GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED-AFTALE

HOVED-DEL

Vedtaget den 20. marts 2017

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 2 / 12

1. INDLEDNING OG MED-AFTALENS BAGGRUND OG OMRÅDE

1.1. VELKOMMEN TIL MED I GENTOFTE KOMMUNE

RAMMEAFTALE OM MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE

’Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse’, skal skabe grundlag for forbedring og udvikling af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i kommunen. Rammeaftalen og de orga- nisationer der udmønter rammeaftalen, kaldes i det daglige hen- holdvis MED og MED-organisationen.

I denne aftale introducerer vi dig til MED og til de værdier og rammer, der ligger til grund for det daglige samarbejde på de forskellige niveauer i MED. Gentofte Kommunes lokale MED-aftale er rammen for samspillet i MED.

I den lokale MED-aftales hoveddel sætter vi fokus på værdierne og de bæ- rende principper i arbejdet. Vi håber, det vil medvirke til at gøre det tydeligt, hvorfor vi har MED, og hvordan arbejdet i MED er tilrettelagt. De mere kon- krete regler, fx valgregler, har vi lagt i bilag, som du kan læse, når du har brug for det. Hoveddel og bilag udgør den samlede, lokale MED-aftale.

1.2. MED-AFTALENS BAGGRUND OG OMRÅDE

Lokalaftalen om medindflydelse og medbestemmelse i Gentofte Kommune (fremover ’MED-aftalen’) udmønter Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse. MED-aftalen omfatter alle ansatte i Gentofte Kommune og gælder også de selvejende institutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med, og som er omfattet af Kommunernes Lønnings- nævns tilsyn i henhold til den kommunale styrelseslovs paragraf 67.

2. BÆRENDE PRINCIPPER I MED

Gentofte Kommune er og ønsker at være en attraktiv arbejdsplads, hvor vi arbejder professionelt med kerneopgaverne på et højt fagligt niveau. Det gør vi i tillid og forventning til, at alle medarbejdere og ledere bidrager til at skabe gode rammer og robuste arbejdsfællesskaber.

Gentofte Kommune er i en omstillingsproces, hvor vi skal løse opgaverne på nye måder, så vi inden for en stram økonomi også fremover kan yde god velfærd til borgerne.

Vi skal i højere grad løse opgaverne sammen med borgerne, med hinanden på kryds og tværs i organisationen og med samarbejdspartnere uden for Gentofte Kommune. Vi skal udvikle de nye arbejdsformer, mens vi løser de daglige opgaver og sikrer driften. Vi skal også holde fast i Gentofte Kommune som attraktiv arbejdsplads, hvor alle medarbejdere og ledere kan udvikle sig fagligt og trives i jobbet.

MED er et centralt omdrejningspunkt i både det daglige samarbejde, i om- stillingsprocesserne og i Gentofte Kommune som en attraktiv arbejdsplads. I MED arbejder vi sammen om at nå de mål, vi har for Gentofte Kommune. MED medvirker til, at medarbejderne og ledere på alle niveauer i kommunen sammen udvikler svar og løsninger på den daglige drift, samarbejdet, ar- bejdsmiljøet og hvordan alle arbejdspladser og Gentofte Kommune som or- ganisation skal udvikle sig i fremtiden.

MED bygger på gensidig tillid mellem medarbejdere og ledere til, at vi er fælles om målet om at skabe god velfærd og en god arbejdsplads for alle. Vi samarbejder gennem dialoger og konkrete handlinger og med gennemsig- tighed i beslutningsprocesserne.

SELVEJENDE INSTITUTIONER

Selvejende institutioner som kommunen har indgået driftsover- enskomst med, og som ikke er omfattet af Kommunernes Løn- ningsnævns tilsyn, kan tilsluttes aftalen på observatørvilkår efter aftale mellem Kommunalbestyrelsen og den selvejende instituti- ons bestyrelse.

Vores samspil er kendetegnet ved respekt og anerkendelse af de platforme, erfaringer og perspektiver, vi hver især bringer ind i samarbejdet. Det er samtidig grundlaget for samspillet mellem medarbejdere og ledere i MED og i dagligdagen – og vores svar på tillidsreformen.

I MED har vi respekt for og anerkendelse af, at medarbejdere og ledelse kan have forskellige interesser. Det skal MED kunne stå på mål for. Opgaven for MED er at håndtere interesseforskellene og gennem dialog komme til enig- hed – i en ånd af gensidig tillid og med omgangsformer præget af ordentlig- hed.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 3 / 12

Gentofte Kommunes lokale MED-aftale beskriver ikke i alle detaljer, hvordan vi former samspillet, og hvordan vi skal agere i alle situationer. Vi har tillid til, at alle siger til og handler, når der er forhold på arbejdspladsen og i orga- nisationen, der ikke fungerer – i respekt for samarbejdet og det fælles mål om, at vi ønsker en god og attraktiv arbejdsplads.

3. SAMARBEJDET OM OPGAVERNE

Samarbejdet i Gentofte Kommune udøves gennem:

• Dialog, drøftelse og samspil mellem medarbejderrepræsentanter og ledere

• Samskabelse af opgaver

• Konkret opgaveløsning

• Medbestemmelse og medindflydelse

• Involvering og indflydelse

• Indgåelse af aftaler og retningslinjer

• Gensidig information.

MED-indflydelse og MED-bestemmelse er, sammen med tillid, dialog og samarbejde, kernen i MED-aftalen.

Medbestemmelse og medindflydelsen finder sted i de etablerede MED- strukturer. Det finder også sted i midlertidige MED-organisationer på tværs af strukturerne, som dannes for at sikre medindflydelse og medbestem- melse på de opgaver, som løses på tværs. Involvering og indflydelse skal også sikres i tværgående netværk, arbejdsgrupper og lignende arbejdsformer, som etableres uden for MED-strukturen.

MED understøtter hermed også en omstilling af arbejdsformerne i organisa- tionen, hvor det er opgaven, der ’sætter holdet’. Det indebærer, at opgaver i endnu højere grad vil blive løst på tværs af organisationen i netværk, ar- bejdsgrupper og lignende. Og vi styrker samtidig den tværgående ledelse og koordinering, når vi udveksler viden, erfaringer og opgaver. Det skaber hel- hed, sammenhæng og handlekraft tæt på borgerne.

3.1. MEDINDFLYDELSE, MEDBESTEMMELSE OG SAMSKABELSE I MED-OR- GANISATIONEN

MED-indflydelse er muligheden for at påvirke et bestemt forhold, en udvikling eller en beslutningsproces i åbne drøftelser mellem le- delse og medarbejdere, inden ledelsen træffer beslutninger. Fx hvordan arbejdspladsen disponerer budgettet.

MED-bestemmelse er, at man er med til at bestemme i konkrete situationer og inden for givne rammer. Medbestemmelse sker gen- nem fælles beslutninger og på grundlag af åbne drøftelser mellem ledere og medarbejdere. Der følger medansvar for beslutningerne og en fælles forpligtelse til at formidle, skabe forståelse for, over- holde og arbejde for de fælles beslutninger. For eksempel, at MED i fællesskab fastlægger retningslinjer, fx hvornår man kan holde tje- nestefri med og uden løn.

Når vi samskaber, er vi gensidigt afhængige af hinanden for at løse opgaven. I samskabelse bruger vi de forskellige parters kompeten- cer, ideer, engagement og virkelyst i at udvikle ideer og strategier, løse en fælles opgave eller håndtere udfordringer. I MED-sammen- hæng fx, at MED på tværs af opgaveområderne har udviklet sam- spillet mellem tillidsvalgte og ledere.

Derudover er MED-indflydelse og MED-bestemmelse beskrevet i Rammeaftalens paragraf 6.

INDFLYDELSESTRAPPEN

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 4 / 12

MED-organisationen i Gentofte Kommune er i dialog på alle niveauer. Det er særligt på arbejdspladsniveauet, MED skal sætte sig selv i spil og løse opga- verne i samspil med resten af arbejdspladsen. Det gør MED ved at gribe fat i de opgaver og udfordringer, arbejdspladsen har og skal håndtere og samar- bejde om løsninger, der skaber værdi for kerneopgaven og for arbejdsplad- sen.

Samarbejdet sker på arbejdspladsniveau og mellem arbejdspladser og mel- lem MED-niveauer, når det er relevant at samarbejde for at få de bedste løsninger. Hovedudvalget stiller sig til rådighed for hele MED-organisationen og understøtter samarbejde og dialoger i MED-organisationen.

Ovenstående er ikke en indskrænkning af rammeaftalens paragraf

7.1. men en udvidelse. Se også Procedureretningslinjer for MED- organisationen

4. ARBEJDSMILJØ

INFORMATION OG DRØFTELSE

Der er en gensidig forpligtigelse til at give god og tilstrækkelig in- formation om og drøfte arbejdsforhold, personaleforhold, samar- bejdsforhold og arbejdsmiljøforhold. Det gælder også væsentlige forslag i Kommunalbestyrelsen og politiske udvalg. Ledelsen skal:

1. Informere om den seneste og forventede udvikling i virk- somhedens aktiviteter og økonomiske situation

2. Informere og drøfte situationen, strukturen og den for- ventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i organi- sationen, samt om alle planlagte foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet

3. Informere og drøfte beslutninger, der kan medføre bety- delige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættel- sesforhold, herunder beslutninger om virksomhedsover- dragelse.

Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en form, så det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan kvalifi- cere ledelsens perspektiv. Ledelsen skal informere beslutningsta- gende organer, herunder Kommunalbestyrelsen/politiske udvalg om medarbejdernes synspunkter, inden beslutninger tages, så medarbejdernes synspunkter indgår i beslutningsgrundlaget.

Vi arbejder målrettet på at fremme et sikkert, sundt og udviklende arbejds- miljø i Gentofte Kommune, der afspejler de ambitioner, vi har for både at være en god kommune at leve i som borger og være en robust arbejdsplads, hvor medarbejdere og ledere trives.

Vi prioriterer et godt arbejdsmiljø højt og har som grundlag, at det som mi- nimum og til enhver tid er i overensstemmelse med ’den tekniske og sociale udvikling i samfundet’. Det vil sige, at et godt arbejdsmiljø skal ses i sammen- hæng med udviklingen i arbejdsformer samt den teknologi, herunder IT, og viden, vi til en hver tid bruger for at løse opgaverne, fx når vi arbejder på tværs i organisationen og kommunikerer på kommunens intranet eller i so- ciale medier.

MED bidrager aktivt til at integrere arbejdsmiljøet i arbejdspladsens daglige arbejde med kerneopgaven og i samarbejdet på tværs. Arbejdsmiljøet ind- går tillige i et helhedsperspektiv sammen med bl.a. strategier, kvalitet og kompetenceudvikling, så det giver både god trivsel og mening i arbejdet.

Det er alle medarbejdere og lederes ansvar at medvirke aktivt til at skabe et godt arbejdsmiljø i hverdagen og medvirke til tidlig forebyggelse og reel ind- flydelse på arbejdsmiljøet. Ledere på alle niveauer har derudover et særligt ansvar for arbejdsmiljøet. De skal sikre, at medarbejdernes opgaver planlæg- ges og kan udføres fuldt forsvarligt, og at der kontinuerligt er fokus på fore- byggelse af risici i arbejdet.

Der er særligt tre områder, vi prioriterer højt. De uddybes i kommunens ar- bejdsmiljøpolitik:

1. Et godt psykisk arbejdsmiljø og robuste arbejdsfællesskaber

2. Forebyggelse af fysisk og mental nedslidning og arbejdsskader

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 5 / 12

3. Øget værdi og effekt af arbejdsmiljøarbejdet, hvor ledelse, ar- bejdsmiljørepræsentanter sammen med øvrige medarbejderre- præsentanter bidrager proaktivt med at integrere arbejdsmiljøet i udviklingen af arbejdsplads og organisation.

I MED samarbejder vi om en lang række initiativer, der bidrager til at øge værdien og effekten af arbejdsmiljøarbejdet i organisatio- nen. Eksempler på det er:

• En arbejdsmiljøpolitik, der udtrykker værdier og retning i arbejdsmiljøarbejdet

• For at styrke helhedsperspektivet i arbejdsmiljøarbejdet gennemføres APV- og trivselsdialoger. De munder ud i di- gitale handleplaner, der øger fokus på opfølgning og styr- ker videndeling af gode ideer og løsninger på tværs af or- ganisationen

• MED-organisationen og de enkelte arbejdspladser under- støttes med konkret og professionel organisations- og ar- bejdsmiljørådgivning, der tilbydes via HR. Se flere eksem- pler i bilag 7.

5. STRUKTUREN I MED-ORGANISATIONEN

Gentofte kommunes MED-struktur er baseret på den ledelseskompetence, ledelsen har inden for et givet område med hensyn til arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompetence, skal ledelsen klargøre grænserne, som er udgangs- punktet for medindflydelse og medbestemmelse inden for et givet område. Det skal på alle niveauer stå klart, hvem, hvornår, hvordan og hvorfor man mødes i et formaliseret MED-arbejde.

Hovedudvalg, MED-udvalg og MED-grupper aftaler en forretningsorden for at fastlægge rammerne for arbejdet. Elementerne i en generel forretnings- orden er beskrevet i bilag 10.

MED er organiseret ud fra princippet om, at emner behandles på det niveau, hvor der er beslutningskompetence. Der skal være et sammenhængende sy- stem for udøvelse af medindflydelse og medbestemmelse, som udmøntes i den aftalte struktur, der dog ikke kræver ensartethed i de enkelte enheder i kommunen.

