THISTED KOMMUNE FRIT VALG I HJEMMEPLEJEN
THISTED KOMMUNE FRIT VALG I HJEMMEPLEJEN
K O N T R A K T
VEDRØRENDE LEVERING AF MADSERVICE
Kontraktens parter:
Thisted Kommune Thisted Rådhus Xxxxxxxx 00
7700 Thisted
(I det følgende kaldet kommunen)
og
Navn Adresse
(I det følgende kaldet leverandøren) har indgået følgende kontrakt
Indholdsfortegnelse
1. Indledning 5
1.2 Kontraktens baggrund og lovgrundlag 5
1.3 Ydelser omfattet af kontrakten 5
1.4 Kontraktgrundlag 5
1.5 Omfang 6
2. Krav til ydelsen 6
2.1 Overordnede værdier og målsætninger 6
2.2 Kvalitetsstandard og ydelsesbeskrivelser 7
2.3 Visitation og afgørelse 7
2.4 Ændringer, opdateringer m.v. i serviceniveau. 8
2.5 Ophør af varig og midlertidig hjælp inden for madservice 8
2.6 Skift af leverandør 8
3. Krav til leverandør 9
3.1 Krav til leverandør 9
3.2 Uddannelsesmæssige krav 9
3.3 Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning 9
3.4 Leveringstid og telefontid 11
3.5 Hygiejne og egenkontrol 11
3.6 Beredskab og erstatningshjælp 11
3.7 Arbejdsmiljø 12
3.8 Personalekrav 12
3.9 Tilkøbsydelser 12
3.10 Øvrige krav 13
4. Krav til samarbejde 13
4.1 Kontakt til kommunen 13
4.2 Samarbejde med de pårørende 13
4.3 Fællesmøder og daglig samarbejde 13
4.4 Notat- og underretningspligt 14
4.5 Kommunikation og dokumentation 14
4.6 Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse 14
4.7 Reklamation og klagesagsbehandling 15
5. Økonomiske krav 15
5.1 Priser 15
5.2 Prisregulering 15
5.3 Afregning til leverandøren 16
6. Generelle vilkår 16
6.1 Informationspligt 16
6.2 Fortrolighed 16
6.3 Tavshedspligt 16
6.4 Opsigelse og fornyet godkendelse 17
6.5 Ophævelse og ekstraordinær opsigelse 17
6.6 Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser m.v 18
6.7 Underleverandører 18
6.8 Force majeure 18
6.9 Konkurs, betalingsstandsning, tvangsakkord mv 19
6.10 Tvister og voldgift 19
6.11 Xxxxxx og forsikring 20
6.12 Sikkerhedsstillelse 20
6.13 Ændringer i kontrakten – tilpasning 21
6.14 Kontraktens ophør 21
7. Underskrift 21
1. Indledning
1.1 Formål
Formålet med denne kontrakt med tilhørende bilag er:
• at sikre en forpligtende aftale mellem Thisted Kommune og leverandøren om levering af madservice i det omfang brugerne vælger leverandøren,
• at beskrive og regulere parternes indbyrdes pligter og rettigheder, og
• at sikre at den af brugeren valgte leverandør opfylder det af Thisted Kommune fastlagte service- og kvalitetsniveau for ydelserne.
1.2 Kontraktens baggrund og lovgrundlag
Folketinget har vedtaget, at der skal være et frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp, herunder madservice ydet efter Lov om Social Service § 83 jf. § 91. Det frie leverandørvalg gælder ikke for beboere i ældreboliger med fast døgnbemanding (plejeboliger og plejehjem).
En modtager af madservice, kan derfor frit vælge mellem alle leverandører, der er godkendt af Thisted Kommune til at levere ydelser, som modtageren i medfør af den kommunale myndigheds afgørelse er berettiget til at modtage.
Thisted Kommune har fastsat kvalitets- og priskrav for forskellige ydelseskategorier inden for personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice. Opdelingen betyder, at leverandøren kan søge godkendelse inden for én eller flere forskellige ydelseskategorier.
Kommunen godkender og indgår kontrakt med enhver leverandør, der opfylder de fastsatte pris- og kvalitetskrav i henhold til Lov om Social Service § 91. Det er for kommunen væsentligt, at den indbyrdes konkurrence mellem leverandørerne sker på et så lige grundlag som muligt.
1.3 Ydelser omfattet af kontrakten
Ydelser der er omfattet af denne kontrakt: | Sæt kryds |
1.a Samlet madservice m/daglig levering – normalkost | |
1.b Samlet madservice m/ugentlig levering – normalkost | |
1.c Samlet madservice m/daglig levering - diæt- og specialkost | |
1.d Samlet madservice m/ugentlig levering - diæt- og specialkost | |
2.a Madservice u/udbringning, daglig afhentning/bespisning – normalkost | |
2.b Madservice u/udbringning, ugentlig afhentning – normalkost | |
2.c Madservice u/udbringning, daglig afhentning/bespisning - diæt- og specialkost | |
2.d Madservice u/udbringning, ugentlig afhentning - diæt- og specialkost |
1.4 Kontraktgrundlag
Kontrakten omfatter følgende dokumenter:
a) Denne kontrakt
b) Bilag 1: Socialministeriets fritvalgsblanket
c) Bilag 2: De nuværende timepriser
d) Bilag 3: Kvalitetsstandarder
e) Bilag 4: Visitationsprocedurer
f) Bilag 5: Social- og sundhedsforvaltningens målsætninger og værdigrundlag
1.5 Omfang
En leverandør der er godkendt til at yde madservice hjælp er forpligtet til at yde den pågældende service hos alle brugere i Thisted Kommune, der måtte ønske at benytte den pågældende leverandør (dog undtaget plejeboliger og § 140 plejehjem).
