NOTAT
NOTAT
Om assistance til gennemgang af aftaleforhold i Helsingør Kommunes samhandel med leve- randør af entreprenør og håndværkerydelser A/S Botica Entreprise CVR-nr. 14797475
28. FEBRUAR 2022
NOTAT
HELSINGØR KOMMUNE
NOTAT HELSINGØR KOMMUNE
NOTAT
Indledning
Vi er ved aftalebrev af 27. januar 2022 blevet anmodet om at foretage en gennemgang af Helsingør Kom- munes samhandel med Botica A/S i regnskabsårene 2019 – 2021.
Omfanget af opgaven
Vi har på grundlag af oplysninger og materiale, jfr. bilag 1, som vi har rekvireret fra Helsingør Kommunes registreringer, foretaget en undersøgelse af nedenstående områder afsnit 1 - 5:
1. Opgaver tildelt via leverandørlistesystemet COMDIA (Opgaver mellem kr. 30.000 og 3.000.000)
Vi har foretaget en gennemgang af opgaver, tildelt Botica i perioden 1. januar 2019 – 31. december 2021 med henblik på at vurdere:
1.1. Om opgaverne er udbudt efter kommunens vedtagne regler.
1.1.1. Hvis ikke: Om der foreligger årsagsforklaring i journal, log eller lign.
1.2. Om der er sammenhæng mellem afgivet tilbud og efterfølgende fakturering
(Aftaler om eventuelle ekstraarbejder er vurderet og godkendt af relevante personer)
1.3. Om der er er handlet i overensstemmelse med Byrådets beslutning om en lokal Covid 19-hjælpe- pakke der betød, at der i perioden fra 31. marts til 30. juni 2020 kun kunne udvælges lokale håndværkere ved udbud fra leverandørlistesystemet.
1.4. Boticas andel af de samlede opgaver på området (Favorisering?)
Ad 1.1.
I henhold til kommunens retningslinjer, gælder følgende for opgaver mellem 30.000 og 3.000.000 kr.
”1. Byggeri fra 30.000 kr. til 100.000 kr.
For opgaver i denne prisklasse udvælges i alt 2 leverandører til at afgive tilbud:
• Den ene leverandør udvælges af kommunen på baggrund af en faglig vurdering
• Den anden leverandør udvælges tilfældigt blandt de lokale og ikke lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste
2. Byggeri fra 100.000 kr. til 300.000 kr.
For opgaver i denne prisklasse udvælges i alt 3 leverandører til at afgive tilbud:
• Den ene leverandør udvælges af kommunen på baggrund af en faglig vurdering
• Den anden leverandør udvælges tilfældigt blandt de lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste
• Den tredje leverandør udvælges tilfældigt blandt de ikke-lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste
3. Byggeri fra 300.000 kr. til 3. mio. kr.
For opgaver i denne prisklasse udvælges i alt 4 leverandører til at afgive tilbud:
• Den ene leverandør udvælges af kommunen på baggrund af en faglig vurdering
• Den anden leverandør udvælges tilfældigt blandt de lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste
• Den tredje leverandør udvælges tilfældigt blandt de ikke lokale leverandører, der er optaget på kommenens leverandørliste
• Den fjerde leverandør udvælges tilfældigt blandt lokale og ikke lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste”
Vi har foretaget en gennemgang af kommunens liste over sager mellem 30.000 kr. - 3.000.000 kr. oprettet i Comdia, og har konstateret, at de tildelte opgaver via systemet er udbudt efter kommunens regler her- for. Ved samtlige udbud, har systemet selv udvalgt tilfældige leverandører efter retningslinjerne udover Botica, der er udvalgt på baggrund af en konkret vurdering.
Tildelinger af opgaver til Botica er foretaget på baggrund af prisen.
Ad 1.2.
