Drift og udvikling af Roskilde Kommunes Erhvervsservice 2022-2025”
”Drift og udvikling af Roskilde Kommunes Erhvervsservice 2022-2025”
- Udbudsmateriale -
Maj 2021
Indholdsfortegnelse
1. Ordregiver 1
2. Baggrund 1
3. Formål 1
4. Tidsplan for udbud og kontraktperiode 1
5. Udbudsform og kontraktsum 1
6. Option på yderligere opgaver 2
7. Aflevering og åbning af tilbud 2
8. Tilbudsforbehold 2
9. Udvælgelseskriterier og ESPD 2
10. Tildelingskriterier 2
11. Evaluering af tilbud 3
12. Indgåelse af kontrakt 4
13. Kontrakt 4
14. Opgavebeskrivelse 4
15. Kompetencer og referencer 5
16. Afrapportering 5
17. Virksomhedsoverdragelse 5
Bilag: Kontraktudkast
1. Ordregiver
Ordregiver indhenter i henhold til udbudsloven af 15. december 2015 hermed tilbud på løsningen af opgaven med at løse Roskilde Kommunes Erhvervsservice. Ordregiveren er Roskilde Kommune, Rådhusbuen 1, 4000 Roskilde og det fulde udbudsmateriale er tilgængeligt på EU-supply.
Supplerende spørgsmål vedrørende dette udbudsmateriale skal stilles direkte i spørgsmål-svar modulet på XX-xxxxxx.xxx
2. Baggrund
Roskilde Kommune (udvalget for Vækst, Erhverv og Globalisering) har besluttet at sende opgaven med at få løst erhvervsservicen i et offentligt udbud. Opgaven har siden 2013 af to perioder været løst af Erhvervsforum Roskilde.
3. Formål
Helt konkret har udbuddet følgende formål:
- At sikre at Roskilde Kommune får mest muligt erhvervsservice for de til formålet afsatte midler.
- At indgå en gensidigt forpligtende kontrakt med en operatør, som kan og vil indfri Roskilde Kommunes ambitioner på erhvervsområdet og udvikle erhvervsservicen til gavn for både SMVér og iværksættere i Roskilde Kommune.
4. Tidsplan for udbud og kontraktperiode
Udbuddet kan forventes, at følge nedenstående tidsplan:
Tidspunkt | Begivenhed |
10. maj 2021 | Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen |
09. august 2021 kl. 12:00 | Sidste frist for spørgsmål til materialet |
15. august 2021 kl. 12:00 | Sidste frist for aflevering af tilbud |
30. september 2021 | Forventet underretning |
30. september 2021 | Standstill periode på 10 dage |
1. januar 2022 | Kontraktstart |
31. december 2025 | Kontraktudløb |
Kontraktperioden er dermed fire - årig. Den træder i kraft den 1. januar 2022 og udløber 31. december 2025.
5. Udbudsform og kontraktsum
Udbuddet foretages som et omvendt udbud. Der konkurreres dermed ikke på pris, men på indhold. Den årlige samlede kontraktsum er dermed fastsat og beløber sig til 2.320.000 kr.
Kontraktsummen udbetales som udgangspunkt hvert år i januar og fremskrives hvert år med KL´s pris- og lønudvikling første gang 1. januar 2023.
Det er en forudsætning, at aktiviteterne tager sit udgangspunkt fra en fysisk placering i Roskilde Kommune.
6. Option på yderligere opgaver
Tilbudsgiver skal i tillæg til tilbuddet angive én timepris for løsning af adhoc-opgaver. Behovet for løsning af yderligere opgaver kan opstå i hele kontraktperioden og vil typisk være i forbindelse med en eller flere større kampagner. Timeprisen skal indeholde samtlige udgifter forbundet med løsningen af opgaven for ordregiver, herunder udlæg, transport mv. Hvis der er behov for rekvisitter og lignende i forbindelse med udførelsen af de yderligere opgaver, vil ordregiver stille dem til rådighed.
7. Aflevering og åbning af tilbud
Roskilde Kommune skal have modtaget tilbuddet senest fredag den 15. august 2021 kl.12.00. Tilbuddet skal afgives elektronisk på EU-supply.
Roskilde Kommune har entreret med Konsulenthuset Iris Group ift. en uvildig vurdering af de indkomne tilbud. Tilbudsgiverne har ikke mulighed for at overvære åbning af tilbuddene
8. Tilbudsforbehold
Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold over for udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Roskilde Kommune vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art.
Tilbudsgiver er dog meget velkommen til at vedlægge et bilag, hvori beskrives hvilke tillægsydelser man ud over det i udbudsmaterialet efterspurgte vil kunne levere såfremt Roskilde Kommune skulle vælge at allokere flere økonomiske ressourcer til området. Disse tillægsydelser skal samtidig værdiansættes.
9. Udvælgelseskriterier og ESPD
Tilbudsgiver skal bruge det såkaldte elektroniske ESPD (European Single Procurement Document) som foreløbigt bevis for ikke at være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde.
De obligatoriske udelukkelsesgrunde fremgår af udbudslovens §§ 135 og 136.
Som dokumentation for de oplysninger der er indgivet i ESPD, skal ordregiveren indhente serviceattest. Indhentelse af Serviceattest finder først sted under evalueringsfasen. Serviceattest må ikke være ældre end 6 måneder fra før tilbudsfristen.
10. Tildelingskriterier
Opgaven vil blive tildelt efter tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende 3 underkriterier: Kvalitet, kvantitet og organisation.
