For offentligt udbud af Kontrakt
Udbudsbetingelser
For offentligt udbud af Kontrakt
om
pengeinstitutaftale
for
Gladsaxe Kommune
Indhold
2.3 Oplysninger om Gladsaxe Kommune 5
2.4 Kommunens ind- og udbetalinger 5
2.8 Ejendomsret til tilbudsmaterialet 8
2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet 8
2.11 Vedståelsesfrist for tilbud 8
2.13 Tilbudsgivers forbehold 9
2.17.1 Deltagelse i en kriminel organisation 12
2.17.4 Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet.12
2.17.5 Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme 13
2.17.6 Børnearbejde og andre former for menneskehandel 13
2.17.7 Gæld til det offentlige 13
2.17.10 Yderligere dokumentation 14
I forbindelse med udvælgelse af den vindende tilbudsgiver kan Kommunen forlange yderligere dokumentation vedrørende oplysningerne afgivet i den udfyldte og medsendte erklæring (bilag 5). 14
2.18 Rapportering og reduktion af vederlag for manglende orientering om hvidvask 14
3 Udvælgelseskriterier, kriterier for egnethed og tildelingskriterier 15
4.2 Tildelingskriterier og pointtildeling i evalueringsmodellen 17
4.2.4 Tilbudsgivers ansvarlighed 19
4.2.6 Efterlevelse af KL’s Bankråds governanceprincipper 19
1 Indledning
Gladsaxe Kommune, herefter benævnt Kommunen, ønsker at indgå én samlet aftale med en tilbudsgiver med henblik på håndtering af Kommunens daglige bankforretninger. Den udbudte aftale omfatter alle kommunale afdelinger og institutioner samt visse selvejende institutioner der er underlagt kommunen.
Den ordregivende myndighed er:
Gladsaxe Kommune Rådhus Xxxx 0
2860 Søborg
Kontakt i Gladsaxe Kommune:
Udbudskonsulent Xxxxx Xxxxx-Xxxxxx (xxxxxx@xxxxxxxx.xx)
Telefon (x00) 00 00 00 00
Det samlede udbudsmateriale består af dette dokument, der beskriver hele udbuddet inkl. krav og ønsker til tilbudsgivers ydelser samt bilag 1 med et kontraktudkast, der dækker bankaftalen.
Yderligere findes der som selvstændige bilag:
Bilag 2 Bilag 3 | Kravspecifikation Et Excel ark der viser Gladsaxe Kommunes historiske likviditet |
Bilag 4 | Bilag om aktindsigt |
Bilag 5 | Erklæring vedr. udelukkelsesgrunde |
Bilag 6 | Gladsaxe Kommunes finansielle strategi |
Bilag 7 | KL’s Bankråds governanceprincipper |
Bilag 8 | Leverandørens tilbud |
2 Udbudsbetingelser
Udbuddet gennemføres af Gladsaxe Kommune med annoncering på xxx.xxxxx.xx i henhold til Udbudsloven nr. 1564 af 15/12/2015, og enhver har ret til at afgive tilbud.
• Alle betalingstransaktioner, dog undtaget de transaktioner, der jævnfør lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen
• Adgang til at anvende tilbudsgivers online bank
• En kreditfacilitet på kr. 450 mio. kr.
• Depotydelse (opbevaring) for obligationsdepoter for p.t. 1,2 mia. kr. i børsnoterede danske stats- og realkreditobligationer registreret i Værdipapircentralen.
• Repo-facilitet på kr. 400 mio.
Aftalen omfatter ikke kapitalforvaltning eller rådgivning og handel vedrørende porteføljepleje. Dette reguleres i separate aftaler. Alle repoforretninger indgåes som udgangspunkt med tilbudsgiver, og en væsentlig del af Gladsaxe Kommunes obligationshandel forventes gennemført med tilbudsgiver.
2.3 Oplysninger om Gladsaxe Kommune
På Kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxx.xx er det muligt at læse mere om Gladsaxe Kommune, ligesom tilbudsgiver kan downloade regnskaber og budgetter fra Kommunen på hjemmesiden.
