Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
for rammeaftale vedr.
levering af et system til automatisk trafikkontrol (ATK)
Indholdsfortegnelse
4.1 Udbudsmaterialets bestanddele 4
5 Tilbudsgivers organisering 5
6 Krav til tilbuddets udformning 5
6.1 Oversigt over dokumenter 5
12 Tildelingskriterium og underkriterier 9
15 Tilbudsgivers omkostninger 12
1 Indledning
Disse udbudsbetingelser angiver de nærmere vilkår og retningslinjer for EU-udbud af rammeaf- tale vedr. levering af et system til automatisk trafikkontrol (ATK).
2 Ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed er for dette udbud er:
Rigspolitiet
v./ Politiområdet Rigspolitiets Færdselssektion Xxxx Xxxxxxxxxxx 000-000
DK-2600 Glostrup CVR-nr. 17143611
Politiet i Danmark, på Færøerne og i Grønland udgør et fælles korps. Justitsministeren er politi- ets øverste chef og udøver sin beføjelse gennem rigspolitichefen og politidirektørerne. Rigspoli- tiet er politiets øverste myndighed.
Det er Rigspolitiets opgave at sætte retningen for hele Dansk Politi, herunder formulere overord- nede strategier, understøtte arbejdet i politikredsene og koordinere politiets arbejde på landsplan.
Foruden Rigspolitiet er der 12 politikredse i Danmark, samt en politikreds i Grønland og en poli- tikreds på Færøerne. Dansk Politi har ca. 14.000 ansatte.
Yderligere information om Dansk Politi kan findes på xxx.xxxxxx.xx.
2.1 Kontakt under udbuddet
Alle henvendelser forud for tilbudsfristen vedrørende yderligere oplysninger, dokumentation, spørgsmål til materialet m.v. skal ske elektronisk via udbuddets hjemmeside i det elektroniske udbudssystem Mercell Sourcing Service. Al kommunikation med ordregiver skal foregå via Mercell. Henvendelser modtaget på anden måde, kan ikke forventes taget i betragtning.
Mercell Danmark A/S besvarer spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet via e-mail: xxxxxxx.xx@xxxxxxx.xxx eller telefon på 00 00 00 00.
3 Rammerne for udbuddet
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med EU’s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af
31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs- kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (kaldet udbudsdirektivet) og de grundlæggende EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtig- hed mv. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU’s udbudsregler.
Ved et offentligt udbud kan alle interesserede afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen.
I udvælgelsesfasen foretager Rigspolitiet en vurdering af den enkelte tilbudsgivers egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage
opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske baggrund af de oplysninger og mindstekrav, der er anført i udbudsbekendtgørelsen.
I tildelingsfasen foretager Rigspolitiet en konkret vurdering af de indkomne tilbud og foretager kontrakttildeling på baggrund heraf. Tilbudsvurderingen sker på grundlag af det i pkt. 12 angivne tildelingskriterium.
4 Udbuddets omfang
Dansk Politis udstyr til automatisk trafikkontrol er aktuelt baseret på analog fotooptagelse samt 1D radar-teknologi. Med henblik på at modernisere dette udstyr vil rammeaftalen omfatte leve- ring, montering og kalibrering af et system til automatisk trafikkontrol, som omfatter både udstyr (herunder navnlig digitale kameraer og digital sensorteknik), programmel (herunder visitations- software og statistikprogrammel) og dokumentation.
Dansk Politi har til hensigt at anvende udstyret:
både på stativ og monteret indvendigt i eksisterende målebiler (VW Transporter Kombi) til hastighedsmåling med køretøjsklassificering over tre vognbaner
til at fotografere i såvel dagslys som mørke
til at fotodokumentere bilens fører, bilens nummerplade samt i hvilken vognbane en for- seelse er begået
at benytte udstyret både med og uden operatørovervågning
Visitationssoftware skal bl.a. benyttes til at fastslå, om et billede er kvalitetsmæssigt egnet til videre sagsbehandling i politiets eksisterende sagsbehandlingssystem.
Systemet skal automatisk kunne opsamle trafikdata, om de passerende køretøjer, og disse trafik- data skal kunne viderebehandles.