Kriterium nr. 1: Kvaliteten og beskrivelsen af hvordan tilbudsgiver forventer at løse de udbudte opgaver. Det vil blive tillagt positiv betydning, hvis opgaveløsningen i tilbuddet viser høj kvalitet.
Kriterium nr. 2: Tilbudsgivers beskrivelse af kvantiteten af resultat og måltal, f.eks. forventede antal iværksættervejledninger, iværksætterforløb, netværksmøder mv. Det vil blive tillagt positiv betydning, hvis der bliver tilbudt en høj grad af kvantitet i opgaveløsningen.
Kriterium nr. 3: Kvaliteten af organisation i forhold til at sikre en effektiv og smidig løsning af de udbudte opgaver med hovedvægten på kompetencerne hos nøglemedarbejderne i forhold til den udbudte opgave. Det vil blive tillagt positiv betydning, hvis der bliver tilbudt nøglemedarbejdere med gode og opgavedækkende kompetencer.
11. Evaluering af tilbud
Udbuddet gennemføres som tidligere beskrevet som et omvendt udbud, hvor
• Prisen for den samlede opgaven er fastsat til at udgøre kr. 2.320.000 ex. moms.
• Tilbuddet bedømmes på opfyldelsen af de 3 underkriterier, som er beskrevet ovenfor.
• Tilbuddenes grad af opfyldelse af de tre kvalitative underkriterier bedømmes på en skala fra 0-8 point, hvor 8 er bedst mulige opfyldelse, se nærmere nedenfor
• Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af
o point fra delkriteriet 1 ganget med 35 %
o point fra delkriteriet 2 ganget med 35 %
o point fra delkriteriet 3 ganget med 30 %
• Kontrakten tildeles til tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore.
Bedømmelse af kvalitative underkriterier Opfyldelse af kriteriet | Point |
Bedst mulig opfyldelse af kriteriet | 8 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 7 |
Godt/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 6 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 5 |
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 4 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 2 |
Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) | 0 |
12. Indgåelse af kontrakt
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er identificeret som det kvalitetsmæssige bedste tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå aftale med den pågældende. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før den endelige kontrakt er underskrevet ubetinget af begge parter.
13. Kontrakt
Udkast til kontrakt er vedlagt som bilag til dette udbudsmateriale. Ordregivers kontrakts- bestemmelser om sociale og etiske hensyn indgår i kontraktgrundlaget.
14. Opgavebeskrivelse
Tilbudsgivers løsning af opgaven med levering af basal lokal erhvervsservice skal som minimum Indeholde en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil løse følgende aktiviteter:
• Afholdelse af lokale informationsarrangementer og temamøder vedr. start og udvikling af virksomheder.
• Etablering og løbende facillitering af erfa-grupper og netværk, som primært henvender sig til iværksættere og/eller virksomheder i Roskilde Kommune. Herunder en understøttelse af Roskilde Kommunes Strategi om Alle Tiders Musikby i relation til etablering af et netværk for musik-relaterede erhverv i Roskilde.
xxxxx://xxxxxxxx.xx/xx-xx/xx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xx-xxxxxxxx-xxxxxxxx-xx- idraetten/alle-tiders-musikby/
• Opsøgende arbejde til de i Roskilde Kommune beliggende virksomheder med henblik på, at synliggøre iværksætterindsatsen og erhvervsfremmesystemet, og de muligheder det giver for den enkelte virksomhed.
• Afholdelse af iværksætterkurser og andre kollektive tilbud, herunder specialistrådgivning med deltagelse af relevante specialister.
• Initiativer med fokus på områder, hvor alt erfaring viser at specielt SMVérne har mulighed for at skabe ekstra vækst, nemlig gennem en styrkelse af virksomhedernes eksportmuligheder og internationalisering.
• Aktiviteter og indsatser der kan sikre en tæt sammenhæng mellem Iværksættere/SMVér og uddannelses- og vidensinstitutionerne i Roskilde Kommune.
Derudover vil der i en kontrakt med den kommende operatør blive stillet følgende krav:
• Tæt samarbejde, henvisning til - og inddragelse af andre lokale aktører som f.eks. CORO Co-lab Roskilde, Musicon, Erhvervshus Sjælland mfl.
• Brug og markedsføring af Alle Tiders Roskilde - (læs mere på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
• Etablering, drift og vedligeholdelse af en hjemmeside, som understøtter både den lokale synlighed og koblingen til de kommunale indsatser, samt henviser til mulighederne i det øvrige erhvervsservicesystem
• Arbejde for en realisering af den til enhver tid gældende Erhvervs- og Vækstpolitik. Nuværende politik kan findes på xxxxx://xxxxxxxx.xx/xx-xx/xx-xxxxxxxx/xxxxxx-xx- politikker/politikker/erhvervs-og-vaekstpolitikker/
15. Kompetencer og referencer
Der skal til tilbuddet lægges CV på de personer, der vil blive anvendt til at udføre de af ordregiver ønskede opgaver.
CV´erne indgår ikke i evaluering af tilbud.
16. Afrapportering
Leverandøren skal forestå en løbende opgørelse af ydelser set ift. aktivitetsmål og effektmåling efter de til enhver tid gældende retningslinjer til det ansvarlige politiske udvalg i Roskilde Kommune.
17. Virksomhedsoverdragelse
Nuværende operatør har oplyst, at der ikke er medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages. Eventuelle spørgsmål om virksomhedsoverdragelse vil være en sag mellem den nuværende eksterne operatør og den fremtidige eksterne operatør, og dette vil være Roskilde Kommune uvedkommende, ligesom eventuelle udgifter hermed ikke kan gøres gældende over for kommunen.