Bilag 1

Bilag 1

Notat vedrørende grundlæggende udbudsretlige emner

Efter aftale med Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) gennemgås hermed en række grundlæggende udbudsretlige emner, der vurderes at være væsentlige i forbindelse med BUFs vurdering af:

§ om Københavns sunde skolemad (KØSS) bør konkurrenceudsættes

§ hvilken procedure der i givet fald ønskes anvendt

Desuden anføres definitionerne på nogle nærmere angivne begreber, som ligeledes kan være relevante for den videre drøftelse af en eventuel konkurrenceudsættelse af Københavns sunde skolemad.

Der er ikke tale om en udtømmende behandling af emnet, hvorfor notatet ikke kan stå alene i den endelige vurdering.

Strategisk Indkøb bidrager gerne til en konkret vurdering af hvilke muligheder der foreligger, såfremt Københavns sunde skolemad ønskes konkurrenceudsat, ligesom kontoret gerne besvarer spørgsmål i denne forbindelse.

Hvilke kontrakter er omfattet af EU's udbudsregler?

EU's udbudsregler gælder alle typer af offentlige køb, dvs. varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, over en vis størrelse, som anskaffes hos økonomiske aktører, der er uafhængige af den offentlige, ordregivende myndighed.

Overstiger den forventede kontraktværdi Udbudsdirektivets tærskelværdi (DKK 1.570.203) er der som hovedregel pligt til at gennemføre EU-udbud og dermed følge de detaljerede procedureregler, der gælder herfor medmindre opgaven omfattes af en undtagelsesbestemmelse (bl.a. visse tjenesteydelser).

Vurdering af udbudspligt

Forud for en eventuel konkurrenceudsættelse af en given opgave skal det fastslås om opgaven er udbudspligtig i henhold til EU's udbudsregler.

Med KØSS’s nuværende konstruktion, hvor produktionen foretages internt i kommunen, foreligger der ikke udbudspligt i forhold til EU's udbudsregler.

Lægges det til grund at KØSS er 100% brugerfinansieret, og Københavns Kommune således ikke bærer omkostninger hertil, som overstiger tærskelværdien (DKK 1.570.203), vil opgaven ikke være omfattet af EU's udbudsregler, såfremt BUF vælger at udbyde den.

Dette medfører modsat, at opgaven vil være omfattet af EU's udbudsregler, såfremt Københavns Kommune vælger at udbyde den og en eventuelt underskudsdækning overstiger tærskelværdien.

Viser opgaven sig ikke at være udbudspligtig, vil der altid foreligge en ret til følge proceduren for EU-udbud, såfremt det konkret vurderes at være hensigtsmæssigt.

Tidsramme for gennemførelse af EU-udbud

Tidsrammen for gennemførelsen af et EU-udbud afhænger i høj grad af opgavens kompleksitet og hvilke oplysninger, der er tilgængelige i forbindelse med beskrivelsen af opgaven.

Med udgangspunkt i minimumsfristerne for henholdsvis offentlige og begrænsede EU-udbud, jf. oversigten side fem, kan en estimeret tidsramme se således ud:

1. Analyse, beskrivelse af opgaven samt udarbejdelse af udbudsbetingelser og kontraktudkast 2-3 måneder

2. Udarbejdelse af tilbud hos tilbudsgiverne 1,5 - 2 måneder

3. Tilbudsvurdering og eventuelt tilbudspræsentation 1-1,5 måneder

4. Obligatorisk standstill-periode efter tildeling af kontrakt, før kontrakten kan signeres 10 dage

5. Forberedelsesperiode for den valgte leverandør: 1 måned

6. Kontraktstart

Det vil sige, at et forløb på 7-8 måneder må påregnes, før en kontrakt med en ekstern leverandør kan træde i kraft.

Tildeling af offentlige kontrakter, som ikke er omfattet af EU's udbudsregler

Offentlige Indkøb som ikke er omfattet af EU's udbudsregler er ikke underlagt de detaljerede procedurer, som beskrives i EU's udbudsdirektiv, hvilket muliggør en mere fleksibel udbudsproces.

Der er dog stadig pligt til at konkurrenceudsætte opgaven i et vist omfang, hvis man vælger at udbyde den.

Ikke udbudspligtige indkøb er også fortsat underlagt EF-traktatens grundlæggende regler, som bl.a. omfatter:

§ forbud mod diskrimination

§ ikke-forskelsbehandling

§ ligebehandlingsprincippet

§ proportionalitetsprincippet

Tidsramme for indgåelse af kontrakter, som ikke er omfattet af EU's udbudsregler

Der findes ikke formelle regler for hvilke tidsfrister, der finder anvendelse ved indgåelse af kontrakter, som ikke er omfattet af EU's udbudsregler. I praksis vil tidsrammen som gælder ved EU-udbud oftest også være realistisk i forbindelse med indgåelse af kontrakter, der ikke er omfattet af Udbudsdirektivet.

Analyse og beskrivelsen af opgaven, som er en afgørende faktor for et vellykket udbud, må forventes at være lige krævende uanset hvilken udbudsmodel der vælges.

Dog er der mulighed for at afkorte den periode tilbudsgiverne gives til at udarbejde deres tilbud, ligesom stand-still perioden på 10 dage ikke finder anvendelse ved udbud uden for EU's udbudsregler.

.

Overordnede overvejelser i forbindelse med udbud

Københavns Kommunes udbudspolitik beskriver nogle af de overordnede overvejelser, der bør indgå i vurderingen af om en opgave skal udbydes. Herom fremgår følgende:

1. Strategiske hensyn

I nogle tilfælde vil strategiske hensyn gøre en opgave uegnet til udbud. Det kan f.eks. være vanskeligt eller uhensigtsmæssigt at skille en opgave fra myndighedsudøvelsen. Kommunen kan også have en interesse i at fastholde en opgave med henblik på kompetenceopbygning og kompetenceudvikling i kommunen.

2. Bagatelgrænse

Der skal være et rimeligt forhold mellem den forventede besparelse og de omkostninger, der er forbundet med at gennemføre udbudsforretningen.

3. Antal mulige leverandører

En væsentlig forudsætning for en vellykket udlicitering er, at tilstrækkeligt mange kvalificerede leverandører afgiver tilbud, således at der opstår en reel konkurrencesituation. Er der ikke et marked for opgavens løsning, bør forvaltningen ikke udbyde opgaven.

I de situationer, hvor der kun er en enkelt eller ganske få potentielle tilbudsgivere til en samlet opgavevaretagelse, kan forvaltningen overveje en opsplitning i delopgaver, så en reel konkurrence opnås.

I overvejelserne om udbud skal indgå forhold som leveringssikkerhed og den fremtidige konkurrencesituation, herunder muligheden for også at sikre reel konkurrence ved et fornyet udbud efter udløb af udliciteringsperioden.

Når det potentielle antal leverandører undersøges bør såvel det nationale som det internationale marked undersøges for at klarlægge om der kan forventes en bredere interesse for opgaven, såfremt den udbydes i et formaliseret EU-udbud frem for et ikke EU-udbud.

Man vil med en annonce i EF-tidende ramme en meget bred kreds af aktører på markedet. Mulighederne for flere konkurrerende tilbud øges dermed, såfremt opgaven kan varetages på en hensigtsmæssig måde af en udenlandsk leverandør.

Definitioner

Kontrolbud:

Tilbud fra en offentlig myndigheds interne afdeling, som kan benyttes til at vurdere om der er omkostningsbesparelser forbundet ved at udbyde opgaven blandt private leverandører.

Et kontrolbud er ikke et tilbud i aftaleretlig forstand, og kan således heller ikke danne grundlag for en kontrakt, selv om den interne afdeling afgiver det billigste/økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontrolbud skal udarbejdes i overensstemmelse med Finansministeriets cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994, jf. Københavns Kommunes Udbudspolitik.

Begrænset udbud:

Et forudbestemt antal tilbudsgivere prækvalificeres ved hjælp af offentliggjorte udvælgelseskriterier.

Alene de prækvalificerede tilbudsgivere får adgang til udbudsbetingelserne og ret til at afgive tilbud.

Det/de vindende tilbud vælges ud fra et offentliggjort tildelingskriterium. Der kan ifølge EU's udbudsdirektiv vælges mellem følgende kriterier:

- bedste pris

- det økonomiske mest fordelagtige tilbud

Ved anvendelse af kriteriet ’det økonomisk mest fordelagtige tilbud’ indgår, udover pris, og parametre som kvalitet, miljø, arbejdsmiljø og leveringssikkerhed.

Offentligt udbud:

Alle økonomiske aktører har adgang til udbudsbetingelserne og ret til at afgive tilbud. Den videre proces forløber som ved et begrænset udbud.

Oversigt

	Offentliggørelse	Minimumsfrister	Valg af leverandør/er	Forhandling
Offentligt EU- udbud	Ja, der er pligt til at offentliggøre alle EU- udbud gennem en annonce i EF-tidende. Annoncering sker ved en detaljeret beskrivelse i standardformularer (SIMAP).	Aflevering af tilbud: 52 dage efter afsendelse af elektronisk annonce – kan forkortes til 40 dage hvis udbudsmaterialet frit kan downloades fra internettet.	1.Udvælgelsesvurdering: vurdering af tilbudsgivers virksomhed i forhold til de valgte udvælgelseskriterier; ex. finansielle, tekniske, juridiske og økonomiske forhold. 2. Evt. afvisning af leverandører, der ikke opfylder ufravigelige krav, og som derfor ikke indgår i selve tilbudssammenligningen.	Forbud mod forhandling. Dog er der en snæver mulighed for præcisering af tilbud.
			3. Tilbudsvurdering: Tilbudene vurderes ud fra ét af følgende tildelingskriterier: ’Det økonomisk mest fordelagtige tilbud’ eller ’Laveste pris’. Det valgte tildelingskriterium skal fremgå af udbudsannoncen, så tilbudsgiverne er bekendt hermed før de afgiver tilbud.
Begrænset EU-	Ja, der er pligt til at	Anmodning om	1. Prækvalifikation af	Forbud

udbud	offentliggøre alle EU- udbud gennem en annonce i EF-tidende. Annoncering sker ved en detaljeret beskrivelse i standardformularer (SIMAP).	prækvalifikation: 30 dage efter afsendelse af elektronisk annonce. Aflevering af tilbud: 40 dage efter afsendelse af opfordring til at afgive tilbud – kan forkortes til 35 hvis udbudsmaterialet frit kan downloades fra internettet.	mindst 5 virksomheder i forhold til de valgte udvælgelseskriterier. 2. Afvisning af øvrige anmodninger. 3. Opfordring til at afgive tilbud sendes til de prækvalificerede. 4. Tilbudsvurdering	mod forhandling. Dog er der en snæver mulighed for præcisering af tilbud.
Kontrakter uden for EU's udbudsdirektiv	Offentliggørelse i nationalt medie. BEMÆRK: aktuelt lovforslag med krav om konkurrenceudsættelse af offentlige indkøb til en værdi af mindst DKK 500.000	Ingen formelle krav til frister – dog nødvendigt med frister, der afstemmes i forhold til opgavens omfang og kompleksitet	I princippet følges en tilsvarende proces som ved EU-udbud; dog intet krav om overholdelse af de detaljerede procedurer.	Mulighed for at forhandle.