UDBUDSBETINGELSER
UDBUDSBETINGELSER
til udbud om strategisk partnerskab
15. august 2018
UDBUDSBETINGELSER
OM UDBUD AF STRATEGISK PARTNERSKAB MED FSB
1. Indledning
fsb er Københavns største almene boligorganisation og ejer cirka 12.000 familie-, ung- doms- og ældreboliger i hovedstaden.
fsb har besluttet af udbyde rammeaftale om strategisk partnerskab om planlægning, projektering og udførelse af en række renoveringsprojekter.
Baggrunden for at udbyde en portefølje af projekter samlet i et strategisk partnerskab
– frem for udbud af enkeltprojekter – er forventningen om at kunne opnå væsentlige stordriftsfordele, synergieffekter, gentagelsesoptimeringer og løbende innovation gennem et tæt og tillidsfuldt samarbejde med den valgte strategiske partner.
Aftalen er dog ikke eksklusiv, og fsb kan vælge at gennemføre renoveringssager uden- for Partnerskabet, hvis der er forhold, der taler herfor.
fsb vil indgå kontrakt med én strategisk partner (i det følgende benævnt ”den strategi- ske partner” eller ”DSP”).
Rammeaftalen træder i kraft ved kontraktindgåelse, og den vindende tilbudsgiver vil være forpligtet til at mobilisere de tilbudte ressourcer umiddelbart efter kontraktind- gåelse.
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til udbudsloven, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven, herunder således at de grundlæggende principper om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet respekteres under udbudsprocessen.
Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsmateria- let, og tilbudsgiver må påregne, at fsb kan være nødsaget til at bortse fra et i øvrigt attraktivt tilbud, hvis dette ikke lever op til de fastsatte krav.
2. Udbudsmaterialet
Ud over nærværende udbudsbetingelser omfatter udbudsmaterialet:
Bilag A: Rammeaftale med bilag Bilag B: Skabelon til tilbudsliste
Bilag C: ESPD-fil (Det Fælles Europæisk Udbudsdokument)
Bilag D: Skabelon til erklæring om fælles befuldmægtiget i konsortier Bilag E: Skabelon til støtteerklæring
Bilag F: Oversigt over dokumentationskrav – egnethed og udvælgelse Bilag G: Indikativ udbudstidsplan
Bilag H: Skabelon til liste over eventuelle forbehold og ønskede temaer for forhandling
Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at tilbudsgiver er i besiddelse af et fuldstændigt eksemplar af udbudsmaterialet.
3. Den udbudte kontrakts omfang og genstand
Nærværende udbud omfatter projekter vedrørende renovering i størrelsesordenen fra forventeligt MDKK 15, inkl. moms, til forventeligt MDKK 500, inkl. moms (inklusiv rådgivning, håndværkerudgifter, byggeplads og vejrlig), og inkluderer således også re- novering i henhold til helhedsplaner. Rammeaftalen indeholder endvidere mulighed for at parterne fra sag til sag kan vælge at inkludere nybyggeri under aftalen. Nybyg- geri forventes dog alene at udgøre en mindre del af de samlede arbejder under ram- meaftalen (maksimalt 25 %). For en nærmere beskrivelse af rammeaftalens gen- stand og omfang henvises i øvrigt til rammeaftalen.
Den estimerede værdi af Aftalen er kr. 3 mia. inkl. moms baseret på fsb’s historiske omsætning og de forventninger og usikkerheder, der er beskrevet i bilag 1 til Ramme- aftalen (Opgavebeskrivelsen). Der er forventede projekter i pipeline for estimeret i alt kr. 1,8 mia.
Det øvrige udbudsmateriale indeholder tillige væsentlig information om baggrunden for udbuddet, fsbs organisation etc.
4. fsbs forhold
4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er:
fsb Rådhuspladsen 59
1550 København V
XXX.xx. 10355117
Fsb er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med fsb.
4.2 Kontaktperson
Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumenta- tion mv. skal rettes til fsbs kontaktperson:
Projektchef, Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Mail xxx@xxx.xx
Spørgsmål bedes stillet via udbudsplatformen på Ibinder (xxxxx://xxx.xxxx- xxx.xxx/Xxxxxxxx/XxxxxxxXxxx.xxxx?xxxxxxxxxxxxx).
.
5. Tilbudsgivers forhold
Tilbudsgiver skal være den af fsb prækvalificerede juridiske person. Tilbudsgiver kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle kon- cernforbundne virksomheder.
Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere ansvarlige til- budsgivere, skal det være netop disse juridiske personer, der afgiver tilbud. Der skal angives en fælles befuldmægtiget, som fsb med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Erklæring herom skal afgives under anvendelse af bilag D.
Tilsvarende skal en tilbudsgiver, der ved prækvalifikationen har beroet sig på andres kvalifikationer (f.eks. som forpligtende underleverandører) anvende samme ved afgi- velsen af tilbud.
Inden for udbudsreglernes rammer kan fsb i visse særlige tilfælde tillade forandringer hos den eller de prækvalificerede, jf. udbudslovens § 147, herunder udskiftning af un- derleverandører etc. fsb er ikke forpligtet til at tillade forandringer, og eventuel foran- dring skal altid forudgående tillades skriftligt af fsb.
6. Fortrolighed
fsb vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudslovens § 5, stk. 1.
Fortrolighedstilsagnet viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter fsb til at videregive oplysninger til tredjemand.
I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrence- følsomme, bedes dette tydeligt og specifikt anført i tilbuddet, hvorefter fsb vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed el- ler lignende kan ikke forventes tillagt betydning.
fsb er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af fsbs interesser under en rets- eller klagesag med tilknyt- ning til udbuddet.
Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hen- syn til alle oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige, jf. hertil udbudslovens § 5, stk. 2.
Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at be- handle oplysninger fortroligt.
7. Kontakt indtil tilbudsafgivelsen
7.1 Kommunikation og spørgsmål
Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt via Ibinder. Tilbudsgiver vil på mail få oplysning om adgang til udbudsplatformen.giverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via ovenstående.
Forud for ansøgningsfristen kan ansøgere stille spørgsmål til udbuddet. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. fsb forbeholder sig retten til kun at besvare spørgsmål, der er direkte relevante for udarbejdelsen af ansøgningen.
Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før ansøgningsfristen, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før ansøgningsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før ansøgningsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før ansøgningsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan fsb vælge at besvare senere indkomne spørgsmål.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Ibinder.
Efter ansøgningsfristen kan de prækvalificerede tilbudsgivere til brug for deres afgi- velse af første forhandlingstilbud skriftligt stille spørgsmål.
Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før tilbuds- fristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan fsb vælge at besvare senere indkomne spørgsmål.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Xxxxxxx.xxx.
fsb vil i forbindelse med forhandlingsforløbet efter indlevering af første forhandlings- tilbud oplyse særskilt om adgangen til at stille yderligere spørgsmål om udbudsmate- rialet.
7.2 Informationsmøde
fsb afholder et informationsmøde den 20. august 2018, kl. 15.00 – 16.30 på Rådhus- pladsen 59, København V, hvor der vil blive givet en supplerende præsentation af ud- buddet og være adgang til at stille spørgsmål.
Tilmelding til informationsmødet bedes ske til projektchef Xxxxxx Xxxxxxxxxx Bjerge- lund på xxx@xxx.xx senest den fredag, 17. august 2018
Der udarbejdes referat samt oversigt over spørgsmål og svar fra informationsmødet, hvilket sammen med eventuelt skriftligt materiale fremvist på informationsmødet vil blive gjort tilgængeligt via xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/Xxxxxxxx/Xxxxxxx- Link.aspx?id=bukvzklzmb.
PRÆKVALIFIKATION
8. Udelukkelse, egnethed, udvælgelse og dokumentation
8.1 Udelukkelsesgrunde
Ansøgere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudslovens §§ 135- 136, og § 137, stk. 1, nr. 1 (om tilsidesættelse af forpligtelser inden for det miljø-, social- og arbejdsretlige område) og 2 (om insolvens mv.) er udelukket fra at deltage i udbud- det.
En ansøger, der på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet bliver omfattet af en af udelukkelsesgrundene i §§ 135-136, og § 137, stk. 1, nr. 1 og 2, vil blive udelukket fra udbuddet, medmindre den pågældende inden for en af fsb fastsat rimelig frist fremlæg- ger dokumentation, der viser tilbudsgiverens pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.
8.2 Egnethed
Der stilles følgende mindstekrav til ansøgernes økonomiske formåen:
• Omsætning på mindst MDKK 250 pr. år i henhold til de seneste 3 offentlig- gjorte årsrapporter. Hvis ansøgeren er et konsortium, skal konsortiets sam- lede omsætning lægges til grund ved vurderingen af, om mindstekravet er op- fyldt.
• Positiv egenkapital i henhold til de seneste 3 offentliggjorte årsrapporter. Hvis ansøgeren er et konsortium, skal hver af deltagerne i konsortiet opfylde kra- vet om positiv egenkapital.
Der stilles følgende mindstekrav til ansøgernes tekniske formåen:
• Erfaring med arkitektonisk rådgivning fra mindst ét alment renoveringsprojekt på et boligbyggeri i drift inden for de seneste 5 år, og
• Erfaring med teknisk rådgivning fra mindst ét renoveringsprojekt på et bolig- byggeri i drift inden for de seneste 5 år. Den dokumenterede erfaring skal sam- let set omfatte VVS, statik, miljø og ventilationsarbejder.
• Erfaring med udførelse af mindst et renoveringsprojekt på et boligbyggeri i drift inden for de seneste 5 år.
Ved boligbyggeri i drift forstås et boligbyggeri, hvor bygningen er taget i brug. Den kan være beboet eller ubeboet under udførelse af renoveringsarbejderne.
8.3 Udvælgelse
fsb vil prækvalificere 3 ansøgere. Udvælgelsen af ansøgere finder sted på grundlag af en vurdering af, hvilke egnede ansøgere, der dokumenterer den bedste og mest rele- vante erfaring med sammenlignelige samarbejdsformer/processer og projekter (ud- ført inden for de seneste 5 år).
Ved sammenlignelige samarbejdsformer/processer forstås samarbejdsformer/proces- ser med samme karakteristika som det strategiske partnerskab, eksempelvis partner- ing og tidlig inddragelse. .
Ved sammenlignelige projekter forstås renoveringsprojekter på boligbyggerier i drift, i hvilken forbindelse der vil blive lagt særlig vægt på erfaring med tilrettelæggelse og gennemførelse af byggeprocesser, der også indeholder håndteringer af beboere under renoveringsarbejder.
Erfaring med sammenlignelige samarbejdsformer/processer vægter 50 %, mens erfa- ring med sammenlignelige projekter vægter 50 %.
Ansøgernes oplysninger om konkrete referencesager bør indeholde oplysninger om:
- Kundens/bygherrens navn
- Projektets økonomiske størrelse
- Ansøgerens rolle i projektet
- Hvorledes referenceprojektet udgør relevant erfaring for den udbudte opgave
Ansøgningen må maksimalt omfatte 5 referencer inden for hver af følgende kategorier; Arkitektonisk rådgivning, teknisk rådgivning og udførelse.