Systemet skal endvidere ses i sammenhæng med Justitsministeriets lovforslag nr. 74 om ændring af færdselsloven (indførelse af betinget objektivt ejeransvar for ejer (bruger) af et motorkøretøj for visse hastighedsovertrædelser).
Rammeaftalen omfatter desuden uddannelse af superbrugere.
Den initiale leverance vil bestå af udstyr til 102 målebiler med tilhørende programmel og doku- mentation, montering og vedligeholdelse samt eventuelle tilknyttede ydelser. Herudover udgør rammeaftalen grundlaget for Rigspolitiets eventuelle anskaffelse af yderligere udstyr, program- mel, dokumentation eller tilknyttede ydelser i rammeaftalens løbetid.
Nærmere beskrivelse af de omfattede produkter og ydelser findes i rammeaftalen og dens bilag. Rigspolitiet ønsker at indgå rammeaftale med én leverandør.
Den anslåede samlede værdi af indkøbene i løbet af hele rammeaftalens varighed er behæftet med meget stor usikkerhed og en kommende leverandør må være forberedt på et uregelmæssigt indkøbsmønster, såfremt Rigspolitiet vælger at benytte det af rammeaftalen omfattede udstyr i større omfang eller til andre formål end mobil ATK.
4.1 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt på udbuddets hjemmeside i Mercell jf. pkt. 2 oven- for. Rigspolitiet kan løbende revidere dele af udbudsmaterialet. Eventuelle ændringer offentlig- gøres på udbuddets hjemmeside og varsles med en e-mail til alle leverandører, der er tilmeldt udbuddet.
Udbudsmaterialet omfatter følgende dokumenter ud over selve udbudsbekendtgørelsen:
Udbudsbetingelser (dette dokument) Appendiks A – appendiks H Angivelse af tilpasningsbehov Rammeaftale
Rammeaftalens bilag 1 – bilag 12
5 Tilbudsgivers organisering
Med hensyn til tilbudsgivers retlige form og organisering henvises til udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3.
Såfremt tilbudsgiver efter gennemgang af udbudsmaterialet alligevel ikke måtte ønske at afgive tilbud, bedes tilbudsgiver snarest muligt meddele Rigspolitiet dette. Dette kan ske via Mercell Sourcing Service under fanen ”Afgiv bud” og underfanen ”Deltagelse”, hvor der er flere valg- muligheder.
6 Krav til tilbuddets udformning
Tilbuddet skal afgives på dansk. Erklæringer, attester og bilagsmateriale af general karakter, her- under teknisk dokumentation, produktblade og licensbetingelser, kan være på dansk eller en- gelsk.
Tilbuddet skal indeholde de erklæringer og oplysninger i forhold til Rigspolitiets vurdering af tilbudsgivers egnethed, som efterspørges i udbudsbekendtgørelsen. Disse erklæringer og oplys- ninger kan afgives ved anvendelse af skabelonerne i appendiks A – appendiks F (se pkt. 6.1 ne- denfor). Desuden skal tilbudsgiver vedlægge oplysninger om den samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår i overensstemmelse med de krav, som fremgår af udbudsbe- kendtgørelsen.
I øvrigt udformes tilbuddet på grundlag af den rammeaftale, der indgår i udbudsmaterialet, idet tilbudsgiver skal udfylde rammeaftalen med tilhørende bilag efter vejledningerne i de enkelte bilag, herunder de anførte krav.
Vær opmærksom på, at der optræder krav, også mindstekrav, i andre bilag end bilag 2 (Kravspe- cifikation). Det er derfor meget vigtigt for at sikre et konditionelt tilbud, at alle vejledninger nøje følges, herunder at tilbudsgiver bemærker forskellen mellem, hvad tilbudsgiver ”skal” og ”kan”. Såfremt der i en vejledning står, at tilbudsgiver skal gøre noget bestemt (”tilbudsgiver skal …”), vil manglende efterlevelse af vejledningen som udgangspunkt betyde, at tilbuddet må betragtes som ukonditionsmæssigt og afvises.
Bilagene fuldstændiggøres desuden under hensyn til rammeaftalens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag. Formålet hermed er at sikre, at Rigspolitiet får alle nødvendige og rele- vante oplysninger til brug for sin tilbudsvurdering. Rigspolitiet er berettiget - og kan være for- pligtet - til at se bort fra tilbud, hvor bilag er udfyldt mangelfuldt i forhold til anvisningerne.
