EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) til KomUdbud

Udbuddet vedrører levering af Grov arbejdsbeklædning (køb) til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.

Udbudsmaterialet består af:

Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument), samt udbudsbilag
Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation)

Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort på:

KomUdbuds hjemmeside: xxx

2. Ordregiver

"KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.

Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:

Medlemskommunen kan deltage for rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen for en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.

Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.

2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus

Kommune:	Årlig forventet volumen:	Deltagelse pr. (dato):	Deltager ikke i følgende område:
Fredericia	500.000	Kontraktstart
Kolding	100.000	Kontraktstart
Odense	625.000	Kontraktstart
Vejle	500.000	Kontraktstart	Sikkerhedsfodtøj

Indmeldt årlig volumen i alt:

Kr. 1.725.000

Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.

Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver p.t. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag X - Kommunespecifikke oplysninger).

Heraf fremgår endvidere oplysninger om anvendelse af e-handel eller evt. ændringer i e-handelssystemer.

2.2. Udbudsansvarlig

KomUdbud ved Vejle Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:

KomUdbud v/Vejle Kommune

Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx

Att.: Xxxxx Xxxxxx

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 5.

3. Udbuddets omfang

Udbuddet vedrører indkøb af Grov arbejdsbeklædning (køb) til samtlige ordregivers enheder og institutioner.

Opdeling i delkontrakter: Jf. § 49 i Udbudsloven skal en ordregiver opdele udbuddet i delaftaler, eller forklare hvorfor dette ikke sker (opdel eller forklar princippet).

Nærværende udbud deles ikke op i delkontrakter, da en opdeling vil fjerne synergieffekten, som er baggrunden for udbud i KomUdbud-regi. Samtidig antages det at de indbudte priser med stor sandsynlighed vil være højere end ved ét samlet udbud. Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.

Udbuddet består af følgende områder:

Grov arbejdsbeklædning til det tekniske område (f.eks. overtøj (både vinter og sommer), benklæder (også shorts), overalls, regntøj, T-shirts, poloshirts, sweatshirts, arbejdsskjorter, termotøj, sikkerhedsbeklædning inden for alle typer)

Grov sikkerhedsfodtøj

For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag [indsæt bilagsnummer]) og kravspecifikationen (bilag [indsæt bilagsnummer]).

Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.

Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3.

4. Tidsplan

Offentliggørelse:	[indsæt dato]
Spørgefrist:	[indsæt dato]
Svarfrist:	[indsæt dato]
Tilbudsfrist:	[indsæt dato og klokkeslet]
Indlevering af vareprøver:	[indsæt dato]
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet:	Uge [indsæt ugenr.]
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives.
Leveringsstart:	[indsæt dato]

5. Spørgsmål

5.1. Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via e-mail til:

Xxxxx Xxxxxx, xxxxx@xxxxx.xx - med emnet: “Spørgsmål grov arbejdsbeklædning 2017”

Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via

KomUdbuds hjemmeside: [indsæt link til hjemmeside]

6. Udelukkelse og egnethed

Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.

Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet.

6.1 Tilbudsgivers personlige forhold

Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene.

6.2 Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

Mindstekrav til omsætning: Minimum dkr. 3 mio. pr år i de sidste 3 afsluttede regnskabsår. Afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, kræves der stadig minimum dkr. 3 mio. pr. afsluttede regnskabsår siden virksomhedens oprettelse.

6.3 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud

ESPD’et skal downloades fra KomUdbuds hjemmeside og gemmes på tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.

Herefter åbnes følgende hjemmeside: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx

På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD’et:

Dansk
”Jeg er økonomisk aktør”
”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse”
Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben”
Vælg land og tryk ”Næste”

Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.

Når alle informationer er afgivet, trykkes på ”Eksporter”, og bilaget gemmes som en pdf-fil på tilbudsgivers egen computer. Denne fil underskrives og uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at filen sendes i pdf-format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf’en skal underskrives.

For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx

Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning.

6.4 Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.

Der skal ikke udfyldes nogen konsortieerklæring, men alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ens del II A.

6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Hvis tilbudsgiver – under henvisning til Udbudsloves § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.

Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.3 for den anden enhed.

Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.

6.7 Indhentelse af dokumentation

Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD fremlægges inden 18 dage fra anmodning foreligger.

Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

Til dette formål skal tilbudsgiver på forlangende, hurtigst muligt indsende en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Denne kan findes via følgende link:

xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx

Det kan tage mellem 14 og 21 dage at rekvirere serviceattesten, og denne er gyldig i et (1) år fra udstedelse. Tilbudsgiver kan derfor med fordel indhente serviceattesten allerede inden tilbudsfristen.

Indgåelse af en rammeaftale er betinget af, at serviceattesten fremsendes til Ordregiver, samt at der sker dokumentation af, at virksomheden opfylder det stillede mindstekrav til egenkapitalen jf. afsnit 8.2.