Strukturen for MED i Gentofte Kommune er som hovedregel organiseret på tre niveauer:

1. Hovedudvalg

2. MED-udvalg

3. MED-grupper.

Derudover kan Hovedudvalget beslutte, at der:

• I større organisatoriske enheder etableres MED-udvalg på opgaveområ- deniveau som dækker fx flere MED-udvalg og MED-grupper

• Etableres netværk mellem MED-udvalg, fx formandskaber fra flere MED- udvalg

• Etableres midlertidige MED-organisationer (Ad hoc MED)

• På arbejdspladser med færre end ni ansatte kan medarbejderindflydelse og medbestemmelse ske gennem hele eller dele af personalemødet for alle medarbejdere. Sådanne møder er personalemøder med MED-status og skal godkendes af Hovedudvalget.

Endelig finder involvering og indflydelse også sted i tværgående netværk, arbejdsgrupper med videre, der etableres udenfor de formaliserede rammer af MED-strukturerne, herunder udenfor rammerne af ad-hoc MED.

5.1. ORGANISERING AF MED-ARBEJDET HOVEDUDVALG

Hovedudvalget sammensættes af ledelses- og tillidsrepræsentanter, baseret på hovedorganisationerne, og så medarbejdersiden i Hovedudvalget afspej- ler personalesammensætningen i kommunen. Tillidsrepræsentanterne ud- peges af de faglige organisationer.

Derudover skal der være mindst to arbejdsmiljørepræsentanter og mindst to ledere, der har arbejdsmiljøopgaven i Hovedudvalget.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 6 / 12

Den øverste ansvarlige leder skal sidde i Hovedudvalget. Hovedudvalget er det øverste udvalg for arbejdsmiljøområdet i kommunen.

MED-UDVALG OG MED-GRUPPER

Til MED-udvalg udpeges et antal ledere. Den øverste ansvarlige leder skal sidde i MED-udvalget. Medarbejderrepræsentationen i udvalgsstrukturen baseres på hovedorganisationerne, og skal afspejle personalesammensæt- ningen. Udvalgenes sammensætning baseres på valgte tillidsrepræsentan- ter. Hvis det antal medarbejderpladser, der er aftalt i et udvalg, ikke kan be- sættes med tillidsrepræsentanter, kan der vælges andre medarbejderrepræ- sentanter hertil. Disse medarbejderrepræsentanter har samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter.

Derudover skal der være mindst to arbejdsmiljørepræsentanter og mindst to ledere, der har arbejdsmiljøopgaven i MED-udvalget.

Til en MED-gruppe udpeges mindst en leder. Den øverste ansvarlige leder skal sidde i MED-gruppen. På samme måde som i MED-udvalg baseres sam- mensætningen på valgte tillidsrepræsentanter. Hvis det antal medarbejder- pladser, der er aftalt i en MED-gruppe, ikke kan besættes med tillidsrepræ- sentanter, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter hertil. Disse medarbejderrepræsentanter har samme beskyttelse som tillidsrepræsen- tanter.

Derudover skal der være mindst en arbejdsmiljørepræsentant og mindst en leder, der har arbejdsmiljøopgaven i MED-gruppen. Disse udgør en arbejds- miljøgruppe, der forestår og koordinerer det daglige arbejdsmiljøarbejde i samspil med MED-gruppen. Arbejdsmiljøarbejdet kan udføres af andre end arbejdsmiljøgruppen.

PERSONALEMØDER MED MED-STATUS

status. Samarbejdet om arbejdsmiljø varetages af lederen og den arbejds- miljørepræsentant, der er ansat på eller dækker den pågældende arbejds- plads. Hovedudvalget fastlægger retningslinjerne for, hvornår en arbejds- plads kan vælge at etablere personalemøde med MED-status.

ARBEJDSGRUPPER

Der kan nedsættes arbejdsgrupper, både permanente og midlertidig ar- bejdsgrupper, på alle niveauer af MED-strukturen. Grupperne kan være tværgående. Ved nedsættelse af sådanne grupper, skal der tages stilling til kommissorium, hvilket niveau gruppen refererer til og gruppens sammen- sætning. Når der er enighed om hvilke funktioner og hvor mange, der skal indgå i arbejdsgruppen, vælger medarbejdersiden hvilke medarbejdere, der skal indgå i arbejdet. Det er ikke en forudsætning, at det er medarbejderre- præsentanter.

Regler og principper for sammensætning af Hovedudvalg, MED-udvalg, MED-grupper, valg og udpegning hertil samt mulig kompensation fremgår af bilag 8.

I hovedtræk betyder inddelingen i MED niveauerne at:

• Hovedudvalget drøfter og beslutter overordnede linjer og aftaler retningslinjer af principiel og rammesættende karakter for hele or- ganisationen. Hovedudvalget drøfter og beslutter også konkrete opgaver og strategier af betydning for udvikling af kerneopgaver og organisation. Hovedudvalget kan involvere eller sende princip- per og strategiske beslutninger til information og drøftelse i un- derliggende MED-niveauer. Hovedudvalget bidrager til resten af MED-organisationen ved at understøtte opgaver, dialoger og pro- cesser, og vejleder i og fortolker MED-aftalen. Se bilag 2

• MED-udvalg på opgaveområde niveau drøfter og beslutter de overordnede linjer og aftaler retningslinjer og konkrete opgaver af principiel og rammesættende karakter for det område udvalget dækker. Udvalget kan involvere eller sende principper og strategi- ske beslutninger til information og drøftelse i underliggende MED- niveauer. Se bilag 3

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 7 / 12

I det enstrengede system, hvor samarbejds- og arbejdsmiljøorga- nisationen er lagt sammen, skal det sikres, at arbejdsmiljørepræ- sentanter og arbejdsmiljøledere er repræsenteret i MED-udvalg el- ler MED-gruppen.

• MED-udvalg arbejder mere konkret, men stadig på et strategisk, overordnet og generelt niveau indenfor udvalgets område. Udval- get kan drøfte og beslutte konkrete opgaver indenfor udvalgets område, og involvere eller sende principper og strategiske beslut- ninger til information og drøftelse i underliggende MED-niveauer. Udvalget har derudover til opgave at samordne og understøtte ar- bejdet indenfor området. Se bilag 3

• Tværgående netværk mellem fx formandskaber fra flere MED-ud- valg eller MED-grupper drøfter og koordinerer arbejdet med em- ner af tværgående interesse

• MED-grupper arbejder på arbejdspladsniveau tæt på kerneopga- ven. På dette niveau kan MED-gruppen bidrage til drøftelser på et overordnet niveau, men vil hovedsageligt arbejde med drøftelser, beslutninger og aftaler indenfor MED-gruppens arbejdsområde. Se bilag 4.

6. MIDLERTIDIGE MED-ORGANISATIONER, TVÆRGÅENDE NET- VÆRK OG ARBEJDSGRUPPER

Opgaveløsningen i Gentofte Kommune er under stadig udvikling for at øge kvalitet og effektivitet. Udviklingen sker på arbejdspladserne, i opgaveområ- derne og på kryds og tværs i kommunen, i samarbejder mellem kommuner, eller i samskabelsesprocesser med borgere, private eller frivillige virksomhe- der og andre organisationer uden for Gentofte kommune.

ENSTRENGET ELLER TOSTRENGET MED

På Hovedudvalgs- og MED-udvalgsniveau er der et enstrenget sy- stem, som indebærer, at samarbejds- og arbejdsmiljøorganisatio- nen er lagt sammen, og at bestemmelserne i arbejdsmiljølovgiv- ningen om arbejdsmiljøorganisationens arbejdsform og opgaver gælder for MED. Se bilag 7.

Som udgangspunkt er der et enstrenget MED også på MED-grup- peniveau. Hvis en MED-gruppe ønsker at organisere deres samar- bejds- og arbejdsmiljøarbejde som et tostrenget system, træffer Hovedudvalget beslutning herom

Hvis samarbejds- og arbejdsmiljøarbejdet organiseres som et to- strenget system med en adskilt samarbejds-/tillidsfunktion og en adskilt arbejdsmiljøgruppe, så skal arbejdet mellem de to funktio- ner koordineres. Hovedudvalget fastlægger, hvordan samarbejds- og arbejdsmiljøarbejdet koordineres i det tostrengede system

I disse, ofte tværgående samarbejder, er der situationer, hvor den eksiste- rende MED-organisering ikke er tilstrækkelig til at sikre medbestemmelse og medindflydelse, fordi MED-organisationen ikke går på tværs af arbejdsplad- ser, opgaveområder og ikke rækker udover kommunens grænser.

I sådanne situationer er der mulighed for at etablere en eller flere midlerti- dige MED-organisationer (ad hoc MED) til at afklare eller løse en særlig eller tværgående opgave. I bilag 6 er der givet en række eksempler på sådanne situationer – herunder bl.a. Rådhus MED-udvalg.

Alle typer MED, og dermed også en midlertidig MED-organisation, er baseret på, at der er et sammenhængende system for udøvelse af medbestemmelse og medindflydelse, som udmøntes i en struktur, der matcher ledelseskom- petencen (jf. rammeaftalens § 4 stk. 2).

6.1. KOMPETENCE TIL ETABLERING AF EN MIDLERTIDIG MED-ORGAISA- TION (AD HOC MED)

Det er Hovedudvalget, der giver beføjelsen til at etablere en midlertidig MED-organisation (Ad hoc MED). Grundlaget for beslutningen er, at der skal

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 8 / 12

løses en særlig og tværgående opgave, der rækker udover MED-strukturens rammer og grænser.

Hvis en midlertidig MED-organisation ønskes etableret på MED-gruppeni- veau, på opgaveområdeniveau eller på tværs af opgaveområder, mellem en- heder på tværs af kommunegrænsen eller andre organisatoriske grænser, træffer Hovedudvalget en beslutning herom. For at smidiggøre beslutnin- gerne i Hovedudvalget, kan der træffes beslutninger om midlertidige MED- organisationer fx på digitale platforme eller på mail.

ETABLERING AF MIDLERTIDIGE MED-ORGANISATIONER

I forbindelse med etablering af den midlertidige MED-organisation skal de parter (parterne er de relevante ledere og medarbejdere i forhold til den opgave, den midlertidige MED-organisation skal have medindflydelse og medbestemmelse på), der skal indgå heri, drøfte og indstille til Hovedudvalget:

• Grundlaget for beslutningen om en midlertidig MED-orga- nisation – hvorfor er der brug for en midlertidig MED-or- ganisation?

• Den midlertidige MED-organisations arbejds- og funkti- onsområde, og hvem det omhandler

• Hvordan eller hvornår den midlertidige MED-organisation påbegynder sit arbejde og forventes nedlagt eller eventu- elt afløses af en permanent MED-organisation. En midler- tidig MED-organisation varer som udgangspunkt højst et år. Herefter kan Hovedudvalget træffe en beslutning om en eventuel forlængelse – igen med udgangspunkt i en va- righed på højst et år

• Hvordan der kommunikeres omkring baggrunden for val- get af medlemmer i den midlertidige MED-organisation

• Hvordan uenigheder løses, se også bilag 6. I tilfælde af egentlige tvister, henvises til rammeaftalens paragraf 9

• Kriterier for tilbagevenden til permanent MED-organisa- tion

• Xxxxxxxxx – herunder formand og næstformand

• Arbejdsform – herunder beslutningstagning, møder, mø- deledelse, beslutningsdygtighed og dialog.

Læs mere om nedsættelse af midlertidige MED-organisationer, herunder arbejdsform i bilag 6.

TVÆRGÅENDE NETVÆRK OG ARBEJDSGRUPPER

Involvering og indflydelse finder også sted uden for MED-organisationen, når der etableres fx netværk og arbejdsgrupper på tværs i organisationen, der samarbejder om og samskaber opgaver. I disse arbejdsformer skal det sikres, at de medarbejdere der deltager som led i deres opgaver har indflydelse på rammer og indhold i de opgaver, der løses.

Parterne i samarbejdet/samskabelsen skal drøfte og beslutte, hvordan ind- flydelsen skal finde sted, som led i forventningsafstemningen omkring sam- arbejdet. Parterne drøfter og beslutter også, hvornår MED-organisation eventuelt involveres, fx når der skal tages beslutninger, der angår opgave- området, eller når der skal løses tvister.

Se bilag 6 med uddybende spørgsmålsguide til midlertidige MED-organisati- oner og til tværgående netværk, arbejdsgrupper og andre tilsvarende ar- bejdsformer.

7. SAMSPILLET I MED-ORGANISATIONEN

MED-systemet skal være transparent og engagerende, så ledere og medar- bejdere oplever, at det er relevant at indgå i dialogerne i MED om driften, om udvikling af hverdagspraksis og om visioner.

MED- organisationen har en særlig forpligtelse til at sørge for, at aktiv og gensidig kommunikation er en integreret del af beslutningsprocesserne i MED. Det er med til at sikre en bred viden om og forståelse af MED-syste- mets og kommunens opgaver og resultater.

Det forudsætter, at medlemmerne på alle niveauer i MED-organisationen har kompetencerne til at bidrage til væsentlige dagsordner og strategiske

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 9 / 12

emner, der er med til at forme udviklingen af kommunens praksis. Det kræ- ver udvikling af en kultur med levende dialoger på kryds og tværs i MED- organisationen og hele organisationen. Det kræver også, at Hoved- og MED- udvalg har dialoger og kan træffe beslutninger, der kan matche den kom- pleksitet og det høje tempo, som præger mange processer i det kommunale arbejde.