Vi har gennemgået de tildelte opgaver til Botica i Comdia og har fundet overensstemmelse mellem det fakturerede og den tilbudte pris, der fremgår af Comdia. Det er konstateret, at de fakturerede ekstraar- bejder ligger i naturlig forlængelse af det udførte arbejde. Vi har i øvrigt:
- Foretaget en vurdering af tidspunkter for afgivelse af bud i Comdia, som ikke har givet anledning til bemærkninger
- Foretaget en analytisk gennemgang af, hvorvidt den tilbudte pris, tillagt ekstraarbejder, oversti- ger de afgivne bud af de øvrige leverandører. Dette er udelukkende konstateret i et enkelt til- fælde.
Der foreligger dog ikke i alle tilfælde journalnotat/mails eller lign. på de udførte ekstraarbejder.
Ad. 1.3.
Det er oplyst af kommunen, at Comdia blev lukket for eksterne leverandører i perioden 31. marts til 30. juni 2020, jfr. byrådsbeslutning. Vi har modtaget en rapport fra Helsingør Kommune fra Comdia med samt- lige udbud, som blev oprettet i systemet i den nævnte periode. Det er kontrolleret, at det kun er de lo- kale leverandører, der har fået tildelt de udbudte opgaver i perioden.
Ad 1.4.
Vi har gennemgået rapport fra Comdia over de vundne udbud i perioden 2019 - 2021. Botica har vundet 8 ud af de samlede 171 udbud. Ud af en samlet opgaveværdi (af vundne opgaver) på 36 mio. kr., har Xxxxxx vundet opgaver for 1,8 mio. kr., svarende til 5%. i perioden
2. Opgaver i licitation
(Opgaver over kr. 3.000.000)
Vi skal foretage en vurdering af, om udbuddet vedr. renovering af Nordvestskolen er gennemført efter reg- lerne i udbudslovgivningen.
Vi har i forbindelse med nærværende vurdering, gennemgået følgende materiale udsendt 29.06.2021 pr. mail af Kieler Consulting ApS, på vegne af Helsingør Kommune, til virksomhederne Botica Entreprise A/S, Carlsen & Co, Xxxx Xxxxxxx A/S, J. Xxx Xxxxxxxx A/S, Hovedstadens Bygningsentreprise A/S og Murerme- ster Xxxxx Xxxxxx AS.
- Udbudsbrev af 28.06.21
- Nordvestskolen, Bygning 1A & 1B, Tegningsliste – arkitekttegninger, dateret 28.06.21
- Bygningsdelsbeskrivelse for: BYGGEPLADS arkitekttegninger, dateret 28.06.21
- Bygningsdelsbeskrivelse for: Nedrivnings arbejder, dateret 28.06.21
- Bygningsdelsbeskrivelse for: FACADE APTERING, dateret 28.06.21
- Bygningsdelsbeskrivelse for: MURER ARBEJDER, dateret 28.06.21
- Bygningsdelsbeskrivelse for: TAGBELÆGNING OG -ISOLERING, dateret 28.06.21
- Tilbudsliste, dateret 28.06.21
- Erhvervsaffaldshåndteringsregulativ
- Lærlingeklausul, Helsingør Kommune
Hertil er 104 mails modtaget med relation til licitation af facade- og tagrenovering af Nordvestskolen, Bygningsafsnit 1, hvoraf udvalgte er gennemgået.
Herudover er følgende materiale inddraget:
- LICITATION 20-08-2021 NORDVESTSKOLEN BYGNING 01 (filename)
Vi har yderligere gennemgået følgende materiale hidrørende udbud 2021/S 218-572868, omfattende reno- vering af Nordvestskolen, Bygning 02-12:
- Bekendtgørelse 2021/S 218-572868
- Bekendtgørelse 2021/S 251-665741
- Dokument 02. Udbudsbetingelser
- Totalentreprisekontrakt (ABT18)
- Bilag 2: Helsingør Kommunes arbejds- og lærlingeklausul
- Bilag 3: Helsingør Kommunes Regulativ for erhvervsaffald
- Bilag 4: Helsingør Kommunes standard for byggepladsskilte
- Bilag 5: Erklæring om Gennemført Projektgranskning
- 02.1 Tilbudsliste
- NV_B02_K01_C08.1_N100 Byggesagsbeskrivelse Nordvestskolen Bygning 02-12 (bygning 09 undta- get)
- NORDVESTSKOLEN ERKLÆRING OM GENNEMFØRT PROJEKTGRANSKNING
Vurdering af begrænsede licitation omfattende facade- og tagrenovering af Nordvestskolen, Bygnings- afsnit 1
Den begrænsede licitation, omfattende facade- og tagrenovering af Nordvestskolen, Xxxxxxxxxxxxxx 0, er sket efter Tilbudslovens regler.
Tilbudsloven indeholder forskellige procedurer afhængig af værdien af den kontrakt, der konkurrenceud- sættes.
Ved en værdi op til og med 300.000 kr. eksklusiv moms, kan tilbudsindhentning ske ved underhåndsbud fra én enkelt tilbudsgiver.
Ved en værdi mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. eksklusive moms, kan tilbudsindhentning ske ved under- håndsbud fra mindst to tilbudsgivere og højst tre. Hvis ordregiver ønsker at indhente et fjerde bud, skal dette komme fra en tilbudsgiver, der ikke kommer fra lokalområdet.
Ved en værdi mellem 3 mio. kr. og den gældende tærskelværdi for bygge- og anlægskontrakter i udbuds- loven (DKK 40.100.744), skal der udbydes efter reglerne om begrænset eller offentlig licitation i Tilbudslo- ven.
Ifølge dokumentet ”LICITATION 20-08-2021 NORDVESTSKOLEN BYGNING 01” har Helsingør Kommune mod- taget bud med en økonomisk værdi mellem DKK 16.316.125,- og DKK 25.506.250,-.
Licitationen omfattende facade- og tagrenovering af Nordvestskolen, Bygningsafsnit 1, skulle dermed have været eksekveret som enten begrænset eller offentlig licitation.
Ifølge ”Udbudsbrev af 28.06.21” er konkurrenceudsættelsen foretaget som ”indbudt licitation”. Termen ”indbudt licitation” anvendes ikke i Tilbudsloven, hvorfor det i det følgende forudsættes, at der med ”indbudt licitation” forstås, at proceduren ”begrænset licitation uden forudgående prækvalifikation” har været anvendt.
Tilbudslovens procedureregler for begrænset licitation, uden forudgående prækvalifikation, kan opsum- meres til følgende to bestemmelser i Tilbudsloven:
Tilbudslovens regler | Forhold i den konkrete sag |
Ifølge tilbudslovens §3, stk. 1 skal der i udbudsbetingel- sernes angives en frist for modtagelse af tilbud. | Det fremgår af udbudsbrev af 28.06.21, at ”… Tilbud- det skal afleveres fysisk …(…) …d 13.08.2021 kl. 12.00 …”. |
Ved indbydelse til begrænset licitation skal ordregiver, jf. Tilbudslovens § 6, stk. 3 ” … oplyse, hvor mange by- dende der maksimalt vil blive opfordret til at afgive tilbud. Det skal af indbydelsen fremgå, om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet Laveste pris eller efter kri- teriet Økonomisk mest fordelagtige bud…”. | Det fremgår af udbudsbrev af 28.06.21, at ”… Tilde- lingskriteriet er laveste pris …” samt at ”… Antallet af indbudte entreprenører: 5/6 …”. |
Som dokumenteret i tabellen ovenfor, har Helsingør Kommune gennemført begrænset licitation uden for- udgående prækvalifikation omfattende facade- og tagrenovering af Nordvestskolen, Xxxxxxxxxxxxxx 0 i overensstemmelse med Tilbudslovens procedureregler.
Vi har på det foreliggende grundlag vurderet, at:
- Helsingør Kommune har gennemført en begrænset licitation af omfattende facade- og tagrenove- ring af Nordvestskolen, Bygningsafsnit 1, i overensstemmelse med Tilbudslovens regler, herunder særligt §3, stk. 1 og §6, stk. 3.
