Vedligeholdelse af haller Info til selvejende og selv- administrerende haller
Vedligeholdelse af haller Info til selvejende og selv- administrerende haller
VÆKST OG BÆREDYGTIGHED AUGUST 2020
Vedligeholdelse af selvejende og selvadministrerende haller
Hallerne
I Holbæk Kommune er der både selvejende og kommunale haller. Derfor har Hol- bæk Kommune udarbejdet denne information om de væsentligste retningslinjer mellem Holbæk Kommune og idrætshallerne.
Retningslinjerne gælder pr. 1. august 2020.
De selvejende haller er:
• Hagested Hallen
• Jernløse hallen
• Jyderup Hallen
• Knabstrup Hallen
• Merløse Fritidscenter
• Mørkøv Hallen
• Orø Hallen
• Stestrup Fritidsgård
• Svinninge Hallen
• Tølløse Hallen
De selvadministrerende kommunale haller er:
• Tuse Hallen
• Tuse Næs Hallerne
• Vipperød Hallen
Drift og Personale
Den enkelte hals drift varetages overordnet af en bestyrelse gennem en halinspek- tør.
Ansvar og opgaver
Holbæk Kommunes ansvar og opgaver løses indenfor rammerne af renoveringspul- jen, som afsættes af byrådet i kommunens årlige budget. Puljen dækker såvel de selvejende som de kommunale haller.
Hallerne kan få bistand fra puljen til udførelse af de angivne opgaver, som står i højre kolonne i skemaet på næste side. Opgaverne prioriteres i en rækkefølge af- hængig af hvilken type opgave der er tale om, og hvor akut opgaven vurderes at være.
Vækst og Bæredygtighed, Driftbestiller varetager ikke opgaver, der er en del af den almindelige drift og vedligehold af en hal.
Ansvaret for følgende opgaver og tilhørende udgifter mellem de selvejende haller og Holbæk Kommune præciseres således:
Den selvadministrerende kommu- nale hal og de selvejende haller | Holbæk kommune ved Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller efter prioriteret aftale |
Hallen varetager selv al daglige indven- dige bygningsvedligeholdelse. | Nyt halgulv eller renovering. Nye bade- og omklædningsrum eller re- novering heraf. |
Hallen varetager selv den daglige drift og vedligeholdelse af de tekniske instal- lationer med udgangspunkt i drift ma- nualer, garantiaftaler, service-aftaler og aftaler om kontroleftersyn. Hvis hallen oplever problemer med le- verandøren, kan hallen kontakte Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller. | Renovering af større tekniske installati- oner der er: • Ventilationsanlæg. • Opvarmnings enhed. • Eventuel udskiftning af selve hal- belysningen. • Indgåelse af nye serviceaftaler i for større tekniske installationer. |
Vækst og Bæredygtighed varetager fil- terskift i ventilationsanlæg og står for service af anlægget. | |
Kun Vækst og Bæredygtighed, Drift-Be- stiller kan indgå serviceaftaler. Udgif- terne til serviceaftaler finansieres Hol- bæk Kommune. | |
Hallen varetager selv det daglige almin- delige udvendige vedligehold af klima- skærmen herunder udbedring efter ind- brud eller hærværk. | Udvendig renovering/genopretning af klimaskærmen. |
Hallen varetager selv den daglige al- mindelige vedligeholdelse af ter- ræn/udendørssarealer: • Vedligeholdelse af beplantning, græsklipning, hækklipning og lig- nende. (beskæring samt fældning af træer skal ske efter aftale med kommunens driftsansvarlige). • vedligeholdelse af asfaltbelægnin- ger/ løse belægninger. • Saltning og snerydning. • Renholdelse. | Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller varetager ikke opgaver i forhold til ved- ligeholdelse af terræn/udendørssarea- ler. |
Hallen varetager selv almindelig lø- bende vedligehold af kloakeringssyste- met, herunder TV-inspektion. | Renovering af kloaksystemet efter nær- mere vurdering og prioritering. |
Hallen forestår selv rengøring. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Xxxxxx afholder selv alle udgifter i for- bindelse med forbrug af el, vand og varme. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Xxxxxx afholder selv alle udgifter i for- bindelse med service af hallen idræts- udstyr. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Xxxxxx afholder selv alle udgifter i for- bindelse med indkøb og service af brandmateriel. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Renovation. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Tyverisikring/vagtordning herunder an- meldelse til forsikringsselskab. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Hærværk/indbrud herunder anmeldelse til forsikringsselskab herunder anmel- delse til forsikringsselskab. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Lejeudgifter og lejeindtægter. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Forsikringer, skatter og afgifter. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Løn til teknisk personale samt deres ar- bejdsredskaber og uddannelse. | Varetages ikke af Vækst og Bæredyg- tighed, Drift-Bestiller. |
Bygningsgennemgang
Der foretages en tilstandsvurdering af Hallerne hvert 3. år med henblik på løbende at justere vedligeholdelsesplanerne for hallerne.
I forbindelse med bygningsgennemgangen kan anlægsopgaver/ønsker til det kom- mende anlægsbudget medtages efter konkret vurdering.
Drift-Bestiller udarbejder en 10 års vedligeholdelsesplan som udleveres til alle hal- lerne i efteråret 2020.
De enkelte haller er forpligtet til løbende at føre tilsyn med, og tilse at vedligehol- delsesplanen følges. Herunder at udføre den indvendige vedligeholdelse som frem- går af 10 års planen.
