KRAVSPECIFIKATION

KRAVSPECIFIKATION

Følgende er udbyders krav til produkterne og opgavens udførelse.

Ved aflevering af tilbud bekræfter tilbudsgiver herved samtidigt, at alle krav i kravspecifikationen opfyldes.

Nogle krav er konkurrenceparametre der er markeret med Rosa-farve, hvortil tilbudsgiver skal indsætte en beskrivelse eller henvise til et tilbuds-bilag. Nærværende kravspecifikation udfyldes og indsendes sammen med tilbuddet.

Definitioner på ortopædisk fodtøj

• Individuelt ortopædisk fodtøj

Ved individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj forstås:

Patientens fod opmåles, og der tages belastningsaftryk (pedografaftryk, blåaftryk, skanning el.lign.) for at se belastningspunkter og fejlstillinger på foden. Der fremstilles en individuel læst på baggrund af mål, aftryk og evt. en gipsafstøbning. Fodtøj og grundindlæg fremstilles over læsten, og undervejs foretages afprøvninger på patienten, for at sikre at læsten og det valgte indlæg korrigerer korrekt. Prøvningerne foretages som plastprøve og/eller prøvning af det delvist færdige fodtøj. Hvis patienten tidligere har fået fodtøj efter samme læst, kan afprøvningerne undervejs eventuelt udelades.

På denne måde får fodtøjet en unik pasform konstrueret til en stabil styring af fodens knoglestruktur.

Alle dele af fodtøjet er individuelt tilpasset den enkelte borger. Dvs. produceret over personlig læst med individuelt overlæder. Det er muligt at korrigere foden og benlængden til den optimale gangafvikling samt sikre den nødvendige stabilitet for at holde foden.

• Semiortopædisk fodtøj

Semiortopædisk fodtøj er fabriksfremstillet over standardlæster med standard overlæder. Foden måles eller prøves i prøvesko for at finde den bedst passende standardlæst. Fodtøjet kan produceres i forskellige størrelser, vidder, med ekstra volumen m.m. Derved er der større hensyntagen til fodens form end ved fabriksfremstillet fodtøj. Semiortopædisk fodtøj kan anvendes til fødder, hvor der ikke er alt for store foddeformiteter eller komplikationer. Det kræver dog oftest at standardindlægget erstattes af et individuelt tilpasset indlæg til støtte og evt. korrektion af foden. Fodtøjets sål kan tilgodese god afviklingsfunktion. Mindre ortopædiske tilretninger kan evt. foretages i eller uden på fodtøjet.

• Fabriksfremstillet fodtøj

Fodtøj fremstillet på fabrik over en standardlæst i serieproduktion med standardoverlæder. Fodtøjet kan være specielt beregnet til ømme og sarte fødder fx med ekstra volumen. Fodtøjet er velegnet til løse indlæg og til ortopædiske tilretninger på sålen (fx udvendige forhøjelser, gænger m.m.).

• Fodindlæg til aflastning og korrigering ved brug af aftryk

Individuelt fremstillede indlæg, der ud fra en præfabrikeret indlægsskal indslibes eller manuelt bygges op med pelotte og dæksål. Måltagningen til indlægget sker efter en klinisk undersøgelse og annamnese samt todimensionel måltagning ved fx blåaftryk, pedograf og lign.

• Fodindlæg til aflastning og korrigering af svær foddeformitet (ved brug af afstøbning) Individuelt fremstillede indlæg. Indlægget fremstilles efter en klinisk undersøgelse og annamnese samt en fod holdt i korrigeret stilling, måltaget tredimensionel f.eks. ved skanning, skumaftryk, gipsafstøbning eller tilsvarende. Indlægget fremstilles 100% efter de tredimensionelle data jævnfør en gips, skanning eller tilsvarende.

1 Produktkrav

1.1 Samtlige produkter skal opfylde de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, direktiver, standarder, branchenormer, herunder også bekendtgørelse nr. 1263 af 14. december 2008 om medicinsk udstyr. Produkter skal være CE-mærket, hvor det er muligt.

