Udbud på opgaven:
Udbud på opgaven:
Udpegning og forretningsudvikling af aktører på Østersøruten – national cykelrute 8
Indhold
Delopgave 1 – Screening af 120 virksomheder samt udpegning af seks hotspots 5
Delopgave 2 – 12 workshops for minimum 60 virksomheder 6
Delopgave 3 – Udvikling og test af Bike Hotel-koncept samt studietur 6
Behandling af indkomne tilbud 8
Ordregiver er:
Dansk Kyst- og Naturturisme Xxxxxxxxxxxxx 00, 0., 0000 Aabybro xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven kan rettes til:
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Projektleder
x00 00000000
Østersøruten er med sine 820 km Danmarks længste nationale cykelrute. I årene 2016-2018 opdaterede de 17 kommuner, ruten forløber i, samt Vejdirektoratet rutens linjeføring samt skiltning. Ruten blev officielt genåbnet i maj 2018 af daværende transportminister Xxx Xxxx Xxxxxx. I 2019 lykkedes det at opnå støtte fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse til hhv. forretningsudvikling og markedsføring. Dansk Kyst- og Naturturisme er projektejer af forretningsudviklingsprojektet, VisitDenmark af markedsføringsprojektet. De to projekter afvikles i et tæt samarbejde.
Følgende destinationer/organisationer deltager derudover i samarbejdet:
• Destination Sønderjylland
• Destination Lillebælt
• Destination Fyn
• Business Lolland-Falster
• Visit Sydsjælland-Møn
• Visit Vestsjælland
• Dansk Cykelturisme Projekterne varer til udgangen af 2021.
Samarbejdspartnerne deler en ambition om, at Østersøruten skal være verdens hyggeligste cykelrute, en cykelrute i international topklasse, der er kendt vidt og bredt. Konkret er det målet inden 2022 at få ruten i top-3 på det tyske cyklistforbund ADFCs liste over de mest populære, udenlandske ruter. I 2019 lå ruten på
15. pladsen.
Opgaven i dette udbud omhandler udpegning og forretningsudvikling af aktører på Østersøruten. Formålet er at skabe og gennemføre et forløb for udvalgte erhvervsdrivende langs Østersøruten, således at de bedst muligt kan profilere sig over for og tage imod cykelgæster i deres virksomhed. Opgaven er primært rettet mod overnatningsaktører.
Kontrakten træder i kraft den 9. december 2019 og varer til udgangen af 2021.
Dette udbud indeholder en række delopgaver, der alle hænger sammen. I næste afsnit vil de enkelte opgaver blive gennemgået.
1. Systematisk screening ud fra fx REACT scorecard-model af minimum 120 virksomheder, herunder:
o Udpegning af 6 geografiske Hotspots
2. Udvikling af Bike Masterclass-forløb bestående af 12 workshops med deltagelse af minimum 60 virksomheder.
3. Udvikling af Bike Hotel-koncept samt gennemførelse af forløb for minimum 12 virksomheder. Planlægning og afvikling af studietur for minimum 12 virksomheder.
I figuren nedenfor er sammenhængen mellem de tre delopgaver illustreret.
120
virksomheder
•Screening ud fra
scorecard
•6 hotspots
•1 udviklingsplan
60
virksomheder
•Afholdelse af 12 workshops for Bike Masterclass- gruppe
12
virksomheder
•Udvikling og test af Bike Hotel- koncept
•Studietur
Delopgave 1 – Screening af 120 virksomheder samt udpegning af seks hotspots
Opgaven består konkret i at screene minimum 120 virksomheder på tværs af de seks destinationer. Screeningen omhandler primært overnatningsvirksomheder. Formålet med screeningen er at finde frem til de virksomheder, der kan og vil deltage i et efterfølgende forretningsudviklingsforløb. Til screeningen anbefaler vi tjenesteyder at gøre brug af REACT-projektets udviklede scorecard-model.
På baggrund af screeningen skal der udpeges seks geografiske hotspots, et i hver destination. Et hotspot er i denne sammenhæng et område, der er kendetegnet ved følgende:
• Østersøruten går igennem
• Tilstedeværelse af tilstrækkelig overnatningskapacitet
• Tilstedeværelse af cykelaktører (cykeludlejning, guider m.m.) og andre outdoor-aktører
• Potentiale for generel forretningsudvikling, dvs. et område, hvor der er basis for at udvide sæsonen og tiltrække gæster i korte og længere ferier
• Tilstedeværelse af aktører, jf. screeningen, der kan og vil deltage i et forpligtende forretningsudviklingsforløb
Udpegningen af hotspots skal tage afsæt i ambitionspapiret og kernefortællingen for Østersøruten. Det forventes derudover af tjenesteyder, at denne med udgangspunkt i ovenstående kendetegn opstiller en række kriterier for at sikre en objektiv og transparent vurdering af hotspots.