Prioritering
Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller vurderer fortløbende de opgaver, der er indmeldt fra hallerne. Prioriteringen sker ud fra en vurdering af samtlige behov, som er indmeldt til renoveringspuljen. Puljen skal være med til at bidrage til haller- nes funktion og brugernes sikkerhed. Forslaget til gennemførelse af opgaver i et
budgetår godkendes af Vækst og Bæredygtighed samt Kultur og Fritid, og besluttes i januar for det kommende år.
Nye opgaver
Den enkelte hal indmelder opgaver til Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller, som vurderer opgaven og hvorvidt, der er behov for yderligere oplysninger. Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller kan aftale besøg i hallen for en nærmere besigtigelse af opgaven. Alle opgaver med en kostpris under 75.000 kr. (undtagen udvendig re- novering/genopretning af klimaskærm) vurderes at være af en sådan størrelsesor- den, at hallen selv afholder udgiften. Hvis opgaven overstiger 75.000 kr., vurderer Vækst og Bæredygtighed om opgaven kan medtages i prioriteringen til renove- ringspuljen.
I forbindelse med opgaver på klimaskærmen eller tekniske installationer, kan den enkelte hal melde sagen ind igennem Dalux Helpdesk, så prioriteres den efterføl- gende og bliver besigtiget af en servicemedarbejder fra Drift og Vedligehold eller en drift-bestiller fra Drift og Data. For installering af Dalux Helpdesk, følg medsendte vejledning.
Akutte situationer
Hallen er ansvarlig for den almindelige drift og vedligehold på alle tidspunkter. Op- står en akut situation, skal hallen selv foranledige nødværge ved at tilkalde faglig assistance.
Vækst og Bæredygtighed orienteres eller kontaktes hurtigst muligt efterfølgende.
Ved akut opstået problemer udenfor normal arbejdstid, vedrørende ventilationssy- stemet, kontaktes kommunens akut nr. 72 36 60 01
Serviceaftaler, garantier mv.
Kun Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller kan indgå serviceaftaler.
Ved en opgaves afslutning overtager hallen efter aftale med Vækst og Bæredygtig- hed, Drift-Bestiller opgavens specifikationer, driftsmanualer, garantiaftaler, service- aftaler og aftaler om kontroleftersyn. Det er således hallen der indmelder et even- tuelt problem til den leverandør, der er indgået aftale med. Hvis hallen oplever uoverensstemmelser med leverandøren, kan hallen kontakte Vækst og Bæredygtig- hed, Drift-Bestiller.
Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller kan til enhver tid følge op på om hallerne efterlever deres forpligtigelser i forhold til leverandøraftaler, ligesom Vækst og Bæ- redygtighed, Drift-Bestiller bistår med råd og vejledning, såfremt det måtte være ønskeligt.
Energirenovering
I forbindelse med vedligeholdelse af klimaskærm (tag, facade og vinduer), tekniske installationer og/eller halgulve kan det være en fordel at kombinere dette med energiinvesteringer. Det sker ved at opgradere til nye og mere energivenlige løsnin- ger og materialer som eksempelvis energiruder, bedre isolering eller solcelle-anlæg. Energirenovering er til gavn for miljøet.
I forbindelse med renovering af tekniske installationer og klimaskærm kan disse delvist finansieres af energilån. De besparelser, der opnås ved et lavere energifor- brug, bliver, som en beregnet besparelse, modregnet i tilskuddet for den pågæl- dende hal. På den måde betaler hallen energirenoveringen tilbage over en årrække. Når omkostningen ved energirenoveringen er tilbagebetalt, tilfalder besparelsen fortsat Holbæk Kommune som en permanent reduktion af tilskuddet.
Besparelsen bliver gennemført året efter, at projektet er afsluttet. Den vil være ba- seret på teoretiske beregninger foretaget af energirådgivere. Besparelsen beregnes efter forbruget på renoveringstidspunktet og tager ikke højde for ændret anven- delse eller forbrug. Energireduktionen understøtter Holbæk Kommunes mål om bæ- redygtig udvikling, herunder aftalen om at være klimakommune. Ambitionen er at nedbringe CO2-udslippet med 3 % om året.
Drift af udendørssarealer
I forbindelse med vedligeholdelse af udendørsarealerne, sker dette i samråd med kommunens driftsansvarlige, når der er tale om beskæring og fældning af træer på arealet. Den øvrige vedligeholdelse af arealerne skal udføres fagligt korrekt med henblik på at opretholde de pågældende bevoksninger, træer, belægninger mv. på området.
Udendørsarealerne fremgår af de medfølgende kortbilag. Disse kortbilag definerer snitfladen mellem Hallens areal og de tilstødende kommunale arealer som kan ligge på samme matrikel.
Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller
Skulle der være behov for at Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller har brug for et møde om indmeldte opgaver eller en undersøgelse af idrætshallens bygningstil- stand, vil dette ske efter forudgående aftale.
Kontakt
Har I spørgsmål om bygninger og vedligeholdelse, så kontakt:
Vækst og Bæredygtighed, Drift-Bestiller på e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx eller på telefon: 00 00 00 00
Har I spørgsmål om aktiviteterne i hallen, så kontakt: Kultur og fritidssekretariatet på e-mail:
xxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx eller telefon: 00 00 00 00.
Ved akut opstået problemer udenfor normal arbejdstid, vedrørende ventilations- systemet, kontaktes akut telefonen på 72 36 60 01
Indenfor normal arbejdstid kontaktes Teknisk Service i Vækst og Bæredygtighed.
VÆKST OG BÆREDYGTIGHED ANSVAR FOR FREMTIDEN
Vækst og Bæredygtighed
Xxxxxxxxxxx 0
4300 Holbæk