En godkendt leverandør er ikke garanteret et vist minimum af ydelserne, idet brugerne efter fritvalgsordningen selv kan vælge sin leverandør. Oplysninger om leverandøren vil blive lagt på fritvalgsdatabasen.
Kontraktens løbetid er 2 år, hvor kontrakten udløber uden opsigelse. Senest 3 måneder forud for kontraktens udløb, skal leverandøren tilkendegive, om denne ønsker at fortsætte som leverandør efter kontraktens udløb, jf. i øvrigt afsnit 6.4 om opsigelse og fornyet godkendelse.
2. Krav til ydelsen
2.1 Overordnede værdier og målsætninger
Leverandørerne skal i mødet med brugerne efterleve kommunes værdier og målsætninger.
Social- og sundhedsforvaltningen i Thisted Kommune har defineret overordnede målsætninger og værdigrundlag, som kommunen gerne vil kendes på (bilag 5).
Disse mål og værdier danner sammen med ældreområdets egne målsætninger grundlag for indsatsen i forhold til den enkelte ældre. Følgende overordnede målsætning er gældende for ældreområdet i Thisted Kommune:
Målet er at fremme den enkeltes muligheder for at opleve størst mulig grad af trivsel og livskvalitet ved:
1 at sikre den enkeltes medindflydelse og medansvar for eget liv,
2 at støtte den enkelte i at klare sig selv,
3 at lette den daglige tilværelse for personer med behov for hjælp,
4 at styrke og bevare sundheden hos den enkelte
5 at forebygge sundhedssvigt og afhængighed af andre, og
6 At forebygge sygdom og fremme sundhed ved en ernæringsrigtig og indbydende kost.
For hjemmeboende med behov for hjælp og pleje gælder endvidere følgende målsætninger.
Målet er at fremme den enkelte brugers muligheder for at opleve størst mulig grad af trivsel og livskvalitet ved:
• at hjælpe hjemmeboende brugere med funktionsnedsættelse til at opretholde/genetablere et godt liv med fysisk, psykisk og socialt velvære,
• at hjælpe hjemmeboende brugere med midlertidig funktionsnedsættelse til hurtigt at genvinde evnen til at klare sig ved egen hjælp,
• at hjælpe hjemmeboende brugere med varig funktionsnedsættelse, så de får den nødvendige hjælp til at klare hverdagens opgaver og hjælp til selv at klare så mange opgaver som muligt, og
• at hjælpe hjemmeboende brugere, der er fuldstændig afhængige af hjælp fra andre, så de får den hjælp, pleje og omsorg, de har behov for.
2.2 Kvalitetsstandard og ydelsesbeskrivelser
Leverandøren skal udføre ydelserne i henhold til den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra kommunes serviceniveau for personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice. Krav til serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for de forskellige ydelser. (bilag 3).
Personer der på grund af fysiske og/eller psykiske handicaps eller sociale årsager midlertidigt eller varigt er ude af stand til at tilberede varm mad kan få hjælp til madservice.
Madservice uden udbringning kan tilbydes brugere, der har mulighed for selv at transportere sig til cafeterier, kro eller restauranter, eller hvor andre kan hente maden, for eksempel pårørende eller besøgsven.
2.3 Visitation og afgørelse
Det er visitatorer fra kommunens visitationsenhed, der på baggrund af en konkret, individuel vurdering af brugerens samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsernes omfang.
Udgangspunktet for visitation inden for praktisk hjælp - madservice er en faglig vurdering af brugerens funktionsevne fysisk, psykisk, mentalt og socialt set i en helhed og ud fra brugerens ansøgning om hjælp og ydelser, akutte situation og behov.
Hjælpen ydes efter princippet hjælp til selvhjælp. Det vil sige, at hjemmehjælpsmodtageren under hensyntagen til egne samlede ressourcer medinddrages i de enkelte funktioner med henblik på generhvervelse og/eller vedligeholdelse af færdigheder.
Vurderingen af brugerens funktionsevne bygger på Fælles sprog. Fælles sprog er bygget op omkring en funktionsvurdering. Fælles sprog er et redskab, som kan medvirke til en bedre dokumentation og tværfaglig kommunikation samt skabe grundlag for en mere ensartet vurdering og tildeling af hjælpen.
På baggrund af funktionsvurderingen og kvalitetsstandarden for praktisk hjælp - madservice vurderer visitator, hvorvidt brugeren kan tilbydes madservice. Ydelsestildelingen er individuel og sammensat ud fra brugerens særlige behov, egne ressourcer og netværk.
Den valgte leverandør modtager elektronisk via omsorgsystemet oplysninger om:
• formål og begrundelse for ydelserne,
• hvilke ydelser der er bevilget, og
• tidsperioden, hvis hjælpen er midlertidig.
Leverandøren tilrettelægger selv opgaveløsningen. Opgaveløsningen udføres så beskrevne mål og formål med hjælpen opnås.
Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at anerkende resultatet af visitationer og revisitationer, også i tilfælde, hvor det medfører økonomiske konsekvenser for leverandøren.
