Indhold

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudsloven hvilket be- tyder, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbudsbetingelserne (dette do- kument) fastsætter vilkårene for afgivelse af tilbud.

Udbudsformen betyder, at processen – i hovedtræk – indeholder følgende aktiviteter:

1. Tilbud afgivet i Mercell og som er afgivet inden for tilbudsfristen indgår i tilbudsevalueringen.

2. Kun konditionsmæssige tilbud indgår i tilbudsevalueringen.

3. Ordregiver vurderer indledningsvis, om Tilbudsgiverne er eg- nede, se afsnit 2 neden for. Tilbud fra Tilbudsgivere, som ikke er egnede, kan ikke tages i betragtning.

4. Dernæst evaluerer Ordregiver tilbuddene efter tildelingskriteri- erne, se afsnit 3 neden for.

5. Den Tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelag- tige tilbud, vil blive anmodet om at fremsende dokumentation for de forhold, som denne har oplyst i ESPD, se afsnit 2.5 neden for.

6. Når den vindende Tilbudsgiver har fremsendt den krævede do- kumentation, og denne er godkendt af Kommunen, træffer Kom- munen endelig tildelingsbeslutning og underretter samtidigt alle Tilbudsgiverne herom, se afsnit 3.2 neden for.

Nærværende udbudsbetingelser fastsætter vilkårene for gennemførelse af udbudsproceduren. Herunder beskrives blandt andet udbuddets frister inkl. frist for afgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes indhold, forhold ved- rørende mindstekrav og forbehold, kriterierne for tildeling af kontrakten

m.v. Det er vigtigt, at tilbudsgiverne sætter sig grundigt ind i udbudsbetin- gelserne inden udarbejdelsen af tilbuddet.

1.4 Kort beskrivelse af den udbudte opgave ‌

Aftalen omfatter daglig intern rengøring og periodisk vinduespolering på 157 forskellige lokaliteter såsom folkeskoler, specialskoler, BFOer (skolefri- tidsordninger), daginstitutioner, specialinstitutioner, bosteder, administrati- onsbygninger, biblioteker, kulturhuse, idræts- og svømmehaller, plejecentre og lignende. I en række tilfælde er der to eller flere lokaliteter, der er fysisk sammenhængende eller markeret på samme adresse. Alle lokaliteter omfat- tet af aftalen fremgår af Skema 3, Tilbudslisten og af bilag 3, Lokaledata.

Det skal bemærkes, at de enkelte lokaliteter er individuelt meget forskellige i forhold til både de fysiske rammer og de aktuelle lokaleanvendelser.

Kontrakten omfatter ud over aftalte faste ydelser følgende optioner, som Ballerup Kommune kan til- eller fravælge i hele aftaleperioden:

❑ Ballerup Kommune har option på forlængelse af aftalen i 2 x 12 måneder jf. kontraktens punkt 1 og 3 (option 1).

❑ Rengøring på et, flere eller alle syv plejecentre i henhold til Skema 3 Tilbudslisten (position 2.08-2.14 på fanen ”rengøring – fast”) og Bilag 3, Lokaledata jf. kontraktens punkt 3 (option 2).

❑ Ballerup Kommune kan udtage et antal lokaliteter af aftalen om- handlende op til maksimalt 25 % af det samlede kontraktomfang

målt i kr. (option 3).

❑ Såfremt Ballerup Kommune får behov for ekstraordinært at til- købe rengørings-, vinduespolerings- eller andre serviceydelser på eksisterende lokaliteter omfattet af kontrakten, kan Ballerup Kommune anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på time- eller på opgavebasis (option 4).

❑ Såfremt Ballerup Kommunes bygningsmasse ændres, kan Balle- rup Kommune tilkøbe rengørings-, vinduespolerings- eller ser- viceydelser til udførelse på lokaliteter ud over dem, som fremgår af udbudsmaterialet (option 5).

❑ Ballerup Kommune kan tilkøbe en række forskellige ydelser som alle skal prissættes i henhold til beskrivelserne i dette materiale og punkterne i Skema 3, Tilbudslisten (option 6).

Ballerup Kommune udbyder og indgår aftalen på egne vegne og på vegne af de selvejende institutioner, som Ballerup Kommune har driftsoverenskom- ster med. Aftalen kan således anvendes af både Ballerup Kommune (herun- der de lokaliteter, som ikke er selvstændige juridiske enheder, men en del af Ballerup Kommune) samt de selvejende institutioner, som Ballerup Kom- mune har aftaler med.

