Contract
24. januar 2024 FOR – Formidling Forskerservice
Vejledning til at ansøge om autorisation til Forskermaskinen
For at få adgang til data på Forskermaskinen skal man arbejde i eller samarbejde med et autoriseret forsknings- eller analysemiljø hos Sundhedsdatastyrelsen.
At være autoriseret betyder, at der er foretaget en vurdering af et miljøs forskningsaktiviteter og kendskab til datasikkerhed og registerdata. En autorisation giver mulighed for, at brugere under autorisationen kan få adgang til data på projekter, som er tilknyttet autorisationen.
Dit forsknings- eller analysemiljø kan søge om autorisation til Forskermaskinen enten inden, eller når du søger om data på Forskermaskinen.
For at få adgang til data på Forskermaskinen skal et projekt tilknyttes et autoriseret forsknings- eller analysemiljø. Ved ansøgning om et projekt på Forskermaskinen skal du derfor tage stilling til, hvilket forsknings- eller analysemiljøs autorisation projektet skal arbejde under. I dette tilfælde er der følgende scenarier:
• Miljøet er autoriseret hos Sundhedsdatastyrelsen
I skal ikke på ny søge om autorisation. Ved ansøgning om et projekt på Forskermaskinen skal du oplyse autorisationsnummeret (FABID).
• Miljøet er autoriseret hos Danmarks Statistik (DST)
I skal søge om autorisation. Er forsknings- eller analysemiljøet autoriseret hos Danmarks Statistik (DST) kan miljøet umiddelbart blive autoriseret hos Sundhedsdatastyrelsen, og i det tilfælde skal du kun udfylde betalingsoplysninger og oplysninger om autorisationen hos DST sidst i ansøgningsskemaet.
Du skal medsende dokumentation på autorisation hos Danmarks Statistik, hvoraf der fremgår navnet på miljøet, navnet på den autorisationsansvarlig og DST autorisations- nummeret.
• Xxxxxxx er hverken autoriseret hos Sundhedsdatastyrelsen eller DST
I skal søge om autorisation.
Forsknings- eller analysemiljøet skal opfylde to overordnede krav for at blive autoriseret:
• Miljøet skal udføre forskning eller analyse og besidde kompetencer i datasikkerhed og arbejdet med registerdata.
• Xxxxxxx skal have en chef, der kan fungere som autorisationsansvarlig.
Denne vejledning beskriver, hvordan I ansøger om at blive autoriseret til Forskermaskinen. Vejledningen er delt op i to dele:
1. Sådan søger I om at blive autoriseret til Forskermaskinen
2. Uddybning af autorisation til Forskermaskinen
• Hvorfor autorisation?
• Ansøgning om autorisation
• Arbejde under en samarbejdspartners autorisation
Sådan søger I om at blive autoriseret til Forskermaskinen
Find skabelonen til ansøgning om autorisation til Forskermaskinen på Sundhedsdatastyrelsens hjemmeside under Forskerservice.
Udfyld skabelonen med følgende informationer:
OBS: Er forsknings- eller analysemiljøet autoriseret hos Danmarks Statistik (DST) kan miljøet umiddelbart blive autoriseret hos Sundhedsdatastyrelsen. Hvilket betyder, at du kun udfylde betalingsoplysninger og oplysninger om autorisationen hos DST sidst i ansøgningsskemaet.
Du skal medsende dokumentation på autorisation hos Danmarks Statistik, hvoraf der fremgår navnet på miljøet, navnet på den autorisationsansvarlig og DST autorisationsnummeret.
Navn og adresse på det forsknings- eller analysemiljø som ønskes autoriseret (angiv enhed, afdeling og institution)
• Autorisationsansvarlig (navn, arbejdsadresse, e-mail, telefonnummer og titel)
• Hvilke relevante medarbejdere er ansat i miljøet (stillingsbetegnelser og antal)
• Beskrivelse af forskningsaktiviteter i miljøet
• Beskrivelse af hvordan miljøet har tilegnet sig viden om datasikkerhed (fx kurser, certificeringer, interne vejledninger og procedurer)
• Beskrivelse af miljøets kendskab til arbejdet med registerdata
• Publiceringsliste (eventuel via henvisning til hjemmeside)
• Forsknings- eller analysemiljøets hjemmeside
• Betalingsoplysninger (CVR-nummer, EAN-nummer og oplysninger vedrørende betaler hvis forskellig fra autorisationsansvarlig)
• Oplysninger hvis forsknings- eller analysemiljøet er autoriseret hos DST
- Autorisationsnummer hos DST
- Navn og titel på autorisationsansvarlig hos DST
- E-mail på autorisationsansvarlig hos DST
- Telefonnummer på autorisationsansvarlig hos DST
- Navn og adresse på forsknings- eller analysemiljø autoriseret hos DST
Det er muligt enten at søge om autorisation, inden du søger om at få oprettet et projekt på Forskermaskinen eller at ansøge om autorisation i forbindelse med ansøgning om at få oprettet et projekt på Forskermaskinen.