Serviceattesten må maksimal være seks (6) måneder gammel regnet fra tilbudsfristens udløb.

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest.

7. Brug af rammeaftaler

7.1. Rammeaftaler

Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med én leverandør.

8. Tilbud

8.1 Flere tilbud

Der kan ikke afgives mere end et tilbud.

8.2 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative tilbud.

9. Tildelingskriterium og underkriterier

Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:

Underkriterier	Vægtning
1. Pris Samlet estimeret omsætning jf. bilag 1	60 %
2. Kvalitet
Kvalitetsevaluering af vareprøver	40 %

10. Afgivelse af tilbud

10.1 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal afleveres i ét fysisk eksemplar og et USB-stik. Den fysiske udgave har forrang for det elektroniske udgaveformat.

Tilbuddet sendes/afleveres, inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist, til:

Vejle Kommune

Xxxxxxxxx 0

7100 Vejle

Att.: Xxxxx Xxxxxx/Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx, lokale xxxxx

Tilbud skal mærkes Udbud på Arbejdsbeklædning (køb) og ”Tilbuddet må kun åbnes af Udbud.” Forsendelsen skal være lukket.

10.2 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 12 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

11. Tilbuddets indhold

11.1 Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5 og 6.6.
Udfyldt tilbudsliste
Oplysninger eller beskrivelser der kræves i forbindelse med vurderingen af øvrige underkriterier i form af: Beskrivelser og billede dokumentation af de tilbudte produkter.

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.

11.2 Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på svensk, engelsk eller tysk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.

11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

11.4 Forbehold

Forbehold accepteres ikke

12. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud.

Umiddelbart efter åbningen af tilbuddene vil Ordregiver kontrollere, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt de ønskede bilag samt beskrivelser.

Bilagene og beskrivelserne vil blive gennemlæst, og Ordregiver vil vurdere om de ønskede oplysninger er indeholdt, samt sikre, at tilbudsgiver ikke har taget forbehold eller har angivet forudsætninger over for udbudsmaterialet, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet (jf. afsnit 11).

Kun tilbud, hvor tilbudsgiver opfylder de stillede egnethedskriterier, og har fremsendt de ønskede bilag m.m., vil indgå i den videre vurdering.

Vurdering af tilbuddene vil ske i overensstemmelse med tildelingskriteriet, jf. afsnit 9.

Ordregiver tager udgangspunkt i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens prismodel”¹ baseret på gennemsnitspriser. I prismodellen omregnes point for kvalitet til kronebeløb, som vægtes sammen med tilbudspriserne i evalueringen af, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der benyttes decimaler.

Den anvendte evalueringsmodel er nærmere beskrevet nedenfor samt eksemplificeret i bilag x.

12.1 Tildelingskriterium og underkriterier

Tilbud vurderes på baggrund af pris og kvalitet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.

12.1.1 Underkriteriet Pris

Vægtningen af underkriteriet ”Pris” vil ske med afsæt i det seneste års indkøb af de pågældende produkter og ydelser.

Der hvor det seneste års indkøb ikke er kendt/ikke kan opgøres, har Ordregiver angivet et estimeret indkøb/forbrug.

Der vil blive beregnet en pris svarende til en samlet estimeret omsætning, med afsæt i oplyste nettopris pr. sæt/pr. stk. og Ordregivers estimerede årlige køb. Den samlede estimerede omsætning (pris der indgår i tildelingen) fremgår i bilag 1, kolonne K.

12.1.2 Underkriteriet Kvalitet

Ved kvalitetsvurderingen afklares først, om mindstekravene er opfyldt.

Hvis et produkt ikke opfylder et stillet mindstekrav, vil tilbuddet blive vurderet ukonditionsmæssigt og vil dermed være ude af det videre forløb.

Vurderingen af kvalitet vil blive vurderet ud fra faggruppens evaluering af de indsendte vareprøver.

Grov arbejdsbeklædning: Kvaliteten på beklædningen vil blive vurderet ud fra følgende kriterier:

Design
Pasform
Totaloplevelsen

Sikkerhedsfodtøj: Kvaliteten på fodtøj vil blive vurderet ud fra følgende kriterier:

Vægt
Pasform
Totaloplevelsen

Det fremgår af bilag 1, kolonne M (markeret med et x), hvilke produkter, der indhentes vareprøver på, og som dermed vil ligge til grund for kvalitetsevalueringen.

Der vil blive brugt en skala fra 0-4 ved evaluering af vareprøverne:

0 point	Bedst mulige opfyldelse af kriteriet
1 point	God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
2 point	Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
3 point	Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
4 point	Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud)

Alle kriterier for henholdsvis grov arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj vil bliver evalueret ud fra ovenstående point fordeling.

