Aftale om totalrådgivning

Aftale om totalrådgivning

Sag: Brugerinddragelsesprocesser og design af gadeidrætsfaciliteter

1.	Parterne
1.1.	Faaborg-Midtfyn Kommune [Ejendom] Xxxxxxxxxx 00 5600 Faaborg CVR. nr. 29188645
1.2.	og Indsæt virksomhedsnavn [ ] Indsæt adresse [ ] Tlf: +45 indsæt telefonnummer [ ] Indsæt e-mail [ ] CVR. nr. [ ] (herefter ”Rådgiver”) har indgået denne aftale om totalrådgivning.
2.	Opgaven
2.1.	Opgaven vedrører Organisationen GAME skal i forbindelse med projektet MEREGADE udvikle syv (7) udendørs idrætsfaciliteter kaldet 'Street Hub' i samarbejde med kommuner landet over. De første to Street Hubs skal etableres i Ringe og København. Faciliteterne har til formål at udbrede gadeidræt og skabe fremtidens lokale mødesteder, der aktiverer og inkluderer flere børn og unge i positive, sociale fællesskaber. De skal være et samlingspunkt for idræt, lokal udvikling og sammenhold. Der ønskes en samarbejdspartner, som kan udvikle og understøtte særligt inddragelseprocesser af lokale børn og unge med henblik på at samskabe designs af de fysiske rammer for faciliteterne. Se vedhæftet bilag for uddybning af opgaven.
2.2.	Opgaven skal udbydes til udførelse i fagentreprise i henhold til AB 18.
3.	Aftalegrundlag
3.1	Parterne har aftalt ABR 18 med de præciseringer/tilføjelser/ændringer, der er anført i denne aftale og i udbudsmaterialet.

3.2	Aftalen og dens bilag 1-2 er sidestillede. Faaborg-Midtfyns udbudsmateriale (ABR 18 § 4, stk. 6, litra e)) er rangordnet som følger: e.1 Ydelsesbeskrivelse for Byggeri & Landskab 2018 med afkrydsning og bemærkninger (YBL) (bilag a) e.2 Faaborg-Midtfyn Kommunes IKT-specifikation (bilag b) e.3 Tids- og procesplan af dato xx.xx.xxxx (se dokument 2 ’Projektbeskrivelse) e.4 Tegningsmateriale, som det forefindes i Faaborg-Midtfyn Kommunes arkiver e.5 FMK- Arbejdsklausuler e.6 Organisations diagram
4.	Rådgivers organisation
4.1.	Rådgivers organisation og nøglepersoner fremgår af bilag 1. Rådgivers nøglepersoner skal oplyses i denne kontrakt.
4.2.	Projekteringslederen skal være tilgængelig for og holde løbende kontakt med Faaborg-Midtfyn Kommune.
4.3.	Rådgiver skal sikre, at nøglepersoner er til faktisk rådighed for udførelsen af Opgaven. Fjerner Rådgiver nøglepersoner fra Opgaven uden Faaborg-Midtfyn Kommunes godkendelse, ifalder Rådgiver en bod på 25.000 DKK pr. nøgleperson. Konventionalboden forfalder til betaling på den dag, hvor udskiftningen er sket.
4.4.	Hvis en nøgleperson bliver indisponibel på grund af forhold, som ikke kan bebrejdes Rådgiver, skal Rådgiver snarest komme med forslag til ny nøgleperson, der som minimum har samme kvalifikationer. I det tilfælde skal Rådgiver ikke betale bod i henhold til afsnit 4.3.
5.	Rådgivers ydelser
5.1.	Rådgiver skal udføre alle ydelser, som er nødvendige for gennemførelsen af Opgaven i henhold til aftalen, ABR 18 og YBL 18
5.2.	Rådgiver skal udføre projektering af hele projektet. Hvis Rådgiver ønsker, at entreprenøren skal udføre en del af projekteringen, skal Faaborg-Midtfyn Kommune skriftligt acceptere det (dette er en præcisering af ABR 18 § 14, stk. 1).
5.3.	Bygherrens opgaver i forbindelse med projektgennemgang i henhold til ABR 18 § 27 og ændringslog i henhold til AB 18 § 25, stk. 5 er overdraget til Rådgiver, jf. A&P kapitel 3.5. Projektgennemgangen skal gennemføres inden entrepriseaftalen indgås.
5.4.	Omfanget af projektet (og dermed Opgaven) afhænger af et politisk flertal. Rådgiver er endvidere udtrykkeligt gjort opmærksom på, at borgere/brugere kan have stor

	indflydelse på processen. Til og med godkendt projektforslag er Rådgiveren forpligtet til at udvise den nødvendige omstillingsparathed, herunder foretage projekttilretninger i nødvendigt omfang med henblik på at opfylde Faaborg-Midtfyn Kommunes krav og ønsker til projektet, der fastlægges efter inddragelse af borgernes/brugerne, både for så vidt angår kvalitet, tid og totaløkonomi. Til og med godkendt projektforslag er tilretninger og ændringer af projektet indeholdt i det aftalte honorar.
5.5.	Rådgiver skal løbende påse, at henvisninger til regel-, norm- og lovgrundlag er ajourført med ændringer m.m.
6.	Faaborg-Midtfyn Kommunes ydelser
6.1.	Faaborg-Midtfyn Kommune leverer sine ydelser i henhold til aftalen, ABR 18 og afgrænsningsskema til YBL 18
6.2.	Faaborg-Midtfyn Kommunes godkendelser i henhold til ABR 18 § 11, stk. 6 ændrer ikke på Rådgivers ansvar for projektet.
7.	Tidsfrister og forsinkelse
7.1.	Faaborg-Midtfyn Kommunes hovedtidsplan er gældende for Opgaven. Rådgivers ydelsesplan i henhold til ABR 18 § 12 skal afleveres senest 8 dage efter rådgiveraftalens indgåelse.
7.2.	Hovedtidsplanen skal – efter Rådgivers overtagelse af ansvaret for hovedtidsplanen - til enhver tid som minimum angive: • Tidsfrister for beslutninger, valg, oplysninger, bygherreleverancer eller andet, som påhviler Faaborg-Midtfyn Kommune eller tredjemand. • Sammenhænge og bindinger, herunder kritisk vej, mellem de forskellige aktiviteter og slæk i mellem aktiviteterne. • Kritiske terminer, der er sanktionsbærende. • Tid til Rådgivers egen projektering og projektgranskning. • Tid til Faaborg-Midtfyn Kommunes overordnede godkendelse af projektets indhold og igangsætning af faser • Tid til myndighedsbehandling og -tilladelser.
7.3.	I tilfælde af forsinkelse, der skyldes Rådgivers forhold, ifalder Rådgiver dagbod for overskridelse af de i hovedtidsplanen/ydelsesplanen aftalte tidsfrister på kr. 5.000 ekskl. moms pr. arbejdsdag. Hvis Faaborg-Midtfyn Kommune ikke har haft ekstra økonomiske omkostninger som følge af Rådgivers forsinkelse, tilbagebetaler Faaborg-Midtfyn Kommune dagboden, hvis forsinkelsen indhentes af Rådgiver i samme fase, som forsinkelsen er opstået.
8.	Økonomisk grundlag for Opgavens løsning
8.1.	De samlede håndværkerudgifter til udførelsen af opgaven inklusive er 3.400.000 kr. kr. ekskl. moms

	Den økonomiske ramme er inkl. uforudsete udgifter, rådgiver honorar og tilslutningsafgifter.
8.2.	Det styrende budget og ændringer heri skal godkendes skriftligt af Faaborg-Midtfyn Kommune.
8.3.	Rådgiver er ansvarlig for overholdelsen af budgettet.
9.	Honorar
9.1.	Der henvises til aftalens bilag 2 vedrørende honorar, udlæg, fakturering og betaling.
9.2.	Rådgiverhonoraret ved etableringen af et Street hub er 10% af det samlede anlægsbeløb i DKK ekskl. moms. Anlægsrammen for et Street hub er som minimum 3,4 mio. kr. hvilket medfører et rådgiverhonorar på 340.000 kr. Ved evt. yderligere medfinansiering af et lokalt Street Hub fra kommune eller fonde kan anlægsrammen stige, hvorfor rådgiverhonoraret også vil sige jf. den procentmæssige fastlæggelse af rådgiverhonoraret.
9.3.	Merydelser, der ikke er indeholdt i det aftalte honorar, må ikke påbegyndes uden Faaborg-Midtfyn Kommunes forudgående skriftlige godkendelse.
10.	Udlæg
10.1.	Der henvises til aftalens bilag 2 vedrørende honorar, udlæg, fakturering og betaling.
10.2.	Udgifter til rejse- og kørselsudgifter mv., inkl. rejsetid, udgifter og tidsforbrug i forbindelse med overholdelse af IKT-krav og andre IT-ydelser i medfør af aftalen, er indeholdt i Rådgivers honorar og refunderes ikke.
11.	Udbetaling af honorar og udlæg
11.1.	Der henvises til aftalens bilag 2 vedrørende honorar, udlæg, fakturering og betaling.
11.2.	Faaborg-Midtfyn Kommunes betalingsfrist er 30 dage efter modtagelsen af korrekt udstedt faktura. Det er en ændring til ABR 18 § 35, stk. 1.
11.3.	Slutopgørelse efter ABR 18 § 34, stk. 5 skal fremsendes senest 30 dage efter afleveringen. Slutopgørelsen betales tidligst efter godkendt aflevering inkl. mangelafhjælpning, overdragelse af D&V-materiale og/eller ”som udført”-materiale og anmærkningsfri ibrugtagningstilladelse.
12.	Udskydelse og afbestilling af Opgaver

12.1.	Rådgiverens arbejde leveres i faser. Ved aftalens indgåelse bestilles idéoplæg/byggeprogram og dispositionsforslag. Næste fase iværksættes først efter Faaborg-Midtfyn Kommunes godkendelse af hver enkelt fase.
12.2.	Faaborg-Midtfyn Kommune kan afbestille yderligere faser efter afslutningen af en fase. Rådgiveren modtager i så fald kun betaling for de præsterede faser i overensstemmelse med aftalen. Rådgiveren har ikke derudover krav på erstatning, tabt dækningsbidrag eller anden godtgørelse.
12.3.	Hvis Faaborg-Midtfyn Kommune udskyder eller afbestiller hele eller dele af allerede iværksatte faser, har Rådgiver ret til betaling for allerede udført arbejde i henhold til aftalen og dækning for udgifter forårsaget direkte af udskydelsen/afbestillingen som reguleret i ABR 18 kapitel H. Rådgiver skal dokumentere udgifterne. Ved fremsendelse af dokumentationen skal Rådgiver vedlægge en tro- og love erklæring, underskrevet af den/de tegningsberettigede, der bekræfter, at der alene kræves dækning for de faktiske udgifter forårsaget direkte af udskydelsen eller afbestillingen.
12.4.	Ved afbestilling efter påbegyndt projektering har Rådgiver endvidere ret til et rimeligt vederlag for Faaborg-Midtfyn Kommunes anvendelse af det udarbejdede materiale, jf. ABR 18 § 53, stk. 2. Rimeligt vederlag kan maksimalt udgøre 10 % af Rådgivers resthonorar.
13.	Forsikring
13.1.	Rådgiver skal have sædvanlig professionel ansvarsforsikring.
13.2.	Hvis Rådgiver ikke har en sædvanlig professionel ansvarsforsikring, som dækker Opgaven, skal Rådgiver tegne en projektansvarsforsikring med tilsvarende dækning.
13.3.	Rådgiver skal fremsende kopi af forsikringspolicen senest 14 dage efter aftalens indgåelse.
13.4.	Forsikringspræmien er indeholdt i det aftalte honorar.
14.	Særlige bestemmelser
14.1.	Rådgiver kan på vegne af Faaborg-Midtfyn Kommune indgå aftale med entreprenøren om udførelse af ekstraarbejder vedrørende ændringer i arbejdets karakter og omfang om forhold på højst kr. 20.000 ekskl. moms for hver ændring, dog samlet maksimalt 50.000 DKK ekskl. moms. Det er en forudsætning for Rådgivers fuldmagt til at godkende ekstraarbejder, at ekstraarbejderne ikke har konsekvenser for den gældende tidsplan. Hvis ekstraarbejdet ikke kan gennemføres inden for de nævnte rammer, skal Faaborg-Midtfyn Kommunes forudgående godkendelse indhentes. Dette er en ændring til ABR 18 § 26, stk. 2.
14.2.	Rådgiver kan ikke derudover forpligte Faaborg-Midtfyn Kommune over for tredjemand uden forudgående skriftlig aftale med Faaborg-Midtfyn Kommune.

15.	Tavshedspligt/hemmeligholdelse
15.1.	Det er alene Faaborg-Midtfyn Kommune, der må udtale sig til offentligheden om forhold med relation til Opgaven. Hvis Rådgiver undtagelsesvis har behov for at udtale sig til offentligheden, skal udtalelserne forinden aftales med Faaborg-Midtfyn Kommune.
15.2.	Rådgiver, underrådgivere og ansatte skal iagttage ubetinget tavshedspligt over for uvedkommende vedrørende forhold, som kommer Rådgiver til kundskab i forbindelse med den konkrete Opgave.
15.3.	Rådgiver, underrådgivere og ansatte må ikke under udførelsen offentliggøre hele eller dele af projektet uden forudgående skriftlig godkendelse fra Faaborg-Midtfyn Kommune.
15.4.	Efter aflevering af entreprisen må Rådgiver anvende projektet som reference i forbindelse med markedsføring og tilbudsgivning.
15.5.	Faaborg-Midtfyn Kommune er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven. Det kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Faaborg-Midtfyn Kommune meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig. Faaborg-Midtfyn Kommune er ikke bundet af udtalelsen. Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomiske interesser kan også være til hindring for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggøres ikke oplysninger, som Rådgiveren har fremsendt, og som denne har betegnet som fortrolige. Faaborg-Midtfyn Kommune skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
16.	Underskrifter

Dato:			Xxxx:
For Faaborg-Midtfyn Kommune			For Rådgiver
Dato:			Dato:
For Faaborg-Midtfyn Kommune			For Rådgiver

Bilag 1 – Nøglepersoner

1.1.	Rådgivers nøglepersoner er: • Projekteringsleder: [ ] • Gadeidrætsrådgivere der som minimum rådgiver indenfor skate- og parkour faciliteter • Byggeleder: [ ] • Sagsingeniør [ ] • Sagsarkitekt: [ ] • Arbejdsmiljøkoordinator: [ ] • Certificeret statiker: [ ]
1.2.	Til Opgaven har Rådgiver knyttet følgende underrådgiver: Navn: [ ] Adresse: [ ] XXX.xx.: [ ] Navn: [ ] Adresse: [ ] XXX.xx.: [ ] Hvis Rådgiven ønsker at anvende andre underrådgivere, skal Faaborg-Midtfyn Kommune godkende den/dem. Fravigelser fra ansvarsbegrænsningen i ABR 18 § 50 i underrådgiveraftalen må kun ske mod forudgående samtykke fra bygherre (jf. ABR 18 § 7, stk. 5).
1.3.	Kompetencer svarende til nøglepersonerne skal være til rådighed for løsning af de konkrete opgaver i hele aftaleperioden. Kompetencerne opdeles i følgende kategorier, for hvilke de nævnte krav gælder:
1.4.	Kategori A: Projekteringsleder ▪ Videregående uddannelse som f.eks. ingeniør, arkitekt, konstruktør, geolog, landinspektør, økonom, jurist med mere end 10 års relevant erfaring. ▪ Velformuleret i dansk skrift og tale. ▪ Erfaring med projekt- og projekteringsledelse. ▪ Erfaring med styring af og opfølgning på økonomi. ▪ Erfaring med offentlig sagsbehandling. ▪ Erfaring med anlægsentreprisers tekniske, økonomiske og juridiske aspekter.
1.5.	Kategori B: Senioringeniør-/arkitekt ▪ Videregående uddannelse som ingeniør eller arkitekt med mere end 10 års relevant erfaring. ▪ Velformuleret i dansk skrift og tale. ▪ Minimum 5 års dokumenteret erfaring inden for den udbudte fagdisciplin. ▪ Erfaring med udarbejdelse af kvalitetssikringsdokumentation. ▪ Kendskab til offentlig sagsbehandling.

	▪ Erfaring med udarbejdelse af udbudsmateriale i henhold til vejsektorens udbudsforskrifter. ▪ Erfaring med anlægsentreprisers tekniske, økonomiske og juridiske aspekter. ▪ Kendskab til tegningsstandarder anvendt inden for vejsektoren. ▪ Erfaring med tilsyn under arbejdets udførelse. ▪ Erfaring med administration af entreprisekontrakter. ▪ Erfaring med afholdelse af byggemøder, andre entrepriserelaterede møder og deltagelse i afleveringsforretninger. ▪ Erfaring med løbende styring og opfølgning på økonomi. ▪ Erfaring med kontakt til lodsejere og andre, der berøres af entreprisen. ▪ Erfaring med coaching og vejledning af mindre erfarne kolleger.
1.6.	Kategori C: Ingeniør/arkitekt ▪ Videregående uddannelse som ingeniør/arkitekt med mellem 5 og 10 års relevant erfaring. ▪ Velformuleret i dansk skrift og tale. ▪ Minimum 5 års dokumenteret erfaring inden for den udbudte fagdisciplin. ▪ Erfaring med gennemgang og kontrol af projekter. ▪ Kendskab til offentlig sagsbehandling. ▪ Kendskab til udarbejdelse af udbudsmateriale i henhold til vejsektorens udbudsforskrifter. ▪ Kendskab til anlægsentreprisers tekniske, økonomiske og juridiske aspekter. ▪ Kendskab til tegningsstandarder anvendt inden for vejsektoren. ▪ Erfaring med tilsyn under arbejdets udførelse. ▪ Erfaring med administration af entreprisekontrakter. ▪ Erfaring med afholdelse af byggemøder, andre entrepriserelaterede møder og deltagelse i afleveringsforretninger. ▪ Erfaring med løbende styring og opfølgning på økonomi. ▪ Erfaring med kontakt til lodsejere og andre, der berøres af entreprisen.
1.7.	Kategori D: junioringeniør/-arkitekt ▪ Videregående uddannelse som ingeniør/arkitekt med mindre end 5 års relevant erfaring. ▪ Velformuleret i dansk skrift og tale. ▪ Erfaring inden for den udbudte fagdisciplin. ▪ Kendskab til gennemgang og kontrol af projekter. ▪ Kendskab til tegningsstandarder anvendt inden for vejsektoren. ▪ Erfaring med tilsyn under arbejdets udførelse. ▪ Erfaring med materiale- og mængdekontrol, herunder opgørelse af udført arbejde ved a’contobegæringer og ved ekstraarbejder. ▪ Erfaring med gennemgang og kontrol af entreprenørens kvalitetsdokumentation.
1.8.	Kategori E: Assistent ▪ Mellemlang uddannelse som f.eks. teknisk assistent, teknisk designer, teknisk tegner, kort- og landmålingstekniker. ▪ Erfaring med anvendte tegne- og beregningssystemer inden for de udbudte fagdiscipliner. ▪ Kendskab til tegningsstandarder, anvendt inden for vejsektoren. ▪ Erfaring med tilsyn under arbejdets udførelse.

▪ Erfaring med materiale- og mængdekontrol, herunder opgørelse af udført arbejde ved a’contobegæringer og ved ekstraarbejder.

▪ Erfaring med gennemgang og kontrol af entreprenørens kvalitetsdokumentation.

▪ Erfaring med løbende styring og opfølgning på økonomi.

Bilag 2 – Honorar, udlæg, fakturering og betaling

2.1.	Ved fast honorar betales efter Rådgivers betalingsplan (jf. ABR 18 § 34, stk. 2) med udgangspunkt i følgende: Projektforslag 15% Myndighedsprojekt 25% Udbudsprojekt og udførelsesprojekt 30% Udførelsesfasen 25% Aflevering inkl. D&V- materiale, KS-materiale og ”som 5% udført” tegninger iht. IKT-specifikation samt anmærkningsfri ibrugtagningstilladelse
2.2.	Indtil 1 års gennemgangen er gennemført og godkendt af Faaborg-Midtfyn Kommune tilbageholdes 10.000 DKK ekskl. moms af Rådgiverens honorar.
2.3.	Merydelser, der ikke er indeholdt i det aftalte honorar, må ikke påbegyndes uden Faaborg-Midtfyn Kommunes forudgående skriftlige godkendelse.
2.4.	Ved merydelser (jf. ABR 18 § 19), der indebærer en forøgelse af entreprisesummen, omregnes Rådgiverens faste honorar til et procenthonorar. Rådgiverens ekstrahonorar for merydelsen beregnes herefter på grundlag af det forholdsmæssige procenthonorar for den pågældende fase, dog maksimalt 10%. Eksempel: Udgør entreprisesummen 1.000.000 DKK og det faste honorar i alt 100.000 DKK, omregnes honoraret for merydelser til (100.000/1.000.000 * 100) 10%. Ekstrahonoraret fordeles på de enkelte faser i overensstemmelse med den aftalte betalingsplan.
2.5.	Faaborg-Midtfyn Kommune kan vælge at afregne merydelser efter medgået tid efter Rådgivers tilbudte timepriser. Rådgiver skal på Faaborg-Midtfyn Kommunes anmodning udarbejde et overslag på merarbejdet. Rådgiver skal straks give Faaborg-Midtfyn Kommune besked, hvis der er grund til at antage, at overslaget vil blive overskredet.
2.6.	Udlæg
2.6.1.	Udgifter til rejse- og kørselsudgifter mv., inkl. rejsetid, udgifter og tidsforbrug i forbindelse med overholdelse af IKT-krav og andre IT-ydelser i medfør af aftalen, er indeholdt i Rådgivers honorar og refunderes ikke.
2.6.2.	Øvrige udlæg godtgøres mod bilag for de faktisk afholdte udgifter. Udlæg refunderes uden tillæg, da regninger i attesteret stand forudsættes fremsendt til Faaborg-Midtfyn Kommune.

2.6.3.	Rådgiveren skal udarbejde et estimat på udlæg i forbindelse med realiseringen af Opgaven. Rådgiver skal straks give Faaborg-Midtfyn Kommune besked, hvis der er grund til at antage, at estimatet vil blive overskredet.
2.7.	Udbetaling af honorar og udlæg
2.7.1.	Xxxxxxxxx udbetales i forhold til præsterede ydelser og altid med angivelse af tidligere fremsendte regninger. Udlæg vedlægges original dokumentation.
2.7.2.	Fakturaer skal fremsendes digitalt uden omkostninger for Faaborg-Midtfyn Kommune og med angivelse af følgende oplysninger: • Projekt/projektfase: Brugerinddragelsesprocesser og design af gadeidrætsfaciliteter • EAN-nr: 5798006900947 • Initialer: tbhan Godkendte merbetalinger efter ABR 18 § 19 skal faktureres særskilt.