Contract
1. Aftalens indgåelse
Kunden accepterer ved indgåelse af aftale med ZeBon ApS (ZeBon) om etablering og levering af zExpenseGO løsningen til Kunden, at disse Generelle vilkår for brugen af zExpenseGO regulerer Kundens brug af servicen.
2. zExpenseGO
zExpenseGO er en løsning, der leveres som en standardiseret og internetbaseret service. Xxxxxx har ikke selv mulighed for at driftsafvikle løsningen.
ZeBon er berettiget til uden varsel at ændre i zExpenseGO servicen, herunder også den tilbudte funktionalitet, eller måden den stilles til rådighed for Kunden på.
3. Varighed og opsigelse
Kundens abonnement på zExpenseGO løber fra Aftalens indgåelse og indtil det opsiges. Opsigelse kan ske med 1 måneds skriftlig varsel til udgangen af en måned.
Opsigelse skal ske pr. e-mail til xxxx@xxxxx.xx med angivelse af kundenavn/kundenummer og hvilke services, der opsiges. ZeBon kvitterer herefter for modtagelse af opsigelse til den oplyste primære e- mail kontaktadresse.
Fra det tidspunkt hvor Kundens abonnement ophører, vil Kunden ikke længere have adgang til zExpenseGO eller de data, der er indlagt heri. ZeBon sletter umiddelbart efter abonnementets ophør alle Kundens data.
4. Ændring af abonnement, priser og vilkår ZeBon kan med et varsel på 3 måneder ændre indholdet af tilbudte abonnementer, priser og disse Generelle vilkår. Ønsker Xxxxxx ikke at acceptere ændringen kan kunden inden ændringens ikrafttræden vælge skriftligt at opsige sit abonnement iht. opsigelsesvarslet.
Alle priser indeksreguleres pr. 1. januar med 5%.
5. Levering af XxXxx’x ydelser
ZeBon skal fra den aftalte dato stille zExpenseGO til rådighed for Kunden.
6. Servicens tilgængelighed
ZeBon tilstræber at opretholde en høj oppetid for zExpenseGO servicen, men garanterer ikke, at der ikke kan være driftsforstyrrelser, hvorunder zExpenseGO ikke er helt eller delvist tilgængelig. Servicen leveres derfor som den er og forefindes.
Servicen er som udgangspunkt tilgængelig hele døgnet, men servicevinduer kan forekomme, hvor servicen er midlertidig afbrudt. Servicevinduer tilstræbes lagt i weekender eller i øvrigt udenfor generelle virksomhedsåbningstider.
7. Priser og betalingsbetingelser
Abonnement på zExpenseGO betales månedsvis forud iht. opgørelse af antal brugere. Prisen pr. bruger fremgår af XxXxx’x til enhver tid gældende generelle prisliste.
Abonnementsafgiften kan af ZeBon reguleres én gang årligt ved udløb af et kalenderår.
Betalingsbetingelserne er fakturadato + 14 dage. Ved for sen betaling beregnes morarente i henhold til rentelovens regler fra forfaldstidspunktet. Alle prisangivelser er eksklusive moms.
8. Ændringer som følge af myndighedskrav ZeBon er pligtig til at foretage ændringer i servicen, som er affødt af nye eller ændrede myndighedsforskrifter, lovgivning mv. Hvis sådanne ændringer medfører forøgede omkostninger for ZeBon, kan ZeBon kræve omkostningerne dækket gennem en ekstraordinær regulering af afgiften med omgående virkning.
9. XxXxx’x misligholdelse og reklamationsfrist Kunden er bekendt med og accepterer, at zExpenseGO servicen tilbydes på baggrund af et standardprodukt, som dette er og forefindes og uden mulighed for væsentlige individuelle tilretninger. zExpenseGO servicen er hverken fejltolerant eller fri for fejl, konflikter eller afbrydelser, og Kunden er derfor indforstået med, at der i servicen kan forekomme mindre væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, som ikke påvirker brugen af servicen nævneværdigt. Sådanne forhold kan ikke karakteriseres som mangler, og ZeBon garanterer ikke, at sådanne forhold afhjælpes. En eventuel
afhjælpning vil under alle omstændigheder oftest blive henlagt til en generel opdatering af servicen.
