Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Hansens Gade 4, 2300 København S Telefon +45 33 42 70 00 | CVR 17472437
17.01 Revisionsydelser 2018
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Xxxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx S Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 2
2 Udbudsmaterialets bestanddele 3
5 Udbud af en frivillig rammeaftale 6
5.1 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 6
6 Tidsplan for udbudsforretning 6
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 8
7.2.2 Teknisk og faglig formåen 9
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 9
8 Tildelingskriterier og evaluering 10
8.2 Tildeling på rammen og kaskademodel i forbindelse med direkte tildeling 11
9.2.1 Tilbudsgivers grunddata 13
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD) 14
9.2.3 Evt. støtteerklæring(er) 16
9.2.5 Dokumentet ”Timepriser” og tilbuddets konditionsmæssighed 16
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 17
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 17
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 17
9.5 Hæftelse for støttende enheder 18
9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 18
12 Tilbudsfrist og vedståelse 21
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde 25
16.1.2 Udenlandske virksomheder 26
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 26
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen 27
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Zeppelinerhallen
H.C. Hansens Gade 4 2300 København S
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI-Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at even- tuelle uklarheder i oplysninger i tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbud.
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den [xx/xx-201x] Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
• Rammeaftale
• Bilag A Kundeliste
• Bilag B Rammeaftalens anvendelsesområde (Kravspecifikation)
• Bilag C Leverandørens priser fordelt på rådgiverkategorier
• Bilag D Retningslinjer for Kundens tildeling
o Bilag D.1. Miniudbudsbetingelser
o Bilag D.2 Dokumentation for afløftning af udbudspligten
• Bilag E Leveringskontrakten (Miniudbud)
o E.1 Kundens opgavebeskrivelse
o E.2 Organisation og bemanding
o E.3 Løsningsbeskrivelse
o E.4 Pris og betalingsplan (Minudbud)
• Bilag E Leveringskontrakt (Direkte tildeling)
o E.1 Kundens opgavebeskrivelse
o E.2 Organisation og bemanding
o E.3 Udgået
o E.4 Pris og betalingsplan (Direkte tildeling)
• Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
• Bilag G CSR
• Bilag H Prisregulering
• Bilag I Udgår
• Bilag J Opdatering af E-katalog
• Særbilag 1 Udgået
• Særbilag 2 Implementering
• Særbilag 3 Databehandleraftale (indgås forud for Leverandørens eventuelle behandling af personop- lysninger, jf. Leveringskontraktens punkt 7.8.2)
Dokumenter til tilbudsgivers udfyldelse:
• Tilbudsgivers grunddata
• European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.2
• Evt. støtteerklæring(er)
• Dokumentet ”Timepriser”
• Følgebrev (genereres automatisk i ETHICS i forbindelse med upload af tilbud)
Formålet med udbuddet er at indgå en rammeaftale om revisionsydelser rettet mod offentlige myndigheder, herun- der især kommuner. Det er nødvendigt, at de økonomiske aktører, som skal tildeles en rammeaftale, har den for- nødne erfaring med og kapacitet til at revidere offentlige myndigheder.
Revision af den offentlige sektor skal udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik i modsætning til god revisionsskik, der gælder ved revision af den private sektor. God offentlig revisionsskik indebærer krav, som er mere vidtgående, end hvad der almindeligvis følger af god revisionsskik. Der skal bl.a. foretages vurderinger af den reviderede myndigheds sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Ved dette udbud stilles der derfor krav om, at den økonomiske aktør har udført lovpligtig revision i overensstem- melse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende, ligesom det kræves, at den økonomiske aktør dokumenter referencer og omsætningstal for revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende, der kan godtgøre, at den økonomiske aktør har tilstrækkelig erfaring og kapacitet til at revidere de offentlige myndighe- der m.m., som rammeaftalen er rettet mod.
Den økonomiske aktør har mulighed for at dokumentere sin egnethed under henvisning til god offentlig revisions- skik eller tilsvarende. Tilsvarende standarder kan dokumenteres under henvisning til ISSAI-standarderne. God revi- sionsskik anses ikke som en tilsvarende standard, idet god offentlig revisionsskik er mere vidtgående end god revi- sionsskik.