• Hvis du søger om autorisation, inden du søger om at få oprettet et projekt på Forskermaskinen, skal du gøre følgende:
- Send den udfyldte skabelon til ansøgning om autorisation som vedhæftet fil i en mail til xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx og indsæt følgende tekst i e-mailens emnefelt: ’Ansøgning om autorisation til Forskermaskinen’.
• Hvis du søger om autorisation i forbindelse med, at du søger om at få oprettet et projekt på Forskermaskinen, skal du gøre følgende:
- Vedhæft den udfyldte skabelon til ansøgning om autorisation under ’Bilag til ansøgning’, når du ansøger om at oprette et projekt på Forskermaskinen.
Forskerservice vil derefter behandle ansøgningen om autorisation. Hvis vi har yderligere spørgsmål, vil vi kontakte dig. Forventet svartid er cirka fem arbejdsdage.
Uddybning af autorisation til Forskermaskinen
Forskermaskinen er et sikkert miljø. Det betyder, at Forskerservice har gjort det vanskeligt at få adgang til data for uvedkommende. Det er derfor kun forskere godkendt af en autorisationsansvarlig, der kan blive brugere på Forskermaskinen. Forskerservice kræver autorisation for at sikre, at forsknings- eller analysemiljøet, der er autoriseret, overholder reglerne for datasikkerhed, og at det er muligt at sanktionere, hvis reglerne overtrædes.
• Autorisationen betyder, at Forskerservice ved overtrædelse af reglerne har mulighed for at sanktionere. Ved grove overtrædelser er der mulighed for, at sanktionerne kan berøre alle brugere under autorisationen og ikke kun den enkelte bruger
• Ved ansøgning om autorisation dokumenterer forskningsmiljøet, at det har erfaring med datahåndtering og datasikkerhed
• Den autorisationsansvarlige stiller sig som garant for, at forskningsmiljøet lever op til sikkerhedsreglerne
• Den autorisationsansvarlige forpligter sig til at meddele Forskerservice, hvis vedkommende er bekendt med sikkerhedsbrud under autorisationen. Vedkommende forpligter sig desuden til at redegøre for eventuelle sikkerhedsbrud
Nedenfor finder du en uddybning af udvalgte punkter til ansøgningen om autorisation.
I skabelonen skal du angive, hvem der skal være ansvarlig for autorisationen. Det skal være en chef for forsknings- eller analysemiljøet, der er autorisationsansvarlig.
Forskerservice oplyser den autorisationsansvarlige om alle projekter, der bliver tilknyttet autorisationen, og den autorisationsansvarlige skal godkende alle brugere, der arbejder under autorisationen. Den autorisationsansvarlige er ansvarlig for, at brugerne under autorisationen overholder reglerne på Forskermaskinen. Dette gælder uanset, om den enkelte bruger er ansat i den autorisationsansvarliges forsknings- eller analysemiljø eller ej.
Med mindre andet er aftalt vil afregning ske til det autoriserede forskningsmiljø. Der afregnes på månedsbasis til gældende timepris. På fakturaen er det muligt at se hvor mange timer, der er faktureret det enkelte projekt. Hvis det ønskes, er det muligt at knytte forskellige betalere til projekter under samme autorisation. Afregning af gebyrer for brugere og anvendt diskforbrug på Forskermaskinen vil dog blive afholdt af det autoriserede forskningsmiljø.
Den autorisationsansvarlige vil få tilsendt en autorisationsaftale, hvor de nærmere forhold for autorisationen er beskrevet.
I skabelonen skal du angive betalingsoplysninger. Den autorisationsansvarlige er betalingsansvarlig med mindre andet er aftalt. Hvis du ønsker, at betalingsansvaret for projekter, gebyrer for brugere og anvendt diskforbrug under autorisationen uddelegeres til en anden end den autorisationsansvarlige, bedes du i skabelonen angive vedkommendes navn og adresse på institution.
For at blive oprettet som bruger under en autorisation skal der indgås en brugeraftale, som skal underskrives af brugeren, den autorisationsansvarlige og Forskerservice. Brugeraftalen fremsendes af Forskerservice. Indgåelse af brugeraftalen betyder, at den
autorisationsansvarlige har givet tilladelse til, at brugeren må arbejde på alle projekter under vedkommendes autorisation.
Den autorisationsansvarlige vil halvårligt få tilsendt en liste med brugere under autorisationen. Denne liste skal gennemgås af den autorisationsansvarlige og sendes tilbage til Forskerservice.
Brugere under autorisationen har som udgangspunkt lov til at hjemsende filer fra Forskermaskinen. Fra Forskermaskinen må der udelukkende hjemsendes fuldt anonyme aggregerede resultater. Individdata og andre former for enkeltobservationer må ikke hjemsendes. Vær opmærksom på, at muligheden for at hjemsende filer øger risikoen for, at brugeren bevidst eller ubevidst kan bryde sikkerhedsreglerne på Forskermaskinen.
Hvis brugeren ikke må hjemsende filer fra Forskermaskinen, skal den autorisationsansvarlige kontakte Forskerservice gennem vores henvendelsesformular og give besked om, at brugeren ikke må hjemsende filer.
Du finder henvendelsesformularen på vores hjemmeside under Igangværende aftale.