Indhold
Bilag 1 Fakta og Krav
Indhold
2.2 Organisering af Sundhed og Omsorg 6
4.1 Plejeboliger og ældreboliger 8
4.3.2 Sundhedsklinik og træningslokale 9
4.6.1 Politik og standarder 10
4.6.2 Utilsigtede hændelser (UTH) 10
5.1 Lovgivning, politikker, serviceniveau og kvalitetsstandarder 13
5.2 Generel tilgang til levering af indsatser 13
5.3 Den borgeroplevede kvalitet på plejehjemmet 13
5.4 Social og sundhedsfaglig udredning og visitering af indsatser 14
5.6 Borgerrettede indsatser 14
5.6.5. Sygeplejeartikler og værnemidler 17
5.6.6. Det Fælles Medicinkort (FMK) 17
5.6.7. Et Samlet Patientoverblik 17
5.6.9. Vedligeholdende træning 18
5.6.10. Mad, måltider og ernæring 18
5.6.11. Kost- og sondepakke 19
5.8. Kropsbårne hjælpemidler og bleer 20
5.10. Særligt for ældreboligerne 20
8. IT-udstyr, omsorgsjournalsystem og brugere 23
8.1 IT-udstyr (hardware) og internet 23
8.3 Mobile Device Management (MDM) 23
8.5 Dokumentationskoordinatorer 24
8.8 Udskiftning af omsorgsjournalsystem 25
Aarhus Kommune ønsker en professionel samarbejdspartner, der kan bidrage med at videreudvikle ældreområdet.
Aarhus Kommune er en ambitiøs kommune, hvor der dagligt bliver arbejdet målrettet for, at borgerne får leveret omsorg, sygepleje, pleje og praktisk hjælp med udgangspunkt i den enkeltes behov og situation.
Med et ønske om at skabe rum for læring og nye tilgange til driften af Bøgeskovhus, udbyder Aarhus Kommune driften af Bøgeskovhus med krav om, at alle indsatser skal leveres i overensstemmelse med den for opgaven relevante lovgivnings formål og hensigt. Derudover er der et krav om, at al borgerrelateret kommunikation samt dokumentation vedrørende borgerne og leverede indsatser, herunder dokumentation af medicin, skal foregå i omsorgsjournalsystemet Cura.
I det følgende er der en beskrivelse af Aarhus Kommune og Aarhus Kommunes tilgang til drift af lignende tilbud. Det er ikke et krav, at kommende leverandør har samme tilgang til driften, men i stedet information om de regler og procedure, som der er internt i Aarhus Kommune.
Aarhus Kommune er Danmarks næststørste kommune med 361.544 borgere i 2023, heraf er 46.530 borgere folkepensionister.
Aarhus Kommunes målsætning er at være en god by for alle, hvor der er de bedst mulige betingelser for, at borgerne kan leve gode liv præget af sundhed og trivsel, fællesskab og medborgerskab – og vigtigste af alt livskvalitet og livsglæde.
I Aarhus Kommune er der fokus på at bevare velfærden og videreudvikle byen. Der skal findes nye løsninger på de samfundsmæssige udfordringer i forhold til den demografiske udvikling med stor vækst i +80-årige, som betyder, at der er flere plejekrævende ældre i hjemmeplejen og på plejehjemmene og samtidig står kommunen overfor rekrutteringsudfordringer. Derfor skal der arbejdes med nye løsninger og innovative tilgange, således udfordringerne imødekommes – og der sikres den bedst mulige pleje og omsorg for de ældre borgere. Aarhus kommune forventer, at den kommende leverandør vil indgå i et samarbejde, hvor erfaringer deles – fx om andre tilgange til driften.
Aarhus Kommune er opdelt i 6 magistratsafdelinger. Magistraten for Sundhed og Omsorg er ansvarlig for sundhed- og ældreområdet. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg betegnes herefter som Sundhed og Omsorg.
Sundhed og Omsorg løser følgende opgaver:
• Drift af plejehjem
• Drift af folkehuse
• Træning og rehabilitering
• Pleje og praktisk hjælp til alle borgere uanset alder
• Hjælpemidler til alle borgere uanset alder
• Aktivitets- og sundhedsfremmetilbud
• Koordinering og implementering af sundhedsopgaver i hele Aarhus Kommune
Sundhed og Omsorg har inddelt Aarhus Kommune i tre distrikter, hvor Bøgeskovhus er placeret i distrikt Syd.
Aarhus Kommune er organiseret efter BUM-modellen (Bestiller-Udfører-Modtager). Det vil sige, at der er en adskillelse mellem myndighedsrollen og leverandørrollen.
I Aarhus Kommune findes 51 plejehjem, hvoraf fire er selvejende, to er friplejehjem og ét er udliciteret til privat drift (Bøgeskovhus).
2.2 Organisering af Sundhed og Omsorg
Xxxxxxx og Omsorg ledes af xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx (V) og direktør Xxxxxxxxx Xxxx. Der er fem forvaltningsenheder:
• Sundhed og Forebyggelse (herunder sundhedsenheder, -klinikker og folkehuse)
• Pleje og Rehabilitering (herunder hjemmeplejen)
• Ældre og Omsorg (herunder plejehjem)
Organisering af Sundhed og Omsorg fremgår af nedenstående diagram. Yderligere information findes her: Organisation (xxxxxx.xx).
<.. image(Et billede, der indeholder tekst, skærmbillede, Font/skrifttype, nummer/tal Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>
Bøgeskovhus refererer kontraktmæssigt til Økonomi og Borgervelfærd, men med faglig reference til Ældre og Omsorg – Distrikt Midt Vest, hvor informationer, sparring og viden deles.
Xxxxxxx og Omsorgs strategi er ledetrådene, som sætter retning for arbejdet med borgerne i Aarhus. Ledetrådene ligger som bilag 15 og findes her: Ledetrådene – Sundhed og Omsorgs strategi (xxxxxx.xx).
Derudover er værdighedspolitikken ligeledes centralt. Politikken sikrer, at alle der modtager hjælp, pleje og omsorg fra Aarhus kommune, bliver mødt på samme måde. Politikken implementeres bl.a. gennem Sundhed og Omsorgs serviceniveau. Politikken er en afspejling af praksis i dag samt de mål, der arbejdes henimod. Værdighedspolitikken er vedlagt som bilag 17 og findes her: (Værdighedspolitik (xxxxxx.xx)).
Øvrige politikker og retningslinjer som er centrale, er medborgerskab og sundhedspolitikken (Sundhed og ældre (xxxxxx.xx)).
Kontrakten om drift af Bøgeskovhus bliver bragt i udbud, da den nuværende kontrakt udløber pr. 31. august 2024. I Kontraktperioden har driften af Bøgeskovhus været varetaget af den private leverandør Forenede Care.
Hensigten med udbuddet er at indgå kontrakt med én leverandør om drift af et samlet hus, som indeholder plejeboliger, ældreboliger og café/lokalcenter.
Den Tilbudsgiver, der er vurderet til at have afgivet det ”økonomisk mest fordelagtige tilbud” vurderet som ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, vil blive tildelt kontrakten.
Bøgeskovhus er siden den 1. september 2014 drevet af Forenede Care i et offentlig- privat samarbejde. Bøgeskovhus er et veldrevet plejehjem, og der er givet tilfredsstillende tilsynskarakterer i både 2020 og 2021.Tilfredsheden blandt beboere og pårørende ligger ligeledes på et tilfredsstillende niveau.