Leverandøren bør have mulighed for at opbygge et kendskab til den reviderede myndighed, herunder dennes for- retningsgange m.m., samt et fortroligt og tillidsfuldt forhold til den reviderede myndighed. Det giver den kvalitets- mæssigt bedste revision. Leveringskontrakterne kan derfor have en varighed på op til 7 år. Den øvre grænse er fastsat i overensstemmelse med revisorlovens § 25, jf. § 21, stk. 3, om tvunget udskiftning af revisorer for kommu- ner og regioner.
I relation til udbudslovens § 49, stk. 2 (opdel eller forklar-princippet) bemærkes, at der er ikke foretaget en opdeling af rammeaftalen i delaftaler.
SKI’s markedsanalysen viser, at der er rigtigt mange revisionsaftaler på markedet. Tenders Electronic Daily (TED- databasen) har registeret ikrafttrædelse af 63 revisionsudbud fra perioden 2013-2017. SKI’s aftale vil således alene fylde ca. 5 pct. af det offentlige marked.
Selvom rammeaftalen ikke opdeles i delaftaler forventes det, at der vil være tilstrækkelig konkurrence omkring rammeaftalen, idet SKI’s markedsanalyse indikerer, at der kan forventes bred konkurrence om at blive en af rammeaftalens 5 leverandører.
For kommuner, regioner og fælles kommunale virksomheder gælder det i henhold til bekendtgørelse nr. 965 af 28. juni 2016 om kommunal og regional revision, at nogle af de ydelser, der er omfattet af denne rammeaf- tale ikke kan leveres af det revisor/revisionsfirma, som udfører lovpligtig revision.
Det er dog vurderingen, at der opnås økonomiske fordele ved ikke at opdele kontrakten, idet der opnås lavere timepriser for levering af alle ydelser på rammeaftale og ikke alene ydelser vedrørende lovpligtig revision.
For nogle af de udbudte ydelser er det endvidere afgørende for kvalitet af ydelserne, at disse kan udføres i en sammenhæng på tværs af de i rammeaftalen anførte ydelser. F.eks. at den samme revisor kan udføre lovplig- tig revision og udvidet forvaltningsrevision.
SKI udbyder en rammeaftale om levering af revisionsydelser, der omfatter følgende 9 revisionsydelser:
• Lovpligtig revision
• Intern revision (lovpligtig revision)
• Udvidet forvaltningsrevision
• Tilskuds- og projektregnskaber
• Udvidet IT sikkerhedsrevision
• Generel økonomisk rådgivning
• Skat
• Moms og afgifter
• Administrative serviceydelser
Leverandørerne skal være i stand til at levere alle 9 ydelser som er beskrevet nærmere i rammeaftalens bilag B.
Der påtænkes at blive indgået rammeaftale med 5 revisionsfirmaer.
5 Udbud af en frivillig rammeaftale
Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015). Der er tale om et offentligt udbud. SKI forventer at indgå rammeaftaler med 5 leverandører.
Der er tale om en 2-årig frivillig rammeaftale med option på forlængelse i to gange ét år, det vil sige maksimal løbetid for rammeaftalen kan blive fire år i alt.
SKI’s beslutning om brug af option på forlængelse af Rammeaftalen besluttes blandt andet på grundlag en revurdering af, hvor godt Rammeaftalen forventes at dække kundernes fremadrettede behov samt tilgænge- lige ressourcer til et genudbud. Anvendelse af option vil således bero på en konkret vurdering.
Option på forlængelse af Rammeaftalen udløses automatisk, såfremt Leverandøren ikke modtager særskilt skriftlig meddelelse fra SKI om, at SKI ikke vil gøre brug af optionen på forlængelse. Såfremt SKI ikke vil anvende optionen på forlængelse, vil Leverandøren modtage skriftlig meddelelse herom senest 3 måneder inden Rammeaftalens udløb.
At rammeaftalen er frivillig indebærer, at det er frivilligt for SKI’s kunder om de vil anvende rammeaftalen. Rammeaftalen etablerer således ikke noget eksklusivt forhold mellem de leverandører, der tildeles en plads rammeaftalen, og SKI’s kunder. Kunder kan dog eventuelt have interne instrukser, som foreskriver, at deres disponenter skal anvende Rammeaftalen. Beslutningen herom er dog et rent internt anliggende hos Kunden, som er SKI uvedkommende.
