DATO / 10.10.2023
DATO / 10.10.2023
REF / MB
JOURNAL / 23/00584-2
Databehandleraftale om Filmcentralen
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem NAVN CVR
herefter ”den dataansvarlige” og
Det Danske Filminstitut CVR 56858318
Xxxxxxxxxxx 00
1123 København K Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 11
Bilag A Oplysninger om behandlingen 12
Bilag B Underdatabehandlere 14
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 15
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 19
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af Filmcentralen behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens
artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering
– kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag
B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU- retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret
instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet], medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest inden 24 timer] efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
• Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Databehandleren er ikke underlagt en sådan lovgivning.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Navn:
Stilling:
Telefonnummer:
E-mail:
Dato:
Underskrift:
På vegne af databehandleren
Navn: Xxxx Xxxx Xxxxxxx
Stilling: Afdelingschef, Filmformidling
Telefonnummer: x00 00 00 00 00
Dato: 12/10 - 2023
Underskrift:
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Navn:
Stilling:
Telefonnummer:
E-mail:
Navn: Xxxx Xx Xxxxxxxx
Stilling: Digital projektleder Telefonnummer: x00 00 00 00 00 E-mail: xxxxx@xxx.xx
Bilag A Oplysninger om behandlingen
At give kunden adgang til at se film på Filmcentralen, oprette sine egne film- og klip-lister på sin profil samt at lave interaktive opgaver med egne screenshots fra filmene og efterfølgende gemme og tilgå igen via sin profil.
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Identifikation til at kunne se film, oprette, redigere og lagre brugerens gemte film- og kliplister samt gemte interaktive opgave, via deres profil.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Facilitering af login til Filmcentralen og ”Min side” gennem UNI-login (Unilogin-oplysninger overføres fra Styrelsen for It og Læring (STIL) til Det Danske Filminstitut (databehandleren) i forbindelse med login på Filmcentralen)
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Filmcentralen anvender følgende personoplysninger
• Institutions ID
• Uni-ID
Disse oplysninger ligger som standard i responset i den dataintegration, Unilogin Broker OIDC, som Filmcentralen benytter sig af hos STIL. Filmcentralen har ikke brug for personoplysninger om brugeren fra skolegrunddata via webservices (WS) og der anmodes ikke om dataaftaler via Xxxxxxxxxxx.xxxx.xx.
Derudover gemmes brugeres besvarelser i tekstfelter på Filmcentralen fx som screenshot herunder:
Der behandles udelukkede almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens art. 6.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Elever
• Lærere
• Administrativt personale på undervisningsinstitutioner
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
Behandlingen pågår indtil abonnementet på ’Filmcentralen’ opsiges af den dataansvarlige.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Peytz & Co | 26923549 | Xxxxxxxxxxxxxx 00X, 0000 Xxxxxxxxx XX, Xxxxxxx | Programmering, hosting og support af den tekniske platform og funktioner |
iO Belgium nv | N/X | Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxx | Peytz & Co er en del af iO, som står for al infrastruktur ift. hosting af Peytz & Cos sites. |
Combell nv | N/A | Xxxxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxx Xxxxxx | iO Belgium nv bruger Combell til hosting af alle websites, både WordPress og Drupal. |
Hetzner Online GmbH | N/A | Industriestr. 25 | 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Hetzner bruges i forbindelse med backup af Peytz & Cos systemer. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Planlagte ændringer vedrørende tilføjelser eller udskiftning af underdatabehandlere meddeles den dataansvarlige med mindst 30 dages varsel jf. bestemmelse 7.3.
Der skal foreligge en konkret saglig begrundelse for ikke at godkende en udskiftning af en underdatabehandler.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Ved Unilogin på Filmcentralen modtager Det Danske Filminstitut personoplysninger (Inst.- ID og Uni-ID) fra dets brugere, for at verificere adgangen til at se film, samt facilitere brug af funktioner på Min side.
Der henvises i øvrigt til Bilag A (Oplysninger om behandlingen).
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen angår data, der er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 (”almindelige personoplysninger”) og at hovedparten af de registrerede, er under 18 år.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Afgrænsning
• Det Danske Filminstituts medarbejdere har udelukkende adgang til Filmcentralens backend. Backend er dedikeret til udvikling og redigering af de undervisningsforløb, der senere hen udgives på og anvendes via Filmcentralens driftsmiljø. Der behandles ingen personoplysninger i backend ifbm. Filmcentralens udviklingsarbejde.
