021.
• Person tilmelder sig en aktivitet, som slutter d. 01-01-2020, og får slette-dato 31-12-2021.
• Person tilmelder sig en aktivitet, som slutter d. 31-03-2020, og får slette-dato 31-12-2021.
• Person tilmelder sig en aktivitet, som slutter d. 18-09-2021, og får slette-dato 31-12-2022.
Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger vedrørende dig blive slettet automatisk i vores IT-system
2.3 Hvad bruger Klejtrup Idrætsforening personoplysninger til?
De personoplysninger, vi indsamler om dig bruges først og fremmest til almindelig dokumentation, herunder fx til oprettelse af holdlister, medlemskartotek og fx fremsendelse af faktura i motionscentret eller til øvrige kundeforhold fx leverandører mv.
Ligeledes har Klejtrup Idrætsforening oplysningspligt overfor Viborg Kommune og DGI, hvor der årligt skal fremsendes medlemslister (foregår via skabeloner i vores IT-system)
Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan dine almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelsen af aftalen. Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at Klejtrup Idrætsforening (eller tredjemand) kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til dig går forud herfor. [Det kan f.eks., være i forbindelse med reparation eller lignende situationer]. Anden videregivelse tillades kun, hvis gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af personoplysninger.
2.4 Retten til indsigt i dine personoplysninger
Du har som medlem i Klejtrup Idrætsforening ret til at få Klejtrup Idrætsforening bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig selv behandles og i givet fald adgang til personoplysningerne. Du er tillige berettiget til at anmode om og modtage personoplysninger om dig selv, som du har afgivet til Klejtrup Idrætsforening (dataportabilitet). Du er desuden berettiget til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger.
2.5 Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
Xx har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet af Klejtrup Idrætsforening uden unødig
forsinkelse.
2.6 Retten til sletning af dine personoplysninger
Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af Klejtrup Idrætsforening uden unødig forsinkelse, hvis Klejtrup Idrætsforening ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare dine personoplysninger. Bemærk venligst, at såfremt Klejtrup Idrætsforening i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
2.7 Beskyttelse af personoplysninger
Ifølge gældende lovgivning skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer de personlige oplysninger, du afgiver, i Klejtrup Idrætsforening IT-system. Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores behandling af personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder som medlem.
Det er fx kun bestyrelsen i Klejtrup Idrætsforening, som har adgang til filer og det fulde medlemskartotek, samt økonomiske forhold. De enkelte trænere i Klejtrup Idrætsforening har kun adgang til at se egne og specifikke holdlister.
2.8 Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
3. Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos Klejtrup Idrætsforening, skal du henvende dig til bestyrelsen i Klejtrup Idrætsforening på e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du henvende dig samme sted. Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer der er registreret om dig. Hvis du ønsker at klage over Klejtrup Idrætsforening behandling af dine personoplysninger kan dette ske til Datatilsynet:
Datatilsynet Borgergade 28
1300 København K
Telefon: 00 00 00 00
Med venlig hilsen
Bestyrelsen i Klejtrup Idrætsforening