Reklamerer Xxxxxx rettidigt over en mangel ved servicen eller øvrige ydelser, afhjælper ZeBon forholdet under skyldig hensyntagen til forholdets betydning for Xxxxxxx anvendelse af servicen eller den mangelbehæftede ydelse. Afhjælpningen sker for ZeBon’s regning og inden rimelig tid.
XxXxx’x ansvar for mangelafhjælpning forudsætter dog, at Kunden afgiver fyldestgørende skriftlig og dateret fejlindberetning og deltager aktivt i afhjælpningsprocessen, herunder med test af fejlrettelser uden ugrundet ophold. Afhjælper ZeBon manglen indenfor rimelig tid, kan Xxxxxx ikke gøre yderligere krav gældende mod ZeBon som følge af forholdet.
Afhjælper ZeBon ikke manglen indenfor rimelig tid, og påvirkes Kundens anvendelse af servicen eller den mangelbehæftede ydelse i ikke-ubetydelig grad som følge heraf, har Kunden krav på et forholdsmæssigt afslag i det kvartalsvise abonnement vederlag for det kvartal, hvor reklamationen gøres, opgjort på baggrund af dansk rets almindelige regler. Xxxxxx har ikke herudover nogen misligholdelsesbeføjelser for perioden, hvor fejlen påvirker servicen eller ydelsen.
Foreligger der en væsentlig misligholdelse, og afhjælpes denne ikke i indenfor rimelig tid, kan Kunden hæve aftalen for fremtiden. ZeBon pådrager sig i sådanne situationer endvidere erstatningsansvar efter dansk rets almindelige regler, dog med den begrænsning, at ZeBon i intet tilfælde hæfter for indirekte tab samt at Kundens maksimale krav mod ZeBon højest kan udgøre et beløb svarende til det abonnementsvederlag Kunden har betalt ZeBon i de seneste 6 måneder regnet fra ophævelsestidspunktet.
ZeBon’s ansvar for Kundens brug af zExpenseGO og for ZeBon’s øvrige ydelser er begrænset til ovenstående.
Kunden skal straks skriftligt indberette eventuelle mangler ved zExpenseGO og øvrige ydelser til ZeBon.
Reklamation skal under alle omstændigheder være ZeBon i hænde senest én måned efter forholdet er eller burde være konstateret og i alle tilfælde senest 6 måneder efter det faktiske leveringstidspunkt.
10. Kundens misligholdelse
Misligholder Kunden en betalingsforpligtelse i mere end 30 dage, er ZeBon berettiget til at suspendere adgangen til zExpenseGO servicen indtil det tidspunkt, hvor Xxxxxx har udlignet XxXxx’x forfaldne tilgodehavende. ZeBon vil i sådanne tilfælde fortsat have krav på betaling af abonnementsvederlag i suspensionsperioden.
Ved Kundens væsentlige misligholdelse, herunder bl.a. betalingsmisligholdelse i mere end 30 dage, eller uautoriseret brug af zExpenseGO, kan ZeBon ophæve aftalen for fremtiden uden særskilt påkrav om afhjælpning og uden yderligere varsel.
Ophæver ZeBon aftalen som følge af Kundens væsentlige misligholdelse beholder ZeBon allerede betalte beløb fra Kunden, samt ZeBon kan søge sit vederlag for allerede udførte ydelser betalt, men kan ikke herudover rette krav mod Xxxxxx.
11. Immaterielle rettigheder
Kunden meddeles så længe abonnement opretholdes, en ikke-eksklusiv og betinget brugsret til zExpenseGO. Brugsretten er betinget af betaling af abonnementsafgift samt at de Generelle vilkår i øvrigt overholdes. Brugsretten omfatter en ret for Kunden til at anvende zExpenseGO for det antal brugere, som der er anskaffet licens til, alene til Xxxxxxx egen interne drift af Kundens virksomhed. zExpenseGO må alene benyttes i overensstemmelse med servicens formål. Enhver anden brug anses for uautoriseret og ulovlig.