1.2 De leverede produkter skal være i overensstemmelse med lægelige anvisninger, når sådanne foreligger.

1.3 Alt materiale vedrørende de tilbudte produkter, f.eks. vejledninger, sikkerhedsforskrifter, brochurer til såvel borger som personale, emballageudpakningsanvisninger mm. skal være på dansk. Eventuelle symboler skal være synlige.

1.4 Tilbudsgiver skal på forlangende kunne levere varedeklaration, datablade eller anden beskrivelse af produktets indholdsstoffer. Skriftlige materialer, der udleveres i denne forbindelse, skal være på dansk.

1.5 Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive kvaliteten af de produktgrupper, der tilbydes. Beskrivelsen skal som minimum indeholde en produktbeskrivelse evt. vedlagt datablad. Produktbeskrivelsen må gerne være opdelt efter de forskellige produktgrupper. Skriftlige materialer, der udleveres i denne forbindelse, skal være på dansk.

1.6 Ingen af de tilbudte produkter må indeholder stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde sundhedsskadelige for den enkelte borger. Herved skal tilbudsgiver tage hensyn til f.eks. lak-, lim- og kromallergi samt allergi over for farvestoffer, gummikemikalier, konserveringsmidler, nikkel og sundhedsskadelige stoffer f.eks. klæbemiddel. Tilbudsgiver kan tage tillæg for lak- og/eller limallergi samt tillæg for specialgarvet/farvet skind, jf. positionsnr. 3, 4, 32 og 33 i Bilag 2 - Tilbudsliste.

1.7 Hver enkelt type af fabriksfremstillet fodtøj skal kunne leveres i alle skostørrelser til samme priser.

1.8 Alt fabriksfremstillet fodtøj skal kunne leveres som splittede par uden merafgift (Uens størrelser/umage par).

1.9 De tilbudte indlæg skal kunne produceres i forskellige materialer, blødheder og kombinationer

- alt efter behov og ordination. Materialet skal kunne rengøres.

1.10 Indlæg til semiortopædisk fodtøj og fabriksfremstillet fodtøj skal være aftagelige og samme indlæg skal kunne bruges til forskelligt fodtøj.

1.11 Tilbudt fodtøj er af en kvalitet, så det som udgangspunkt og ved normalt brug har en

holdbarhed på minimum 18 måneder

1.12 Tilbudte fodindlæg er af en kvalitet, så det som udgangspunkt og ved normal brug har en holdbarhed på minimum 12 måneder

1.13 Priserne, jf. Bilag 2 - Tilbudsliste, omfatter arbejdsløn, afprøvning, materialer mm. for de bevilgede produkter. Der må således ikke faktureres ud over de i tilbudslisten oplyste priser.

1.14 Udbyder har fastsat prisen for hjemmebesøg til 1.000 kr. pr. opmåling, inkl. Transport.

Udbyder har en interesse i, at begrænse antallet af hjemmebesøg og vil samarbejde med tilbudsgiveren om dette.

2 Krav til lokaler

2.1	Tilbudsgiver skal senest ved kontraktstart have etableret og have fuldt funktionsdygtig(e) klinik(ker) inden for 5 km. fra Horsens Banegård, samt maksimalt 28 km. Fra Odder- og Hedensted Banegård. Tilbudte klinikker skal kunne anvendes af borgere fra alle kommuner. Tilbudsgiver bedes redegøre for placeringen af klinikker i henhold til ovenstående, samt adgangen til disse med offentlige transportmidler (eller gåafstand – hvis relevant) i forhold til alle banegårde. Der lægges vægt på antal klinikker og en lav transporttid, samt hyppig adgang. (Nedre vægtning)
	[ Udfyld besvarelse ]
2.2	Der skal være lukkede prøverum i hver klinik. Tilbudsgiver bedes beskrive prøvefaciliteter i klinikken(erne) gerne dokumenteret med billeder (i tilfælde hvor tilbudsgiver endnu ikke har en tilbudt klinik etableret, kan der medsendes tegninger/beskrivelser). Der lægges vægt på prøvefaciliteter, der sikrer borger diskretion i forbindelse med måltagning/afprøvning - det er positivt, hvis det er lukkede rum. (Nedre vægtning)
	[ Udfyld besvarelse ]
2.3	Klinikkerne skal have gode adgangsforhold, der også er velegnede for gangbesværede og store komfort kørestole, samt el-scootere - lokalet skal ligge i stuen eller have elevator eller rampe, hvis der er trapper. Der skal være mulighed for nem parkering, inkl. Handicapparkering. Tilbudsgiver bedes beskrive adgangsforhold til klinikken gerne dokumenteret med billeder (i tilfælde hvor tilbudsgiver endnu ikke har en etableret tilbudt klinik, kan der medsendes tegninger/beskrivelser). Der lægges vægt på kørestolsvenlige adgangsforhold med god plads i bredden og solide ramper med skridsikker overflade, samt god parkering så tæt som muligt på indgang. (Nedre vægtning)
	[ Udfyld besvarelse ]

2.4 Der skal være handicaptoilet i hver klinik.

3 Krav til sortiment

3.1 Det tilbudte ortopædiske fodtøj skal kunne leveres i forskellige skind-/læder-/materialetyper (uden merpris), så fodtøjet til enhver tid fremstilles i en kvalitet, der på bedste måde tilgodeser Borgerens foddeformitet. Dette gælder for Individuelt fremstillet og Semiortopædisk fodtøj.

3.2 Tilbudsgiver skal tilbyde unge borgere løsninger med højt fokus på design

3.3	Borgeren har på alle tilbudsgivers tilbudte forretningsadresser mulighed for at se tilbudsgivers fulde sortiment af fabriksfremstillet fodtøj enten i elektronisk form eller i "papir-katalog". Tilbudsgiver bedes derudover redegøre for muligheden for at se og prøve forskelligt fodtøj inden for hver type af fodtøj på de forskellige klinikker. (Nedre vægtning)
	[ Udfyld besvarelse ]
3.4	Tilbudsgiver skal have materialeprøver af de forskellige skind-/læder-/materialetyper - som Individuelt fremstillet og Semiortopædisk fodtøj kan fremstilles i, så borgeren kan se og røre/føle materialet og dermed vælge, hvilket materiale der fortrækkes til fodtøjet. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan der sikres et bredt og tidssvarende tilbudt materialeudvalg af skind-/læder-/materialetyper og lign. Xxxx xxxxxx, specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer til individuelt fremstillet fodtøj og semiortopædisk fodtøj.
	[ Udfyld besvarelse ]
3.5	Tilbudsgiver skal have så bredt et udvalg af ortopædisk fodtøj og -fodindlæg, der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle borgeres behov – både børn og voksne, mænd og kvinder. Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan der sikres et bredt sortiment, samt tilføjelse af nye sortimenter af fabriksfremstillet- og semiortopædisk fodtøj, samt fodindlæg.
	[ Udfyld besvarelse ]

4 Krav til service

4.1 Tilbudsgiver skal ved valg af materiale og design rådgive borger om, hvad der er bedst og billigst egnet i forhold til borgers funktionsnedsættelse.

4.2 Al kommunikation mellem tilbudsgiver og kommune/borger skal foregå på dansk.

4.3 Spørgsmål stillet til tilbudsgivers fagligt kyndige personale, fra såvel borger som fra kommune, skal - uanset form (telefon, e-mail eller andet) - besvares hurtigst muligt og senest første hverdag efter henvendelsen.

4.4 Tilbudsgiver skal, uden beregning, foretage udredning af alle borgere kommunen henviser til tilbudsgiver (herunder udarbejde tilbud til kommunen) uanset om borger vælger at foretage

køb hos tilbudsgiver eller anden leverandør.

Der skal gives en redegørelse omkring borgers udredning i forhold til det fremsendte tilbud.

4.5 Tilbudsgiver skal, uden beregning, forpligte sig til at undersøge, hvorvidt fabriksfremstillet eller semiortopædisk fodtøj forsvarligt kan anvendes i stedet for individuelt fremstillet fodtøj, da bedst egnede og billigste fodtøj som udgangspunkt skal afprøves.

