Udbudsbetingelser for
Udbudsbetingelser for
Udlejning af kioskerne på Bellevue Strand
I/S Bellevue Strandpark ønsker hermed at konkurrenceudsætte leje af de 2 kiosker på Bellevue Strand, 2930 Klampenborg. Lejemålet er ledigt til overtagelse d. 1. april 2024.
I/S Bellevue er interesseret i et langvarigt samarbejde og lejemålet indgås derfor for en 5-årig periode med mulighed for at forhandle eventuel indgåelse af ny lejekontrakt, inden udløb af lejeperioden.
I/S Bellevue Strandpark ønsker at opdele udlejningen i 2 delaftaler, én for ”Syd- kiosken” og én for ”Nord-kiosken”. Budgiver kan byde på den ene kiosk eller begge kiosker, det skal dog tydeligt fremgå, hvad der bydes på.
Der er mulighed for at deltage i besigtigelse d. 02.02.2024 af ”Nord-kiosken ” kl. 9.00 og af ”Syd- kiosken” kl. 9.30 eller d. 06.02.2024 af ”Nord-kiosken” kl. 15.00 og af ”Syd-kiosken” kl. 15.30.
Tilmelding til besigtigelsen skal ske på mail: xxxx@xxxxxxxx.xx.
På besigtigelsen deltager udover Xxxx-Xxxxx Xxxx; daglig kontaktperson, også Xxxxxx Xxxxxxx; formand for bestyrelsen i I/S Bellevue Strandpark.
Alle interesserede opfordres til at afgive tilbud på lejemålet i overensstemmelse med specifikationerne i udbudsmaterialet.
Udbuddet er ikke omfattet af udbudsloven.
Ordregiver er:
Tekniske spørgsmål afklares med: Xxxx-Xxxxx Xxxx, xxxx@xxxxxxxx.xx
Ansvarlig for selve lejeaftalen er: xxxx-xxx@xxxxxxxx.xx
Alle henvendelser skal ske skriftligt pr. e-mail til xxxx-xxx@xxxxxxxx.xx, med kopi til xxxxxx@xxxxxxxx.xx. Alle henvendelser skal være på dansk og i emnefeltet skal der stå ” leje af Bellevuekioskerne”.
Er der uoverensstemmelser mellem Ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud for mundtlige udsagn.
Ordregiver behandler personoplysninger i forbindelse med tilbud, typisk kontaktoplysninger for en
Det samlede udbudsmateriale består af udbudsbetingelserne og følgende bilag:
Bilag 1: Kravspecifikation
Bilag 2a: Kontraktudkast (lejeaftale for ”Nord-kiosken”) Bilag 2b: Kontraktudkast (lejeaftale for ”Syd-kiosken”) Bilag 3: Tilbudsblanket
Bilag 4: Tegninger over området Bilag 5: Arbejdsklausul
Bilag 6: Tro- og love erklæring Forordning 2022 576 (”Ruslandsklausul”)
Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan:
Uge 4 i Villabyerne, DGO & hjemmesider | Offentliggørelse |
Uge ult. 5 og primo 6 | Besigtigelse |
d. 12. februar | Sidste frist for spørgsmål |
d. 16. februar | Sidste frist for Ordregiver at svare på indkomne spørgsmål |
d. 23. februar | Tilbudsfrist kl. 12 |
d. 28. februar | Forventet samtale jf. pkt. 7.2, underkriterie 3 |
Uge 10 | Tilbuddene vurderes og der udarbejdes en indstilling |
Senest d. 15. marts kl. 12 | Bestyrelsen I/S Bellevue Strandpark træffer beslutning om lejer |
d. 1. april 2024 | Forventet ikrafttræden af kontrakt |
Udbuddet omfatter leje af de 2 kiosker på Bellevue Strand. ”Syd-kiosken” på ca. 72 m2 og ”Nord- kiosken” på ca. 53 m2, der henvises til bilag 4 med tegninger over området.
I kioskerne står der forskelligt inventar, som det står lejer frit for at benytte. Såfremt inventaret ikke ønskes benyttet, kan det bortskaffes af lejer.
Målgruppen for de to kiosker er primært strandgæster og lokale borgere.
Det lejede skal anvendes til cafédrift, salg af kioskvarer, herunder is, slik, frugt, alkoholfrie drikkevarer, øl, vin, spiritus, sandwich, pølser, toasts og lignende samt salg ved omvandring.
Desuden er det muligt for lejer at udleje liggestole og udbyde øvrige varer/tjenesteydelser til strandrelaterede formål samt afholde arrangementer/aktiviteter indenfor de gældende retningslinjer til x.xx. musik og anden støj. Udlejer har mulighed for at beskrive sit forretningskoncept, jf. pkt. 8.2.
Selve beskrivelsen af kravene til denne udlejning fremgår af vedlagte kravspecifikation bilag 1.
Udlejningsperioden er fra 1. april 2024 til 31. december 2028 med mulighed for forhandling af eventuel ny lejekontrakt 6 måneder før udlejningsperiodens ophør.
Ved et offentligt udbud kan alle interesserede tilbudsgivere afgive bud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Egnethedsvurderingsfasen og tildelingsfasen.
Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage de udbudte lejemål. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i pkt. 6.2 ”Egnethedskriterier”.
I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af pkt. 7.1 ”Tildelingskriterium”.
Ordregiver vil bedømme tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen omfatter tilbudsgivers egne forhold vedrørende økonomisk og teknisk/faglig egnethed.
Ordregiver kræver, at den tilbudsgiver, man agter at indgå kontrakt med, fremsender en fuld serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen som yderligere dokumentation før kontraktindgåelse. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb.
Hvis tilbudsgiver driver anden virksomhed, skal det være muligt for tilbudsgiver at adskille regnskab for kiosk på Bellevue Strand fra øvrig virksomhed.
6.2.1. Den fysiske eller juridiske person
Tilbudsgiver skal entydigt på tilbudsblanketten, bilag 3, angive hvilken juridisk eller fysisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver.
6.2.2. Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed
Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for den økonomiske egnethed:
Bekræftelse fra bankforbindelse på, at tilbudsgiver vil kunne stille en anfordringsgaranti svarende til 6 måneders minimumsleje. Bekræftelsen skal vedlægges tilbuddet for at tilbudsgiver vil komme i betragtning.
Hvis det er relevant, skal tilbudsgiver fremlægge beskrivelse af, hvorledes regnskabet holdes adskilt fra øvrige forretningsområder.
6.2.3. Tilbudsgivers faglige egnethed
Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende:
6.2.3.1. Motiveret ansøgning
Motiveret ansøgning (på dansk) med begrundelse for hvorfor ansøger ønsker at leje en eller begge kiosker på Bellevue Strand.
6.2.3.2. Faglige kvalifikationer
Dokumentation for faglige kvalifikationer for tilbudsgiver, som indeholder oplysninger om:
• Teoretisk og faglig baggrund
• Praktisk erfaring
• Sprogkundskaber
• Mindst én reference med oplysninger om tilbudsgivers betydeligste erfaring med tilsvarende ydelser udført indenfor de sidste 3 år. Referencer bør indeholde oplysninger om arbejdet eller ydelsens art, omsætning ekskl. moms samt periode for udførelsen (dato).
Derudover ønskes en beskrivelse af tilbudsgivers organisation/virksomhed:
• Forventede antal ansatte i kiosk
• Beskrivelse af virksomhedens kvalitetspolitik, herunder hvordan den arbejder med økologi og bæredygtighed, samt beskrivelse af virksomhedens holdning til anvendelse af lokalt producerede varer
• Beskrivelse af virksomhedens arbejdsmiljøpolitik.
Der må afleveres maks. 3 A4-sider samt 3 referencer som bilag.
Ved evalueringen af både den motiverede ansøgning og tekniske og faglige egnethed benyttes følgende absolutte pointskala fra 0-8:
8 | Bedst mulige opfyldelse af kriterierne |
7 | Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriterierne |
6 | God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
5 | Over middel opfyldelse af kriterierne |
4 | Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
3 | Under middel opfyldelse af kriterierne |
2 | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
1 | Utilstrækkelig opfyldelse af kriterierne |
0 | Dårlig opfyldelse af kriterierne |
Der vil blive lagt vægt på følgende delkriterier for den tekniske og faglige egnethed:
• Flere års erfaring med café drift
• Erfaring med at drive en virksomhed, som er sæsonbestemt
Både den motiverede ansøgning og beskrivelsen af faglige kvalifikationer tildeles point. Tilbudsgiver skal som minimum opnå 6 point i den samlede vurdering af den motiverede ansøgning og faglige kvalifikationer (CV) for at komme i betragtning.
Pointtildelingen vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor højst mulige antal point er 16, da der er 2 kriterier som maksimalt kan tildeles 8 point hver. Pointtildelingen omregnes ved brug af følgende formel:
𝑠𝑢𝑚 𝑎𝑓 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 8 ∗
ℎø𝑗𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑚𝑢𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡𝑡𝑖𝑙𝑑𝑒𝑙𝑖𝑛𝑔
Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det nedenfor angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Det er et krav, at tilbudsgiver opfylder de i kravspecifikationen anførte krav til projektets løsning, se bilag 1. Gentagelse af kravspecifikationens indhold i tilbuddet tillægges derfor ikke vægt i tilbudsvurderingen.
Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under pkt. 7.1
Valg af lejer sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning:
1. Tilbudt leje 40%
2. Forretningskoncept 30 %
3. Kvalifikationer 30 %
Ad. 1. Tilbudt leje (vægtning 40%)
Byder skal tilbyde en årsleje på den (eller begge) kiosk, som der bydes på. For Syd-kiosken udgør det lavest accepterede leje 4.200 kr. pr. mdr. og for Nord-kiosken udgør den laveste accepterede leje: 3.000 kr. pr. mdr.
Den tilbudte leje skal oplyses i bilag 3.
Ad 2. Forretningskoncept (vægtning 30%)
Beskrivelse af delkriterierne for forretningskoncept
Det vægter positivt at:
Der tilbydes et gennemtænkt koncept med sammenhæng til stedet, hvor der tages højde for de forskellige besøgendes behov, balancen mellem fastfood, sundhed og økologi; kvalitet frem for kvantitet, samt ideer til menu og de priser, caféen tilbyder publikum
Tilbuddet indeholder en beskrivelse af, hvordan stranden indtænkes i konceptet. Der vil blive lagt vægt på aktiviteter, som sætter fokus på havets natur og miljø samt forbindelse mellem kiosken og stranden, fx ved mulighed for at leje strandstole o. lign.
Lejer sikrer mulighed for indsamling og sortering af engangsemballage, samt har en plan for at implementere et genbrugssystem, når det bliver muligt.
Det fremgår at lejer tager et socialt ansvar, f.eks. ved at ansætte personer på kanten af arbejdsmarked.
Der foretages en samlet vurdering af forretningskonceptet. Og der tildeles point ved brug af nedenstående absolutte pointskala fra 0-8.
Ad. 3: Kvalifikationer (vægtning 30 %)
Kvalifikationer evalueres ved en samtale, hvor der vil være fokus på følgende delkriterier:
• Tilbudsgivers præsentation af kvalifikationer, som der bydes ind med.
• Tilbudsgivers uddybning af fremsendte forretningskoncept.
• Tilbudsgivers vision for det daglige samarbejde på Bellevue Strand
• Vurdering af muligheden for samarbejde mellem tilbudsgiver og Ordregiver
Samtalen, som foregår på dansk, forventes at vare ca. ½ time og forventes gennemført onsdag d.
28. februar (uge 9)
Der ydes ikke økonomisk tilskud til tilbudsgivers deltagelse i samtalen.
8 | Bedst mulige opfyldelse af kriterierne |
7 | Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriterierne |
6 | God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
5 | Over middel opfyldelse af kriterierne |
4 | Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
3 | Under middel opfyldelse af kriterierne |
2 | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
1 | Utilstrækkelig opfyldelse af kriterierne |
0 | Dårlig opfyldelse af kriterierne |
Pointinddelingen vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor højeste mulige antal point er 24, da der er 3 kriterier, som maksimalt kan tildeles 8 point hver.
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af udbudsmaterialet. Endelig kontrakt indgås på baggrund af det vedlagte udkast til lejeaftale, jf. bilag 2 (a og/eller b).
Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 23. februar 2024, kl. 12:00.
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal sendes med elektronisk post til:
Gentofte Kommune:
E-mail: xxxxxx@xxxxxxxx.xx I emnefeltet skal angives:
”Tilbud på leje af Bellevue Kiosker”, att. Xxxxxxxx Xxxxxxx
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen.
Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før lejeaftalen, jf. bilag 2, er underskrevet af begge parter. Uanset om kontrakten tildeles til en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesperioden angivet ovenfor.
8.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
1. Tilbudsblanket, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk eller fysisk person eller sammenslutning der afgiver tilbud, jf. punkt 6.2.1., ”Den fysiske eller juridiske person”.
2. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers økonomiske egnethed, jf.
pkt. 6.2.2, ”Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed”.
3. Dokumentation for faglig egnethed jf. pkt. 6.2.3 – motiveret ansøgning - beskrivelse af faglige kompetencer samt virksomheden (maksimum 3 sider med maksimum 3 referencer)
4. Beskrivelser, samt dokumentation for de angivne underkriterier i den specificerede form jf.
pkt. 7.2 ”Underkriterier”.
- Tilbudsblanket med angivelse af tilbudt minimumsleje (bilag 3)
- Forretningskoncept (maksimum 3 sider)
Indeholder det afleverede tilbud flere sider og referencer end de anførte højeste sidetal og/eller det højeste antal efterspurgte referencer vil Ordregiver alene forholde sig til indhold på det eller de første sider sammenholdt med det efterspurgte antal sider og de første 3 nævnte referencer.
Tilbuddet med tilhørende bilag samt eventuelle skriftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden skal være affattet på dansk. En evt. samtale foregår på dansk.
Lejeaftalen indgås på baggrund af det vedlagte udkast, jf. bilag 2 (a og/eller b)
Lejeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med leveringen af de ydelser, der er omfattet af udbuddet. Det bemærkes, at lejeaftalens grundlæggende vilkår ikke kan ændres.
Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder, uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår.
Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af lejeaftale at aflyse udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, hvis der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at aflyse, herunder hvis en acceptabel minimumsleje ikke garanteres. En eventuel aflysning vil blive meddelt alle tilbudsgivere pr. e-mail med oplysning om årsagen til aflysningen.
9.2 Omkostninger ved deltagelse
Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger og/eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Ordregiver uvedkommende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt.
Alternative tilbud modtages ikke.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbehold vedrørende grundlæggende elementer såsom den angivne pris, fastsatte tidsfrister og kontraktudkastet kan medføre, at tilbuddet betragtes som ikke- konditionsmæssigt.
Eventuelle forbehold som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil om muligt blive prissat af Ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudte
minimumsleje. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning.
Eventuelle forbehold skal tydeligt angives.
Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål.
Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at Ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen.
Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsmaterialet og udbudsforretningen i øvrigt. Fristen for at stille spørgsmål fremgår af pkt. 4. Alle spørgsmål, der stilles inden denne frist, vil
blive besvaret. Modtager Ordregiver spørgsmål efter denne frist, vil Ordregiver besvare disse i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form bliver skriftlig besvaret til den opgivne kontaktmail. Det er lejers eget ansvar at holde sig opdateret, herunder kontrollere spam-filteret.
Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan få aktindsigt i tilbud, der afgives. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger og/eller elementer i tilbuddet, det ønskes behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver derfor til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Ordregiver træffer afgørelse om eventuel aktindsigt efter at have hørt den, hvis oplysninger der anmodes om aktindsigt i.