Udbuddet omfatter driften af Bøgeskovhus:
• Drift af plejehjem – herunder pleje, praktisk hjælp, sygepleje, ergoterapi, fysioterapi, ernæring mv.
• Pleje og praktisk hjælp (Fritvalg) i ældreboligerne på Bøgeskovhus
• Option på levering af helhedspleje i ældreboligerne
• Drift af café/lokalcenter
• Aktiviteter i tilknytning til caféen – herunder inddragelse af frivillige og lokalsamfundet
• Samarbejde med Aarhus Kommune
Leverandøren, som tildeles kontakten, bliver eneleverandør på plejehjemmet og hovedleverandør i de tilknyttede ældreboliger.
Borgervelfærd er borgernes hovedindgang, når de ønsker at få fat i Sundhed og Omsorg. I Borgervelfærd visiteres borgerne til ydelser, hjælpemidler, boliger mv. Yderligere oplysninger kan tilgås her; Plejehjem (xxxxxx.xx) & Personlig hjælp og støtte (xxxxxx.xx)
Bøgeskovhus er beliggende i smukke og fredelige omgivelser tæt ved Bøgeskoven i den sydvestlige del af Viby med indkøbsmuligheder og offentlig transport i nærheden.
Bøgeskovhus består af følgende bygninger:
• Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 og Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, som indeholder pleje- og ældreboliger
• Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, xxxxxxxxxx administration, sundhedsklinik, træningsfaciliteter samt cafe og mødelokaler.
Boligerne der er placeret på Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 og Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 består af 2 bygninger på hver 3 etager.
Det er muligt at gå mellem boligerne indendørs via glasgange på henholdsvis 2. og 3. etage. Desuden er det muligt at gå mellem bygningerne gennem kælderen, hvor der også er forbindelse til caféen.
Der er brugsret over følgende arealer:
• Nr. 51 – øverste etage og to depotrum i stueetagen (Aarhus Kommune har brugsretten til stueetagen).
• Nr. 55 – hele bygningen
• Nr. 57 – hele bygningen
Bøgeskovhus er senest ombygget i 2011. I forbindelse med nedrivning af utidssvarende plejehjemspladser gennemgik administrationsgangen en indvendig renovering.
Derudover er der udskiftet vinduer og døre i boligerne i 2020-22.
Pleje- og ældreboligerne ved Bøgeskovhus er ombygget i 2006 efter Lov om almene boliger.
Aarhus Kommune visiterer til pleje- og ældreboliger og er ansvarlig for udlejning og administration af boligerne samt bygningsdriften.
Bøgeskovhus er fuldt udstyret med det nødvendige og relevante indbo og inventar til at skabe hjemlige rammer for beboerne samt varetage de daglige opgaver. For en oversigt over Bøgeskovhus henvises til vedlagte bilag med tegninger over Bøgeskovhus.
4.1 Plejeboliger og ældreboliger
Boligerne på Bøgeskovhus omfatter i alt 70 plejeboliger, som alle er egnet til ægtepar, samt 54 ældreboliger.
Plejeboligerne er placeret på 1. og 2. sal i begge huse nr. 55 og 57, hvor ældreboligerne er placeret på hhv. 3. sal i begge huse samt stueetagen i det ene hus. En ældrebolig i det ene hus anvendes til gæsteværelse.
Boligerne er to-rums lejligheder og har et areal på gns. 73 m2. inkl. beboernes andel af fællesarealer. De er indrettet med kombineret stue/te-køkken, badeværelse samt soveværelse. Boligerne i stueetagen har egen terrasse, mens boligerne på de andre etager har egen altan. Der er indgang til den enkelte bolig fra et fælles gangareal.
For yderligere information henvises til boligkataloget i nedenstående link:
• Ældreboliger: Xxxxxxxxxxxxxxxx 00-00 (xxxxxx.xx)
• Plejeboliger: Xxxxxxxxxxxxxxxx 00-00 (xxxxxx.xx)
Målgruppen for pleje- og ældreboligerne er borgere, der ikke længere er i stand til at klare sig i eget hjem med pleje, hjælp og støtte fra Aarhus Kommunes hjemmepleje.
Aarhus Kommune varetager administrationen af boligerne, bl.a. udfærdigelse af lejekontrakt og opkrævning af husleje.
Af vedlagte tegninger (Appendiks A05 til A08) fremgår det, at der på hver etage ved plejeboligerne er 2 fællesarealer, hvoraf det ene rum er med køkkenfaciliteter, som anvendes som anretterkøkkener og mindre produktion. Beboerne anvender dette areal som spisekøkken/stue. Det andet fællesrum anvendes i dag til aktiviteter på plejehjemmet.
Servicearealerne anvendes til omsorgs- og servicefunktioner, og er indrettet i tilknytning til plejehjemmet og ældreboligerne.
På tegningerne er leverandørens brugsområde på servicearealerne markeret med grøn.
Caféen/lokalcentret på Bøgeskovhus danner rammen om forskellige aktiviteter på Bøgeskovhus. Flere af beboerne i ældreboligerne spiser frokost i caféen og flere grupper/foreninger mødes i caféen.
I caféen på Bøgeskovhus er køkkenområdet disponeret, udstyret og indrettet som et produktionskøkken, og derfra kan der leveres døgnkost til ca. 120 personer. Xxxxx til beboerne på plejehjemmet bliver lavet i produktionskøkkenet.
Køkkenet og café ligger på 1. sal i bygning 51. Køle- og fryserum er placeret i stueetagen i nr. 51.
Caféen ligger i tilknytning til produktionskøkkenet med disk/salgsområde og består af 4 lokaler, der kan åbnes op til ét stort rum. Når alle lokaler åbnes op, er der plads til ca. 120 personer.
Caféen leverer i dag mad til arrangementer i huset og intern forplejning til møder og kurser.
Caféens udbud er pt: frokostret, varm mad, dessert, salatbar, kaffe og kage samt købmandsvarer (øl, sodavand, chokolade, slik, mælk, yoghurt m.v.).
Caféens åbningstid er fra kl. 9.30-13.30 på hverdage. Caféen har en kiosk-vogn, som beboerne kan købe fra. Kioskvognen køres rundt af frivillige.
Den kommende leverandør vil varetage driften af caféen.
4.3.2 Sundhedsklinik og træningslokale
Aarhus Kommune har en sundhedsklinik i bygning nr. 51. Sundhedsklinikken er et gratis tilbud til alle borgere, der har brug for råd, vejledning, behandling eller træning. I tilknytning til sundhedsklinikken er der et træningslokale. Visiterede borgere kommer til genoptræning i træningslokalet. Det er Aarhus Kommune, som drifter dette tilbud.
På nuværende tidspunkt er der lavet en aftale mellem Aarhus Kommune og nuværende leverandør om anvendelse af træningslokalet i et begrænset tidsrum.
Derudover er der et træningslokale på 1. sal, som anvendes af den nuværende leverandør og en selvtrænerforening.
Der er en stor kælder under Bøgeskovhus. I kælderen findes en række omklædningsrum, depotrum og teknikrum. Der følger et aflåst depotrum med til beboernes lejligheder.
Derudover har pedellerne værksted i kælderen.
Alle boliger har egen altan/terrasse. Der er fælles terrasse til fællesrummet i nr. 55.1. Der er Krolfbane i haven. Der er anlagt en ny sti i haven ved Lokalcenteret.
Ved Lokalcenteret har Caféen anlagt en køkkenhave.
Bøgeskovhus får mange borgere på besøg i caféen/lokalcentret, sundhedsklinikken og træningslokalet. Foreninger og frivillige kan låne lokalerne i caféen til fødselsdage, arrangementer mv.