Der fortages fornyet visitation mindst én gang årligt eller efter behov hos borgeren, hvilket har følgende konsekvenser:
• Ved nedsættelse af hjælp ændres aftalegrundlaget fra ændringsdatoen og betalingen følger samme dato.
• Ved standsning af hjælpen ophører betalingen med opgaveudførelsen.
• Hvis hjælpen ophører i tilfælde af flytning, ophører hjælpen og betalingen fra fraflytnings- datoen.
• I tilfælde af dødsfald ophører hjælpen og betalingen på dødsdagen.
2.4 Ændringer, opdateringer m.v. i serviceniveau
Kommunalbestyrelsen skal mindst én gang årligt udarbejde kvalitetsstandarder for personlig pleje og praktisk hjælp herunder madservice, men ændringer i lovgivningen eller kommunalt vedtagne ændringer kan medføre hyppigere opdateringer.
Kommunen orienterer leverandøren om ændringer i serviceniveau m.v., og leverandøren er forpligtet til at leve op til og holde sig orienteret om disse ændringer i serviceniveauet.
Leverandøren skal implementere ovennævnte ændringer med de tidsfrister, som fastsættes som følger af lovgivningen eller af kommunalbestyrelsen.
Leverandøren er ved ændringer af serviceniveauet og dermed kravene til ydelserne berettiget til at opsige kontrakten med kommunen med 3 måneders varsel i overensstemmelse med opsigelsesbestemmelserne i afsnit 6.4.
2.5 Ophør af varig og midlertidig hjælp inden for madservice
Ophør af madservice kan kun finde sted efter visitators revurdering af brugeren eller efter en dokumenterbar aftale med brugeren.
Leverandøren skal levere midlertidig madservice, som udelukkende ydes for en defineret tidsperiode, der fremgår af afgørelsen. Når perioden udløber, stopper leverandøren ydelsen. Hvis brugerens situation gør, at der fortsat er behov for madservice, skal leverandøren rette henvendelse til visitator, som derefter revurderer brugerens behov for hjælp.
2.6 Skift af leverandør
Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en bruger.
Brugeren kan skifte leverandør med 30 dages varsel til udgangen af en måned.
I særlige tilfælde kan kommunen dog godkende brugerens ønske om at skifte til en anden leverandør med kortere varsel.
3. Krav til leverandør
3.1 Krav til leverandør
De samlede krav for at blive godkendt som leverandør i Thisted Kommune udgøres både af de kvalitetskrav, der relaterer sig til den enkelte ydelse og de krav, der relaterer sig til leverandørvirksomheden. Kravene til de enkelte ydelsestyper er anført i de respektive kvalitetsstandarder i bilag 3.
Leverandøren udfører opgaver på Thisted Kommunes vegne, og er derfor forpligtet til at acceptere, at arbejdet skal udføres i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning dvs. tavshedspligt, brugerens ret til klageadgang, notatpligt m.v. samt at overholde lovmæssige og overenskomstmæssige bestemmelser vedr. personaleforhold.
Leverandøren indestår for, at alt arbejde, der udføres i henhold til nærværende kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen og gældende regler på området.
3.2 Uddannelsesmæssige krav
For at kunne leve op til Thisted Kommunes målsætninger og værdier samt opfylde kravene i kvalitetsstandarden for praktisk hjælp – madservice er det nødvendigt, at medarbejderne har den fornødne uddannelse. Dvs. at den enkelte medarbejder ud fra et fagligt afsæt og inden for eget kompetenceområde selvstændigt skal kunne planlægge og udføre opgaverne omkring brugeren, samt reagere på ændringer i funktionsniveau og sundhedstilstand.
Leverandøren skal således sikre, at medarbejdernes uddannelsesniveau til enhver tid matcher det ydelsesområde, som leverandøren er godkendt til. De konkrete krav er anført i kvalitets- standarderne bilag 3 og er beskrevet yderligere i afsnit 3.5 og 3.6. I forbindelse med en bevilling angiver visitator, på hvilket fagligt niveau opgaven skal løses, samt om der er særlige krav til medarbejderens personlige kompetencer.
Leverandøren skal ved tilbudsgivning gennem de oplysninger der opgives på fritvalgsblanketten og løbende på opfordring fra myndigheden sandsynliggøre, at virksomheden er i besiddelse af den nødvendige kompetence i forhold til de i kvalitetsstandarden opstillede krav.
3.3 Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning
Leverandøren skal oprette faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i brugerens tilstand
og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp, registreres og videregives til Visitationen.
Leverandøren skal organisere madservice på en sådan måde, at det er nemt for brugeren at håndtere valg, bestillinger og frameldinger.
Madproduktion:
Maden skal have en høj kvalitet – både ernæringsmæssigt, kulinarisk og hygiejnisk – dvs. at:
• maden fremstilles, håndteres og leveres i forhold til gældende lovgivning på fødevarehygiejneområdet,
• levnedsmiddelstyrelsens anbefaling til kostsammensætning og kostplan skal følges. Maden skal i energi og næringsindhold følge retningslinier for kost til ældre, jf. Veterinær- og fødevaredirektoratets principper,
• levnedsmiddelkontrollens krav skal efterleves – heraf at der ydes egenkontrol i forhold til et godkendt egenkontrolprogram,
• portionernes størrelse og indhold af energi og næringsstoffer skal kunne tilpasses den enkelte – eksempelvis den småtspisende,
• maden skal se indbydende ud, og
• der udarbejdes kostplan, som tilsendes brugerne.
