Udbud af Renovation & Sikkerhedsmakulering
Udbud af Renovation & Sikkerhedsmakulering
Udbudsbetingelser
Sundhedsstyrelsen
Slettet: oktober
Slettet: 21
17. november 2014
Sags nr. 2013111286
Indholdsfortegnelse
1. Overordnede rammer for udbuddet
3
3
3
3.1. Materialer, der understøtter udbudsforretningen 3
3.2. Materialer, der anvendes ved udarbejdelse af kontrakt 4
3.3. Tilgængelighed af materialer 4
4. Procedure og tidsplan for udbud
4
4.1. Tidsplan for udbudsforretningen 4
4.2. Henvendelser til Sundhedsstyrelsen 4
4.3. Besigtigelse af faciliteter 5
5
5.2. Tilbuddets opbygning og indhold 6
8
6.2. Behandling af forbehold 8
6.3. Kriterier for tildeling 8
6.4. Vurdering af tilbud og vægtning af kriterier 9
6.4.1. Åbenhed omkring tildelingsvurderingen 9
7. Generelle rammer for udbudsforretningen
9
7.1. Overholdelse af EU-udbudsreglerne 9
7.3. Oplysning om skat, afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø 11
7.4. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt 12
7.5. Annullation af udbudsforretningen 13
7.6. Underretning om resultatet 13
1. Overordnede rammer for udbuddet
Nærværende udbudsbetingelser gælder for udbud af ” Udbud af Reno- vations & Sikkerhedsmakulering”.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsbe- kendtgørelse med det interne referencenummer 2014-139570 som of- fentliggjort i supplement til den Europæiske Unions Tidende.
Ordregiver er:
Sundhedsstyrelsen Xxxx Xxxxxx Xxxx 0 0000 Xxxxxxxxx S
2. Den udbudte leverance
Som oplyst i udbudsbekendtgørelsen (Bilag 7) og kravspecifikationen (Bilag 2) omfatter den udbudte kontrakt afhentning af renovation og mo- bil sikkerhedsmakulering, hos Sundhedsstyrelsen på Islandsbrygge, Statens Institut for Strålebeskyttelse i Herlev) og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i København K.
3. Udbudsmaterialet
De centrale dele af udbudsmaterialet består i kontraktudkast og udkast til bilag. Det er hensigten, at Tilbudsgiver besvarer og udfylder dette ma- teriale, herunder udarbejder de resterende bilag med udgangspunkt i de medsendte skabeloner, således at det færdige tilbud indeholder en kom- plet kontrakt, klar til underskrift.
3.1. Materialer, der understøtter udbudsforretningen I forbindelse med gennemførelsen af udbuddet anvendes følgende do- kumenter.
- Udbudsbekendtgørelse (vedlagt)
- Udbudsbetingelser (nærværende dokument)
- Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige
- En tro og love erklæring om hvorvidt ansøgeren er dømt for straf- bare forhold. Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen vil blive afkrævet ved kontraktindgåelse.
- Evt. supplerende materialer udgivet i forbindelse med udbudsfor- retningen, f.eks. et Spørgsmål og svar notat.
3.2. Materialer, der anvendes ved udarbejdelse af kon- trakt
Nedenstående dokumenter indgår i kontakten. Kontraktudkast og bilag skal anvendes som krævet i nærværende udbudsbetingelser.