6.1 Oversigt over dokumenter
Nedenstående tabel indeholder en oversigt over de dokumenter, der skal indgå i tilbuddet og ud- fyldes af tilbudsgiver. Tilbud, der ikke indeholder de krævede dokumenter, afvises.
Dokument | Xxxx | Skal indgå i tilbud | Skal udfyldes af tilbudsgiver |
Dette dokument | Udbudsbetingelser | Nej | Nej |
Rammeaftale | Rammeaftale om levering og vedligeholdelse af et system til automatisk trafikkontrol (ATK) | Nej* | Nej* |
Bilag 1 | Tidsplan | Ja | Ja |
Bilag 2 | Kravspecifikation | Ja | Ja |
Bilag 2A | Situationsbeskrivelse | Ja | Nej |
Bilag 2B | Testskabelon | Nej | Nej |
Bilag 3 | Priser og betalingsbetingelser | Ja | Nej |
Bilag 3A | Prisark | Ja | Ja |
Bilag 4 | Løsningsbeskrivelse | Ja | Ja |
Bilag 5 | Tilknyttede ydelser | Ja | Nej |
Bilag 6 | Kundens medvirken | Ja | Nej |
Bilag 7 | Vedligeholdelse | Ja | Ja |
Bilag 8 | Prøver | Ja | Ja |
Bilag 9 | Licensbetingelser | Ja | Ja |
Bilag 10 | Servicemål | Ja | Ja |
Bilag 11 | Samarbejdsorganisation | Ja | Ja |
Bilag 12 | Ændringsprocedure | Ja | Nej |
(Bilag 13 | Anfordringsgaranti | Nej | Nej**) |
Appendiks A | Erklæring om konsortiedeltagelse | Hvis relevant | Hvis relevant |
Appendiks B | Erklæring om anvendelse af underleveran- dører | Hvis relevant | Hvis relevant |
Appendiks C | Virksomhedsoplysninger | Ja | Ja |
Appendiks D | Tro- og loveerklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige | Ja | Ja |
Appendiks E | Tro- og loveerklæring vedrørende udelukkel- sesgrundene i udbudsdirektivets art. 45 | Ja | Ja |
Appendiks F | Referenceliste | Ja | Ja |
Appendiks G | Verifikationsdrejebog | Nej | Nej |
Appendiks H | Forbeholdsliste jf. pkt. 8 nedenfor | Hvis relevant | Hvis relevant |
Omsætningstal | Oplysninger om den relevante omsætning de tre seneste disponible regnskabsår attesteret af en statsautoriseret revisor | Ja | Ja |
* Tilbudsgiver bedes aflevere rammeaftalen med sit navn indsat. Uanset om rammeaftalen inkluderes i tilbuddet eller ej, vil en eventuel tildeling forudsætte indgåelse af rammeaftalen (uden ændringer).
Tilbudsgiver har desuden mulighed for i begrænset omfang at tilføje supplerende bilag.
Rammeaftalen og dens bilag, skabeloner til afgivelse af oplysninger og verifikationsdrejebogen findes på udbuddets hjemmeside jf. pkt. 2 ovenfor. Der findes ingen skabelon til oplysninger om den relevante omsætning de tre seneste disponible regnskabsår.
7 Besvarelse af krav
Kravopfyldelsen skal beskrives af tilbudsgiver, uanset graden af kravopfyldelse.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på forskellen mellem mindstekrav og krav. Desuden henvises til beskrivelsen af kravbesvarelse i bilag 2 (Kravspecifikation).
7.1 Mindstekrav
Behov formuleret som mindstekrav skal opfyldes af tilbudsgiver. Manglende besvarelse af et mindstekrav betragtes som om kravet ikke er opfyldt. Opfyldes et mindstekrav ikke fuldt ud, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive bedømt. Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold overfor mindstekrav.
7.2 Krav
Behov formuleret som et krav er ikke mindstekrav, og tilbudsgiver kan derfor tage forbehold herfor, forudsat bestemmelserne i pkt. 8 nedenfor overholdes. Manglende besvarelse af et krav betragtes som om kravet ikke er opfyldt. Graden af opfyldelsen af et krav vil indgå i tilbudseva- lueringen.
8 Tilbudsgivers forbehold
Tilbudsgiver må ikke tage forbehold over for bestemmelserne i selve rammeaftalen. Såfremt der tages forbehold for rammeaftalen, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt og vil blive afvist.
Flere bilag skal udfyldes supplerende af tilbudsgiver. Det bemærkes i den forbindelse, at tilbuds- givers udfyldelse af bilagene ikke i sig selv betragtes som forbehold, når dette sker i overens- stemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument og de enkelte bilag.
Tilbudsgiver kan tage forbehold i det omfang det kan ske i overensstemmelse med retningslin- jerne i bilagene. Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist i det relevante bilag.
Rigspolitiet er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Rigspolitiet kan prissættes med den fornødne sikkerhed.
Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt.
Tilbudsgiver opfordres til at være tilbageholdende med at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning.
Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver opsummere alle sine for- behold i en særskilt forbeholdsliste, hvor tilbudsgiver udtrykkeligt angiver forbeholdet og rede- gør for, hvorfor forbeholdet er taget. Tilbudsgiver bedes også indsætte forslag til kapitalisering af alle forbehold, selvom Rigspolitiet foretager den endelige kapitalisering. En eventuel forbeholds- liste bedes udformet som nedenfor; skabelonen i appendiks H kan anvendes.
Punkt i bilag | Oprindelig formulering | Tilbudsgivers forbehold | Tilbudsgivers prisfastsættel- se af forbehold | Begrundelse |
[Konkret henvisning til punktet i bilaget.] | [Gengivelse af den tekst, som forbeholdet omfatter.] | [Angivelse af en specifik al- ternativ formu- lering.] | [Tilbudsgiverens forslag til kapitalisering af forbeholdet, som afspejler Rigspolitiets anslåede omkostning ved for- beholdet.] | [Kort begrundel- se for forbeholdet og prisfastsættel- sen.] |
Ved uoverensstemmelser mellem forbeholdslisten og forbehold angivet i rammeaftalens bilag gælder indholdet af forbeholdslisten.
Forbeholdslisten vil ikke indgå som bilag til rammeaftalen, men Rigspolitiet vil sørge for, at for- beholdene bliver reflekteret deri inden kontraktindgåelse.
9 Skriftlige spørgsmål
Det er muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet via udbuddets hjemmeside jf. pkt. 2 ovenfor.
Spørgsmål og svar (i anonymiseret form) vil løbende blive offentliggjort på udbuddets hjemme- side. Spørgsmålene vil som udgangspunkt blive besvaret på dansk.
Rigspolitiet opfordrer tilbudsgiver til hurtigst muligt at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, op- fordres tilbudsgiver til at gøre Rigspolitiet opmærksom herpå. Rigspolitiet vil i så fald overveje, hvorvidt det er formålstjenligt og muligt inden for de udbudsretlige rammer at korrigere ud- budsmaterialet.
Spørgsmål skal indsendes via udbuddets hjemmeside inden udløbet af den fastsatte frist jf. tids- planen for udbuddet i pkt. 17 nedenfor. Fristen angives af praktiske årsager. Spørgsmål skal un- der alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Rigspolitiet kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfri- sten, kan ikke forventes besvaret.
Rigspolitiet vil løbende, i anonymiseret form, offentliggøre spørgsmål, besvarelser og eventuelt supplerende materiale på udbuddets hjemmeside.
Når der offentliggøres nye besvarelser, vil der blive sendt en e-mail herom til alle tilbudsgivere, der har registreret sig på udbuddets hjemmeside. Tilbudsgiver opfordres dog til selv at holde sig orienteret om, hvilke spørgsmål, der er stillet og besvaret ved løbende at orientere sig på udbud- dets hjemmeside.
10 Informationsmøde
Rigspolitiet afholder et informationsmøde, hvor der gives en præsentation af udbuddet, og hvor der vil være mulighed for at stille spørgsmål.
Informationsmødet afholdes den 7. marts 2014, kl. 09:00-12:00 på Polititorvet 14, 1780 Køben- havn V.