• Det Danske Filminstituts medarbejdere har ikke administrative adgange til driftsmiljøet og ikke adgang til at se eller behandle personoplysninger, der er indlæst via STIL eller som er inddateret som led i elevers og læreres brug af et undervisningsforløb.
• Underleverandør Peytz & Co har samtlige forpligtelser vedr. systemleverance og it-drift af Filmcentralen.
• Peytz & Co yder således service, support og vedligehold af løsningen på systemniveau, hvorfor enkeltpersoner hos Peytz & Co kan få adgang til databehandlerens driftsmiljø. Denne bruger-adgang omfatter ikke systematisk adgang til de personoplysninger, der er omfattet af Bestemmelserne, da det ikke er nødvendigt for udførelse af opgaverne.
Pseudonymisering og kryptering af oplysninger
• Når en bruger vil logge ind på Filmcentralen med sit UNI-Login, omdirigeres brugeren til STIL, som autentificerer brugeren ved at identificere denne og som
over for Filmcentralen dokumenterer, om brugerens institution har adgang til Filmcentralen. Herefter returneres brugeren til Filmcentralen.
• Denne overførsel af data fra STILs systemer til Filmcentralen foregår via en krypteret forbindelse. De overførte data bliver placeret i Filmcentralens fysiske datamiljø, der er hostet hos Peytz & Cos underleverandører Combell og Hetzner Online, jf. bilag B.
Alle arbejdspladser er sikret mod uvedkommendes adgang til personoplysninger, herunder med aflåsning, alarmsystemer og begrænset adgang til serverrum.
Fortrolighed og aftale tavshedspligt
• Ansatte hos databehandleren er underlagt lovbestemt tavshedspligt gennem ansættelsesforholdet, jf. forvaltningslovens § 26.
Genopretning af tilgængelighed til personoplysninger
• Filmcentralen hostes hos Combell. Kildekoden ligger hos Github og er ligeledes sikret ved fysisk adskilt duplikering. Underdatabehandleren vil derfor ikke blive påvirket af en fysisk eller elektronisk hændelse. Såfremt der skulle ske en teknisk hændelse, og afhængig af graden af hændelsen, er det underdatabehandlerens vurdering, at tjenesten vil være oppe at køre igen inden for 1 time og maksi-malt senest inden for 1 arbejdsdag.
Evaluering af sikkerhedsforanstaltninger
• Det Danske Filminstitut har fastsat interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger. De interne bestemmelser og retningslinjer gennemgås mindst én gang hvert år.
Adgang til oplysninger via internettet.
• Alle eksterne kommunikationsforbindelser er sikret mod uvedkommendes adgang til personoplysninger ved kryptering. Alene godkendt netværkstrafik (indgående) kom-mer igennem firewall til hostingcenter. Al kommunikation til og fra hostingcenter fo-regår krypteret.
Beskyttelse af oplysninger under transmission
• Databehandleren anvender HTTPS som end-to-end kryptering ved beskyttelse af oplysninger under transmission.
Beskyttelse af oplysninger under opbevaring
• Server(e) er beskyttet af antivirus-systemer, systemer til overvågning af internet- brug, trafik og ressourcer på RDP-platforme samt sikringer i øvrige tekniske og cen-trale installationer (firewall m.m.).
• Databehandleren bør som udgangspunkt ikke benytte bærbare medier herunder USB-nøgler eller eksterne harddiske. Såfremt det ikke kan undgås, skal databehandleren sikre, at det bær-bare medie er passende krypteret.
Fysisk sikkerhed
• Det fysiske datamiljø, som personoplysningerne behandles i, er hosted, sikret og adgangskontrolleret via Peytz & Co underdatabehandler, Combell og Hetzner Online.
• Combell og Hetzner Online er ISO 27001-certificeret for informationssikkerhed og aflægger årligt SOC2-erklæringer, som i lighed med ISAE 3000-erklæringer dokumenterer it-sikkerhed, tilgængelighed, fortrolighed, ægthed og beskyttelse af de registreredes rettigheder.