Udbringning:
For leverandører af samlet madservice gælder i særlig grad bestemmelserne om transport i bekendtgørelse om fødevarehygiejne.
Ved levering af maden til brugerne gælder i øvrigt, at leverandørens udbringer skal være velsoigneret og iført rent og praktisk tøj.
For leverandører af madservice med ugentlig levering kræves en varedeklaration på den leverede mad. Som minimum skal varedeklarationen indeholde:
• Leverandørens navn
• Indhold (Oplistet i prioriteret rækkefølge, startende med den ingrediens, der er mest af)
• Produktionsdato
• Sidste anvendelsesdato
Xxxxx udbringes på adressen og afleveres til brugeren:
• i spiseklar tilstand - dvs.: opvarmet/varmholdt til 65 grader, eller
• ved køle- og xxxxxxxx klar til at blive sat i fryser eller køleskab, og
• ved behov ydes hjælp til åbning af emballage og sat i køleskab/ fryser
For udbringeren af maden skal følgende fremgangsmåde følges:
• personlig kontakt i forbindelse med aflevering af xxxxx,
• tilbagemelding til køkkenet i de situationer, hvor aflevering ikke kan finde sted,
• emballage og service fra foregående dag bringes til det respektive køkken, og
• efterlevelse af hygiejniske krav.
3.4 Leveringstid og telefontid
Tidsangivelserne for, hvornår leverandører af madservice skal levere maden samt skal kunne træffes telefonisk af modtagerne, fremgår af kvalitetsstandarden for madservice (bilag 3).
3.5 Hygiejne og egenkontrol
Leverandøren skal være godkendt af den stedlige fødevareregion og skal leve op til de gældende regler inden for fødevarelovgivningen, herunder fødevareloven, bekendtgørelse om egenkontrol i fødevarevirksomheder, bekendtgørelse om fødevarehygiejne, vejledning om fødevarehygiejne.
Kommunen forbeholder sig ret til at inddrage fødevareregionernes vurdering i forbindelse med leverandørtilsynet.
Leverandøren er forpligtet til at fremlægge den fornødne dokumentation på tilfredsstillende hygiejne på Visitationens forlangende. Leverandøren har ligeledes pligt til at underrette Visitationen, såfremt Fødevarekontrollen vurderer, at leverandørens hygiejnemæssige forhold er væsentligt forringet. Dette skal ske straks efter leverandøren modtager resultaterne.
3.6 Beredskab og erstatningshjælp
Leverandøren skal sikre, at den visiterede ydelse leveres i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så brugeren ikke mærker de problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren.
Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser såsom sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende.
I kvalitetsstandarden for praktisk hjælp - madservice (bilag 3) er angivet, hvilke pligter og rettigheder leverandøren og brugeren har i forbindelse med leverancesikkerhed.
Ydelser kan ikke aflyses af leverandøren. Hvis ydelserne undtagelsesvis ikke kan leveres på det aftalte tidspunkt, skal flytning af hjælpen meddeles brugeren så tidligt som muligt og senest en time før, ydelsen skal leveres. Opstart af hjælp og erstatningshjælp sker inden for det tidsrum, der er anført i kvalitetsstandarden. Hvis leverandøren ikke kan yde den bevilgede hjælp, er kommunen ansvarlig for, at der leveres erstatningshjælp. Kommunens omkostninger hertil dækkes af leverandøren.
Ud over den kontraktlige ydelse, skal leverandøren omgående yde hjælp til brugere, der eksempelvis er faldet, ramt af virus eller på anden måde er akut syge, når leverandøren er på stedet. I sådanne tilfælde tilkaldes hjemmesygeplejerske, læge eller andre relevante personer.
Leverandøren er forpligtet til at have instrueret sine medarbejdere i at yde anden akut hjælp hos leverandørens brugere, eksempelvis hvis en bruger findes hjælpeløs.
Har brugeren ikke meldt afbud, og ankommer leverandøren til en låst dør, skal grunden hertil undersøges for at sikre, at brugeren ikke ligger hjælpeløs. I yderste konsekvens har leverandøren pligt til at tilkalde en låsesmed for brugens regning for at sikre dette.
I forhold til brugernes aflysninger har leverandøren krav på afregning, hvis brugeren selv aflyser maden efter kl. 12, dagen inden maden skulle have været leveret.
Aflysninger der meddeles inden kl. 12, dagen før maden skulle have været leveret honoreres ikke. Ophør af madservice, der kommer til leverandørens kendskab inden kl. 12 dagen før maden skulle have været leveret honoreres ligeledes ikke.
For praktisk hjælp - madservice gælder, at alle aflysninger skal indberettes til Visitationen.
3.7 Arbejdsmiljø
Ydelserne skal udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler og forskrifter, herunder miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter, samt de krav, der er angivet i kvalitetsstandarden for praktisk hjælp - madservice.
3.8 Personalekrav
Personalet skal kende og anvende viden om almindelige hygiejniske principper foreskrevet i lovgivningen.
Leverandørens medarbejdere skal efterleve Thisted Kommunes krav til etik, hvad angår optræden og påklædning. Derfor skal alle medarbejdere hos den pågældende leverandør bære jobtøj samt navneskilte.