2.4 Kommunens ind- og udbetalinger
Kommunens væsentlige omsætningstal pr. år fremgår af nedenstående tabel. Opgørelsen viser de estimerede udgifter/indtægter, der sker direkte på kommunens konti.
Udgifter | Mio. kr. |
Lønninger | 2.425 |
Leverandørbetalinger | 2.200 |
Sociale ydelser | 900 |
I alt | 5.525 |
Indtægter | Xxx.xx. |
Borgerbetalinger – FIK, inkl. forældrebetaling/ejendomsskat, ældrebetal. | 580 |
Herudover indgår der betaling af fakturaer, brugerbetalinger m.m. som betales direkte til kommunes konto. Kommunen benytter FI kort med kortart 71 som betalingsmedie.
Pr. år har Kommunen følgende øvrige omsætningstal:
Antal FI indbetalinger (typisk med kortart 71) pr. år: | 43.300 |
Xxxxx xxxxxxxxxx pr. år (løn, leverandører og sociale ydelser): | 417.000 |
Kommunens indestående/træk på hovedkontoen:
Kommunens likviditet (i dette udbudsmateriale forstået som Kommunens indestående/træk hos pengeinstituttet).
En opgørelse over Kommunens daglige nettoindestående/nettotræk gennem 2020 er vedlagt i et Excelark (bilag 3) og desuden vist som nedenstående grafik.
Data fra Excel arket (bilag 3) danner grundlag for beregningen af renteomkostningerne ved de indkomne tilbud (se punkt 4.2.1).
Excelarket viser Kommunens forventede indestående på kommunens hovedkonto i 2020.
Kommunen har placeret for godt kr. 400 mio. obligationer i et depot, som kommunen vil benytte til repo-forretninger. I scoremodellen bruges følgende data (for 2020) som beregningsgrundlag for renteindtægter- og udgifter:
9,1 mio. DKK i estimeret gennemsnitligt dagligt kredit træk 50,4 mio. DKK i estimeret gennemsnitligt dagligt indestående
Kommunen gør opmærksom på, at kommunens aftaler om kapitalforvaltning indgår i den langfristede likviditetsstyring, og derfor kan der flyttes midler fra hovedkontoen til de forvaltede midler og vice versa inden for kontraktperioden vedrørende Kommunens daglige bankforretninger.
Kontraktperioden er 4 år og gældende fra den 15. april 2021 med individuel mulighed for forlængelse af kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Ønsker Kommunen at forlænge aftalen, skal dette meddeles tilbudsgiver 6 måneder før udløb af kontrakten. Kontrakten kan i det tilfælde forlænges med enten 12 eller 24 måneder regnet fra aftalens oprindelige udløbsdato. Bliver kontraktperioden forlænget med 12 måneder, kan den efter ét år forlænges med yderligere 12 måneder, hvilket senest skal ske 6 måneder inde i den første forlængelsesperiode.
Det forudsættes, at tilbudsgiver inden tilbud afgives, har gjort sig bekendt med udbuddets omfang og forhold. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på baggrund af dette.
Eventuelt supplerende og/eller manglende oplysninger kan Kommunen vælge at indhente jævnfør udbudslovens § 159, stk. 5.
Udbudsmaterialet offentliggøres på xxx.xxxxx.xx og eventuelle rettelser hertil vil blive offentliggjort på samme hjemmeside. Det er tilbudsgivers ansvar løbende at holde sig opdateret.
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dette gælder også for tilbudsgivers onlinebank samt servicering via telefon/hotline.
2.8 Ejendomsret til tilbudsmaterialet
De enkelte filer med tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Kommunens ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Spørgsmål til udbudsmaterialet fremsendes til e-mail xxxxxxx@xxxxxxxx.xx. E-mails
indeholdende spørgsmål bedes i emnefeltet mærket ”Spørgsmål vedrørende udbud af
Gladsaxe Kommunes bankforretninger”. Alle spørgsmål bedes endvidere starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører.