Hjemmearbejdspladser
Hvis interne systemer tilgås fra en hjemmearbejdsplads, foregår det via krypterede VPN-forbindelser igennem Statens IT.
Logning
• For at sikre platformens stabilitet og drift logges fejl og performance i kritiske services i produktionsmiljøet.
• Der logges ikke forbrugshistorik på brugerniveau.
• Underdatabehandleren har desuden en adgangslog i, der overvåger, hvilke medarbejdere, som har adgang til de specifikke systemer, da denne information skal kunne findes i forbindelse med et databrud eller et kritisk systemnedbrud.
• Alle logs slettes automatisk efter 60 dage.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning
– bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Modtager Det Danske Filminstitut indsigtsbegæringer eller andre rettighedsbegæringer efter Databeskyttelseslovgivningen henvises de til Kunden. Det Danske Filminstitut bistår på Kundens instruks med opfyldelse af rettighedsbegæringer.
Det Danske Filminstitut har som del af sin databeskyttelsespolitik en beredskabsplan for sikkerhedshændelser og bistår som led heri kunden med anmeldelse af eventuelle sikkerhedsbrud til de relevante myndigheder, som udgangspunkt Datatilsynet, samt udbedring heraf.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares efter instruks fra kunden og derudover indtil abonnement opsiges, hvorefter de slettes hos databehandleren efter 6 måneder.
Personoplysningerne i Filmcentralen slettes endvidere i følgende tilfælde:
• Hvis institutionens brugere ikke har været logget ind via Unilogin på tjenesten indenfor 6 måneder slettes alle data (personoplysninger, playlister, framegrabs). Eftersom databehandleren ikke har adgang til skolegrunddata via webservices
(WS) er der ikke mulighed for at se når en elev/lærer skifter skole og en eventuel automatisk sletning beror på om brugeren er inaktiv på tjenesten.
• Hvis den pågældende Institution anmoder om sletning på vegne af den registrerede person til xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx. Hvis Filmcentralen kan efterkomme sletteanmodningen helt eller delvist, sker sletning inden 45 dage. Grundet pseudonymisering af data, skal kunden oplyse tjenestespecifik nummer på den registrerede. Dette kan fås ved henvendelse hos STIL.
• Kunden har desuden selv adgang til løbende at slette data og er ansvarlig for at overholde eventuelle slettefrister.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren slette personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den da-ta-ansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
• Server(e) er fysisk placeret på følgende adresse: Xxxxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxx, Xxxxxx
Databehandler:
• Det Danske Filminstitut, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Kbh K
Underdatabehandler:
• Teknisk support udføres på følgende adresse: Peytz & Co, Xxxxxxxxxxxxxx 00 x, 0000 Xxx Nv
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandler overfører ikke data til tredjelande.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren Databehandleren udfører årligt et tilsyn med overholdelse af databeskyttelsesforordningen og supplerende bestemmelser i databeskyttelsesloven.
Databehandleraftalen danner rammerne for, hvad der føres tilsyn med. Databehandleren udarbejder en rapport, som gøres tilgængelig for den dataansvarlige til inspektion én gang om året og tidligst 1 år efter aftales ikrafttræden. Tilsynet gennemføres i samarbejde med databehandleres databeskyttelsesrådgiver.
Den dataansvarlige kan i forbindelse tilsynet stille spørgsmål til databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. På baggrund af rapporten, kan den dataansvarlige anmode om, at der træffes videre foranstaltninger for at sikre overholdelsen af de registreres rettigheder
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsa-geligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren gennemfører, på baggrund af risikovurdering, samt under hensyntagen til omfattede behandlingsaktiviteter tilsyn med underdatabehandlere.
Der er enighed mellem parterne om, at Det Danske Filminstitut som databehandler har ansvaret for at føre tilsyn med de underdatabehandlere, der er angivet i bilag B. Et sådant tilsyn kan være i form af modtagelsen af en revisions-erklæring, eksempelvis en ISAE 3000 revisionserklæring, fra de(n) pågældende underdatabehandler(e).
Den dataansvarlige kan med rimeligt forudgående varsel forlange at Det Danske Filminstitut udleverer dokumentation for det udførte tilsyn med underdatabehandlere(n). Databehandlerens tilsyn med underdatabehandlere indgår ligeledes i den i afsnit C.7 beskrevne rapport.