PRÆKVALIFIKATION – UDBUD AF RAMMEAFTALER PÅ HÅNDVÆRKERYDELSER
PRÆKVALIFIKATION – UDBUD AF RAMMEAFTALER PÅ HÅNDVÆRKERYDELSER
I henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støt- tede kontrakter, opfordrer Hillerød Kommune hermed interesserede til at søge prækvalifikation på indgåelse af rammeaftale for udførelse af akut og løbende bygningsvedligeholdelsesopgaver på Hillerød Kommunes bygningsmasse.
Rammeaftalens varighed er 24 måneder med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder.
Udbud af rammeaftalen gennemføres som en begrænset licitation med en prækvalifikationsrunde. Rammeaftalen er delt op i tre delaftaler og Hillerød Kommune vil udvælge op til 3 ansøgere pr. delaftale.
Der kan kun indgås aftale med én leverandør pr. delområde. Det er et politisk ønske at så mange leverandører, herunder underleverandører som muligt får mulighed for at udføre bygningsvedligeholdelsesopgaver for kommunen. En leverandør kan derfor kun være leverandør på én delaftale.
En leverandør på en af delaftalerne skal kunne løse alle typer af akutte og lø- bende bygningsvedligeholdsopgaver og den udbudte opgave dækker således over alle fagkompetencer.
Følgende kan ansøge om prækvalifikation:
• enkeltfirmaer, der har alle faglige kompetencer eller benytter sig af un- derleverandører eller
• konsortier
Hvis der bydes som konsortium skal alle konsortiedeltagere opfylde og indsen- de de under afsnittet UDVÆLGELSESKRITERIER krævede dokumenter og oplysninger.
UDBUDDETS OMFANG
Udbuddet omfatter udførelse af akut og løbende bygningsvedligeholdelsesop- gaver på Hillerød Kommunes ejendomsportefølje med forventet kontraktstart januar eller februar 2013.
Ved akut bygningsvedligehold forstås opgaver, der af sikkerhedsmæssige årsager eller for at begrænse skadens omfang kræver hurtig afhjælpning og foretages for at afhjælpe opståede skader/forhold/fejl, som betyder, at hoved- funktionen i bygningerne ikke kan udføres eller forløbe tilfredsstillende.
Ved løbende vedligeholdelse forstås mindre tilbagevendende vedligeholdel- sesopgaver, der ikke kan henføres til hverken akut eller planlagt vedligehold og hvor det ikke anses for formålstjenligt at afvente en særskilt konkurrence- udsættelse af opgaven enten enkeltvis eller bundte øvrige planlagte vedlige- holdelsesopgaver.
Planlagt bygningsvedligehold, renovering og ombygning er således ikke omfattet dette udbud og indgåelse af aftaler vedrørende sådanne opgaver vil ske ved særskilt konkurrenceudsættelse. Dette gælder ligeledes sikringsanlæg, vagt og serviceaftaler.
Det samlede forbrug af produkter og ydelser på delaftalerne omfattet af ud- buddet forventes på årsbasis at udgøre ca. 5.250.000 DKK ekskl. moms for hele Hillerød Kommunes bygningsportefølje. Der er alene tale om estimater, som ikke er bindende for Hillerød Kommune og tilbudsgiver er således ikke ga- ranteret en minimumsomsætning.
Udbuddet opdeles som ovenfor anført i tre delaftaler, hvor der tildeles én del- aftale for hvert af følgende områder:
• Delaftale 1: Akut og løbende bygningsvedligeholdelse distrikt Øst
• Delaftale 2: Akut og løbende bygningsvedligeholdelse distrikt Vest
• Delaftale 3: Akut og løbende bygningsvedligeholdelse distrikt Syd
Bygningernes fordeling på de tre forskellige distrikter vil fremgå af udbudsma- terialet.
Delaftalerne forudsættes indgået med én leverandør pr. delaftale i form af en eneleverandøraftale. Alle akutte og løbende bygningsvedligeholdelsesopgaver i det pågældende distrikt, der ikke løses af Hillerød Kommunes interne hånd- værkerteam (pt. på 2 personer), kommunens vagtselskab, kommunens interne serviceledere, sikringspartner, Falck redningskorps eller Skadeservice Danmark tilbydes leverandøren.
Bestilling af produkter og ydelser på delaftalerne vil således først ske, når mu- lighederne for at bruge kommunens vagtordninger, interne håndværkerteam, interne tekniske serviceledere og Falck er udtømt.
Hvis leverandøren i det pågældende distrikt ikke har kapacitet til at løse opga- ven selv, for eksempel ved spidsbelastninger som følge af skybrud eller storm, skal opgaven tilbydes leverandørerne i de øvrige distrikter i nedenstående prio- riterede rækkefølge:
Distrikt Øst
Distrikt Vest
Distrikt Syd
Delaftale (ho- vedaftale)
Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3
Delaftale (Prio-
ritet 2 ved spidsbelastning) Delaftale (Prio- ritet 3 ved spidsbelastning)
Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 1
Delaftale 3 Delaftale 1 Delaftale 2
Det anslåede årlige forbrug skønnes at fordele sig ligeligt på de tre delaftaler med 1.750.000 DKK ekskl. moms på hver.
Køb af ydelser/produkter på de indgåede rammeaftaler foretages som ud- gangspunkt af sektionen Ejendomme i By og Miljø.
