DATABEHANDLERAFTALE
DATABEHANDLERAFTALE
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databe- handlerens behandling af personoplysninger
mellem
Vandværk:
herefter ”den dataansvarlige” og
Rambøll Danmark A/S CVR 35128417
Xxxxxxxxxx Allé 53
2300 København S herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde da- tabeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende ret- tigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 6
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 7
11. Sletning og returnering af oplysninger 8
12. Revision, herunder inspektion 8
13. Parternes aftale om andre forhold 9
Bilag A - Oplysninger om behandlingen 10
Bilag B - Underdatabehandlere 11
Bilag C - Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
Bilag D - Parternes regulering af andre forhold 16
1.1 Den dataansvarliges ansvar for data 16
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske perso- ner i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af de i hovedaftalen beskrevne IT-programmer behandler databehand- leren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestem- melser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om be- handlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehand- lere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som mi- nimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underda- tabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmel- serne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge par- ter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overens- stemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for be- handlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataan- svarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som data- behandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruk- sen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nød- vendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende per- soner, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavs- hedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behand- lingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i til- fælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vur- dere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstalt- ninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identi- ficere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige informa- tion til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforan- staltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennem- førelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gen- nemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens ar- tikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Be- stemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 60 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med spe- cifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den da- taansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Be- stemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gen- nemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen over- holder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overhol- der databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarli- ges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdata- behandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
5. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandle- ren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtel- ser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, her- under særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, her- under underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun fo- retages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databe- handleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren un- derrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for ram- merne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er ba- seret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i da- tabeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens ka- pitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataan- svarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den
dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk be- handling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller fri- hedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de på- tænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en kon- sekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at be- handlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet op- mærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyt- telsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandle- ren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal be- rørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikker- heden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den peri- ode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databe- skyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvar- lige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitima- tion.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personop- lysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og friheds- rettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssig- heder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger va- rer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regu- lerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplys- ningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Dato : |
Navn på Vandværk: |
På vegne af databehandleren
Dato 2021-12-16 |
Rambøll Danmark A/S Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx |
Bilag A - Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:
Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige med det formål at levere de tjenester, som er aftalt mellem parterne i henhold til Aftale om køb af IT-services (ho- vedaftale). Databehandleren udbyder en række IT-services (programmer) til den Dataansvarlige, denne databehandleraftale omfatter de programmer der er anført i hovedaftalen.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at stille programmerne til rådighed for den Da- taansvarlige, således at denne kan indsamle og behandle oplysninger om den Dataansvarliges for- brugere til forbrugsafregning, måleradministration samt kommunikation til brugerne f.eks. via sms- varsling.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):
Databehandlerens behandling drejer sig primært om at stille programmer til rådighed for den Data- ansvarlige som herigennem opbevarer personoplysningerne. Den dataansvarlige indtaster og/eller uploader personoplysninger i databehandlerens programmer.
Herudover kan Databehandleren, udveksle data med tredjemand, med hvem den Dataansvarlige har indgået selvstændig licensaftale og databehandleraftale se afsnit C.1.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:
☒ Almindelige personoplysninger Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, betalingsoplysninger, forbrugernummer, målernummer, målervisning, installationsoplysninger, henvendelser, EAN-nummer, personreference, matrikelnummer, regninger.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
Personer, som har eller har haft et kundeforhold hos den Dataansvarlige.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan udføres, når Databehandlingsaftalen begynder. Behandlingen har følgende varighed:
Behandlingen er ikke tidsbegrænset, og varer indtil Aftalen eller Databehandleraftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.