Sidste frist for indsendelse af spørgsmål er den 5. februar 2021. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Det tilstræbes at svarene offentliggøres så hurtigt som muligt men senest den 15. februar 2021. Svar vil blive offentliggjort på xxx.xxxxx.xx. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, herunder svar på spørgsmål og supplerende spørgsmål. Xxxxxxx der spørgsmål efter spørgefristen forsøges disse besvaret, hvis det er muligt.
Tilbud skal være Gladsaxe Kommune i hænde senest den 8. marts kl. 12.00. Tilbud, der fremkommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
Tilbud skal fremsendes til e-mail xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Tilbuddet som skal fremsendes elektronisk som PDF filer jf. bilag 8 plus den udfyldte kravspecifikation (bilag 2). Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbudsmaterialet bliver ikke returneret til tilbudsgiver.
2.11 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfrist.
Kommunen tager forbehold for ændringer i love, bekendtgørelser og andre myndighedsbeslutninger, som kan ændre vilkårene for den udbudte ydelse.
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremstå særskilt i tilbuddet jf. bilag 8 afsnit 7.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet således, at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil medføre, at Kommunen har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har kommunen ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Kommunen pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Kommunen er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.
Bilag 1 er et kontraktudkast, der dækker de daglige bankforretninger.
Kontrakten beskriver kommunens og tilbudsgiverens forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten, samt det udarbejdede udbudsmateriale med bilag, tilbudsgivers tilbud samt spørgsmål og svar samt evt. rettelser til udbudsmaterialet udgør det samlede kontraktmateriale. I tvivlstilfælde mellem kontrakten og udbudsmaterialet, er det Kommunens udbudsmateriale inklusive spørgsmål og svar samt evt. rettelser til udbudsmaterialet, der har 1. prioritet. Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder kun anvendelse for de områder, som ikke er dækket af det samlede kontraktmateriale.
Tilbuddet skal indeholde besvarelse af samtlige punkter, hvor besvarelser er udbedt i nærværende dokument, herunder udfyldelse af kravspecifikationen (bilag 2). Oplysningerne ønskes fremsendt i samme rækkefølge som anført i udbudsmaterialet. Der bør kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt.
Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre ensartethed i opbygningen af besvarelserne.
Tilbuddet bør være samlet i ét dokument med fortløbende sidenummerering, samt et indhold der følger tilbudsdispositionen. Tilbudsgiver skal anvende bilag 8 som skabelon til sit tilbud.
Dog kan tilbudsgiver vælge at inkludere uddybende information i bilagene. Tilbudspriser og omkostninger skal angives i bilag 8 jf. instrukser i kravspecifikationen (bilag 2).
Tilbudsdispositionens indhold, som er afspejlet i bilag 8, er følgende:
Afsnit | Indhold |
1 | Indledning, herunder angivelse af tilbudsgivers navn, adresse, CVR- nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Vedståelsesfrist for tilbud skal fremgå (krav 6 måneder) |
2 | Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. |
3 | Oplysninger om grundlæggende kriterier: Kreditvurdering fra Standard & Poors, Moody’s eller Fitch Tilladelse til at drive bankvirksomhed i Danmark Dokumentation for gyldig almindelig erhvervsansvarsforsikring Udfyldt ”Erklæring om udelukkelsesgrunde” (bilag 5) |
4 | Tildelingskriterier indeholdende besvarelse af de 6 underpunkter: Totale omkostninger Onlinebank Service Ansvarlighed Kreditvurdering |
Overholdelse af governanceprincipper | |
5 | Udfyldt kravspecifikation jf. bilag 2. |
6 | Evt. supplerende materiale der henvises til i forbindelse med besvarelse af tilbudsark. |
7 | Tilbudsgivers forbehold |
Kommunen er underlagt de forvaltningsretlige regler, herunder regler om aktindsigt ifølge Offentlighed- og Forvaltningsloven.