Hovedudvalg, men især MED-udvalgene, skal være i løbende dialog med og involvere MED-grupper og arbejdspladser, så beslutninger efterprøves og af- stemmes med den daglige praksis. MED-udvalgene har også en opgave i at se og reagere på behov for understøttelse i det lokale arbejde med at kunne mestre og gennemføre forandringer i arbejdet.

Flere dialoger på tværs i MED-organisationen udvider også MED-gruppers og arbejdspladsernes forpligtelse til – ikke blot til at modtage information og omsætte beslutninger i praksis, men også aktivt bidrage med input til de overordnede og strategiske beslutninger. Det kan ske gennem indsigt i hin- andens beslutninger, ved at udvikle eksisterende mødefora eller digitale platforme, hvor det strategiske og principielle kan mødes med og udfordres af den daglige praksis i samspil med borgerne.

SKRIFTLIGHED OG REFERATER

For i praksis at kunne indgå i og bidrage til dialogerne på tværs i MED-orga- nisation kræver det, at hovedpunkter i dialoger opsummeres skriftligt.

Der skal også skrives referat af de beslutninger, der træffes, og af væsentlige tilkendegivelser, fx hvis der er tale om dilemmafyldte emner. Hovedudvalg, MED-udvalg og grupper aftaler indbyrdes rammerne for praksis omkring skriftlighed – herunder tilgængelighed på digitale platforme.

8. SELVEJENDE INSTITUTIONER

De selvejende institutioner indenfor hvert opgaveområde er sikret repræ- sentation i det nærmest overliggende MED-udvalg ved mindst en arbejds- miljørepræsentant og mindst en leder med ansvar for arbejdsmiljøopgaven, som de selvejende institutioner vælger i blandt sig.

Disse mindst to repræsentanter repræsenterer de selvejende institutioner i MED-udvalget. Det er således ikke tanken, at samtlige selvejende institutio- ner har repræsentanter i MED-udvalget.

FORA FOR DE SELVEJENDE INSTITUTIONER

Der oprettes fora for de selvejende institutioner under de opgave- område-MED, som omfatter mere end én selvejende institution som kommunen har indgået driftsoverenskomst med, og de tilsva- rende kommunale institutioner, hvor der udveksles information og koordineres arbejdsmiljøanliggende af fælles betydning på tværs af institutionerne. MED- og Dialogudvalgene træffer beslutning om etablering af sådanne fora.

I hvert forum indgår arbejdsgiverrepræsentanter og valgte arbejds- miljørepræsentanter for de selvejende institutioner og de tilsva- rende kommunale institutioner. I hvert forum vælger ledelsesre- præsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter fra de selv- ejende institutioner hver for sig én repræsentant til opgaveområ- ders MED-udvalg/Dialogudvalg. Desuden kommunikeres arbejds- miljøanliggender løbende til de selvejende institutioner.

MED-udvalgenes mødedagsordner, drøftelser og beslutninger samt øvrige aktiviteter, fx temadage, kommunikeres fra MED-udvalg til MED-grupper og personalegrupper, herunder på de selvejende institutioner.

Arbejdsmiljørepræsentanterne og ledere med arbejdsmiljøopgaven fra de selvejende institutioner kan derudover, sammen med de kommunale repræ- sentanter, deltage i tema-møder for hele MED-organisationen, erfaringsud- veksle på intranettet, samt deltage på kursusdage og i supplerende arbejds- miljøuddannelse.

Hvis bestyrelsen for en selvejende institution træffer beslutning om, at insti- tutionen ikke længere ønsker at være en del af kommunens MED-system –

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 10 / 12

med mindre andet fremgår af driftsoverenskomsten – skal bestyrelsen med- dele det til kommunen.

supplerende arbejdsmiljøuddannelsestilbud. MED-udvalgene afholder te- madage sammen med MED-grupper om arbejdsmiljørelevante emner.

KOMMUNIKATION OG DIALOG

Kommunikationen mellem MED-grupper/personalegrupper og MED-udvalg skal ske per mail, eller på elektroniske platforme, hvor dagsordner og referater ligger og i de mødesammenhænge, ar- bejdsgrupper, netværk og andet, som både kommunale og selv- ejende institutioner indgår i, enten på fast basis eller ad hoc.

Endvidere indgår de selvejende institutioner sammen med de kom- munale repræsentanter i dialoger om emner med relevans for MED-organisationen, mellem MED-udvalg og MED-grupper eller personalegrupper, fx på temadage for MED-organisationen.

MED, herunder ledere og medarbejderrepræsentanter med arbejdsmiljøop- gaven, inviteres endvidere til at deltage i samlinger, der sætter fokus på kommunens strategiske udfordringer og på udvikling af løsninger herpå.

Læs mere i bilag 8 om uddannelse af MED- og arbejdsmiljørepræsentanter.

10. IKRAFTRÆDEN OG OPSIGELSE

Denne aftale træder i kraft den 20. marts 2017. Aftalen evalueres løbende i Hovedudvalget, normalt hver andet år.

Aftalen kan kun opsiges skriftligt og med ni måneders varsel.

9. UDDANNELSE AF MED-REPRÆSENTANTER OG ARBEJDSMILJØRE- PRÆSENTANTER

Alle ledere og medarbejdere, som vælges til MED, skal inden for det første år deltage i Gentofte Kommunes MED-uddannelse. Formålet med uddannel- sen er, at MED-repræsentanterne kender formålet med MED og kan handle kvalificeret i MED-arbejdets forskellige opgaver. De enkelte MED-organisati- oner tilrettelægger endvidere, efter behov, temadage og temamøder om emner med relevans for MED. Hovedudvalget har ansvaret for at fastlægge principper for anvendelse af klippekortene til uddannelsen.

Arbejdsmiljørepræsentanter og ledere med ansvar for arbejdsmiljøopgaven skal, inden for tre måneder efter valg eller udpegning, gennemføre den cen- tralt udbudte arbejdsmiljøuddannelse.

Uddannelsen er tilpasset kommunens kultur og strategiske udfordringer. Formålet er at få den fornødne viden og træning i at arbejde med og styrke og udvikle arbejdsmiljøet i kommunen. Herudover tilbydes tematiske og

Ved opsigelse af den lokale MED-aftale, herunder organisering af arbejds- miljøarbejdet, skal der optages forhandling om indgåelse af en ny aftale. Denne aftale løber videre, indtil der kan opnås enighed om, at den ændres. Opsigelse eller forslag til ændring af aftalen fremsættes i Hovedudvalget. Parterne afgør hver især, hvem der skal repræsentere dem i forhandlingsor- ganet. Hvis aftalen bliver opsagt, skal der startes forhandling om at indgå en ny aftale. Indgåede aftaler er fortsat omfattet af voldgift.

Genforhandling af en lokal MED-aftale må (med mindre andet aftales) mak- simalt strække sig over ni måneder. Dette gælder såvel ved indgåelse af en lokal MED-aftale som ved genforhandling af en eksisterende. Hvis forhand- lingerne strækker sig ud over ni måneder, kan forhandlingsorganet anmode de centrale parter om, at der ydes fælles partsrådgivning til forhandlingsor- ganet.

Hvis det ikke lykkedes at forhandle en ny aftale inden opsigelsesfristen, er Gentofte Kommune omfattet af gældende ´Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg´. Denne aftale anvendes herefter sammen med arbejdsmiljølovens bestemmelser om arbejdsmiljøorganisation med vi- dere.

I følge rammeaftalen skal alle parter udvise positiv forhandlingsvilje, i mod- sat fald kan den anden part indbringe dette for de centrale parter.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 11 / 12

BILAG TIL MED-AFTALEN

Bilag 1. Organisationsdiagram over MED-organisationen Bilag 2. Opgaver, roller og ansvar i Hovedudvalget

Bilag 3. Opgaver, roller og ansvar i MED-udvalg Bilag 4. Opgaver, roller og ansvar i MED-grupper Bilag 5. Inspiration til arbejdsformer i MED

Bilag 6. Medindflydelse og medbestemmelse i ad hoc MED og andre former for samarbejde – samt spørgeguides

Bilag 7. Arbejdsmiljøarbejdet i Gentofte Kommune

Bilag 8. Sammensætning af MED, valg og udpegning til MED, organi- sering af arbejdsmiljøarbejdet og mulig kompensation

Bilag 9. Uddannelse af MED-organisationen og af arbejdsmiljørepræ- sentanterne

Bilag 10. Standard forretningsorden for MED-organisationer.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE ( HOVED- DEL) SIDE 12 / 12

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED-AFTALE

BILAG 1-10

Vedtaget den 20. marts 2017

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 2 / 26

BILAG TIL MED-AFTALEN

Bilag 1. Organisationsdiagram over MED-organisationen Bilag 2. Opgaver, roller og ansvar i Hovedudvalget

Bilag 3. Opgaver, roller og ansvar i MED-udvalg Bilag 4. Opgaver, roller og ansvar i MED-grupper Bilag 5. Inspiration til arbejdsformer i MED

Bilag 6. Medindflydelse og medbestemmelse i ad hoc MED og andre former for samarbejde – samt spørgeguides

Bilag 7. Arbejdsmiljøarbejdet i Gentofte Kommune

Bilag 8. Sammensætning af MED, valg og udpegning til MED, organisering af arbejdsmiljøarbejdet og mulig kompensation

Bilag 9. Uddannelse af MED-organisationen og af arbejdsmil- jørepræsentanterne

Bilag 10. Standard forretningsorden for MED-organisationer

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 3 / 26

BILAG 1. ORGANISATIONSDIAGRAM OVER MED-ORGANISATIONEN

Gentofte Kommunes

MED-struktur

Hovedudvalg

Xxxxx (AMR) arbejdsmiljørepræsentanter

og arbejdsmiljølederrepræsentanter (AML)

Kontaktudvalg

Teknik & Miljø

Social & Sundhed

Børn og Skole,

Kultur, Unge og Fritid

Tværgående

funktioner

Ad Hoc – Rådhus

MED

Grupper

Job & Ydelser

Skole og klub

Grupper

Pleje & Sundhed

- Drift

Dagtilbud

Social &

Handicap – Drift

Kultur, unge

og fritid

Grupper

Sociale

institutioner og familiepleje

Fagteam & Support

Grupper

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

2 AMR

2 AML

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 4 / 26

BILAG 1. ORGANISATIONSDIAGRAM OVER MED-ORGANISATIONEN, FORTSAT

MED-grupperunder Teknik og Miljø

Xxxxx (AMR)

arbejdsmiljørepræsentanter

Teknik & Miljø

1 2 1 6 1

1 1 10

Affald og Genbrug Fjernvarme Bus og Hjælpemiddel-depot

Gentofte

Ejendomme

Fællessekretariatet Natur og Miljø Plan og Byg Park og Vej

Park og Vej – Drift

Park og Vej - Kontor

Blå Drift

Tværgående Drift – 1

Værksted og maskiner

Tværgående Drift - virksomhedscentret

Sort Drift - Vejmyndighed

Sort Drift – Vej tilsyn

Grøn Drift - Mariebjerg

Grøn Drift - Gentofte

Grøn Drift - Hellerup

Grøn Drift - Ordrup

Grøn Drift - Kirkegårde

Vej Drift

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 5 / 26

BILAG 1. ORGANISATIONSDIAGRAM OVER MED-ORGANISATIONEN, FORTSAT

MED-grupper under Social & Sundhed

Social & Sundhed

Xxxxx (AMR)

arbejdsmiljørepræsentanter

Pleje & Sundhed - Kvalitet og 1

Udvikling

Pleje & Sundhed - Myndighed

Personalemøde med MED- status

Selvejende institution

Social & Handicap - Kvalitet og 1

Udvikling

Social & Handicap - Myndighed

Stab & Udvikling

Job & Ydelser

Pleje & Sundhed - Drift

Social & Handicap -

Drift

Dagcentre

Ordruplund

Birkegården

Blindenetværket

Tranehaven

Jægersborghave

Blomsterhusene

Bank-Mikkelsensvej

20-28

Team A/B

Team C/D

1 1

AAddmiinniissttrraattiioonn

Søndersøhave

Kløckershave

Egebjerg

Nymosehave

Gentofte Håndarbejdsværksted

Center for Netværk

Hvide og Gule Hus

JAC

Gentofte Hjemmepleje

Rygårdscenteret

Josephinehøj

Overførstegården

Salem

Lindely

Adelaide

Holmegårdsparken

Pilekrogen

Skelvej / Callisesvej

Østerled

Xxxx Xxxxx hjemmet

Socialpsykiatriskcenter

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 6 / 26

BILAG 1. ORGANISATIONSDIAGRAM OVER MED-ORGANISATIONEN, FORTSAT

MED-grupperunder Børn og Skole, Kultur, Unge og Fritid - Dagtilbud

Personalemøde med MED- status

Dagtilbud

Selvejende institution

2 1 1

1 1 1

Xxxxx (AMR)