Ved maksimumscore på alle delkriterier vedr. kvalitet kan opnås en samlet score på 0.

Tilbud, der opfylder samtlige kriterier dårligt/opnår minimumsscore vil opnå en maksimal numerisk score på xx (12 point pr. produkt der evalueres).

12.2 Forbehold og konditionsmæssighed

Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold over for udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.

Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftalen.

12.3 Udelukkelse og egnethed

Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.

12.4 Vareprøver og afprøvning

Til brug for vurdering af det kvalitative underkriterie, konstatering af overholdelse af mindstekrav samt kvalitetskategorier af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.

Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.

Vareprøver skal leveres til Vejle Kommune, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx, lokale xxx, att.: Xxxxx Xxxxxx/Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx på det i tidsplanen oplyste tidspunkt.

De ønskede vareprøver fremgår af Tilbudslisten, bilag [indsæt bilagsnr.] (markeret med et x).

Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.

Afprøvningen finder sted i perioden uge xx og foretages af ordregivers brugergruppe.

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges.

Vareprøverne kan afhentes igen på samme adresse, som de blev indleveret ved. Vareprøverne kan afhentes efter tildelingen, nærmere besked vil blive udsendt.

Xxxxxxx for besked om indsendelse/afhentning af vareprøver fremgår af tidsplanen under afsnit 4.

13. Orientering om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.

14. Aktindsigt

Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver, der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.

Udkast til rammeaftale

på levering af

Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb)

til KomUdbud

September.2017

1. Parterne

Mellem

Ordregiver

Nedenstående medlemmer af KomUdbud:

Fredericia Kommune

Kolding Kommune

Odense Kommune

Vejle Kommune

Leverandør

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt hovedtelefonnummer]

[Indsæt hoved e-mailadresse]

[Indsæt hjemmeside]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

er der indgået aftale vedrørende levering af Grov arbejdsbeklædning (køb) til ordregiver.

Vejle Kommune agerer som tovholder på aftalen.

2. Indledning

Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.

Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.

Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold der er relevante for nærværende rammeaftale.

Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.

Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.

3. Aftalegrundlag

3.1 Rammeaftalens grundlag

Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af (Dato, Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) og TED-nr.] Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:

Denne rammeaftale
Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation
Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Øvrige bilag der knytter sig til udbuddet, herunder Spørgsmål-svar

Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

3.2 Betingelser

Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 18 dage efter udløb af standstill-perioden, fremsende følgende til ordregiver:

Fremsendelse af serviceattest, som dokumentation for oplysninger angivet i ESPD.
Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i afsnit 16.
Dokumentation for omsætning: Minimum dkr. 3 mio. pr år i de sidste 3 afsluttede regnskabsår. Afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, kræves der stadig minimum dkr. 3 mio. pr. afsluttede regnskabsår siden virksomhedens oprettelse.

Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.

3.3 Ændringer

Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.

4. Aftaleperiode

Rammeaftalen er gældende fra den 01.02.2018 til den 31.01.2022. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den 31.01.2020. Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med 3 måneders varsel.

Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for Udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, eller at ordregiver pålægges at bringe rammeaftalen til ophør med et passende varsel (30 dage, til den 1. en måned), jf. Udbudslovens § 185, stk. 2, skal ordregiver bringe kontrakten til ophør i henhold hertil.

I dette tilfælde vil ordregiver betale for allerede modtagne leverancer samt for de leverancer, som er bestilt, og som stadig kan leveres inden for rammerne af klagenævnets eller domstolenes afgørelse.

Ekstraordinær opsigelse i henhold til denne bestemmelse giver ikke leverandøren ret til erstatning eller godtgørelse.

Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.

5. Rammeaftalens omfang

5.1 Omfang

Denne rammeaftale omfatter levering af grov arbejdsbeklædning til det tekniske område (f.eks. overtøj (både vinter og sommer), benklæder (også shorts), overalls, regntøj, T-shirts, poloshirts, sweatshirts, arbejdsskjorter, termotøj, sikkerhedsbeklædning inden for alle typer) og groft sikkerhedsfodtøj til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag [indsæt bilagsnr.]), tilbudslisten bilag [indsæt bilagsnr.] og udbudsbetingelsernes punkt 5 ”Udbuddets omfang”.

Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører.

5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling

Leverandøren må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående godkendelse fra ordregiver og/eller tovholder.

Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. De nye produkter må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før leverandøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentsændringerne fra ordregiver og/eller tovholder.

Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter over for andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes.

Leverandøren er forpligtet til at dokumentere, at erstatningsprodukter fuldt og helt lever op til samme standard som det udgående produkt.

På opfordring skal der fremsendes nyt datablad / varedeklaration.

Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. På anmodning skal Leverandøren kunne dokumentere, hvordan eventuelle nye produkter kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb.

