Vedr.: Oplysninger om persondata til kunder og leverandører
25. april 2023
Vedr.: Oplysninger om persondata til kunder og leverandører
Retningslinjer for behandling af personoplysninger for kunder og leverandører i forbindelse med opfyldelse af aftale hos NNZ Scandinavia, CVR-nr. 29182388 (herefter NNZ)
Som følge af din aftale med NNZ accepterer du denne privatlivspolitik. Oversigt:
1. Generelt
2. Personoplysninger
2.1. Hvad er personoplysninger?
2.2. Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
2.3. Hvad bruger vi personoplysninger til?
2.4. Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?
2.5. Retten til adgang til dine personoplysninger
2.6. Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
2.7. Retten til sletning af dine personoplysninger
2.8. Kan vi ændre behandlingen af personoplysninger?
3. Kontakt
1. Generelt
Gennem din aftale med NNZ indsamles der personoplysninger om dig.
Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning, som fik virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i
databeskyttelsesforordninger og den nuværende persondatalov (samlet ”gældende lovgivning”).
Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du skal kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.
2. Personoplysninger
2.1 Hvad er personoplysninger
NNZ behandler dine personlige oplysninger, når du indgår aftale med NNZ. Det er primært oplysninger som navn, adresse, postnummer, telefon- og mobiltelefonnummer, e-mail m.v. Oplysninger vedrørende aktie- og/eller anpartsselskabers navn, adresse m.v. vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfattet af persondataforordningen.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde eller leverandør samt levere de services, du har købt af os.
De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT system og/eller i et fysisk register.
2.2 Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
Opbevaring af personoplysninger afhænger af, hvor længe din aftale med NNZ består.
Når du køber en service hos NNZ, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, indtil servicen er betalt og leveret, en eventuel fortrydelsesfrist er udløbet, og fristen for betalinger er udløbet.
Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, som vi har indsamlet på dig i vores IT-system, hvorefter personoplysningerne arkiveres.
Dine personoplysninger vil som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret hos NNZ i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Hvis aftalen med dig fx er ophørt november 2017, og regnskabsåret følger kalenderåret, er vi efter gældende regler forpligtet til at opbevare oplysningerne indtil tidligst udgangen af 2022. Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger vedrørende dig blive slettet.
2.3 Hvad bruger vi personoplysninger til?
Dine personoplysninger, som vi indsamler om dig i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig kunde-/leverandøradministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af den aftale, som du har indgået med NNZ og fremsendelse af faktura.
Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan dine almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelsen af aftalen.
Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at NNZ (eller tredjemand) kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til dig går forud herfor.
Anden videregivelse tillades kun, såfremt gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af personoplysninger.
2.4 Retten til indsigt i dine personoplysninger
Du har som kunde/leverandør hos NNZ ret til at få NNZ’s bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig selv behandles og i givet fald adgang til personoplysningerne.
Du er tillige berettiget til at anmode om og modtage personoplysninger om dig selv, som du har afgivet til NNZ (dataportabilitet). Du er desuden berettiget til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger.
2.5 Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af NNZ uden unødig forsinkelse.
2.6. Retten til sletning af dine personoplysninger
Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af NNZ uden unødig forsinkelse, hvis NNZ ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare dine personoplysninger.
Bemærk venligst, at såfremt NNZ i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
2.7 Beskyttelse af personoplysninger
Ifølge gældende lovgivning skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt.
Vi gemmer de personlige oplysninger, som du afgiver, i NNZ’s IT-system.
Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores behandling af personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder som kunde eller leverandør.
2.8 Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Ændres retningslinjerne, rettes datoen for ”sidst opdateret” nederst på siden. Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt revideret en gang årligt.
3. Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos NNZ, skal du rette henvendelse til Xxxx-Xxxxx Xxxxx på e-mail: xxxxxxx@xxx.xx.
Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du rette henvendelse samme sted. Du har mulighed for få indsigt i, hvilke informationer, der er registreret om dig.
Hvis du ønsker at klage over NNZ’s behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til
Datatilsynet:
Datatilsynet Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefon: 00000000
Med venlig hilsen
NNZ Scandinavia ApS
Senest revideret: April 2023 Næste revision, senest: April 2024
/DK_Algemeen/Kvalitetshåndbog NNZ/P-01Procedurer Management/P-1.2 Persondatabeskyttelse, GDPR/P-01.2.2.2 Oplysninger om persondata til kunder, leverandører