Forslag til udpegningen af de seks hotspots skal begrundes i en plan. Planen skal have en form, der kan fremlægges for destinationsselskaberne med henblik på at sikre den nødvendige, lokale opbakning.
Output:
Der ønskes følgende output for denne delopgave:
• 120 screenede virksomheder
• En plan med forslag til hotspots
• Planen skal afleveres både digitalt og i tryk, min. 8 eksemplarer.
Delopgave 2 – 12 workshops for minimum 60 virksomheder
På baggrund af screeningen udvælges de 60 virksomheder, som har den største interesse og vilje til at arbejde med cykelturisme på Østersøruten. Denne gruppe vil blive tilbudt et Bike Masterclass-forløb, der udvikles af konsulent i samarbejde med projektleder. Bike Masterclass-forløbet har til formål at opkvalificere virksomhederne til at tage imod cykelgæster.
Bike Masterclass-forløbet skal bestå af minimum 12 workshops fordelt over ikke mindre end fire forskellige emner. Det er op til tjenesteyder at konceptualisere forløbet og komme med forslag til relevante emner.
Det forventes, at områder som service, salg og samarbejde berøres.
Workshopperne skal finde sted på minimum tre lokationer. Hver lokation skal udbyde de samme workshops, således alle aktører får mulighed for at deltage.
Workshopperne suppleres eventuelt med individuelle sparringsrunder med de enkelte aktører.
Output:
Der ønskes følgende output for denne delopgave:
• Udvælgelse af 60 virksomheder til Bike Masterclass-forløb
• Screening og evalueringsrapport over screenede aktører afleveret digitalt
• Afholdelse af 12 workshops
• Katalog over Bike Masterclass-forløbet til inspiration for både deltagerne samt øvrige interesserede
Delopgave 3 – Udvikling og test af Bike Hotel-koncept samt studietur
De 12 virksomheder i Bike Masterclass-gruppen, som udviser størst vilje og evne til at arbejde fokuseret med cykelgæster, tilbydes deltagelse i et fokuseret og målrettet forløb med henblik på at udvikle og teste et Bike Hotel-koncept. Virksomhederne skal således være villige til at teste konceptet på eget overnatningssted.
Bike hoteller er et kendt fænomen på flere udenlandske destinationer. Se fx xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx eller xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx-xxxxx-xxxxxxx-xxxxx- mallorca/
Det handler om hoteller/overnatningssteder, som har et stærkt fokus på cykelgæster.
Tjenesteyder udarbejder Bike Hotel-konceptet i samarbejde med projektgruppen og de 12 udvalgte overnatningssteder.
Der skal derudover planlægges og afvikles en studie- og inspirationstur til en europæisk cykeldestination med besøg af 2-3 bike hoteller. Studieturen skal være for minimum de 12 deltagere i Bike Hotel-forløbet samt for styregruppen i projektet. En 1/3 af rejseomkostningerne til studieturen forventes afholdt af styregruppen og aktørerne.
Output:
• Udpegning af Bike Hotel-gruppe med min. 12 deltagende virksomheder på tværs af destinationerne inkl. begrundelse.
• Udvikle og teste et Bike Hotel-koncept hos de deltagende virksomheder
• En studie- og inspirationstur for styregruppen og Bike Hotel-gruppen
• Beskrivelse af Bike Hotel-koncept, evaluering af forløb samt anbefalinger til videre udvikling
Tilbudsgiver skal angive prisen i danske kroner ekskl. moms for løsning af hele opgaven. Derudover skal der gives et estimat på antal timer for hver delopgave. Estimatet skal indeholde kørsel og mødedeltagelse. Ved opstilling af pris bedes tilbudsgiver anføre prisen på alle delopgaver nævnt i udbudsmaterialet i henhold til dette. Der kan endvidere opstilles mulige ekstraydelser.
Opgaven har en budgetramme 1.000.000, - DKK ekskl. moms.
Udbuddet sker som åbent udbud og udbudsmaterialet er offentliggjort den 5. nov. 2019 på xxx.xxxxx.xx samt xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx
• Offentliggørelse af udbud: 5. nov. 2019
• Sidste frist for indgivelse af evt. spørgsmål: 26. nov. 2019, kl. 12.00
• Sidste frist for aflevering af tilbud: 5. dec. kl. 12.00
• Evt. møde udvalgte tilbudsgivere i forbindelse med udvælgelsesprocessen: uge 49-50 -2019
• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: 12. dec. 2019
• Opstartsmøde med valgt leverandør: uge 50-51, 2019
• Aftalen løber frem til opgaven er udført ultimo 2021
Tilbud og anden dokumentation skal være ordregiver i hænde senest 5. dec. 2019 kl. 12.00.
Tilbud sendes elektronisk som pdf til Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx på xxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet.
Indkomne tilbud behandles fortroligt.
Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet hurtigst muligt, efter at ordregiver har truffet beslutning herom. Dog senest 12. december 2019.
Ordregiver anser ikke valg af tjenesteyder for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med tjenesteyder.
Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er ordregiver uvedkommende.
Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger eksempelvis ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud, fejl i tilbudsprocessen, og/eller manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud.
Alle henvendelser vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske skriftligt senest 26. nov. 2019 kl. 8.00 til: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx. xxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.
Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.
Tilbudsgiverne opfordres til nøje at gennemgå kravspecifikationen, idet ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvisetilbud, som ikke opfylder alle krav i kravspecifikationen.
Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til kravspecifikationen, eller finder tilbudsgiver, at kravspecifikationen er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiveren, jf. ovennævnte tidsfrister.
Der kan ikke afgives bud på dele af opgaven.
Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud på opgaven.
Tilbudsgiver skal som minimum vedlægge dokumentation for følgende:
• Pris på delopgaver
• Faglige og strategiske overvejelser til opgaveløsningen generelt og ift. de delopgaver, der er beskrevet i opgavebeskrivelsen.
• Faglige og strategiske overvejelser til processen vedrørende inddragelse af aktører samt samarbejdet med projektgruppen.
• Oplysninger om de faglige kvalifikationer hos tilbudsgiver og de medarbejdere, der specifikt er allokeret til opgaven.
En liste over referencer med relevans for nærværende opgave, der er udført i løbet af de sidste tre år med angivelse af beløb, tidspunkt samt navn på ydelsesmodtager.
Tildeling af opgaven sker på baggrund af en samlet vurdering af følgende tre parametre med dertilhørende vægte:
1) Pris: 20 pct.
2) Kvalitet og kvalifikationer: 50 pct.
3) Leveringssikkerhed: 30 pct.
Ad 2) Følgende elementer indgår i evalueringen af tilbuddets kvalitet og kvalifikationer:
• Tilbuddet vurderes overordnet på dets indhold. Det vil sige tilbudsgivers samlede opgaveforståelse, herunder hvordan opgaven tænkes løst inden for de givne rammer.
• Ordregiver vil i vurderingen af kvalitet og kvalifikationer lægge vægt på, at tilbudsgiver har tilstrækkelig erfaring, faglig bredde og dybde i forhold til forretningsudvikling og turisme.
Ad 3) Følgende elementer indgår i evalueringen af leveringssikkerheden:
• Hvorvidt tilbudsgiver har troværdige samarbejdspartnere indenfor turismeudvikling og kan henvise udførligt til denne/disse samt deres erfaringer via referencer.
Der anvendes en ikke-lineær pointmodel til evaluering af de indkomne tilbud, hvor tilbudspriserne omregnes til point ud fra formlen: (laveste pris*maksimumpoint) / pris. Point for pris ganges med 20 pct. Point for kvalitet og kvalifikationer ganges med 50 pct. og point for leveringssikkerhed ganges med 30 pct. svarende til vægtningen i ovenstående. Tilbuddene tildeles point ud fra en fem-trins karakterskala på parametrene kvalitet og kvalifikationer samt leveringssikkerhed. I nedenstående følger karakterskalaen:
• 0 gives for bud, der kun netop er konditionsmæssigt, men uden opfyldelse af underkriteriet
• 4 gives for det mindre tilfredsstillende bud på opfyldelse af underkriteriet
• 7 gives for det middel tilfredsstillende bud på opfyldelse af underkriteriet
• 9 gives for det meget tilfredsstillende bud på opfyldelse af underkriteriet
• 10 gives for det fremragende bud på opfyldelse af det formulerede underkriterium eller bud med få uvæsentlige undtagelser
Referencer
Relevante referencer fra de seneste 3 år angives i tilbuddet. Såfremt det vurderes nødvendigt, vil ordregiver have mulighed for at indhente yderligere referencer på tilbudsgivers tidligere arbejde.
I forbindelse med indgåelse af kontrakt med Tjenesteyder indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet:
- At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, herunder at tidsfrister og leveringsaftale ikke overholdes, og der er givet tre advarsler.
- At prisen for ydelsen stiger fra tilbudsgivers side eller på anden ikke aftalt vis skrider.