Leverandøren skal være villig til at tilpasse sortimentet i Tilbudslisten. Tilpasningen foregår i samarbejde Kontrakthaver og Tovholder imellem ud fra samme kriterier og kalkulationsprincipper som ligger til grund for Kontrakthavers tilbud, således at sortimentet modsvarer tiden og de aktuelle behov. Konkret kigges der på statistikken for den forgangne periode for at se, om der er produkter der ikke bliver købt af ordregiver og om der er produkter der med fordel kan medtages på tilbudslisten. Emnet tages op ved statusmøderne som afholdes mellem tovholder og Leverandør.

Ordregiver medvirker ved forudgående godkendelse fra aftaleansvarlige, gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.

6. Samarbejde

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.

Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers behov. Dette betyder bl.a., at såfremt ordregivers behov kan dækkes af tilbudslistens varer, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.

Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.

6.1 Sprog

Al kontakt mellem ordregiver og leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.

6.2 Udskiftning af medarbejdere

Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.

6.3 Statusmøder

Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt.

På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder.

Faste emner for statusmøder er:

Status på samarbejdet
Parternes aftaleoverholdelse
Leveringssikkerhed
Evt. udskiftning af produkter (tilpasning af tilbudslsite)
Udvikling af markedet
Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.

Efter behov afholder ordregiver ligeledes statusmøder med leverandøren.

Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.

7. Kvalitet

7.1 Generelt

De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Produkterne skal overholde kravene i udbudsmaterialet og dertilhørende bilag og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.

Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.

7.2 CE-mærkning mv.

Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.

7.3 Miljø

Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen.

Leverandøren skal i videst muligt omfang mindske de miljømæssige påvirkninger, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt.

7.4 Garanti

Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler.

Ved enhver mangel ved produktet yder leverandøren 2 år garanti.

7.5 Kvalitetssikring

Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.

8. Priser og prisregulering

8.1 Pris

Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten [indsæt bilagsnr.].

Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.

Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.

8.2 Prisregulering

Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistik Nettoprisindekset fra oktober 2017 til oktober 2018. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen pr. 01.02.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal kontrakthaver fremsende dokumentation for afgiftsændringerne.

Prisregulering sker på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).

Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxx@xxxxx.xx.

Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.

Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 10 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.

I det tilfælde hvor kontrakthaver varsler prisregulering for sent, kan prisregulering imødekommes med start tilsvarende senere, dog ikke med tilbagevirkende kraft. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se pkt. 10 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

8.3 Afgifter

Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.

9. Bestilling

Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem/e-mail/telefon.

Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, evt. ordrenummer, leveringsdato, leveringsadresse, antal (stk. mv.), varenummer og navn og pris.

Leverandøren skal kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.

Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer, herunder leverandørens web-shop/hjemmeside – skal leverandøren mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.

10. E–handel

10.1 E–handel

Ordregiver anvender e-handelssystemet, som beskrevet i det e-handelssystemspecifikke bilag på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.

Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt.

E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt for ordregiver ved aftalens start.

Såfremt et godkendt e-katalog ikke foreligger, kan leverandøren pålægges bod, efter bestemmelserne i henhold til rammeaftalens afsnit 15.4 Bod, indtil leverandøren er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem.

10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger

Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:

Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Xxxxxxxx hertil kan rekvireres hos ordregiver.
Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Ordregiver har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal leverandøren fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Ordregiver har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.

Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.

Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.

Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde:

billede,
uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (f.eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed),
krav til opbevaring/mål/materialer,
varekategori/varegruppe,
mindste bestillingsenhed,
nettoindhold,
søgeord/emneord, og
UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)

Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.

I felterne varenavn, uddybende varebeskrivelse og søgeord/emneord skal de vigtigste informationer stå først i feltet, da der i nogle systemer kun vises et begrænset antal karakterer.

10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger

Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.

E-kataloget skal holdes opdateret. Leverandøren skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes. Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af ordregiver, som sender besked om godkendelsen til de deltagende kommuner forud for upload af nyt e-katalog. Xxxxxx leverandøren ikke for at opdatere e-kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til afsnit 15.4 Bod.

Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

Er leverandøren den samme som tidligere, og skal leverandøren i henhold til rammeaftalens afsnit 3.2 Betingelser levere substitution af tilbudslistevarenumre, skal leverandøren ligeledes benytte e-handelssystemets erstatningsvarefunktion til substitution af tilbudslistevarerne ved upload af e-katalog til det nye udbud.

Tilbuds- og kampagnepriser skal – medmindre andet er aftalt – uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Leverandøren opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. afsnit 10.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

11. Levering

11.1 Leveringsbetingelser

Levering skal foretages på følgende vilkår.

Alle varer leveres frit på angivet sted, dog jf. afsnit 11.2, Minimumsordre.

Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.

11.2 Minimumsordre

For bestillinger under kr. 300 kr., kan leverandøren pålægge et leveringsgebyr på kr. 80 kr.

11.3 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:

Reference
EAN-lokationsnummer
Ordrenummer (evt.)
Leveringsadresse
Dato
Xxxxx (stk. mv.)
Varenummer og navn
Returfragtseddel
Restordrer

11.4 Returvarer

Har ordregiver foretaget en bestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering. Returnering sker u/b for ordregiver. Originalemballage skal være med i returforsendelsen.

Der skal ved levering af ordre medsendes en returfragtseddel der dækker evt. fragtomkostninger. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren ombytte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.

12. Fakturering

I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Tydelige varenavne og éntydige varenumre
Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
Pris pr. enhed eksklusiv moms
Rekvirent hos ordregiver
Ordrenummer
Rekvisitionsnummer
Leveringsadresse
Sidste rettidige betalingsdato

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.

Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.]

Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i tilbudslisten og som fremgår af leverandørens e-katalog.

Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

13. Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 12.

Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

14. Statistik

Leverandøren skal på anmodning, inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenavn, varegrupper, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder.

Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

15. Leverandørens misligholdelse

15.1 Generelt

Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014, med senere ændringer) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne rammeaftale.

15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer

Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for 30 dage, efter at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.

15.3 Mangler

15.3.1 Generelt

Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for 30 dage, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.

15.3.2 Afhjælpning og omlevering

Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 2 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.

Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Leverandørens omlevering skal være afsluttet inden 2 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.

Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.

15.3.3 Ophævelse af ordre

Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:

Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i afsnit 15.3.2.
Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 15.3.2, såfremt ordregiver accepterer dette.
Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.

Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

15.4 Bod

Såfremt der ved aftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. afsnit 10, skal leverandøren betale en bod på kr. 1000,00 pr. kalenderdag til de deltagende kommuner, indtil godkendt e-katalog foreligger.

Dette gælder ikke såfremt ordregiver er årsag til problemet.

Efterfølgende e-kataloger i aftaleperioden, der ikke fremsendes i henhold til afsnit 10, kan pålægges en bod på kr. 500,00 pr. kalenderdag, indtil godkendt e-katalog foreligger.

Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.

Påløben bod opgøres månedsvis. Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hver forsinkelse.

Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.

15.5 Ophævelse af rammeaftalen

Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.

Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:

Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
Manglende overholdelse af de etiske krav i afsnit 18.
Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare.

Opregningen er ikke udtømmende.

Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.

15.6 Erstatning

Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.

16. Force majeure

Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.

Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen
Forventet varighed af force majeure situationen
Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.

Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.

Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.

17. Produktansvar og forsikring

Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.

Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.

Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

18. Etik

Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.

19. Overdragelse

19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale, i det omfang, dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.

19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter

Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

20. Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.

Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.

21. Bonus og godtgørelse

Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.

22. Tavshedspligt

Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

23. Databehandling

Ordregiver er i denne kontrakt dataansvarlig og leverandøren er databehandler.

Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal leverandøren overholde disse.

Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

Reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen - nuværende "BEK nr 528 af 15/06/2000 Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning" - gælder også for behandlingen ved databehandleren.

24. Lovvalg og værneting

Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.

Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.

25. Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

__________________________________ _________________________________

Dato og underskrift Dato og underskrift

__________________________________ __________________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet

Bilag 2 – Kravspecifikation

1. Generelt for alle delområder

Tilbuddet skal indeholde et sortiment af standardbeklædning og fodtøj til personalet inden for teknisk område, viceværter, parkvedligehold, affald/genbrug mv.

Den tilbudte beklædning samt fodtøj skal oplyses i form af beskrivelse og billeddokumentation med henvisning til linjenumrene i tilbudslisten.

Gældende lovgivning og standarder skal være overholdt for de tilbudte varer og serviceydelser i hele aftaleperioden.

Beklædningen skal i funktionalitet, komfort og holdbarhed (bl.a. svedægthed, gnidægthed) matche de pågældende arbejdsområder.

Alle tilbudte beklædningsdele skal være egnet til industrivask med de krav der medfølger fra de forskellige områder.

For alle produkter skal der være en omregningstabel fra cm til størrelse.

Kontrakthaver skal tilbyde konsulentbistand u/b.

Efter aftaleindgåelse skal kontrakthaver udarbejde et katalog med billeder og beskrivelser af de i udbuddet tilbudte produkter og services (kataloget skal kunne leveres både fysisk og elektronisk) inklusiv omregningstabel fra cm til størrelse.

1.2 Konsignationslager

Der skal oprettes konsignationslager for de kommuner der ønsker dette.

Konsignationslager kan oprettes ved ønske og opsiges uafhængig af rammeaftalens løbetid, dog ikke længere end rammeaftalens aftaleperiode. Se yderligere information i bilag x.