Tilbudsgiver skal begrunde dette i redegørelsen til den enkelte kommune, såfremt der er valgt andet fodtøj end fabriksfremstillet fodtøj.

4.6 Der skal foreligge en bevilling før bestilling af produkter i henhold til denne aftale. Det er alene den enkelte kommune, der afgør tidspunkt for anskaffelse eller fornyelse af bevilling/produkter. Tilbudsgiver må således ikke selv tage initiativ til fornyelse af bevilling til produkter ej heller kontakte borger herom. Fremstilling/udlevering af hjælpemidler hvor der ikke foreligger en bevilling fra kommunen, sker på tilbudsgivers eget ansvar, og kommunal dækning af udgiften kan ikke forventes.

4.7 Tilbudsgiver skal orientere Borgeren om den eventuelle egenbetaling af prisdifference, der kan opstå, såfremt Borgeren ønsker en anden og dyrere løsning end den tilbudsgiverens fagpersonale og i sidste ende kommunen, vurderer til at være den bedst egnede og billigste - og dermed tilstrækkeligt kompenserende - løsning i forhold til Borgerens foddeformitet, jf. Servicelovens § 112 stk. 1.

4.8 Tilbudsgiver skal i forbindelse med udlevering af hjælpemidlet yde rådgivning og vejledning uden merpris for kommune/borger med udgangspunkt i borgers aktuelle status og senkomplikationer, f.eks. i forhold til:

• anvendelsesmuligheder og –begrænsninger

• vedligeholdelses- og rengøringsanvisning

• produktets levetid

• specifikke egenskaber

• Skriftlige materialer, der udleveres til borger i denne forbindelse, skal være på dansk.

4.9 Borger skal kunne bestille fabriksfremstillet fodtøj hjem til afprøvning i klinikken, uden at det forpligter borger til køb heraf.

4.10	Borger skal have mulighed for at bestille tid til afprøvning/måltagning på alle ugens hverdage i tidsrummet fra kl. 10.00-14.00. Tilbudsgiver skal tilbyde mindst 2 ugentlige åbningsdage i klinikken(erne), som er udgangspunktet for borger. Tilbudsgiver bedes beskrive om der tilbydes kontaktmuligheder og åbningstider ud over ovenstående (Vægt 25% bedre kontaktmuligheder, 75% bedre åbningstider) for hver af de tilbudte klinikker. (Nedre vægtning)
	[ Udfyld besvarelse ]
4.11	Tilbudsgiver er forpligtet til at tilbyde borger måltagning/afprøvning inden for 10 arbejdsdage efter at borger har henvendt sig i klinikken. Dette gælder både når der forelægger en bevilling, men også når tilbudsgiver af kommunen har modtaget en tilkendegivelse om, at borgeren er berettiget til at få bevilget ortopædisk fodtøj. Har borger ikke mulighed for at møde ind den planlagte dag, er tilbudsgiver forpligtet til at finde en ny dag inden for de 10 arbejdsdage. Såfremt tilbudsgiver ikke kan finde tid til den enkelte borger inden for de 10 arbejdsdage, er tilbudsgiver forpligtet til at afhjælpe forholdet med alternativ åbningsdag inden for de 10 arbejdsdage.