"Dele af tilbud, der efter konkrete vurderinger, vil kunne undtages fra aktindsigt, findes i Offentlighedslovens § 30, stk. 2 og omfatter tekniske indretninger eller fremgangsmåder samt drifts- eller forretningsforhold og lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk
betydning for tilbudsgiver at begæringen ikke imødekommes.”
I tilfælde af, at Kommunen modtager en aktindsigtsbegæring og den imødekommes, vil Kommunen give aktindsigt i det ønskede indhold med mindre undtagelserne i offentlighedsloven finder anvendelse. Kommunen vil derfor kontakte alle tilbudsgivere med henblik på at få disses begrundede/dokumenterede vurderinger på, hvilke oplysninger i deres respektive tilbud, der – efter tilbudsgivernes egne og konkrete vurderinger – vil kunne omfattes af undtagelsen ovenfor.
Det bemærkes, at kun vægtige grunde kan betinge, at oplysninger vil være omfattet af undtagelsen, og at det er kommunen, der foretager vurdering heraf, hvorfor tilbudsgivers vurdering vil kunne blive ”tilsidesat”, såfremt tilbudsgiver ikke har formået at fremsende tilstrækkelig begrundelse/dokumentation for et undtagelsesanbringende.
I et selvstændigt bilag 4 bedes tilbudsgiver oplyse, hvilke dele af det afgivne tilbud, som tilbudsgiver selv mener, bør holdes hemmeligt og derfor undtages for aktindsigt jævnfør Offentlighedslovens § 30 stk. 2. Det bør begrundes konkret for hvert enkelt afsnit, der ønskes undtaget af aktindsigt. Enhver aktindsigtsbegæring vil dog blive underlagt en konkret vurdering af kommunen uanset, hvad der er oplyst i bilag 4.
For dette udbud gælder der en række udelukkelsesgrunde som er oplistet i dette afsnit. I den forbindelse skal tilbudsgiver udfylde erklæringen vedlagt som bilag 5. Tilbudsgiver skal således bekræfte eller afkræfte følgende spørgsmål for de seneste 4 år forud for tilbudsfristen:
2.17.1 Deltagelse i en kriminel organisation
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i Udbudslovens § 135 stk.1 nr. 1. og artikel 2 i Rådets
rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42).
2.17.2 Bestikkelse
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i Udbudslovens § 135 stk.1 nr. 2. og artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.
2.17.3 Svig
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori
en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse?
Som omhandlet Udbudslovens § 135 stk.1 nr. 2. og artikel 3 i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).
2.17.4 Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at
repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med
forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i Udbudslovens § 135 stk.1 nr. 4 og henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets
rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel.
2.17.5 Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen
fortsat finder anvendelse? Som defineret i Udbudslovens § 135 stk.1 nr. 5 og artikel 1 i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).
2.17.6 Børnearbejde og andre former for menneskehandel
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen
fortsat finder anvendelse? Som defineret Udbudslovens § 135 stk.1 nr. 6 og i artikel 2 i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1).
2.17.7 Gæld til det offentlige
Yderligere vil tilbudsgiver blive udelukket såfremt tilbudsgiver har forfalden gæld på 100.000 kr. eller derover til offentlige myndigheder i Danmark eller i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret. Såfremt tilbudsgiver stiller sikkerhed for betalingen af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. eller
tilbudsgiver har indgået aftale med relevant inddrivelsesmyndighed om en afviklingsordning og denne er overholdt, så vil kommunen undlade at gøre brug af udelukkelsesgrunden.
Tilbudsgiver vil ligeledes blive udelukket såfremt der foreligger konkurrencefordrejning eller en interessekonflikt, der ikke kan afhjælpes (jævnfør udbudslovens § 136).
Endelig gælder følgende 2 frivillige udelukkelsesgrunde, som følger af udbudslovens §137, stk.