2. Grov arbejdsbeklædning

2.1 Kvalitet

Arbejds- og sikkerhedsbeklædning, som henhører under EF-direktiv 89/686/EØF og efterfølgende Forordning 2016/425 om personlige værnemidler, og senere ændringer heraf, skal være CE-mærket.

Sikkerhedsbeklædning skal være godkendt efter EN 20471.

Hvor det er muligt skal beklædningen være Oeko-Tex-mærket (Tiltro til tekstiler) eller tilsvarende.

Alle beklædningsdele skal være slidstærke og allergivenlige.

2.2 Farver

Skal tilbydes i producentens standardfarver samt de på tilbudslisten nævnte farver hvis beskrevet.

2.3 Størrelser

Der skal kunne leveres i følgende standardstørrelser: XS-4XL.

2.4 Logo

Det er frivilligt om de enkelte afdelinger skal have logo på beklædningen.

Logo (som kommunelogo, afdelingsnavn, medarbejdernavn og/eller lignende) skal kunne leveres både som trykt logo og som broderet logo.

Hvilken type logo, der skal anvendes på de tilbudte beklædningsgenstande, aftales med de enkelte afdelinger efter en eventuel aftaleindgåelse.

Tryk på arbejds- og sikkerhedsbeklædning skal leveres i en sådan kvalitet, at logoet ved industrivask og ved almindelig slidtage, fortsat fremtræder tydeligt, dvs. uden afskalninger og uden at have mistet farve.

Tryk på skjorter, T-shirts og polo T-shirts mv. skal kunne tåle strygning.

Broderet logo skal leveres i en sådan kvalitet, at logoet ved almindelig vask og slidtage fortsat fremtræder tydeligt, dvs. uden afskalninger og uden at have mistet farve. Broderet logo på skjorter, T-shirts og polo T-shirts mv. skal kunne tåle strygning.

Logostørrelse er max. 10 cm bredt for brystlogo og 30 cm bredt for ryglogo. Priserne der skal tilbydes er inkl. opstart.

Ved logopåsætning rekvireres som minimum 5 påsætninger ad gangen.

Leverandøren skal på opfordring fra ordregiver levere trykprøver vederlagsfrit.

Pris for logo skal angives i tilbudsskemaet, bilag 1.

2.5 Levering

Ved bestilling inden kl. 12.00 skal levering ske senest 2 arbejdsdage efter bestilling. 7 dages levering ved logo-påsætning (tryk eller broderi).

3. Sikkerhedsfodtøj

3.1 Kvalitet

Sikkerhedsfodtøj skal være godkendt efter af EN ISO 20345, og CE-typegodkendt. Yderligere krav til de enkelte produkter fremgår af tilbudslisten.

3.2 Størrelser

Sikkerhedsfodtøj skal kunne leveres i størrelse 39-48.

4. Konsulentbistand

Kontrakthaver skal ved forespørgsel (hvis Kontrakthaver ikke har fysisk butik inden for kommunegrænsen), fremvise et udvalg af sortimentet for de afdelinger der ønsker det i den enkelte kommune.

Kontrakthaver må som udgangspunkt, kun sælge det sortiment som er på tilbudslisten.

5. Service

Fast kontaktperson

Råd og vejledning/konsulentbesøg – efter behov (logo, beslutning om køb mv.), inden for normal åbningstid (både tlf og e-mail)

Ombytning/returnering ved valg af forkert størrelse mv. u/b (der skal medsendes returblanket ved fremsendelse af ordre)

6. Kvalitetskategorier

Alle produkterne er inddelt i kvalitetskategorier; én for beklædning og én for sikkerhedsfodtøj (se bilag 6a og 6b).

De kvalitetskategorier der skal bydes ind med er beskrevet på tilbudslisten ud for hver varelinje. Hvis tilbudsgiver f.eks. ikke kan tilbyde et produkt i kategori 2 må man gerne tilbyde en kategori 1, men produktet vil ikke blive vurderet som en højere kvalitetskategori. Det er ikke muligt at tilbyde en lavere kvalitetskategori end den efterspurgte.

De angivne produkter vil i forhold til kvalitetskategorierne blive tjekket af relevante fagpersoner. Se i øvrigt pkt. 12.4.

Bilag 3 – Tilbudsliste

Bilag 4 – Kommunespecifikke oplysninger

Bilag 5 – E-handelssystemspecifikke bilag

Bilag 6 – Konsignationsaftale

Konsignationskontrakt

Parterne

Mellem

Ordregiver

[Indsæt navn på Ordregiver]

Leverandør

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt hovedtelefonnummer]

[Indsæt hoved e-mailadresse]

[Indsæt hjemmeside]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

1. Håndtering af konsignationslager

Nærværende konsignationskontrakt har til formål at sikre, at Ordregiver til enhver tid har adgang til et tilstrækkeligt lager af grov arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj.

