UDVIKLING AF VESTKYST- APP
UDVIKLING AF VESTKYST- APP
INDHOLD
2
3
4
5
7
8
Der ønskes indhentning af tilbud på udvikling af app for Vestkysten. Vestkysten indbefatter her de 11 kommuner, som geografisk dækker hele vestkysten fra Tønder til Skagen.
Ordregiver på opgaven er Dansk Kyst- og Naturturisme (herefter DKNT) på vegne af et konsortium mellem DKNT, VisitDenmark (herefter VDK) og de tre destinationsselskaber på Vestkysten; Destination Nordvestkysten, Destination Vesterhavet og Destination Vadehavskysten.
Projektet er støttet med midler fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse.
Ordregiveren er:
Dansk Kyst- og Naturturisme Xxxxxxxxxxxxx 00, 1
9440 Aabybro
CVR.-nr: 36471271
Hjemmeside: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Udviklingskonsulent Tlf. x00 00 00 00 00
E-mail: xxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
FORMÅL
Covid-19 har medført nye kunder og nye behov særligt inden for digitalisering, som de danske turismeaktører skal imødekomme for at fastholde konkurrencekraften.
Set fra gæstens øjne har Vestkysten et stærkt brand, men kvaliteten af Vestkysten som feriedestination halter bagud på digitale medier. Som et led i projektet "Wayfinding på Vestkysten" blev der i samarbejde med de tre destinationsselskaber på Vestkysten udgivet en fælles digital strategi for Wayfinding på Vestkysten (bilag 1). Strategien er et vigtigt afsæt for denne opgave, så det anbefales at læse denne grundigt. Strategien sætter en vision for Vestkysten som en digital destination over en femårig periode og kommer med anbefalinger for at opnå visionen.
En af anbefalingerne i strategien er udvikling af en fælles app for Vestkysten.
Formålet med app'en er, at den skal være med til at give gæsterne de rette informationer på det rette tidspunkt, og dermed være med til at øge tilfredsheden. App'en skal være den digitale rejseguide, der tager gæsten i hånden og guider hen til de, for gæsten, rigtige oplevelser. Derudover er det forventningen at app'en kan være med til øge motivationen til at bevæge sig i en større geografi på Vestkysten, og dermed være med til at sprede gæstemængden. På den måde kan gæsterne nudges til at bevæge sig, de steder hen hvor vi ønsker det, så vi undgår eksempelvis for store forsamlinger og undgår at gæsterne bevæger sig i sårbar natur.
Der er i projektet udarbejdet en brugerundersøgelse, der viser danske, norske og tyske forbrugeres behov for online ferierelateret information på deres ferie (Se bilag 2).
På sigt, når app'en er velafprøvet og testet med gode resultater, forventes det at app- modellen skal skaleres til andre destinationer i Danmark. Vestkysten kan derfor anses som et pilotprojekt, der går forrest og viser vejen.
KONTRAKTPERIODE
Kontraktperioden på udvikling af Vestkyst-app'en løber fra april 2021 til og med august 2022. Derefter forventes ejerskabet at gives videre til tredjepart (destinationerne og VisitDenmark), hvori der kan etableres en driftsaftale.
Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten
foreskrevne opgaver.
UDBUDSFORM
Udbuddet er offentligt tilgængeligt, og udbudsmaterialet er annonceret på
xxx.xxxxx.xx samt xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx d. 10. marts 2021.
TIDSPLAN
• Offentliggørelse af udbud: 10. marts 2021
• Sidste frist for indgivelse af evt. spørgsmål: 26. marts kl. 12.00
• Sidste frist for aflevering af tilbud: 31. marts kl. 12.00
• Møde med udvalgte tilbudsgivere i forbindelse med udvælgelsesprocessen d.
22. april
• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: Uge 16
• Opstartsmøde med valgt leverandør: Uge 17
• Aftalens ikrafttræden: Uge 18
• Drift af app'ens fase 1 i uge 24
AFLEVERING AF TILBUD
Tilbud og anden dokumentation skal sendes som pdf-fil til Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx hos DKNT på xxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx., senest den 31. marts kl. 12:00.
Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i udbudsmaterialet.
BEHANDLING AF INDKOMNE BUD
Indkomne tilbud behandles fortroligt.
På baggrund af de indkomne tilbud, udvælges to til tre tilbudsgivere til at give en præsentation af tilbuddet for projektets styregruppe. Præsentationerne afholdes d.
22. april 2021 enten virtuelt eller fysisk et centralt sted på Vestkysten, alt afhængig af de på den tid gældende restriktioner.
På baggrund af præsentationerne vælges endelig leverandør i uge 17. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter der er truffet beslutning herom.
Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er ordregiveren uvedkommende.
DKNT kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger eksempelvis ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud og/eller fejl i tilbudsprocessen.
Ordregiveren anser ikke valg af leverandør for afsluttet, før der er indgået endelig
kontrakt med en leverandør.
SUPPLERENDE OPLYSNINGER
Alle henvendelser vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske skriftligt inden
26. marts kl. 12.00 til Xxxxx Xxxxxxx på xxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Spørgsmål modtaget inden denne frist vil blive besvaret, såfremt det ikke er uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiveren.
Der vil på ordregiverens hjemmeside være en side med Q&A, hvor alle spørgsmål og svar offentliggøres i anonymiseret form, således alle får den samme information.
TILBUDSFORBEHOLD
Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at DKNT vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke konditionsmæssigt.
Tilbud med forbehold vil blive afvist som ikke konditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.
DELAFTALER
Der kan ikke afgives bud på dele af opgaven.
ALTERNATIVE BUD
Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud på opgaven.
OPGAVEBESKRIVELSE
Der ønskes et tilbud på en app for Vestkysten baseret på en whitelabel native app løsning til IOS og Android. App'ens funktioner og løsninger skal afspejle de i kravsspecifikationens angivne krav. Kravsspecifikationen ses i bilag 3. Alle funktioner skal kunne leveres inden for den givne tidsramme (august 2022), og iværksættes i takt med de beskrevne tre faser.
Tilbuddet skal således indeholde:
- En beskrivelse af funktioner og indhold, som er præciseret gennem de tre
faser; 1, 2 og 3.
- En beskrivelse af API integration til de angivne databaser (som minimum)
- En beskrivelse af app manager portal, der angiver hvordan destinationerne/VisitDenmark kan monitorere og styre indhold og funktioner, samt aflæse data til videre brug.
- En beskrivelse af registrering af brugere
- En wireframe, der visualiserer app'en og dens funktioner/indhold.
- En tidsplan, der angiver hvornår de tre faser kan igangsættes. Fase 1 skal dog
være i drift senest i uge 24.
Efter projektets afslutning er det hensigten at app'en skal kunne driftes af destinationerne på Vestkysten, evt. i samarbejde med VisitDenmark. Derfor skal tilbuddet også indeholde:
- En beskrivelse af driftsmodel inkl. opgave/ansvarsfordeling
- Et budget på månedlig/årlige omkostninger (kroner og ressourcer) i forbindelse med drift. Der skal være et særskilt driftsbudget på hver fase.
Idet app-modellen forventes at være et pilotprojekt, der kan skaleres til andre destinationer i Danmark ønskes yderligere en beskrivelse af en skaleringsstrategi. Strategien skal indeholde en plan for hvordan app'en kan skaleres til andre destinationer, samt en tidsplan og forventet økonomi for skalering, herunder sign-on fee for andre destinationer.
MÅL/SUCCESKRITERIER
Der opstilles konkrete succeskriterier for antal download og anvendelse i projektperioden. Disse offentliggøres for den valgte partner.
PRIS
Tilbudsgiver skal angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven.
Ordregiver har en budgetramme på ca 600.000 DKK ekskl. moms. Der er udover
budgetrammen fastsat et mindre beløb til uforudsete omkostninger.
Prisen indeholder udvikling, test, implementering og drift frem til august 2022, hvor driften overgår til destinationerne i henhold til den valgte driftsmodel. Det skal fremgå af prisen hvad driftsomkostningerne er i hhv. fase 1, 2, og 3. Fase 2 påbegyndes først når fase 1 er velafprøvet, osv.
KVALIFIKATIONER
Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende (i
det omfang det er muligt):
1. En beskrivelse af organiseringen af det team, der skal løse opgaven ift. opgavefordeling, ansvarsområder, projektstyring og timeforbrug pr. medarbejder.
2. Oplyse anciennitet og erfaring på nøglepersoner knyttet til ordren.
3. Dokumentation af andre kunder, der har implementeret lignende løsninger, samt kontaktoplysninger på referencepersoner.
4. Dokumentation i form af et eller flere eksempler på apps, som tilbudsgiver har udviklet. Af denne/disse apps skal fremgå tydelig dokumentation for antal downloads, brugere på platform og generel anmeldelse af app.
Tildeling af opgaven sker på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømmes ud fra følgende underkriterier med dertilhørende vægte:
1) Anvendelse: 30 pct.
2) Teknologi: 30 pct.
3) Pris: 15 pct.
4) Kvalifikationer: 25 pct.
Ad 1) Anvendelse
Anvendelse af tilbuddet vurderes efter om tilbuddet matcher de forventede funktioner, der er listet i kravsspecifikationen. Derudover vurderes der efter tilbuddets brugervenlighed og hvor mange aktive brugere der er på lignende apps udviklet af ordregiver.
Ad 2) Teknologi:
Dette kriterie vurderes ud fra blandt andet hvilke API integrationer og dataudtræk der tilbydes, hvordan app manager portal vises og fungerer og udvikling til både IOS og Android. Der tages ligeledes stilling til tilbuddets skaleringsperspektiver og ressourcer i forbindelse hermed. Endelig vægtes der i dette kriterie også muligheden for at udvikle den påkrævede teknologi inden for tidsrammen.
Ad 3) Pris:
Der tages i dette kriterie højde for tilbudsgivers pris, både på app-udvikling, samt
driftsløsning.
Ad 4) Kvalifikationer
I dette kriterie vægtes dansktalende repræsentation, samt kendskab til danske regler om databehandling og databaser. Derudover vægtes referencer til erfaringer med opbygning og skalering af lignende apps og API-integrationer.
I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tjenesteyderen indgår følgende forhold
som betingelser for samarbejdet:
- At der vedtages procedurer for ugentlig formidling fra tilbudsgiver til DKNT om udviklingen af app'en.
- At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, herunder eksempelvis manglende levering på fase 1 i uge 24.
- At prisen for ydelsen reduceres ved manglende eller mangelfuld levering inden for den angivne tidsfrist
- At tjenesteyderen råder over det tekniske udstyr til brug for udvikling af ydelsen
- At ordregiver erhverver fuldt ejerskab til alle indsamlede data og resultater,
indtil projektet overgår til driftsorganisationen.