Borgere og medarbejdere fra Aarhus Kommune ønsker et smidigt og fleksibelt samarbejde i det daglige med leverandøren.
Kvalitet i Aarhus Kommune handler om at skabe størst mulig værdi for borgerne inden for de givne politiske, økonomiske og lovgivningsmæssige ramme. Bl.a. om efterlevelse af politisk besluttede kvalitetsstandarder og serviceniveau, om efterlevelse sundhedsfaglige retningsgivende dokumenter og om systematisk arbejde i forhold til at højne kvaliteten.
Det handler om:
• Levering af visiterede indsatser på det fastsatte faglige niveau
• Forebyggelse af fejl via rapportering og læring af utilsigtede xxxxxxxxx
• Xxxxxxxxx indlæggelser ved tidlig opsporing af begyndende sygdom
• Løbende og korrekt dokumentation af de indsatser, der leveres til borgerne
• Tværgående samarbejde med ”borgeren i centrum”, så borgeren så vidt muligt fastholder og/eller udvikler sine fysiske, mentale/kognitive og sociale funktionsevner.
I Aarhus Kommune danner Sammen om et bedre liv (xxxxxx.xx) (bilag 16) rammen for serviceniveau og kvalitetsstandarder. Leverandøren er forpligtiget til at understøtte indfrielse af serviceniveau og standarder i det omfang, det giver mening i forhold til de opgaver, som leverandørenvaretager på kommunens vegne.
4.6.2 Utilsigtede hændelser (UTH)
Leverandøren skal efterleve de lovkrav (Sundhedsloven kapitel 61. Patientsikkerhed og læring), der er gældende i forhold til utilsigtede hændelser. Ifølge bekendtgørelse om rapportering af utilsigtede hændelser i sundhedsvæsnet m.v. Bek nr. 867 af 20/06/2023, har autoriserede sundhedspersoner, pligt til at rapportere utilsigtede hændelser i den nationale database ”Dansk Patient Sikkerheds Database” (DPSD).
De utilsigtede hændelser skal indberettes senest 7 dage efter opdagelse og færdigbehandles og lukkes i DPSD inden 90 dage.
Leverandøren skal samarbejde med Aarhus Kommune om utilsigtede hændelser bl.a. ved at gennemføre analyser af høj patientsikkerhedsrisiko i samarbejde med den kommunale risikomanager.
Aarhus Kommune har stort fokus på, at borgerne får den støtte og pleje, som de har behov for inden for de politisk vedtagende rammer. Aarhus Kommune vil derfor løbende overvåge kvaliteten af de leverede indsatser for at sikre, at opgavevaretagelsen efterlever kravene i kvalitetsstandarden, serviceniveau samt dokumentationspraksis.
Kvalitetstjek bliver foretaget ved brug af uanmeldte tilsyn, klagesager og anden form for opfølgning.
4.6.3.1 Uanmeldte tilsyn
Jævnfør lov om social service § 151 skal Aarhus Kommune hvert år foretage mindst ét uanmeldt tilsynsbesøg på plejehjemmet. De uanmeldte tilsyn skal sikre, at borgerne får den støtte og pleje, de er berettiget til efter lov om social service §§ 83 og 86 samt kvalitetsstandarder.
Tilsynet skal ligeledes sikre, at støtte og pleje er tilrettelagt og bliver udført på en faglig forsvarlig måde.
Tilsynet vil gennem dialog med ledere, medarbejdere, borgere og pårørende samt gennem stikprøver af fx handleplaner vurderer, om leverandøren efterlever gældende lovgivning, de vedtagne kvalitetsstandarder samt besluttet dokumentationspraksis.
Det er et krav, at leverandøren deltager aktivt i forhold til gennemførelse af uanmeldte tilsyn. Endvidere er det et krav, at leverandøren udarbejder en forbedringsplan, hvoraf det fremgår, hvordan leverandøren vil følge op på de mulige forbedringspotentialer og områder, der evt. observeres/findes i forbindelse med tilsynet. Forbedringsplaner deles/sparres med Ældre og Omsorg – Distrikt Midt Vest i Aarhus Kommune.
4.6.3.2 Undersøgelse af borgernes tilfredshed
Aarhus Kommune ønsker, at borgerne udtrykker høj tilfredshed med de indsatser, som borgerne modtager fra kommunen eller kommunens private leverandører på sundheds- og ældreområdet.
Aarhus Kommune gennemfører hvert andet år kvantitative tilfredshedsundersøgelser blandt beboere, samt en undersøgelse blandt pårørende på alle plejehjem i Aarhus Kommune.
Aarhus Kommune gennemfører beboer- og pårørendeundersøgelsen samtidigt. Formålet med undersøgelserne er at give forstandere et overblik, som man kan bruge til at være nysgerrig og gå i dialog med beboere, pårørende og medarbejdere om forholdene på det enkelte plejehjem.
• Undersøgelserne vil omfatte interviews (beboer) og spørgeskemaer (pårørende)
• Deltagelsen er frivillig for alle beboere og pårørende
• Alle beboere skal som udgangspunkt spørges, medmindre du som forstander sammen med eventuelle pårørende vurderer, at det kan være utrygt for beboeren eller interviewere
De enkelte plejehjems resultater lægges på jeres egen hjemmeside. Hovedresultaterne kan findes her: xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx
Hvis der i kontraktperioden iværksættes analyse af borgernes tilfredshed, skal leverandøren være behjælpelig med at udpege borgere, der kan deltage i undersøgelsen. Leverandøren skal ligeledes bistå borgerne med at få besvaret eventuelt undersøgelsen.
Leverandøren forpligtiger sig til at arbejde med resultaterne af undersøgelsen, herunder at iværksætte aktiviteter til at rette op på ikke tilfredsstillende resultater samt formidle resultater og eventuelt iværksatte aktiviteter til borgerne og deres pårørende.
4.6.3.3 Håndtering af klager
Klager håndteres med afsæt i Sundhedsloven eller i Serviceloven. Klager over en konkret sundhedsperson eller en konkret sundhedsfaglig indsats behandles af Styrelsen for Patientsikkerhed og Styrelsen for Patientklager, mens klager over kvalitet af maden, serviceniveau m.m. håndteres i regi af kommunen.
Leverandøren er forpligtiget til at dokumentere alle klager, uanset hvad de handler om, og hvordan de modtages. Klager skal videresendes til kommunen, der er ansvarlig for behandling og besvarelse af klagen i samarbejde med leverandøren.
4.6.3.4 Anden form for opfølgning
Audit
Leverandøren skal minimum hver 2. måned gennemføre 3 medicinaudits pr. enhed. En medicinaudit består af to delelementer, en gennemgang af en borgerjournal samt en gennemgang af medicin beholdning i borgers hjem. Audit skal benyttes til at identificere kvaliteten indenfor dokumentation i Cura samt medicinhåndtering i borgers hjem.
Leverandøren skal til enhver tid efterleve gældende procedure for gennemførsel af audit.
Borgeren skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger, der er registreret (på papir eller elektronisk) vedrørende borgeren selv. Der henvises til retssikkerhedslovens § 43, der omtaler opgaver, som offentlige myndigheder overlader til private samt til offentlighedsloven.
Tilsvarende regler om ret til indsigt i registrerede personoplysninger gælder efter persondataloven.