	Tilbudsgiver bedes beskrive den faktiske ventetid der tilbydes, jf. ovenstående.
	[ Udfyld besvarelse ]
4.12	Leveringstiden regnes fra bestillingstidspunktet, forudsat at der foreligger en bevilling. • Leveringstid for individuelt ortopædisk fodtøj: Førstegangs bevilling maksimalt 12 uger, efterfølgende maksimalt 8 uger. • Leveringstid for semiortopædisk fodtøj: maksimalt 6 uger. Gælder for såvel nye borgere, som for borgere, der tidligere har fået udleveret semiortopædisk fodtøj fra tilbudsgiver. • Leveringstid for fabriksfremstillet fodtøj inkl. eventuelle tilretninger: Maksimalt 4 uger. Gælder for såvel nye borgere, som for borgere, der tidligere har fået udleveret fabriksfremstillet fodtøj fra tilbudsgiver. • Leveringstid for begge typer ortopædiske fodindlæg: Maksimalt 3 uger. I særlige tilfælde hvor der kan opstå leveringsvanskeligheder, skal tilbudsgiver oplyse borger om, hvornår levering kan finde sted. Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til kontrakten. Tilbudsgiver bedes beskrive den faktiske ventetid der tilbydes, jf. ovenstående.
	[ Udfyld besvarelse ]
4.13	Tilbudsgiver skal inden 2 uger kunne foretage reparationer af borgers fodtøj efter borgers henvendelse herom. Henvendelsen til tilbudsgiver skal kunne ske pr. telefon, mail eller ved fysisk henvendelse ved tilbudsgivers klinik. Tilbudsgiver bedes beskrive den faktiske tilbudte ventetid, samt mulighed for at kunne reparere borgers fodtøj på stedet mens borgeren venter eller efter 1-2 dage (ved simple reparationer). (Nedre vægtning)
	[ Udfyld besvarelse ]

4.14 Reparation af fodtøj kan efter aftale med kommunerne sættes i gang ved beløb under f.eks.

1.000 kr. uden at der foreligger en bevilling.

4.15 Udlevering af fodtøj skal som udgangspunkt ske til borgeren personligt, således at det straks kan konstateres, om fodtøjet passer og fungerer. I de tilfælde hvor fodtøjet undtagelsesvist ikke udleveres personligt, skal dette leveres omkostningsfrit til den af borgeren angivne adresse.

4.16 Såvel udbyder som borger skal være enige og umiddelbart tilfredse med produktet, før tilbudsgiver udskriver og fremsender faktura.

4.17 Såfremt produktet ikke umiddelbar passer/fungere, forpligter Rammeaftalehaver sig til uden beregning at sikre tilpasning/korrektion, indtil produktet passer/fungerer

4.18 Efter udlevering til af individuelt ortopædisk fodtøj og semiortopædisk fodtøj til borgeren, foretages minimum én kontrol 1-4 uger efter udlevering. Tidspunkt fastlægges ud fra bedste

faglige vurdering.

5 Krav til personale

5.1 Personale, der har at gøre med rådgivning samt individuel tilpasning og kontrol skal være uddannet på korrekt faglig vis til at betjene borger i forhold til de efterspurgte produkter. Accepterede uddannelser er som følger: bandagist, skomagermester uddannet efter XXX'x regler eller anden medarbejder, der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i minimum 2 år og som har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen. En udenlandsk eksamen, der kan sidestilles med de ovennævnte, er tilmed accepteret.

5.2 Der skal som minimum være én autoriseret bandagist eller brancheuddannet skomagermester eller en person med en tilsvarende udenlandsk eksamen i hver af tilbudsgivers tilbudte klinikker.

5.3	Tilbudsgiver bedes beskrive det personale, der skal opfylde kontrakten for udbyder: Personalets faglige kvalifikationer, herunder personalets forudsætninger for på rette måde at kunne hjælpe og rådgive borger om bedst egnede og billigste fodtøj, samt tage mål, fremstille, tilrette og reparere ortopædisk fodtøj samt indlæg.
	[ Udfyld besvarelse ]

5.4 Ved måltagning/afprøvning i borgers eget hjem, skal tilbudsgivers personale bære tydeligt ID, der sikrer at borger ved, hvem personalet repræsenterer.

6 Kvalitetskontrol og opfølgning

6.1	Tilbudsgiver skal føre kontrol med kvaliteten af produkterne og de processer der udføres i forbindelse hermed. Der ønskes en beskrivelse af hvordan kontrollen udføres og dokumenteres, således der sikres en kontinuerlig kvalitet for ortopædisk fodtøj, -fodindlæg, tilretning af- og reparation.
	[ Udfyld besvarelse ]

6.2 Tilbudsgiver forpligter sig til, at samarbejde med udbyder om, at (anonymt) indsamle data blandt borgere med henblik på at lave en opfølgning på aftalen. Dette kunne f.eks. være en spørgeskema undersøgelse vedr. tilfredshed.