I. Udkast til kontrakt.
II. Udkast til kontraktbilag og skabeloner for udarbejdelse
Bilag 1 – AB Service 2003
Bilag 2 – Kundens kravspecifikation Bilag 3 – Leverandørens tilbud Bilag 4 – Tro og love erklæringer
Bilag 5 – Leverandørens forretningsvilkår Bilag 6 – Parternes kontaktoplysninger Bilag 7 – Udbudsbekendtgørelse
Bilag 8 – Udbudsbetingelser Bilag 9 – Spørgsmål & svar notat
Bilag 10 - Leverandørens erklæringer om økonomisk og finansiel kapacitet
3.3. Tilgængelighed af materialer
Samtlige materialer i forbindelse med udbuddet vil blive publiceret på Sundhedsstyrelsens hjemmeside, på adressen: xxx.xxx.xx/xxxxxx
4. Procedure og tidsplan for udbud
4.1. Tidsplan for udbudsforretningen
Tidsfrist | Aktivitet | ||
21. oktober 2014 | Udsendelse af udbudsbekendtgørelse og -materiale | ||
2. december, kl. 9.00 | Frist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet | Slettet: 21 | |
4. december, kl. 15.00 | Sidste opdatering af udbudsmaterialet | Slettet: november | |
11. december, kl. 12.00 | Frist for aflevering af tilbud | Slettet: 24 | |
Slettet: november | |||
19. december | Forventet meddelelse om tildeling | ||
5. januar | Forventet indgåelse af kontrakt | Slettet: 8 | |
Slettet: 19 | |||
Slettet: december | |||
4.2. Henvendelser til Sundhedsstyrelsen
Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal frem- sendes skriftligt, helst som e-mail eller som sædvanlig post til følgende adresse:
Sundhedsstyrelsen Xxxx Xxxxxx Xxxx 0 0000 Xxxxxxxxx X Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx
Henvendelser pr e-mail sendes til xxx@xxxx.xx
Såfremt Tilbudsgiver derudover måtte have spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles skriftligt på dansk eller engelsk. Så- vel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form løbende blive publiceret i et spørgsmål & svar notat, som løbende lægges op på Sundhedsstyrel- sens hjemmeside, jf. pkt. 3.3. Tilbudsgiver bedes derfor holde jævnligt øje med denne side under tilbudsrunden.
4.3. Besigtigelse af faciliteter
Der vil efter aftale være mulighed for besigtigelse af faciliteterne hos Kunden, indtil spørgefristens udløb, jf. pkt. 4.1. Tilbudsgiver skal kon- takte Sundhedsstyrelsen vedr. dette på kontaktoplysningerne angivet under pkt. 4.2.
I forbindelse med besigtigelsen vil evt. spørgsmål og svar blive inklude- ret i Spørgsmål & svar notatet til alle tilbudsgiveres information.
5. Tilbudsafgivelse
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsfor- retning er Sundhedsstyrelsen uvedkommende.
5.1. Form- og procedurekrav
Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt.
Tilbud skal således afgives i overensstemmelse med de grundlæggende krav, som er anført i udbudsbekendtgørelsen, udbudsbetingelserne, kravspecifikationen samt øvrige bilag.
Tilbudsfristen fremgår af pkt. 4.1 og tilbud skal indleveres på følgende adresse:
Sundhedsstyrelsen Xxxx Xxxxxx Xxxx 0 0000 Xxxxxxxxx S Att.: Xxxxxx Xxxxxxxx
Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert mærket ”Tilbud på Renovation & sikkerhedsmakulering” og ”Må ikke åbnes af postomdeling”.
Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen.
Tilbuddet skal afleveres i elektronisk format på en CD, DVD eller USB pind. Filerne skal være i Adobe pdf, MS Word, MS Excel format eller til- svarende kompatible formater. Det er udelukkende Tilbudsgivers ansvar at det afleverede materiale er læsbart. Tilbuddet skal afgives på dansk eller engelsk.
5.2. Tilbuddets opbygning og indhold
Sundhedsstyrelsen har vedlagt nærværende udbudsmateriale i elektro- nisk form. I materialet finder Tilbudsgiver skabelonerne til nedenstående tilbudsdokumenter. De fleste af dokumenterne kræver en aktiv stillings- tagen fra Tilbudsgiver. Dokumenter, som Tilbudsgiver ikke har ændrin- ger til, anses for gældende i den form de indgår i udbudsmaterialet.
Følgende struktur skal anvendes ved Tilbudsgivers udformning af tilbud:
Tilbudsgiver skal udfylde, besvare, udarbejde eller selv vedlægge føl- gende dokumenter:
Dokumenter der skal indgå i tilbuddet | |
Liste over samtlige forbehold i tilbuddet | Skal kun udarbejdes og vedlægges i tilfælde af forbehold. |
Kontrakt | Udfyldes af tilbudsgiver og returne- res i redigerbart format. |
Bilag 3 – Leverandørens til- bud | Udarbejdes af Tilbudsgiver |
Bilag 4 – Tro og love erklæ- ringer | Udfyldes og underskrives af Tilbuds- giver. Se Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1 |
Bilag 5 – Leverandørens evt. forretningsvilkår | Vedlægges af leverandøren |
Bilag 10 – Leverandørens er- klæringer om økonomisk og finansiel kapacitet | Udarbejdes af tilbudsgiver. Se Ud- budsbekendtgørelsens pkt. III.2.2 |
Alle øvrige bilag er enten udarbejdet af Sundhedsstyrelsen eller vil blive udarbejdet ved kontraktindgåelse. | |
Om adgangen til at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, se pkt.5.2.