5.1 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kunden kan tildele leveringskontrakter under rammeaftalen ved enten miniudbud (genåbning af konkurrencen) eller direkte tildeling. Hvis Xxxxxx estimerer, at Kundens køb af revisionsydelser er på DKK 500.000 eller derover, skal tildelingen ske ved miniudbud, mens leveringskontrakten skal tildeles ved direkte tildeling i alle de tilfælde, hvor kunden estimerer, at køb af revisionsydelser er under DKK 500.000, jf. bilag D.
Direkte tildeling sker ved brug af en kaskademodel, hvor kunden tildeler leveringskontrakten til den leverandør, som er øverst i kaskaden. Kunden kan kun tildele leveringskontrakten til den næste leverandør i kaskaden, hvis den første leverandør afviser kundens tildeling.
Rækkefølgen i kaskademodellen afhænger alene af den pris, som leverandøren byder ind med for direkte tildeling, jf. punkt 8.1.
Ved gennemførelse af miniudbud skal kunden anvende fast pris. Ved fast pris forstås, at kunden får en fast pris, der dækker leverandørens ydelser i leveringskontraktens varighed.
Ved Direkte tildeling anvendes medgået tid.
6 Tidsplan for udbudsforretning
18-01-2018 | Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale |
13-02-2018 kl. 13.00 | Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1 |
19-02-2018 kl. 13:00 | Tilbudsfrist |
Medio marts 2018 | Forventet indhentning af dokumentation for ESPD |
Medio april 2018 | Forventet afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
Medio april 2018 | Forventet kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill- periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgi- verne om beslutning af tildeling. Bemærk: Rammeaftalen indgås først, når der er oprettet et E-katalog, jf. bilag VI. |
Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsen punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om ”self-cleaning”, såfremt dette er relevant.
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har en ydelsesspecifik omsætning inden for rammeaftalens ydelser i det seneste disponible regnskabsår på minimum DKK 20 mio., hvor der er revideret i over- ensstemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes den ydelsesspecifik omsætning som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virk- somheder (f.eks. et konsortium) beregnes den ydelsesspecifik omsætning som virksomhedernes sam- lede ydelsesspecifikke omsætning i det seneste disponible regnskabsår.
• Det er et minimumskrav at tilbudsgiver har en soliditetsgrad på minimum 10 % i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgiver samlede egenkapitals værdi i forhold til til- budsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen,
beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapi- tals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksom- heder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders økonomiske og faglige formåen henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium) henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.4, andet afsnit.
7.2.2 Teknisk og faglig formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet - opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har fem forskellige referencer, der dokumenterer, at tilbudsgi- veren har udført lovpligtig revision for offentlige virksomheder og/eller myndigheder hver med en ba- lancesum på minimum DKK 100 mio. inden for de seneste 3 år fra tilbudsfristen i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende. Ved balancesum forstås summen af alle aktiver på balancen i kundens regnskab.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium) henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.4, tredje afsnit.
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egen-erklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til udelukkelse og egnethed og, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.2.
Før SKI’s beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Yderligere herom frem- går af punkt 16. SKI forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at an- mode en tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt. I denne situation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist for fremlæggelse af dokumen- tation.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Tildeling af rammeaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "Pris".
SKI påtænker at indgå rammeaftale med de 5 tilbudsgivere, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet "Pris", jf. nedenfor.
Prisen beregnes på baggrund af timepriser for de 7 rådgiverkategorier. Rådgiverkategorierne er nærmere beskre- vet i bilag C. Tilbudsgiver byder ind med en timepris for hhv. miniudbud og direkte tildeling. Ved beregningen af den evalueringstekniske pris vægter timepriser for hhv. miniudbud og direkte tildeling som følger:
Pris (Miniudbud) | 70 % |
Pris (Direkte tildeling) | 30 % |
Tilbudsgiver skal tilbyde en timepris for hver af de 7 rådgiverkategorier for både miniudbud og direkte tildeling. Le- verandørerne må gerne tilbyde samme pris pr. kategori for både miniudbud og direkte tildeling.