3. Opgaver under kr. 30.000
(Ingen krav om tilbudsindhentning)
Vi har foretaget en vurdering af opgaver tildelt Botica i denne kategori, i perioden 1. januar 2019 – 31. december 2021 ud fra følgende kriterier:
3.1. Er opgaven faktureret med mere end kr. 30.000 og i givet fald: Foreligger der journalisering af årsag?
3.2. Er der opgaver som naturligt (tidsmæssigt og fagligt) burde være udbudt under et, men er delt i flere opgaver der hver især er under kr. 30.000
3.3. Boticas andel af de samlede opgaver på området (Favorisering?)
Ad 3.1 og 3.2.
Vi har gennemgået oversigten over samhandel med Xxxxxx og har fundet enkelte faktureringer over 30.000 kr., hvor der er tale om samme sagsnummer/adresse.
Hertil har kommunen oplyst, at der ikke er tale om samme sag, idet der er tale om 2 forskellige fagentre- priser. Der er dog ikke journaliseret en årsagsforklaring på sagen.
Herudover er følgende forhold konstateret:
1 - Sagsnr. 12081: Beløb 54.100 kr. - Hornbæk Skole - opgaven er ikke oprettet i Comdia. Kommunen har oplyst, at der er givet en dispensation i denne sag, da der var tale om en hasteopgave.
Dispensationen foreligger dog ikke journaliseret.
Der er samlet opkrævet 79.500 kr. i denne sag (3 faktureringer).
2 - Sagsnr. 31919: Beløb 32.417,50 kr. (+ ekstraarbejder på 5.985 kr.) - Hellebækskolen - opgaven er ikke oprettet i Comdia. Kommunen har oplyst, at der er givet en dispensation i denne sag, da der var tale om en hasteopgave.
Dispensationen foreligger dog ikke på skrift ligesom at der ikke foreligger tilbud på skrift.
3 - Sag vedr. Klimahaven Blichersvej 121: Beløb 65.100 kr. - Der foreligger ikke noget på skrift i Center for Økonomi og Ejendomme. Ifølge det oplyste, er dette et projekt vedr. Klimahaven, som er en del af By- rumspuljen som er håndteret i anden forvaltning. Údbuddet burde have været afviklet via Comdia.
På baggrund af vores gennemgang, er det konstateret, at der ikke foreligger underliggende dokumentation i form af en skriftlig rekvisition/bestilling af opgaven vedr. 35 faktureringer fra Botica A/S.
Disse faktureringer ligger indenfor følgende intervaller:
Intervaller | Opgaver | Beløb |
1.000 - 10.000 | 18 | 98.634,69 |
10.000 - 20.000 | 8 | 122.720,11 |
20.000+ | 9 | 285.748,38 |
35 | 507.103,17 |
Kommunen har undersøgt forholdet nærmere hos Botica A/S i disse sager, hvor der er kommet en udred- ning fra Botica pr. mail med en beskrivelse af den udførte opgave, samt oplysning om bestilleren. Der fo- religger dog ikke noget på skrift omkring bestilling af opgaven/prisoverslag hos Helsingør Kommune.
Ad 3.3
Vi har indhentet et udtræk over forbruget vedr. håndværkerydelser i 2019-2021.
Helsingør Kommunes samlede forbrug af Entreprenør- og Håndværkerydelser art 4.5. fordelt på de 3 seneste regnskabsår:
Regnskabsår | 2019 | 2020 | 2021 |
Drift | 38.905.914 | 54.923.659 | 56.550.770 |
Anlæg | 194.455.547 | 65.348.831 | 105.553.745 |
I alt | 233.361.461 | 120.272.491 | 162.104.515 |
Botica andel | - | 1.266.844 | 4.001.998 |
2020:
Samhandel med Botica i 2020 har været på 1.266.844 kr. (uden moms) ud af et samlet forbrug på 120.272.491 kr., svarende til en andel på 1,05 %.