Leverandøren skal ved anmodning om aktindsigt fra borgere eller andre aktører, f.eks. journalister, bistå Aarhus Kommune i besvarelsen af aktindsigten. Det kan f.eks., men ikke begrænset til, være at udlevere efterspurgte oplysninger, som ikke fremgår af dokumentation på borgeren i omsorgssystemet eller oplysninger om leverandørens virksomhed.
Målgruppen for en plejebolig i Aarhus Kommune er borgere, der ikke længere kan klare sig i egen bolig, og som har brug for hjælp hele døgnet.
Ægtefælle eller samlever kan flytte med uden selv at have behov for en plejebolig.
5.1 Lovgivning, politikker, serviceniveau og kvalitetsstandarder
Alle borgerrettede indsatser bliver leveret med afsæt i hhv. lov om social service (SEL) eller sundhedsloven (SUL).
Alle borgerrettede indsatser skal leve op til de til enhver tid gældende krav og målepunkter fra Styrelsen for Patientsikkerhed1.
Xxxxxxx og Omsorg arbejder med afsæt i disse og af kommunens besluttede politikker:
• Sundhedspolitik 2020-2024
• Sundhedsaftale
• Værdighedspolitik
Med afsæt i de godkendte politikker beslutter Byrådet årligt kommunens serviceniveau. Serviceniveauet kommer til udtryk i en række kvalitetsstandarder for pleje og praktisk hjælp. Kvalitetsstandarder bliver ligeledes godkendt årligt af Byrådet (bilag 16 eller Sammen om et bedre liv (xxxxxx.xx).
Aarhus Kommunes kvalitetsstandarder, ”Sammen om et bedre liv”, giver medarbejdere, borgere, ledere og politikere et fælles billede af og overblik over indholdet i indsatserne samt serviceniveauet i Aarhus Kommune. Kvalitetsstandarder bruges aktivt i dagligdagen og fungerer som opslagsbog for kommunen. Der er ikke krav om kvalitetsstandard på sundhedsområdet, så derfor er der udarbejdet et internt indsatskatalog for sygepleje indsatser, der kan bevilges efter SUL § 138.
5.2 Generel tilgang til levering af indsatser
Leveringen af de visiterede indsatser skal understøtte en værdig ældrepleje med hensyntagen til, hvem beboerne er som mennesker, og hvad der er betydningsfuldt for den enkelte.
5.3 Den borgeroplevede kvalitet på plejehjemmet
Den aktuelle kvalitetsplan i Sundhed og Omsorg er udarbejdet i 2022 har formuleret det i følgende konkrete mål:
• Borgerne oplever selvbestemmelse, indflydelse og medinddragelse i eget liv.
• Borgerne oplever at få hjælp til at leve det liv, de ønsker.
• Borgerne og pårørende oplever, at medarbejderne er opmærksomme på ændringer i borgers vanlige tilstand.
• Borgerne og pårørende oplever at borgerne får den hjælp, omsorg og pleje der tager højde for deres særlige behov.
• Borgerne og pårørende oplever, at hjælp, omsorg og pleje er rettet mod at forebygge uplanlagte vægttab, tryksår, fald, dehydrering, inkontinens og dårlig mundhygiejne.
• Borgerne og pårørende oplever, at de færdigheder, borgeren har brug for i sine daglige gøremål, er en del af forløbet ved genoptræning og vedligeholdelsestræning.
• Borgerne oplever at have mulighed for at deltage i meningsfulde aktiviteter.
1 Tilsyn med plejeområdet - Styrelsen for Patientsikkerhed (xxxx.xx) Ældretilsynet - Styrelsen for Patientsikkerhed (xxxx.xx) og Tilsyn med behandlingssteder | Styrelsen for Patientsikkerhed (xxxx.xx)
Alle borgerrettede indsatser leveres og dokumenteres, så gældende lovgivning og retningsgivende dokumenter efterleves. Dette gælder også for Sundhedsaftalerne i Region Midtjylland.
I Sundhed og Omsorg er der udarbejdet en række retningsgivende dokumenter, herunder instrukser og vejledninger, som præciserer arbejdsgange og personalets ansvar.
Leverandøren for Bøgeskovhus er velkommen til at benytte disse, men kan også udarbejde egne.
5.4 Social og sundhedsfaglig udredning og visitering af indsatser
Alle indsatser til den enkelte borger, og hvordan de udføres, udspringer af en social og sundhedsfaglig udredning, som foretages ved indflytning på plejehjemmet samt løbende opdateres på de enkelte tilstande ved ændringer i borgers tilstand og behov.
Alle indsatsmål, handlingsanvisninger, opfølgninger, observationer og øvrig dokumentation i relation til den enkelte borger dokumenteres i Aarhus Kommunes til enhver tid benyttede omsorgsjournalsystem samt leve op til Styrelsen for Patientsikkerheds krav om journalføring, og de til enhver tid gældende instrukser og vejledninger for Aarhus Kommune.
I Sundhed og Omsorg arbejdes der ud fra en fælles systematik i alle borgerforløb, som kaldes Forløbsmodellen. Leverandøren for Bøgeskovhus er velkommen til at benytte Forløbsmodellen som systematik, men kan også anvende egen systematik for borgerforløb på plejehjemmet.
Forløbsmodellen er udviklet med det formål at kunne imødekomme borgernes behov for individuelt tilrettelagte, sammenhængende og velkoordinerede forløb, der tager afsæt i den enkelte borgers ønsker og behov. Forløbsmodellen omfatter tre centrale elementer:
• Forløbstyper
• Forløbsmodellens roller
• Forløbsmodellens systematik Målet med Forløbsmodellen er:
• At understøtte borgerne i at udvikle og vedligeholde deres funktionsevne mhp. at kunne leve et selvstændigt og meningsfuldt hverdagsliv.
• At borgerne oplever sammenhængende og velkoordinerede forløb, der tager udgangspunkt i borgernes ønsker, behov, ressourcer og potentialer.
Sundhed og Omsorgs Forløbsmodel er nærmere beskrevet i pjecen (bilag 14 eller Forløbsmodellen (xxxxxxxxxx.xx)).
Borgerrettede indsatser er rettet mod borgerne i plejeboliger og omfatter:
• Rehabiliterende pleje og hjælp i henhold til lov om social service § 83a.
• Personlig pleje i henhold til lov om social service § 83.1.
• Praktisk hjælp i henhold til lov om social service § 83.2.
• Levering af fuldkost efter lov om social service § 83.
• Genoptræning i henhold til sundhedslovens § 140 og lov om social service § 86.1
• Vedligeholdende træning og vederlagsfri fysioterapi i henhold til lov om social service § 86.2.
• Håndtering af nødkald i henhold til lov om social service § 112.
• Håndtering af GPS og ved behov afhentning af borgere, der er tildelt GPS i henhold til lov om social service § 136 e og § 128 b
• Sygepleje efter sundhedsloven § 138.
Indsatserne skal leveres alle døgnets timer hele året inkl. søn- og helligdage. Ift. sygeplejerskeindsatser, se afsnit 5.6.3.
Det er leverandørens ansvar at have de faglige kompetencer til rådighed, som er nødvendige for at løse de indsatser borgerne har brug for.
SUL-ydelser visiteres af leverandørens sygeplejersker på baggrund af deres sundhedsfaglige udredninger.
• Personlig pleje visiteres efter SEL § 83 stk. 1.
• Personlig pleje leveres døgnet rundt.
Alle borgere skal have dækket deres individuelle behov for personlig hjælp og pleje således, at de i videst mulige omfang oplever personligt velvære. Borgernes funktionsniveau er i sagens natur individuelle, og leverandøren skal kunne håndtere alle borgere – lige fra den åndsfriske og fysisk plejekrævende borger til borgeren med et mindre fysisk (somatisk) plejebehov men med udpræget plejebehov for støtte og guidning.