5.2. Forbehold
Tilbudsgiver kan tage forbehold over for indholdet af i udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver er berettiget til at tage forbehold over for dele af udbudsma- terialet forudsat, at dette ikke er tale om forbehold overfor væsentlige elementer.
Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist i det enkelte bilag med korrekturmarkering hvor der ændres i teksten. Forbeholdet skal endvidere fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges til- buddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning:
Punkt i bilag | Tilbudsgivers forbehold | Begrundelse |
Konkret henvis- ning til punktet i bilaget | Kort og præcis redegø- relse af forbeholdet. En specifik alternativ for- mulering skal angives. | En kort begrundelse for forbeholdet skal angives |
Tilbudsgiver må ikke tage forbehold vedrørende grundlæggende ud- budsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Sundhedsstyrelsen indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den ud- budte ydelse.
I tilfælde af usikkerhed, om hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres Tilbudsgiver til at stille af- klarende spørgsmål til udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og dermed kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets kon- krete indhold.
Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhand- lingsforbud under offentlige og begrænsede udbud.
6. Evaluering af tilbud
6.1. Behandling af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
Alle dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Sund- hedsstyrelsens ejendom og vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne.
6.2. Behandling af forbehold
Tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ikke-konditionsmæssige.
Formateret: Skrifttype: (Standard) Arial
Tilbudsgivers forbehold overfor vilkår eller krav, der ikke relaterer sig di- rekte til de anvendte tildelingskriterier (jf. afsnit 6.3) vil blive kapitaliseret af Sundhedsstyrelsen, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor.
Såfremt Sundhedsstyrelsen ikke er i stand til at kapitalisere Tilbudsgi- vers forbehold på en sikker og saglig vis, og dette vanskeliggør tilbuds- sammenligning, er Sundhedsstyrelsen berettiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt.
6.3. Kriterier for tildeling
Tildeling sker på grundlag af kriteriet ”økonomisk mest fordelagtige til- bud”. Ved vurderingen af dette anvendes et antal vægtede underkriterier til dette.
Der anvendes følgende underkriterier:
1. Pris
2. Kvalitet
Ved vurderingen vægtes underkriterierne som anført nedenfor.
6.4. Vurdering af tilbud og vægtning af kriterier Vurderingen sker på grundlag af tilbuds opfyldelse af kontraktvilkår samt besvarelse af krav, som disse er opført i udbudsmaterialets kontraktbi-
lag.
Evt. manglende opfyldelse af kontraktvilkår håndteres ved kapitalisering af forbeholdet. Hvis dette ikke er muligt, eller hvis der er forbehold over- for væsentlige eller grundlæggende vilkår, kasseres tilbuddet.
Mht. opfyldelse af krav anlægges en samlet pointmæssig vurdering in- den for hvert underkriterium. Point vil for alle underkriterier blive afgræn- set til intervallet 0 til 10.
Underkriterium | Vægt | Beskrivelse |
Pris | 65 % | Karakteren for underkriteriet Pris fastsættes ud fra Leveran- dørens samlede pris for ét års service. Dette sammenlignes med en målpris, svarende til det nuværende forbrug i ét år. Hvis Leverandørens tilbud matcher målprisen tildeles 5 point. Hvis Leverandørens pris er 50 % over eller under tildeles der hhv. 0 eller 10 point. |
Kvalitet | 35 % | Holistisk vurdering af de tekniske egenskaber og kvaliteten af den tilbudte løsning, jf. Bilag 3. 0 point gives for den helt uantagelige besvarelse, 5 point gi- ves for den tilfredsstillende besvarelse, som opfylder de fle- ste krav og forventninger hos Kunden og 10 point gives for den optimale besvarelse der overgår alle krav og forventnin- ger. |
6.4.1. Åbenhed omkring tildelingsvurderingen
Af hensyn til at skabe bedst mulig gennemsigtighed omkring tildelings- vurderingen, vil alle tilbudsgiverne modtage en kopi af tildelingsnotatet og det tilhørende evalueringsskema. Evalueringsskemaet vil som mini- mum indeholde pointscorer for underkriterierne for de forskellige tilbuds- givere. Specifikke priser og tilsvarende følsomme oplysninger fra tilbuds- giverne vil ikke indgå det udleverede materiale.
7. Generelle rammer for udbudsforretningen
Dette kapitel præciserer nogle overordnede rammer for udbudsforretnin- gen, som Tilbudsgiver bør være opmærksom på.
7.1. Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i udbudsdirektivet (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004).
Dette medfører, at Sundhedsstyrelsen er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Sundhedsstyrelsen at henlede Tilbudsgivers op- mærksomhed på,
Formateret: Skrifttype: (Standard) Arial
- at Sundhedsstyrelsen er forpligtet til at se bort fra tilbud eller æn- dringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, og
- at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsma- teriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
7.2. Forhandling
Der er ikke adgang til at forhandle om de afgivne tilbud, idet Sundheds- styrelsen er underlagt det udbudsretlige forhandlingsforbud, som gælder for begrænsede udbud under Udbudsdirektivet.
I forbindelse med vedtagelsen af bygge- og anlægsdirektivet og forsy- ningsvirksomhedsdirektivet i 1993 vedtog Ministerrådet og Kommissio- nen en erklæring med følgende ordlyd:
”Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurren- cefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må kun finde drøftelser sted med ansøgere og bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af de- res bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det om- fang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling.”
Direktiverne er siden blevet revideret, men forhandlingsforbuddet anses fortsat for at være gældende.
Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger i forbindelse dette udbud. Tilbudsgiverne skal drage omsorg for, at de- res tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås
uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og Sundhedsstyrel- sen.
Det er alene tilladt at korrigere åbenlyse fejl samt at foretage præciserin- ger eller suppleringer, hvor dette måtte være påkrævet. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herun- der navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbud- dene er præcise i enhver henseende.
Tilbudsgiverne opfordres i den forbindelse til, i tilfælde af tvivl, at benytte sig af muligheden for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
7.3. Oplysning om skat, afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø
I henhold til artikel 27 i Udbudsdirektivet skal Sundhedsstyrelsen oplyse om de relevante organer, hvor Tilbudsgiver kan få oplysninger om gæl- dende forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø:
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter:
Officielt navn: SKAT | ||
Adresse: | ||
By: | Postnummer: | Land: Xxx- xxxx |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 | |
E-mail: | Fax: + 00 00 00 00 | |
Internetadresse (URL): | ||
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse:
Officielt navn: Miljøstyrelsen
Adresse: Xxxxxxxxxx 00 | ||
By: København K | Postnummer: 1401 | Land: Xxx- xxxx |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
E-mail: | Fax: + 00 00 00 00 00 | |
Internetadresse (URL): | ||
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejds- pladsen og arbejdsvilkår:
Officielt navn: Arbejdstilsynet | ||
Adresse: Postboks 1228 | ||
By: København C | Postnummer: 0900 | Land: Dan- mark |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
E-mail: | Fax: + 00 00 00 00 00 | |
Internetadresse (URL): | ||
7.4. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af Sundhedsstyrelsen.
Sundhedsstyrelsen vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysnin- ger i Tilbudsgiverens tilbud, som angår Tilbudsgiverens fortrolige forret- ningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Sundhedsstyrelsen til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor Tilbudsgi- ver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger,
hvorefter Sundhedsstyrelsen vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videre- gives.
Det er et krav fra Sundhedsstyrelsen, at Tilbudsgiverne iagttager ubetin- get tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen.
7.5. Annullation af udbudsforretningen
Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kon- trakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af den ordregivende myn- dighed, såfremt Sundhedsstyrelsen finder, at der er saglig grund hertil.
7.6. Underretning om resultatet
Alle deltagere i udbudsforretningen vil i overensstemmelse med udbuds- direktivets artikel 41 og Lov om håndhævelse af udbudsreglerne mm. samtidigt og skriftligt blive underrettet om resultatet af udbudsforretnin- gen.
Underretning til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Der er ingen kon- trakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Sund- hedsstyrelsen og den valgte Tilbudsgiver.
Resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i udbudsdirektivet.
7.7. Indgåelse af kontrakt
Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af den stand-still periode, som jf. bekendtgørelse nr. 712 af 15/06/2011 er fastsat til 10 dage efter afsendelse af underretningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil seks måneder efter tilbudsfristen.
Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af Tilbudsgivere, skal delta- gerne påtage sig at hæfte solidarisk, direkte og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelsen af den tildelte kontrakt samt udpege en fælles befuld- mægtiget.