I dette udbudsmateriale anvendes betegnelsen "Ballerup Kommune" som en samlet betegnelse for de ordregivende myndigheder, som kan købe ind på aftalen.

Der vil ikke blive afgivet kontrolbud af Ballerup Kommune.

Tilbud skal indeholde priser på samtlige de ydelser, der er anført i Skema 3, Tilbudslisten og herunder også optionerne.

Med undtagelse af de syv plejecentre udføres rengøringsydelserne på de 157 lokaliteter i dag af en og samme private leverandør. På de syv pleje- centre udføres rengøringen af kommunalt ansatte medarbejdere.

Med få undtagelser udføres vinduespoleringsydelserne på de 157 lokaliteter i dag af en og samme private leverandør.

1.5 Udbudsmaterialet ‌

Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter:

• Udbudsbekendtgørelsen

• Nærværende udbudsbetingelser

• Mercells on-line version af ESPD (Det fælleseuropæiske ud- budsdokument)

• Svar på spørgsmål, rettelsesblade og supplerende oplysninger udsendt under udbudsproceduren i Mercell (indsættes ved af- taleindgåelse).

• Skema 1: Konsortieerklæring

• Skema 2: Støtteerklæring

• Skema 3: Tilbudslisten

• Skema 4: Svarskema for underkriteriet kvalitetssikring

• Skema 5: Svarskema for underkriteriet socialt ansvar

• Kontraktudkast med følgende bilag:

▪ Bilag 1: Anfordringsgaranti

▪ Bilag 2: Kravspecifikation for rengøring og vinduespolering

▪ Bilag 3: Lokaledata (tegninger og lokalefortegnelser)

▪ Bilag 4: Ballerup Kommunes arbejdsklausul

▪ Bilag 5: Erklæring om samfundsansvar

▪ Bilag 6: MasterArk (indeholder Lokalitets- og opgaveoversigt inklusive økonomi, kontaktdata mv.)

▪ Bilag 7 Leverandørens tilbud (indsættes ved aftaleindgåelse).

Skemaerne 3, 4 og 5 skal udfyldes og afleveres af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbuddet. Alle skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i dokumenterne og instrukserne i nærværende udbudsbetingelser.

Skemaerne 1 og 2 skal udfyldes og afleveres af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbuddet, hvis tilbudsgiver afgiver tilbud i sammenslutning med andre tilbudsgivere (konsortieerklæring) og/eller anvender forpligtende deltagelse fra andre økonomiske enheder f.eks. underleverandører (støtte- erklæring).

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at det er et mindstekrav,

• at Leverandøren i hele kontraktperioden kan dokumenterer at have en erhvervs- og produktansvarsforsikring i et af Finans- tilsynet anerkendt forsikringsselskab med en samlet dæk- ningssum på 10 mio. kr. pr. år., jf. kontraktens punkt 25.

• at Leverandøren senest den 1. marts 2020 gennem et aner- kendt pengeinstitut, kautionsforsikringsselskab eller tilsva- rende har stillet en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsga- ranti på 20 % af det første års forventede kontraktsum i

overensstemmelse med den af Kommunen udarbejdede ska- belon, som er en del af udbudsmaterialet jf. kontraktens punkt 16.

1.6 Tilbuddets indhold ‌

Tilbuddet skal indeholde følgende:

• Tilbudsskrivelse med angivelse af eventuelle forbehold.

• Udfyldt online version af ESPD i Mercell.

• Udfyldt Skema 3: Tilbudslisten.

• Udfyldt Skema 4: Svarskema for underkriteriet kvalitetssik- ring.

• Udfyldt Skema 5: Svarskema for underkriteriet socialt an- svar.

• Eventuelt udfyldt Skema 1: Konsortieerklæring.

• Eventuelt udfyldt Skema 2: Støtteerklæring.

Tilbud samt al kommunikation under udbuddet skal være på dansk.

I kontrakt- og udførelsesperioden skal kommunikation være på dansk, jf. dog kontraktens punkt 12.

De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010/seneste version af Acrobat Reader, der kører på styresystemet Google Chrome.

Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, det vil sige, at alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbud- det. Det skal fremhæves, at det alene er Tilbudsgivers ansvar at afgive et komplet tilbud.‌

1.7 Udbuddet gennemføres digitalt i Mercell

Udbuddet gennemføres digitalt via xxx.xxxxxxx.xx. Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettel- sesblade og spørgsmål/svar, vil være tilgængelige i Mercell.

Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal således ske skriftligt via Mer- cell.

Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig ajour og hente alle de oplys- ninger via Mercell, der er gældende for udbudsprocessen. Tilbudsgiver er dermed ansvarlig for at sikre, at materialet hentet fra Mercell til enhver tid er fuldstændig opdateret.

Tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell inden tilbudsfristen ud- løber, jf. afsnit 1.12.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til Mercell via mail- adressen: xxxxxxx.xx@xxxxxxx.xxx eller ved telefonisk henvendelse til (x00) 00 00 00 00.

Bemærk: Der må ikke uden for Mercell rettes telefoniske, skriftlige eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet hverken direkte til Ballerup Kommune, de enkelte lokaliteter eller Ballerup Kommunes rådgivere.

1.8 Udbudstidsplan ‌

Aktivitet	Dato og evt. klokkeslæt
Bygningsgennemgang - Tilbudsgivernes besigtigelse og fysiske gennemgang af ud- valgte lokaliteter	27. september - 3. oktober 2019
Tilmelding til informations- og spørge- møde.	2. oktober 2019
Informations- og spørgemøde	3. oktober 2019 kl. 12.30 – 14:30
Skriftlig spørgefrist	11. oktober 2019
Sidste frist for besvarelse af spørgsmål og upload af supplerende oplysninger i Mercell	16. oktober 2019
Tilbudsfristen	23. oktober 2019 kl. 12:00
Indhentning af dokumentation fra den til- budsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til	Uge 51
Udsendelse af underretning til Tilbudsgi- verne.	7. januar 2020
Stand still periode	8. januar – 17. januar 2020
Kontraktindgåelse	Uge 4, 2020
Kontraktstart	1. april 2020

Der kan forekomme ændringer af udbudstidsplanen undervejs.

1.9 Informations- og spørgemøde ‌

Der gennemføres informations- og spørgemøde for interesserede Tilbudsgi- vere:

Mødetid:

Den 3. oktober 2020, kl. 12.30 - 14:30 Mødested:

Ballerup Kommune Hold-an Vej 7

DK-2750 Ballerup

Mødelokale: Kommunalbestyrelsessalen

Henvendelse i receptionen, som vil anvise, hvor Kommunalbestyrelsessalen ligger.

Bemærk: Alle Tilbudsgivere opfordres til at deltage i informations- og spø- gemødet og repræsentationen fra hver Tilbudsgiver begrænses til højst tre personer.

Tilbudsgiver bør tilmelde sig mødet via Mercell senest den 2. oktober 2019. Tilmeldingen bør indeholde navne og kontaktdata på den eller de personer, der møder frem til informations- og spørgemødet.

På informations- og spørgemødet vil Ballerup Kommune gennemgå udbuds- materialet med vægt på krav til tilbuddenes indhold og Kravspecifikationen. Tilbudsgiverne vil på mødet få lejlighed til at stille spørgsmål.

Ordregiver udarbejder referat fra mødet med de stillede spørgsmål og de afgivne svar. Er det ikke muligt at besvare spørgsmålet under mødet, vil or- dregiver besvare spørgsmålet hurtigst muligt og inden udløbet af den fast- satte svarfrist.

1.10 Besigtigelse ‌

Tilbudsgiverne kan besigtige lokaliteter og lokaler i perioden fra den 27. september til den 3. oktober 2019 i tidsrummet mellem kl. 8:00 og kl. 16:00.

Alle lokaliteter vil blive orienteret om, at Tilbudsgiverne skal have mulighed for at gennemføre en besigtigelse af den enkelte lokalitet.

Tilbudsgiverne må ikke på besigtigelserne stille spørgsmål til eller kommen- tere på udbuddet eller lokaliteten. Spørgsmål, som ønskes stillet om udbud- det og/eller lokaliteterne skal stilles skriftligt til ordregiver via Mercell.

Bemærk: Repræsentationen fra hver Tilbudsgiver begrænses til højst to personer.

1.11 Spørgsmål til udbudsmaterialet ‌

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation" i Mercell. Svar fra Ordregiver kan ses under fanen ”Kommunikation”/"Ekstra Info" i Mercell efter, at Ordregiver har pub- liceret svar.