1, nr. 3 (”Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i forbindelse med
udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller
tilbudsgiverens integritet.”):
2.17.8 Skatteunddragelse
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke har været dømt ved en dansk domstol for skatteunddragelse, eller medvirken til skatteunddragelse. Dette gælder for alle de juridiske enheder der indgår i den koncern som tilbudsgiver tilhører, dog kun de juridiske enheder hvor tilbudsgivers koncern har (eller har haft) en ejerandel på minimum 50 pct. For dette punkt gælder der en 2-års forældelsesfrist som regnes fra datoen for udelukkelseshandlingen.
2.17.9 Andre overtrædelser
Tilbudsgiver skal bekræfte ikke at være idømt, eller at have vedtaget, en bøde for hvidvask, hvor bøden er en straf for overtrædelse af andre regler end de regler der er nævnt i de ovenstående udelukkelsesgrunde (dette kan også være administrativt idømte bøder). For dette punkt gælder der en 2-års forældelsesfrist som regnes fra datoen for udelukkelseshandlingen.
Xxxxxxxxx en tilbudsgiver af grunde nævnt i dette afsnit skal tilbudsgiver have muligheden for at bevise sin pålidelighed inden for en rimelig frist.
I dette udbud vil tilbudsgiver blive meddelt udelukkelse senest den 19. marts 2021 med frist for indsendelse af dokumentation for tilbudsgivers pålidelighed senest den 28. marts 2021.
2.17.10 Yderligere dokumentation
2.18 Rapportering og reduktion af vederlag for manglende orientering om hvidvask
Der henvises til kontraktens §20 for dette kontraktforhold.
Nedenstående datoer er gældende for udbuddet:
Aktivitet | Forventet tidspunkt |
Annoncering af udbudsmateriale Frist for indsendelse af spørgsmål Frist for besvarelse af spørgsmål Frist for indsendelse af tilbud Teknisk gennemgang af tilbudsgivers onlinebank Meddelelse om resultat Udløb af frivillig stand-still periode Underskrift af kontrakt Forventet opstart af kontraktperiode | 13. januar 2021 5. februar 2021 15. februar 2021 8. marts 2021 kl. 12 Uge 10 i 2021 Uge 11 i 2021 Uge 12 i 2021 Uge 13 i 2021 15. april 2021 |
3 Udvælgelseskriterier, kriterier for egnethed og tildelingskriterier
Såfremt de afgivne oplysninger viser, at tilbudsgiver ikke opfylder Kommunens mindstekrav for egnethed som angivet i afsnittet nedenfor, vil Kommunen ikke kunne tage tilbuddet i betragtning.
Opfyldelse af grundlæggende kriterier
Følgende grundlæggende kriterier for egnethed skal være opfyldt:
1) Dokumentation for, at tilbudsgiver har Finanstilsynets tilladelse til at drive bankvirksomhed. En kopi fra Finanstilsynets internetside, der viser, at tilbudsgiver opfylder dette, er tilstrækkeligt.
2) Dokumentation for, at tilbudsgiver aktuelt har en international kreditvurdering fra Standard & Poors, Moody’s eller Fitch.
3) Dokumentation for, at tilbudsgiver har en gyldig almindelig erhvervsansvarsforsikring. Dermed menes ikke en ansvarsforsikring, der dækker finansiel rådgivning, men blot den almindelige erhvervsansvarsforsikring, der dækker det erstatningsansvar tilbudsgiver kan ifalde for skade tilføjet personer eller ting under udøvelse af virksomheden.
4) Kriterier jævnfør ”Erklæring vedr. udelukkelsesgrunde” (bilag 5).
4 Tildelingskriterium
Hvor der refereres til krav, henvises tilbudsgiver til bilag 2 kravspecifikation, som skal udfyldes af tilbudsgiver.
Kommunens krav og ønsker til de ydelser tilbudsgiver skal opfylde fremgår af kravspecifikationen. Det bemærkes at krav som er angivet som krav (K) vægtes og indgår i tilbudsevalueringen. Såfremt der er stillet krav om beskrivelser eller oplysninger i Mindstekrav (MK) indgår disse også i evalueringen. Der henvises til vejledningen i kravspecifikationen.