Konsignationskontrakten indgås i henhold til de til enhver tid gældende leveringsaftaler mellem Ordregiver og Leverandøren. Konsignationskontrakten er som følge heraf underlagt de bestemmelser, der fremgår af disse leveringsaftaler og de udbudsbetingelser, der ligger til grund for indgåelse af leveringsaftalerne.

Leverandøren forpligter sig til at oprette konsignationslagre på de(n) af Ordregiver udpegede lokation(er). Der kan maksimalt oprettes to separate konsignationslagre.

Konsignationslageret skal indeholde det af Ordregiver udvalgte sortiment ud fra tilbudslisten.

Leverandøren leverer frit de af konsignationsaftalen omfattede varer til konsignationslagret. Leverandøren er ansvarlig for forsvarlig transport og indpakning af varerne.

2. Lagerbeholdning

Konsignationslagret består ved aftalens indgåelse af det af parterne i bilag 6.1 aftalte antal varer (”lagerbeholdning”).

Konsignationslagret skal være konstant dækkende for det forventede daglige forbrug.

P arterne aftaler løbende behovet for at ændre størrelsen af konsignationslagret. Leverandøren er berettiget til at reducere de aftalte lagerbeholdninger, hvis der sker væsentligt fald i det gennemsnitlige forbrug af varer. Væsentlige reduceringer af lagerbeholdningen må dog ikke ske uden aftale med Ordregiver.

Ved enhver aftalt ændring i konsignationslagerets sortiment foretager Leverandøren en opdatering af de i bilag 1 vedlagte lister. Hver opdateret liste anføres dato for opdateringen tillige med placeringen af lageret.

Ved Leverandørens opfyldning eller genopfyldning af lagret er Ordregiver alene forpligtet til at kontrollere antallet af leverede varer, samt kontrollere varerne for umiddelbart synlige skader. Ordregiver er således ikke ved leveringen til konsignationslageret forpligtet til at kontrollere varernes nærmere beskaffenhed, herunder for skader, mangler eller funktionsdygtighed.

Det skal afslutningsvist bemærkes, at Ordregiver ikke er forpligtet til at aftage en bestemt mængde varer fra konsignationslageret.

3. Opbevaringssted

Konsignationslagerets fysiske faciliteter stilles vederlagsfrit til rådighed af Ordregiver, som ligeledes vælger placeringen af konsignationslageret. Konsignationslageret kan placeres på ethvert sted af Ordregiver udvalgt adresse. Ordregiver er i kontraktperioden berettiget til at udpege en ny lokalitet mod at afholde omkostningerne til flytning af varerne mellem det gamle og det nye lager.

Varerne skal opbevares tørt og under passende forhold. Endvidere skal varerne beskyttes med passende foranstaltninger mod uautoriseret adgang og opbevares adskilt fra andre leverandørers og Ordregivers egne varer.

4. Forsikring

Leverandøren hæfter for enhver skade på varerne (løsøredækning). Ordregiver holder lagerlokalet forsikret.

5. Forbrug, lageropfyldning og fakturering

Når der er forbrugt varer fra konsignationslageret, skal Ordregiver sende oplysninger til leverandøren om antal forbrugte varer samt datoen for udtrækning fra konsignationslageret.

Leverandøren vil herefter: sørge for, at konsignationslageret bliver fyldt op til de aftalte lagerbeholdninger i henhold til bilag 1, og fakturere Ordregiver for de varer, der er udtrukket.

B etaling sker i henhold til rammeaftalen.

Hvis retningslinjer i pkt. 2 og 5 ikke følges, vil Leverandøren blive pålagt en bod på kr. 500 såfremt denne ikke handler i overensstemmelse med de anførte retningslinjer. Opkrævning af bod forudsætter, at Leverandøren fortsætter med at fravige de aftalte retningslinjer, trods en skriftlig advarsel herom.

6. Garanti og mangler

Garantiperioden og Leverandørens produktansvar for Leverandørens varer løber fra den dag, hvor Ordregiver forbruger varen af konsignationslageret.

Fejl og mangler ved varer, der udtrækkes af konsignationslageret, behandles i overensstemmelse med parternes rammeaftale.

For at sikre en optimal driftsmæssig adgang og udnyttelse af konsignationslageret er Ordregiver berettiget til at udskifte en mangelbehæftet vare, hvad enten varen er købt direkte hos Leverandøren eller er udtrukket af konsignationslageret, med en tilsvarende ny vare fra konsignationslageret. Ved forbrug af konsignationslageret i sådanne tilfælde er Ordregiver forpligtet til, udover at reklamere over manglen, uden ophold at oplyse leverandøren, at en ny tilsvarende vare er udtrukket af konsignationslageret. Leverandøren skal snarest muligt herefter genopfylde lagrene til det aftalte niveau.