Alle spørgsmål, der er modtaget inden udløb af fristen for at stille spørgsmål, som er den 11. oktober 2019, jf. udbudstidsplanen, vil blive forsøgt be- svaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, så- fremt det er muligt at besvare dem senest den 16. oktober 2019.

Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele tilbudsgi- verne supplerende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil til- budsfristen blive forlænget tilsvarende således, at tilbudsgiverne altid har 6 hele kalenderdage til at forholde sig til oplysningerne.

Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhen- sigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre op- mærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad.

Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til anskaffelsen eller vilkår i kontrakten. Dette gælder navnlig uhensigts- mæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af ud- budsmaterialets krav.

1.12 Tilbudsfristen ‌

Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercell, og skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget senest den 23. oktober 2019 kl. 12.00.

Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at det er den i systemet Mercell angivne servertid, der er bestemmende for tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid.

Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning.

Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

1.13 Vedståelsesfristen for tilbuddet ‌

Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil endelig aftale er under- skrevet dog maksimalt 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb.

1.14 Alternative tilbud, delbud og sideordnede bud ‌

Tilbudsgiver kan ikke afgive;

• alternative tilbud

• delbud (tilbud på dele af opgaven)

• sideordnede tilbud med undtagelse af de i Skema 3, Tilbudsli- sten angivne tre forskellige modeller for vinduespoleringsfre- kvenser i fane ”Vinduespolering – fast”.

Tilbudsgiver har således alene mulighed for, at afgive ét samlet tilbud.

2. Afgivelse af tilbud i Mercell herunder udfyldelse af ESPD ‌

Nedenfor gennemgås, hvordan der afgives tilbud i Mercell.

Under fanebladet ”Afgiv tilbud” findes forskellige faser, hvor tilbudsgiver skal afgive forskellige informationer og uploade de krævede dokumenter. Dette gennemgås i afsnittene herunder.

Det er tilbudsgiver, der er ansvarlig for at sikre, at afgivelse af tilbud i Mer- cell er sket korrekt, idet mangelfuld tilbudsafgivelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsevaluerin- gen.

Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvordan man teknisk afgiver tilbud i Mercell, bør tilbudsgiver kontakte Mercell på telefonnr. 63 13 37 00.

Har tilbudsgiver spørgsmål til udfyldelse af udbudsmaterialet, stilles spørgs- mål til dette, jf. afsnit 1.11.

2.1 Informationer om tilbudsgiver ‌‌

Tilbudsgiver skal under fanen ”Informationer om tilbudsgiver” afgive infor- mationer om, hvorvidt tilbudsgiver deltager alene eller sammen med andre virksomheder, og om tilbudsgiver agter at anvende underleverandører.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre

enheders/virksomheders kapacitet for at opfylde mindstekravene til økono- misk og finansiel formåen og/eller teknisk og faglig formåen, skal kun ud- fylde ét ESPD i Mercells online version af ESDP.

Vedrørende oplysninger om deltagelse i konsortium

Hvis Tilbudsgiver er et konsortium eller en sammenslutning af virksomhe- der, skal Tilbudsgiver udfylde særskilte ESPD’er i Mercell for hver delta- gende virksomhed i konsortiet eller sammenslutningen. Det gøres ved, at de øvrige virksomheder i konsortiet/sammenslutningen inviteres/tilføjes i Mercell, så de kan udfylde deres eget ESPD. Følg vejledningen/instrukserne i Mercell.

Konsortiedeltagerne skal endvidere underskrive og aflevere Skema 1 – Kon- sortieerklæring. Ved udfyldelse af Skema 1 skal de deltagende juridiske personer hver især være angivet klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med.

Deltagere i sammenslutningen hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt.

Vedrørende oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet Deltager Tilbudsgiver med støtte fra andre enheder, f.eks. andre virksom- heder (underleverandører) eller datter-/søster- eller moderselskaber, skal Tilbudsgiver udfylde et selvstændigt ESPD i Mercell, ligesom den støttende enhed også skal udfylde et selvstændigt ESPD i Mercell.

Dette kan være relevant i tilfælde, hvor Tilbudsgiver ikke selv kan opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk og faglig for- måen (jf. afsnit 2.3), eller f.eks. byder ind med et datterselskab, der skal udføre opgaven. Den støttende enhed/virksomhed inviteres/tilføjes så i Mer- cell, så de kan udfylde et ESPD også. Følg vejledningen/instrukserne i Mer- cell.