8.4 Dokumentation for udelukkelse, egnethed og opfyldelse af udvælgelseskrite- rier
Som foreløbig dokumentation for, at ansøgeren ikke er udelukket efter udbudslovens
§§ 135, stk. 1 og 3, og § 137, stk. 1, [nr. 1 og 2], og for at ansøger opfylder de i udbuds- bekendtgørelsen fastsatte minimumskrav til egnethed, skal ansøgeren med ansøgnin- gen kun fremsende en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingel- sernes bilag C).
Som foreløbig dokumentation for, hvordan ansøgeren opfylder de i udbudsbekendtgø- relsen fastsatte udvælgelseskriterier, skal ansøger med ansøgningen ligeledes kun fremsende en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bi- lag C).
Hvis ansøger er et konsortium, skal der for hver deltager i konsortiet som dokumenta- tion for egnethed og opfyldelse af udvælgelseskriterierne fremsendes en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C) samt erklæring om fælles befuldmægtiget (f.eks. ved anvendelse e af udbudsbetingelsernes bilag D).
Hvis ansøger i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers ressourcer (underleverandører, koncernforbundne selskaber mv.) skal der for hver af de pågæl- dende økonomiske aktører fremsendes en udfyldt ESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C) samt støtteerklæring (f.eks. ved anvendelse af ud- budsbetingelsernes bilag E).
Den i bilag F nævnte yderligere dokumentation skal kun fremsendes til fsb, såfremt fsb anmoder om det.
9. Ansøgning om prækvalifikation
9.1 Krav til ansøgning
Ved ansøgning om prækvalifikationen vil ansøger alene skulle fremsende en udfyldt ESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C).
For konsortiedeltagere og ansøgere, der baserer sig på andre enheders økonomiske el- ler tekniske formåen, skal der afleveres en udfyldt ESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C) for hver økonomisk aktør samt erklæring om fælles befuldmægtiget (f.eks. ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag D) (for konsor- tier) og/eller støtteerklæring (f.eks. ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag E) (for ansøgere, der baserer sig på andre enheders formåen).
Ansøgerne kan vælge at vedlægge referencer i et særskilt bilag.
9.2 ESPD
I det af ansøgeren udfyldte ESPD (genereret ud fra udbudsbetingelsernes bilag C) skal følgende dele udfyldes:
a. Del II.A Den økonomisk aktør
b. Del II.B Den økonomisk aktørs repræsentanter
c. Del II.C Udnyttelse af andre enheders kapacitet
d. Del III.A, B og C Udelukkelsesgrunde
e. Del IV.B Økonomisk og finansiel formåen (angivelse af omsætning og egenkapi- tal for de seneste 3 offentliggjorte årsrapporter)
f. Del IV.C Teknisk og faglig formåen (angivelse af referencer eller henvisning til, at disse er vedlagt separat som bilag)
g. Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (afkryds i ja, for at kra- vene er opfyldt)
h. Del VI Afsluttende erklæring/underskrift
ESPD udfyldes ved, at ansøgeren importerer fsb’s ESPD-skabelon-fil (Bilag C) i EU- Kommissionens værktøj (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxx?- lang=da) og efter udfyldelse eksportere en xml.-fil, der uploades i iBinder. ESPD-filen kan ikke åbnes ved at ”klikke” på dem. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning til ESPD (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxx- ninger/vejledning_eespd.pdf).
9.3 Ansøgningsfrist og meddelelse om prækvalifikation
Ansøgning skal fremsendes til fsb via Ibinder. Ansøgning skal være uploadet via Ibinder senest den 5. oktober 2018, kl. 12.
Ansøgninger, der uploades efter ansøgningsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragt- ning.
Meddelelse om prækvalifikation sker pr. email til den befuldmægtigede, jf. pkt. 5, senest den 12. oktober 2018.
EFTER PRÆKVALIFIKATION
10. Ændringer af udbudsmaterialet
fsb kan indtil 6 dage før fristen for indlevering af forhandlingstilbud offentliggøre ret- telsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via Xxxxxxx.xxx. fsb forbe- holder sig i særlige tilfælde at kunne offentliggøre ændringer senere end 6 dage før fri- sten mod forlængelse af fristen.
Såfremt ansøger/tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhen- sigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes ansøger/tilbudsgiver straks gøre fsb opmærksom herpå, således at fsb får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offent- liggørelse af rettelsesblad.
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt.
11. Afgivelsen af Tilbud
11.1 Formkrav
Tilbud skal være på dansk.
Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk.
11.2 Aflevering af tilbud og tilbudsfrist
Første forhandlingstilbud skal fremsendes til fsb via xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/Xx- ternal/EnquiryLink.aspx?id=bukvzklzmb.
Tilbuddet skal være uploadet i Ibinder senest den 7. december 2018, kl. 12. Tilbudsfrist for endeligt tilbud vil blive meddelt tilbudsgiverne efterfølgende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.
11.3 Tilbudsåbning
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære ”åbning” af forhandlingstilbud.
Der vil ske elektronisk ”åbning” af endeligt tilbud, hvor tilbudsgivers navn, eventuelle forhold opført af tilbudsgiveren samt den samlede evalueringssum offentliggøres. Tids- punktet for åbningen, der sker via Ibinder vil blive meddelt senere.
11.4 Vedståelsesfrist
Tilbud skal være bindende i 6 måneder.
11.5 Præsentationsmøde
Tilbudsgiverne inviteres til et præsentationsmøde, hvor hver tilbudsgiver får 1 time til ved en præsentation af sit tilbud at demonstrere deres forståelse forståelse for samar- bejdsformen i det udbudte strategiske partnerskab samt forståelse for almene bygge- sager, samt sammenhængskraften i tilbudsgivers gruppe (til brug for underkriteriet ”Forståelse og sammenhængskraft”, jf. afsnit 13.4). Tilbudsgiver må ikke under præ- sentationsmødet tilbyde fsb andet eller mere end hvad der fremgår af tilbuddet.
Tilbudsgiverne har alene adgang til at deltage i deres eget præsentationsmøde.
Tidspunkt for præsentationsmødet vil blive meddelt tilbudsgiverne i god til forud for afgivelse af endeligt tilbud.
11.6 Tilbudsvederlag
Prækvalificerede tilbudsgivere, der deltager i forhandlingerne og præsentationsmødet modtager et tilbudsvederlag på kr. 50.000 inkl. moms pr. afgivet tilbud. Der udbetales dog alene tilbudsvederlag til tilbudsgivere, der afgiver konditionsmæssigt endeligt til- bud. Beløbet udbetales efter indgåelse af kontrakt. Tilbudsbudsgiver skal selv forestå eventuel fordeling mellem konsortiepartnere, underrådgivere mv.
Den vindende tilbudsgiver får ikke tilbudsvederlag.
11.7 Alternative og sideordnede tilbud
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud (hverken første forhand- lingstilbud eller senere tilbud).
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive sideordnede tilbud (hverken første forhand- lingstilbud eller senere tilbud).
11.8 Forbehold
I forhandlingstilbud tillader fsb ethvert forbehold over for udbudsmaterialet, inklusive forbehold for mindstekrav, idet dette tilbud med forbehold anses som tilbudsgivernes oplæg (henholdsvis opdaterede oplæg) til forhandling. Det bemærkes, at der ikke vil
blive ført forhandling om mindstekrav, og eventuelle forbehold over for mindstekrav skal derfor frafaldes senest i det endelige tilbud.
For tilbudsgivernes endelige tilbud gælder, at fsb er berettiget til at afvise ethvert ende- ligt tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold.
fsb er forpligtet til at afvise et endeligt tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af fsb kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold i det endelige tilbud, da forbehold in- debærer betydelig risiko for, at det endelige tilbud ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget.
I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgs- mål/svar-runderne at henlede fsbs opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til nogen tilbud, idet sådanne dokumenter kan inde- holde utilsigtede forbehold.
11.9 Underleverandører
Hvis tilbudsgiver har baseret sig på underleverandørers tekniske formåen i form af i) uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer (udbudslovens § 155, nr. 7) eller ii) fag- lige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af opgaven, jf. støtteerklæringen (bilag E), er tilbudsgiveren forpligtet til at lade de pågældende ydelser udføre at under- leverandøren, medmindre fsb tillader ændring heraf.
11.10 Øvrige forhold
Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra fsb, der til gengæld er uberetti- get til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold til vedrørende nærvæ- rende udbud.
Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er fsb uvedkommende, idet der dog henvises til pkt. 11.6.
12. Forhandlingsforløbet
Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlin- gerne, som fsb forbeholder sig adgang til senere at ændre:
Forud for forhandlingsrunden vil deltagerne modtage dagsorden. Der afholdes sepa- rate forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver. Efter forhandlingsrunden vil deltagerne modtage referat fra eget forhandlingsmøde samt eventuelle rettelsesblade.
Under forhandlingerne vil fsb give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på for- handlingstilbuddets relativt stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i forhandlingstilbuddene, herunder pris. Forhandlingerne kan dog ikke om- fatte grundlæggende elementer. Tilbudsgiverne kan samtidig med indgivelse af for- handlingstilbud tilkendegive, hvilke elementer tilbudsgiveren særligt ønsker forhand- ling omkring.
fsb forbeholder sig at gennemføre mere end én forhandlingsrunde, hvis det måtte vise sig hensigtsmæssigt.
Udbuddets sidste fase omfatter opfordring fra fsb til tilbudsgiverne om at afgive ende- ligt tilbud, der evalueres af fsb ved angivelse af det for udbuddet fastsatte tildelingskri- terium. fsb er inden for udbudsreglernes rammer efter tildelingsbeslutningen beretti- get til at gennemføre afsluttende forhandlinger med den valgte tilbudsgiver.
Der henvises til den indikative tidsplan for udbudsprocessen, jf. bilag G.
13. Tilbudsevalueringen
13.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Som anført i udbudsbekendtgørelsen identificeres det økonomisk mest fordelagtige til- bud ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.
fsb vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt:
Underkriterier | Vægtning | Delkriterier | Vægtning |
a) Arbejder udført af | 22,5 % 22 % 9% 9% 15 % 22,5% | ||
eksterne underen- | |||
treprenører | |||
b) Arbejder udført af | |||
DSP | |||
Økonomi | c) Fælles byggeplads | ||
og årstidsbestemte | |||
vinterforanstalt- | |||
ninger | |||
25 % | |||
d) Timepriser for råd- | |||
givere og håndvær- | |||
kere | |||
e) Intern teknisk råd- | |||
givning | |||
f) Omkostnings- og | |||
avancesats | |||
Basisorganisation samt øvrig organise- ring og bemanding | 25 % | ||
Forståelse og sam- menhængskraft | 25 % | o Forståelse o Sammenhængskraft | 50 % 50 % |
Optimering | 25% |
13.2 Ad. underkriteriet Økonomi
Underkriteriet økonomi vurderes ud fra delkriterierne: Arbejder udført af eksterne un- derentreprenører, Arbejder udført af DSP, Fælles byggeplads og årstidsbestemte vin- terforanstaltninger, Timepriser for rådgivere, og Intern teknisk rådgivning og Omkost- nings- og avancesats.
13.2.1 Ad. delkriterium a: Arbejder udført af eksterne underentreprenører
Ved vurderingen af delkriteriet Arbejder udført af eksterne underentreprenører (i Af- talen benævnt Underentreprenører), vurderes størrelsen - udtrykt i procent - af det fradrag, tilbudsgiveren tilbyder at fratrække satserne fra Molio Prisdata Renovering brutto MED salær ved beregningen af Entreprisesummen for konkrete entrepriser, jf. nærmere i Aftalen.
Ved Arbejder udført af eksterne underentreprenører forstås alle arbejder, som DSP ikke udfører i egen produktion, og som blandt andet omfatter følgende priselementer:
- Eksterne underentreprenørers projektspecifikke håndværkerlønninger inkl. sociale omkostninger
- Eksterne underentreprenørers projektspecifikke udgifter til materialer
- Eksterne underentreprenørers kapacitetsomkostninger, hvorved forstås om- kostninger til drift, eksempelvis husleje, pc'er, kontorhold, årsforsikring
- Eksterne underentreprenørers projektspecifikke udgifter til byggeplads, her- under værktøj, beklædning, biler
- Eksterne underentreprenørers projektspecifikke udgifter til årstidsbestemte vinter foranstaltninger og vejrligsbestemte vinterforanstaltninger på eget ar- bejdsområde
- Eksterne underentreprenørers projektspecifikke styringsomkostninger
- Eksterne underentreprenørers avance
- Eventuelt indgåede service- og driftsaftaler, som måtte være knyttet til de om- handlede ydelser
Det fradrag, tilbudsgiveren fratrækker satserne fra Molio Prisdata, beregnes på bag- grund af satserne angivet i Molio Prisdata Renovering brutto MED salær.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige fradragssatser for projekter, der hhv. ikke an- drager kr. 50 mio. og projekter, der andrager kr. 50 mio. eller mere i håndværkerudgif- ter. Kategorierne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Vægtning | |
< kr. 50 mio. | 20 % |
≥ kr. 50 mio | 80 % |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Der anvendes følgende evalueringsmodel for delkriteriet Arbejder udført af eksterne underentreprenører:
Ved evalueringen tildeles tilbuddet med den højeste fradragssats 10 point, mens et fik- tivt tilbud med et fradragssats, der er [X] % lavere tildeles 0 point. Mellem disse yder- punkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decimaler. [X] fastlægges inden endelig tilbudsafgivelse.
13.2.2 Ad. delkriterium b: Arbejder udført af DSP
Ved vurderingen af delkriteriet Arbejder udført af DSP (DSP’s egen produktion og egen styring) vurderes størrelsen - udtrykt i procent - af det fradrag, tilbudsgiveren tilbyder at fratrække satserne fra Molio Prisdata Renovering brutto UDEN salær ved beregningen af Entreprisesummen for konkrete entrepriser, jf. nærmere i rammeafta- len.
Ved Arbejder udført af DSP (DSP’s egen produktion og egen styring) forstås arbejder, der udføres af DSP som egen produktion, og som blandt andet omfatter følgende pris- elementer:
- Projektspecifikke håndværkerlønninger inkl. sociale omkostninger i Aftaletrin 3
- Projektspecifikke udgifter til materialer
- Projektspecifikke udgifter til styring af egen produktion, dvs. styring af DSP´s egne delentrepriser.
- Projektspecifikke udgifter til byggeplads, herunder værktøj, beklædning, biler
- Projektspecifikke udgifter til årstidsbestemte vinter foranstaltninger og vejr- ligsbestemte vinterforanstaltninger.
- Eventuelt indgåede service- og driftsaftaler, som måtte være knyttet til de om- handlede ydelser
Prissætningen af Arbejder udført af DSP (DSP’s egen produktion og egen styring) om- fatter ikke kapacitetsomkostninger og andre indirekte omkostninger, idet disse med- regnes i Omkostnings- og Avancebeløbet.
Det fradrag, som tilbudsgiveren fratrækker satserne fra Molio Prisdata Renovering, be- regnes på baggrund af satserne angivet i Molio Prisdata Renovering brutto UDEN salær.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige fradragssatser for projekter, der hhv. ikke an- drager kr. 50 mio. og projekter, der andrager kr. 50 mio. eller mere i håndværkerudgif- ter. Kategorierne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Vægtning | |
< kr. 50 mio. | 20 % |
≥ kr. 50 mio | 80 % |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Der anvendes følgende evalueringsmodel for delkriteriet Arbejder udført af DSP (egen produktion og egen styring):
Ved evalueringen tildeles tilbuddet med den højeste fradragssats 10 point, mens et fik- tivt tilbud med et fradragssats, der er [X] % lavere, tildeles 0 point.. Mellem disse yder- punkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decimaler. [X] fastlægges inden endelig tilbudsafgivelse.
13.2.3 Ad. delkriterium c: Fælles byggeplads og årstidsbestemte vinterforanstaltnin- ger.
Ved vurderingen af delkriteriet Fælles byggeplads og årstidsbestemte vinterforanstalt- ninger vurderes størrelsen af den af Tilbudsgiver tilbudte procentsats for Fælles byg- geplads og årstidsbestemte vinterforanstaltninger. Prissætningen af Fælles byggeplads og årstidsbestemte vinterforanstaltninger beregnes som den tilbudte procentsats gan- get med Håndværkerudgifterne (som defineret i Rammeaftalen).
Fælles byggeplads- og årstidsbestemte vinterforanstaltninger omfatter følgende pris- elementer:
- Projektspecifikke udgifter til etablering og drift af byggeplads og årstidsbe- stemte vinterforanstaltninger, som ikke er omfattet af prissætningen af Arbej- der udført af eksterne underentreprenører og Arbejder udført af DSP.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige fradragssatser for projekter, der hhv. ikke an- drager kr. 50 mio. og projekter, der andrager kr. 50 mio. eller mere i håndværkerudgif- ter. Kategorierne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Vægtning | |
< kr. 50 mio. | 20 % |
≥ kr. 50 mio | 80 % |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Der anvendes følgende evalueringsmodel for delkriteriet Fælles byggeplads og årstids- bestemte vinterforanstaltninger.
Den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste procentsats tildeles 10 point, mens et fiktivt tilbud med en procentsats, der er [X] procentpoint højere tildeles 0 point. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig Der gives point med 2 betydende decimaler. [X] fastlægges inden endelig tilbudsafgivelse.
13.2.4 Ad. delkriterium d: Timepriser for rådgivere og håndværkere
Ved vurderingen af delkriteriet Timepriser for rådgivere og håndværkere vurderes størrelsen af de tilbudte timetakster for de af den strategiske partners ydelser, der af- regnes efter medgået tid.
Tilbudsgiver skal angive timepriser for rådgivere og håndværkere i Aftaletrin 1 og 2, da disse Aftaletrin afregnes efter medgået tid, jf. nærmere i rammeaftalen. For så vidt angår den af tilbudsgiver angivne timepris for en kommunikationsmedarbejder og håndværkere gælder den i Aftaltrin 1, 2 og 3.
I tilbudslisten er anført en forholdsmæssig forventet fordeling (vægtning) af de en- kelte timepriskategorier inden for rådgiverkategorierne. Den forholdsmæssige forde- ling er alene til brug for tilbudsevalueringen og er ikke bindende for fsb. Ud fra den angivne forholdsmæssige fordeling beregner fsb den af tilbudsgiveren tilbudte væg- tede gennemsnitlige timepris for rådgivere.
Den tilbudsgiver, der tilbyder de laveste vægtede gennemsnitlige timepriser for rådgi- vere og håndværkere tildeles 10 point, mens et fiktivt tilbud, hvor de vægtede gen- nemsnitlige timepriser for rådgivere og håndværkere er [X] % dyrere tildeles 0 point. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Der gives point med 2 bety- dende decimaler. [X] fastlægges inden endelig tilbudsafgivelse.
13.2.5 Ad. delkriterium e: Intern teknisk rådgivning
Ved vurderingen af delkriteriet Intern teknisk rådgivning vurderes størrelsen af den tilbudte procentsats for Intern teknisk rådgivning. Prissætningen af Intern teknisk råd- givning beregnes som den tilbudte procentsats ganget med summen af Håndværkerud- gifterne (som defineret i rammeaftalen) og Fælles byggeplads og årstidsbestemte vin- terforanstaltninger.
Den af tilbudsgiver angivne procentsats for Intern teknisk rådgivning består af – men er ikke begrænset til – følgende priselementer:
− projektspecifikke udgifter til lønninger inkl. sociale omkostninger på Aftaletrin 3.
Såfremt der i den tekniske rådgivning indgår opgaver, der involverer kommunikation og/eller beboerprocesser afregnes disse efter medgået tid efter den af DSP angivne timepris for en kommunikationsmedararbejder.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige tillægssatser for projekter, der hhv. ikke andra- ger kr. 50 mio. og projekter, der andrager kr. 50 mio. eller mere i håndværkerudgifter. Kategorierne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Vægtning | |
< kr. 50 mio. | 20 % |
≥ kr. 50 mio. | 80 % |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste procentsats tildeles 10 point, mens et fiktivt tilbud med en procentsats, der er [X] procentpoint højere tildeles 0 point. [X] fastlæg- ges inden endelig tilbudsafgivelse. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpo- lation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decimaler.
13.2.6 Ad. delkriterium f: Omkostnings- og avancesats
Ved vurderingen af delkriteriet Omkostnings- og avancesats vurderes størrelsen af den tilbudte Omkostnings- og avancesats, jf. nærmere i rammeaftalen. Prissætningen af Omkostninge- og avancebeløbet beregnes som den tilbudte procentsats ganget med summen af Håndværkerudgifterne (som defineret i rammeaftalen), Fælles byggeplads og årstidsbestemte vinterforanstaltninger og Intern teknisk rådgivning.
Omkostnings- og avancesatsen omfatter følgende priselementer:
1. Styringsomkostninger og risiko, herunder men ikke begrænset til
• Udgifter til sikkerhedsstillelse
• Udgifter til materialebestilling
• Udgifter til koordinering
• DSP’s projektspecifikke udførelsesrisiko
2. Kapacitetsomkostninger, herunder men ikke begrænset til
• Omkostninger til Basisorganisationen
• DSP´s udgifter til drift af egne virksomheder.
• DSP’s udgifter til generel ansvarsforsikring og årsforsik- ring/entrepriseforsikring, dog ikke projektansvarsforsik- ring og all risk forsikring. der tegnes af fsb.
3. Avance (DSP’s fortjeneste)
Med henblik på transparens og mulighed for kvalificeret drøftelse i forhandslingsfasen anmodes tilbudsgiverne om at specificere Omkostnings- og avancesatsen på de tre ovennævte kategorier (idet det præciseres, at der alene evalueres på summen, dvs. den samlede Omkostnings- og avancesats).
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige tillægssatser for projekter, der hhv. ikke andra- ger kr. 50 mio. og projekter, der andrager kr. 50 mio. eller mere i håndværkerudgifter. Kategorierne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Vægtning | |
< kr. 50 mio. | 20 % |
≥ kr. 50 mio. | 80 % |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Der anvendes følgende evalueringsmodel:
Den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste procentsats tildeles 10 point, mens et fiktivt tilbud med en procentsats, der er [X] procentpoint højere tildeles 0 point. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decimaler. [X] fastlægges inden endelig tilbudsafgivelse.
13.3 Ad. underkriteriet Basisorganisation samt øvrig organisering og bemanding
I underkriteriet ”Basisorganisation samt øvrig organisering og bemanding” vil fsb fore- tage en samlet evaluering af, i hvor høj grad der tilbydes en optimal organisation og bemanding, der skaber de bedst mulige rammer for at udnytte alle potentialer i et stra- tegisk partnerskab samt opnå det strategiske partnerskabs målsætninger.
Ved ”Basisorganisation samt øvrig organisering og bemanding” forstås kompetencer til at bemande, styre og gennemføre en stor portefølje bestående af såvel større som min- dre renoveringsprojekter.
Der lægges vægt på kvalifikationerne hos de tilbudte nøglepersoner i basisorganisatio- nen, hensigtsmæssigheden af den tilbudte basisorganisation, og hvordan tilbudsgi- ver/basisorganisationen udvælger bemanding til konkrete projekter. Desuden lægges
vægt på, i hvor høj grad den tilbudte organisation og bemanding må forventes at bi- drage til opfyldelsen af målsætningerne for det strategiske partnerskab, som disse er beskrevet i Opgavebeskrivelsen.
Kriteriet vurderes ud fra følgende elementer, hvor der i en samlet evaluering lægges positiv vægt på (ikke-prioriteret rækkefølge):
1. At basisorganisationen består af velkvalificerede nøglepersoner, såvel fagligt samt i forhold til langvarige tillidsbaserede samarbejder.
2. At basisorganisationen er sammensat og organiseret, så den på optimal vis kan stå til rådighed for løbende sparring med fsb og kan sikre forankring af part- nerskabskulturen på alle niveauer hos tilbudsgiveren selv og det strategiske partnerskab som helhed.
3. At processen, hvorved tilbudsgiveren vil ”rekruttere” bemanding til specifikke projekter, sikrer at alle projekter bliver bemandet af de – netop for det pågæl- dende projekt specifikt – mest egnede personer (rette mand på rette sted).
4. At der træffes hensigtsmæssige organisatoriske foranstaltninger til at inddrage alle relevante kompetencer i planlægning, projektering og udførelse af projek- ter inden for den udbudte portefølje på rette tidspunkt.
5. At der tilbydes høj kapacitet, således at tilbudsgiver kan håndtere store såvel som små projekter, der potentielt skal udføres samtidigt.
6. At tilbudsgiver på betryggende vis sikrer, at de relevante kompetencer i alle aspekter af det strategiske partnerskab kontinuerligt er til rådighed i organisa- tionen, og at projekter under det strategiske partnerskab får den fornødne be- mandingsmæssige prioritet i forhold til tilbudsgiverens øvrige arbejder, herun- der sikring af kompetencer og engagement helt frem til afviklingen af det stra- tegiske partnerskab.
7. At der er en effektiv beslutningsproces i den tilbudte organisation, og at denne understøttes af klare kommandoveje internt og til fsb.
8. At der tilbydes anvendt en høj grad af lærlinge og praktikanter ved kontraktens udførelse.
Til brug for evalueringen skal tilbudsgiver vedlægge en redegørelse/beskrivelse af den tilbudte organisation og bemanding på ovenstående punkter, gerne med eksempler og diagrammer, samt CV’er for de tilbudte nøglepersoner der skal stilles til rådighed ved kontraktens udførelse jf., rammeaftalen.
Der anvendes ved evalueringen af underkriteriet følgende pointmodel, hvor der gives hele point mellem 0 og 10 efter følgende model:
Opfyldelse af underkriteriet | Point |
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet | 10 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 9 |
Rigtig god/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 8 |
God opfyldelse af kriteriet | 7 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 6 |
Tilfredsstillende/middel opfyldelse af kriteriet | 5 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 4 |
Noget under middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Ringe opfyldelse af kriteriet | 2 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Helt utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet (alene konditions- mæssigt tilbud) | 0 |
13.4 Ad. underkriteriet Forståelse og Sammenhængskraft
Underkriteriet ”Forståelse og sammenhængskraft” består af delkriterierne ”Forståelse” og ”Sammenhængskraft”, der vurderes separat.
I delkriteriet ”Forståelse” vurderes i hvor høj grad tilbudsgiver demonstrerer forståelse for samarbejdsformen i det udbudte strategiske partnerskab samt forståelse for al- mene byggesager, herunder den almene kontekst, de almene processer og beboerhånd- tering – og såvel for helhedsplaner som øvrige renoveringssager. Til brug for evalue- ringen skal tilbudsgiver vedlægge en redegørelse/beskrivelse af dette.
I delkriteriet ”Sammenhængskraft” vurderes i hvor høj grad tilbudsgiver demonstrerer et optimalt samspil virksomhederne og personerne imellem, der viser at de samlet set har en optimal sammenhængskraft til at understøtte processerne i det strategiske part- nerskab. Til brug for evalueringen skal tilbudsgiver vedlægge en redegørelse/beskri- velse af dette.
Ved evalueringen vægter den skriftlige redegørelse 70 %, mens den mundtlige præsen- tation i forbindelse med tilbudspræsentationen vægter 30 %
Der anvendes ved evalueringen af delkriterierne følgende pointmodel, hvor der gives hele point mellem 0 og 10 efter følgende model:
Opfyldelse af underkriteriet | Point |
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet | 10 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 9 |
Rigtig god/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 8 |
God opfyldelse af kriteriet | 7 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 6 |
Tilfredsstillende/middel opfyldelse af kriteriet | 5 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 4 |
Noget under middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Ringe opfyldelse af kriteriet | 2 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Helt utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet (alene konditions- mæssigt tilbud) | 0 |
13.5 Ad. underkriteriet Optimering:
I underkriteriet ”Optimering” vurderes det, i hvor høj grad tilbudsgiveren er i stand til at arbejde med konkrete metoder og værktøjer, der understøtter alle aspekter af det det strategiske partnerskab og bidrager til at forbedre kvaliteten og effektiviteten i alle aspekter af design-, planlægnings-, projekterings- og udførselsfasen, herunder risiko- og økonomistyring.
Tilbudsgiver skal vedlægge en redegørelse for og komme med konkrete eksempler på, hvorledes de vil arbejde med optimering.
- Tilbudsgiver skal i den forbindelse redegøre for, hvilke metoder og værktøjer der inddrages i det strategiske partnerskab, og hvordan disse vil blive anvendt
i samarbejdet med fsb. I tillæg hertil skal tilbudsgiver redegøre for, hvilke me- toder der sikrer en optimal vidensdeling og læring i det strategiske partner- skab.
- Tilbudsgiver skal beskrive en model for, hvordan risikostyring håndteres i part- nerskabet. Herunder skal tilbudsgiver beskrive, hvordan risiko håndteres og al- lokkeres i forbindelse med skift mellem Aftaletrin.
- Tilbudsgiver skal redegøre for/beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre optimal estimering af tidsforbrug og tidsstyring på Aftaletrin 1 og 2, der afregnes efter medgået tid.
- Tilbudsgiver skal herudover redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil evaluere og sikre samarbejdet både på partnerskabsniveau og på projektniveau. Tilbudsgi- ver skal herunder blandt beskrive Partnerskabsudviklerens rolle og kompeten- cer.
Kriteriet vurderes ud fra følgende elementer, hvor der i en samlet evaluering lægges positiv vægt på (ikke-prioriteret rækkefølge):
1. At der tilbydes et kontinuerligt arbejde af høj kvalitet med optimeringer (økono- misk, teknisk og tidsmæssigt) gennem samtlige faser af et projekt med henblik på realisering af Rammeaftalens målsætninger.
2. At der tilbydes konkrete metoder til at sikre at der opnås en hensigtsmæssig ba- lance mellem pris og kvalitet.
3. At der opnås sikkerhed for at et projekt kan gennemføres til den aftalte pris, og at budgettet afspejler sammenhæng mellem pris og kvalitet.
4. At der opnås sikkerhed for at et projekt kan gennemføres til den aftalte tid.
5. At tilbudsgiver skaber grundlag for at sikre kvalificerede bygherrebeslutninger og sikre at alle relevante milepælsbeslutninger træffes på rette tid og i rette forum.
6. At tilbudsgiver anvender hensigtsmæssige tværgående projekt- og procesoptime- ringer, gerne af innovativ karakter.
7. At tilbudsgiver tilbyder effektiv økonomi- og risikostyring igennem samtlige faser af et projekt, herunder ved brug af tidsstyring i faser, hvor der afregnes efter med- gået tid I den forbindelse lægges vægt på, om tilbudsgiver tilbyder en egnet og ef- fektiv model for henholdsvis risikostyring og tidsstyring.
8. At tilbudsgiver tilbyder en egnet model for evaluering og udvikling af samarbej-
det både på partnerskabsniveu og på projektniveau – i forhold til de for part- nerskabet fastlagte målsætninger, jf. rammeaftalen.
Der anvendes ved evalueringen af underkriteriet følgende pointmodel, hvor der gives hele point mellem 0 og 10 efter følgende model:
Opfyldelse af underkriteriet | Point |
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet | 10 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 9 |
Rigtig god/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 8 |
God opfyldelse af kriteriet | 7 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 6 |
Tilfredsstillende/middel opfyldelse af kriteriet | 5 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 4 |
Noget under middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Ringe opfyldelse af kriteriet | 2 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Helt utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet (alene konditions- mæssigt tilbud) | 0 |
13.6 Afklarende spørgsmål
Tilbudsgiver bør sikre, at tilbudsgivers endelige tilbud er fuldstændigt, klart og enty- digt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og fsb før efter underretningen om tildelingsbeslutningen.
I tiden mellem modtagelsen af endeligt tilbud og frem til fsb giver underretning om til- delingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med fsb, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af fsb, og i givet fald kun for at opnå afkla- ring af eventuelle tvivlsspørgsmål.
fsb er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i endelige tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bi- stand i anledning af henvendelsen fra fsb i dette øjemed.
14. Tilbuddets indhold
Tilbud skal udover eventuel følgeskrivelse eller lignende indeholde følgende bilag:
1. Udfyldt tilbudsliste (udbudsbetingelsernes bilag B)
2. Redegørelse/beskrivelse for opfyldelsen af underkriteriet ”Basisorganisation samt øvrig organisering og bemanding”
3. Redegørelse/beskrivelse for opfyldelsen af underkriteriet ”Forståelse og Sam-
menhængskraft”
4. Redegørelse/beskrivelse for opfyldelsen af underkriteriet ”Optimering”
fsb opfordrer tilbudsgiverne til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante.
Tilbuddet må i omfang maksimalt andrage 50 A4-sider.
15. Indhentelse af dokumentation for egnethed mv.
Senest efter tilbudsevalueringen (men inden meddelelse om kontrakttildeling) vil fsb indhente dokumentation for rigtigheden af oplysningerne i ESPD’et til sikring af, at den vindende tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde og i øvrigt er egnet.
Såfremt dokumentation, således som denne er nærmere beskrevet i bilag F, ikke frem- sendes indenfor 13 hverdage efter fsb’s anmodning, forbeholder fsb sig ret til, af hensyn til udbuddets fremdrift, at bortse fra tilbuddet.
fsb forbeholder sig endvidere ret til at indhente denne supplerende dokumentation (el- ler dele heraf) for så vidt angår en eller flere ansøgere eller tilbudsgivere på et hvilket som helst tidspunkt under udbudsforretningen, hvis fsb skønner det relevant.
16. Underretning om tildelingsbeslutningen
16.1 Retsvirkning
Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig under- retning om tildelingsbeslutningen.
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbuds- giver efter fsbs vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 3.
16.2 Aflysning
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af fsb kunne afly- ses, hvis fsb har grund til aflysning, der ikke er usaglig eller i strid med ligebehandlings- princippet.