12. Ejendomsret til data
Kunden har alle rettigheder til egne data, som Kunden indlæser i zExpenseGO servicen og som servicen automatisk genererer.
Data som ZeBon genererer samt data som servicen automatisk genererer i forbindelse med aftalens opfyldelse, herunder Kundens brug eller overvågning af brugen af servicen, må ZeBon alene benytte til
udførelse af servicen og aftalens opfyldelse i øvrigt over for Kunden, samt i statistisk henseende, når oplysningerne er anonymiseret.
13. Backup
Der gennemføres hver nat backup af data indlagt i Kundens zExpenseGO. Backup opbevares af ZeBon driftsoperatør i datacenter på anden fysisk adresse end hvor den primære drift afvikles fra.
14. Brug af driftsoperatør
ZeBon benytter Fuzion A/S som driftsoperatør. ZeBon er berettiget til at ændre driftsoperatøren uden dette anses for en ændring af disse Generelle vilkår.
15. Ansvarsbegrænsning
ZeBon er ikke ansvarlig for indirekte tab, følgeskader, skader forårsaget af it-virus, driftstab, tab af data og omkostninger til disses reetablering samt tab af fortjeneste og øvrige forretningsmæssige tab, uanset om dette skyldes ZeBon’s uagtsomhed.
ZeBon har produktansvar i henhold til den til enhver tid gældende ufravigelige lovgivning herom. Herudover påtager ZeBon sig intet produktansvar.
16. Force majeure
ZeBon er ikke ansvarlige for en misligholdelse, hvis misligholdelsen skyldes forhold, som ZeBon ved aftalens indgåelse ikke burde have påregnet, og som efter gældende dansk rets kan betegnes som force majeure, herunder også strejker og lockouts.
Vil ZeBon påberåbe sig force majeure, skal dette ske uden ugrundet ophold ved skriftlig underretning til Xxxxxx om force majeure situationens opståen og forventede varighed.
Force majeure kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure-situationen varer.
Ved en force majeure-situation ud over 20 arbejdsdage er Kunden, berettiget til at annullere aftalen for fremtidige ydelser, regnet fra annulleringsdagen.
17. Ophørsydelser
Ved aftalens ophør – uanset årsag – skal ZeBon uden ugrundet ophold og på Kundens skriftlige anmodning bistå med at udlæse Kundens data fra servicen og returnere disse i elektronisk format til Kunden eller en af Kunden udpeget tredjemand.
ZeBon er berettiget til vederlag for udført assistance efter denne bestemmelse efter medgået tid, og til sædvanlige timetakst i henhold til den gældende prisliste på tidspunktet for arbejdets udførelse.
Efter udlevering af Kundens data er ZeBon forpligtet til – efter modtagelse af Xxxxxxx bekræftelse på modtagelsen af dataene i brugbart format - at slette Kundens data uden ugrundet ophold.
18. Overdragelse af aftalen
Kunden kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale uden særskilt skriftligt samtykke fra ZeBon.
ZeBon er uden Kundens samtykke berettiget til at overdrage sine forpligtelser efter aftalen i tilfælde af hel eller delvis virksomhedsoverdragelse, fusion eller fision. Rettigheder til betaling og til håndhævelse af rettigheder kan af ZeBon endvidere frit overdrages. Øvrige overdragelser fra ZeBon kræver kundens samtykke.
19. Kontaktinformationer og Marketing
Kunden skal oplyse ZeBon kontaktoplysninger til Kunden, og løbende opdatere disse. ZeBon benytter bl.a. disse kontaktoplysninger ved fakturering og øvrige henvendelser.
Henvendelser fremsendt til de af Kunden oplyste kontaktoplysninger skal anses for modtaget af Kunden.