Tilbudsgiver skal i tilfælde af anvendelse af støttende enhed/virksomhed desuden også udfylde og aflevere Skema 2 – Erklæring om støtte fra evt. underleverandører, og godtgøre at tilbudsgiver rent faktisk råder over andre enheders kapacitet. Det gøres ved, at de virksomheder, hvis kapacitet til- budsgiver baserer sig på, i Skema 2 skriver under på, at tilbudsgiver faktisk kan råde over virksomhedens kapacitet.

For indhentning af dokumentation henvises til afsnit 2.5.

2.2 Udelukkelsesgrunde ‌

Tilbudsgiver skal under fasen ”ESPD - Udelukkelsesgrunde” svare ”Ja” eller ”Nej” til, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de oplistede udelukkelses- grunde.

”ESPD – Udelukkelsesgrunde” er det foreløbige bevis for, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at deltage i udbuddet.

Udelukkelsesgrundene omfatter:

• Grunde vedr. straffedomme

• Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til so- ciale sikringsordninger

• Grunde vedr. insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet

Bemærk: Tilbudsgivere, der omfattes af en obligatorisk udelukkelsesgrund, jf. udbudslovens §§ 135-136, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt, medmindre tilbudsgiveren fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig (self-cleaning), jf. udbudslovens § 138.

Tilsvarende vil tilbudsgivere, der omfattes af den frivillige udelukkelses- grund nævnt i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 3, blive udelukket fra delta- gelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt, medmindre tilbudsgiveren fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.

Tilbudsgiver skal i den forbindelse i Mercell erklære ikke at være omfattet af følgende udelukkelsesgrund fra udbudslovens § 137 stk. 1 nr. 3):

• En ordregiver skal anføre i udbudsbekendtgørelsen, hvis en ansøger eller en tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis 3) ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet.

I den forbindelse er Ordregiver opmærksom på bl.a. at udelukke firmaer, som er dømt for overtrædelse af skattelovgivningen eller har accepteret bø- deforlæg.

Tilbudsgiver vil kun kunne blive udelukket fra dette udbud, såfremt Tilbuds- giver er omfattet af de i ESPD oplistede udelukkelsesgrunde.

Er en tilbudsgiver omfattet af en udelukkelsesgrund, følger Ordregiver pro- ceduren for self-cleaning i udbudslovens § 138. Ordregiver vil i så fald an- mode tilbudsgiver, inden for en passende frist, om at dokumentere dennes pålidelighed. Ordregiver vurderer herefter om den fremlagte dokumentation for pålidelighed er tilstrækkelig for videre deltagelse i udbuddet.

2.3 Udvælgelse ‌

Under fasen ”Udvælgelse” skal Tilbudsgiver angive oplysninger om tilbuds- givers økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen. Nedenfor fremgår hvilke oplysninger, der skal afgives i Mercell samt mind- stekrav hertil.

KRAV TIL EGNETHED

Følgende punkter i ESPD´et skal udfyldes:

Del IV: (kun punkter nævnt i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.1-III.1.3)

Økonomisk og finansiel formåen:

I ESPD i Mercell skal Tilbudsgiver oplyse og opfylde udvælgelseskriterier og minimumskrav, som vedrører nøgletal og forsikringsforhold.

Samlet årsomsætning:

Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger:

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

• En årlig generel omsætning på mindst DKK 65 mio. i det se- nest afsluttede regnskabsår.

Finansielle nøgletal:

For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger:

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

• Tilbudsgivers soliditetsgrad skal som minimum være 5 % i hvert af de senest tre afsluttede regnskabsår. Soliditetsgra- den beregnes efter følgende formel: Egenkapital × 100 / Aktiver.

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller en sammenslutning af virksom- heder, eller såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders/virksomhe- ders økonomiske og finansielle formåen, skal minimumskravene være op- fyldt samlet set for sammenslutningen/konsortiet eller for Tilbudsgiver og de enheder/virksomheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.

Teknisk og faglig formåen

I Mercell skal afgives følgende oplysninger vedrørende Tilbudsgivers tekni- ske og faglige formåen:

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: Udførelse af tjenesteydelser af den anførte type:

Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperio- den har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

Tilbudsgiver skal have mindst tre referencer, som vedrører lignende eller tilsvarende opgaver, for både rengøring og vinduespolering inden for de se- neste tre år. Mindstekravet kan opfyldes ved 1) at stille med tre referencer, som indeholder både rengøring- og vinduespolering eller ved 2) at stille med to referencer, som indeholder både rengøring- og vinduespolering samt én reference for rengøring og én reference for vinduespolering eller ved 3) at stille med én reference, som indeholder både rengøring- og vindu- espolering samt to referencer for rengøring samt to referencer for vindues- polering eller ved 4) at stille med tre referencer for rengøring og tre refe- rencer for vinduespolering. Referencerne bør indeholde en beskrivelse af opgaven, beløb, tidspunkt for udførelsen (datoangivet) og modtager af op- gaven (kontaktoplysninger på kontaktperson).

2.4 Krav ‌

Under fanen ”Krav” skal tilbudsgiver uploade nedenstående dokumenter:

• Tilbudsskrivelse med angivelse af eventuelle forbehold.

• Udfyldt on-line version af ESPD i Mercell (udfyldes i Mercell).

• Udfyldt Skema 3: Tilbudslisten.

• Udfyldt Skema 4: Svarskema for underkriteriet kvalitetssik- ring.

• Udfyldt Skema 5: Svarskema for underkriteriet socialt an- svar.

• Eventuelt udfyldt Skema 1: Konsortieerklæring.

• Eventuelt udfyldt Skema 2: Støtteerklæring.

Disse dokumenter er en del af udbudsmaterialet, og Tilbudsgiver skal ud- fylde disse og uploade til Mercell under fanen ”Krav” som led i sin tilbudsaf- givelse. Tilbudsgiver kan ikke afgive tilbud uden at have uploadet dokumen- ter her. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at de rigtige dokumenter er uploadet, og at de er udfyldt korrekt.

2.5 Indhentning af dokumentation ‌

Hvor ESPDet er tilbudsgivernes egen erklæring, er dokumentation derimod det endelige bevis for, at tilbudsgiverens egen erklæring, afgivet i ESPD, er korrekt.

Ordregiver har til enhver tid mulighed for at anmode Tilbudsgiver om helt eller delvist at dokumentere de oplysninger, som Tilbudsgiver har afgivet i ESPDet:

• Ordregiver kan indhente supplerende oplysninger, hvis Til- budsgiver i ESPD gør opmærksom på forhold, der giver an- ledning til, at Ordregiver bør vurdere situationen yderligere.

• Forud for tildeling vil Ordregiver anmode den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at indgå aftale med, om at dokumen- tere oplysninger afgivet i ESPDet.

Ordregiver vil indhente følgende dokumentation for oplysningerne i ESPDet fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at tildele kontrakten:

• Serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra rele- vant myndighed, som max. må være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristens udløb.

Ordregiver kan, hvis oplysningerne ikke kan verificeres via offentligt tilgæn- gelige regnskaber, indhente følgende dokumenter for oplysninger i ESPDet fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at tildele kontrakten:

• Godkendte årsregnskaber eller revisorpåtegnet erklæring, som dokumentation for omsætning og soliditetsgrad.

De indsendte referencer vil være at betragte som fyldestgørende dokumen- tation, men Ordregiver forbeholder sig ret til at eftertjekke om referencerne vedrører Tilbudsgiver.

3. Evaluering af tilbud og underretning om tildeling ‌

Tildeling af aftalen til ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” vil ske på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med de nedenfor angivne underkriterier. Den i skemaet anførte vægtning er udtryk for den indbyrdes vægtning mellem de enkelte kriterier.

Underkriterium	Vægtning i procent
Pris	60 %
Kvalitetssikring	20 %
Socialt ansvar	20 %

Underkriteriet: Pris (60 %)

Ved underkriteriet "Pris" lægger Ballerup Kommune vægt på den samlede tilbudssum ekskl. moms, der fremgår af den tilbudslisten, jf. Skema 3.

Den pris, som indgår i evalueringen er den samlede tilbudssum for hele kontraktperioden inkl. alle ydelser og optioner. Kontraktperioden kan maksi- malt være fem år og 9 måneder inkl. option på forlængelse. 5,75 år lægges derfor til grund ved evalueringen af prisen benævnt "Total tilbudspris for fa- ste ydelser og optionsydelser for fem år og ni måneder" under fanen ”Total” i skema 3 tilbudslisten.

