Vedtægt for samarbejde mellem Grene Provsti og Nørup Menighedsråd om råd- givning og sekretariatsbistand om kirkefunktionærer (kontaktpersonopgaven).
Vedtægt for samarbejde mellem Xxxxx Xxxxxxx og Nørup Menighedsråd om råd- givning og sekretariatsbistand om kirkefunktionærer (kontaktpersonopgaven).
Lovgrundlag:
Samarbejdet etableres i henhold §§ 43b og § 43 i Lov om menighedsråd jfr. lovbekendt- gørelse nr. 584 af 31. maj 2010, samt bekendtgørelse af 31. maj 2010 lov om Folkekir-
kens økonomi § 2 stk. 1.
§ 1 Deltagere i samarbejdet:
Grene Xxxxxxx og Nørup Menighedsråd har truffet beslutning om at arbejde sammen om et pilotprojekt om juridisk rådgivning og sekretariatsbistand til Nørup Menighedsråd.
§ 2 Formålet med samarbejdet er:
• at yde juridisk og praktisk hjælp og bistand til menighedsrådet i konkrete persona- lesager
• at effektivisere og kvalificere sagsbehandlingen af menighedsrådets personalesa- ger
• at sikre og fastholde menighedsrådets ledelsesmæssige ansvar og opgaver over- for deres ansatte personale.
Samarbejdets genstand er således juridisk, administrativ og praktisk hjælp til Nørup Me- nighedsråd i forbindelse med konkrete personalesager, hvorimod egentlige ledelses- mæssige opgaver, såvel daglige ledelsesopgaver, afvikling af MUS, fastsættelse af per- sonalepolitik, APV, sygesamtaler m.v. falder uden for samarbejdet.
Grene Provsti kan tilbyde sparringsbistand i forberedelsesfasen til afholdelse af MUS, fastsættelse af personalepolitik, afholdelse af APV, sygesamtaler m.v.
§ 3 Nørup menighedsråd kan rette henvendelse til provstikontoret om: Nyoprettelse af stilling:
• sagsgangen ved nyoprettelse af en kirkefunktionærstilling
• de økonomiske aspekter af nyoprettelse af en stilling
• beskrivelse af indhold af stillingen/beskæftigelsesgrad
• proceduren ved ansættelsen – hjælp til opslag m.v.
• udarbejdelse af ansættelsesbrev, arbejdsbeskrivelse, regulativ m.v.
• meddelelse til provsti og stift med nødvendige papirer
Nybesættelse af stilling:
• sagsgangen ved nybesættelse af en kirkefunktionærstilling
• drøftelse af økonomi ved nybesættelse (ændring af kvote m.v.)
• procedure ved ansættelsen – hjælp til opslag m.v.
• udarbejdelse af ansættelsesbrev, arbejdsbeskrivelse, regulativ m.v.
• meddelelse til provsti og stift med nødvendige papirer
Den daglige administration:
• rådgivning om den daglige administration, herunder MUS, APS, personalepolitik, sygemeldinger, ferieadministration m.v.
Afskedigelse/ansættelses ophør:
• procedure ved ansøgt afsked
• procedure ved uansøgt afsked
Nærmere bestemmelser af opgavernes fordeling mellem provsti og menighedsråd samt kompetencefordelingen mellem provsti, menighedsråd og ansatte fremgår af vedtægtens bilag 1. Aftalens bilag 1 træder i stedet for standardvedtægten for den valgte kontaktper- son i Nørup.
§ 3 Henvendelse til Ribe Stift om personalesager
Provst og provstisekretær kan, på menighedsrådets vegne, rette henvendelse til stifts- administrationen om generelle og konkrete sager.
§ 4 Henvendelse til andre samarbejdspartnere
Provst og provstisekretær kan, på menighedsrådets vegne, rette henvendelse til menig- hedsrådets andre samarbejdspartnere, f.eks. regnskabsføreren, om generelle og konkre- te sager.
§ 5 Kompetencefordeling
Der ændres med denne vedtægt ikke på kompetencefordelingen mellem menighedsråd, provsti og stift.