arbejdsmiljørepræsentanter

Adelaide Artibus Baunegården

1 1 1

Blomsterspiren Børnehuset - Dalgården

1 2

Børnehuset - Delfinen

Børnehuset -

Hartmannsvej

Børnehuset -

Skovshoved

Børn & Miljø - Skovvej

Børn & Miljø –

Teglgårdsvej

Charlottenlund

Børnehus

Dragen

Ellegården

Elmegården

1 1

Eventyrhusene Hellerup

Grønnebakken

1 1

Helleruphøj

Himmelskibet

Højgården

Jægersborg Vuggestue

og Børnehave

1 1

Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxx

1 1

Lykkesholm

Ribisgården

Skattekisten

Skovens Børn

1 1

Skovshoved Vuggestue

Solsikken

1 1

Solstrålen

Sommerfuglen

Trekløveren

Villa Maj

Galaksen

Xxxxxxx

Dagplejen

Bakkegården

Brobækhus

Børnehuset - Stolpehøj

Fuglegården

Gentofte Børnehave

Gentofte Hospital Vuggestue

Globus

Grøndalshuset

Hellerup Vuggestue

Humlebien

Mariehønen

Regnbuen

Skovhuset

Vældegården

Æblegården

Villa Xxxxxx

XXXXXXXX KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 7 / 26

BILAG 1. ORGANISATIONSDIAGRAM OVER MED-ORGANISATIONEN, FORTSAT

Skole og klub

MED-grupperunder Børn og Skole, Kultur, Unge og Fritid – Skole og klub

Xxxxx (AMR)

arbejdsmiljørepræsentanter

Bakkegårdsskolen

Dyssegårdsskolen

Gentofte Skole

Hellerup Skole

2 2

Maglegårdsskolen

Munkegårdsskolen

Søgårdsskolen

Skovshoved Skole

1 2

Ordrup Skole

Tranegårdsskolen

Tjørnegårdsskolen

3 2

Skovgårdsskolen

Ungdomsskolen

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 8 / 26

BILAG 1. ORGANISATIONSDIAGRAM OVER MED-ORGANISATIONEN, FORTSAT

MED-grupperunder Børn og Skole, Kultur, Unge og Fritid

Kultur, unge og

fritid

Fagteam og support

Biblioteker

Administration

1 1

Kulturskoler Børn & familie

1 1

De unges frie tid

Sundhedsplejen

Tandplejen

Kildeskovshallen

PPR

Gentofte Sportspark

Sociale institutioner og familiepleje

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Ungdomsboliger

Familie-institutionen på Margrethevej

Broen Troldemosen

Børneterapien Dohns Minde

1 1

Familiecentret Familiens Hus

Xxxxxxx-xxxxxx

Lundø

Hjortholm Kostskole

Hellerup krisecenter

Xxxxx (AMR)

arbejdsmiljørepræsentanter

Personalemøde med MED- status

Xxxxx (AMR)

arbejdsmiljørepræsentanter

Tværgående

funktioner

Økonomi

Digitalisering & IT

Kommuneservice

MED-grupperunder Tværgående funktioner

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 9 / 26

BILAG 2. OPGAVER, ROLLER OG ANSVAR I HOVEDUDVALGET

Hovedudvalget forhandler og indgår aftaler om at udfylde de generelle ram- meaftaler i henhold til bestemmelserne i aftalerne. Hovedudvalget drøfter og beslutter de overordnede linjer og aftaler retningslinjer af principiel og rammesættende karakter for hele organisationen. Hovedudvalget kan invol- vere eller sende principper og strategiske beslutninger til information og drøftelse i underliggende MED-niveauer.

Hovedudvalget har på det overordnede niveau og i forhold til hele or- ganisationen til opgave:

• Gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinjer ved- rørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøfor- hold, der har betydning for hele kommunen,

• At vejlede om udmøntning af den lokale aftale om medindfly- delse og medbestemmelse, herunder om nedsættelse af ud- valg med videre

• At fortolke aftalte retningslinjer

• At fortolke den lokale aftale om medindflydelse og medbe- stemmelse og behandle uoverensstemmelser herom

• At tilpasse MED-strukturen/organiseringen af arbejdsmiljøar- bejdet i den lokale aftale om medindflydelse og medbestem- melse, jf. vejledningsteksten til paragraf 9, stk. 2 i MED-hånd- bogen (2015)

• At indbringe uoverensstemmelser og fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen med videre for de centrale forhand- lingsparter, jf. paragraf 22, MED-håndbogen (2015)

• Planlægge efteruddannelse for medarbejderrepræsentan- terne, og udfylde de overordnede retningslinjer for fællestil- lidsrepræsentanter, herunder andre overordnede rammeafta- ler og principper

• Fastlægge principper for MED-organisationens anvendelse af klippekort.

Derudover varetager Hovedudvalget hele organisationens strategiske og overordnede arbejdsmiljøopgaver - herunder bl.a. en årlig arbejdsmiljø- drøftelse og plan. Se også bilag 7.

RETNINGSLINJER FOR HELE ORGANISATIONEN

Hovedudvalget skal udarbejde procedureretningslinjer for:

• Drøftelse af budgettet og dets konsekvenser for arbejds- og perso- naleforhold. Drøftelsen foregår med repræsentanter for kommu- nalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen tager stilling til, hvem der repræsenterer den politiske ledelse i dialogen. I drøftelsen inddra- ges eventuelle konsekvenser i forhold til sammenhængen mellem ressourcer og arbejdsmængde

• Procedurer ved større omstillinger, herunder udbud af opgaver i Gentofte Kommune

• Drøftelse af Gentofte Kommunes personalepolitik.

Hovedudvalget skal udarbejde retningslinjer for:

• Personalepolitik, herunder:

• Retningslinjer for sygefraværssamtaler

• Retningslinjer for den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til ar- bejdsrelateret stress

• Retningslinjer for den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til vold, mobning og chikane, herunder om retningslinjerne skal fastlægges af Hovedudvalget eller lokalt i den enkelte MED-organisation

• Retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige (beskæftigelse på særlige vilkår).

Alle retningslinjer skal udformes skriftligt. Indholdet i de aftalte retningslin- jer kan gensidigt opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af retningslinjerne ved forhandling mellem parterne.

STRATEGISKE DRØFTELSER

Hovedudvalget skal hvert andet år (med mindre andet er aftalt i Hovedud- valget) som led i den strategiske planlægning af MED-arbejdet gennemføre en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, man er enige om er særligt væsentlige at fokusere på og arbejde med i perioden.

Hovedudvalget fastlægger herefter en strategiplan, kaldet årsplan.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 10 / 26

TILPASNING AF MED-ORGANISATIONEN

Hvis der på grund af organisations-/strukturændringer i kommunen er behov for at tilpasse MED strukturen eller organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet, er det den lokale MED-aftale, vejledningsteksten til paragraf 9, stk. 2 i MED- håndbogen og Hovedudvalgets fortolkning af aftalen, der ligger til grund for tilpasningen.

Hvis der oprettes eller nedlægges en arbejdsplads i kommunen, eller hvis der sker en anden ændring i kommunens organisation eller struktur, kan Ho- vedudvalget oprette eller nedlægge formaliserede fora.

• I arbejdsgrupper om opgaver, der vedrører hele organisationen og i møder med medarbejdere og ledere på de enkelte arbejdsplad- ser

• Ved, at Hovedudvalgets medlemmer er i dialog med resten af MED-organisationen om problemstillinger og løsninger på både det strategiske niveau og om den daglige drift, herunder om sam- arbejdet i organisationen og på den enkelte arbejdsplads

• Ved, at Hovedudvalget inddrager parter uden for organisationen, fx andre offentlige organisationer, borgere eller virksomheder.

AD-HOC MED

I situationer, hvor det er relevant for at afklare eller løse en særlig opgave, kan der etableres midlertidige MED-organisationer (ad hoc MED). Hvis en midlertidig MED-organisation ønskes etableret på tværs af opgaveområder, mellem enheder på tværs af kommuner eller som andre samarbejdskonstruktioner træffer Hovedudvalget beslutningen.

INDDRAGELSE OG DIALOGER I ORGANISATIONEN

Hovedudvalget er til for organisationen og stiller sig til rådighed for og bidra- ger til udviklingen af opgaver, arbejdsformer og samarbejdsprocesser i både MED-organisationen og den øvrige kommunale organisation.

Medlemmerne i Hovedudvalget sikrer, at kommunens øvrige organisation inddrages i de drøftelser, der foregår i Hovedudvalget. Inddragelsen kan ske ved, at der i Hovedudvalget fastlægges rammer for dialogerne herfor, at le- delses- og medarbejderrepræsentanterne holder en tæt kontakt til eget bag- land og ved, at Hovedudvalget tilrettelægger arbejdet og anvender arbejds- former, der er inddragende og involverende.

Involveringen i organisationen og dialogerne i organisationen sker fx ved, at medlemmer fra Hovedudvalget deltager i møder og temadrøftelser med både resten af MED-organisationen og med andre fora i organisationen. Det kan også ske:

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 11 / 26

• Aftale rammer og retningslinjer for områdets ar- bejde med APV og trivselshandleplaner

• Sikre, at der gennemføres arbejdspladsvurderinger og trivselsmålinger på området

• Udfylde kommunens retningslinje om forebyg- gelse og håndtering af vold, mobning og chikane

• Udfylde kommunens retningslinjer om identifi- cere, forebygge og håndtere arbejdsrelateret stress.

• Konkret opgaveløsning

• Fremme det tværfaglige samarbejde på området og fremme samarbejde på tværs i organisationen.

BILAG 3. OPGAVER, ROLLER OG ANSVAR I MED-UDVALG

MED-udvalgene på opgaveområde niveau drøfter og beslutter de overord- nede linjer og aftaler retningslinjer af principiel og rammesættende karakter for det område, udvalget dækker. Udvalget kan involvere eller sende prin- cipper og strategiske beslutninger til information og drøftelse i underlig- gende MED-niveauer (MED-udvalg på underliggende niveauer og grup- perne).

MED-udvalg på det underliggende niveau arbejder mere konkret, men sta- dig på et strategisk, overordnet og generelt niveau indenfor udvalgets om- råde. Udvalget kan involvere eller sende principper og strategiske beslutnin- ger til information og drøftelse i underliggende MED-niveauer (grupperne). Udvalget har derudover til opgave at samordne og understøtte arbejdet in- denfor området.

MED-udvalgene varetager organisationens (på opgaveområdeniveau) stra- tegiske og overordnede arbejdsmiljøopgaver. Se også bilag 7.

Der er en gensidig forpligtigelse til at give god og tilstrækkelig information om og drøfte arbejdsforhold, personaleforhold, samarbejdsforhold og ar- bejdsmiljøforhold. Det gælder også væsentlige forslag i Kommunalbestyrel- sen og politiske udvalg, jf. rammeaftalens paragraf 7.1.

Ovenstående er ikke en indskrænkning af paragraf 7.1 om information og drøftelse, men en udvidelse.

INDDRAGELSE OG DIALOGER I MED-ORGANISATIONEN

MED-udvalgene skal sikre inddragelse og dialoger med både evt. underlig- gende MED-udvalg og MED-grupperne.

Det kan gøres ved at tilrettelægge udvalgets arbejde, så involvering og dialog fremmes og ved, at de enkelte medlemmer i udvalget har en tæt kontakt til baglandet. Involvering og dialog kan fx ske i fælles temadrøftelser med un- derliggende evt. MED-udvalg og MED-grupper, i arbejdsgrupper, i fælles kompetenceudvikling samt i fora og opgavesammenhænge, der går på tværs af MED-niveauerne.

MED-UDVALGENES OPGAVER ER DESUDEN:

• Udfylde rammeaftaler, politikker og retningslinjer, herun- der

• Drøfte retningslinjer for beskæftigelse af personer på særlige vilkår

• Aftale retningslinjer for fremlæggelse af sygefra- værsstatistik og på opfølgning på sygefravær og udfylde kommunens retningslinjer om forebyg- gelse og håndtering af sygefravær

MED-udvalgene skal også inddrage de overliggende niveauer (overliggende MED-udvalg og Hovedudvalg), når der er problemstillinger, perspektiver og opgaver, det er relevant at få drøftet og løst på de overliggende niveauer og inddrage parter uden for organisationen, når det har betydning for en god opgaveløsning.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 12 / 26

MED-grupperne er grundstenen i medarbejderindflydelsen og medbestemmelsen i organisationen, og der skal på den enkelte ar- bejdsplads være en oplevelse af indflydelse og medbestemmelse enten direkte eller gennem de valgte repræsentanter – både på de overordnede rammer og på de konkrete handlinger i hverdagen. Medindflydelsen og medbestemmelsen sikres både i de mere for- melle fora og sammenhænge som MED-møder og uformelt i sam- arbejdet mellem medarbejderrepræsentanter, ledelse og xxxxx- xxxxxxx.

BILAG 4. OPGAVER, ROLLER OG ANSVAR I MED-GRUPPER

MED-grupper arbejder på arbejdspladsniveau tæt på kerneopgaven. På dette niveau kan MED-gruppen bidrage til drøftelser på et overordnet ni- veau, men vil hovedsageligt arbejde med drøftelser, beslutninger og aftaler indenfor arbejdspladsens arbejdsområde, herunder have strategiske drøf- telser om udvikling af kerneopgave og arbejdsplads.

MED-grupperne skal også udfylde de rammeaftaler, politikker og retnings- linjer som vedrører den enkelte arbejdsplads.

MED-gruppen varetager i samspil med arbejdsmiljøgruppen organisationens operationelle arbejdsmiljøopgaver (de daglige opgaver). Se bilag 7.

