Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

1. Dataansvarlig

Weis stue er dataansvarlig.

Weis stue kontaktoplysninger er:

Torvet 2 6760 Ribe Tlf. 00000000 V/ Pia og Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx

Xxxx stue håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Weis stue indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Xxxx stues serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Xxxx stue, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Weis stue.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Weis stue afgiver til Weis stue i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Weis stue.

2. Xxxx stue indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Weis stue på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Weis stue serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Weis stue.

• Fra B2B marked.

• Gennem browser cookies og web beacons.

• I forbindelse med brug af Weis stues digitale ydelser.

• Ved deltagelse i Weis stues kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Weis stues nyhedsbrev.

• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

• Via video- og tv-overvågning.

• Når leverandører indgår aftaler med Weis stue eller afgiver tilbud til Weis stue.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der, er opsat i/ved Weis stue sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

3. Oplysninger som Weis stue indsamler

Weis stue indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.

• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.

• Demografiske oplysninger.

• Købshistorik herunder også brugen af Weis stue app og/eller andre digitale serviceydelser.

• Brugen af Weis stue kunde/loyalitetsprogram.

• Oplysninger fra Weis stue kundeundersøgelser.

• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer

• Oplysninger fra Weis stues sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Weis stue.

• Browserinformationer.

• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.

• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Xxxx stue yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Weis stue betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap

• Allergi

• Særlige fødevarepræferencer

• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Weris stue dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Weis stue modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Weis stue i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Weis stue har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Weis stue vilkår og betingelser samt Weis stue persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Betaling med betalingskort

Weis stue anvender DIBS xxx.xxxx.xx (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og Weis stue er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (xxx.xxx.xx).

Ved bestillinger og bookinger gemmer Xxxx stue de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 5 år, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Weis stue indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Weis stue indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Weis stue serviceydelser.

• Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser

• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.

• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.

• Forbedring og udvikling af Weis stue serviceydelser.

• Tilpasning af Weis stue markedsføring og øvrige kommunikation.

• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse

• Tilpasning af Xxxx stue samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.

• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Weis stue, herunder eventuel deltagelse i Weis stue kunde/loyalitetsprogram.

• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

Weis stue vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Weis stue, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Weis stue behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Weis stue behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Weis stue forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Weis stue og kvaliteten af Weis stue serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Xxxx stue oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Weis stue alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

I nogle situationer modtager Xxxx stue personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Xxxx stue vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Weis stue er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Weis stue behandler om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Xxxx stue har om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Weis stue har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Xxxx stue ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at weis stue ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som weis stue har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af weis stue. dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Weis stue er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Xxxx stue om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Weis stue er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Xxxx stue, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Xxxx stue

Skriftlig anmodning sendes til Weis stue, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Weis stue vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Weis stue vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Weis stue vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Weis stue tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Weis stue beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Weis stue, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

Weis stue kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger. Weis stue tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Weis stue underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Xxxx stue sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Weis stue benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Weis stue indgår løbende databehandleraftaler med alle leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Weis stue udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom Expedia Booking.

Weis stue er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Weis stue sletter dine personoplysninger, når weis stues lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede

10. Cookies

Weis stue anvender cookies.

11. Klage

Klage over Weis stues behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, XXXXXXXXXX 00, 0, 0000 XXXXXXXXX X, XXXXXXX 0000 0000 - E-MAIL xx@xxxxxxxxxxxx.xx