Samarbejdsaftale mellem
Samarbejdsaftale mellem
Københavns Kommune og
Trafikselskabet Movia
om drift og vedligeholdelse af busterminal ved Dybbølsbro
Præambel
Transport- og Boligministeriet og Københavns Kommune har 29. oktober 2020 indgået aftale om i fællesskab at opføre en busterminal beliggende ved Dybbølsbro i København. Busterminalen skal anvendes til af- og påstigning af passagerer med fjernbusser med ankomst til og afgang fra København.
Københavns Kommune kan beslutte, at terminalen ud over fjernbusser også skal kunne anvendes af busser i offentlig servicetrafik og turistbusser. Staten ved Vejdirektoratet er bygherre på anlægget, som overdrages til Københavns Kommunes ejerskab ved etableringens afslutning.
Busterminalen vil være beliggende på et areal ved Dybbølsbro Station mellem jernbaneterrænet og Xxxxxxx Xxxxxxxx Gade. Arealet udskilles til egen matrikel. Busterminalen rummer 15 busholdepladser (12 pladser til 15 meter busser og 3 pladser til 18 meter busser), og forventes dermed at kunne servicere op til 195 busser på et hverdagsdøgn. Busterminalen består derudover af en terminalbygning med ventefaciliteter, kiosk, trafikinformationssystem og wayfinding samt trappe og elevator til Dybbølsbro. Endvidere består busterminalen af p-pladser til taxi, kys-og-kør, handicapparkering og cykelparkering, jf. Vejdirektoratets fase 2-undersøgelse fra august 2019.
Ifølge aftalen mellem staten og Københavns Kommune kan kommunen vælge at lade Movia være ansvarlig for at drive busterminalen, og i grundlaget fra marts 2018 for Københavns Kommunes beslutning om at deltage i busterminalens etablering er det forudsat, at Movia skal drive busterminalen: ”Et direkte driftsansvar placeret hos Movia indebærer blandt andet, at Movia vil være ansvarlig for at drive selve området, herunder vedligehold, renhold mv. Movia vil få det direkte driftsansvar, både overfor Københavns Kommune og de busoperatører, der bruger anlægget”.
Movia deltager i afleveringsforretning med Vejdirektoratet og entreprenøren for at sikre, at anlæggene lever op til kravene i forhold til driften.
På denne baggrund er der i juni 2022 indgået denne aftale mellem Københavns Kommune og Movia (aftaleparterne) om drift og vedligeholdelse af en busterminal ved Dybbølsbro:
§ 1. Trafikal drift af busterminalen
Movia varetager den samlede trafikale drift af busterminalen i relation til busoperatører og buspassagerer. De trafikale driftsopgaver omfatter:
a) Indgåelse og vedligeholdelse af aftaler med busoperatører om vilkår for anvendelse af terminalen. Generelle aftalevilkår og takster for operatørernes anvendelse af terminalen aftales med Københavns Kommune.
b) Trafikstyring med planlægning og koordinering af perrontildeling til operatørerne, herunder drift af elektroniske informationstavler for chaufførerne og kommunikation af ændringer til chaufførerne.
c) Trafikinformation til buspassagerer. Drift og vedligeholdelse af dynamiske informationsskærme i terminalbygning og ved perroner med bussernes aktuelle forventede ankomst og afgangstider. Omfatter også generel passagervendt information på busterminalens hjemmeside og vedligeholdelse af evt. wayfinding/skiltning på terminalområdet.
d) Movia er klageinstans i forhold til klager fra passagerer og operatører over forhold relateret
e) til busterminalen. Klager relateret til forhold under Københavns Kommunes ansvar videresendes til besvarelse af Københavns Kommune.
f) Terminalen inklusive terminalbygning skal være åben mellem klokken 5.00 og 24.00 på alle dage.
Såfremt Københavns Kommune vurderer det nødvendigt, etablerer og vedligeholder Københavns Kommune wayfinding til terminalen uden for terminalens område.
§ 2. Drift, vedligeholdelse, fornyelse og reinvestering
I bilag 2 fastlægges den præcise opgave- og ansvarsfordeling mellem Københavns Kommune (Teknik- og Miljøforvaltningen og Københavns Ejendomme & Indkøb) og Movia i relation til drift, vedligeholdelse, fornyelse og reinvestering i forhold til busterminalen. Movia kan udbyde de drifts- og vedligeholdelsesopgaver, som Movia har ansvaret for, til levering ved 3. part. Dette friholder ikke Movia for ansvar over for Københavns Kommune.
Ændringer i denne opgave- og ansvarsfordeling kan af parterne aftales i bilaget efter behov.
§ 3. Øvrige driftsmæssige opgaver
a) Movia forestår udbud og udlejning af lokale til kioskvirksomhed i terminalbygningen på vegne af Københavns Kommune.
b) Københavns Kommune varetager evt. reklamevirksomhed på terminalområdet. Indtægter og udgifter vedrørende reklameaktivitet indgår ikke i terminalens økonomi.
§ 4. Økonomi, budget og regnskab
a) Movia varetager den økonomiske forvaltning i relation til busterminalen.
b) Movia udarbejder årsbudget for terminalens drift. Budgettet godkendes af Københavns Kommune i forbindelse med vedtagelsen af kommunens budget.
c) Movia stilles økonomisk neutral i forhold til terminalens samlede økonomi.
d) I budgettet aftales en timepris for Xxxxxx interne administrationsudgifter og takster for anvendelse af terminalen samt huslejen for det udlejede lokale til kiosk. Taksterne for anvendelse af terminalen skal indgå i takstbilaget, som vedtages af Borgerrepræsentationen i forbindelse med budgettet for Københavns Kommune.
e) På baggrund af det godkendte budget foretages kvartalsvis forud á conto udligning af indtægter og Movias driftsudgifter i fjerdedele. Den kvartalsvise udligning kan efter aftale reguleres, hvis en budgetopfølgning viser væsentlig afvigelse. Movia udarbejder budgetopfølgning to gange årligt.
f) Endelig årsafregning og udligning sker på basis af årsregnskabet, som aflægges i forbindelse med Movias årsregnskab. Terminalens årsregnskab revideres af Movias revisor.
§ 5. Forsikring
a) Københavns Kommune er ansvarlig for bygningsforsikring.
b) Parterne er hver især ansvarlige for forsikring af løsøre.
c) Ansvarsforhold ved personskade: Det påhviler begge parter at sikre, at de er forsikret for personskader, de måtte være ansvarlig for i henhold til dansk rets almindelige regler.
§ 6. Varighed og opsigelse
a) Driftsaftalen har virkning fra der er meddelt endelig eller midlertidig ibrugtagningstilladelse, hvad end der kommer først. Aftalen er uopsigelig i fire år fra busterminalens ibrugtagning, hvorefter aftalen af begge parter kan opsiges med en frist på 12 måneder til udgangen af et kalenderår. Hvis parterne er enige, kan aftalen opsiges efter aftale.
b) Såfremt der ved aftalens ophør er ikraftværende aftaler eller delelementer i aftaler vedrørende terminalens drift, herunder it-driftsaftaler, -som ikke kan opsiges - overgår disse til Københavns Kommune, indtil de kan bringes til ophør.
c) Ved opsigelse af samarbejdsaftalen overdrages domæne og design af hjemmesiden vederlagsfrit
d) til Københavns Kommune.
§ 7. Governance
a) Der holdes statusmøde mellem parterne efter behov herunder ved årsregnskab, budget og takstfastsættelse.
b) Der etableres en fast kontaktgruppe med deltagelse af Movia og Københavns Kommune (ØKF, TMF og KEID). Kontaktgruppen vil være et samarbejdsforum for drøftelse af drifts og vedligeholdelsesmæssige forhold omkring terminalen, løse opståede tvivlsspørgsmål i relation til snitflader mellem parterne og foreslå eventuelle hensigtsmæssige ændringer af opgave- og ansvarsfordelingen samt placering af eventuelle nye opgaver. Kontaktgruppen aftaler selv sin mødefrekvens. Evt. (strategisk eller operationel) ændringer i anvendelse eller bygninger skal godkendes af Københavns Kommune.
c) I tilfælde af uenighed i kontaktgruppen kan spørgsmål løftes til et forum på chefniveau (ikke direktører), med deltagelse fra ØKF (Rådhuset og Københavns Ejendomme & Indkøb), TMF og Movia.
d) I tilfælde af fortsat uenighed efter eskalation til chefniveau vil yderligere eskalation naturligt ske til direktørniveau mellem ØKF og Movia på de jævnlige fælles direktionsmøder. Her kan endvidere orienteres om status for driften samt drøftes andre strategiske spørgsmål i relation til samarbejdsaftalen.
e) ØKF og Movia kan på chefniveau indgå særskilt aftale om performancemål (KPI) i tilknytning til samarbejdsaftalen.
§ 8. Overdragelse
Movia kan alene med Københavns Kommunes accept overdrage sine forpligtelser efter nærværende aftale. Københavns Kommune kan alene afvise at meddele accept, såfremt dette er begrundet i relevante forhold af juridisk, økonomisk eller lignende karakter. Københavns Kommune kan begære de oplysninger og den dokumentation fra Movia, som er nødvendig til belysning af erhververens forhold.
Ovennævnte medfører ikke indskrænkninger i Movias muligheder for udbud iht. §2.
§ 9. Misligholdelse
Dansk rets almindelige regler finder sted.
§ 10. Konflikthåndtering
Parterne er forpligtet til at forsøge at løse eventuelle konflikter, der opstår som følge af nærværende aftale, mindeligt og udenretligt. Såfremt tvister ikke kan løses mindeligt mellem parterne, løses tvister ved de almindelige domstole. Værneting er aftalt til København.
Samarbejdsaftalen er indgået mellem Movia og Københavns Kommunes Økonomiforvaltning
København, juni 2022
…………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………. Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen Trafikselskabet Movia
Bilag 1 Terminalarealet
Bilag 2 Afgrænsning af opgaver og ansvar vedr. drift, vedligeholdelse, fornyelse og reinvestering
Nærværende bilag udgør beskrivelse og afgrænsning af busterminalens tre aktørers – Movia, TMF og KEID - opgaver og ansvarsområder vedr. drift, vedligeholdelse, fornyelse og reinvestering for Busterminal Dybbølsbro.
Nærværende bilag kan justeres af parterne efter behov jf. samarbejdsaftalen § 2. Standarder bør forventningsafstemmes og tydeliggøres i det videre arbejde, fx hvor ofte der tømmes skraldespande, hvor hurtigt fjernes graffiti m.v. i nedenstående skema.
Dette bilag suppleres af allonge i form af et kort/driftstegninger, hvor ansvarsopgaver er udspecificeret.
Alt arbejde udført for Københavns Kommune skal følge arbejdsklausul vedr. arbejdstagerrettigheder, jf. nederst i dette bilag.
Movia
Opgave | Indhold og afgrænsning | |
1 | Rengøring af terminalbygning | Daglig rengøring og periodisk grundig rengøring. |
2 | Affaldshåndtering indendørs og udendørs | Afklares i forbindelse med Movias udbud af Facility Management |
3 | Fjernelse af graffiti indendørs og udendørs | Omfatter ikke fjernelse af graffiti på gadebelysning, der håndteres af TMF jf. nedenfor. |
4 | Indvendig og udvendig bygningsvedligeholdelse | Løbende og periodisk (1-3 år) vedligeholdelse af terminalbygning og udendørs passagerfaciliteter inklusive overdækning. Udbedring af skader inklusive hærværk på bygning og inventar (på baggrund af godkendt vedligeholdelsesplan). |
5 | Oprensning af eventuelt oliespild fra busser | Afklares i forbindelse med Movias udbud af Facility Management. |
6 | Udskiftning af udslidt/defekt inventar indendørs | Der afsættes en pulje hertil i budgettet. |
7 | Vedligeholdelse af tekniske anlæg (almindeligt forekommende basisinstallationer) samt elevator og bomanlæg | Dette forhold afklares nærmere når bygning er mere konkret. Løbende og periodisk (1-3 år) vedligeholdelse. Udbedring af skader inklusive hærværk på elevator. |
8 | Renholdelse af faste belægninger og grønne udearealer | Faste belægninger dvs. fliser, asfalt m.v. |
9 | Vagtservice og videoovervågning | Hele terminalområdet 24/7. |
10 | Drift og renhold af tagrender | Afklares i forbindelse med Movias udbud af Facility Management. |
11 | Serviceaftaler | Der er tale om de serviceaftaler, som eventuelt indgås ifm udbuddet af bygning af busterminal – dvs. elevator, EL-installation og lignende – specificeres når tegninger og endelig udstyr er afklaret. |
12 | Vedligeholdelse af træværk | Afklares når endeligt detaildesign af busterminal Kendes. |
Teknik- og Miljøforvaltningen, TMF
Opgave | Indhold og afgrænsning | |
1 | Snerydning og glatførebekæmpelse | De arealer Vintertjenesten vurderer nødvendige at glatførebekæmpe. Det vil ikke være hele arealet men ganglinjer som man fx ser på metrostationer. |
2 | Vejbelysning på terminalens udendørs arealer | Konkretiseres når der foreligger tegninger. Inkl. graffiti behandling. |
3 | Vedligeholdelse af faste belægninger på terminalområdet. | Jf. Vedligehold i samme standard på offentlige veje. Konkretiseres når der foreligger tegninger. |
4 | Vedligeholdelse af vejafvanding | Jf. Vedligehold i samme standard på offentlige veje. Konkretiseres når der foreligger tegninger. |
5 | Vedligeholdelse af grønne udearealer | Gælder for de grønne arealer i tilknytning til forpladsen og Xxxxxxx Xxxxxxxx Gade. |
6 | Trappe til Dybbølsbro | Løbende og periodisk (1-3 år) vedligeholdelse samt periodisk (3-10 år) omfattende vedligeholdelse. |
Københavns Ejendomme & Indkøb, KEID
Opgave | Indhold og afgrænsning | |
1 | Periodisk (3-10 år) omfattende vedligeholdelse af terminalbygning og udendørs overdækning | Bygningssyn tilstræbes i en 4-årig rytme, samt ekstraordinært vedligehold varetages og prioriteres via KEID helpdesk. |
2 | Vedligehold af regn- og spildevand | Regnvandsledninger, kloakledninger, Rockflow- løsning ink. overvågning og dokumentation. Evt. håndtering af olieudskiller afklares ifb. med projektet. Evt. konsekvenser for Rockflow systemet ifb. Med evt. olieudslip skal afklares samtidigt. |
3 | Overvågning og styring af ventilation, varme ol. | I forbindelse med entreprenørens opsætning af alarm-adviseringer for de tekniske anlæg, skal der, på rette tidspunkt i byggeriet, afklares modtagere af adviseringer (Movia som daglig drift, og KEID som bygningsejere). Herunder også hvilke platforme der skal benyttes (sms, mail m.m.), og sikring af løsninger som er mindst muligt personafhængige. |
4 | Elevator til Dybbølsbro | Periodisk (3-10 år) omfattende vedligeholdelse. |
Arbejdsklausul
Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Københavns Kommune. Vedtaget af Borgerrepræsentationen januar 2021.
1. Forpligtelsen
Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, samt underleverandørernes eventuelle underleverandører, og hele vejen igennem en eventuel kæde, som i Danmark medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.
Yderligere er Leverandøren forpligtet til at sikre de ansatte vilkår, som ikke er mindre gunstige, end dem der er fastsat ved voldgift, nationale love eller administrative forskrifter.
Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, samt underleverandørernes eventuelle underleverandører, og hele vejen igennem en eventuel kæde, orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.
1.1. Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation
Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres af Leverandøren om gældende løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Alle medarbejdere skal til enhver tid kunne fremvise gyldig billedlegitimation, når de opholder sig på arbejdspladsen.
1.2. 1.2. Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning
Københavns Kommune skal i god tid, inden opstart skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører
Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten, ved angivelse af navn og XXX.xx./XXX.xx. eller lignende registreringsnummer.
Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Københavns Kommune om, hvilke underleverandører der udfører arbejde omfattet af kontrakten i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører.
Københavns Kommune kan forbindelse med bygge- eller anlægsopgaver konkret stille krav til, at Leverandøren skilter med, hvilke virksomheder der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og XXX.xx./XXX.xx. Skiltning skal desuden indeholde oplysninger om kommunens hotline. Krav om skiltning er dog altid obligatorisk for byggeri og anlægsopgaver med en varighed over en måned.
Leverandøren er til enhver tid underlagt Københavns Kommunes instruktioner omkring ophold på Københavns Kommunes arbejdspladser. Københavns Kommune forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på Københavns Kommunes arealer.
Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning mv.
1.3. 1.3. Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere
Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Københavns Kommune straks efter anmeldelsen.
2. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen
Der skelnes i nærværende Arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse.