Bilag B - Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Databehandleraftalens ikraftrræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende under- databehandlere:
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHAND- LING |
Microsoft | IE8256796U | One Microsoft Place, South County Business Park, Leopards- town, Dublin 18, D18 P521 | Cloud leverandør til hosting af databehandlerens programmer & hvor relevant Levering af Ex- hange Online eller Office 365 Standard & Webservices vedrørende må- leraflæsninger, målerskiftser- vice, e-mails, flytninger og for- brug. Databasenavn: Rambøll Cloud Data fra LER-vikar og LER-vi- kar 2 gemmes ligeledes på denne cloudløsning. Database- navn: LERVIKAR |
KMD A/S | 26911745 | I det omfang FAS leveres som en via Online løsning. Rambøll GRAF Online, Rambøll WEB og Rambøll Hjemmeside. OBS: denne underdatabehand- ler ophører i løbet af 2022 og erstattes af Microsoft jf, ovenfor. | |
ERP Gruppen | 33062052 | Gemmer finansoplysninger til bogføring af bilag i Rambøll Finans Webservice i Rambøll Finans, der modtager finansbilag fra Rambøll FAS |
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHAND- LING |
Bilagsscan ”Paperflow” til im- port af leverandørbilag via mail og App | |||
MobilePeople Solu- tions A/S | 25379225 | Håndterer aflæsninger fra tryk- knaptelefon og kommunikerer med databasen Rambøll Cloud i Microsoft Azure | |
Twilio | USA. Aftale er ba- seret på EU-Kom- missionens Standardkontrakt- bestemmelser. | Sender mails via Rambøll FAS og LER, Flyttemeddelelser og Måleraflæsninger (kvittering) RCS (Ramboll Communication Service) |
Ved Databehandleraftalens ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden skriftligt at have underrettet den dataansvarlige – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
Bilag C - Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysniner på vegne af den dataansvarlige sker ved, at da- tabehandleren udfører følgende:
Databehandleren stiller programmer til rådighed for den dataansvarlige til brug for dennes indhent- ning af data til forbrugsafregning om målerafregning samt afsendelse af varsling via mail og SMS beskeder.
Databehandleren kan endvidere udveksle de nedenfor beskrevne data med nedenstående tredje-
parter markeret med ”X”:
Navn | CVR | Beskrivelse af behandlinger | |
x | Blue Idea | 32286240 | Udveksling af forbrugers telefonnummer til afsendelse af SMS beskeder |
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle det identificerede risikoniveau:
Den generelle behandlingssikkerhed for at undgå at oplysninger ikke hændeligt eller ulovligt tilintet- gøres, fortabes, forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger op- retholdes gennem databehandlerens organisatoriske, administrative og IT-sikkerhedsmæssige for- anstaltninger.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Organisatorisk sikkerhed
• Databehandleren har en dokumenteret informationssikkerhedspolitik, der gennemgår, hvor- dan informationssikkerhed sikres i databehandlerens organisation.
• Databehandleren vedligeholder og håndhæver politikker for at sikre, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Databehandleren tager passende skridt til at sikre, at alle medarbejdere kender sådanne politikker gennem regelmæssig træ- ning.
• Databehandleren reviderer regelmæssigt underdatabehandlere baseret på risikoen ved be- handlingen af personoplysningerne.
Fysisk sikring
• Personoplysninger, som opbevares på steder, der kontrolleres af Databehandleren, vil have passende sikkerhedskontroller. Der er etableret fysisk adgangssikkerhed, således at kun au- toriserede personer kan opnå fysisk adgang til Databehandlerens lokaliteter, hvori der opbe- vares og behandles personoplysninger.
System- og netværkssikkerhed
• Netværk og enheder, hvorpå personoplysninger behandles, er beskyttet mod uautoriseret adgang eller infiltration, enten internt eller eksternt.
• Netværkssikkerhed opretholdes ved brug af kommercielt tilgængeligt udstyr og branchestan- dardteknikker, herunder gennemførelse af periodisk sårbarhedsscanning samt vedligehol- delse af perimeterforsvar, såsom firewalls og forebyggelses-/detektionssystemer.
• Infrastrukturen skal segmenteres for som minimum at adskille produktionssystemer fra test- og udviklingsmiljøer.
• Antivirus- og malwaresystemer anvendes og holdes opdateret på alle systemer sammen med sikker konfiguration.
• Kryptering anvendes efter behov på bærbare harddiske, enheder og medier.
• Risikovurderinger udføres og dokumenteres ved hjælp af branchens accepterede metoder.
Datafortrolighed
• Data, som behandles af Databehandleren på vegne af den Dataansvarlige, beskyttes både ved lagring og ved overførsel af data.
• Beskyttelse af overførte data sikres også gennem kryptering under overførsel af data via åbne netværk.
• Databehandleren sørger også for sikker bortskaffelse af data, medier, udstyr og papir.
• Databehandlerens medarbejderne er underlagt tavshedspligt under og efter deres ansættelse ved databehandleren.
Adgangsstyring
• Databehandleren sikrer, at den Dataansvarliges personoplysninger kun tilgås af autoriserede personer ved hjælp af procedurer for håndtering af adgange. Adgang til personoplysninger er isoleret til brugere med arbejdsbetinget behov herfor
• Databehandleren skal udføre regelmæssig kontrol af de tildelte rettigheder. Kontrollerne skal dokumenteres.