§ 6 Sammenhængen mellem denne aftale og provstiets øvrige opgaver
Opgaverne omfattet af denne aftale vil blive udført under hensyntagen til provstikontorets øvrige opgaver, således at provstikontoret har ret til at prioritere arbejdsopgaverne.
§ 7 Økonomi
Stk. 1. Det økonomiske ansvar for fejl m.v. der medfører bod, kompensation m.v. påhviler arbejdsgiveren dvs. menighedsrådet.
Stk. 2. Da der er tale om et pilotprojekt, og der ikke ved aftalens indgåelse foreligger op- gørelse over tidsforbruget til opgave, aftales, at lønomkostninger til aflønning af provsti- sekretæren i aftale perioden afholdes uden refusion fra Nørup Menighedsråd. Menig- hedsrådet afholder udgifter til de ekstraomkostninger, der måtte opstå f.eks. betaling af kørselsgodtgørelse for deltagelse i medarbejder- og menighedsrådsmøder. Evt. honorar til menighedsrådets kontaktperson afholdes af menighedsrådet.
§ 8 Underskriftsberettiget
Nørup menighedsråd beslutter hvem der, på menighedsrådets vegne, kan underskrive dokumenter omfattet af denne aftale.
§ 9 Aftale-periode
Aftalen er i første omgang gældende for perioden 1. november 2010 til 31. oktober 2011. Pilotprojektet evalueres og justeres løbende på møder mellem Provstikontoret og Nørup Menighedsråd min. hvert halve år. Første gang i juni 2011 og efter 1 år. Evalueringsme- tode samt form og omfang af en evt. dokumentation af projektforløbet og de opnåede resultater aftales mellem parterne efter behov.
§ 10 Opløsning af samarbejdet
Da der er tale om et pilotprojekt med en begrænset aftaleperiode på 1 år og der løbende foretages evaluering, aftales der ikke et egentligt varsel vedr. evt. opløsning af samarbej- det.
§ 11 Tvist
Enhver tvist om forståelse eller fortolkning af denne vedtægt eller om provstiets opgaver i øvrigt kan indbringes for Stiftsøvrigheden til afgørelse. Stiftsøvrighedens afgørelse kan indbringes for Kirkeministeriet.
§ 12 Aftalens indgåelse
Aftalen er indgået d. 1. november 2010. Vedtægten er til rådighed for gennemsyn på provstikontoret og på provstiets hjemmeside.
§ 13 Offentliggørelse og ikrafttræden
Nærværende vedtægt indsendes til Kirkeministeriet, til godkendelse og offentliggørelse.. Vedtægten træder i kraft efter Kirkeministeriets godkendelse og offentliggørelse på mini- steriets hjemmeside.
Grindsted/Nørup november 2010.
Godkendt på menighedsrådsmøde afholdt:
Nørup den
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Formand for Nørup Menighedsråd
Godkendt af på vegne af Grene Provstiudvalg:
Grindsted den
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Provst
Tilhørende bilag:
Bilag 1: Bestemmelser om opgavernes fordeling og kompetencefordeling mellem Grene provsti og Nørup menighedsråd.
Bilag 1: Bestemmelser om opgaver og kompetencefordeling mellem Grene provsti og Nørup menighedsråd.
Denne bestemmelse stræder i stedet for ”Standardvedtægt for den af Nørup Menig- hedsråds valgte kontaktperson. (Med udgangspunkt i vedtægt udarbejdet af Landsfor- eningen af Menighedsråd)
Disse bestemmelser er udarbejdet som bilag til ”Vedtægt for samarbejde mellem Xxxxx Xxxxxxx og Nørup Menighedsråd om rådgivning om sekretariatsbistand om kirkefunktionæ- rer (kontaktpersonopgaven).” Bestemmelserne udgør rammerne for aftalen, bemyndigel- sen mellem menighedsråd og provsti samt bestemmer hvem der på menighedsrådets vegne kan give forskrifter og anvisninger til kirkefunktionærerne.
I henhold til § 10, stk. 5, i lovbekendtgørelse nr. 584 af 31. maj 2010 om menighedsråd vælger menighedsrådet af sin midte en person, der bemyndiges til på rådets vegne at give forskrifter og anvisninger til kirkefunktionærerne. Opgaven kan efter menighedsrådets be- slutning deles mellem en af pastoratets præster og et af de valgte medlemmer.
Det betyder, at menighedsrådet har mulighed for at vælge en af følgende tre løsninger:
• Kontaktpersonen vælges blandt de valgte medlemmer
• Præsten vælges til kontaktperson
• Opgaverne som kontaktperson deles mellem præst og et af de valgte medlemmer.
Valget har virkning for ét år ad gangen.
Valget finder sted umiddelbart efter valg af menighedsrådets formand og næstformand.
Nørup menighedsråd har besluttet at fordele kontaktpersonopgaven mellem præst og et af de valgte medlemmer.
For disse personer, i det følgende kaldet kontaktperson(er), fastsætter menighedsrådet herved i henhold til menighedsrådslovens § 10, stk. 7, følgende vedtægt:
Menighedsrådets kontaktperson er: (kontaktperson for: Graver/Kirkegårdsleder, gra- vermedhjælper og rengøringshjælp)
Navn: Xxxx Xxxxxxxxx
Adresse: Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx Telefon privat og arbejde: 75883574 Mailadr.: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
I dennes fravær kontaktes:
Navn: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Adresse: Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx
Telefon privat og arbejde: 75883353/79405201/40840534 Mailadr.: xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Sognepræst: (kontaktperson for organist og kirkesanger) Navn: Xxxxxxxx X. Xxxxxxxx
Adresse: Xxxxxxxx Xxxx 0, Xxxxx, 0000 Xxxxxxxx Telefon privat og arbejde: 75883012
Træffes ikke mandag.
Administrative procedurer udføres af:
Navn: Grene Provstiudvalg
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx
Telefon: 00000000
Opgaver
Kontaktpersonen skal fremme og vedligeholde gode samarbejdsforhold mellem menig- hedsråd og medarbejdere, mellem medarbejdere indbyrdes og mellem præster, menig- hedsråd og medarbejdere.
Kirkefunktionærer
• Kontaktpersonen varetager sine opgaver efter de regler, der gælder om løn- og an- sættelsesvilkår for de ved kirker og kirkegårde ansatte medarbejdere.
• Der er med nærværende samarbejdsaftale indgået aftale om, at Grene Provsti til- byder at yde juridisk og praktisk hjælp og bistand til Nørup Menighedsråd i konkrete personalesager
• Det er kontaktpersonens opgave at holde sig orienteret om medarbejdernes ar- bejdsforhold. Kontaktpersonen modtager eventuelle ønsker fra medarbejderne om ændringer i løn- og ansættelsesvilkår eller andre arbejdsforhold. Hvis ikke kontakt- personen selv kan tage stilling til medarbejdernes ønsker eller andre henvendelser, skal kontaktpersonen viderebringe dem til menighedsrådet eller udvalget for drift- og personale x. Xxxxx kirke.
• Kontaktpersonen orienterer løbende om sit arbejde på menighedsrådets møder.
• Grene Provsti orienterer løbende om det administrative arbejde på menighedsrå- dets møder enten skriftligt eller ved at orientere menighedsrådets kontaktperson.
• Kontaktpersonen sørger for, at der udarbejdes regulativer for samtlige fastansatte medarbejdere, der ikke er omfattet af kollektiv overenskomst. For fastansatte kirke- funktionærer omfattet af kollektiv overenskomst sørger kontaktpersonen for, at der i overensstemmelse med menighedsrådets beslutning herom udfærdiges arbejdsbe- skrivelser. De administrative opgaver udføres af Grene Provsti.
• Efter menighedsrådets beslutning sørger kontaktpersonen for, at ledige stillinger bliver opslået efter gældende regler. De administrative opgaver udføres af Grene Provsti.
• Kontaktpersonen sørger for, at der efter menighedsrådets retningslinier ansættes vikarer for de faste medarbejdere.
• Kontaktpersonen afholder XXX, APV og sygesamtaler evt. efter nærmere oriente- ring fra Grene Xxxxxxx. Efter behov deltager provstiet i disse samtaler.
Ferieplan
Kontaktpersonen sørger for, at der efter oplæg fra og forhandling med medarbejderne ud- arbejdes en samlet ferieplan.
I overensstemmelse med ferielovens bestemmelser skal kontaktpersonen imødekomme medarbejderens ønsker om placering af ferie, såfremt dette er foreneligt med tjenesten.
Medarbejderne skal orienteres om fastlagt ferie så tidligt som muligt og i øvrigt efter de herom gældende regler.
Kontaktperson udarbejder ferieplan inden 15. marts. Medarbejdernes ønsker om placering af ferie skal være kontaktpersonen i hænde inden 1. marts.
Kontaktpersonen orienterer tidligst muligt om egen ferie.
Sognepræsten aftaler og udarbejder ferieplan for følgende medarbejdere:
• Organist
• Kirkesanger
Sognepræsten orienterer tidligst muligt om egen ferie.
Kontaktpersonen videregiver ferieplanen til Xxxxx Xxxxxxx/Regnskabsfører. Feriedage ind- berettes i FLØS.
Særlige feriedage
Afvikling af særlige feriedage fastlægges ved aftale mellem kontaktpersonen og den enkel- te ansatte. Afvikling sker i overensstemmelse med den ansattes ønsker, i det omfang det er foreneligt med tjenesten.
Sognepræsten aftaler og fastlægger afvikling af særlige feriedage for følgende medarbej- dere:
• Organist
• Kirkesanger
Kontaktpersonen videregiver afholdelse af særlige feriedage til Grene Provsti/Regnskabs- fører. Særlige Feriedage indberettes i FLØS.
Arbejdets tilrettelæggelse
Kontaktperson og sognepræst sørger for, at overenskomstansatte organister, kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere samt cirkulæreansatte sogne- medhjælpere med mindst én måneds varsel modtager oplysning om tidspunktet for plan- lagte arbejdsopgaver og eventuelle faste arbejdstider.
Kontaktperson og sognepræst sørger for, at overenskomstansatte kirkefunktionærer, der er forpligtet til at stå til rådighed for arbejdsopgaver, der ikke kan planlægges, med mindst én måneds varsel modtager oplysning om tidspunkterne for rådighedsforpligtelsen.
Sognepræsten aftaler dog arbejdets tilrettelæggelse for følgende medarbejdere uanset om disse er overenskomstansatte eller cirkulæreansatte:
• Organist
• Kirkesanger
Fridage
Efter drøftelser med kirkefunktionærerne fastlægger kontaktpersonen tidspunkterne for afholdelsen af de løse fridage for tjenestemænd, tjenestemandslignende ansatte, over- enskomstansatte organister, kordegne, sognemedhjælpere, kirkemusikere, kirketjenere og graver samt cirkulæreansatte sognemedhjælpere. Tidspunkterne skal være oplyst til den enkelte ansatte med mindst én måneds varsel.
Sognepræsten aftaler dog afholdelse af fridage for:
• Organist
• Kirkesanger.
Friweekends
Efter forhandling med cirkulæreansatte kirkesangere og organister sørger sognepræsten for, at disses betalte friweekends fastlægges.
Sygdom
Kontaktperson modtager sygemeldinger fra:
• Graver/Kirkegårdsleder
• Rengøringshjælp
Graver/kirkegårdsleder modtager sygemeldinger fra:
• Gravermedhjælper
• Tidsbegrænset gravermedhjælper
Sognepræsten modtager sygemeldinger fra:
• Organist
• Kirkesanger
Kontaktpersonen modtager alle sygemeldinger og videregiver til Grene Provsti/Regn- skabsfører der fører sygedagslister. Sygedage indberettes til FLØS.