AB92 med Hillerød Kommunes justeringer vil danne juridisk grundlag for ram- meaftalen.
I forbindelse med udførelse af håndværkerydelser til akut og løbende byg- ningsvedligeholdelsesopgaver overdrages Hillerød Kommunes ansvar og for- pligtigelser i henhold til reglerne beskrevet i Bekendtgørelse BEK 576 af juni 2001 om bygherres pligter samt AT-vejledning F.1.2, marts 2003 - 2. udgave juni 2008 ”Bygherrens ansvar og pligter” til en sikkerhedskoordinator ansat hos leverandøren eller en af leverandøren antaget underleverandør.
UDVÆLGELSESKRITERIER
Ansøgerens prækvalifikationsanmodning skal indeholde følgende dokumentati- on og oplysninger på dansk:
Ansøgers personlige forhold
• Udfyldt Tro og Love erklæring om, i hvilket omfang ansøger har forfal- dent og ubetalt gæld til det offentlige jf. lov om begrænsning af skyldne- res muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Fortrykt skabelon 1 kan benyttes. (Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge en Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabssty- relsen, max. 3 måneder gammel fra udbudsdato som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark.)
Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal BÅDE vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været for- pligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsord- ninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne af- gives for hver enkelt deltager.
• Udfyldt erklæring om at tilbudsgiver opfylder bestemmelserne i ILO- konventionen nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter., dvs. at tilbudsgiver tilsikrer arbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre vilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til kollektive overenskomster, voldgiftskendelser, nationale love eller admi- nistrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkom- mende fag på den egn hvor arbejdet udføres. Fortrykt skabelon 2 kan benyttes.
Økonomisk kapacitet
• Revisorpåtegnede årsregnskaber for de seneste to hele afslutte- de regnskabsperioder (medmindre der er tale om en nyetableret virk- somhed, hvor disse ikke forefindes).
• Økonomiske nøgletal for omsætning og egenkapital de seneste tre regn- skabsår. Fortrykt skabelon 3 kan benyttes.
Teknisk kapacitet
• Relevante referencer for lignende samarbejdsaftaler med kommuner indenfor de seneste fem år. Hillerød Kommune forbeholder sig retten til at tage kontakt til de oplyste referencekunder.
• Aktuel referenceliste med beskrivelse af relevante sammenlignelige arbejdsopgaver de seneste 3 år med angivelse af kontaktperson hos kunden. Hillerød Kommune forbeholder sig retten til at tage kontakt til de oplyste referencekunder.
• Det samlede antal medarbejdere, opdelt i antal faglærte og ufaglær- te, herunder antale svende og lærlinge inden for de forskellige fagområ- der ansøger råder over, kontorpersonale, ledere, direktører mv.
• Virksomhedens autorisationer indenfor el, vand og varme
• Liste over underleverandører/konsortiedeltagere med angivelse af navn, XXX.xx., kontraktperson samt hvilke fagområder, der er indgået aftale med disse om at udføre. Fortrykt skabelon 4 kan benyttes.
Udvælgelse af prækvalificerede tilbudsgivere vil ske ud fra en helhedsvurdering hvori der vil blive lagt vægt på primært ansøgernes tekniske kapacitet, særligt referencer og autorisationer.
Dertil kommer at Hillerød Kommune ved sin udvælgelse vil lægge vægt på at opnå den bedst mulige konkurrencesituation i forbindelse med den efterfølgen- de tilbudsgivning.
TILDELINGSKRITERIUM
Hillerød kommune vælger én leverandør på hver delaftale ud fra tildelingskrite- riet økonomiske mest fordelagtige tilbud. Underkriterierne til dette tildelings- kriterium vil være anført i de udbudsbetingelser, der udsendes efter prækvali- fikationsrunden.
INFORMATIONSMØDE
Ejendomme i Hillerød Kommune afholder for at informere om udbuddet et in- formationsmøde den mandag den 5. november kl. 14-16 hos C4 på deres lokation Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx.
Alle interesserede er velkommen til at deltage. Program for mødet:
1. Velkomst
v. Bestyrelsesformand Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, C4
2. Udbuddet, tidsplan og indhold
v. konst. Sektionsleder Xxxx Xxxx Xxxxx, Hillerød kommune
3. Krav til de bydende og prækvalifikation
v. Strategisk indkøb Xxxxxxx Xxxx Xxxxx, Hillerød kommune
4. Spørgerunde
v. Ordstyrer Bestyrelsesformand Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, C4
ANSØGNINGSFRIST
Sidste frist for modtagelse af ansøgning om prækvalifikation er onsdag den
21. november 2012 kl. 12.00 lokal tid. Ansøgninger modtaget efter dette tidspunkt vil ikke komme i betragtning.
Ansøgning skal afleveres i ét fysisk eksemplar og én elektronisk version enten på CDR, USB-stick eller lignende). Ansøgningen må ikke afleveres pr. e-mail.
Ansøgningen bedes sendt/afleveret til følgende adresse:
Hillerød Rådhus Trollesmindealle 27 DK-3400 Hillerød
Att.: Xxxxxxx Xxxx Xxxxx
Kuverten mærkes med
"Må ikke åbnes
Udbud af rammeaftaler på håndværkerydelser”
Spørgsmål i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation mv. kan rettes til Hillerød Kommune, Xxxxxxx Xxxx Xxxxx på e-mail: xxxxx@xxxxxxxx.xx