Thisted Kommune stiller krav om, at personalet, der betjener brugerne, kan tale et forståeligt dansk og kan læse dansk.
Gave og låneforbud
Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra brugere.
Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende og brugere må ikke låne hinanden penge eller sælge varer til hinanden.
3.9 Tilkøbsydelser
De private leverandører har mulighed for at tilbyde brugerne tilkøbsydelser ud over de opgaver, som er indeholdt i den ydelse, som brugeren er visiteret til. I sådanne tilfælde skal leverandøren gøre brugeren klart opmærksom på, at der er tale om en tilkøbsydelse, som kommunen ikke betaler.
Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og brugeren, er kommunerne uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for den pågældende kommune.
Alle aftaler skal indgås med respekt for vilkårene i lov om visse forbrugsaftaler. Der henvises til lov nr. 451 af 9. juni 2004 (Dørsalg mv., fjernsalg og løbende tjenesteydelser).
Såfremt leverandøren indgår aftale med en modtager af praktisk hjælp madservice om tilkøbs-
ydelser, gøres der endvidere opmærksom på, at disse ydelser skal indgås på en særskilt aftale. Xxxxxxxx skal selv betale for eventuelle tilkøbsydelser.
3.10 Øvrige krav
I Thisted Kommune anvendes nøglebokse i forbindelse med de enkelte hjemmehjælpsmodtagere. Udgifter ved anskaffelse og opsætning af nøgleboks afholdes af Thisted kommune, men i tilfælde af bortkomst af en nøgle hertil, skal leverandøren afholde udgifterne til udskiftning/omlægning af samtlige låse i nøgleboksene samt udgiften til de nødvendige nye nøgler til øvrige leverandører.
4. Krav til samarbejde
4.1 Kontakt til kommunen
Visitationen kan kontaktes på følgende adresse:
Thisted Kommune Visitationen Xxxxxxxxxxxx 0
7730 Hanstholm
Fax: 0000 0000
Ved akutte situationer uden for visitationens åbningstid kan hjemmesygeplejen kontaktes på det relevante telefonnummer.
4.2 Samarbejde med de pårørende
Leverandøren skal respektere brugerens ønske om inddragelse eller udelukkelse af brugerens pårørende.
4.3 Fællesmøder og daglig samarbejde
Thisted Kommune ønsker et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem myndighed og leverandør.
Thisted Kommune vil etablere retningslinjer for informationsudveksling m.v. for den daglige opgaveløsning der tilgodeser en effektiv drift og godt samarbejde, som leverandøren skal påse.
Leverandører skal stille en lokal kontaktperson med ledelseskompetence til rådighed for den kommunale myndighedsfunktion bl.a. for at sikre et hurtigt og smidigt samarbejde.
Leverandøren skal forvente at afsætte tid til på lederniveau at afholde møder med myndigheden. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem den kommunale ledelse og ledelsen fra leverandøren med henblik på drøftelse af overordnede spørgsmål f.eks. evaluering af ordningen, fastlæggelse af strategiske mål m.v.
Leverandøren honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder.
4.4 Notat- og underretningspligt
Visitationen og leverandører har en gensidig informations- og orienteringspligt om forhold, der har relation til udførelsen af den praktiske hjælp - madservice, herunder om der er væsentlige uoverensstemmelse mellem det visiterede og det behov, som leverandøren oplever brugere har.
Leverandøren skal give kommunen oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelse af den indgåede kontrakt.
Leverandøren skal underrette visitationsenheden, hvis brugeren selv tilkendegiver, eller det observeres at der er problemer eller ændringer i behov. Samme forpligtelse gælder, hvis leverandøren observerer, at brugeren har fået det bedre.
Leverandøren skal straks underrette kommunen om:
• Alvorlige svigt – hvis brugerens grundlæggende behov for omsorg, pleje og praktisk hjælp ikke er tilgodeset, eller hvis en bruger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb.
• Væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse (f.eks. indlæggelse, afbestilling af aktiviteter eller træning og dødsfald).
• Leverandøren skal omgående underrette Visitationsenheden om alle uheld eller ulykker.
4.5 Kommunikation og dokumentation
Thisted Kommune anvender et elektronisk omsorgssystem (CSC Omsorg) til brug for kommunikation og dokumentation mellem myndighed og leverandører, så der bl.a. er dokumentation for leverede ydelser til borgeren.
Godkendte leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice skal anvende omsorgssystemet.
Thisted Kommune stiller adgangen til CSC Omsorg til rådighed og gennemfører undervisning i brugen af omsorgssystemet. De private leverandører af pleje og praktisk hjælp, herunder madservice er forpligtet til at deltage i undervisningsforløbet.
Det er en forudsætning, at de private leverandører af pleje og praktisk hjælp selv sørger for de nødvendige IT/edb faciliteter herunder internet-adgang. Leverandøren skal træffe de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod at oplysninger om borgeren hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbrug eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven.
De nærmere forhold omkring anvendelse af den elektroniske journal afklares med leverandøren i forbindelse med godkendelsen som leverandør, da kommunen som myndighed fortsat har ansvar i forhold til borgerne for at ydelserne leveres til borgerne i den forskrevne kvalitet.
4.6 Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse
Kommunen fortager løbende tilsyn og kvalitetssikring af de leverede ydelser. Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol, bl.a. ved registrering af klagesager, brugerundersøgelser, stikprøvekontrol og revurderinger m.v.
Leverandøren er forpligtet til at bistå og levere oplysninger ved sådanne besøg, analyser og kontroller.
Kommunen gennemfører brugertilfredsundersøgelser i forbindelse med revisitering og forbeholder sig ret til at gennemføre spørgeskemaundersøgelser. Resultaterne fra disse undersøgelser vil blive offentliggjort.
4.7 Reklamation og klagesagsbehandling
Klager vedrørende afgørelse om tildeling, udmåling og udførelse af hjælp behandles af Klagerådet. Leverandører, der modtager en sådan klage fremsender denne til Klagerådet via Thisted Kommunes social- og sundhedsforvaltning.
Ved skriftlige klager tilsendt Thisted Kommunes Klageråd, skal leverandøren uden beregning medvirke til behandling af disse. Det sker bl.a. ved videregivelse af relevante oplysninger vedrørende klagen. I forbindelse med klager vil der endvidere skulle påregnes tidsforbrug til dialog med pårørende etc.
Klager - skriftlige såvel som mundtlige - vedrørende en medarbejders optræden eller udførelse af opgaven, besvares af den godkendte leverandør. Klage samt besvarelse fremsendes til visitationen.
Manglende overholdelse af underretningspligten anses det som misligholdelse af kontrakten jf. afsnit 6.5.
5. Økonomiske krav
5.1 Priser
Priserne omfatter samtlige omkostninger forbundet med at levere madservice hos brugerne. Priserne fremgår af bilag 2.
5.2 Prisregulering
Thisted Kommune fastsætter mindst én gang årligt priskravene til leverandørerne af personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice med virkning fra 1. januar.
Den årlige fastsættelse af priskrav skal ske for at sikre sammenhængen mellem prisfastsættelsen og kommunens serviceniveau, som den bl.a. kommer til udtryk ved den årlige udarbejdelse af kvalitetsstandarden for personlig og praktisk hjælp, herunder madservice.
Kommunalbestyrelsen kan undtagelsesvis revidere priskravene, inden der er gået et år. Kommunalbestyrelsen skal, hvis det konstateres, at de stillede priskrav til en eller flere ydelser ikke er i overensstemmelse med de faktiske omkostninger ved leverancen af den eller de pågældende ydelser, justere disse senest 2 måneder efter dette misforhold konstateres. Ekstraordinære ændringer i kvalitetsstandarden herunder kvalitetskravene eller forventede effektiviseringer kan også begrunde en revision af priskravet inden 1 år.
I henhold til bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v. § 19 skal kommunen efterbetale leverandøren, hvis det viser sig, at priskravene er sat lavere end de gennemsnitlige, langsigtede omkostninger ved leverandørvirksomheden.
Såfremt kontrol (eksempelvis foranlediget af en klage) viser, at en aftalt ydelse ikke er leveret, er kommunen efter påkrav berettiget til at kræve tilbagebetaling af vederlag for ydelsen.
5.3 Afregning til leverandøren
Afregningen for ydelserne sker efter fremsendelse af elektronisk faktura jf. Lov om offentlige betalinger. Thisted Kommune betaler fakturaen 30 kalenderdage efter fremsendelse af faktura.
Faktura skal fremsendes senest den 7. i den efterfølgende måned. Ean nr.: 5798003990781
Leverandøren skal senest den 7. i den efterfølgende måned fremsende bilag for antal faktiske leverede portioner. Bilag fremsendes til Thisted Kommune, Visitationen, Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx
Nedenstående skal fremgå af bilaget:
• Modtagers navn og xxx.xx.
• Dato for leveringen
• Leverede portioner opdelt på hoved- og biret
6. Generelle vilkår
6.1 Informationspligt
Parterne skal give hinanden oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelsen af den indgåede kontrakt. Parterne skal gensidigt informere hinanden om forhold, der har relation til leveringen af madservice.
6.2 Fortrolighed
Parterne anerkender, at de har modtaget eller igennem kontraktperioden vil modtage oplysninger om den anden part og dennes virksomhed, som er af fortrolig karakter. Ingen af parterne har ret til uden den anden parts samtykke at give tredjemand kendskab om sådanne oplysninger, som den anden part skriftligt ved kontraktens indgåelse eller senere har angivet at være fortrolige, medmindre dette er nødvendigt som følge af offentligt påkrav. Hvis oplysningerne faktisk ikke er af fortrolig karakter, kan de kræves udleveret fra kommunen efter de forvaltningsretlige regler.
6.3 Tavshedspligt
Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens § 152 m.fl.
I medfør af retssikkerhedslovens § 43 er leverandøren og dennes medarbejdere omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven vedrørende videregivelse og indhentelse af oplysninger omkring brugeren. Forvaltningslovens § 27 foreskriver, at leverandøren og denne medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til brugerens personlige forhold, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse i sagens natur er påkrævet.
Tavshedspligten gælder alle forhold omhandlende den enkelte bruger.
Alle leverandørens ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt. Forpligtelsen til at underskrive og efterleve tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen faktisk bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav.
Tavshedspligten er livslang. Tavshedspligten ophører således ikke ved kontraktperiodens udløb, efter ansættelsesforholdets ophør samt i tilfælde af, at brugeren vælger en anden leverandør. Leverandøren og dennes medarbejdere må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.
6.4 Opsigelse og fornyet godkendelse
Aftalen kan af kommunen opsiges med 3 måneders varsel til en måneds udgang, såfremt kommunalbestyrelsen måtte vælge at sende opgaven i udbud.
Leverandøren kan opsige aftalen med 3 måneders varsel til en måneds udgang. En opsigelse skal ske skriftligt.
Kommunen vurderer løbende nye leverandører, der ønsker at blive godkendt, ligesom leverandører, der allerede er godkendt i Thisted Kommune løbende vil kunne anmode om godkendelse til nye ydelser. I så fald skal leverandøren dokumentere, at leverandøren har de personalemæssige ressourcer og kapacitet, der er nødvendige for, at leverandøren kan opfylde sine forpligtelser som leverandør til de nye ydelser, som leverandøren ansøger om godkendelse til.
Leverandører, der i forvejen er godkendt af kommunen, og som ønsker at fortsætte som godkendte leverandører med uændrede ydelsesområder, skal på kommunens opfordring og med et varsel, der almindeligvis vil udgøre 3 måneder før den aktuelle/gældende kontrakts udløb, bekræfte denne interesse.
6.5 Ophævelse og ekstraordinær opsigelse
Hvis en part i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser ifølge kontrakten, kan den anden part ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning eller efter eget valg opsige kontrakten med forkortet varsel. Ophævelsen skal ske skriftligt.
Ved væsentlig misligholdelse forstås enhver misligholdelse som følge af sin grovhed, eller fordi flere eller mindre misligholdelser gentages, må betragtes som grov.
Følgende betragtes altid som væsentlig misligholdelse:
1. Grov tilsidesættelse af kontrakten
2. Hvis en leverandør får gæld til det offentlige af et sådant omfang, at den pågældende ikke ville være blevet godkendt som leverandør, hvis oplysningerne havde foreligget på godkendelsestidspunktet
3. Hvis leverandøren ikke stiller det for opgavens løsning fornødne kvalificerede personale til rådighed
4. En leverandørs manglende besvarelse og afhjælpning af alarm- eller nødopkald
5. Gentagen misligholdelse betragtes ligeledes som væsentlig
6. Manglende indberetning og oplysning om brugerne overfor kommunen.
7. Tilsidesættelse af oplysningspligten om ændringer i borgerens behov for ydelsen.
Ved vurderingen af, om der foreligger misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse samt retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige regler i det omfang, det ikke er reguleret i kontrakten.
Hvis en leverandør misligholder sin kontrakt, uden at der dog foreligger væsentlig eller grov misligholdelse, skal kommunen skriftligt advare den misligholdende leverandør og give denne en rimelig frist til at bringe forholdet i orden. Rettes forholdet ikke inden fristens udløb, vil kommunen være berettiget til - ekstraordinært - at opsige kontrakten med forkortet varsel.
Leverandøren er således erstatningsansvarlig over for kommunen for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af leverandørens misligholdelse af kontrakten, jf. dog afsnit 6.8 om force majeure. En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at kommunen tillige kræver erstatning.
6.6 Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser m.v.
Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til nærværende kontrakt kan ikke - helt eller delvist - overdrages til andet firma uden Thisted kommunes skriftlige samtykke.
Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, kræves ligeledes forudgående samtykke fra kommunen.
6.7 Underleverandører
Det er tilladt den godkendte leverandør at anvende underleverandører.
Der stilles samme betingelser til en underleverandør som til den godkendte leverandør.
Den godkendte virksomhed har ansvaret for, at underleverandøren er bekendt med og lever op til de fastsatte kvalitetskrav og er i alle forhold ansvarlig over for kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller af leverandøren selv.
Hvis leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen, som herefter er berettiget til at betragte en sådan ændring som en ansøgning om en ny godkendelse. I givet fald underretter kommunen skriftligt leverandøren herom og iværksætter godkendelsesproceduren.
6.8 Force majeure
I det omfang udefra kommende begivenheder, som leverandøren ikke er herre over, såsom krig, naturkatastrofer, strejker, som ikke skyldes leverandørens egne forhold, lockout eller anden force majeure, forhindrer leverandøren i at opfylde de forpligtelser, leverandøren i nærværende kontrakt har påtaget sig, foreligger der ikke misligholdelse, og kommunen er ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis sådanne omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren straks at tage effektive skridt til med alle til rådighed værende midler at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til straks at give kommunen meddelelse herom.
Det betragtes ikke som force majeure såfremt snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene.
Thisted Kommune har dog ret til at lade arbejdet udføre af kommunal leverandør eller ved andre, så længe leverandøren er forhindret, som følge af force majeure.
6.9 Konkurs, betalingsstandsning, tvangsakkord mv.
Ved en parts konkurs kan den anden part straks hæve kontrakten i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder derfor.
Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel indenfor en tidsfrist på 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Reglen i 1. afsnit gælder tillige ved en parts betalingsstandsning, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord, eller partens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at parten må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Hæveretten er dog betinget af, at parten ikke har stillet - eller på den anden parts opfordring ikke straks stiller - betryggende sikkerhed for kontraktens opfyldelse.
Er en part et aktie- eller anpartsselskab, kan den anden part hæve kontrakten, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (Overregistrator). Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvis parten inden 10 arbejdsdage fra fremkomsten af påkrav fra den anden part dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er tilstede, eller hvis parten stiller fuldstændig sikkerhed for kontraktens opfyldelse.