På baggrund af de tilbudte timepriser for hver af de 7 rådgiverkategorier, vil SKI efterfølgende for hver tilbudsgiver beregne en vægtet pris på følgende vis:
De tilbudte timepriser vægtes som anført i skemaet nedenfor:
Rådgiverkategori | Vægt | Tilbudt timepris | Vægtet timepris |
Rådgiverkategori 7 | 5 % | P7 | P7 x 0,05 |
Rådgiverkategori 6 | 15 % | P6 | P6 x 0,15 |
Rådgiverkategori 5 | 25 % | P5 | P5 x 0,25 |
Rådgiverkategori 4 | 25 % | P4 | P4 x 0,25 |
Rådgiverkategori 3 | 15 % | P3 | P3 x 0,15 |
Rådgiverkategori 2 | 10 % | P2 | P2 x 0,10 |
Rådgiverkategori 1 | 5 % | P1 | P1 x 0,05 |
Pris (miniudbud) | Σ | ||
Den timepris tilbudsgiver byder ind med under ”Pris (miniudbud)’’ vil herefter være den maksimale timepris, tilbudsgiver kan anvende, når tilbudsgiver efterfølgende beregner en samlet tilbudspris i forbindelse med be- svarelse af kundens miniudbud.
Bemærk at angivne timepriser skal være gældende for både tilbudsgivers egne medarbejdere samt ved an- vendelse af underleverandører.
Angående indeksering af tilbudsgivers timepriser i rammeaftalens varighed henvises til bilag H.
De tilbudte timepriser vægtes som anført i skemaet nedenfor:
Rådgiverkategori | Vægt | Tilbudt timepris | Vægtet timepris |
Rådgiverkategori 7 | 5 % | P7 | P7 x 0,05 |
Rådgiverkategori 6 | 15 % | P6 | P6 x 0,15 |
Rådgiverkategori 5 | 25 % | P5 | P5 x 0,25 |
Rådgiverkategori 4 | 25 % | P4 | P4 x 0,25 |
Rådgiverkategori 3 | 15 % | P3 | P3 x 0,15 |
Rådgiverkategori 2 | 10 % | P2 | P2 x 0,10 |
Rådgiverkategori 1 | 5 % | P1 | P1 x 0,05 |
Pris (direkte tildeling) | Σ | ||
De timepriser tilbudsgiver byder ind under ’’Pris (direkte tildeling)’’ vil herefter være de timepriser, som leverandøren forpligter sig til at levere ydelser under rammeaftalen ved direkte tildeling.
Angående indeksering af tilbudsgivers timepriser i rammeaftalens varighed henvises til bilag H.
8.2 Tildeling på rammen og kaskademodel i forbindelse med direkte tildeling
Tildeling på rammen sker ud fra en evalueringstekniske pris, der jf. ovenstående beregnes på følgende vis: PE = PM*0,70 + PD*0,30
PE = Den evalueringstekniske pris
PM = Den vægtede timepris ifm. miniudbud jf. pkt. 8.1.1 PD = Den vægtede pris ifm. direkte tildeling jf. pkt. 8.1.2
De 5 (fem) tilbudsgivere med laveste evalueringstekniske pris tildeles på rammen.
Ved efterfølgende træk på rammeaftalen via direkte tildeling tildeles leveringskontrakten ved en kaskademodel. Rækkefølgen i kaskademodellen afhænger alene af prisen, som tilbudsgiver byder ind med for direkte tildeling ”Pris (direkte tildeling)”.
Tilbudsgiver med den laveste samlede pris, jf. 8.1.2 ”Pris (direkte tildeling)” vil placeres som nr. 1 i kaskade- modellen for direkte tildeling, jf. bilag B. Tilbudsgiver med den anden laveste ”Pris (direkte tildeling)” vil place- res som nr. 2 i kaskademodellen og så fremdeles. Det er således muligt at blive tildelt med laveste evalue- ringstekniske pris på rammeaftalen og efterfølgende indgå i kaskaden, som anvendes ved direkte træk på aftalen, uden at have laveste vægtede pris for direkte tildeling, jf. 8.1.2.
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (fx standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren. Det bemærkes i øvrigt, at den i punkt 7.4 og punkt 16 omtalte dokumentation for det i ESPD anførte først indsendes, når SKI måtte anmode herom.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvor- dan henholdsvis tilbud afgives.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (fx et konsortium), er der yderligere vejledning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS: Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. Tilbudsgivers grunddata, jf. punkt 9.2.1
2. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.2
3. Evt. støtteerklæring(er), jf. punkt 9.2.3
5. Timepriser, jf. punkt 9.2.5
Tilbud skal udformes på dansk.
I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.
Selvom ESPD indeholder en del af de oplysninger, som indgår i dokumenterne ”Tilbudsgivers grunddata” og ”Støtteerklæring” udfyldes disse dokumenter alligevel. Det af hensyn til at sikre en smidigere og hurtigere proces med at give tilbagemelding til tilbudsgiverne.
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktper- son afgives ved udfyldelse af dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), skal de i første tekstafsnit efterspurgte oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme do- kument.
Dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” erstatter ikke ESPD. Der henvises til punkt 9.2.2 om ESPD.
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD)
Til nærværende udbud skal der udfyldes og indsendes en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via ud- budssystemet ETHICS. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”ESPD – Dokumen- tation og e-Certis” (version 1.0 fra juni 2017) i forbindelse med udfyldelse og indsendelse af ESPD. Vejlednin- gen kan findes på xxx.xxxx.xx og xxx.xxxxxxxxxx.xx, og SKI anbefaler at tilbudsgiver læser denne. Såfremt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opdaterer vejledningen (titel og/eller indhold), vil det være den nye ver- sion, som er gældende, medmindre SKI giver meddelelse om andet.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, indsender alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, indsender et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sig på. Støttende virksom- heders ESPD skal udfyldes med de relevante oplysninger, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Til- budsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD indsendes sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.3 om støtteerklæringer.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og indsender et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan kontakte ETHICS Support2 for teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personlige oplysninger i ESPD’et:
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud ikke indeholder personfølsomme oplysninger skal ESPD’et blot indsendes via ETHICS.
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personfølsomme oplysninger, f.eks. om begå- ede strafbare forhold (i relation til udelukkelsesgrunde), må det pågældende ESPD ikke udfyldes eller indsen- des via ETHICS. Tilbudsgiveren skal i stedet hente ESPD’et i ETHICS som en XML-fil og downloade filen til eget lokaldrev. Herefter kan filen uploade filen til Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-system (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx?xxxxxxx), hvor ESPD’et kan udfyldes. Efter udfyldelse downloader (”ekspor- terer”) tilbudsgiver XML-filen til eget lokaldrev, hvorefter tilbudsgiveren inden tilbudsfristen skal fremsende ESPD’et til SKI’s særlige e-postkasse. Til dette formål er der i udbudsmaterialet vedlagt et elektronisk kontakt- kort, der indeholder SKI’s offentlige krypteringsnøgle samt adressen på e-postkassen, der skal benyttes ved fremsendelse til e-postkassen (kontaktkort gemmes lokalt).
Det bemærkes, at SKI har en intern persondatapolitik om behandling af personfølsomme oplysninger, hvoref- ter personfølsomme oplysninger, der fremsendes til e-postkassen, behandles fortroligt og i overensstemmelse med persondataloven.
1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx
2 Se forrige note.
9.2.2.1 Udfyldelse af ESPD
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Del III: Udelukkelsesgrunde.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.3
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under ”Finansielle nøgletal” anføres soliditetsgrad ved at oplyse ”aktiver” og ”egenka- pital” for det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
o Under ” Specifik årsomsætning” anføres ydelsesspecifik omsætning inden for ramme- aftalens ydelser i det seneste disponible regnskabsår på minimum DKK 20 mio., hvor der er revideret i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende.
• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.
o Her udfyldes følgende oplysninger for hver af de under punkt 7.2.2 efterspurgte 5 refe- rencer:
▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af referencens indhold, herunder balancesummen for den offentlige virksomhed og/eller myndighed som der er udført lovpligtig revision for.
▪ ”Beløb”: Udfyld beløb i DKK ex. moms.
▪ ”Dato”: Anfør slutdato. Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet anføres datoen for tilbudsfristen.
▪ ”Modtagere”: Anfør kundens navn og kontaktperson samt gerne e-mailadresse og/eller telefonnummer.
o Det bemærkes, at der alene skal angives fem referencer i alt uanset om tilbudsgiver er en enkeltstående virksomhed eller en sammenslutning af virksomheder, eller om til- budsgiver støtter sig på andre enheders teknisk og faglige formåen.
o Referencerne skal afgives på dansk.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde.