Tilmelding til informationsmødet er nødvendig og skal ske via Mercell senest to dage før mødets afholdelse. Der kan deltage op til 3 personer pr. tilbudsgiver i mødet.
Rigspolitiet tager referat af mødet.
Såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form efterfølgende blive offentliggjort via Mercell.
11 Tilbudsafgivelse
Tilbuddet skal sendes til Rigspolitiet via udbuddets hjemmeside i Mercell, jf. pkt. 2 ovenfor. En nærmere vejledning findes på hjemmesiden.
Vær opmærksom på om alle sider i hvert dokument er inkluderet – særligt med hensyn til de dokumenter, der afleveres i pdf. Tilbudsgiver opfordres til at aflevere flest mulige dokumenter i et format, som kan læses i MS-Office.
11.1 Tilbudsfrist
Det vil ikke være muligt at afgive tilbud efter udløbet af denne frist. Den officielle tid for udbud- det fremgår af hjemmesiden under rubrikken ”Servertid”.
11.2 Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb, jf. tidsplanen for udbud- det i pkt. 17 nedenfor.
Rigspolitiet er indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger.
11.3 Alternative bud
Det er ikke muligt at afgive alternative tilbud. Såfremt alternative tilbud indleveres, vil tilbudsgi- vers tilbud blive afvist.
11.4 Åbning af tilbuddene
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
12 Tildelingskriterium og underkriterier
Tildeling af opgaven vil ske på grundlag af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.
Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: Kvalitet
Leveringssikkerhed
Vedligeholdelse Pris
Tilbuddene vil blive evalueret efter en model, hvor evaluering af pris først indgår efter, at evalu- eringen af de kvalitative underkriterier (kvalitet, leveringssikkerhed og vedligeholdelse) er fore- taget.
Som led i modellen er det kun de kvalitative underkriterier, der evalueres efter en pointmodel, mens pris ikke evalueres ved tildeling af point.
Resultatet af evalueringen for hver tilbudsgiver fås ved at dividere tilbuddets pris med den sam- lede pointscore. Herved opnås et resultat, der er udtryk for antal point pr. krone, hvorefter den højeste score vinder.
For de kvalitative underkriterier vil det være muligt at opnå en maksimal samlet score på 1000 point.
12.1 Kvalitative kriterier
Det højest mulige antal point, der kan opnås inden for hvert kvalitativt underkriterium, er: Kvalitet 500 point
Leveringssikkerhed 300 point
Vedligeholdelse 200 point
En tilbudsgiver bliver automatisk diskvalificeret, hvis:
Tilbudsgiver for det kvalitative underkriterium ’Kvalitet’ scorer under 250 point
Tilbudsgiver for det kvalitative underkriterium ’Leveringssikkerhed’ scorer under 150 point
Tilbudsgiver for det kvalitative underkriterium ’Vedligeholdelse’ scorer under 100 point.
Underkriteriet vurderes på baggrund af tilbudsgivers opfyldelsesgrad af krav beskrevet i følgen- de bilag:
• Bilag 2 Kravspecifikation
Tilbudsgivers opfyldelse af visse krav i Bilag 2 skal i henhold til verifikationsdrejebogen i appendiks B verificeres i praksis. Vurderingen af disse krav sker først efter denne veri- fikation, idet resultatet af verifikationen har forrang for det, som står i tilbuddet.
Kun de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssige tilbud, vil blive indkaldt til verifikation.
• Bilag 9 Licensbetingelser
• Bilag 10 Servicemål
En beskrivelse af hvorledes pointfordelingen er fordelt blandt de enkelte krav er beskrevet i de relevante bilag.
Underkriteriet vurderes på baggrund af tilbudsgivers opfyldelsesgrad af krav i følgende bilag:
• Bilag 1 Tidsplan
Underkriteriet vurderes på baggrund af tilbudsgivers opfyldelsesgrad af krav beskrevet i følgen- de bilag:
• Bilag 7 Vedligeholdelse
12.2 Pris
Priserne, der indgår i evalueringen af tilbuddet, er de priser, som tilbudsgiver angiver i bilag 3A, Prisark.
Der vil blive beregnet én samlet pris, ”den samlede tilbudssum” som vil indgå i den samlede evaluering.
Rigspolitiet forbeholder sig ret til at afvise et tilbud, hvis prisen vurderes som unormalt lav i for- hold til den ydelse, der tilbydes.
13 Accept- og afslagsfrist
Når Rigspolitiet har identificeret det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt, sendes en be- grundelse for valget til alle tilbudsgivere.
Der forventes udsendelse af accept og afslag i henhold til udbuddets tidsplan jf. pkt. 17. En even- tuel forsinkelse vil blive meddelt tilbudsgiverne.
14 Kontraktindgåelse
Rigspolitiet forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbud og eventuelt at gennemføre nyt udbud, hvis der er grundlag for det.
Rammeaftalen vil bestå af den udsendte rammeaftale med bilag inklusive de tilføjelser og even- tuelle rettelser, som følger af spørgsmål til udbudsmaterialet og tilbudsgivers tilbud.
Det skal understreges, at tilbudsgivere og Rigspolitiet ikke vil kunne forhandle om de afgivne til- bud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF.
Rådet og Kommissionen erklærer her:
”... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhand- ling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med hen- blik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndighe- ders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling”.
Tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at tilbud er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Af samme årsag vil verifikationen forløbe som specificeret i verifikationsdrejebogen uden mu- lighed for afvigelser.
14.1 Sikkerhedsstillelse
For Rigspolitiets betaling for ydelser, der finder sted før overtagelsesprøven er godkendt af Rigspolitiet, er det en betingelse for udbetaling, at den vindende tilbudsgiver stiller en fuld og ubetinget anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, en moderselskabsgaranti eller lignende fra en solid garant for et beløb svarende til prisen for pågæl- dende ydelse ekskl. moms. Det er en betingelse, at den fulde og ubetingede anfordringsgaranti el.l. stilles - og at dens ordlyd godkendes af Rigspolitiet - forud for rammeaftalens underskrivel- se.
15 Tilbudsgivers omkostninger
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Rigspolitiet uvedkommende, herun- der også hvis Rigspolitiet måtte beslutte at annullere udbuddet uden ordretildeling.
16 Tavshedspligt
Udbudsmaterialet og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med dette udbud. Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng.
Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører og eksterne rådgivere ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt i samme omfang som tilbudsgiver.
Rigspolitiet vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Rigspoliti- et kan dog i henhold til lovgivningen, herunder reglerne om adgang til aktindsigt, forpligtes til at videregive oplysninger til tredjemand.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejel- ser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor tydeligt markere dette i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, ligesom hver enkelt markering bedes begrundet. Rigspolitiet kan i henhold til lovgivningen (herunder efter beslutninger i Klagenævnet for Udbud) være forpligtet til at videregive oplysningerne trods tilbudsgivers markeringer. Tilbudsgivers generelle angivel- ser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning.
Rigspolitiet har til enhver tid ret til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Rigspolitiets interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet.
Rigspolitiet vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opga- ver for Rigspolitiet under udbuddet, over for Rigspolitiet påtager sig at behandle oplysninger fortroligt.
17 Tidsplan for udbuddet
Udbuddet forventes at følge nedenstående tidsplan.
ID | Dato | Tidspunkt | Aktivitet |
1 | 7. marts 2014 | 09:00 | Informationsmøde |
2 | 25. marts 2014 | 12.00 | Praktisk frist for indsendelse af skriftlige spørgsmål jf. pkt. 9 |
3 | 31. marts 2014 | 12.00 | Rigspolitiets besvarelse af alle stillede spørgsmål (senest 6 dage før |
ID | Dato | Tidspunkt | Aktivitet |
tilbudsfristen) | |||
4 | 7. april 2014 | 08.00 | Frist for aflevering af tilbud |
5 | Ultimo april 2014 | - | Indkaldelse til verifikation |
6 | Primo maj 2014 | - | Verifikation afholdes i overensstemmelse med verifikationsdrejebogen |
7 | Medio juni 2014 | - | Meddelelse om tildeling og afslag |
8 | Medio juni 2014 | - | Stand still-periode |
9 | Primo juli 2014 | - | Forventet dato for underskrift (efter stand still-perioden) |
10 | 6. oktober 2014 | - | Vedståelsesfrist (6 måneder fra tilbudsfristen) |