Opgaveløsningen tilpasses den enkelte borgers funktionsniveau, behov og vaner.
Det forventes, at der til enhver tid forefindes skriftlig dokumentation og handlingsanvisninger med angivelse af relevante og tilstrækkelige oplysninger om borgerens behov for pleje og støtte. Handlingsanvisninger skal være relateret til borgerens funktionsvurdering samt til mål og formål med indsatserne.
Omsorgstandpleje
Omsorgstandpleje er et tilbud til alle borgere i Aarhus Kommune, der pga. handicap ikke kan benytte sig af private tandplejetilbud. Omsorgstandpleje visiteres af Sundhed og Omsorgslinjen i Aarhus Kommune.
• Praktisk hjælp visiteres efter SEL § 83 stk. 2.
Praktisk hjælp omfatter rengøring i borgerens bolig, skift af sengetøj, tøjvask og hjælp til at lægge rent tøj på plads.
Leverandøren er forpligtet til at varetage rengøring, og det vurderede behov hos den enkelte borger.
Vinduespudsning
Indvendig/udvendig vinduespudsning af servicearealer og adgangsarealer betales af leverandøren.
Indvendig/udvendig vinduespudsning af boliger og fællesboligarealer (opholdsstue mm.) betales via huslejen.
Byrådet i Aarhus Kommune har til enhver tid det overordnede sundhedsfaglige ansvar for sygeplejen.
Leverandøren har det sygeplejefaglige ansvar i plejeboligerne på Bøgeskovhus alle døgnets timer hele året, inkl. søn- og helligdage.
Ift. sygeplejerskeindsatser i tidsrummet kl. 15-23, hverdage, weekend og helligdage kan der rekvireres hjælp fra Pleje og Rehabilitering. I vedlagte bilag 12 er dette nærmere beskrevet.
Aarhus Kommunes akutteam kan rekvireres ifm. forebyggelse af indlæggelser og natsygeplejen kontaktes for akutte opkald i nattevagter året rundt.
Inden kontakt til akutteam forventes det at sygeplejerske eller social og sundhedsassistent har målt vitale værdier jf. TOBS (blodtryk, puls, respirationsfrekvens og temperatur)
1. Akutsygepleje og natsygeplejen yder råd og vejledning til medarbejderne på Bøgeskovhus over telefonen.
2. Akut team eller nat sygepleje kører ud til en borger på Bøgeskovhus og varetager en konkret opgave.
Aarhus Kommunes Akut team og natsygepleje vurderer entydigt, hvorvidt de enkelte henvendelser fra leverandøren er at betragte som et akut opkald.
Ligeledes vurderer Aarhus Kommunes Akut team og natsygepleje, hvorvidt der i så fald skal ydes telefonisk assistance, eller om situationen er af en sådan karakter, at den udløser et besøg hos borgeren.
Den Komplekse sygepleje defineres som indsatser, der er relaterede til helbredstilstande, som griber ind i hinanden, og som stiller skærpede sygeplejefaglige krav til viden og observationer om forebyggelse, pleje og behandling. Plejeforløbene er akutte, ustabile og behovet for sygepleje ændrer sig hyppigt og er uforudsigeligt. Disse indsatser vil som udgangspunkt ikke kunne overdrages.
• Akut/APN Sygeplejersker har kompetencer ved borgere med akutte og særlig komplekse helbredstilstande
• Sygeplejersker har kompetencer ved borgere med komplekse og akut opstået helbredstilstande
Ovenstående er jf. principperne for opgaveoverdragelse, beskrevet i Instruks for Borgersikker sygepleje.
I Aarhus Kommune defineres den grundlæggende sygepleje, som indsatser, der er relaterede til stabile og delvist forudsigelige helbredstilstande. Helbredstilstandene forandrer sig langsomt og som forventet. Disse indsatser vil som udgangspunkt kunne overdrages ud fra faggruppens basiskompetencer.
• Social og sundhedsassistenter har kompetencer ved borgere med stabil og delvis forudsigelige helbredstilstande
• Social og sundhedshjælper har kompetencer ved borgere med stabil og kendt helbredstilstand
Sygeplejersken er i sit virke forpligtet til at efterleve de Sygeplejeetiske Retningslinjer, hvori det fremgår, at sygeplejersken skal holde sin faglige viden ajour. Sygeplejersken er ligeledes forpligtet til at holde sig orienteret om den social- og sundhedspolitiske udvikling.
5.6.5. Sygeplejeartikler og værnemidler
Leverandøren skal anvende de nødvendige sygeplejeartikler, og leverandøren skal afholde udgifterne. Leverandøren har af juridiske grunde ikke mulighed for at anvende Sundhed og Omsorgs indkøbsaftaler på området.
Leverandøren skal ved behov bistå borgerne ved bevilling af sygeplejeartikler fra sygehuset i overensstemmelse med sundhedsaftalerne i Region Midtjylland.
Værnemidler
For så vidt angår værnemidler, er det et krav, at leverandøren følger Sundhedsstyrelsens til enhver tid gældende anbefalinger, der kan findes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Leverandøren skal indkøbe og afholde udgifter til alle former for nødvendige værnemidler.
5.6.6. Det Fælles Medicinkort (FMK)
Det Fælles Medicinkort (FMK) er en digital løsning, som understøtter minimering af risikoen for fejlmedicinering samtidig med, at det forbedrer sikkerheden og kvaliteten af behandlingen med medicin.
På lige fod med Aarhus Kommunes øvrige enheder anvender leverandøren Fælles Medicinkort (FMK) efter de gældende retningslinjer.
Det Fælles Medicinkort (FMK) tilgås via omsorgsjournalsystemet og adgang forudsætter, at medarbejderne har en sundhedsfaglig autorisation, samt digital medarbejdersignatur.
5.6.7. Et Samlet Patientoverblik
Den nationale løsning ”Et Samlet Patientoverblik” har fokus på bedre koordinering, samarbejde og overblik for patienter, deres pårørende og sundhedspersoner.
Et Samlet Patientoverblik er en digital løsning, som er beskrevet på Sundhedsdatastyrelsens hjemmeside.
Leverandøren anvender Et Samlet Patientoverblik, efter de gældende kommunale og nationale retningslinjer. Løsningen tilgås via omsorgsjournalsystemet og adgang forudsætter, at medarbejderne har en digital medarbejdersignatur.
Borgere, der efter udskrivelse fra sygehus har et lægefagligt begrundet behov for genoptræning, får en genoptræningsplan med fra sygehuset jf. sundhedsloven § 140. Borgere der har fået en funktionsnedsættelse forårsaget af sygdom eller uheld, der
ikke behandles i tilknytning til sygehusindlæggelse, kan tilbydes genoptræning efter servicelovens § 86.1.
Genoptræning omfatter målrettet behandling og træning, og indgår sammen med kommunens øvrige tilbud i en samlet indsats, og varetages af de terapeuter, der er tilknyttet plejehjemmet og/eller plejeboligerne. Tilbuddet om genoptræning forudsættes koordineret med såvel tilbud om pleje og praktisk hjælp efter § 83 og § 83a samt med andre former for træning.
5.6.9. Vedligeholdende træning
Formålet med vedligeholdende træning efter servicelovens § 86 stk. 2 er at vedligeholde fysiske eller psykiske færdigheder hos borgere, som på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer har behov herfor.
Vedligeholdende træning efter Servicelovens § 86.2 tilbydes til borgere der opfylder et eller flere af nedenstående kriterier:
• Borgeren har i forvejen moderat eller betydeligt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer
• Borgeren kan aktuelt ikke varetage egen træning eller deltage i andre aktiviteter
• Borgeren vurderes i forbindelse med afslutning af rehabiliterings- eller genoptræningsforløb at være ude af stand til at vedligeholde den opnåede funktionsevne på egen hånd
• Borgeren er i risiko for at miste yderligere færdigheder/funktionsevne
Træningen indgår sammen med kommunens øvrige tilbud i en samlet indsats, og varetages af de terapeuter, der er tilknyttet plejehjemmet og/eller plejeboligerne. Tilbuddet om vedligeholdende træning forudsættes koordineret med såvel tilbud om pleje og praktisk hjælp efter § 83 og § 83a samt med andre former for træning.
5.6.10. Mad, måltider og ernæring
Mad og måltider tager så vidt muligt udgangspunkt i borgernes ønsker og behov. Måltiderne sammensættes med udgangspunkt i de officielle anbefalinger for mad til ældre borgere på plejehjem, under hensyntagen til, at den rette ernæring skal hjælpe borgerne med at bevare fysisk funktionsevne og livskvalitet.
Måltider med tilhørende drikkevarer omfatter morgenmad, middagsmad og aftensmad samt minimum 3 mellemmåltider.
Det forventes, at medarbejdere, som producerer maden, har kompetencer til at kunne producere specialkost, herunder diæter og dysfagikost.
Leverandøren er ansvarlig for løbende at observere borgernes ernæringstilstand og tilpasse kosten til borgerens behov, jf. Sundhedsstyrelsens vejledning om opsporing, behandling og opfølgning af borgere i ernæringsrisiko. Leverandøren kan ved behov hente ernæringsfaglig sparring hos Aarhus Kommunes kliniske diætister.
Alle former for lægeordinerede diæter skal kunne tilbydes, ligesom der i stor udstrækning skal tages hensyn til borgerens ønsker om at undgå bestemte ingredienser i maden.
Borgers egenbetaling for maden reguleres årligt, og er i 2024 kr. 4.113 om måneden. Den aktuelle takst og øvrige oplysninger om livet i en plejebolig kan ses på:
Der er egenbetaling for maden på plejehjem. Egenbetalingen opkræves hver måned, og Byrådet fastsætter taksten én gang årligt.
Borgere, der er småt spisende eller på diæt, betaler tilsvarende taksten for fuld forplejning, idet den enkelte borger får tilbudt alle måltider og tilhørende drikkevarer.
Kapselvarer er ikke en del af kostpakken.
Borgere, der får sondeernæring, kan tilbydes en sondepakke, jf. konteringsvejledningen for Aarhus Kommune. Taksten reguleres årligt.
Sondeernæring er til borgere, som får fuld sondeernæring, eller får sondeernæring og spisetræning i mindre omfang. Borger opkræves 1.408 kr. (2024) pr. måned. Leverandør skal afholde udgifter til ernæringspræparater og diverse remedier; pumper, sprøjter mm.
Ved indlæggelser og planlagt fravær (fx ferie) skal borgerens omkostninger til forplejning eller sondeernæring refunderes under fraværet. Aktuelt beregnes refusion på døgnbasis for de pågældende døgn (indlæggelses- og udskrivelsesdag indgår ikke i beregningen).
I dag er aktiviteter en integreret del af hverdagslivet på Bøgeskovhus og bidrager til at skabe oplevelser, livskvalitet samt opretholde og/eller udvikle funktionsniveau og færdigheder hos den enkelte borger. Aktivitet understøtter, at borgerne får skabt sociale relationer og danner netværk.
Hjælpemiddelteamet under Borgervelfærd forestår bevilling, reparation og hjemtagning af hjælpemidler, samt afholder de tilhørende udgifter.
Hjælpemidler omfatter både hjælpemidler til borgerne, eksempelvis rollatorer og kørestole, samt arbejdsredskaber til medarbejderne, eksempelvis el-senge og lifte.
Leverandøren skal bistå borgere, som ikke selv er i stand til at kontakte Xxxxxxxxxxxxx, med at ansøge om hjælpemidler eller reparation af hjælpemidler jævnfør de retningsgivende dokumenter.
Sundhed og Omsorg udlejer arbejdsmiljøhjælpemidler til leverandøren. Lejemodellen omfatter arbejdsredskaberne: plejesenge, bade-toiletstole, glide og vendesystemer, loftlifte, gulvlifte, stålifte, køreunderlag for lifte, el-vendelagen, forflytningsplatforme, arbejdstaburetter og arbejdsborde.
Leverandøren skal efterleve den til enhver tid gældende procedure ved ansøgning om arbejdsredskaber, der skal benyttes i forbindelse med levering af de visiterede pakker. Gældende procedure skal ligeledes efterleves ved behov for reparation.
Det er et krav, at leverandørens medarbejdere har kendskab til korrekt anvendelse og håndtering af gængse arbejdsredskaber, f.eks. el-senge, lifte, sejl og vendesystemer. Leverandørens medarbejdere er velkomne til at deltage i Sundhed og Omsorgs ergonomiundervisning
Det er et krav, at leverandøren forestår mindre vedligehold af hjælpemidler og arbejdsredskaber.
5.8. Kropsbårne hjælpemidler og bleer
Bevilling af kropsbårne hjælpemidler forestås af Aarhus Kommune på baggrund af en begrundet ansøgning fra borgeren og efter SEL § 112.
Leverandøren bistår borgerne med at søge om kropsbårne hjælpemidler og bleer. Leverandørens hjælp kan fx være at fremskaffe de nødvendige oplysninger til ansøgningen og/eller at bestille de bevilligede hjælpemidler hos den valgte leverandør.
I plejeboligerne er der installeret nødkald. I Aarhus Kommune ejer kaldeanlægsleverandøren systemet. Aarhus Kommune betaler månedlig afgift. Kaldeanlægsleverandøren har ansvar for drift og vedligehold af systemet.
Telefoner/tablets oprettes og serviceres af Aarhus Kommune.
Nødkaldeanlægget betales af Aarhus Kommunes bygningsdrift. Det dækker service, batterier, fejl, opdateringer m.m. Det dækker ikke, hvis et apparat bliver væk eller ødelagt, så er det leverandøren, som skal finansiere et nyt. Demenssikring, døralarmer, sengealarmer m.m. betales af leverandøren.
I 2024 vil der blive foretaget en gennemgang af behovet for et nødkald i ældreboligerne. Gennemgangen foretages af borgerkonsulenterne i Sundhed og Omsorg.
5.10. Særligt for ældreboligerne
Leverandøren skal godkendes som hovedleverandør af pleje og praktisk hjælp i ældreboligerne på Bøgeskovhus. Godkendelsen omfatter alene en godkendelse som hovedleverandør af pleje og praktisk hjælp i ældreboligerne på Bøgeskovhus – distrikt Bøgeskovhus. Godkendelsen omfatter ikke en godkendelse som leverandør af pleje og praktisk hjælp i det øvrige Aarhus Kommune. I skal som led i denne kontrakt underskrive kravspecifikation for levering af pleje og praktisk hjælp.
Såfremt leverandøren på et tidspunkt ønsker godkendelse som leverandør af pleje og praktisk hjælp i den øvrige del af Aarhus Kommune, så kræver det en særskilt godkendelse.
I ældreboligerne har den enkelte borger frit valg i forhold til hvem, der skal levere den bevilgede pleje og praktiske hjælp. Sundhed og Omsorg er jf. lovgivningen forpligtiget til at sikre borgernes frie valg i forhold til pleje og praktisk hjælp efter servicelovens § 83 i ældreboligerne på Bøgeskovhus. Borgere kan derfor vælge mellem de øvrige godkendte leverandører af pleje og praktisk hjælp efter servicelovens § 83 i distrikt Syd. Hvis der ikke er en anden godkendt leverandør, vil borgeren kunne benytte sig af Fritvalgsbeviset.
Borgeren kan skifte leverandør med ca. 14 dages varsel. Borgeren skal henvende sig til Xxxxxxx og Omsorg, hvis borger ønsker at skifte leverandør. Det betyder, at Sundhed og Omsorg ikke kan sikre tilbudsgiver et bestemt antalsmæssigt "kundegrundlag" i ældreboligerne.
Omfattede indsatser:
- Praktisk hjælp i henhold til lov om social service § 83, stk. 1 nr. 2
- Personlig hjælp og pleje i henhold til lov om social service § 83, stk. 1 nr. 1
- Afløsning til pårørende til lov om social service § 84
- Overdragne sundhedslovsopgaver på hjælperniveau i henhold til sundhedsloven.
- Korterevarende rehabiliteringsforløb (Lov om servicelovens §83a)
Leverandøren skal levere alle ovenstående indsatser i overensstemmelse med gældende lovgivning i dagtimer, om aftenen og natten året rundt med undtagelse af rehabiliterende indsatser efter §83a, som ikke leveres om natten.
Hjemmeplejen og Sundhedsenheden i Distrikt syd leverer træning og sygepleje i ældreboligerne på Bøgeskovhus. I ældreboligerne samarbejder leverandørens social og sundhedsfaglige personale med personalet i begge enheder omkring borgerne. Det er forventningen, at leverandøren bidrager til at etablere et godt samarbejde med Hjemmeplejen og Sundhedsenheden omkring borgerne.
Når borgeren er visiteret til en plejebolig på Bøgeskovhus, ser Aarhus Kommune positivt på, at leverandøren tager på hjemmebesøg hos borgeren. Hjemmebesøget kan lette overgangen mellem eget hjem og plejebolig for både borgeren og dennes familie og venner.
Borgeren er selv ansvarlig for indflytning på Bøgeskovhus samt for indretningen/møblering af sin bolig. Da boligen er borgerens hjem og samtidig medarbejdernes arbejdsplads, skal leverandøren efter indflytning foretage en arbejdspladsvurdering (APV).
Aarhus Kommune varetager administrationen af boligerne og er derfor ansvarlig for flyttesyn i boligerne og koordinering af håndværkere i forbindelse med istandsættelse af boligerne ved fraflytning. Aarhus Kommune håndterer desuden genudlejning og udarbejder indflytningsrapporter.
Leverandøren varetager slutrengøring – og fakturerer dette til Aarhus Kommune.
Borgervelfærd samarbejder med Boligadministrationen om at få boligen udlejet til en ny borger hurtigst muligt. Der vil ofte stå borgere på venteliste til en plejehjemsplads i kommunen.
Ifølge Servicelovens § 136 e kan personalet som led i omsorgen anvende tryghedsskabende velfærdsteknologi til en afgrænset målgruppe (f.eks. GPS-tracker) for at sikre personens tryghed, værdighed og omsorg, medmindre den pågældende modsætter sig anvendelsen.
Hvis borger modsætter sig anvendelse af GPS-tracker, kan Kommunalbestyrelsen træffe afgørelse om at anvende tryghedsskabende velfærdsteknologi (f.eks. GPS-tracker) for en person i en afgrænset periode efter Servicelovens § 128 b, når der er risiko for personskade og forholdene i det enkelte tilfælde gør det påkrævet for at afværge denne risiko, jf. dog § 136 e. Dette anses som værende magtanvendelse, og brugen kræver således forhåndsgodkendelse.
For at tildele en GPS-tracker til borgere på plejehjem, skal medarbejderne på plejehjemmet lave en faglig vurdering af den enkelte borger, herunder hvorvidt denne er i risiko for ambulering. Vurderingen skal dokumenteres i gældende omsorgssystem.
Den årlige omkostning for leverandøren til GPS-tracker udgør ca. 75.000 kr. ekskl. Moms.
Aarhus Kommunes teknisk service (pedellen) står for vedligehold og serviceopgaver i bygning Xxxxxxxxxxxxxxxx 00-00-00.
Teknisk service sikrer, at bygningens omkringliggende arealer og installationer er funktionsdygtige.
Tekniske opgaver:
• Brandtekniske installationer.
• El, vand og varme.
• Klimaskærm, døre, vinduer, tag mm.
• Indvendige døre og automatik.
• Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for indvendigt vedligehold.
• Koordinering af vedligeholdelsesopgaver og reparationer.
Serviceopgaver relateret til service og fællesarealer:
• Affaldshåndtering. Fra fælles sorteringsområde til de udendørs affaldspladser.
• Affaldshåndtering. Koordinering med Kredsløb/entreprenør.
• Terræn. Koordinering af opgaver med ekstern leverandør.
• Varetransport. Koordinering med servicepersonalet og ekstern leverandør.
• Synsforretninger udføres af Boligadministrationen, teknisk service deltager i koordinering af eksterne entreprenører.
• Brandundervisning af plejepersonale
• Deltager ved planlægning af brandøvelser
• Undervise pleje og service-personale i brug af bygningen og de tekniske installationer.
Opgaver der ikke udføres af teknisk service, men er beboernes eget ansvar:
• Opgaver i beboers eget hjem, såsom ophængning af billeder, gardiner mv.
• Flytteopgaver i forbindelse med beboers indflytning og fraflytning.
• Tilpasning af beboers indbo, Møbler, TV, radio, IT.
Leverandøren har mulighed for at tilbyde borgerne tilkøbsydelser ud over de ydelser, som er omfattet af nærværende udbud, såfremt det sker under gældende lovgivning på området.
Det må ikke være de af leverandørens medarbejdere, der leverer indsatser til borgerne i det daglige, der tilbyder eller indgår aftale om tilkøbsydelser.
Såfremt leverandøren indgår aftale med en borger om tilkøbsydelser, er det et krav, at disse ydelser indgås på en særskilt aftale, og at alle aftaler om tilkøbsydelser altid skal ske på borgerens initiativ.
8. IT-udstyr, omsorgsjournalsystem og brugere
8.1 IT-udstyr (hardware) og internet
Leverandøren er forpligtet til at være i besiddelse af det nødvendige IT-udstyr, der muliggør elektronisk udveksling af informationer med Aarhus Kommune, borgerrelateret kommunikation samt dokumentation af borgere og leverede indsatser i Aarhus kommunes omsorgsjournalsystem.
Elektronisk udveksling af informationer med Aarhus Kommune, borgerrelateret kommunikation samt dokumentation af borgere og leverede indsatser i Aarhus Kommune må ikke foregå fra medarbejdernes private mobiltelefoner, tablets eller pc. Skulle dette forekomme, vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse af kontrakten.
Omsorgsjournalsystemet består af en web-del, som kan tilgås fra pc, samt en mobil-del, der kan tilgås fra tablet. Web-delen benyttes bl.a. til planlægning af kørelister og til den løbende uddybende dokumentation. Mobil-delen er de borgernære medarbejdernes daglige arbejdsredskab, hvor de kan se deres kørelister, nødvendige informationer om borgeren, handlingsanvisninger, indsatsmål og dokumentation om borgeren fra de seneste besøg. Medarbejderne kan endvidere dokumentere om borgerne, mens de er hos borgerne.
Leverandøren skal sikre tilstedeværelse af tablets i et antal, så medarbejderne til enhver tid kan dokumentere ude hos borgerne i forbindelse med levering af indsatser, samt tilstedeværelse af tilstrækkelig med pc’er, til planlægning og uddybende dokumentation via web-delen.
Anskaffelse af både tablets og pc’er, der skal kunne tilgå Aarhus Kommunes omsorgsjournalsystem og dertilhørende støttesystemer, skal anskaffes via Aarhus Kommune. Der kan forekomme skift i omsorgsjournalsystem eller andre systemer i kontraktperioden, som nødvendiggør nyt IT-udstyr.
Alle omkostninger til nødvendigt IT-udstyr (hardware) for at efterleve kontrakten påhviler leverandøren. Dette gælder både indkøb, løbende vedligehold og udskiftning. Aarhus Kommune yder alene support på den del af leverandørens IT-udstyr, der er anskaffet via og leveret af Aarhus Kommune. Aarhus Kommune stiller trådløst internet til rådighed på Bøgeskovhus. Kommunen står for drift og vedligehold af internettet.
PC koster i 2024 ca. 4.800 kr. ex moms. Tablets koster ca. 5.000 kr. ex moms stykket.
Licenser til brugeradgang til Aarhus Kommunes IT-systemer betales af kommunen. Leverandøren er forpligtiget til løbende at oplyse Aarhus Kommunes brugeradministration om tilgang og afgang af medarbejdere, så antallet af licenser hos leverandøren modsvarer behovet. Aarhus Kommune betaler for SIM-kort til tablets, der benyttes til at tilgå omsorgsjournalsystemet, samt eventuelle nødkalds- og GPS-telefoner, der er leveret af Aarhus Kommune.
8.3 Mobile Device Management (MDM)
Tablets der benyttes til at tilgå Aarhus Kommunes systemer samt som eventuelle nødkalds- og GPS-telefoner, skal registreres i Aarhus Kommunes MDM system. Hermed sikres det, at mobile enheder altid er opdateret med korrekte versioner af gældende systemer samt efterlever Aarhus Kommunes krav til IT-sikkerhed.
Registrering af mobile enheder i kommunes MDM-system medfører;
· at enhedernes software bliver overvåget,
· at leverandøren skal overholde de retningslinjer, Aarhus Kommune sætter regler for, hvad der må og ikke må installeres på enhederne,
· at Aarhus Kommune forbeholder sig retten til at styre enhederne fuldt ud samt at foretage ændringer på dem for at højne sikkerheden eller øge effektiviteten.
Al borgerrelateret kommunikation samt dokumentation vedrørende borgerne og leverede indsatser, herunder dokumentation af medicin, skal foregå i omsorgsjournalsystemet.
Planlægning af levering af de visiterede indsatser samt kvittering for leveret besøg foregår ligeledes i omsorgsjournalsystemet.
Det er et krav, at leverandør efterlever og benytter de til enhver tid gældende instrukser og vejledninger. Herved sikres ensartet dokumentationspraksis i Aarhus Kommune, samt at brugerne er mest muligt selvhjulpne. Instrukser og vejledninger tilgås via internettet og genveje på det IT-udstyr, som leverandørens medarbejdere benytter, der er udleveret af Aarhus Kommune.
Aarhus Kommune stiller support til rådighed i forbindelse med nedbrud, fejl samt afklaringer i brug af omsorgsjournalsystemet. Det forventes dog, at leverandørens medarbejdere har forespurgt hos egne superbrugere og afklaret, hvorvidt de opståede problemer kan løses via disse, inden der sendes sager til kommunens support.
8.5 Dokumentationskoordinatorer
Det er et krav, at leverandøren udpeger en dokumentationskoordinator, der i hverdagen fungerer som Aarhus Kommunes kontaktperson på omsorgsjournalsystemet. Der er udarbejdet funktionsbeskrivelse for dokumentationskoordinatorer, som også er gældende for leverandørens dokumentationskoordinator.
Dokumentationskoordinatoren skal varetage spørgsmål og problemafklaringer fra leverandørens medarbejdere vedrørende omsorgsjournalsystemet samt sikre, at leverandørens medarbejdere har kendskab til og gør korrekt brug af gældende instrukser og vejledninger. Endvidere er dokumentationskoordinatoren ansvarlig for sidemandsoplæring af nye medarbejdere i korrekt brug af omsorgsjournalsystemet.
Det er et krav, at dokumentationskoordinatoren deltager på møder i dokumentationskoordinatornetværket, initieret af Aarhus Kommune. Møderne afholdes med en fast frekvens. På møderne drøftes relevante emner i forhold til brug af systemet og dokumentationspraksis. Der kan desuden forekomme ad hoc møder og opgaver, der kræver deltagelse af og/eller ressourcetræk på dokumentationskoordinatoren. Ved udpegning af en ny dokumentationskoordinator har den afgående dokumentationskoordinator ansvar for at sidemandsoplære den nye. Den afgående har endvidere ansvar for at videresende alle relevante mødeindkaldelser til den nye dokumentationskoordinator, samt for at orientere Aarhus Kommune om ændringen.
For at leverandørens medarbejdere kan få adgang til omsorgsjournalsystemet, instrukser og vejledninger, skal alle medarbejdere oprettes som brugere i Aarhus Kommunes brugeradministrationssystem (AD). Brugerprofilen vil også give adgang til kalender- og mailkonto og forskellige webapps via Office 365.
Der vil i kontraktperioden kunne forekomme udskiftning af indholdet i brugeradgangen, f.eks. hvis Aarhus Kommune overgår til en anden version af Office.
Det er et krav, at leverandørens medarbejdere melder sig til og benytter Aarhus Kommunes 2-faktor løsning, til godkendelse ved log on til forskellige services.
Det er et krav, at leverandøren til enhver tid efterlever Aarhus Kommunes gældende procedure for oprettelse/lukning af brugere.
Det er et krav, at leverandøren til enhver tid efterlever den til enhver tid gældende lovgivning og Aarhus Kommunes procedurer og politik for IT-sikkerhed.
Medarbejderne må kun tilgå oplysninger i omsorgsjournalsystemet om de borgere, som de leverer indsatser hos.
IT-udstyr skal låses, hvis/når medarbejderne forlader det uden at logge af eller lukke ned. Uvedkommende må ikke kunne tilgå Aarhus Kommunes IT-systemer fra leverandørens IT-udstyr.
Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at medarbejderne kun benytter deres brugeradgang til Aarhus Kommunes IT-systemer til eget brug. Det er ikke tilladt, at medarbejder X benytter medarbejder Y´s brugeradgang.
Aarhus Kommune har en særlig proces for brugeradgang og koder til vikarer, så disse kan dokumentere i omsorgsjournalsystemet. Leverandøren skal efterleve denne til enhver tid gældende proces.
8.8 Udskiftning af omsorgsjournalsystem
Såfremt Aarhus Kommune skal skifte omsorgsjournalsystem i kontraktperioden, er leverandøren forpligtiget til at indgå i implementeringen på lige vilkår med de kommunale leverandører.
Implementering vil omfatte en lang række aktiviteter, og leverandøren skal håndtere implementeringsopgaverne sideløbende med den daglige drift. Der vil ikke middelbart kunne opkræves særskilt betaling for gennemførsel af de nødvendige aktiviteter.