UDBUDSFORLØB
UDBUDSFORLØB
Denne tegning beskriver de forskellige dele af det totale udbuds- forløb, som tager mellem 9 og 12 måneder fra forundersøgelserne igangsættes til kontrakten/-erne kan benyttes af de deltagende skoler. De 16 faser er nummererede, og du kan løbende se på vores udbudsplan på xxxxx.xx, hvilken fase hvert enkelt udbud befinder sig.
FASE 06.A
UDBUDSDOkUMENT
1. Kravspecifikationer
2. Minimumskrav
3. Udvælgelseskriterier
4. Tildelingskriterier
FASE 01
FORUNDERSØGELSE
Vurdering af skolernes behov for udbud, samt planlægning af valgt udbud.
FASE 07
UDBUDSSEMiNAR
Xxxxxxxx foretager de sidste ret- telser og de mulige leverandører mødes for at sikre kommitment i udbudsprocessen.
FASE 13
STANDSTiLL
Perioden udgør 10 hele dage, hvilket svarer til 11 almindelige dage. Der må ikke skrives aftale og der må ikke forhandles.
FASE 02
iGANGSÆTTELSE
Skolerne inviteres til deltagelse, indsender oplysninger om nuværende leverandører og udvælger brugerrepræsentanter.
FASE 08
GODkENDELSE
Det udarbejdede udbudsmate- riale sendes til IFIRS’ udbudsad- vokat, der foretager en juridisk kontrol og godkender udbuddet.
FASE 14
kONTRAkT
IFIRS udfærdiger aftalen/-erne i henhold til udbudsmaterialet og inviterer den/de vindende
leverandører til underskriftmøde hos IFIRS i Kolding.
FASE 03
HiSTORiSkE OPLYSNiNGER
IFIRS retter henvendelse til alle nuværende leverandører og indhenter oplysninger om leverede varer/tjenesteydelser 12 måneder bagud.
FASE 09
OFFENTLiGGØRELSE
Udbuddet offentliggøres via det elektroniske udbudssystem og alle tidligere leverandører og seminardeltagere får direkte information om udbuddet.
FASE 15
BRUG
IFIRS implementerer aftalerne hos de deltagende skoler i sam- arbejde med brugerrepræsen- tanterne.
FASE 04
BUDGET
På baggrund af en foreløbig opgørelse af indkøbte mæng- der udarbejdes et budget hvor hver enkelt skole kan se hvor stor dennes andel af udgifterne forventes at blive.
FASE 10
SPØRGSMÅL
Spørgsmål stilles via det elektro- niske udbudssystem og svarene offentliggøres samme sted.
FASE 16
kONTROL
Løbende kontrol af aftalens brug
1. Leveret kvalitet
2. Overholdelse af betingelser
3. Priser
4. Udskiftning af varer
5. Skolernes brug af aftalen
FASE 05
ERFA-MØDE
IFIRS inviterer leverandører og brancheforeninger til ERFA- møde for at sikre kvaliteten i det forestående udbud.
FASE 11
EVALUERiNG
De indkomne tilbud stilles til rådighed for IFIRS ved tilbudsfri- stens udløb.
› Er de konditionsduelige?
› Er formkrav opfyldt?
› Er der forbehold?
› Opfyldes kravet om sortiment?
› Pointgivning
FASE 06.B
VARELiSTER
Hver enkelt deltagers køb registreres, og brugerrepræsentanten godkender listen, herefter samles købene i én samlet vare- liste, der sammenskrives og neutraliseres til den endelige samlede tilbudsliste.
FASE 12
TiLDELiNG
Tildeling indstilles til accept i samarbejde med brugerrepræ- sentanter.
Tildeling sendes til godkendelse hos IFIRS’ udbudsadvokat.
Vindere og ”tabere” modtager re- degørelse for valg af leverandør.