3 SKI har i forbindelse med tidligere udbud oplevet, at ansøgere/tilbudsgivere under Del IV: Udvælgelseskriterier får vist en boks med titlen ”α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier”, når ansøger/tilbudsgiver udfylder ESPD’et, gemmer og atter genåbner det. Bok- sen skal ikke udfyldes. Såfremt boksen vises, kan tilbudsgiver se bort fra denne.
9.2.3 Evt. støtteerklæring(er)
Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen basere sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder” som kan være fx et moder-, søsterselskab eller en underleverandør.)
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver faktisk råder over
• den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.1, og/eller
• den nødvendige tekniske og faglige formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.2, som tilbuddet vil omfatte.
Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virksomheders forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en ”Støtteerklæring”, som tilbudsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud.
Dokumentet ”Støtteerklæring” erstatter ikke ESPD. Om udfyldelse af ESPD for støttende virksomheder henvi- ses til punkt 9.2.2.
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt øvrigt i tilbuddet er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med sin ETHICS-signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ETHICS.
9.2.5 Dokumentet ”Timepriser” og tilbuddets konditionsmæssighed
Tilbudsgiver skal tilbyde en timepris for hver af de 7 rådgiverkategorier, som er nærmere beskrevet i ramme- aftalens bilag C for både miniudbud og direkte tildeling.
Såfremt tilbudsgiver i sin organisation eller hos underleverandør ikke opererer med alle 7 rådgiverkategorier, skal tilbudsgiver for de rådgiverkategorier, der ikke rådes over på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet, anføre den timepris, som vil være gældende, og som tilbudsgiver har pligt til at efterleve, hvis kategorien på et senere tidspunkt kommer til at eksistere i tilbudsgivers organisation eller ved brug af underleverandører. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder en timepris for hver af de 7 rådgiverkategorier for såvel direkte tildeling som miniudbud, er tilbudsgivers tilbud ikke konditionsmæssigt.
SKI forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som må anses som værende unormale lave, jf. Udbudsloven § 169. Det vil ikke være muligt at byde ind med prisen DKK 0,00 eller undlade at udfylde pris for en eller flere rådgiverkategorier. Såfremt tilbudsgiver tilbyder en pris på DKK 0,00 eller ikke byder ind med en pris for en eller flere rådgiver- kategorier, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt.
De tilbudte timepriser for direkte tildeling vil være gældende i forbindelse med løsning af de konkrete opgaver som sker efter direkte tildeling, og vil således ikke være genstand for fornyet konkurrenceudsættelse i forbin- delse med kundernes direkte tildeling på rammeaftalen.
*
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel. Se nærmere om SKI’s andel i Rammeaftens punkt 8.
I forbindelse med kontraktindgåelse vil de tilbudte priser blive sat ind i rammeaftalens bilag C.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Udbuds- materiale”.
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt i ETHICS ved udarbejdel- sen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive tage i betragtning.
For nærmere oplysning om tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgøresen (punkt VI.3).
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen samt udbudsmaterialet.
Xxxx til udbudssiden vil blive gjort tilgængelig i forbindelse med underretning om prækvalifikation.
Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00000000-00xx-0000-x000-0xxxxxxxxxx0/xx- mepage
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), skal disse påtage sig, at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), afgives oplysningerne om ydelsesspecifik omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutnin- gen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede ydelses- specifikke omsætning.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), oplyser kun 5 referencer i alt, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke 5 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 5 i alt.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Hæftelse for støttende enheder
Såfremt Leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen baserede sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter disse støttende enheder solidarisk for opfyldelsen af Leveringskontrakten.
Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søster- selskab eller en underleverandør), skal oplysningerne om ydelsesspecifik omsætning afgives for disse enhe- der, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af disse økonomiske aktørers samlede ydel- sesspecifikke omsætning.
Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen.
9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgiver er berettiget til at afgive ét tilbud.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, fx fordi den økonomiske aktør selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme økonomiske aktør deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige til- budsgiveres tilbud. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via ”Udbudssiden” i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS:
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00000000-00xx-0000-x000-0xxxxxxxxxx0/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt ”Udbudssiden” i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udføre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på ”Udbudssiden”.
Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er:
19-02-2018 kl. 13.00
Tilbud der modtages efter disse frister, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på ”Udbudssiden”, der vises online, er den gældende tids- angivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere doku- menter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.6.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette henholdsvis tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i otte (8) måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er underskre- vet, og SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 11.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, med mindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s Kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal ordregiver kræve endelig dokumentation vedrørende de forhold, der er nævnt i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fra de tilbudsgivere som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til. Inden tildelingen vil SKI derfor kræve dokumentation for de relevante forhold fra de tilbudsgivere, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen til. SKI kan endvidere indhente dokumen- tationen tidligere i tilbudsfasen, jf. punkt 7.1 og punkt 7.3.
Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav om obligatoriske og frivillige udelukkel- sesgrunde, økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen.
Ved meddelelse om indsendelse af dokumentation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist til at fremlægge dokumentation. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at tilbudsgiver i ESPD’et udtrykkeligt erklærer, at tilbudsgiver kan fremlægge dokumentation for de af ESPD’et omfattede forhold straks og på anmodning herom. Manglende overholdelse af dette, kan i yderste konsekvens medføre, at en tilbudsgiver må afvises.
Der skal afsættes god tid til at indhente dokumentationen, og SKI anbefaler, at tilbudsgiver i god tid forinden en eventuel henvendelse fra SKI, har indhentet den nødvendige dokumentation.
For danske tilbudsgivere som overvejer at gå i en sammenslutning (fx et konsortium) med en udenlandsk virksomhed, eller at få en udenlandsk støttende virksomhed, skal tilbudsgiver være opmærksom på, at det kan kræve meget tid og mange ressourcer at fremskaffe den krævede dokumentation for udenlandske virksomhe- der, hvorfor der bør afsættes tilstrækkelige ressourcer og god tid til dette formål. Tilsvarende skal udenlandske tilbudsgivere være opmærksomme på dette.
Tilbudsgiver kan ikke tilpligtes at aflevere dokumentation for forhold, som SKI i forvejen er i besiddelse af, eller som SKI gratis kan tilgå direkte via en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Sidstnævnte forud- sætter dog, at tilbudsgiver i ESPD, Xxx XX og Del V har oplyst, i hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller indhente relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (fx alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virk- somheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrundene. Nedenfor gennemgås mulighe- derne for at dokumentere dette for henholdsvis danske og udenlandske virksomheder.
Som bevis for at en dansk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (fx en konsortiedeltager) eller støttende virksomhed) har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skat- ter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, at den ikke er dømt for strafbare forhold, og at den ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation kan tilbudsgiver fremlægge en serviceattest, der omfatter alle de relevante oplysninger, dvs. inklusive oplysninger fra politiets kriminalregister. Serviceatte- ster udstedes af Erhvervsstyrelsen, og tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal anmodes om at serviceattesten skal omfatte oplysninger fra kriminalregisteret.
Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifte- retten. Virksomheden skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Herud- over skal virksomheden være opmærksom på, at danske og udenlandske medlemmer af virksomhedens be- styrelse, direktion eller tilsynsråd eller personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe be- slutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, skal give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter oplysninger vedrørende disse personers straffeforhold.
Erklæringer til brug for afgivelse af samtykke kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
En serviceattest omfattende eventuelle udenlandske ledelsesmedlemmer er i udgangspunktet tilstrækkelig dokumentation for, at en dansk virksomhed ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsloven, og SKI er ikke forpligtet til at indhente yderligere dokumentation for eventuelle udenlandske medlemmer af ledelsen. I situationer hvor der opstår tvivl om, hvorvidt et udenlandsk ledelsesmedlem tidligere er straffet i udlandet for nogle af de forhold, der er omfattet af udelukkelsesgrundene, kan SKI dog have pligt til effektivt at kontrollere oplysningerne og dokumentationen yderligere.
16.1.2 Udenlandske virksomheder
Som bevis for at en udenlandsk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (fx en konsortiedelta- ger) eller støttende virksomhed) har opfyldt sine forpligtelser i hjemlandet over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, at den ikke er dømt for strafbare forhold, og at den ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, kan tilbudsgiver fremlægge en attest svarende til den danske serviceattest, jf. ovenfor. Oftest vil sådanne attester dog ikke forefindes i udlandet, hvorfor den udenlandske virksomhed skal dokumentere at have opfyldt sine forpligtelser på anden vis.
Hvilken dokumentation der skal afgives for udenlandske virksomheder i forhold til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger beror på den dokumentation, der er mulig at indhente i de relevante lande. I det omfang de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis4, er hensigtsmæssige og giver fyl- destgørende informationer i forhold til SKI’s vurdering, vil udenlandske virksomheder kunne anvende den type dokumentation, der fremgår af e-Certis.
For så vidt angår de strafbare forhold i udbudslovens § 135, stk. 1 og stk. 2 kan dokumentation udgøres af uddrag fra strafferegisteret i det land, hvor virksomheden er hjemmehørende, samt fra strafferegisteret i de lande, hvor eventuelle udenlandske medlemmer af virksomhedens ledelsesorganer, er statsborgere. Såfremt ledelsesmedlemmet ikke er bosiddende i det land, hvor vedkommende er statsborger, kan tilbudsgiver alter- nativt levere dokumentation for strafbare forhold fra det land, hvor ledelsesmedlemmet er bosiddende. I det omfang uddrag af udenlandske strafferegistre ikke omfatter samtlige ovennævnte udelukkelsesgrunde og/eller ikke omfatter 4 år, jf. udbudslovens § 138, stk. 5, skal de pågældende uddrag suppleres med en erklæring under ed, eller i de tilfælde hvor edsaflæggelse ikke anvendes i de relevante lande, en tro og love erklæring, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, om at oplysningerne i ESPD om strafbare forhold fortsat er retvisende.
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen: Minimumskravene til ydelsesspecifik omsætning
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede ydelsesspecifikke omsætning inden for rammeaftalens ydelser, hvor der er revideret i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende, fremgår.
•
Eller
• en erklæring om, at det i ESPD anførte om den samlede ydelsesspecifikke omsætning inden for ram- meaftalens ydelser, hvor der er revideret i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende, er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiveren.
Minimumskravene til soliditetsgrad
4 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx/x-xxxxxxxxxxx/xxxx_xx
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste soliditetsgrad fremgår eller alternativt, hvor den samlede egenkapitals værdi og sam- lede aktivers værdi fremgår.
For sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier) skal dokumentationen afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på støttende virksomheder, skal dokumentationen ligeledes afgives for disse enheder.
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen
De fremsendte referencer på leverancer vedrørende udført lovpligtig revision for offentlige virksomheder og/el- ler myndigheder hver med en balancesum på minimum DKK 100 mio. inden for de seneste 3 år i overens- stemmelse med god offentlig revisionsskik eller tilsvarende, udgør endelig dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et i henhold til udbudslovens § 151 og § 152. Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for de oplysninger ved- rørende teknisk og faglig formåen, der er afgivet ESPD’et i henhold til udbudslovens § 151 og § 152.
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et e-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et e-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag VI.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af e-kataloget og indholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft fra tildelingstidspunktet. SKI skal gøre opmærksom på, at den tildelte leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsgiver om prækvalifikation og tilbudsgiver i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud.
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• Tilbudsgivers grunddata
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.1
o Upload via menupunkt ”Send dokumenter”
• European Single Procurement Document (ESPD)
o Udfyld alle felter i ESPD, jf. punkt 9.2.2
o Indsend via Ethics, medmindre ESPD’et indeholder personfølsomme oplysninger. Såfremt ESPD’et indeholder personfølsomme oplysninger skal ESPD’et indsendes via SKI’s offentlige krypteringsnøgle, jf. punkt 9.2.2
• Eventuel støtteerklæring(er)
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.3.
o Upload via menupunkt ”Send dokumenter”
• Dokumentet ”Timepriser”
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.5.
o Upload via menupunkt ”Send dokumenter”
• Alle dokumenter uploades via menupunktet ”Send dokumenter”
• Tilbudsafgivelsen afsluttes via menupunktet ”Afslut tilbud”
• ETHICS følgebrev (genereres automatisk under menupunktet ”Afslut tilbud”)
o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur
Rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfrist punkt 12. Det skal i den forbindelse understreges, at det ikke er muligt at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid.