Der findes mange gode eksempler på samarbejde om opgaver mellem Vej og Park og borgere i Ringkøbing- Skjern Kommune.
8 gode råd
om samarbejdsaftaler med borgere
– og eksempler på samarbejder
fra Vej og Park
//januar 2017
Der findes mange gode eksempler på samarbejde om opgaver mellem Vej og Park og borgere i Ringkøbing- Skjern Kommune.
Vi vil med denne pjece gerne dele ud af vores erfaringer og give gode råd om indgåelse af samarbejdsaftaler. Vi håber at kommunale projektledere, som indgår samarbejdsaftaler med borgere, vil anvende de gode råd, bl.a. sådan at den efterfølgende drift kan udføres bedst og billigst muligt. Vores erfaring viser også, at det un- derstøtter det gode samarbejde, når der er fokus på en forventningsaf- stemning i den indledende fase.
Vej og Park vil altid gerne rådgive
– så husk, at tænke os ind hurtigst muligt!
Såfremt der er tale om områder eller elementer som allerede driftes af vej og Park, skal vi altid involveres i en aftale.
De 8 gode råd
1. Der bør altid indgås en skriftlig aftale.
2. Det bør tydeligt fremgå af aftalen hvad op- gaven er, hvordan den afgrænses, og hvem der har ansvaret for hvad.
3. Overvej økonomien i aftalen. Den samlede kommunale driftsudgift bør ikke være dy- rere end den hidtidige.
4. Forventningsafstemningen er meget vig- tigt, og det kan anbefales, at gå aftalen igennem sammen, så der ikke opstår mis- forståelser senere.
5. Der skal være enighed om vedligeholdel- sesstandarden fremadrettet.
6. Anfør hvor længe aftalen skal gælde, even- tuel opfølgning på den og om den skal gen- forhandles.
7. Anfør hvad der sker, hvis aftalen ikke over- holdes eller en af parterne ønsker at opsige den. Der bør være en opsigelsesfrist.
8. Husk, at sende aftalen til Vej og Park til god- kendelse, så det sikres at arbejdsplanerne i den kommunale drift tilpasses aftalen.
Bagerst i pjecen har vi til hjælp og inspiration ind- sat vores egen ”skabelon for samarbejdsaftaler”
Når det lykkes….
Holmsland/Kloster
Når en landsby ønsker et højere serviceniveau end kommunen umiddelbart kan tilbyde.
Den grønne bande passer en plads ved Brug- sen, og de tømmer skraldespande og renhol- der. Det grønne område overfor Brugsen pas- ser de også ved at slå græs og holde buskene. Til gengæld slår Vej og Park græs på en lille legeplads ved stadion. Ved fælles hjælp hol- des området ekstra pænt.
Holmegårdsvej/Fjordparken grønt område
Når en grundejerforening ønsker at disponere over et kommunalt areal.
Grundejerforeningen Musvitvej, Rødkælkevej og Uglevej er sammen om græsslåning af et kommunalt areal, som de benytter til fodbold- bane og kælkebakke. Aktivitetscenteret slår græsset på Krolf-banen. Der er altså flere par- ter med i aftalen, hvilket fungerer fint – og der har også været forsøg på at få et fælles socialt arrangement gennemført. Vej og Park slår re- sten af græsset på området 1-2 gange årligt.
Grøn bande i Lyne
Når en landsby ønsker at forskønne et areal.
Borgerne synes ikke, at standarden på en plads, hvor der tidligere havde ligget et hus, var høj nok. Men Vej og Park fandt, at stan- darden ved sammenligning med andre steder, var i orden. Parterne blev dog enige om at forskønne pladsen med nogle kantsten, og
borgerne fik materialer leveret, så pladsen blev ”shinet op”. Efterfølgende har borgerne selv passet og plejet den – og standarden er højere end kommunen kunne tilbyde.
Fortove i Lem
Når borgere på en villavej ønsker et hurtigere resultat.
Der stod nogle ældre træer langs vejen, som var blevet for store og havde skubbet forto- vene, og som var nødvendige at få fjernet på et tidspunkt. Der blev indgået en aftale om, at borgerne selv fældede træerne. Vej og Xxxx havde ikke ansvar for arbejdets udfør- sel, men hjalp alligevel med den efterfølgende rodfræsning. Ødelagte fliser omkring træerne skulle udskiftes af Vej og Park, men borgerne ville gerne have udskiftet alle fliserne, og de foreslog derfor, at de selv kunne lægge alle fliserne (der var nemlig en entreprenør iblandt dem). Der blev aftalt levering af materialer, så de selv kunne udføre arbejdet – dog under krav om en vis kvalitet. På den måde fik bor- gerne en hurtigere forskønnelse ved selv at gøre noget af arbejdet.
Hundeposer i kommunen
Når borgere bidrager til renhold.
Siden 2013 har der været gratis hundeposer i kommunen, som sponsoreres af lokale virk- somheder. Standerne
sættes hvor borger- ne synes, at det giver mening. De sørger selv for at fylde standerne op med poser. Det er borgerforeningen eller handelsstandsforenin- gen der organiserer det. Poserne bruges rigtig meget – og er med til at renholde vo- res byer og områder. I det store hele en ”win- win” for alle parter.
Og når det ikke lykkes…
De nævnte eksempler er bare nogle få af alle de indgåede aftaler. Selvom det ofte går godt
– er der også nogle gange, hvor der opstår problemer i samarbejdet. Det skyldes ofte manglende forventningsafstemning - måske har man ikke forstået opgaven på samme måde. Det kan gøre en ellers god aftale til en udfordring for alle parterne. Det sker naturlig-
vis også, at borgere holder op med at udføre opgaven – og hvad så? Det er derfor en god idé, at tænke ”det lange sigt” ind i aftalen.
En udfordring er også, at Vej og Park ofte bli- ver informeret om aftaler meget sent i forlø- bet, hvilket gør det sværere at skabe overblik og fordele ressourcer.
Pjecen kan forhåbentlig være med til at sikre, at fremtidige samarbejder lykkes…
Nedenfor ses eksempler på opgaver, som Vej og Park vurderer er mere eller mindre egnede til at indgå i samarbejdsprojekter. Oversigten kan være en hjælp for kommunale projektle- dere, som står i overvejelser om at starte et
samarbejdsprojekt. De forhold som er vigtige i forhold til en vurdering af opgavernes eg- nethed, er f.eks. trafiksikkerhed, forsikrings- forhold, kompleksitet og effektiviteten i Vej og Parks egen opgaveportefølje.
Egnede | Måske egnede | Ikke egnede |
• Sætning af blomsterløg i grønne bede og parker • Vedligehold i grønne områder og parker • Tømning af skralde- spande på udvalgte lokaliteter • Affaldsindsamling i byer, grønne områder, parker, levende hegn mv. • Pasning af blomster- kummer • Renhold af fortove i byområder • Rengøring og maling af borde/bænke • Ekstra græsslåning på plæner i boligområder, parker mv. • Rengøring af skilte • Legepladser – sand, ukrudt og renhold • Blade (løvfald) • Tang ved fjorden, blå flag strande mv. • Busskure, maling og renhold • Lejrpladser – renhold mv. • Strande – renhold • Flagning i byer • Kunstværker – renhold • Toiletter – renhold | • Stier - vedligehold • Pladser - vedligehold • Hække og hegn • Fortovsbelægninger • Grusveje - vedligehold | • Rundkørsler • Redskaber på legeplad- ser • Beplantning og græs langs/ved offentlige veje • Beskæring af træer • Affaldsindsamling langs offentlige veje på landet og i grøfter • Fejning af de overord- nede offentlige veje • Pasning af boldbaner |
Aftale og forventningsafstemning ifm. borgerinddragelse om- kring drift af kommunale arealer mv.
Arealets beliggenhed og afgrænsning:
Beskriv arealet/områdets beliggenhed og nøjagtige afgræns- ning – evt. indsættes et kort-udklip
Aftalens parter:
Noter hvem der laves en aftale med, og hvem der er tovholdere både fra kommunen og fra borgergruppen. Oplys gerne tele- fonnumre og mailadresser, så tvivlsspørgsmål mv. kan adresse- res til de rigtige personer.
Formål med aftalen:
Beskriv hvad der er baggrunden for aftalen, og hvad der tæn- kes at kunne opnås med aftalen
Borgergruppens opgaver ved aftalens indgåelse:
Beskriv med ord eller i punktform de opgaver som borgeren skal varetage i anlægsfasen. I beskrivelsen skal også fremgå de regler og det niveau borgerne skal overholde. Gode råd kan også indføjes.
Kommunens opgaver ved aftalens indgåelse:
Beskriv med ord eller i punktform de opgaver som kommunen skal varetage i anlægsfasen.
Beskrivelse af nuværende faste kommunale driftsopgaver på arealet/i området:
Beskriv – evt. i punktform – de opgaver der allerede i dag løses på arealet.
Nuværende serviceniveau på arealet/i området:
Beskriv med ord, og/eller i form af intervaller, det serviceniveau der er i dag i forhold til drift af arealet.
Borgergruppens fremtidige opgaver og ansvar:
Beskriv med ord eller i punktform de opgaver som fremover skal varetages af borgerne. I beskrivelsen skal også fremgå det serviceniveau borgerne skal overholde.
Kommunens fremtidige opgaver på arealet/ i området
Beskriv – evt. i punktform - de opgaver som kommunen frem- over skal varetage på arealet. I beskrivelsen skal også fremgå det serviceniveau som kommunen skal overholde.
Økonomi:
Beskrivelse af økonomi i anlægsfasen og i den fremtidige drift. Tilbagebetalingstid for de udgifter der er i anlægsfasen skal der tages stilling til, uden det fremgår af aftalen der sendes til borgergruppen.
Specifikke/særlige aftaler:
Her kan noteres eventuelle særlige aftaler om ansvar, økonomi mv.
Aftalens løbetid og eventuelle aftaler om evaluering:
Generelt bør en aftale kunne opsiges fra begge parter med pas- sende kort varsel, hvis ikke samarbejdet fungerer eller aftaler ikke overholdes jf. beskrivelsen i aftalen. Der bør derfor altid tages stilling til om der gælder særlige vilkår for en opsigelse. Der kan f.eks. være ting som skal fjernes fra arealet, eller for- hold som skal retableres mv.
Underskrifter: den
Ringkøbing Skjern Kommunes projektleder
Repræsentant for gruppen af frivillige/ Borgergruppen