Til brug for evalueringen af tilbuddet, i forhold til underkriteriet "Pris", skal Tilbudsgiverne udfylde fanerne 2-6 i skema 3 – tilbudslisten i overensstem- melse med vejledningen, som fremgår af fane 1 ”Skema 3 – vejledning” i tilbudslisten. Tilbudsgiver skal afgive priser i alle de med gult markerede felter i tilbudslisten. De tilbudte enhedspriser pr. m2 for til- og afgang af lo- kaler/arealer (refusionsbeløb) indgår ikke i evalueringen.

Ved udfyldning af de gult markerede felter i tilbudslisten, skal Tilbudsgiver være opmærksom på eventuelle kommentarer, som er markeret med et rødt hjørne. Kommentarfelterne indeholde eventuelle ekstra opgaver.

Bemærk: Et ikke-udfyldt gult felt i tilbudslisten, eller en post udfyldt med tegn eller bogstaver, vil af Kommunen blive tolket således, at Tilbudsgiver har tilbudt den pågældende ydelse til 0 kr., hvorfor Tilbudsgiver derfor vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til 0 kr.

Underkriteriet: Kvalitetssikring (20 %)

Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet kvalitetssikring vil Ballerup Kommune vurdere Tilbudsgivers besvarelser af de 9 svarfelter i skema 4 – svarskema for underkriteriet kvalitetssikring.

Ordregiver vægter samlet de tilbudte kvalitetssikringstiltag, som bedst un- derstøtter Ballerup Kommunes behov med udgangspunkt i de 9 vurderinger, som er oplistet under hvert af de 9 svarfelter i skema 4:

• Vurdering af punkt 1): Det vægtes positivt, at kontrollerne il- lustrerer grundighed, større hyppighed af kontrollernes gen- nemførelse og i et større omfang end forudsat, og at der sik- res en uafhængig kontrol.

• Vurdering af punkt 2): Det vægtes positivt, at rapporteringen sikrer alle relevante oplysninger, og at rapporteringen foreta- ges og kan tilgås på en let og tilgængelig måde.

• Vurdering af punkt 3): Det vægtes positivt, at rapporteringen foretages og kan tilgås på en let og tilgængelig måde, og me- toden til at sikre gennemførelse af månedlige servicebesøg sker på en smidig, effektiv og dokumenterbar måde.

• Vurdering af punkt 4): Det vægtes positivt, at driftsmappen indeholder andre relevante oplysninger, som har betydning for Ordregivers kvalitetssikring, hvor hyppigt driftsmappen opdateres samt at metoden, til at sikre at driftsmappen op- dateres, er tydelig.

• Vurdering af punkt 5): Det vægtes positivt, at rapporteringen om fejl og mangler kan foretages let, hurtigt og elektronisk.

• Vurdering af punkt 6): Det vægtes positivt, at differentierin- gen er relevant og giver værdi for Ordregiver.

• Vurdering af punkt 7): Det vægtes positivt, at metoden til udvælgelse af lokaler er vilkårlig og dokumenterbar.

• Vurdering af punkt 8): Det vægtes positivt i hvilken grad, Le- verandøren skærper egenkontrollen, og at Leverandøren un- derretter Ballerup Kommune herom.

• Vurdering af punkt 9): Det vægter positivt, at proceduren omfatter de ovenstående forhold, og betrygger Ordregiver i at arbejdstiden bliver sikret og dokumenteret.

Underkriteriet: Socialt ansvar (20 %)

Tilbudsgiver afgiver sin besvarelse i de to lyseblå svarfelter i skema 5 – svarskema for underkriteriet socialt ansvar. Skemaet beskriver definitionen af ledige og kategoriserer dem i tre typer af ledige. Skemaet beskriver i øv- rigt samarbejdet med Jobcentret samt understøttelsesmuligheder.

Tilbudsgiver afgiver en løsningsbeskrivelse, som indeholder en metode til hvordan tilbudsgiver vil arbejde med kategoriforløbene 2 og 3.

I løsningsbeskrivelsen kan tilbudsgiver eksempelvis beskrive en ”trænings- bane” og pege på hvilke aktiviteter, som vil indgå i denne.

Tilbudsgiver tilbyder kategori 2 og 3 forløb, herunder hvor mange af hvert enkelt kategoriforløb som tilbydes.

Ordregiver vægter den tilbudte løsningsbeskrivelse og metode, som vurde- res bedst at understøtte og sandsynliggøre opnåelse af positive forløb. Et positivt forløb er f.eks., når borgeren flytter sig tættere på arbejdsmarkedet eller opnår varig beskæftigelse.