Tilgængelighed
• Databehandleren skal implementere procedurer for effektiv opdagelse, analyse og håndte- ring af sikkerhedshændelser for at sikre tilgængeligheden af personoplysninger.
• Databehandleren skal implementere en dokumenteret og afprøvet katastrofegenopretnings- plan og forretningskontinuitetsplan, som dækker systemer, der bruges til at behandle per- sonoplysninger.
• Planer for katastrofgenopretning og forretningskontiniutetsplaner skal testes og opdateres regelmæssigt for at sikre, at de er opdaterede og effektive.
Databehandling
• Databehandleren vedligeholder og håndhæver politikker for sikker datahåndtering og tager passende skridt til at sikre, at sådanne politikker er kendt af alle relevante medarbejdere gennem awareness træning.
• Databehandleren sikrer, at tedjepartsleverandører overholder et minimum sæt af kontroller,
som er foreskrevet af databehandleren, og er underlagt fortrolighedsforpligtelser.
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren har indført politikker og procedurer der sikrer, at passende aspekter af god sikker- hedspraksis håndhæves, så Databehandleren er i stand til at hjælpe den Dataansvarlige rettidigt, herunder implemetering af procedurer for opfyldelse af de registreredes rettigheder.
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares indtil hovedaftalen ophører, hvorefter de slettes hos databehandleren og/eller tilbageleveres til den dataansvarlige.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, kan den dataansvarlige anmode om tilbagelevering af personoplysninger i overensstemmelse med denne bestemmelse og bestem- melse 11.1, inden for 30 dage efter opsigelse af Aftalen. Efter denne periode vil Databehandleren slette personoplysningerne.
C.5. Lokalitet for behandling
Behandling af personoplysninger i henhold til Bestemmelserne kan ikke udføres uden for EU/EØS uden den dataansvarliges forudgående skriftlige tilladelse. I øjeblikket udføres behandlingen på de steder, der er angivet i Bilag B.
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren og dens eventuelle underdatabehandler(e) kan overføre personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, ud af EU/EØS med tredive (30) dages forudgående skriftlig meddelelse til den dataansvarlige, i det omfang den dataansvarlige ikke gør indsigelse mod over- førslen skriftligt efter et sådant varsel. Databehandleren overholder alle krav, som er fastlagt af tilsynsmyndigheder eller andre offentlige myndigheder, der er nødvendige for at give sådanne myn- digheder godkendelse til overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS.
Databehandleren sikrer et overførselsgrundlag for overførsel af personoplysninger. Den dataansvar- lige giver databehandleren tilladelse til at anvende EU-Kommissionens standardkontraktbestemmel- ser for overførsel af personoplysninger til underdatabehandlere etableret i tredjelande på vegne af den dataansvarlige.
I tilfælde af at et retsgrundlag for overførsel af personoplysninger ikke er i overensstemmelse med den gældende databeskyttelseslovgivning og erstattes eller på anden måde ikke længere anses for
at være et gyldigt overførselsgrundlag vil parterne sammen uden unødig forsinkelse finde og anvende et andet retsgrundlag for overførsel af personoplysninger fra EU/EØS.
C.7. Procedurer for den revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af person- oplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal på skriftlig anmodning dokumentere overfor den dataansvarlige, at databe- handleren overholder sine forpligtelser efter disse Bestemmelser for så vidt angår personoplysnin- gerne, som behandles på den dataansvarliges vegne.
Databehandlerens dokumentation skal sendes til den dataansvarlige inden for rimelig tid efter mod- tagelse af anmodning herom.
Baseret på resultaterne af en sådan revision / rapport / sikkerhedsspørgeskema er den dataansvar- lige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarliges omkostninger, hvis det er relevant, i forbindelse med en fysisk inspektion af- holdes af den dataansvarlige. Databehandleren er imidlertid forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsagelig tid), som måtte kræves, for at den dataansvarlige kan foretage inspektionen.
Bilag D - Parternes regulering af andre forhold
1.1 Den dataansvarliges ansvar for data
Nogle af programmerne indeholder fritekstfelter, heri er det muligt at angive personoplysninger af anden karakter, end hvad der fremgår af parternes aftale ovenfor. En sådan utilsigtet brug af sy- stemet f.eks. til behandling af følsomme personoplysninger er den dataansvarliges ansvar.
1.2 Erstatningsansvar
Databehandlerens ansvar er begrænset som anført i hovedaftalen.