Tjenestefrihed, barsel m.v.
Meddelelser og ønsker om graviditets-, barsels- og retsbaseret forældreorlov samt om- sorgsdage samt ansøgninger om anden tjenestefrihed, herunder deltagelse i kurser og aftalebaseret forældreorlov modtages af:
Kontaktpersonen:
• Graver/kirkegårdsleder
• Rengøringshjælp
Graver/kirkegårdsleder:
• Gravermedhjælper
• Tidsbegrænset gravermedhjælper
Sognepræsten:
• Organist
• Kirkesanger
Kontaktpersonen modtager alle ønsker og orienterer menighedsrådet og videregiver med- delelse herom til Provstikontoret.
Instruktionsbeføjelser
Alle instrukser vedrørende en medarbejders arbejde og opgavefordelingen mellem medar- bejderne gives af kontaktperson, kirkegårdsleder og sognepræst.
Såfremt medlemmer af menighedsrådet finder, at en medarbejders arbejde ikke er tilfreds- stillende, skal henvendelse herom ske til kontaktpersonen.
Såfremt kirkeværgen ved det løbende tilsyn bliver opmærksom på mangler ved medarbej- deres arbejde, skal henvendelse herom ske til kontaktpersonen.
I følgende tilfælde gives instrukser dog af andre:
Af præsten:
• til de kirkefunktionærer, der medvirker ved gudstjenester og kirkelige handlinger,
• til kirkefunktionærer og konfirmandmedhjælp, der medvirker ved forberedelse og gennemførelse af konfirmandundervisning og indledende konfirmationsforberedel- se.
Af organisten:
Til kirkens kor.
Af kirkegårdslederen/graveren:
Til personale på kirkegård og kirkegårdskontor.
Af øvrige kirkefunktionærer:
Til andre medarbejdere, som kirkefunktionæren har bemyndigelse til at give instrukser, og som kirkefunktionæren fungerer som nærmeste leder for.
Medarbejdermøde (bekendtgørelse nr. 1021 af 13. december 1994). Kontaktpersonen berammer og leder det medarbejdermøde, der i henhold til bekendtgø- relsen skal afholdes mindst én gang årligt.
På det årlige medarbejdermøde drøftes bl.a. retningslinjer for afholdelse af medarbejder- udviklingssamtaler jfr. cirkulære af 17. marts 2003 om medarbejderudviklingssamtaler og kompetenceudvikling for kirke- og kirkegårdsfunktionærer m.v.
Det påhviler kontaktpersonen at sikre, at samtlige medarbejdere orienteres om, hvem der på medarbejdermødet er valgt som medarbejderrepræsentant til at deltage i menigheds- rådets møder. Valget har virkning for ét år ad gangen.
Kontaktpersonen orienterer skriftligt samtlige medarbejdere om forhold, der har været drøftet på medarbejdermødet.
Kontaktpersonen holder løbende menighedsrådet orienteret om drøftelserne på medarbej- dermødet.
Provstikontoret deltager i det årlige medarbejdermøde. Datoen for mødet oplyses til prov- stikontoret min. 1 måned før afholdelse af mødet, lige som evt. specielle områder der øn- skes diskuteret på mødet aftales med provstikontoret senest 1 måned før mødets afhol- delse.
Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
Kontaktpersonen fører, evt. i samarbejde med Xxxxx Xxxxxxx, én gang årligt MUS med:
• Graver/kirkegårdsleder
• Rengøringshjælp
Graver/kirkegårdsleder fører én gang årligt MUS med:
• Gravermedhjælper
• Tidsbegrænset gravermedhjælper
Sognepræsten fører én gang årligt MUS med:
• Organist
• Kirkesanger
Ved MUS skal der opstilles konkrete udviklingsmål for den enkelte medarbejder. Udviklingsmålene skal fastsættes i enighed og nedskrives.
Ved samtalen skal der tillige følges op på tidligere aftalte udviklingsmål.
MUS er en fortrolig samtale, som hverken kontaktperson eller medarbejder må eller skal referere til andre.