Ordregiver vil ved evalueringen af tilbudsgivers besvarelse se på i hvilken udstrækning tilbudsgiver er i stand til at gennemføre og understøtte forløb af henholdsvis kategori 2-3.

I den forbindelse vægter Ordregiver antallet af tilbudte forløb af kategori 3 over kategori 2.

Særligt vægter Ordregiver, at der etableres et antal fleksjob og løntilskuds- job for førtidspensionister i kontraktperioden.

3.1 Evalueringsmetode ‌‌

Tilbuddene evalueres ud fra en prismodel med vægt på ovenstående under- kriterier.

Prisen udgør den samlede tilbudssum som anført i tilbudslisten.

De kvalitative underkriterier (”kvalitetssikring” samt ”socialt ansvar”) evalu- eres på en skala fra 0-8, hvor 8 gives for den dårligst mulige konditions- mæssige opfyldelse af underkriteriet, og 0 gives for den bedst mulige opfyl- delse af underkriteriet.

Tabel 1: Pointskala til bedømmelse af kvalitative kriterier i prismodel:

Tabel Pointskala til bedømmelse af kvalitative kri- terier i prismodel Opfyldelse af kriteriet	Point
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet	0
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet	1
God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	2
Over middel i opfyldelse af kriteriet	3
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	4
Under middel i opfyldelse af kriteriet	5
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	6
Xxxxx opfyldelse af kriteriet	7
Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud)	8

Karakterer for underkriterierne ”kvalitetssikring” samt ”socialt ansvar” om- regnes til pris, således at der fremkommer en evalueringspris for de kvalita- tive kriterier.

Omregning af karakteren sker ud fra et gennemsnit af de indkomne tilbud divideret med skalaen (8).

Tilbudsprisen og de kvalitative evalueringspriser ganges med de angivne vægtninger i procent.

Den endelige evalueringspris fremkommer ved at sammenlægge de kvalita- tive evalueringspriser med tilbudsprisen, vægtet.

Tilbuddet med den samlede laveste endelige vægtede evalueringspris tilde- les opgaven.

3.2 Underretning om tildelingsbeslutning og kontraktindgåelse ‌

Der indgås aftale mellem Leverandøren og Kommunen på grundlag af kontrakten, som indgår i udbudsmaterialet.

Kontrakten vil tidligst blive indgået efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage, som regnes fra dagen efter den dag, hvor Ballerup Kommune elektronisk har udsendt underretning om tildelings- beslutningen til tilbudsgiverne via Mercell.

Alle tilbudsgivere vil samtidigt via Mercell blive underrettet om tildeling. Un- derretning om tildeling vil være ledsaget af en kort redegørelse for de rele- vante grunde for beslutningen.

Udbuddet er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter.

Tilbudsgiver er således forpligtet af vedståelsesfristen, jf. afsnit 1.13, også efter Ordregivers underretning om tildeling.

4. Øvrige vilkår ‌

4.1 Tilbudsgivers forbehold ‌‌

Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold inde- bærer en risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning.

Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår, herunder mini- mums- og mindstekrav. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt.

Øvrige forbehold i Tilbudsgivers tilbud kan føre til afvisning af tilbuddet fra Ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af Ordregiver på tidspunktet for tilbudsvurderingen.

4.2 Ordregivers forbehold ‌

Ordregiver tager forbehold for administrative og politiske ændringer herun- der budgetmæssige bevillinger, lovændringer, befolkningsudvikling m.m.

4.3 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af til- bud ‌

Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud, er Ordregiver uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive retur- neret og vil blive anset for Ordregivers ejendom.

4.4 Fortrolighed og aktindsigt ‌

Ordregiver er forpligtet til at overholde Offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af Tilbudsgivers tilbud, hvis der an- modes om aktindsigt. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer be- slutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.

4.5 Samlet udbud af opgaven.‌

I forhold til udbudslovens § 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler med baggrund i økonomiske- og markedsmæssige hen- syn. Ordregiver har konkret vurderet, at det ikke er den kommercielt bedste løsning eller anbefalelsesværdigt at adskille og opdele opgaven i særskilte delaftaler.

4.6 Annullation ‌

Ballerup Kommune gør for god ordens skyld opmærksom på, at Ballerup Kommune i medfør af udbudsreglerne til enhver tid kan annullere udbud- det, medmindre en sådan annullation forfølger usaglige grunde eller sker i strid med ligebehandlingsprincippet.

Document Metadata

Table of Contents

Indhold

Document Metadata