Udbudsbetingelser for indkøb af halm.
Udbudsbetingelser for indkøb af halm.
Gældende for leverancer til:
Vordingborg Kraftvarmeværk Slagelse Kraftvarmeværk Halmvarmeværket Stop 39 (Slagelse) Halsskov Halmvarmeværk
Ringsted Halmvarmeværk Xxxxxx Xxxxxxxxxx
06.01.2023
Udbudsbetingelser for indkøb af halm
Indledning
De lokale forsyningsselskaber står, bistået af Rambøll, for indkøb af halm til de halmfyrede kraftvarmeværker på Sjælland.
Det er således Vordingborg Kraftvarme A/S, SK Varme A/S, Ringsted Fjernvarme A/S og Haslev Fjernvarme A.m.b.a. (i det følgende kaldet ”forsyningsselskaberne”) der står for indkøb af halm til Vordingborg Kraftvarmeværk, Slagelse Kraftvarmeværk, Halmvarmeværket Stop 39 (Slagelse), Halsskov Halmvarmeværk, Ringsted Halmvarmeværk og Haslev Fjernvarme.
Disse udbudsbetingelser gælder for køb af halm til ovennævnte værker.
1. Udbud primo 2023
Primo 2023 efterspørger de halmfyrede værker følgende kvaliteter og typer af halm til levering i fyringssæsonen 2023-24, startende 01.08.2023:
Vordingborg Kraftvarmeværk: Kornhalm, frøgræshalm (KUN i midi)
Slagelse Kraftvarmeværk: Kornhalm, frøgræshalm, rughalm og rapshalm Halmvarmeværket Stop 39: Kornhalm, frøgræshalm, rughalm og rapshalm Halsskov Halmvarmeværk: Kornhalm, frøgræshalm, rughalm og rapshalm Ringsted Halmvarmeværk: Kornhalm, frøgræshalm, rughalm og rapshalm Haslev Fjernvarme: Kornhalm, frøgræshalm, rughalm og rapshalm
Der skal gøres opmærksom på at Hesston-ballerne til Haslev Fjernvarme maksimalt må veje 600 kg og have en densitet på 160 kg/m3.
Forsyningsselskaberne prioriterer kortstrået halm over langstrået halm.
Tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på halm afhentet på sin adresse, det vil sige ”ab gård”, eller
vælge selv at levere halmen på et af de halmfyrede værker, det vil sige levering ”an værk”.
Som udgangspunkt skal der i alle tilfælde gives en pris på halm leveret ab gård. Såfremt tilbudsgiver ønsker selv at sørge for transporten, skal denne tillige anføre en tilbudspris for transport til et eller flere af værkerne.
Den samme mængde halm kan naturligvis ikke tilbydes flere gange. Når en tilbudsgiver afgiver flere forskellige tilbud m.h.t. pris og mængde, må tilbudsgiver derfor sikre sig, at den samlede tilbudte mængde ikke overstiger tilbudsgivers kapacitet for levering af halm.
2. Udvælgelse af tilbud til kontrakt
Udvælgelse af tilbud vil ske ud fra princippet om laveste pris på sammenlignelige vilkår inklusive omkostninger til transport, inden for hver af de fire halm-kvaliteter/-arter. De fremsendte tilbud vil således blive vurderet ud fra den samlede pris leveret på værket, dvs. prisen på halm tillagt omkostninger til transport.
I de tilfælde hvor tilbudsgiver ikke har givet tilbud på transport af egen halm, men ønsker at halmen bliver afhentet på gården, vil forsyningsselskaberne tillægge en transportpris beregnet ud fra priser i selskabernes aftaler med vognmænd.
Ved leverancer af halm afhentet på gården (ab gård) vil et af forsyningsselskaberne sørge for transporten til værket.
I de tilfælde hvor tilbudsgiver selv ønsker at sørge for transport af halmen skal denne på tilbudsskemaet anføre pris for transport til et eller flere af værkerne. Forsyningsselskaberne vil afgøre hvilke tilbud på
transport de vil gøre brug af ved at sammenligne den tilbudte transportpris med de priser selskaberne skal betale for vognmandstransport af halm.
Mindste størrelse for kontrakter vil være 100 tons for leverancer til et givet værk, af en given kvalitet af halm: kornhalm, frøgræs, rughalm eller rapshalm.
De nærmere betingelser, krav og vilkår for levering af halm fremgår af følgende udbudsdokumenter:
• ”Principper for indkøb af halm”, dateret 06.01.2023.
• ”Udbudsbetingelser for indkøb af halm”, dateret 06.01.2023. (Nærværende dokument)
• ”Standardvilkår for leverance af halm”, dateret 06.01.2023.
• ”Tilbudsskema 2020” med tilhørende vejledning, dateret 06.01.2023.
• ”Storleverandør -Tro og love erklæring”, dateret 06.01.2023.
• ”Tro og love erklæring vedr. opfyldelse af jordbundskvalitet og kulstofindhold i jord”
3. Generelle oplysninger
Udbudsrunden er tilrettelagt og gennemføres i fællesskab af de 4 forsyningsselskaber, og blandt de indkomne tilbud udvælger hver enkelt af forsyningsselskaberne de tilbud de ønsker at indgå kontrakter om, jf. afsnit 2. De 4 forsyningsselskaber vil således have hver sin portefølje af kontrakter og de individuelle kontrakter vil være mellem en tilbudsgiver/leverandør af halm og et forsyningsselskab og gælde for leverance til et specifikt værk.
Købere
Ansvarlige for udbudsrunden, for udvælgelse af tilbud og for indgåelse af kontrakter for køb af halm er følgende forsyningsselskaber:
Vordingborg Kraftvarme A/X Xxxxxxxxxxx 0
4760 Vordingborg
SK Varme A/X Xxxxxxx 0
4200 Slagelse
Ringsted Fjernvarme A/X Xxxxxxxxx 00
4100 Ringsted
Xxxxxx Xxxxxxxxxx A.m.b.a. Xxxxxxxxx 00
4690 Haslev
Leveringssteder
Vordingborg Kraftvarme A/S: Vordingborg Kraftvarmeværk
Xxxxxxxxxxx 0
4760 Vordingborg
Åbningstider: Mandag til torsdag: 06.30 - 14.00
Fredag: 06.30 - 11.00
SK Varme A/S: Slagelse Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0
4200 Slagelse
Åbningstider: Mandag – torsdag: 07.00 – 14.30
Fredag: 07.00 – 13.00
SK Varme A/S: Halmvarmeværket Stop 00 Xxxxxxxxxxxx Xxxx 00
4200 Slagelse
Åbningstider: Mandag – torsdag: 07.00 – 14.30
Fredag: 07.00 – 13.00
SK Varme A/S: Halsskov Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 00
4220 Korsør
Åbningstider: Mandag – torsdag: 07.00 – 14.30
Fredag: 07.00 – 13.00
Ringsted Fjernvarme A/S: Ringsted Halmvarmeværk
Xxxxxxxx 0
4100 Ringsted
Åbningstider: Mandag – torsdag: 7.00 – 14.00
Fredag: 7.00 – 13.00
Der må forventes frokostpause fra kl 12.00 til 12.30
Xxxxxx Xxxxxxxxxx A.m.b.a.: | Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx | |
Xxxxxxxxxxxx: Mandag – torsdag: Fredag: | 07.00 – 14.30 07.00 – 14.00 |
4. Returnering af aske
Som udgangspunkt skal leverandøren modtage aske fra værket i en mængde, der modsvarer askeindholdet i den leverede mængde halm. Forsyningsselskabet leverer asken hos leverandøren og leverandøren skal oplagre og udbringe asken i henhold til de gældende regler.
Leverandøren kan dog blive fri for at modtage aske. I dette tilfælde vil Forsyningsselskabet fratrække et beløb til dækning af omkostningerne ved at håndtere og bortskaffe asken. Det sker ved afregning for den leverede halm.
Vordingborg Kraftvarmeværk, Slagelse Kraftvarmeværk, Halmvarmeværket Stop39 og Halsskov Halmvarmeværk:
For halm der leveres til disse værker, skal leverandøren modtage en askemængde svarende til op til 10% af den leverede halmmængde i ton. Ønskes fritagelse for modtagelse af halm aske, fratrækkes 40 kr. pr. ton afregnet halm.
Ringsted Halmvarmeværk og Haslev Fjernvarme:
For halm der leveres til disse værker, skal leverandøren modtage en askemængde svarende til op til 8% af den leverede halmmængde i ton. Ønskes fritagelse for modtagelse af halm aske, fratrækkes 40 kr. pr. ton afregnet halm.
5. Fremsendelse af tilbud
Tilbud afgives ved at fremsende en e-mail vedlagt en scannet PDF-fil af det/de udfyldte og underskrevne tilbudsskema(er). Underskrevne tilbudsskema(er) kan også sendes pr. post.
Tilbudsskema(er) sendes til følgende adresse: E-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Eller postadresse: Rambøll
Xxxxxxxxxx Allé 53
2300 København S Mrk. Halm
Spørgsmål vedrørende udbudsrunden, afgivelse af tilbud, indholdet i kontrakter og øvrige vilkår for levering af halm kan stilles til tlf.: 0000 0000 eller e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx,
6. Udbudsperiode, tilbudsfrist og gyldighed
Udbudsperioden løber fra og med fredag den 06.01.2023 til og med tirsdag den 24.01.2023 kl. 12.00.
Skriftlige tilbud skal være ovenstående adresser i hænde senest:
Tirsdag den 24.01.2023, kl. 12.00. (Dette gælder for både e-mail og post fremsendelser)
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt betragtes som ugyldige, og vil ikke blive taget med i vurderingen af tilbud.
Tilbud fremsendt inden for tidsfristen vil være gældende og bindende frem til forsyningsselskaberne fremsender accept eller afslag på tilbud.
Ønsker tilbudsgiver at trække tilbuddet/tilbuddene tilbage, skal dette ske inden udløb af ovennævnte tilbudsfrist.
Det skal ske med e-mail eller anbefalet brev sendt til samme adresse som for tilbud, for at tilbagekaldte tilbud kan dokumenteres.
Den forventede tidsplan for halmudbuddet er:
Frist for aflevering af tilbud | 24.01.2023 |
Vurdering af tilbud | Uge 4-8 2023 |
Forsyningsselskaberne sender kontrakter | 03.03.2023 |
Rambøll sender afslag på tilbud | 03.03.2023 |
7. Form
Tilbud skal afgives på et særskilt tilbudsskema som kan downloades på forsyningsselskabernes hjemme- sider eller rekvireres ved henvendelse til xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx eller Rambøll, Xxxxxxxxxx Xxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx S, Mrk. Halm.
Tilbud skal sendes pr. e-mail, vedlagt en scannet PDF fil af udfyldte og underskrevne tilbudsskema(er). Tilbud kan også sendes i papirformat pr. post til Rambøll på adressen angivet ovenfor.
Mindste størrelse for tilbud og for kontrakter vil være 100 tons for leverancer til et givet værk, af en given kvalitet af halm: kornhalm, frøgræs, rughalm eller rapshalm.
Tilbudsgivere kan afgive flere forskellige tilbud, både hvad angår mængde og pris. Kun skriftlige tilbud, som afleveres indenfor tilbudsfristen med tilbudsgivers underskrift, vil indgå i bedømmelsen af tilbud. Hver enkelt tilbudsgiver kan højst afgive 5 tilbud for leverance til et givet værk, af en given kvalitet af halm: kornhalm, frøgræs, rughalm eller rapshalm.
En tilbudsgiver defineres som et selskab med selvstændigt CVR-nr.
8. Udbudsform
Udbuddet afholdes på baggrund af de principper for indkøb af halm som forsyningsselskaberne i
fællesskab har udarbejdet, ”Principper for indkøb af halm”, dateret 06.01.2023.
I udbudsrunden fremskaffes hovedparten af den mængde halm som forsyningsselskabernes værker skal bruge og der stræbes i denne forbindelse efter størst mulig ligebehandling af alle leverandører til alle 6 værker.
Der vil ikke efterfølgende være mulighed for at forhandle indholdet af tilbud mellem tilbudsgiver og forsyningsselskab, hvorfor det er vigtigt, at tilbudsgiver er opmærksom på, at tilbud vil være endelige og indgå i tilbudsvurderingen sådan som de fremgår af de udfyldte og underskrevne tilbudsskemaer.
I denne forbindelse er det særligt vigtigt at være opmærksom på at:
• Tilbud tages kun i betragtning, hvis tilbuddet overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser og øvrigt materiale som forsyningsselskaberne har udgivet i forbindelse med udbudsrunden. Tilbudsgiver har ansvar og risiko for at tilbud afgives i overensstemmelse hermed.
• Risikoen for uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler alene tilbudsgiver.
• Der er udarbejdet en vejledning til udfyldelse af det tilbudsskema, der skal anvendes.
• Forsyningsselskaberne vil se bort fra tilbud, som ikke er indleveret rettidigt.
9. Kontraktform
Skemaer til afgivelse af tilbud indgår i udbudsmaterialet.
Tilbud afgives ved at tilbudsgiver indsender et underskrevet tilbudsskema til Halmkontoret pr. post eller e-mail, se adresse og kontaktinformationer ovenfor.
Når et af forsyningsselskaberne accepterer det indsendte tilbudsskema, er der indgået en bindende aftale mellem parterne. Det pågældende forsyningsselskab sender skriftlig besked med underskreven accept af tilbud hvorved der vil være indgået endelig og juridisk bindende kontrakt mellem parterne.
Tilbud skal afgives og evt. halmleverandørkontrakt indgås i henhold til ”Standardvilkår for leverance af halm” dateret 06.01.2023, samt de dertil hørende principper og udbudsbetingelser.
I de tilfælde hvor et af forsyningsselskaberne alene har accepteret leverandørens tilbud på halm, gælder kontrakten kun for selve halmen afhentet hos leverandøren. Det er en såkaldt ab gård kontrakt.
Forsyningsselskabet vil derfor have ansvaret for at afhente halmen hos leverandøren og transportere den til værket. For disse aftaler gælder bestemmelserne om læsning af halm, tilkørselsforhold m.v. i § 8 i Standardvilkårene.
I de tilfælde, hvor et af forsyningsselskaberne har accepteret både leverandørens tilbud på halm og på transport heraf gælder kontrakten for selve halmen og for transporten af halm til værket. Denne type kontrakt betegnes som en an værk kontrakt. For disse aftaler gælder de bestemmelser vedrørende egentransport af halm, der er indeholdt i § 9 i Standardvilkårene.
For at sikre en optimal fordeling af den tilbudte halm forbeholder forsyningsselskaberne sig ret til at vælge hvilket værk den tilbudte halm skal leveres til, efter nærmere aftale med den enkelte leverandør, dog således at den enkelte leverandør ikke stilles ringere end ved sit afgivne tilbud.
10. Regulering af basisprisen
Basisprisen for halmen og for transport heraf er den gældende pris for leverancer pr. august måned 2023 og er baseret på et vandindhold på 13 %. Basisprisen for halm - ab gård eller an værk – vil være gældende i hele kontraktperioden og vil således ikke blive reguleret.
11. Længde af kontrakt
Kontrakterne vil som udgangspunkt være 1-årige og gældende fra 01.08.2023 til og med 31.07.2024. I de tilfælde, hvor leverandøren ytrer ønske herom og forsyningsselskabet finder den tilbudte pris attraktiv vil der blive indgået 3-årige eller 5-årige kontrakter, gældende fra 01.08.2023 og til henholdsvis den 31.07.2026 eller den 31.07.2028.
12. Udbudsmaterialet
Disse udbudsbetingelser udgør, sammen med de tilhørende bilag, det samlede udbudsmateriale for dette halmudbud. I dette materiale fastlægges rammerne for gennemførelsen af udbudsforløbet og de gældende krav og betingelser for levering af halm.
Bilagene til disse udbudsbetingelser består af nedenstående:
• ”Principper for indkøb af halm”, dateret 06.01.2023
• ”Standardvilkår for leverance af halm”, dateret 06.01.2023
• ”Tilbudsskema 2021” dateret 06.01.2023
• ”Vejledning til tilbudsskema 2021”, dateret 06.01.2023
• ”Storleverandør - Tro og love erklæring” dateret 06.01.2023
• ”Tro og love erklæring vedr. opfyldelse af jordbundskvalitet og kulstofindhold i jord”