2.1. Dokumentation
Leverandøren har bevisbyrden for, at forpligtelsen, jf. Arbejdsklausulens afsnit. 1, er overholdt, og Københavns Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Københavns Kommune kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere.
Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, timesedler med start- og sluttidspunkter, E-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn og arbejdsvilkår for de ansatte. Leverandøren skal kunne dokumentere en digital lønudbetaling.
Herudover kan Københavns Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter. Dokumentationen skal opbevares af Leverandøren i hele Kontraktperioden.
2.2. Redegørelse
Såfremt Københavns Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Leverandøren skal som minimum kunne redegøre for ansættelsesforhold, arbejdstid og løn samt bolig, transport og forplejning, når dette er en del af arbejdsgiverens ansvar. Københavns Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.
2.3. Frister
Dokumentationen skal være Københavns Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter Københavns Kommunes påkrav er afsendt. Redegørelsen skal være Københavns Kommune i hænde senest 10 Arbejdsdage efter, Københavns Kommunes påkrav er afsendt medmindre andet konkret Kontrakts. Fristerne kan dog maksimalt forlænges til 10 Arbejdsdage for dokumentation og 20 Arbejdsdage for redegørelsen.
2.4. Videregivelse af dokumentation
Efter en konkret vurdering inden for de til enhver tid gældende juridiske rammer kan Københavns Kommune videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 0 og 0, til Skattestyrelsen eller Arbejdstilsynet, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed.
Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 0 og 0 til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold.
3. Sanktioner for manglende overholdelse af forpligtelsen
Leverandørens eller dennes underleverandørers grove overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige Københavns Kommune til at ophæve Kontrakten helt eller delvist.
Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde Kontrakten.
3.1. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit om løn og ansættelsesvilkår m.v.
Københavns Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte. Med berettiget krav menes lønmodtagerkrav i form af løn (herunder særlige ydelser) op til niveauet i Arbejdsklausulen.
Såfremt betingelsen for at tilbageholde vederlag er opfyldt, og det tilbageholdte vederlag ikke kan udbetales til de pågældende medarbejdere, tilfalder det Københavns Kommune.
Ved grove overtrædelser af Arbejdsklausulens afsnit 1 ifalder Leverandøren bod udover kravet om efterbetaling til medarbejderen. Xxxxx svarer til 50% af underbetalingen. Ved grove overtrædelser forstås underbetaling på 15 % eller derover af den samlede løn (herunder særlige ydelser) opgjort pr. medarbejder. Boden tilfalder Københavns Kommune.
Leverandøren ifalder endvidere bod ved overtrædelse af Arbejdsklausulens afsnit 1, såfremt Leverandøren ikke efter Københavns Kommunes påkrav herom efterbetaler til medarbejderen. Boden pr. påbegyndt Arbejdsdag svarer til 5.000, fra fristudløb i påkrav om efterbetaling og indtil Københavns Kommune modtager dokumentation for, at overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
Hvis en underleverandør overtræder Arbejdsklausulens afsnit 1, er Leverandøren ansvarlig for at sikre, at underleverandøren retter op på forholdene. Såfremt underleverandøren groft eller gentagende gange overtræder Arbejdsklausulens afsnit 1, kan Københavns Kommune kræve, at Leverandøren ophører med at anvende den pågældende underleverandør til opfyldelse af Kontrakten. Dette berettiger ikke Leverandøren til en kompensation, erstatning eller forlængelse af Kontraktens periode.
3.2. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af Arbejdsklausulens afsnit 2 om dokumentationspligt
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af Arbejdsklausulens afsnit 2, ved at undlade at fremsende redegørelse eller retvisende dokumentation for løn og ansættelsesvilkår. Boden pr. påbegyndt Arbejdsdag svarer til 5.000 kr. pr. dag indtil Leverandøren har imødekommet Københavns Kommunes påkrav.
3.3. Arbejdsskadeforsikring
Såfremt Leverandøren ikke kan dokumentere dækkende arbejdsskadeforsikring for hele den periode, der er udført arbejde for Københavns Kommune, ifalder Leverandøren en bod på 5.000 kr. pr. medarbejder. Herefter ifalder Leverandøren dagbod på 2.000 kr. pr. medarbejder indtil forholdene er bragt i orden og dokumentation er fremsendt.
4. Besøg på arbejdspladsen
Københavns Kommune eller en tredjepart vil i kontraktens løbetid løbende kunne foretage uanmeldte besøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen.