Version: 1.

Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
- Bilag A Kundeliste
  - Bilag A.1 Kundeliste (Excel)
- Bilag B Kravspecifikation
- Bilag C Leverandørens tilbud
  - Bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud
- Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt
- Bilag E Leveringskontrakt
  - Bilag E.1 Støtteerklæring(er)
- Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
- Bilag G CSR
- Bilag H Prisregulering
- Bilag I Opdatering af sortiment
- Bilag J Opdatering af E-katalog
- Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
- Særbilag 2 Implementering

ESPD (Se punkt 9.2.1)

Følgebrev (Se punkt 9.2.3)

Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)

Støtteerklæring (Se punkt 16.3)

Vejledning til ændringer i udbudsmaterialet (se punkt 9.1.1) Dokumentet beskriver de ændringer der er foretaget i udbudsmaterialet fra det annullerede 50.70 udbud (udbudsbekendtgørelsesnummer 163380-2021) til nærværende genudbud af samme aftale.

Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

Det fremgår af punkt 9.3.1 hvilke dokumenter, tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbuddet.

3Formål og baggrund

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende AV-udstyr benævnt 50.70 AV-udstyr.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod:

Statslige institutioner
Regioner
Kommuner
Øvrige offentlige instanser

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse. Analysen afdækkede:

Kundernes behov: Denne analyse involverede et udvalg af kommuner, regioner, statslige enheder samt øvrige offentlige kunder (herunder uddannelsesinstitutioner for videregående uddannelser og forsyningsvirksomheder). Kundernes behov påviste en tvedeling mellem én gruppe af kunderne, som havde behov for standardiseret AV-udstyr med kvantitet i fokus og en anden del af kunderne med behov for specialistudstyr med kvalitet i fokus. Nærværende aftale adresserer behovet for standardudstyr.

Kundens indkøbsadfærd: Kundernes indkøbsadfærd kendetegnes ved mange og mindre indkøb (standardudstyr) og få store indkøb (mere komplicerede AV-løsninger). Nærværende aftale fokuserer på indkøb af høj frekvens, som skal kunne gennemføres hurtigt, hvorfor kunderne indkøber på baggrund af direkte tildeling i et sortiment, der indeholder standardvarer og -ydelser. Såfremt kunden har behov, som ikke kan dækkes af sortimentet, kan kunden anvende SKI’s aftale 02.70 AV-løsninger.

Leverandørernes forretningsområder: Flere aktører på markedet specialiserer sig i høj grad inden for standardudstyr, mens andre leverandører specialiserer sig inden for specialløsninger. Nærværende aftale henvender sig primært til de aktører, der specialiserer sig i standardudstyr. SKI udbyder sideløbende med dette udbud aftalen 02.70 AV-løsninger, som er rettet mod specialistleverandører, specialiserede produkter og større AV-løsninger, hvilket i højere grad tilgodeser specialiserede markedsaktører.

Markedsforhold: Markedet er præget af en høj grad af konkurrence og hurtig teknologisk udvikling. Derudover følger producenter, og herunder de produkter, som de markedsfører, en særdeles hurtig teknologisk udvikling, der i høj grad er uforudsigelig. Bæredygtighed, herunder energiforbrug og CO₂-reduktioner, er konkurrenceparametre producenterne imellem. Nærværende aftale har a) sikret mulighed for hyppig sortimentsopdatering for at imødekomme den teknologisk udvikling og b) et overordnet tildelingskriterie på baggrund af omkostninger for at inkludere bæredygtighed i tilbudsevalueringen.

Rammeaftale 50.70 AV-udstyr er ikke opdelt i delaftaler. Dog udbyder SKI sideløbende med 50.70 AV-udstyr et dynamisk indkøbssystem (02.70 AV-løsninger), hvilket de facto er en opdeling af udbuddet for AV-udstyr. 50.70 AV-udstyr aftalen er i sig selv ikke opdelt af følgende årsager:

Løsningsopdeling: Erfaringer fra SKI’s tidligere 50.70 AV-udstyr aftale fra 2014, der var opdelt i 14 separate aftaler for forskellige løsninger, påviste store udfordringer i selve aftaleanvendelsen. Dette skyldtes, at AV-udstyr ikke naturligt kan opdeles i forskellige løsninger, da størstedelen af disse overlapper indbyrdes. F.eks. vil en løsning inden for videoudstyr typisk også have lydudstyr, hvormed dette ikke naturligt kan skilles ad og opdeles i forskellige delaftaler. Det er ikke hensigtsmæssigt, at kunden skal benytte flere forskellige leverandører for at købe ind til en samlet AV-opsætning. Ydermere er behovet for standardudstyr, som 50.70 AV-udstyr imødekommer, fokuseret på at kunderne med hyppige indkøb af mindre størrelse med nemhed kan indkøbe udstyr på baggrund af direkte tildeling. Kunden med behov for mere komplicerede og større indkøb, der i højere grad skal ”skræddersyes” til den enkelte kunde, kan anvende SKI’s 02.70 AV-løsninger.

Geografisk opdeling: SKI har overvejet, om aftalen med fordel kunne opdeles geografisk. Sortimentet for en geografisk opdelt aftale vil imidlertid være det samme som for én national aftale. SKI’s markedsanalyse viser, at de leverandører, som vil kunne byde på hele sortimentet, er alle store nok til at levere på nationalt plan. En geografisk opdelt aftale kan derfor være prisfordyrende, da forskellige leverandører ikke på samme måde vil få gavn af en volumendiscount, som hvis det var én national aftale. Understøttelsen af SMV’er imødekommes i SKI’s aftale 02.70 AV-løsninger, som udformes som et dynamisk indkøbssystem med løbende mulighed for at optage nye leverandører.

Sortimentets omfang: Aftalen indeholder et standardiseret sortimentet med høj efterspørgsel, og den har således mere karakter af en aftale for produkter og ydelser, der er standardiseret på tværs af den offentlige sektor. Dette standardiserede sortiment sikrer, at flere leverandører kan byde på aftalen, samtidig med at den giver plads til de mere specialiserede leverandører, som kan konkurrere på aftalen 02.70 AV-løsninger.

Besparelsespotentialet: SKI’s markedsanalyse indikerer, at en eneleverandøraftale på nationalt plan vil have en prisreducerende effekt, idet leverandøren vil kunne opnå stordriftsfordele.

4Den udbudte genstand

Rammeaftalens sortiment omfatter følgende hovedproduktgrupper:

Projektorer (jf. punkt 4 i bilag B Kravsspecifikation)
Skærme (jf. punkt 5 i bilag B Kravsspecifikation)
Interaktive display (jf. punkt 6 i bilag B Kravsspecifikation)
Lydsystemer (jf. punkt 7 i bilag B Kravsspecifikation)
Online videomøder (jf. punkt 8 i bilag B Kravsspecifikation)
Lærreder (jf. punkt 9 i bilag B Kravsspecifikation)
Dokumentkameraer (jf. punkt 10 i bilag B Kravsspecifikation)
Beslag og standere (jf. punkt 11 i bilag B Kravsspecifikation)
Styringspaneler (jf. punkt 12 i bilag B Kravsspecifikation)
Trådløst præsentationsudstyr (jf. punkt 13 i bilag B Kravsspecifikation)
Kabler (jf. punkt 14 i bilag B Kravsspecifikation)
Switches, transmittere og splitter (jf. punkt 15 i bilag B Kravsspecifikation)
Tilbehør til AV-udstyr (jf. punkt 16 i bilag B Kravsspecifikation)
Serviceydelser (jf. punkt 17 i bilag B Kravsspecifikation)

Tilbudsgiver skal tilbyde alle produkter og ydelser i sortimentet.

Hovedproduktgruppe nr. 1-6 er forpligtende for kunden at aftage, mens xxxxxxxx har ret til at aftage hovedproduktgruppe nr. 7-14 er jf. særbilag 1 Aftageforpligtelsen pkt. 1.4.

4.1Vægtning af sortimentet

De anførte vægte er baseret på et skøn på baggrund af historiske omsætningsdata justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder forventet forbrug i rammeaftalens varighed indmeldt fra kunder. Disse data er herefter verificeret af SKI i samarbejde med SKI’s eksterne AV-konsulenter. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydelser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt-/ydelsesniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

4.2Standarder mv. i udbudsmaterialet

SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

4.3Mærker og anden passende dokumentation

SKI kan i bilag B og C have henvist til mærker som beskrevet i udbudslovens § 46, som tilbuddet skal leve op til. I den udstrækning tilbudsgiver tilbyder produkter, som ikke er forsynet med de krævede mærker, skal tilbudsgiver dokumentere, at det tilbudte produkt på tilsvarende måde opfylder de krav, som er angivet i eller udtrykt ved mærket. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med mærket, der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver således i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 46, dokumentere, at tilbuddet på tilsvarende måde med anden passende dokumentation opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved mærket.

Anden passende dokumentation kan eksempelvis være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredjepart eller dokumentation eller erklæring fra producenten. Det er tilbudsgiver, der vurderer, hvilken passende dokumentation denne ønsker at indlevere. SKI forbeholder sig dog retten til at kræve yderligere dokumentation, i den udstrækning dette vurderes nødvendigt for at fastslå overensstemmelse.

5Om udbuddet og rammeaftalen

5.1Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

Den udbudte rammeaftale tildeles en enkelt leverandør.

Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne på rammeaftalen er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.2En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er en centralt koordineret aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforpligtelse for staten i medfør af cirkulære nr. 9749 af 2. september 2019 om indkøb i staten. En række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er dog undtaget fra aftageforpligtelsen, og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.

Rammeaftalen er endvidere en fællesoffentlig aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforpligtelse for kommuner og regioner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. 88 kommuner og 3 regioner har tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuner og regioners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunen og regionens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens og regionens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen frivilligt. Det er ikke muligt for kommuner og regioner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet, at anvende denne.

Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandøren overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kunderne kan anvende rammeaftalen fra det tidspunkt hvor kundens leveringskontrakt er trådt i kraft. Ikrafttrædelsen af leveringskontrakten sker automatisk på datoen for kundens tiltrædelse til Rammeaftalen. Kundens tiltrædelsesdato er angivet i bilag A.1. I Leveringskontraktens varighed, angivet i bilag A.1, kan Kunden foretage bestillinger af produkter og ydelser omfattet af Rammeaftalens sortiment, jf. punkt 3.1 i bilag E.

I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager en simpel bestilling til den vindende leverandør, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.

5.5Kundernes aftageforpligtigelse

I bilag A er det angivet, hvilke Kunder, der er forpligtet til at anvende Rammeaftalen, og som dermed er omfattet af aftageforpligtelsen i dette punkt. Kundernes forpligtelse gælder kun for hovedproduktgrupperne 1-6, jf. punkt 1.4 i Særbilag 1 Aftageforpligtelsen.

Kunderne er ikke forpligtede til at aftage en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. Aftageforpligtelsen indebærer således alene en pligt for kunderne til at anvende rammeaftalen i relation til anskaffelse af de Produkter og Ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes heraf.

Forpligtelsen for kunderne til at anvende rammeaftalen gælder fra den ikrafttrædelsesdato, som den enkelte kunde har angivet i bilag A.1.

5.6Aftageforpligtelsen i relation til andre relevante SKI-aftaler

Der kan være overlap i forhold til følgende eksisterende SKI-aftaler:

02.70 AV-løsninger (eksempelvis hvor kunden har behov for at foretage et indkøb til en specialiseret løsning, hvor dele af produkterne i løsningen kan fås på 50.70)
02.15 It-rådgivning (eksempelvis hvis en AV-installation købt på 02.70 eller 50.70 skal programmeres af AV-leverandøren i overensstemmelse med ordregivers eksisterende software/IT – en programmering, som IT-rådgivere købt på 02.15 også ville kunne foretage)
02.17 It-konsulenter (eksempelvis hvis en AV-installation købt på 02.70 eller 50.70 skal programmeres af AV-leverandøren i overensstemmelse med ordregivers eksisterende software/IT – en programmering, som en IT-konsulent købt på 02.17 også ville kunne foretage)
02.06 og 50.49 Standardsoftware (eksempelvis hvis en AV-installation fra 50.70 har Microsoft-kompatibelt software såsom Teams, hvilket nogle mødelokaler med AV-udstyr påkræver)
50.61 Byggevarer (eksempelvis hvis en AV-installation påkræver renovering af væg/loft som følge af en indgribende installation)
50.62 Værktøj, befæstelse, VVS og lyskilde (eksempelvis hvis en AV-installation påkræver renovering af væg/loft som følge af en indgribende installation)
50.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger (eksempelvis ved indkøb af skærme til brug i mødelokaler købt på 50.70 som også kan fås på 50.07)

Sortimentets afgrænsning til andre SKI-aftaler vedrører primært grænsefladen til 50.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger^¹ og 02.70 AV-løsninger. De øvrige aftaler har et minimalt overlap.

For så vidt angår 50.70 og 50.07 vedrører overlappet hoved-CPV-koden 32, som er indkøbsområdet for radio, TV, kommunikation, telekommunikation og dertilhørende udstyr. Aftalerne har begge Produkter, som tilhører hoved-CPV-koden 32. Dog adskiller aftalerne sig med hensyn til undergrupperingen af hoved-CPV-kode 32; 50.07 har primært varer i indkøbsgruppe 4 og 5 (under hoved-CPV-kode 32), som omfatter indkøb af netværk og telekommunikationsudstyr. 50.70 har derimod varer i indkøbsgruppe 2 og 3 (under hoved-CPV-kode 32), hvilket vedrører transmissionsapparater til radio, radiotelegrafi og TV samt radiomodtagere, lyd og video (indkøbsgruppe 3 under afdeling 32). For så vidt angår CPV-koder, er der således indkøbsbehovsmæssigt et begrænset overlap mellem aftalerne. Det vil sige, at de behov, som først og fremmest søges afdækket på de to aftaler, fordeler sig mellem, om det er netværk og telekommunikationsudstyr og -løsninger (50.07), eller om det vedrører TV, lyd og video (50.70).

Sortimentet mellem 50.70 og 50.07 har dog et vist overlap i den forstand, at nogle af produkterne kan dække forskellige behov. F.eks. kan et produkt som en skærm både imødekomme et behov inden for kommunikationsløsninger (i sammenhæng med andre produkter) og imødekomme et selvstændigt behov inden for AV-udstyr. Ligeledes har 50.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger videokonferenceudstyr i sortimentet, ligesom den kommende 50.70 AV-udstyr aftale har, men her vil forrangsbestemmelserne i forhold til aftageforpligtelsen gøre sig gældende, således at kunder, som har forpligtet sig på begge aftaler, som udgangspunkt skal bruge 50.07 aftalen, da den er trådt i kraft først, medmindre kunderne er omfattet af de forskellige undtagelsesbestemmelser, jf. særbilag 1.

For så vidt angår 02.70 AV-løsninger, er der mulighed for bl.a. at købe de samme produkter på denne aftale som på 50.70. 02.70 AV-løsninger er dog designet til at opfylde behov, som 50.70 ikke kan dække. 02.70 AV-løsninger henvender sig til kunder med et mere specialiseret behov, som typisk er én samlet totalløsning, hvor sammensætningen af produkterne er særlige, og løsningen typisk skal sammensættes af produkter, der ikke kan købes på 50.70 AV-udstyr. Derudover giver 02.70 AV-løsninger kunderne mulighed for at evaluere på baggrund af kvalitative parametre, hvilket ikke er muligt på 50.70 AV-udstyr. 02.70 AV-løsninger tjener således et andet formål end 50.70 AV-udstyr.

02.70 og 50.70 komplimenterer hinanden således, at aftalerne tilsammen supporterer kundernes multifacetterede behov for AV-udstyr. 50.70 AV-udstyr har den begrænsning, at kunderne kun kan købe de produkter, som er udbudt på rammeaftalen. 02.70 har altså en supplerende effekt til 50.70, idet kunden her får mulighed for at få dækket indkøbsbehov, der ikke kan dækkes af en normal rammeaftale som 50.70 med et standardiseret sortiment. Der vil på 02.70 være et langt bredere sortiment under hver hovedproduktgruppe end på 50.70, da det dynamiske indkøbssystem ikke har en kravspecificeret vareliste. Omvendt supplerer 50.70 det dynamiske indkøbssystem (02.70), idet kunden her nemt kan anskaffe AV-udstyr gennem direkte tildeling uden krav om at gennemføre et mere komplekst og tidskrævende konkret indkøb.

6Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
7. juni 2021	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende
17. juni 2021, kl. 12.30-14.30	Informationsmøde, jf. punkt 11.2
18. juni 2021	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1
28. juni 2021, kl. 13:00	Tilbudsfrist
Primo juli – medio august (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
Ultimo august 2021 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Medio september 2021 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.
Medio september 2021 (forventet)	Implementering – Implementeringsperioden fra kontraktsignering og indtil ikrafttrædelse kan forkortes, såfremt udbuddet forsinkes. Dog er tilbudsgiver som minimum garanteret den implementeringstid, der fremgår af særbilag 2.
1. januar 2022 (forventet)	Ikrafttrædelse

Datoangivelser angivet med ”(forventet)” er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt, jf. dog bemærkning til implementeringstid.

7Udelukkelse, egnethed og udvælgelse

Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 til og med 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Derudover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) (økonomisk og finansiel formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslovens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Tilbudsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om, hvad der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2Egnethedsvurdering

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2).

Der er ikke opstillet minimumskrav til egnethed i forhold til teknisk og faglig formåen.

7.2.1Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har en samlet omsætning på minimum DKK 100 mio. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har en soliditetsgrad på minimum 20 %. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.

Ved seneste disponible regnskabsår forstås det årsregnskab, som er offentligt tilgængeligt på tidspunktet for fristen for tilbudsafgivelse.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de enheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.1 om ESPD, hvor det beskrives, hvorledes den støttende enhed skal angive den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.3 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), henvises til punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.

7.3Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til udelukkelse, egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sammenslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.1.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på, at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt, og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.

Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen omgående, såfremt SKI måtte anmode herom.

8Tildelingskriterier og evaluering

Rammeaftalen udbydes som et varelinjeudbud, og tildeles på baggrund af tildelingskriteriet ”omkostninger”.

8.1Evalueringsmetode

Evalueringen af tildelingskriteriet ”Omkostninger” vil for visse produkter og ydelser ske på baggrund af de afgivne priser og for de resterende produkter og ydelser på baggrund af den beregnede TCO-pris for produktet eller ydelsen i bilag C Leverandørens tilbud.

Ved ”Omkostning” forstås varens TCO-pris dvs. varens anskaffelsespris inklusive livscyklusomkostninger.

For hver varelinje, der evalueres efter TCO-pris, har SKI angivet en TCO-periode (i antal år), brugsmønstre for slukket, standby, og driftstilstand og en kWh-pris samt eventuelle driftsomkostninger (såsom et ekstra filter og/eller en lampe) Eksempelvis vil der for en projektor være defineret en procentuel fordeling for, hvor meget den forventes at være i slukket, standby, og driftstilstand samt antallet af gange et ekstra filter og en lampe skal udskiftes i TCO-perioden. TCO-omkostningerne vil for hver varelinje blive summeret til én samlet TCO-pris for varelinjen, som rummer drifts- og vedligeholdelsesomkostninger samt anskaffelsespris.

TCO-beregningen baserer sig på Miljøstyrelsens værktøj for TCO-beregninger for skærme og projektorer (xxxxx://xxx-xxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxxxxx/xxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/ og xxxxx://xxx-xxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxxxxx/xxx-xxxxxxxxx-xxxxxxx/).

For varelinjer, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at beregne en TCO-pris – eksempelvis beslag og kabler – vil der udelukkende blive evalueret på produktets eller ydelsens pris.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel. Se nærmere om SKI’s andel i rammeaftalens punkt 8.5.

De afgivne priser/TCO-priser omregnes til point pr. varelinje på en skala fra 1-10, jf. punkt 8.3.

8.2Vægtning af varelinjer i tilbudslisten

Sortimentet er opdelt i fire niveauer; hovedproduktgrupper, produktgrupper, underproduktgrupper og produkt-/ydelsesspecifikation. Figur 1 nedenfor illustrerer denne opdeling. Opdelingen har til formål at skabe en struktur for SKI´s kunder i forbindelse med indkøb på rammeaftalen. Antallet af produktgrupper, underproduktgrupper, produkt-/ydelsesspecifikation varierer for hver hovedproduktgruppe.

Figur 1: Sortimentets opsætning - Eksempel

Hver varelinje er forud for offentliggørelse af udbuddet blevet tildelt en vægtning, som fremgår af bilag C, kolonne M.

Varelinjens vægtning er baseret på varelinjens forholdsmæssige økonomiske volumen set i forhold til den samlede økonomiske volumen af alle varelinjer. Den økonomiske volumen er vurderet ud fra historiske omsætningsdata justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder forventet forbrug i rammeaftalens varighed indmeldt fra kunder. Disse data er herefter verificeret af SKI i samarbejde med SKI’s eksterne AV-konsulenter, jf. punkt 4.1.

Til brug for tilbudsevalueringen benyttes en forholdsmæssig vægtning, i form af en absolut værdi, for alle varelinjer, jf. ovenstående, som summerer til 100. Såfremt en varelinje skulle udgå under udbuddet ændres vægtningen af de øvrige varelinjer ikke.

Eksempel: Vægtning af alle varelinjer summer til 100. En varelinje med vægtning 1 udgår under udbuddet og fjernes fra tilbudslisten. Den samlede vægtning af alle tilbageværende varelinjer i tilbudslisten summer nu til 99.

8.3Beregning af point for omkostninger

Beregningen af point for omkostninger for hver af de tilbudte varelinjer sker som udgangspunkt efter den lineære model ”gennemsnitsprisen plus/minus X procent”^². Priserne evalueres ud fra to udregningsmodeller afhængigt af de indkomne prisers spredning. Model A vedrører scenarier, hvor den laveste pris/TCO-pris på en enkelt varelinje ligger inden for 10 % under middelværdien. Model B vedrører scenarier, hvor den laveste tilbudte pris/TCO-pris ikke kan inkluderes i et spænd 10 % under middelværdien, hvorfor spændet som følge heraf udvides. Modellerne er forklaret yderligere i nedenstående.

Model A:

Der gives point på en skala fra 1 til 10 point. Omregning fra pris/TCO-pris til point for hver af de tilbudte varelinjer vil blive foretaget ved en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 10%, dvs. at der vil blive tildelt maksimumpoint (10 point) til de(t) tilbud, der er 10% lavere end den gennemsnitlige pris, og der vil blive tildelt minimumpoint (1 point) til de(t) tilbud, der er mindst 10 % højere end den gennemsnitlige pris. Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. I det tilfælde, at en eller flere priser overstiger den maksimale ramme, som fastsat i henhold til enten model A vil en sådan pris blive tildelt minimumpoint (1 point). Denne model betegnes model A og er den primære evalueringsmodel.

Model B:

Hvis den laveste pris/TCO-pris afviger mere end 10 %, fra den gennemsnitlige pris på en varelinje, evalueres de tilbudte priser/TCO-priser på denne varelinje på baggrund af en model, hvor maksimumpoint (10 point) tildeles til det tilbud, der har den laveste pris. Minimumpoint (1 point) tildeles det tilbud, der er tilsvarende højere end den gennemsnitlige pris. Hvis den laveste pris f.eks. er 35 % lavere end den gennemsnitlige pris på en varelinje, vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 35 %. Hvis den laveste pris f.eks. i stedet er 37,7 % lavere end den gennemsnitlige pris på en varelinje, vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 37,7 %. I det tilfælde, at en eller flere priser overstiger den maksimale ramme, som fastsat i henhold til model B, vil en sådan pris blive tildelt minimumpoint (1 point). Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. Denne model betegnes model B.

Gennemsnitsprisen opgøres ved at sammenlægge priserne/TCO-priserne pr. varelinje fra samtlige konditionsmæssige tilbud og dividere det med antallet af konditionsmæssige tilbud. Prisen for tilbud med fejl i varelinjen, jf. punkt 9.4.1, indgår ikke i opgørelsen af gennemsnitsprisen på den pågældende varelinje.

Procentsatsen på 10 % er fastlagt på baggrund af SKI’s forventning til prisspredning baseret på tidligere gennemførte udbud af indkøb af AV-udstyr. Denne forventning til prisspredningen er ens for alle varelinjer, hvorfor der som udgangspunkt vælges en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 10 % ved alle de udbudte varelinjer (model A).

Tilpasningen af modellen vil ske på varelinjeniveau, således alene den eller de varelinjer, hvor betingelserne er opfyldt, vil blive tilpasset. Bemærk, at model B kan være relevant for samtlige varelinjer i sortimentet.

Bemærk, at spændet i både model A og model B altid inkluderer den laveste pris/TCO-pris, og at den/de højeste priser ikke nødvendigvis er inkluderet i spændet.

Afgørende for, om der anvendes model A eller model B, er således alene afstanden mellem den laveste tilbudte pris på en varelinje og den gennemsnitlige pris på denne varelinje.

De(n) højeste pris(er) for en varelinje indgår ikke i fastsættelsen af spændet i modellen for pågældende varelinje, udover at denne/disse indgår i beregningen af den gennemsnitlige pris.

Idet prisomregningen tager udgangspunkt i det procentuelle forhold mellem gennemsnitsprisen og laveste pris, vil det procentmæssige evalueringsrum fra gennemsnitsprisen aldrig kunne overstige 100%. Formlen for den økonomiske ramme ser således ud:

Prisomregningen til point gennemføres for hver af de tilbudte varelinjer, hvorfor det kan ske, at model A anvendes på en eller flere af de udbudte varelinjer, mens model B anvendes på en eller flere af de andre udbudte varelinjer. Begge modeller kan derfor være i spil, idet der dog vil være valgt én af de to modeller for hver enkelt varelinje i henhold til de ovenstående angivne kriterier.

Prisomregningen til point for hver af de udbudte varelinjer kan illustreres med nedenstående boks, der indeholder en tabel samt en række regneeksempler, der viser, hvorledes prisomregningen sker, når henholdsvis laveste og højeste pris ligger inden for eller uden for +/- 10% i forhold til den gennemsnitlige pris (valg mellem model A og model B).

Regneeksempler (valg mellem model A og model B):

		Laveste pris/TCO-pris
		Inden for 10%	Uden for 10%
Højeste pris/TCO-pris	Inden for 10%	Regneeksempel 1	Regneeksempel 2
Højeste pris/TCO-pris	Uden for 10%	Regneeksempel 3	Regneeksempel 4
Anvendt evalueringsmodel:		Model A	Model B

Regneeksempel 1:

Forudsætninger:

Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.
Tilbudsgivernes priser/TCO-priser ligger inden for plus/minus 10% i forhold til den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorfor model A anvendes, hvilket indebærer en lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 900 og DKK 1.100.
Pointskala: 1-10

Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	900	920	1.020	1.050	1.110	5.000
Antal point:	10	9,1	4,6	3,25	1

Regneeksempel 2:

Forudsætninger:

Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.
Tilbudsgiver med den laveste pris har tilbudt en pris/TCO-pris, der ligger mere end 10 % lavere end den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorfor model B anvendes.
Det indebærer, at SKI beregner den procentvise forskel fra den gennemsnitlige pris på DKK 1.000 og til den laveste pris på DKK 670.
Der anvendes derfor lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 670 og DKK 1.220 (plus/minus 33% i forhold til den gennemsnitlige pris).
Pointskala: 1-10.

Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	670	850	1.085	1.175	1.220	5.000
Antal point:	10	7,54	4,34	3,11	2,5

Regneeksempel 3:

Forudsætninger:

Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.
Tilbudsgiver med den laveste pris/TCO-pris har tilbudt en pris, der ligger inden for minus 10% af den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorimod tilbudsgiver med den højeste pris/TCO-pris, har tilbud en pris/TCO-pris, der er mere end 10% højere end den gennemsnitlige pris.
Derfor anvendes model A, hvilket indebærer en lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 750 og DKK 1.130 (plus/minus 10% i forhold til den gennemsnitlige vægtede timepris).
Pointskala: 1-10.

Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	900	920	1.000	1.050	1.130	5.000
Antal point:	10	9,1	5,5	3,25	1

Regneeksempel 4:

Forudsætninger:

Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.
Tilbudsgiver med den laveste pris/TCO-pris, har tilbudt en pris (DKK 500), der ligger 50% under den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorimod tilbudsgiver med den højeste pris/TCO-pris, har tilbud en pris (DKK 1.600), der ligger 60% højere end den gennemsnitlige pris.
Derfor anvendes model B, hvilket indebærer en lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 500 og DKK 1.600 (plus/minus 50% i forhold til den gennemsnitlige pris).
Pointskala: 1-10.

Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	500	750	900	1.250	1.600	5.000
Antal point:	10	7,75	6,4	3,25	1

8.4 Samlet evaluering

Tilbudsgiverens samlede point for ”omkostninger” beregnes som et vægtet gennemsnit af point opnået for de enkelte varelinjer. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på varelinjen med varelinjens vægt i kolonne M i bilag C, og efterfølgende addere samtlige varelinjers vægtede point. Herefter divideres den samlede pointscore for varelinjerne med summen af vægte for alle varelinjer, og derved fremkommer det endelige resultat.

Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede score, anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Omkostninger”, og vil blive tildelt rammeaftalen.

Beregningen af point vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne om resultatet af den samlede evaluering vil point blive oplyst afrundet til 2 decimaler, medmindre yderligere decimaler er nødvendige for at rangere tilbudsgivernes tilbud.

9Afgivelse af tilbud

9.1Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

I punkt 9.2 er beskrevet hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og i punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejledning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.5.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.

9.1.1Vejledning til ændringer i udbudsmaterialet

Tilbudsgiver bør orientere sig i filen ved navn ”Vejledning til ændringer i udbudsmaterialet”. Denne fil indeholder information om hvilke ændringer, der er foretaget i forbindelse med nærværende udbud set i relation til det oprindelige/tidligere udbud offentliggjort den 29. marts 2021 med bekendtgørelsesnummer 2021/S 065-163380.

9.2Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1.
Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.
Følgebrev, jf. punkt 9.2.3.

Tilbud skal udformes på dansk, dog må fagtermer, modelnavne, produktspecifikationer, o. lign. godt udformes på engelsk.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.

9.2.1European Single Procurement Document (ESPD)

Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med de relevante oplysninger, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. En støttende virksomhed kan få adgang til at udfylde et ESPD ved, at tilbudsgiver deler adgangen til ETHICS. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mailadresse på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support³ for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med Tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse af støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mailadresse på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support⁴ kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.5 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, udfyldes og afleveres ESPD’et via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspolitik på xxx.xxx.xx.

9.2.1.1Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger.
Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
- Under ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger vedrørende soliditetsgrad for det seneste disponible årsregnskab. Oplysningernes angives som følger:
  - ”Nøgletal”: Angiv soliditetsgraden under ”Nøgletal”
  - ”Beskrivelse”: Angiv, at det er soliditetsgrad og fra hvilket regnskabsår soliditetsgraden hidrører. Angiv endvidere oplysningerne på aktiver og egenkapital, som ligger til grund for beregningen af soliditetsgrad.
- Under ”Samlet årsomsætning” anføres den samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår, jf. punkt 7.2.1.

Ved ”det seneste disponible regnskabsår” forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde.

Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

9.2.2Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for produkter og ydelser. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2,7 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:

Hvor:

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for visse produkter/ydelser forekommer unormalt lave – tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om inden for en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse produkter/ydelser efter proceduren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.

Tilbudsgiver skal udfylde de gule felter i bilag C Leverandørens tilbud, medmindre der specifikt er anført en undtagelse hertil i bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud. Såfremt det samme produkt må tilbydes flere gange, jf. bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud, skal det tilbydes til samme pris. Er der prisforskelle for samme produkt i et tilbud, vil kun den laveste tilbudspris indgå i prisevalueringen af de identiske produkter og efterfølgende ved Rammeaftalens ikrafttrædelse. Ovenstående udgør ikke fejl som kan gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt, jf. punkt 9.4.1.

Tilbudsgiver skal herudover, i bilag C - Leverandørens tilbud, angive de efterspurgte oplysninger om de tilbudte produkter/ydelser, som er efterspurgt i bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud.

Alle priser skal inkludere afgifter og told samt alle omkostninger forbundet med levering til kunden, herunder transport- og leveringsomkostninger, og drift af Rammeaftalen i øvrigt, herunder udgifter til administration, fakturering mv. Leverandøren på Rammeaftalen kan ikke kræve yderligere betaling for produkter og ydelser og opfyldelse af Rammeaftalen end de priser, som tilbudsgiver har tilbudt i bilag C i forbindelse med tilbudsafgivning.

9.2.3Følgebrev

Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra udbudssystemet ETHICS.

9.3Elektronisk afgivelse af tilbud

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse
European Single Procurement Document (ESPD)	X
Følgebrev	X
Støtteerklæring – (Kan udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen hvis tilbudsgiver baserer sin formåen på støttende virksomheder – se punkt 16.3)
Vejledning til ændringer i udbudsmaterialet (Dokumentet beskriver de ændringer der er foretaget i udbudsmaterialet fra det annullerede 50.70 udbud (udbudsbekendtgørelsesnummer 163380-2021) til nærværende genudbud af samme aftale – se punkt 9.1.1).
Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
Bilag A Kundeliste
Bilag B Kravspecifikation
Bilag C Leverandørens tilbud	X
Bilag E Leveringskontrakt
Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
Bilag G CSR
Bilag H Prisregulering
Bilag I Opdatering af sortiment
Bilag J Opdatering af E-katalog
Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
Særbilag 2 Implementering

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

For nærmere oplysning om afgivelse af tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgørelsen (punkt VI.3).

9.3.1Dokumenter til tilbudsafgivelse

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xxxxxx/000x0000-0x00-0xx0-xxxx-0000000000x0/xxxx

9.4Håndtering af fejl i tilbudsliste og dokumentation

Generelt gælder for fejl i tilbuddet, herunder fejl i tilbudslisten, at forhold, som SKI konkret vurderer, kan afhjælpes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte nedenfor under punkt 9.4.1, ikke føre til ukonditionsmæssighed og vil ikke indgå i vurderingen af og i antallet af fejl behandlet nedenfor.

9.4.1Fejl i tilbudslisten

Tilbudsgiver skal byde ind med produkter eller ydelser på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud, se dog undtagelserne hertil nedenfor.

Erfaringsmæssigt vil der dog kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen, når der som med denne aftale udbydes en ganske stor mængde varelinjer. SKI accepterer derfor, at tilbudsgiver i forbindelse med udfyldelsen af tilbudslisten har fejl i maksimalt 7 % af det samlede antal varelinjer.

Eksempel:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 579 varelinjer. Tilbudsgiver afgiver tilbud, men med fejl i nogle af varelinjerne. Maksimalt 7 % af varelinjerne må indeholde fejl. Hvis der er fejl i mere end (0,07 * 579) 41 varelinjer (der afrundes altid til nærmeste hele tal), vil dette kunne føre til ukonditionsmæssighed, og tilbuddet vil blive forkastet i sin helhed.

SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over fejl vil føre til, at tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt, såfremt antallet af varelinjer med fejl overstiger 7%, afrundet til nærmeste hele antal, af det samlede antal varelinjer:

Der bydes ikke ind med en vare på en varelinje, dog med følgende undtagelser:
- Såfremt et produkt ikke er relevant at tilbyde idet, at produktet ikke skal anvendes ved brugen af hovedproduktet. Dette er for eksempel tilfældet, hvor der på en varelinje efterspørges et medfølgende filter til en projektor (hovedproduktet), men hvor den tilbudte projektor ikke anvender et filter. Det er angivet i kolonne J om varelinjen skal tilbydes eller om varelinjen kun skal tilbydes såfremt hovedproduktet skal anvende produktet, se bilag C.1 Vejledningen til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud.
Det på varelinjen tilbudte produkt opfylder ikke kravene, der er opstillet til produktet i bilag B Kravspecifikationen.
Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudslisten.

En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, er ikke udfyldt.
Et produkt er tilbudt flere gange i tilbudslisten, dog med følgende undtagelser:
- Såfremt to produkter har samme "Produkt-/ydelsesbeskrivelse” i kolonne H, men hvor eneste forskel er at det ene produkt skal opfylde kravene til et miljømærke (angivet med grønt felt med kryds i kolonne I), må det ikke-miljømærkede produkt (angivet med et orange felt med kryds og stjerne) godt være det samme produkt, som det miljømærkede produkt. Dette er eksempelvis tilfældet hvor de to varelinjer under ”Professionel skærm 1” har samme "Produkt-/ydelsesbeskrivelse” i kolonne H; her må produktet, som opfylder kravene til et miljømærke (angivet med et grønt felt med kryds i kolonne I), gerne tilbydes på varelinjen, hvori der ikke er krav til miljømærke (angivet med et orange felt med kryds og stjerne).
- Såfremt det er angivet med orange felt med kryds i kolonne K at produktet må tilbydes flere gange, dog skal det tilbudte produkt leve op til kravspecifikationen.

Såfremt det samme produkt tilbydes på flere positioner i tilbudslisten i bilag C, hvor det i vejledningen til bilag C er angivet, at der ikke må tilbydes en dublet af produktet, indgår kun den varelinje, der ikke må tilbydes en dublet af, i evalueringen. Den/de øvrige varelinje(r) tæller som fejl.

Såfremt samme produkt tilbydes på flere positioner i tilbudslisten i bilag C, hvor det i vejledningen til bilag C er angivet, at der ikke må tilbydes en dublet af produkterne, indgår kun den varelinje med den højeste vægt, jf. xxxxxxx X, i evalueringen. Den/de øvrige varelinje(r) tæller som fejl.

Såfremt samme produkt tilbydes på flere positioner i tilbudslisten i bilag C, hvor det i vejledningen til bilag C er angivet, at der ikke må tilbydes en dublet af produkterne og produkterne har samme vægtning, jf. xxxxxxx X, indgår kun den varelinje med den laveste pris i evalueringen. Den/de øvrige varelinje(r) tæller som fejl. Såfremt tilbudspriserne i sidstnævnte tilfælde er ens, indgår kun den varelinje med laveste SKI-ID.

Varelinjer med flere fejl, jf. ovenstående, tæller kun som én fejl.

Varelinjer i tilbudslisten, der indeholder fejl, vil i forbindelse med prisevalueringen blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og varelinjens pris vil ikke indgå ved beregning af gennemsnitsprisen, jf. punkt 8.3.

9.5Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, og tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter (udover ESPD).

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.6Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx/.

10Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11Supplerende oplysninger

11.1Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigtsmæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS:

Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xxxxxx/000x0000-0x00-0xx0-xxxx-0000000000x0/xxxx. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 10 kalenderdage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

11.2Informations- og spørgemøde

11.2.1Informations- og spørgemøde for tilbudsgivere

Tilbudsgivere indbydes til et informations- og spørgemøde, der er forventeligt vil finde sted d. 17. juni 2021 kl. 10:00-12:00.

Mødet afholdes hos online via Microsoft Teams. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgivere tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest 1 arbejdsdag før mødet. Tilmeldingen skal indeholde oplysning om, hvor mange, der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagernes navne, titler og mailoplysninger, således invitationen til Teams mødet kan fremsendes til deltagerne.

På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen samt gennemgå, hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. På mødet vil der være lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialets formelle og materielle dele. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvidere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.

SKI vil derudover føre referat af mødet, som vil blive gjort tilgængeligt for tilbudsgiverne efter mødet på Udbudssiden i ETHICS.

Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende.

Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.

12Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgivere om, hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13Behandling af tilbud

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tidligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 kræver SKI, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7 herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumentationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse, at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.

16.1Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

Kan danske virksomheder fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis⁵.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

16.2Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges:

Soliditetsgrad:

Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår.

Omsætning:

Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste omsætning fremgår.

Eller

Såfremt omsætningen ikke fremgår af årsregnskabet, kan omsætningen dokumenteres via en erklæring på tro og love om, at den i ESPD’et anførte omsætning er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiveren.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal dokumentationen på samme vis afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentationen ligeledes afgives for disse aktører. Dokumentation af støttende enheder er beskrevet i punkt 16.3.

16.3Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomheder, skal der fremlægges dokumentation for, at der faktisk rådes over den økonomiske og finansielle formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos støttende virksomheder.

Dokumentationen skal fremlægges i form af en støtteerklæring, som den støttende virksomhed afgiver overfor SKI. I den forbindelse har SKI udarbejdet en skabelon til en støtteerklæring, der indeholder de oplysninger og erklæringer, som støtteerklæringen skal omfatte. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17Implementering

Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder.

For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontaktoplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

Foretag tilmelding i ETHICS
Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1.

European Single Procurement Document (ESPD)

Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.1.
Underskriv ESPD’et i ETHICS

Bilag C Leverandørens tilbud

Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.2
Upload til ETHICS

Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

Tjek, at alle dokumenter i tilbudsgivers samlede tilbud fremgår af følgebrevet
Signér elektronisk med ETHICS-signatur eller NemID medarbejdersignatur.

Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

Xxxxxx, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
Signér elektronisk med ETHICS-signatur

Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt der måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

1 Denne aftale vedrører specifikt Unified Communications- og telefoniprodukter, netværksprodukter og it-sikkerhedsprodukter, samt tilbehør og tilknyttede ydelser.

2 For oplysning om modellen henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vejledning ”Evalueringsmetoder – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”, 1. juli 2019, s 23-25 ff. [1]

3 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx

4 Se forrige note.

5 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S

Zeppelinerhallen | H. C. Xxxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx X

Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437

Document Metadata

Table of Contents

Version: 1.

Document Metadata