Der udsendes løbende nyhedsmail til de kontaktpersoner ZeBon har registreret på Kunden. Nyhedsmails udsendes i forbindelse med opdateringer af zExpenseGO og har til formål at informere Kunden omkring nyhederne i zExpenseGO. Kunden kan frit afmelde sig disse nyhedsmails.
Kunden accepterer, at ZeBon må anvende Kunde- navn og Kundens logo i ZeBon’s eget markedsførings- materiale.
20. Tvister
Aftalen er underlagt dansk ret. Enhver tvist skal afgøres ved Retten i Hillerød. Retsplejelovens henvisningsregler til Landsret og Sø- og Handelsretten finder dog fortsat anvendelse.
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
ZeBon ApS CVR 32366449
Xxxxxx Xxxxxxxxx 000 X 0000 Xxxxxxxx
herefter ”databehandler”
og Kunden
herefter ”den dataansvarlige”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
ZeBon ApS I cvr nr. 00 00 00 00 I tlf. x00 00 00 00 00 I xxxx@xxxxx.xx I xxx.xxxxx.xx
Øst: Xxxxxx Xxxxxxxxx 000 X, 0000 Xxxxxxxx I Vest: Alfred Xxxxxx Xxx 00 X, 0000 Xxxxxxx Øst
Side 5 af 19 vers. 21.01
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 7
4. Databehandleren handler efter instruks 8
7. Anvendelse af underdatabehandlere 9
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 10
9. Bistand til den dataansvarlige 11
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 12
11. Sletning og returnering af oplysninger 12
12. Revision, herunder inspektion 13
13. Parternes aftale om andre forhold 13
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 14
Bilag A Oplysninger om behandlingen 15
Bilag B Underdatabehandlere 16
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 17
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af zExpense behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS-medlemsstater”.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål der må ske behandling af personoplysninger. Databehandleren må, i det omfang andet ikke følger af Databehandleraftalen, benytte alle relevante hjælpemidler, herunder IT-systemer.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, kan løbende gennemgås på foranledning af den dataansvarlige. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
4. Parterne er enige om, at de afgivne garantier er tilstrækkelige på tidspunktet for indgåelsen af denne Databehandleraftale.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
Databehandler anvender ved Bestemmelsernes ikrafttrædelse ikke underdatabehandlere.
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden orientering af den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der
navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter og i fornødent og rimeligt omfang, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, (Datatilsynet), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, (Datatilsynet), inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier,
medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Se dog pkt. 14.5.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for oprettelsen af zExpenseGO-systemet.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, bortfalder disse Bestemmelser
5. Databehandleren må fortsat behandle personoplysningerne i op til tre måneder efter databehandleraftalens ophør, i det omfang dette er nødvendigt for at foretage nødvendige lovpligtige foranstaltninger. I samme periode er databehandleren berettiget til at lade
personoplysningerne indgå i databehandlerens sædvanlige backupprocedure. Databehandlerens behandling i denne periode anses fortsat for at ske under overholdelse af Instruksen.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Databehandler kan kontaktes på xxxx@xxxxx.xx eller tlf. 72441190. Databehandler kan kontakte den dataansvarliges primære kontaktperson eller DPO, som angivet i Generelle vilkår for brug af zExpenseGO, pkt. 19.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med behandlingen er at håndtere personoplysninger, der behandles som led i håndtering af rejse- og udlægsafregninger samt tidsregistrering foretaget i løsningen zExpense.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Registrering, opbevaring og indsamling af oplysninger til brug for den dataansvarliges håndtering af rejser, udlæg og tidsregistrering
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Afhængig af den dataansvarliges konkrete brug af zExpense kan behandlingen omfatte nedenstående eksempler på personoplysninger:
Navn, initialer, e-mailadresse, telefonnummer, hjemadresse, arbejdsstedsadresse, medarbejdernummer, personnummer, oplysninger om firmakreditkort, bilregistreringsnummer, tracking af kørt rute, mellemregningskonto, evt. ansættelses- og fratrædelsesdato.
Oplysninger kan være angivet direkte i zExpense-systemet eller i form af bilag på en udgiftspost (upload af billeder).
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Afhængig af den dataansvarliges konkrete brug af zExpense, kan behandlingen omfatte nedenstående eksempler på kategorier af registrerede:
Medarbejdere, medlemmer, frivillige, eksterne konsulenter, bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Databehandleraftalen gælder indtil enten (a) aftalen om levering af Hovedydelserne ophører eller (b) Databehandleraftalen opsiges eller ophæves, jf. bestemmelsernes pkt. 14.
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Databehandler anvender ikke underdatabehandlere ved Bestemmelsernes ikrafttræden.
B.2. Varsel for ændring af underdatabehandlere
Databehandler skal i god tid varsle ændringer i de anvendte underdatabehandlere.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren stiller systemet zExpense til rådighed til brug for den dataansvarliges håndtering, godkendelse og opbevaring af informationer i forbindelse med håndtering af udlæg, dokumentation af køb på firma(kredit)kort, indsamling og registrering af oplysninger i forbindelse med kørselsgodtgørelse og diæter samt registrering af arbejdstid.
C.2. Behandlingssikkerhed
Behandlingen omfatter personoplysninger som nævnt i A.3 og A.4 og som kan være – men ikke nødvendigvis er - omfattet af Artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablerer det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren garanterer overfor den dataansvarlige, at databehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at databehandlerens behandling af personoplysninger opfylder kravene i den til enhver tid gældende persondataretlige regulering.
zExpense tilgås i krypteret form via xxx.xxxxxxxx.xx og/eller via App (iOS og Android).
Al kommunikation til og fra zExpense er krypteret, enten via HTTPS-forespørgsler via webløsningen eller kommunikationen til/fra App’en. Evt. fillevering til og fra zExpense bliver overført via krypteret SFTP eller FTPS-forbindelser.
Ved totalt nedbrud i primært datacenter vil genopretning ske inden for 12 timer i sekundært datacenter.
Databehandler har dokumenteret procedurer for sikring af tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er revideret i en eksternt udarbejdet revisorerklæring, der kan udleveres til dataansvarlige på forlangende. Se pkt. C.7.
Databehandler har etableret formelle politikker og procedurer for kontrol og logning af adgange til IT-systemer, faciliteter og datacentre. Kryptering via VPN anvendes ved fjernadgang.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal i fornødent og rimeligt omfang bistå ved den dataansvarliges opfyldelse af dennes forpligtelser ved behandling af personoplysningerne, der er omfattet af denne Bestemmelse
9.1 og 9.2. Procedure for bistand er beskrevet i C.7.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Databehandleren opbevarer personlysninger indtil den dataansvarlige sletter data via de sletterutiner der stilles til rådighed for den dataansvarlige i zExpense. Det er den dataansvarliges ansvar at sikre, at data slettes indenfor de i lovgivningen fastsatte regler – f.eks. bogføringsloven.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og 14.5, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarliges oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelsernes omfattede personoplysninger kan ikke uden forudgående orientering af den dataansvarlige ske på andre lokaliteter end på ZeBon’s egne lokationer i Danmark (fremgår af ZeBon’s hjemmeside) og hos de i Bilag B nævnte underdatabehandlere
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Al data der opbevares af databehandler opbevares indenfor Danmarks grænser.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal for egen regning indhente en revisorerklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er ved aftalens indgåelse enighed mellem parterne om, at følgende type af revisorerklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser: ISAE 3000.
Revisorerklæring fremsendes på opfordring til den dataansvarlige til orientering.
Ønsker den dataansvarlige at databehandler besvarer yderligere spørgsmål, udfylder kontrolskemaer
m.m. er databehandler berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for al databehandlerens arbejdstid, som sådan en besvarelse måtte medføre for databehandleren.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage én årlig inspektion, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt. Databehandleren er forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
Den dataansvarlige skal altid give databehandleren et varsel på mindst 30 dage inden inspektion. Databehandleren er berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for
al databehandlerens arbejdstid, som sådan en inspektion måtte medføre for databehandleren, ligesom den dataansvarlige hæfter for eventuel betaling til underdatabehandlere.