2021:
Samhandel med Botica i 2021 har været på 4.001.998 kr., hvoraf entreprisen på Nordvestskolen udgør
2.503.175 kr. ud af et samlet forbrug på art 4.5 på 162.104.515 kr., svarende til en andel på 2,5 % incl. Nordvestskolen og 0,92 % ekskl. Nordvestskolen
På baggrund af det ovenstående, er det vores vurdering, at det kun er en lille andel af den samlede opga- veportefølje, der er tildelt Botica.
4. Brug af underleverandører
Den interne revisionsenhed i Helsingør Kommune fandt i marts 2021, at der var tilfælde, hvor Botica løste opgaver uden for deres fagområder, og gav dem videre til underleverandører. Dette blev påtalt af den interne revisionsenhed i marts 2021, da dette ikke er intentionen i kommunens udbudspolitik.
Vi har foretaget en vurdering af om dette er sket i perioden fra 1. april til 31. december 2021.
Ad 4.
Vi har gennemgået de modtagne fakturaer fra Botica, i perioden april til december 2021. Følgende er kon- trolleret:
- Fremgår der anvisningsgebyr af fakturaer
- Fremgår der oplysning om underleverandører eller ydelser udenfor Botica´s fagområde Vi har ikke konstateret ovenstående forhold.
5. Ledelsestilsyn
Har kommunen udført og dokumenteret ledelsestilsyn.
Ad 5.
Ledelsestilsynet udføres af alle afdelinger 3 gange om året, som omfatter alle elektroniske bilag. Der fremgår følgende af kommunens retningslinjer vedr. ledelsestilsyn:
"Stikprøvernes størrelse afhænger af antallet af regninger, i enheden i økonomisystemet siden sidste stikprøve:
• Ved 1-50 regninger skal stikprøven være på 20 pct.
• Ved 50-100 regninger skal stikprøven være på 10 pct.
• Ved 100-1000 regninger skal stikprøven være på 5 pct.
• Ved 1000-2000 regninger skal stikprøven være på 2 pct.
• Ved flere end 2000 regninger skal stikprøven være på 1 pct."
Vi har påset, at leder af Ejendomsafdelingen har udført/færdigmeldt ledelseskontroller i 2020 samt 2021 frem til og med december måned på sit område.
Vi har trukket en overbliksrapport fra KMD Økonomisystem – (Rollebaseret Indgang) som dokumenterer de udførte ledelsestilsyn, og har konstateret, at der er blevet kontrolleret 1 % af bilagene på tværs af profit- centre. I henhold til kommunens retningslinjer, skulle der kontrolleres 5 %, da antallet af bilag har været mellem 100 -1000.
Vi har fået oplyst, at stikprøven på dette område er sat op til at blive dannet hver måned mod standard hver 4. måned, for at holde overblikket. Minimumskravet vurderes derfor overholdt.
Vi har fået oplyst, at kadence og stikprøveprocent vil blive vurderet i forbindelse med tiltrædelse af ny leder i afdelingen.
Afrunding
Ved afrapportering af ovenstående betragter vi opgaven som afsluttet.
Roskilde, den 28. februar 2022
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx X. Xxxxxxx
Statsautoriseret revisor Registreret revisor
BILAG 1
Det materiale, der er benyttet ved gennemgang, er oplistet nedenunder:
- Bogføringsudtræk fra 2019 – 2021 vedr. samtlige fakturaer fra Botica
- Udtræk fra leverandørlistesystemet Comdia i perioden
- Fakturaer fra Botica i perioden
- Mails vedr. dialog mellem kommunen og Botica til verificering af tilbudssummer
- Kommunens journalisering i øvrigt
- Udbuds- og indkøbspolitik samt interne retningslinjer vedr. leverandørlister
- Udbudsdokumenter vedr. renovering af Nordvestskolen (se endvidere beskrivende afsnit)
- Kommunens bestemmelser og dokumentation vedr. udført ledelsestilsyn
BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, danskejet rådgivnings- og revisionsvirk- somhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med be- grænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uaf- hængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirma-erne. BDO i Danmark beskæftiger mere end 1.200 medarbej- dere, mens det verdensomspændende BDO netværk har ca. 80.000 medarbejdere i mere end 160 lande.
Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, xxx.xx. 20 22 26 70.