6.10 Tvister og voldgift
Skulle der opstå uenighed om forståelsen af kontrakten eller i det hele taget som følge af de i nærværende bestemmelser m.v. skabte forhold, påhviler det parterne at søge uenigheden fjernet ved indbyrdes imødekommende forhandlinger, idet parterne skal efterleve kontrakten indtil afgørelse foreligger enten ved forhandling eller voldgift.
Fører disse forhandlinger ikke til enighed, kan stridsspørgsmålet ikke indbringes for domstolene, men kan af enhver part indbringes for en voldgiftsret.
Til denne voldgiftsret vælger hver af parterne sin voldgiftsmand. Opmanden, som skal være en landsdommer, udpeges af præsidenten for Venstre Landsret. Klageren vælger først sin voldgiftsmand og giver modparten skriftlig meddelelse om valget, hvorefter denne vælger sin voldgiftsmand senest 14 dage derefter. Sker dette ikke, udpeges denne voldgiftsmand af præsidenten for Venstre Landsret.
Parterne har adgang til hver at afgive 2 skriftlige indlæg. Tidsfristerne herfor fastsættes af opmanden.
Grundlaget for voldgiftsrettens behandling af sagen skal bl.a. være:
• Nærværende kontrakt
• Instruks aftalt mellem parterne
• Samt øvrige materialer
Voldgiftsrettens kendelse er endelig, og voldgiftsretten fastsætter en tidsfrist for kendelsens opfyldelse. Voldgiftsretten fastsætter desuden fordeling af sagens omkostninger.
Retsforholdet skal i det hele taget behandles efter dansk rets regler.
6.11 Xxxxxx og forsikring
Hvis leverandøren eller dennes medarbejdere eller elever og studerende i praktik under udførelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig for sådanne skader.
I tilfælde, hvor en af leverandørens medarbejdere er dømt for tyveri hos en visiteret bruger, har leverandøren det fulde ansvar for at inddrive erstatning fra den dømte samt dække brugers tab.
Dansk rets almindelige erstatningsregler er i øvrigt gældende for kontrakten.
Leverandøren og eventuelle underleverandører er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder en arbejdsskadeforsikring, en erhvervs- og produktansvarsforsikring, for hvilken der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Jf pkt. 3.3 i Fritvalgsblanketten Leverandøren skal ved kontraktens indgåelse og på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft.
6.12 Sikkerhedsstillelse
Inden forhandlinger om kontraktindgåelse påbegyndes skal leverandøren afgive tilsagn om garantistillelse fra bank eller forsikringsselskab med tilladelse til at drive forretning i Danmark.
Leverandøren skal senest 8 arbejdsdage efter kontraktens indgåelse stille sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtigelser overfor kommunen. Sikkerheden stilles som anfordringsgaranti i form af betryggende bank- eller sparekassegaranti, kautionsforsikring eller på anden betryggende måde.
Den stillede sikkerhed skal svare til 10 % af den forventede årlige omsætning eksklusiv moms. Sikkerhedsstillelsen skal som minimum udgøre 5.000 kr. Sikkerhedens størrelse reguleres for hver gang den årlige omsætning udløser 5.000 kr.
Sikkerheden frigives 3 måneder efter sidste afregning, med mindre kommunen forinden skriftligt har fremsat krav om afhjælpning af mangler. I så fald frigives sikkerheden, når manglerne er afhjulpet.
Hvis kommunen ønsker udbetaling i henhold til den stillede sikkerhed, skal dette skriftligt og samtidigt meddeles leverandøren og garanten, med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb.
Sikkerheden tjener til fyldestgørelse af alle krav, som kommunen har i anledning af kontraktforholdet, herunder krav vedrørende eventuelle ekstraarbejder, skader på tredjemands ejendom og tilbagebetaling af for meget udbetalt kontraktsum.
Ethvert erstatningskrav eller lignende, som kommunen måtte have overfor leverandøren,er ikke begrænset til sikkerhedsstillelsens beløb.
6.13 Ændringer i kontrakten – tilpasning
Ændringer i kontrakten kan kun ske ved skriftlig aftale mellem kommunen og leverandøren.
Parterne er berettiget til at forlange sådanne ændringer i kontrakten, som er nødvendige for at tilpasse kontrakten til ændrede myndighedskrav og lovkrav. Hvis en part finder, at ændrede forhold berettiger parten til ændringer, skal den anden part orienteres herom bilagt fornøden dokumentation for de påberåbte ændringer.
Partnerne er forpligtet til at imødekomme forhandlinger med henblik på at tilpasse kontrakten, således denne er fyldestgørende i forhold til de ændrede forhold.
6.14 Kontraktens ophør
Ved ophør af kontrakten skal leverandøren aflevere følgende til kommunen:
• Notater, som er udarbejdet i forbindelse med opgaveløsningen
• Sagsoplysninger vedrørende den enkelte bruger, som er indhentet i forbindelse med opgaveløsningen
• Øvrige informationer som er relevante for opgaveløsningen
• Evt. nøgler, udlånt materiale og hjælpemidler m.v.
7. Underskrift
Kontrakten er indgået for 2 år med virkning fra: dato og løber frem til og med dato
Denne kontrakt oprettes i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene beror hos kommunen og det andet hos leverandøren.
Således aftalt: Hanstholm, den
Thisted Kommune Leverandør