Kommunen anvender ved evalueringen af de indkomne tilbud en pointmodel med en pointskala på 1 – 5 point, hvor 5 er bedst. Tilbuddene tildeles således en pointscore i dette spænd for hvert underkriterium.
Efter tildeling af pointscorer sammenstilles og vægtes pointene, og der udregnes en samlet pointscore. I kravspecifikationen er beskrevet, hvordan hvert enkelt underkriterium evalueres.
Evalueringen af underkriterierne vil ske på baggrund af den besvarelse, Leverandøren har angivet i bilag 2 kravspecifikation og tilbudsbesvarelsen i bilag 8. Til evalueringen benyttes en pointskala fra 1-5:
Opfyldelse af underkriteriet Kvalitet af tilknyttede ydelser | Point |
Bedst mulig opfyldelse af kriteriet | 5 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 4 |
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 3 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 2 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Pointet ganges herefter med vægten for underkriteriet og indgår i den endelige beregning af hvilken tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. ovenstående.
4.2 Tildelingskriterier og pointtildeling i evalueringsmodellen
Valget foretages efter princippet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” for Kommunen. Dette afsnit beskriver, hvorledes pointene i scoremodellen overordnet bliver tildelt samt, hvorledes pointene tildeles inden for hvert underkriterium. Bedømmelsen opdeles i følgende underkriterier og med følgende vægte:
Underkriterium | Vægt i procent |
Totale omkostninger | 25 |
Onlinebank | 25 |
Service | 15 |
Ansvarlighed | 15 |
Kreditvurdering | 10 |
Overholdelse af governanceprincipper | 10 |
4.2.1 Totale omkostninger
Til dette underkriterie tildeles der 25 pct. af de samlede point i scoremodellen. Følgende krav indgår i vurdering/evalueringen: 2, 4, 5, 7, 22, 23
Tilbudsgiver skal afgive tilbud baseret på prismodel, som er beskrevet i krav 7 i kravspecifikationen.
Evaluering af underkriteriet Totale omkostninger vil ske på baggrund af de omkostninger , som Leverandøren har angivet i bilag 8. Hver tilbud tildeles et point mellem 1 og 5, hvor laveste totalomkostning tildeles 5 point, og omkostninger 50 procent eller derover tildeles 1 point. De øvrige omkostninger tildeles point på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to omkostninger.
Pointet ganges herefter med vægten for underkriteriet Totale omkostninger [25%], og indgår i den endelige beregning af hvilken tilbudsgiver, der har afgivet ”det økonomisk mest
fordelagtige tilbud”.
Denne delvurdering baseres på følgende oplysninger:
De totale omkostninger og rentemarginaler som er angivet i bilag 8. Der er redegjort for disse i kravspecifikation under krav 4 til 9. De oplyste omkostninger skal være gældende for hele kontraktperioden, og det bedes endvidere oplyst om eventuelle gebyrer er inklusiv eller eksklusiv moms.
Omkostningerne beregnes på følgende måde:
Pengeinstituttets BID-BOR rentesatser benyttes som rentebasis. Hertil fratrækkes eller tillægges pengeinstituttets rentemarginal. Omkostningerne beregnes på baggrund af kommunens hidtidige likviditet (bilag 3). Det træk / indestående på kontoen, der danner grundlag for beregningen er forklaret i punkt 4.2. Hertil kommer omkostninger til opbevaring af Kommunens værdipapirbeholdning og omkostninger til håndtering af kontanter samt andre omkostninger, eventuelt et årligt servicegebyr. Hertil lægges alle eventuelle øvrige omkostninger jævnfør kravspecifikationen.
I omkostningsberegningerne indgår det samlede tilbud på kreditfaciliteten på 450 mio. kr.
4.2.2 Onlinebank
Denne delvurdering baseres på tilbudsgivers besvarelse i forhold til krav og ønsker angivet jf. Krav 17, 18 og 19. Til dette delkriterie tildeles der 25 pct. af de samlede point i scoremodellen.
Det er et krav, at tilbudsgiver gennemgår og præsenterer tilbudsgivers onlinebank i en teknisk gennemgang hos Gladsaxe Kommune i uge 10, hvilket skal bekræftes i tilbuddet. Efter den tekniske gennemgang vil Kommunen tildele pointene i scoremodellen.
4.2.3 Service
Denne delvurdering baseres på tilbudsgivers besvarelse i forhold til ønskerne angivet under krav 1, 10, 11, 12, 14, 17. Under Service vurderes også implementering jf. krav 21.
Til dette delkriterie tildeles der 15 pct. af de samlede point i scoremodellen efter følgende model:
Der lægges særlig vægt på en løsning der er så enkel og effektiv for Gladsaxe Kommune at håndtere som muligt. Der bliver også lagt vægt på fejlrisiko i den foreslåede løsning samt, hvorledes kontakten til Gladsaxe Kommune er, og om der løbende arbejdes på en forbedret løsning.
Der lægges særlig vægt på en løsning der er så enkel og effektiv for Gladsaxe Kommune at håndtere som muligt herunder, en arbejdsrutine der påkræver færrest mulige arbejdsrutiner hos Kommunen. Desuden er det en fordel, hvis de oplysninger som kommunen modtager præsenteres på en overskuelig måde.
For implementering lægges der særlig vægt på, at tilbudsgiver tilbyder en sikker implementering, hvor risici ved overgangen fra den nuværende leverandør er minimale.
4.2.4 Tilbudsgivers ansvarlighed
Denne delvurdering baseres på tilbudsgivers besvarelse i forhold til ønskerne angivet under krav 26. Til dette delkriterie tildeles der 15 pct. af de samlede point i scoremodellen efter følgende model:
Der lægges særlig vægt på, at besvarelsen afdækker alle de elementer der indgår jf. krav 26. Desuden lægges der i pointtildelingen vægt på, hvor aktivt tilbudsgiver selv arbejder med elementerne som ønsket beskrevet. Henvisninger / links til hjemmesider og generiske beskrivelser vedlagt som bilag indgår ikke i vurderingen og giver ikke point.
4.2.5 Kreditvurdering
Pengeinstituttet har på tidspunktet for tilbuddets afgivelse som minimum en international
kreditrating fra Standard & Poors, Moody’s eller Fitch).
Denne delvurdering baseres på tilbudsgivers besvarelse i forhold til oplysningerne angivet Jf. krav 27.
Til dette underkriterie tildeles der 10 pct. af de samlede point i scoremodellen efter følgende model:
Skala for tildeling af point for kreditvurdering:
Standard & Poor’s | Moody’s | Fitch | Point |
AAA | Aaa | AAA | 5 |
AA+ | Aa1 | AA+ | 5 |
AA | Aa2 | AA | 4 |
AA- | Aa1 | AA- | 4 |
A+ | A1 | A+ | 3 |
A | A2 | A | 3 |
A- | A3 | A- | 2 |
BBB+ | Baa1 | BBB+ | 2 |
BBB | Baa2 | BBB | 1 |
BBB- | Baa3 | BBB- | 1 |
Hvis der er forskel i rating fra S&P, Moody’s og Fitch benyttes den højeste aktuelle rating i
tildeling af kreditvurdering.
4.2.6 Efterlevelse af KL’s Bankråds governanceprincipper
Denne delvurdering baseres på tilbudsgivers besvarelse i forhold til ønskerne angivet under krav 25. Til dette delkriterie tildeles der 10 pct. af de samlede point i scoremodellen efter følgende model:
Der lægges særlig vægt på beskrivelsen af, hvordan tilbudsgiver planlægger at overholde governanceprincipperne, men udvekslingen af information mellem pengeinstitut og kommunen tillægges dog også nogen betydning.