MED-grupperne skal endvidere udfylde de obligatoriske retningslinjer, jf. rammeaftalens bilag 3.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 13 / 26

BILAG 5. INSPIRATION TIL ARBEJDSFORMER I MED

MED-organisationen kan arbejde på flere måder – og efter fælles forståelse – end fx møder der afvikles et bestemt antal gange om året a’ fx to timer og med en fast dagsorden. Her er, til inspiration, eksempler på forskellige arbejdsformer i MED

Arbejdsform: Møder Arbejdsformer: Netværk , arbejdsgrupper og samskabelse Arbejdsform: Gentofte Platform

Kortere – og længere møder, hvor mødelængden og mødeformen tilpasses hvor mange punkter, der drøftes og hvilke typer punkter, der skal drøftes. Emner af mere strategisk karakter kræver en type møde (fx kompetenceudvikling på arbejdspladsen), mens punkter, der mest handler om information, kræver en anden mødetype

Netværk (eksisterende og nye) kan give input til eller samskabe dele af en opgave i MED. Denne måde at løse opgaver kan give en bredere involvering i organisationen, tilføre andre perspektiver til opgaven og sprede ejerskabet omkring løsningerne. Det kunne fx være initiativer omkring robuste arbejdsfællesskaber på arbejdspladsen/i opgaveområdet

Opgaver løses på Gentofte Platform i samarbejdsrum, hvor flere kan byde ind med input og løsninger. Når mange kan byde ind, giver det flere perspektiver, mere involvering, større ejerskab og kan øge implementeringen. Se nedenfor hvilken type opgaver, der kan løses i samarbejdsrum

Åbne møder, hvor alle kan gå i dialog med MED. Det kan give mulighed for direkte dialog mellem MED og arbejdspladsen, opgaveområdet og eller organisationen om helt aktuelle emner, udfordringer og løsninger

Arbejdsgrupper, hvor medlemmer af MED suppleret af ledere og medarbejdere fra arbejdspladsen, opgaveområdet og organisationen løser en opgave. Arbejdsgruppen kan delegere delopgaver og inddrage andre, fx med spidskompetencer og erfaringer. Arbejdsgrupper er gode til at sætte fokus på en bestemt opgave og få flere perspektiver og løsninger i spil – men man skal være opmærksom på at sikre fremdrift, bl.a. kan det være svært at finde tid til at mødes og løse opgaver. Se også nedenfor

Samarbejdsrum på Platformen egner sig til:

• Opgaver, der skal kvalificeres med input fra MED

• Dialoger mellem MED og arbejdspladsen/organisationen

• Dialoger mellem MED-grupper/udvalg og mellem MED- udvalg og mellem MED-organisationen og Hovedudvalget

• Opgaver/delopgaver, der kan løses ved at flere skriver på et dokument, en model eller andet

• Til mødeforberedelse, så deltagerne kan forberede sig på og evt. give input til dagsordenspunkter

• Til godkendelse af referater

• Til egentlige beslutninger

Møder uden dagsorden, hvor I drøfter, det der brænder på/fylder i organisationen eller det I er optaget af lige nu. Det giver mulighed for at tale om aktuelle emner, komme på forkant med løsninger, sparre med hinanden og følge nogle ting op

Netværk, arbejdsgrupper og andet: Korte, intensive forløb og processer kan give en opgave momentum og øge effektiviteten i håndtering af fx ’brændende platforme’. Mange opgaver man måske ville løse i arbejdsgrupper over længere tid, kan løses i korte intensive forløb, hvor man kan involvere både arbejdsgruppen, men også andre i løsningen

Temamøder, halvdags eller heldags, der fx kan lægge rammerne på strategisk vigtige områder for arbejdspladsen, opgaveområdet eller hele organisationen. Temamøder er gode til at få belyst og drøftet et tema i dybden, få mange input og perspektiver samt involvere og skabe ejerskab hos alle deltagere

Andre i organisationen end arbejdspladsen, opgaveområdet eller Hovedudvalget kan løse MED’s opgaver. Det kan være dem, der brænder for emnet, har kompetencerne og vil bidrage

– det kan også være andre arbejdspladser eller nogle uden for Gentofte Kommune. Det sætter andre potentialer i spil, giver andre løsninger og involverer flere. MED skal naturligvis bevare beslutningskompetencen i hele forløbet

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 14 / 26

kan ske en tilbagevenden til den MED-organisation, der matcher ledelsesstrukturen.

BILAG 6. MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE I AD HOC MED OG ANDRE FORMER FOR SAMARBEJDE – SAMT SPØRGEGUIDES

I hoveddelen i Gentofte Kommunes lokale MED-aftale, afsnit 6, beskrives baggrund, rammer og mulighed for at praktisere medbestemmelse og med- indflydelse både i arbejdsgrupper, i nye måder at samarbejde på, fx i net- værk, og ved at etablere ad hoc MED-organisationer.

Udgangspunktet er, at vi i Gentofte Kommune i stigende grad arbejder og samarbejde på nye måder på kryds og tværs af arbejdspladser og opgave- områder, sammen med andre interessenter, private virksomheder, frivillige eller andre offentlige organisationer.

I disse ofte tværgående samarbejder og opgaveløsninger er der situationer, hvor den eksisterende MED-organisering ikke er tilstrækkelig til at sikre medbestemmelse og medindflydelse, fordi MED-organisationen ikke går på tværs af arbejdspladser og opgaveområder.

MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE I MED-ORGANISATIONEN OG NYE MÅDER AT ARBEJDE PÅ

Formålet med medindflydelse og medbestemmelse er at skabe grundlag for forbedring og udvikling af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere – som et vigtigt udgangspunkt for udvikling af de kommunale opgaver til gavn for borgerne.

MED organisationen er skabt ud af den formelle hierarkiske organisations- struktur, hvor der sker en delegation af opgaver og kompetencer til de for- skellige niveauer i organisationen. For at kunne modsvare ønsker og behov for nye ydelser, nye arbejds- og samarbejdsformer med borgere og andre interessenter vil det også påvirke måden og formerne for medindflydelse og medbestemmelse.

MIDLERTIDIGE MED-ORGANISATIONER

Hvis man ønsker at etablere en midlertidig MED-organisation på gruppeniveau, opgaveområdeniveau, på tværs af opgaveområder, mellem enheder på tværs af kommunegrænsen eller andre organi- satoriske grænser, træffer Hovedudvalget en beslutning herom.

Grundlaget for beslutningen er, at der skal løses en særlig og tvær- gående opgave, der rækker udover MED-strukturens rammer og grænser.

For at smidiggøre beslutninger i Hovedudvalget, kan Hovedudval- get træffe beslutninger om midlertidige MED-organisationer på fx digitale platforme eller på mail.

En midlertidig MED-organisation varer som udgangspunkt højst et år. Herefter kan der træffes en beslutning om en eventuel forlæn- gelse – igen med udgangspunkt i en varighed på højst et år.

Som ramme for afprøvning af nye former for medindflydelse og medbestemmelse aftales det blandt de involverede parter, at der

Medindflydelse og medbestemmelse skal udfoldes i både de kendte MED- strukturer, i kendte arbejdsformer som arbejdsgrupper, der kan nedsættes både udenfor og indenfor MED-organisationen, og i nye typer arbejdsformer og rammer fx i netværk, i matrixorganisering af arbejdet, med videre.

ARBEJDSGRUPPER INDEN FOR OG UDEN FOR MED-ORGANISATIONEN Ned-

sættelse af arbejdsgrupper kan være indenfor og udenfor MED-organisatio- nen. Det kan være både midlertidige eller permanente arbejdsgrupper, tværgående eller indenfor et afgrænset område.

Ved nedsættelse af arbejdsgrupper skal der tages stilling til og opnås enig- hed om:

• Arbejds- eller funktionsområde, hvem det omhandler og hvilket niveau, gruppen refererer til

• Hvordan eller hvornår gruppen påbegynder sit arbejde og forven- tes nedlagt eller afløst af andre organiseringsformer med involve- ring og indflydelse

• Hvordan uoverensstemmelse løses

• Bemanding

• Arbejdsformer.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 15 / 26

SPØRGEGUIDE VED ETABLERING AF ARBEJDSGRUPPER

FORSKELLIGE BEHOV FOR OG TYPER AF AD HOC MED

Kriterier for dannelse

af arbejdsgrupper

Eksempler på hjælpespørgsmål

• Arbejds- eller funkti- onsområde

• Hvad og hvem om- handler arbejds- gruppens arbejde?

• Hvilket niveau grup- pen refererer til?

1) Hvad er formålet med arbejdsgruppen? Hvilke opgaver eller problemstillinger skal arbejdsgruppen beskæftige sig med?

2) Hvilke emneområder eller enheder, afde- linger, med videre bliver berørt af arbejds- gruppens arbejde? Og evt. hvordan?

3) Hvem refererer arbejdsgruppen til?

• Hvordan og hvornår gruppen påbegyn- der sit arbejde, og forventes nedlagt el- ler afløst af andre organiseringsformer med involvering og indflydelse

1) Hvordan og hvornår begynder arbejds- gruppens arbejde?

2) Hvad kan der på nuværende tidspunkt si- ges om forventet funktionsperiode og nedlæggelse af arbejdsgruppen?

3) Skal arbejdsgruppen erstattes af andre or- ganiseringsformer med involvering og indflydelse?

4) Hvad er råderummet til eller grænserne for, hvad arbejdsgruppen selv kan træffe beslutninger om?

5) Hvornår skal ledelsen, som arbejdsgrup- pen refererer til, orienteres, involveres el- ler spørges til råds i forbindelse arbejds- gruppens arbejde?

6) Hvornår skal MED i linjeorganisationen orienteres, involveres, spørges til råds,

mv. om arbejdsgruppens arbejde?

• Bemanding af grup- pen

• Arbejdsformer

• Vilkår for arbejdet (fx vikardækning)

1) Hvem skal indgå i arbejdsgruppen? Er der andre, der skal indgå arbejdet på et tids- punkt eller med en særlig opgave?

2) Hvordan vil gruppen arbejde? Mødes fy- sisk? Kommunikere digitalt? Lave oplæg til drøftelse? Indhente viden ude fra? Hvor meget skal være skriftligt?

3) Hvordan spiller arbejdsgruppens arbejde sammen med arbejdet på arbejdsgruppe- medlemmernes arbejdsplads?

Vælges der at etablere en form for ad hoc MED – er der nedenstående givet nogle eksempler på situationer, hvor der kan være behov for etablering af ad hoc MED. Det kan være til fx at løse en konkret opgave, en overgangsor- ganisation mellem kendte og nye måder at organisere arbejdet på, eller en større ombygning. På rådhuset er der et Rådhus MED, som indkaldes, når der er problemstillinger eller opgaver, der går på tværs indenfor rådhusets rammer (fx bygningsmæssige forhold).

For at kunne etablere et ad hoc MED på et oplyst og velovervejet grundlag, er der i lokalaftalen oplistet en række forhold, der skal beskrives og tages stilling til. Lidt længere fremme i dette bilag er de punkter, der skal tages stilling til, sat ind i en ramme som en spørgeguide.

Eksempler på typer eller situationer med ønske om etablering af et ad hoc MED. Det kan være fx følgende situationer, og listen er ikke udtømmende:

• En midlertidig MED-gruppe, der etableres for at komme med forslag inden for fx. 1-3 måneder til en ny organisationsstruktur indenfor et el- ler flere store arbejds- eller opgaveområder, der skal sammenlægges. Og hvor der er ønske om at forslaget udarbejdes indenfor rammen af MED i stedet for ved nedsættelse af en almindelig arbejdsgruppe

• Dannelse af ny MED-organisation på baggrund af fusion eller sam- menlægning af flere enheder, hvor der findes eksisterende MED-grup- per og/eller MED-udvalg med en etableret samarbejdspraksis

• Ombygningsperiode i et større bygningskompleks, der huser forskel- lige arbejdspladser, hvor der er ønske om, efter ombygningen, at opnå synergi i bygningsanvendelsen og i samarbejde på tværs mellem for- skellige enheder til gavn for borgerne. Der vil typisk være tale om:

• En tidsafgrænset periode af længere varighed (ca. et år eller længere)

• At anledningen er en ombygning

• At det omfatter flere selvstændige organisatoriske enhe- der

• At man ud fra et borgerperspektiv gerne vil opnå synergi mellem de forskellige tilbud til borgerne og øget samar- bejde på tværs af tilbuddene/arbejdspladserne

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 16 / 26

• Løsning af uoverens- stemmelser

• Kriterier for tilbage- venden til den perma- nente MED-organisa- tion

overgang til permanent MED eller ned- læggelse?

8) Hvilke aftaler, principper eller strate- gier har ad hoc MED for at løse eller op- løse uoverensstemmelser?

9) Hvad vil være kriterier eller udløsende for at gå tilbage til den eller de MED, der var på det pågældende område for

etablering af ad hoc MED?

• Bemanding - herunder formand og næstfor- mand

10) Hvem er formand hhv. næstformand for ad hoc MED?

11) Hvordan og blandt hvem foregår valg af næstformand? Og udpegning af le- dere?

12) Hvem og hvor mange skal deltage i ad hoc MED (Skal det dække arbejds- eller andre funktioner, geografiske enhe- der, medarbejderrepræsentanter (FTR/TR faggrupper, AMR, MED-re-

præsentant)?

• Arbejdsform bl.a. be- slutningstagning, mø- der, mødeledelse, be- slutningsdygtighed og kommunikation

13) Hvor ofte vil ad hoc MED være i dialog med hinanden? Have fysiske møder? Skype eller andre typer møder? An- vende samarbejdsrum eller andre digi- tale kommunikationsveje?

14) Skal der være dagsordner og referater? Hvis ja, hvordan og hvornår skal de være tilgængeligt for ad hoc MED´s medlemmer og for øvrige?

15) Hvordan og af hvem ledes fysiske mø- der eller andre former for direkte in- teraktiv kommunikation?