Fejl og mangler behandles i øvrigt i overensstemmelse med rammeaftalen.

7. Lageropgørelse

Leverandøren er berettiget til på ethvert tidspunkt med 7 dages varsel at foretage en lageroptælling, dvs. en optælling af det fysiske lager. Der vil blive gennemført lageroptælling minimum en gang pr. halvår. I forbindelse med en lageroptælling skal Ordregiver udpege en person til at bistår Leverandøren med optællingen.

Hvis det af lageroptællingen fremgår, at konsignationslagerets beholdninger (med tillæg af allerede fakturerede og/eller ombyttede varer jf. pkt. 2 og 6 ovenfor) er mindre end den aftalte lagerbeholdning, er Leverandøren berettiget til omgående at fakturere Ordregiver for de manglende varer (svind). Leverandøren skal herefter uden ugrundet ophold levere nye varer til konsignationslageret, således at lagerbeholdningerne bringes op på det aftalte niveau.

8. Returnering af varer

Ved opsigelse af denne kontrakt er Leverandøren berettiget til at tilbagetage alle varer fra konsignationslageret. Leverandøren skal foretage en lageroptælling for at fastsætte det aktuelle antal varer i konsignationslageret. Hvis lageroptællingen viser, at vareantallet er mindre end den aftalte lagerbeholdning, er Leverandøren berettiget til at fakturere Ordregiver for det manglende antal varer (svind). Der anvendes den gældende pris på det tidspunkt, hvor lageroptællingen finder sted.

9. Ejendomsret

Ejendomsretten til alle varer i konsignationslageret forbliver hos Leverandøren indtil den dato, hvor varen udtrækkes fra konsignationslageret. Fra dette tidspunkt overgår ejendomsretten til Ordregiver.

10. Opsigelse og ophævelse

Kontrakten træder i kraft den xx.xx.201x og frem til den xx.xx.201x og kan opsiges med 30 dages varsel fra Ordregivers side.

Ordregiver kan ophæve kontrakten jf. rammeaftalens bestemmelser om misligholdelser.

11. Kontrakteksemplarer

Denne kontrakt er udfærdiget i to ens eksemplarer, hvoraf begge parter hver får et, som begge anses for at være et og samme originale dokument.

For Ordregiver For leverandøren

__________________________________ _________________________________

Dato og underskrift Dato og underskrift

__________________________________ __________________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

Bilag 6.1 – Lagerliste

Lokationsadresse:

Producentens varenummer	Produktnavn	Leverandørvare-nummer	Xxxxxxxxx	Xxxxx

Bilag 7.a – Definition af kvalitetskategorier for beklædning

Kvalitetskategorier for arbejdsbeklædning

Kvalitetskategori 1

Produktet har et niveau man vil betegne som topmodel. Produktet henvender sig til de der stiller ekstra høje krav til funktionaliteten, fx komfort og pasform eller hvor meget god holdbarhed er et krav.

Kvalitetskategori 2

Produktet har et niveau, man vil betegne som en mellemkvalitet. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov også ved dagligt brug.

Kvalitetskategori 3

Produktet har et niveau man vil betegne som standard. Produktet er ikke af dårlig kvalitet, men det retter sig mod personer, der måske ikke anvender tøjet over en længere periode og er tilfreds med en standard kvalitet, eller hvor holdbarhed ikke er så vigtig.

Kvalitetskategori 4

Produktet har et niveau man vil betegne som under standard. Produktet er en discount kvalitet, som retter sig mod personer, der ikke anvender tøjet i en længere periode. Det er en kvalitet som vil betegnes som ”billig” (billigere end øvrige kvaliteter).

Bilag 7.b – Definition af kvalitetskategorier for sikkerhedsfodtøj

Kvalitetskategorier for sikkerhedsfodtøj

Kvalitetskategori 1

Produktet har et niveau man vil betegne som topmodel. Produktet henvender sig til de, der stiller ekstra høje krav til funktionaliteten, fx komfort og pasform og hvor meget god holdbarhed er et krav.

Kvalitetskategori 2

Produktet har et niveau man vil betegne som en mellemkvalitet. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov.

Kvalitetskategori 3

Produktet har et niveau man vil betegne som standard. Produktet er ikke af dårlig kvalitet, men det retter sig mod personer, der er tilfredse med en standard kvalitet, som vil betegnes som ”billig”.

1 Modellen er beskrevet i kapitel 4 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Evalueringsmetoder – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”. xxxx://xxx.xxxx.xx/x/xxxxx/XXXX/Xxxxxxxxx%00xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx%00xx%00xxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxx%00Xxxxxxxx%00xxxxxxxxxx%00xxx%00xxxxxxxxxx%00xxxx%00xxxx%000000.xxx

Document Metadata

Table of Contents

EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) til KomUdbud

Document Metadata