Den plan for medarbejderens udvikling, som medarbejder og kontaktperson enes om un- der samtalen, er dog ikke fortrolig, i det omfang gennemførelsen af planen er afhængig af, at menighedsrådet giver sin tilslutning.
Under MUS må der ikke diskuteres løn, ligesom der heller ikke under MUS må gives påta- ler eller advarsler til medarbejderen eller ske drøftelse af arbejdspladsvurdering.
MUS drejer sig alene om den medarbejder der deltager i samtalen og ikke om andre med- arbejdere.
Arbejdspladsvurdering (APV)
Kontaktpersonen skal, evt. i samarbejde med Xxxxx Xxxxxxx, sørge for, der udarbejdes en skriftlig APV af sikkerheds- og sundhedsforholdene på arbejdspladsen.
Følgende er ansvarlige for den praktiske udarbejdelse af skriftlig APV: Kontaktpersonen udarbejder skriftlig APV for:
• Graver/kirkegårdsleder
• Rengøringshjælp
Graver/kirkegårdsleder udarbejder skriftlig APV for kirken og kirkegården herunder for:
• Gravermedhjælper
• Tidsbegrænset gravermedhjælper
Sognepræsten udarbejder skriftlig APV for:
• Organist
• Kirkesanger
APV´en skal udarbejdes i et samarbejde mellem kontaktpersonen og medarbejderne.
Er der krav om en sikkerhedsorganisation (over 9 medarbejdere) skal sikkerhedsorganisa- tionen medvirke i hele processen. Er der ikke krav om en sikkerhedsorganisation (under 10 medarbejdere) skal de ansatte på tilsvarende måde inddrages i udarbejdelsen af APV.
I APV´en skal arbejdsmiljøforholdene på arbejdspladsen kortlægges og eventuelle ar- bejdsmiljømæssige problemer skal beskrives og vurderes.
Der skal udarbejdes en handlingsplan for løsning af problemerne, og der skal udarbejdes retningslinier for, hvordan handlingsplanen skal følges op, så det kontrolleres, at proble- merne løses.
APV´en skal løbende ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for arbejdsmiljøet, dog senest hvert 3. år.
APV skal opbevares på arbejdspladsen, så både ledelsen, medarbejderne og Arbejdstil- synet kan få adgang til den.
Udgifter
Kontaktpersonens dokumenterede udgifter til telefon og porto m.v. godtgøres af xxxxxxxx- xxx.
Der er ikke mulighed for at få udbetalt kørselsgodtgørelse.
Kontaktpersonen modtager et årligt honorar på kr. Honoraret udbetales må- nedsvis.
Honoraret er godkendt af provstiudvalget og afholdes af kirkekassen.
Den afgående kontaktperson sørger for, at relevant materiale overdrages til den kommen- de kontaktperson.
Særlige bestemmelser vedr. denne aftale
Alle økonomiske dispositioner, der ligger ud over de fastlagte budgetter, sker udelukkende ifølge nærmere aftale med kontaktpersonen/kirkeværgen/menighedsrådet.
Al ansættelse af kirkefunktionærer, herunder vikarer og afløsere, sker alene iflg. aftale med kontaktpersonen/kirkeværgen/menighedsrådet.
Menighedsrådet udarbejder liste over afløsere for organist og kirkesanger. Sognepræsten står for kontakten til afløserne.
Provstikontoret har ikke adgang til at give instrukser vedrørende medarbejdernes arbejde og opgavefordelingen.
Provstikontoret deltager efter nærmere aftale i menighedsrådsmøder. Nørup Menigheds- råd oplyser menighedsrådets mødeplan til provstikontoret.
Efter vedtagelse på menighedsrådsmøde udleveres et eksemplar af vedtægten til kontakt- personen, Grene Provsti samt til hver af medarbejderne.
Vedtægten er forelagt og vedtaget på menighedsrådets møde:
Nørup den
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Formand Nørup Menighedsråd
Vedtægten er godkendt på vegne af Grene Provstiudvalg:
Grindsted den
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Provst