16) Hvornår er ad hoc MED beslutnings- dygtigt?

17) Hvad vi være god samspils- og dialog- adfærd i ad hoc MED?

18) Xxxxxxx samarbejder vi og er i dialog mellem møderne?

19) Andet?

• Ny synergi i forpligtende samarbejde mellem separate arbejdsplad- ser/organisatoriske enheder (fx fra samme eller forskellige opgaveom- råder), hvor der er et ønske om at opnå nye kvaliteter og realisere nye potentialer i samarbejdet på tværs til gavn for borgerne. Det vil sige, der er behov for en løbende afklaring af, om det er et forsøgsprojekt, hvor der er ad hoc MED, eller det er eller bliver et permanent samar- bejde, hvor der skal etableres en permanent MED-organisation

• Deling af personale, der er ansat i flere organisatoriske enheder som enten alle er kommunale eller som er en blanding af kommunale/selv- ejende/private så personalet arbejder på begge/alle de organisatoriske enheder, hvor den ansatte indgår i opgaveløsningen i den ene eller an- den organisatoriske enhed

• Nye tværgående (velfærds-) arbejdsopgaver, der går på tværs af for- skellige afdelinger og/eller opgaveområder/linjeorganisationen

SPØRGEGUIDE VED ETABLERING AF AD HOC MED

Kriterier for dannelse af ad hoc MED

Eksempler på hjælpespørgsmål

• Ad hoc MED´s funkti- ons- og arbejdsom- råde

• Hvem omhandler det?

1) Hvad er formålet og målet med ad hoc MED? Hvilke opgaver eller problemstil- linger skal ad hoc MED beskæftige sig med?

2) Hvilket område, afdelinger, enheder, mv. omfattes af ad hoc MED? Xxxxxxx disse og ikke andre?

3) Hvilke arbejdsområder, -funktioner el- ler -opgaver hører under det område som omfattes af ad hoc MED?

4) Hvilke ledere og medarbejdergrupper, herunder faglige organisationer er in-

denfor området?

• Hvordan og hvornår påbegyndes arbejdet i ad hoc MED?

• Forventet nedlæg- gelse eller afløsning af

permanent MED

5) Hvordan og hvornår påbegyndes arbej- det i ad hoc MED?

6) Hvad er det første, der skal ske i dette arbejde?

7) Hvad kan der på nuværende tidspunkt siges om forventet funktionsperiode,

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 17 / 26

Bilag 7. ARBEJDSMILJØARBEJDET I GENTOFTE KOMMUNE

INDLEDNING

Arbejdsmiljølovens regler kan ikke fraviges ved indgåelse af denne lokale MED-aftale. Det er udelukkende organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet, der kan aftales lokalt på en anden måde end beskrevet i Arbejdsmiljøloven.

For at kunne indgå en lokal MED-aftale skal den bl.a. beskrive de aktiviteter og metoder, der anvendes for at sikre, at den ændrede organisering af sam- arbejdet om arbejdsmiljø i Gentofte Kommunes MED-struktur styrker og ef- fektiviserer arbejdsmiljøarbejdet. Det beskrives i dette bilag.

INTEGRERET ARBEJDSMILJØINDSATS OG PEJLEMÆRKER

I Gentofte Kommune arbejder vi kontinuerligt med at øge værdien og effek- ten af arbejdsmiljøarbejdet.

Det gør vi ved at integrere arbejdsmiljø i det daglige arbejde med kerneop- gaven sammen med borgeren og i samarbejdet mellem ledere, medarbej- dere og andre interessenter. Vi betragter arbejdsmiljø som en integreret del af et helhedsorienteret arbejde med at skabe god velfærd til borgerne, og samtidig skabes sunde og sikre rammer og vilkår for ledere og medarbejdere til udførelsen af arbejdet.

Arbejdsmiljøpolitikken indgår i et samlet hele af: personalepolitik, arbejds- miljøpolitik, retningslinjer og værktøjer – herunder også retningslinjer for ar- bejdsmiljøforhold som illustreret i figuren.

1. ET GODT PSYKISK ARBEJDSMILJØ OG ROBUSTE ARBEJDSFÆL- LESSKABER

Trivsel og godt psykisk arbejdsmiljø handler om en oplevelse af overskud og indebærer forebyggelse af stress og mental nedslid- ning. Vi skal i den daglige praksis skabe balance mellem ressourcer og de krav, der stilles i arbejdet og i samarbejdet.

En robust arbejdsplads er både god til den daglige drift og i stand til at udvikle sig, et sted hvor ledere og medarbejdere sammen ta- ger hånd om både lette og svære opgaver og dilemmaer, der kan opstå, når der skal arbejdes og samarbejdes på nye måder. Ledere og medarbejdere skal kunne regne med hinanden. Medarbejderne skal have tillid til dét, kolleger og ledelsen siger og gør, og ledelsen skal have tillid til, at medarbejderne af sig selv udfører et godt stykke arbejde. Alle skal opleve arbejdsglæde, at tingene går or- dentligt for sig, og at man bliver fair behandlet.

2. FOREBYGGELSE AF FYSISK OG MENTAL NEDSLIDNING OG AR- BEJDSSKADER

Da de fleste af os fremover skal være flere år på arbejdsmarkedet på grund af en stigende pensionsalder, er det afgørende, at vi fort- sat har et stort fokus på at forebygge både mental og fysisk ned- slidning og arbejdsskader.

Vi skal sætte ind i forhold til xxxx med meget manuelt arbejde og

I Gentofte Kommunes arbejdsmiljøpolitik har vi fokuseret på tre områder, som er pejlemærker for værdierne i og retningen for arbejdsmiljøarbejdet. Der er særligt de tre områder, vi prioriterer højt:

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 18 / 26

belastende arbejdsstillinger ved at organisere arbejdet på nye afla- stende måder, bruge ny teknologi og hjælpemidler, men også med en vedvarende beslutsomhed hos ledere og medarbejder til at træne og fastholde forebyggende arbejdsmåder i arbejdet.

Forebyggelse af mental nedslidning gælder både i forhold til sam- arbejdet, og at arbejdet organiseres efter principperne for et godt psykisk arbejdsmiljø – herunder forebyggelse af psykisk eller fysisk vold gennem bl.a. integrering og træning af konfliktnedtrappende kommunikation og risikovurdering.

3. ØGET VÆRDI OG EFFEKT AF ARBEJDSMILJØARBEJDET

Vi vil bygge videre på erfaringerne fra leder- og TR samarbejdet om

´Sammen om Fremtidens Kommune´ og i højere grad inddrage ar- bejdsmiljøet og arbejdsmiljørepræsentanterne i udviklingen af ar- bejdspladsen.

Det næste skridt er at supplere de mere formelle dialoger og be- slutninger i MED – ved at arbejdsmiljørepræsentanterne (AMR) også tager initiativ til og bidrager mere forpligtende til de uformelle dialoger i hverdagen, kommer med ideer og løsninger og håndterer problemstillinger i arbejdsmiljøgruppen, når de opstår og i et sam- arbejde mellem den øvrige ledelse, øvrige medarbejderrepræsen- tanter og medarbejderne.

udfylder og tilpasser arbejdsmiljøplanen til deres område bl.a. med hensyn til mål og handlinger. MED-udvalget og MED-grupperne arbejder i årets løb på grundlag af arbejdsmiljøplanen og MED-udvalget følger op på initiativerne løbende og gennem den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

1) For at styrke helhedsperspektivet i arbejdsmiljøarbejdet gennemfører vi kombinerede APV- og trivselsdialoger. Efter kortlægning, vurdering og prioritering af arbejdsmiljøtiltagene konkretiseres det i digitale handleplaner. Den digitale handleplan øger fokus på fremdrift, opfølg- ning og muliggør videndeling og spredning af gode ideer og løsninger på tværs af hele organisationen. Det er MED´s opgave at understøtte og medvirke til, at APV-og trivsels handleplanerne realiseres og omsæt- tes i gode arbejdsmiljøløsninger

2) Hovedudvalg og MED drøfter forebyggelse og følger bl.a. udviklingen i sygefravær og arbejdsskader i forbindelse med en årlig rapport over HR-nøgletal

3) MED-organisationen og de enkelte arbejdspladser understøttes i ar- bejdsmiljøarbejdet med mulighed for konkret organisations- og ar- bejdsmiljørådgivning, der tilbydes via HR

AKTIVITETER OG METODER, DER BIDRAGER TIL AT ØGE VÆRDIEN OG EFFEKTEN AF ARBEJDSMILJØARBEJDET I ORGANISATIONEN

Hovedudvalget har en årlig arbejdsmiljødrøftelse og beslutter en Arbejdsmiljøplan med konkrete målsætninger og handlinger, der gælder for hele organisationen.

I Arbejdsmiljøplanen konkretiseres Arbejdsmiljøpolitikkens værdier. Hovedudvalget har det overordnede ansvar for fremdriften og opfølgningen af arbejdsmiljøplanens mål. MED-udvalg indenfor opgaveområderne

4) Vi har praksis for mange former for kompetenceudvikling til styrkelse arbejdsmiljøet – herunder:

• En centralt udbudt arbejdsmiljøuddannelse målrettet og tilpasset Gentofte Kommunes strategiske udfordringer og kultur. Tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse ud fra skiftende temaer

• MED, herunder ledere, TR og arbejdsmiljørepræsentanter, invite- res efter konkret beslutning til særlige strategiske samlinger

• MED-udvalgene afholder efter lokal beslutning temadage sammen med MED-grupper – også om arbejdsmiljørelevante emner

• Opgaveområderne iværksætter faglig kompetenceudvikling, hvor det er relevant, og hvor det faglige fokus og samarbejdet om op- gaveløsningen også har betydning for arbejdsmiljø, trivsel, fore- byggelse og videndeling på tværs.

Hovedudvalget bidrager til læring og samskabelse i organisationen bl.a. gen- nem nedsættelse af tværgående arbejds- og følgegrupper under Hovedud- valget efter konkret beslutning.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 19 / 26

OPGAVEVARETAGELSE PÅ STRATEGISK OG DAGLIGT OPERATIONELT NIVEAU

Hovedudvalget varetager organisationens strategiske og overordnede ar- bejdsmiljøopgaver ved at:

• Gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse og udarbejde ar- bejdsmiljøplan

• Deltage i fastsættelse af arbejdsmiljøorganisationens størrelse (fastlægges i den lokale MED-aftale)

• Rådgive arbejdsgiver om løsning af arbejdsmiljøspørgsmål og om, hvordan arbejdsmiljø integreres i kommunens strategiske udvikling og daglige drift

• Hovedudvalget skal en gang årligt udarbejde en samlet oversigt over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader i kommunen

• Rådgive arbejdsgiver om udarbejdelse af kompetenceplan ved- rørende supplerende arbejdsmiljøuddannelse

• Sørge for udarbejdelse af en plan over arbejdsmiljøorganisatio- nens opbygning og sørge for at medarbejderne bliver bekendt med planen (Se bilag 1).

MED-udvalg varetager områdets strategiske og overordnede arbejdsmiljø- opgaver:

• Planlægge, lede og koordinere samarbejdet om arbejdsmiljø og sikre de nødvendige aktiviteter til at forebygge risici

• Gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse af MED-udvalgets arbejde med arbejdsmiljø og drøfte og evt. tilpasse arbejds- miljøplanen vedtaget i Hovedudvalget i relation til MED-udval- gets område. I den forbindelse drøfte supplerende arbejdsmil- jøuddannelse og kompetencer til udførelse af arbejdsmiljøar- bejdet

• Kontrollere arbejdsmiljøarbejdet og sørge for at MED-grup- perne vejledes og orienteres herom

• Udarbejde principper for og deltage i udarbejdelse af APV og trivselsmålinger – herunder at inddrage sygefravær med afsæt i gældende forebyggelsesprincipper

• Rådgive arbejdsgiver om løsning af arbejdsmiljøspørgsmål og om, hvordan arbejdsmiljø integreres i kommunens strategiske udvikling og daglige drift

• Sørge for, at årsager til ulykker, forgiftninger og sundhedsska- der samt tilløb hertil undersøges og sørge for gennemførelse af foranstaltninger, der hindrer gentagelse

• Holde sig orienteret om lovgivning der har betydning for sik- kerheds- og sundhedsrisici

• Opstille principper for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion, tilpasset arbejdsforholdene og de ansattes behov, samt sørge for, at der føres kontrol med overholdelse af in- struktionerne

• Sørge for vedligeholdelse af en plan over arbejdsmiljøorgani- sationens opbygning indenfor Udvalgets område og sørge for at ledere og medarbejderne bliver bekendt med planen

• Medvirke aktivt til en samordning af arbejdet om sikkerhed og sundhed med andre virksomheder, når der udføres arbejde på samme arbejdssted.

MED-grupper varetager organisationens operationelle/daglige opgaver i samspil med arbejdsmiljøgruppen/-erne. De skal:

• Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og forebyggelse af risici

• Deltage i planlægning af arbejdsmiljøarbejdet og deltage i ud- arbejdelse af APV og trivselsmålinger ud fra gældende fore- byggelsesprincipper

• Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundheds- mæssigt fuldt forsvarlige

• Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion til- passet de ansattes behov

• Deltage i undersøgelse af ulykker, forgiftninger og sundheds- skader samt tilløb hertil og anmelde arbejdsskaderne

• Påvirke den enkelte til adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed

• Virke som kontaktled mellem de ansatte og Hovedudvalget hhv. MED-udvalget

• Forelægge arbejdsmiljøproblemer for Hovedudvalget eller MED-udvalget, som leder og AMR eller MED-gruppen ikke selv kan løse, eller hvis arbejdsmiljøproblemerne er generelle for hele kommunen.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 20 / 26

MED-gruppe og arbejdsmiljøgruppe(-r). Det vil sige, arbejdsmiljøleder og ar- bejdsmiljørepræsentant i fællesskab, fordeler imellem sig hvordan det dag- lige arbejdsmiljøarbejde varetages. Der er en løbende dialog om opgaveva- retagelsen i og mellem MED-gruppe og arbejdsmiljøgruppe.

OPGAVER, SAMARBEJDE OG GENSIDIGE FORVENTNINGER I ARBEJDS- MILJØGRUPPEN

Det er den øverste ledelse i kommunen og i dagligdagen den daglige leder, der har det overordnede og konkrete ansvar for arbejdsmiljøet, men i prak- sis løses opgaven i fællesskab mellem ledelse, medarbejdere, arbejdsmiljø- repræsentanter, TR- og MED-repræsentanter.

Det er arbejdsmiljørepræsentantens opgave at samarbejde med lederen om arbejdsmiljøopgaverne. Lederen med særlig varetagelse af arbejdsmiljøop- gaven (kaldet arbejdsmiljøleder) og arbejdsmiljørepræsentanten udgør til sammen en arbejdsmiljøgruppe.

Arbejdsmiljøgruppen skal sammen med ledelse, TR og MED-gruppen med- virke til at sikre et sikkert og godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø og have fokus på tilløb til arbejdsmiljøproblemer, så de kan forebygges. Derudover har ar- bejdsmiljøgruppen til opgave at varetage de daglige arbejdsmiljøopgaver i samspil med MED-gruppen, som er beskrevet ovenfor.

Det betyder ikke, at arbejdsmiljørepræsentanten og arbejdsmiljølederen skal lave alt det praktiske arbejde eller være faglige eksperter på arbejds- miljø. Men det er dem, der skal have særligt fokus på udviklingen i det dag- lige arbejdsmiljø fx at vurdere risici i det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø, fx foretage arbejdsmiljørunderinger, bidrage til at APV og trivsels handlepla- ner kommer fra kortlægning til handling, etc.

Det er også en opgave for arbejdsmiljøgruppen at få øvrige ledere og med- arbejdere til at være opmærksomme på og fremme deres egen, andres og fælles sikkerhed og sundhed.

Et godt samarbejde om arbejdsmiljø kan starte med, at man mellem ar- bejdsmiljøleder og arbejdsmiljørepræsentant og eventuelt også i MED- gruppen drøfter og bliver enige om, hvordan man gerne vil have, at samar- bejdet skal fungere, og får afklaret de forventninger, der er til hinanden og til arbejdsmiljøarbejdet. I kan fx drøfte:

• De arbejdsmiljøopgaver I skal løse, og hvordan det kan gøres

• Jeres samarbejds- og mødeformer, tidsforbrug med videre

• Hvordan I inddrager kolleger, medarbejdere og evt. konsulenter.

GENERELT

Ledere har pligt til at sørge for:

• At medvirke til, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige

• At påse, at foranstaltninger mod ulykkes- og sundhedsfare virker efter hensigten

• At afhjælpe fejl og mangler, som kan medføre fare

• Straks at indberette uafhjælpelige fejl til arbejdsgiveren (Gentofte Kommune)

De ansatte har pligt til at sørge for:

• At medvirke til, at såvel nuværende som fremtidige ar- bejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige og virker efter hensigten

• At melde fejl og mangler, som den ansatte ikke selv kan rette, til arbejdsmiljørepræsentanten, arbejdslederen el- ler arbejdsgiveren (Gentofte Kommune)

• At sikkerhedsforanstaltninger, som bliver fjernet, fx ved reparation, efter arbejdsprocessens afslutning sættes på plads.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 21 / 26

GENERELT

De enkelte MED-udvalg og MED-grupper inden for MED-strukturen skal være så repræsentative som muligt. Det er ikke en forudsæt- ning, at der er et ligeligt antal repræsentanter fra hhv. ledelse og medarbejdere i MED-udvalg, MED-gruppe, eller evt. midlertidigt MED, men antallet af ledelsesrepræsentanter kan aldrig overstige antallet af medarbejderrepræsentanter.

Antallet af repræsentanter i de enkelte organer inden for MED- strukturen fastsættes af Hovedudvalget. Udover de valgte eller ud- pegede repræsentanter kan der indkaldes særligt sagkyndige til møderne.

Kommunen afholder de fornødne udgifter til arbejdet i MED - her- under eventuel sekretærbistand.

De enkelte udvalg, grupper med videre fastsætter selv deres for- retningsorden, dog vil den ansvarlige leder altid være formand. Se bilag 10 som er en inspiration til en forretningsorden. Medarbej- derne vælger næstformanden.

Valg af arbejdsmiljørepræsentanter og valg til MED-grupper og MED-udvalg holdes hvert fjerde år i lige år i første kvartal – første gang i 2018. Valg skal anmeldes skriftligt til Gentofte Kommune.

Arbejdsmiljørepræsentantens funktionsperiode er på fire år fra 1. april i et valgår. Hvis der vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant i perioden pga. fx fratrædelse eller sygefravær m.m. i en sammen- hængende periode på mere end fire måneder, så vælges den nye arbejdsmiljørepræsentant for den resterende del af valgperioden.

BILAG 8. SAMMENSÆTNING AF MED, VALG OG UDPEGNING TIL MED, ORGANISERING AF ARBEJDSMILJØARBEJDET OG MULIG KOMPENSATION

EVENTUEL KOMPENSATION

Hvis en tillidsrepræsentant er valgt til at varetage hvervet på flere institu- tioner, områder og/eller niveauer i MED-organisationen, skal ledelsen

sikre, at der i MED-udvalget kommer en drøftelse af muligheden for at etablere en solidarisk kompensation. Drøftelsen skal tages på så højt et ledelsesniveau i organisationen, at der er økonomisk kompetence til at træffe beslutning.

ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANT

Antallet af arbejdsmiljørepræsentanter fastsættes ud fra et nærhedsprin- cip og så arbejdsmiljøopgaverne til enhver tid kan løses på tilfredsstillende måde ud fra bl.a. områdets eller arbejdspladsens størrelse, ledelsesstruk- tur, geografiske forhold, arbejdets art, organisering mv.

Antallet af arbejdsmiljørepræsentanter skal endvidere fastsættes, så alle ansatte kan komme i kontakt med deres arbejdsmiljørepræsentanter, og så de ansatte kan drøfte arbejdsmiljøforhold med medlemmer af arbejds- miljøorganisationen inden for de ansattes arbejdstid.

Antallet af ledere med arbejdsmiljøopgaven i MED-organisationen skal fastsættes, så der sikres viden om enhedens arbejdsforhold og ydelser.

Arbejdsmiljøarbejdet og tillidsrepræsentantarbejdet kan varetages af én og samme person. Der foretages et selvstændigt og særskilt valg til arbejdsmil- jørepræsentant. Alle ansatte på arbejdspladsen skal være repræsenteret af en arbejdsmiljørepræsentant.

I nogle situationer vil der kunne være mere end én arbejdsmiljørepræsen- tant på arbejdspladsen. Disse arbejdsmiljørepræsentanter indgår i et ind- byrdes samarbejde og samarbejder med ledelsen om arbejdsmiljøforhold.

LEDELSESREPRÆSENTANT

Ledelsesrepræsentanter i en arbejdsmiljøgruppe (leder og arbejdsmiljøre- præsentant), MED-gruppe, MED-udvalg og Hovedudvalg udpeges af kom- munens ledelse. I tilfælde, hvor der skal ske udpegning blandt ledere af eks- terne institutioner, sker dette efter information og drøftelse i den pågæl- dende gruppe.

TILLIDSREPRÆSENTANT

Se aftale om tillidsrepræsentanters vilkår i Gentofte Kommune.

HOVEDUDVALGET

Antallet af repræsentanter fra henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden kan ikke være færre end tre og flere end 14. Heraf skal der være mindst to

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 22 / 26

medarbejdere, der er valgt som arbejdsmiljørepræsentanter og mindst to ledere, der har arbejdsmiljøopgaven i regi af Hovedudvalget (arbejdsmiljø- ledere).

Medarbejderrepræsentationen i Hovedudvalget baseres på hovedorganisa- tionerne og skal afspejle personalesammensætningen. Medarbejderrepræ- sentanterne i Hovedudvalget udpeges af hovedorganisationerne.

MED-UDVALG

Antallet af repræsentanter fra henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden kan ikke være færre end tre og flere end 11. Heraf skal der være mindst to medarbejdere, der er valgt som arbejdsmiljørepræsentanter og mindst to ledere, der har arbejdsmiljøopgaven i MED-udvalget (arbejdsmiljøledere).

I valget af medarbejderrepræsentanter til MED-udvalget skal hensynet til re- præsentation af personalegrupper prioriteres først. Ved valget af medarbej- derrepræsentanter og ved udpegning af ledere til MED-udvalget skal der dernæst tages hensyn til store arbejdspladser, så de har en passende repræ- sentation i forhold til deres størrelse. Antallet af repræsentanter kan even- tuelt udvides efter dispensation fra Hovedudvalget, hvis der ikke samtidig oprettes et kontaktudvalg i relation til MED-udvalg (§4 stk. 5 i rammeafta- len).

Medarbejderrepræsentationen i MED-udvalget baseres på hovedorganisati- onerne og skal afspejle personalesammensætningen. Udvalgenes sammen- sætning baseres på valgte tillidsrepræsentanter. Hvis det antal medarbejder- pladser der er aftalt i et udvalg ikke alle kan besættes med tillidsrepræsen- tanter, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter hertil. Deres vilkår sidestilles med tillidsrepræsentanter.

Medarbejderrepræsentanterne i MED-udvalg vælges af og blandt repræsen- tanterne i MED-grupperne, de valgte tillidsrepræsentanter og fællestillidsre- præsentanter, dog fortrinsvis blandt fællestillidsrepræsentanterne, men hensynet til personalets sammensætning kommer først.

MED-GRUPPER

Antallet af repræsentanter i det enstrengede system fra henholdsvis ledel- ses- og medarbejdersiden kan ikke overstige ni. På institutioner med flere

end 175 ansatte kan antallet af repræsentanter fra henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden udvides til 11 personer efter godkendelse i Xxxxxxxxxx- get.

Til en MED-gruppe udpeges mindst en leder, og der udpeges mindst en leder- repræsentant, der har arbejdsmiljøopgaven (arbejdsmiljøleder). Det kan godt være samme person. Derudover vælges mindst en arbejdsmiljørepræsentant til MED-gruppen. Hvis der er flere arbejdsmiljørepræsentanter indenfor MED- gruppens område, og ikke alle arbejdsmiljørepræsentanter kan indgå i MED- gruppen, så vælger arbejdsmiljørepræsentanterne af og iblandt sig, den eller de arbejdsmiljørepræsentanter, der indgår i MED-gruppen.

PERSONALEMØDER MED MED-STATUS

På små arbejdspladser med færre end ni ansatte, kan arbejdspladsen – i ste- det for at etablere en MED-gruppe, vælge at lade medindflydelsen og med- bestemmelsen ske gennem hele eller dele af personalemøder, hvor alle med- arbejdere deltagere. Disse møder kaldes personalemøder med MED-status. Samarbejdet om arbejdsmiljø varetages af lederen og den arbejdsmiljøre- præsentant, der er ansat på eller dækker den pågældende arbejdsplads. Ho- vedudvalget fastlægger retningslinjerne for, hvornår en arbejdsplads kan vælge at etablere personalemøde med MED-status.

ARBEJDSMILJØGRUPPE

Arbejdsmiljørepræsentant og leder med arbejdsmiljøopgaven (ar- bejdsmiljøleder) udgør en arbejdsmiljøgruppe. Antallet af arbejds- miljøgrupper fastsættes, så MED-organisationen kan løse sine op- gaver tilfredsstillende i forhold til bl.a. virksomhedens struktur, le- delsesstruktur, geografiske forhold, størrelse, beliggenhed, arbej- dets organisering og evt. risici i arbejdet.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 23 / 26

BILAG 9. UDDANNELSE FOR MED-ORGANISATIONEN OG ARBEJDS- MILJØREPRÆSENTANTER

UDDANNELSE FOR MED-ORGANISATIONEN

1. GRUNDUDDANNELSEN

Ledere og medarbejdere i MED-organisationen skal deltage i MED-grundud- dannelsen inden for det første år, de er valgt til MED. Gentofte Kommune har udviklet og udbyder MED-grunduddannelsen til alle i MED-organisatio- nen.

Repræsentanterne i MED kan deltage individuelt, men det er en fordel, hvis hele MED deltager sammen, så man får et fælles videns- og erfaringsgrund- lag som afsæt for det videre samspil i MED.

2. SUPPLERENDE UDDANNELSE

Ledere og medarbejdere i MED-organisationen har ret til supplerende ud- dannelse. Den supplerende uddannelse kaldes også ’klippekort’. Klippekor- tet kan anvendes til fx kursusdage, længerevarende kursusaktiviteter og te- madage og til uddannelser, der udbydes af de centrale parter (fx ’PUF’, Par- ternes Uddannelses Fællesskab) eller en udbyder efter eget valg. Et emne kunne fx være ’MED og psykisk arbejdsmiljø’ eller ’MED og budget’. I Gen- tofte Kommune tilrettelægges de enkelte dage (’klip’) ofte af opgaveområ- derne, fx som temadage eller temamøder omkring aktuelle temaer, eksem- pelvis om social kapital.

MED-GRUNDUDDANNELSEN SKAL BLANDT ANDET:

• Kvalificere ledere og medarbejderrepræsentanter til at indgå i et samarbejde om opgaverne i MED

• Give ledere og medarbejderrepræsentanter kendskab til det formelle grundlag for samarbejdet

• Medvirke til, at samarbejdet kan udføres i praksis inden for de særlig politiske vilkår, der er i en kommune

• Ruste til at MED kan håndtere de udfordringer, kommu- nerne står ovenfor, herunder behovet for smidige og effek- tive processer, der fremmer høj kvalitet i opgaveløsningen og udvikler kommunen som attraktiv arbejdsplads.

Ledere og medarbejdere har ret til en dag (’klip’) pr. år, man er i MED, når man varetager enten arbejdsmiljøfunktionen eller samarbejdsfunktionen. Ledere og medarbejdere, som varetager både arbejdsmiljø- og samarbejds- funktionen har ret til to dage pr. år i 2., 3. og 4. år, de er i MED og fra 5. år en dag pr. år, de er i MED. Dagene kan eventuelt opspares og kan også gen- nemføres som halve dage eller som enkelttimer.

DEN SUPPLERENDE MED-UDDANNELSE SKAL BLANDT ANDET:

• Give viden om emner af lokal relevans, fx om robuste ar- bejdsfællesskaber

• Opdatere viden om kommunens aktuelle og fremtidige vil- kår og mulighederne for at udøve MED-praksis i forhold til vilkårene

• Give viden om konkrete arbejdsmiljøaktiviteter og arbejds- miljøforhold

I det enstrengede system, hvor MED også varetager arbejdsmiljøfunktionen, varer grunduddannelsen 14,8 timer. Og hvis MED ikke varetager arbejdsmil- jøfunktionen, varer uddannelsen 7,4 timer. I Gentofte Kommune gennemfø- res uddannelsen over to dage med cirka en måned mellem de to uddannel- sesdage.

Beskrivelse af Gentofte Kommunes MED-uddannelse og tilmelding sker via Gentofte Platform. Deltagelse er udgiftsfri for den enkelte arbejdsplads.

UDDANNELSE FOR ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANTER OG ARBEJDSMILJØLEDERE

1. LOVPLIGTIG ARBEJDSMILJØUDDANNELSE

Arbejdsmiljørepræsentanter og ledere med arbejdsmiljøopgaven (fremover kaldt arbejdsmiljøledere) skal gennemføre en obligatorisk arbejdsmiljøud- dannelse på 22 timer (typisk fordelt på 2 dage+1 dag).

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 24 / 26

I Gentofte Kommune udbydes uddannelsen via information på Gentofte Platformen og betales centralt. Uddannelsen er målrettet og tilpasset Gen- tofte Kommunes strategiske udfordringer og kultur.

OVERSIGT OVER KRAV OM KOMPETENCEUDVIKLING

MED-uddannelse:

• 14, 8 timer det første år

• Kan gennemføres som timer, halve dage eller hele dage og timerne kan overføres/opspares inden for valgperio- den på fire år.

Der er pligt til at deltage i MED-uddannelsen.

Lovpligtig Arbejdsmiljøuddannelse

• Arbejdsmiljørepræsentanter og ledere med arbejdsmiljø- opgaven har pligt til at gennemføre uddannelsen, der va- rer 22 timer og gennemføres typisk med to dage + en dag.

Arbejdsmiljøuddannelsen skal være gennemført inden tre måneder efter, at arbejdsmiljørepræsentanten er valgt, eller arbejdsmiljølederen er valgt eller udpeget.

2. SUPPLERENDE ARBEJDSMILJØUDDANNELSE

Derudover tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse af både MED-orga- nisationen og HR til arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere. In- denfor det første år som valgt arbejdsmiljørepræsentant eller udpeget ar- bejdsmiljøleder tilbydes to dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse, hvert af de efterfølgende år tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 1½ dage varighed.

bejdet om opgaveløsningen også har betydning for trivsel, forebyggelse, ar- bejdsmiljø og videndeling på tværs. Også denne form for kompetence kan tælle som et ’MED-klip’ eller supplerende arbejdsmiljøuddannelse.

Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere har ret, men ikke pligt til at gennemføre den supplerende uddannelse. Formålet med den supplerende uddannelse er at sikre løbende målrettet op- datering, som kan styrke kompetencerne hos arbejdsmiljørepræ- sentanter og arbejdsmiljøledere.

OVERSIGT OVER TILBUD OM KOMPETENCEUDVIKLING

Supplerende arbejdsmiljøuddannelse

• Inden for det første år som valgt arbejdsmiljørepræsen- tant og som leder med arbejdsmiljøopgaven tilbydes to dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Hvert af de efterfølgende år tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddan- nelsen svarende til 1,5 dags varighed. Der er ikke pligt til at deltage

• Derudover tilbydes andre former for kompetenceudvik- ling, fx faglig kompetenceudvikling, og temamøder mel- lem MED-grupper og –udvalg. Dette kan også tælle som MED-klip eller supplerende arbejdsmiljøuddannelse.

Supplerende MED-uddannelse

• Supplerende MED-uddannelse (klippekort): 2., 3. og 4. år: to dage og 5. år og herefter: en dag

• Herudover tilbud, som nævnt lige ovenfor, der også tæl- ler som supplerende MED-uddannelse (klippekort).

MED kan aftale at samle den supplerende uddannelse på 1½ dag inden for valgperioden, så der fx ikke afholdes supplerende uddannelse det ene år, men til gengæld afholdes 3 dages supplerende uddannelse det næste år.

ANDRE FORMER FOR KOMPETENCEUDVIKLING

MED, det vil sige, ledere og medarbejderrepræsentanter inviteres til særlige strategiske samlinger. Medarbejderrepræsentanter kan være: tillidsrepræ- sentant, fælles TR, MED-repræsentant og arbejdsmiljørepræsentant.

MED-udvalgene afholder temamøder sammen med MED-grupper om ar- bejdsmiljørelevante emner. Temadagene gennemføres ofte som supple- rende uddannelse og tæller som et ’MED-klip’ eller en del af den supple- rende arbejdsmiljøuddannelse. Opgaveområderne iværksætter faglig kom- petenceudvikling, hvor det er relevant, og hvor det faglige fokus og samar-

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 25 / 26

ARBEJDSFORMER

Her kan beskrives, hvordan MED arbejder. Fx kan man skrive, at man arbejder efter en årsplan eller et årshjul, hvordan man samar- bejder i MED, og hvordan man involverer resten af arbejdspladsen og eller (MED-)organisationen. Man kan også beskrive de værdier, man har for samspillet i MED, fx at samspillet er baseret på dialog, deltagelse og engagement. Se også bilag 5.

DAGSORDEN OG REFERAT

Her beskrives hvem, der udarbejder forslag til dagsorden og hvor- dan punkterne på dagsorden fremkommer, fx ved at alle kan forslå dagsordenpunkter. Det beskrives også, hvornår dagsorden udsen- des før møderne. Der kan stå, at der udarbejdes et referat fra mø- det og hvilken type referat, der er tale om, fx om det er et beslut- ningsreferat eller også et handlingsreferat.

Et beslutningsreferat angiver de vigtigste dialoger og pointer fra møderne, og hvad der blev besluttet. Et handlingsreferat refererer mere ordret, hvad der blev drøftet og eventuelt også hvem, der sagde hvad, og hvad der blev besluttet. Ved temamøder aftales ved mødets start, hvordan der refereres fra mødet. Referat udsendes til MED senest to uger efter, at mødet er holdt. Referater lægges sammen med dagsorden og eventuelle bilag på Gentofte Platform.

IKRAFTTRÆDEN

Her skrives hvornår, forretningsordenen træder i kraft, og hvordan den kan opsiges, typisk med tre måneders varsel.

BILAG 10. STANDARD FORRETNINGSORDEN FOR MED-ORGANISA- TIONEN

Her er de elementer, der bør indgå i en forretningsorden for en MED-orga- nisation. Forretningsordenen kan fx udformes i en arbejdsgruppe under MED og skal herefter vedtages af hele MED.

På de næste sider er til inspiration et eksempel på, hvordan en forretnings- orden kan se ud i hele sin ordlyd, og hvor I kan sætte de data og ønsker til forretningsorden ind, der er relevante for jer – og slette det, der ikke er re- levant.

FORMANDSSKABET

Her angives, hvem der er formand og næstformand, og hvordan næstformanden og dennes suppleant vælges (det er alle medarbej- derrepræsentanter i MED, der blandt medarbejderrepræsentan- terne vælger næstformand og suppleant). Her kan også skrives, MED får sekretariatsbistand fra en MED-sekretær.

BESLUTNINGSDYGTIGHED

Her beskrives, hvornår MED er beslutningsdygtigt. Det vil MED ty- pisk være, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, her- under formanden og næstformanden eller disses suppleanter.

OPGAVER

Her beskrives MED’s vigtigste generelle opgaver – se også bilag 3 og bilag 4 om MED-organisationens opgaver, roller og ansvar på gruppe- og udvalgsniveau.

MØDESTRUKTUR

Her beskrives MED’s mødestruktur. Hvem der fastlægger møde- strukturen, hvilke møder der holdes, fx fire møder om året og en halv temadag, og hvem der leder møderne. Bemærk, at ekstraor- dinære møder ikke kan planlægges i mødestrukturen, men netop afholdes ekstraordinært og ad hoc.

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED- AFTALE (ALLE BILAG) SIDE 26 / 26

Eksempel på en forretningsorden

FORMANDSSKABET

Formand for MED (-gruppen/-udvalget) er NN. Næstformanden er NN. Med- arbejderrepræsentanter i MED, vælger blandt medarbejderrepræsentan- terne næstformand og suppleant). MED får sekretariatsbistand fra en MED- sekretær.

BESLUTNINGSDYGTIGHED

MED er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, herunder formanden og næstformanden eller disses suppleanter

OPGAVER

Opgaver i MED-gruppen er drøftelser, beslutninger og aftaler indenfor ar- bejdspladsens arbejdsområde, herunder strategiske drøftelser om udvikling af kerneopgave og arbejdsplads. MED-gruppen skal også udfylde de ramme- aftaler, politikker og retningslinjer som vedrører den enkelte arbejdsplads. MED-gruppen bidrager til drøftelser på et overordnet niveau. MED-gruppen varetager endvidere organisationens operationelle arbejdsmiljøopgaver (de daglige opgaver) i samspil med arbejdsmiljøgruppen.

MED-udvalgets opgaver er:

• Udfylde rammeaftaler, politikker og retningslinjer, herunder

• Drøfte retningslinjer for beskæftigelse af personer på særlige vilkår

• Aftale retningslinjer for fremlæggelse af sygefraværssta- tistik og på opfølgning på sygefravær og udfylde kommu- nens retningslinjer om forebyggelse og håndtering af sy- gefravær

• Aftale retningslinjer for handleplaner, hvis der konstate- res problemer i APV

• Sikre, at der gennemføres arbejdspladsvurderinger og trivselsmålinger på området

• Udfylde kommunens retningslinje om forebyggelse og håndtering af vold, mobning og chikane

• Fremme det tværfaglige samarbejde på området og fremme sam- arbejde på tværs i organisationen

• Varetage organisationens (opgaveområdeniveau) strategiske og overordnede arbejdsmiljøopgaver.

MØDESTRUKTUR

MED-gruppen/MED-udvalget holder møde fem gange om året. Fire af mø- derne er med dagsorden, et af møderne er med åben dagsorden, der fast- lægges på mødet. MED-gruppen og MED-udvalget holder endvidere to te- mamøder om året, med forskellige aktuelle emner. Formanden leder mø- derne/Mødeledelsen på møderne går på tur mellem formand og næstfor- mand/andet medlem af MED.

ARBEJDSFORMER

MED-gruppen/MED-udvalget udarbejder hvert år en årsplan for arbejdet i MED. Årsplanen indeholder de vigtigste opgaver for MED det kommende år og er retningsgivende for arbejdet i MED. Årsplanen beskriver både opgaver, og hvordan MED arbejder, herunder hvordan arbejdspladsen/opgaveområ- det inddrages, involveres og engageres i arbejdet i MED, og hvordan der ar- bejdes mellem møderne.

DAGSORDEN OG REFERAT

Dagsorden udarbejdes af formand og næstformand mindst to uger før mø- der med dagsorden/temamøder. Alle i MED kan komme med punkter til dagsorden. Dagsorden og eventuelle bilag lægges på Gentofte Platform to uger før, møderne holdes. Formand og næstformand aftaler sammen hvilke frister, der skal gælde for ekstraordinære møder.

Til møder med dagsorden skrives et beslutningsreferat, der også angiver de vigtigste dialoger og pointer fra møderne. Ved temamøder aftales ved mø- dets start, hvordan der refereres fra mødet. Referat udsendes til MED senest to uger efter, at mødet er holdt. Referater lægges sammen med dagsorden og eventuelle bilag på Gentofte Platform.

IKRAFTTRÆDEN

Denne forretningsorden træder i kraft den x.x.20xx. Forretningsordenen kan opsiges af begge parter med tre måneders varsel.

Document Metadata

Table of Contents

GENTOFTE KOMMUNES LOKALE MED-AFTALE

Document Metadata